MATHEUS OLIVEIRA DE SOUZA

ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
 Tangara da Serra - MT
2021

MATHEUS OLIVEIRA DE SOUZA

ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Tangará da Serra - MT
2021
 SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO...........................................................................................................4

1.1 O PROBLEMA........................................................................................................4

2 OBJETIVOS...............................................................................................................5

2.1 OBJETIVO GERAL OU PRIMÁRIO.......................................................................5

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS OU SECUNDÁRIOS................................................5

3 JUSTIFICATIVA.........................................................................................................6

4. SETOR DE ARQUIVAMENTO E SUA FUNÇÃO.....................................................7

5. CARACTERÍSTICAS DA SALA DE ARQUIVAMENTO..........................................8

6. MÉTODOS DE ARMAZENAMENTO.......................................................................9

6.1 ALFABÉTICA.........................................................................................................9

6.2 GEOGRÁFICA........................................................................................................9

6.3 NUMÉRICA.............................................................................................................9

6.4 IDEOGRÁFICA.......................................................................................................9

7 BANCO DE IDEIAS.................................................................................................11

7.1 FACILITAR O ACESSO DOS DOCUMENTOS...................................................11

7.2 ARMAZENAMENTO NA NUVEM COM SEGURANÇA CRIPTOGRAFADA.....11

7.3 NOVA METODOLOGIA PARA ARMAZENAR OS DOCUMENTOS..................12

REFERÊNCIAS...........................................................................................................13
 4

1 INTRODUÇÃO

Arquivar documentos não consiste apenas em digitalizar um monte de papel e

arquivá-los na nuvem, ou categorizar uma série de contratos em um armário no
fundo do escritório. O arquivamento de documentos também tem a ver com gestão
do conhecimento e inteligência de negócios. Exige atenção, técnica, métodos de
organização, segurança e acompanhamento.
Ele não apenas salva seu tempo, dinheiro e paz de espírito pode, ainda, gerar
oportunidades. Afinal, facilitar o acesso aos documentos tende a estimular novos
insights, o desenvolvimento de novos processos ou simplesmente liberar recursos
que podem ser destinados a atividades que criam valor para a empresa.
O conteúdo do documento, ou seja, o assunto, deve ser o critério
classificador, possibilitando agrupar espécies documentais (ofício, memorando,
recibo, etc.) que tratam do mesmo assunto em um dossiê, processo ou pasta.
A classificação deve ser realizada por empregados ou servidores que
conheçam a estrutura e o funcionamento da empresa ou do órgão, responsáveis
pela atividade de arquivamento dos documentos, e se realiza nos seguintes
procedimentos:
Análise do documento e busca do código correspondente ao grupo de assunto
a que pertence e;
Encaminhamento para o arquivamento junto ao setor competente

1.1 O PROBLEMA

Nossa empresa do ramo alimentício está com muito problema no

armazenamento da papelada, está demorando muito para achar certos papeis ou até
mesmo perdendo documentos muito importante. Como resolver esse problema, de
forma a organizar e agilizar o processo de arquivamento?
 4

2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GERAL OU PRIMÁRIO

Apresentar uma solução que fara com que o problema de dificuldade de achar
ou perda de papeis não aconteça mais.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS OU SECUNDÁRIOS

Conforme discutimos, os objetivos específicos devem ser de forma a

explicar o processo.

 Apresentar o setor de arquivamento e sua função.

 Apresentar as características da sala de arquivamento.

 Demonstrar os métodos de armazenamento.

 4

3 JUSTIFICATIVA

A gestão de documentos é uma parte importante para administração de uma

empresa. Ela compreende um conjunto de medidas tomadas para facilitar a
localização de informações, poupar tempo e preservar documentos importantes.
Imagine uma empresa sem gestão de documentos, papel jogado para todo
lado, “2 horas” para achar um documento. Acabaria que a empresa seria
desorganizada e acabaria levando uma má fama na cidade. É aí que entra a gestão
de documentos, nós ajudamos a empresa com seus documentos, desde organizá-
los até onde armazená-los.
Sempre é importante ter na empresa uma sala de arquivo morto, para
arquivos mais antigos, mas, que ainda poderá ter uso para a empresa. Para
documentos mais novos recomenda-se deixe um espaço na sua sala, onde terá
gavetas e dentro os documentos serão classificados em ordem alfabética.
Com o local para guardar o arquivo morto definido, monte um projeto.
Estantes, caixas, gavetas são alguns dos móveis que auxiliam na organização do
espaço. Em seguida, crie uma espécie de divisão semelhante aos corredores de um
supermercado: contratos em um determinado local, separados dos documentos
trabalhistas, que ficarão em outra seção, etc.
Além de categorizar os documentos, crie subcategorias. Assim, se for
necessário encontrá-los, você saberá exatamente onde estão. Por exemplo: uma
caixa pode ter contratos de 2010, com uma pasta para cada mês. Outra, os
documentos trabalhistas, separados por ano ou pelo sobrenome do colaborador,
assim em diante. Caso um documento se encaixe em mais de uma categoria ou
subcategoria, crie uma referência cruzada: uma anotação dizendo a outra categoria
na qual ele se encaixa basta para evitar confusão.

4. SETOR DE ARQUIVAMENTO E SUA FUNÇÃO

Um dos pré-requisitos mais importantes para o funcionamento eficiente dos

processos administrativos de uma empresa é a sua organização interna, que está
 4

diretamente relacionada com a sua capacidade de arquivar documentos de forma

inteligente. Portanto, é essencial que toda a estrutura organizacional da empresa
seja esclarecida com antecedência, incluindo a definição e o desenvolvimento de
estratégias de arquivamento de alto desempenho. O maior problema é que nem
sempre essa situação é realidade para a maioria das empresas, principalmente no
Brasil.
É um conjunto de documentos gerados oficialmente e recebidos pelo
funcionário Arquivos do governo, organização ou empresa e mantido por você e seu
sucessor para uso futuro. Então, podemos tirar algumas conclusões sobre o
propósito e a função deste conceito Arquivo. O objetivo principal do arquivamento é
servir à gestão da organização, independentemente de Sua natureza. Após o
término da atividade de gerenciamento, o arquivo começa como História e cultura.
Temos outro propósito, que é o resultado do propósito anterior: para A história como
fonte de pesquisa. No entanto, não importa qual seja o propósito do arquivo, suas
funções básicas são as mesmas: Guarde e salve o arquivo para que possa ser
usado para benefício pessoal ou oficial.
A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no
acervo documental sob sua guarda. Para que os arquivos possam desempenhar
suas funções, torna- se indispensável que os documentos estejam dispostos de
forma a servir ao usuário com e precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada
deverá atender as necessidades da instituição a que serve, como também a cada
estágio de evolução por que passam os arquivos.
Para não transformar o acesso ao arquivo morto da sua empresa em uma
experiência ruim para os seus funcionários, a dica é delimitar quem terá acesso a
este local. Para isso, o mais indicado é você realizar um treinamento com a sua
equipe, de modo que algumas pessoas apenas sejam treinadas para encontrar e
arquivar documentos de forma rápida e eficaz.
 4

5. CARACTERÍSTICAS DA SALA DE ARQUIVAMENTO

Organização de arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer

escritório, independente do porte. Ela ajuda a evitar o acumulo de papeis, facilitando
o acesso a informações e gerando segurança contra extravios e perdas que podem
prejudicar as rotinas do negócio.
Conforme a empresa cresce, o fluxo de documentos em papel também
aumenta, que por sua vez precisa ser organizado e armazenado da melhor maneira
para garantir acesso fácil a todos os documentos.
O primeiro detalhe da organização de arquivos físicos é reservar um espaço
na empresa para realizar o armazenamento. Pode ser que seja necessário comprar
alguns gaveteiros de aço para garantir a segurança dos documentos.
Os gêneros dos arquivos físicos, também conhecidos pelo termo “arranjo”, são
aqueles nomes dados às gavetas principais, onde colocamos documentos
organizados em pastas.
A partir do momento que os arquivos estão organizados em categorias, nas
pastas e gavetas, é hora de fazer um índice que, na prática, serve como uma
espécie de guia para localizar cada um dos documentos com maior facilidade.
Vários documentos possuem um prazo de validade legal. Isso significa que,
após determinado período, aquele arquivo não possui mais validade jurídica.
Pelo menos a cada 12 meses, vale a pena analisar cada documento para
realizar uma limpeza na papelada, se desfazendo de arquivos sem necessidade e
sem validade jurídica.
Usar prateleiras de aço, com pintura adequada para proteger de corrosão é
essencial, pois prateleiras de madeira pode atrair pragas como cupins e traças que
podem danificar os documentos da empresa e também trazer malefícios aos
funcionários que acessam o arquivo.
 4

6. MÉTODOS DE ARMAZENAMENTO

A grande parte dos arquivos presentes em pastas ou gavetas é organizada de

diferentes formas, conforme o tipo de documento ou a estrutura organizacional do
escritório. Existem 4 metodologias de método de armazenamento:

 Alfabética;
 Geográfica;
 Numérica;
 Ideográfica.

6.1 ALFABÉTICA

É um dos padrões mais utilizados, por ser simples, rápido e de fácil

compreensão. Quase sempre presente na organização de arquivos físicos de
secretarias escolares.

6.2 GEOGRÁFICA

Uma padronização comum nos departamentos públicos. Nesse sistema, você

organiza dos dados de acordo com a procedência ou local. Neste modelo
organizacional também é possível realizar organização na ordem alfabética.

6.3 NUMÉRICA

A ordem numérica acontece com um sistema de prioridade e/ou arquivos com

elementos numéricos, como boletos, documentação de pessoas físicas, etc.

6.4 IDEOGRÁFICA
 4

Com esta base organizacional, você deve usar vocábulos especializados e ter
bastante conhecimento das áreas na empresa, tendo em vista que cada documento
deve ser analisado nos mínimos detalhes antes de receber alguma classificação
ideográfica.
Usaremos sempre pastas suspensas para esse armazena-las, conforme
imagem abaixo.

Imagem 1. Exemplos de pastas suspensas

Fonte: <http://www.goldenkraft.com.br/capa-para-encadernacao.php>
7. Banco de ideias

7.1 FACILITAR O ACESSO DOS DOCUMENTOS

Elaborar uma metodologia que facilite tanto o arquivamento quanto a

localização dos documentos através de uma metodologia, que mantenha os dados
em ordem alfabética e prioridade. Assim será mais prático arquivar e localizar os
documentos quando necessário.

7.2 ARMAZENAMENTO NA NUVEM COM SEGURANÇA CRIPTOGRAFADA.

 4

Criar uma nuvem no One Drive ou Google Drive. Sempre upar os documentos
para a nuvem, assim garantia que se por acaso os perca do computador, ele estará
na nuvem salvo.
Usar a tecnologia de armazenamento em nuvem traz uma série de benefícios
não apenas para uso pessoal, mas também no campo profissional. Afinal, você pode
guardar seus arquivos, trabalhos acadêmicos, fotos, vídeos e projetos inteiros em
um servidor na web sem se preocupar com o espaço seu computador ou dispositivo
móvel.
Mas não é só isso. Abaixo, confira outras vantagens e facilidades que a
tecnologia de armazenamento em nuvem oferece.
 Redução de custos e menos dispositivos: Armazenar arquivos em
discos rígidos físicos (HDs) não está mais na moda. Na nuvem, tudo
fica em um servidor digital, o que faz com que o usuário não precise
gastar comprando novos eletrônicos ou acessórios para guardar novos
arquivos.
 Dinamismo e mobilidade: Usar um serviço de armazenamento na
nuvem garante muita praticidade, dinamismo e mobilidade nas tarefas
do dia a dia. Você pode acessar arquivos de qualquer lugar e de
qualquer tipo de aparelho compatível. É recomendado ter uma conexão
estável com a internet. Se não tiver, você pode editar seus documentos
offline e, assim que ficar online, tudo será automaticamente atualizado.

7.3 NOVA METODOLOGIA PARA ARMAZENAR OS DOCUMENTOS

O novo de metodologia, recomendamos que criem planilhas para todos os

setores da empresa.
A criação de uma planilha ajuda muito na organização e facilita muito
encontrar um documento. Só logico que a planilha terá que ter um controle, por isso
um software irá registrar tudo que acontecesse na planilha desde quando um arquivo
e postado, removido e editado até o nome da pessoa e do dispositivo que foram
feitas as alterações. O departamento de TI terá que ter controle sobre essas
planilhas.
 4

Exemplo de planilha:

Fonte: <https://www.canva.com/>

REFERÊNCIAS

Armazenamento em nuvem. Disponível em:

<https://www.weblink.com.br/blog/o-que-e-armazenamento-
emnuvem#:~:text=O%20armazenamento%20em%20nuvem%20%C3%A9,um%20H
D%20no%20seu%20computador.>. Acesso em: 24 agosto 2020 as 18h00min

Arquivamento de documentos. Disponível em:

<https://www.docusign.com.br/blog/como-arquivar-documentos-de-forma-eficienteno-
ambiente-empresarial>. Acesso em: 24 agosto 2020 as 18h00min

MOBUSS CONSTRUÇÃO Controle de documentos e registros. Disponível em:

< https://www.mobussconstrucao.com.br/blog/controle-de-documentos-e-registros/ >.
Acesso em: 21 ago. 2020 às 18h00min

Sobre gestão de documentos. Disponível em:

 4

<https://arquivar.com.br>. Acesso em: 24 agosto 2020 as 18h00min

Controle de Documentos da sua empresa. Disponível em:

<https://www.doo.com.br/aprenda-a-fazer-o-controle-de-documentos-da-
suaempresa/>. Acesso em: 24 agosto 2020 as 18h00min

Imagens ilustrativa. Disponível em: <http://www.goldenkraft.com.br/capa-

paraencadernacao.php>. Acesso em: 24 agosto 2020 as 18:00min

Imagens ilustrativa. Disponível em: <https://www.canva.com/>. Acesso em: 24

agosto 2020 as 18:00min

Como organizar um arquivo morto. Disponível em:

<https://guardemais.com.br/como-organizar-um-arquivo-morto/>. Acesso em: 24
agosto 2020 as 18h00min

Como organizar um arquivo morto. Disponível em: <http://riotron.com.br/6-

dicaspara-organizar-o-arquivo-morto-de-sua-empresa/>. Acesso em 05 agosto 2020
as 14h00min