Planejamento operacional

Uma breve explicação

2º semestre
Paulo Medeiros
Fevereiro de 2014
Teoria Geral da Administração (TGA)
Principais enfoques

TGA

Técnico Comportamental Sistêmico

Escola Clássica Administradores e líderes Processo decisório

▪ Taylor Motivação Planejamento operacional
▪ Fayol • Objetivos
▪ Ford • Sequenciamento e cronograma
Estrutura organizacional • Utilização de recursos

Temas de interesse dos alunos (máximo de três)

Planejamento
Conceito
▪ Definir objetivos ou resultados a serem alcançados, bem como os meios para realizá-
los, é um dos focos da administração
▪ Para atingir os objetivos ou resultados esperados se faz um planejamento operacional

Analisar os objetivos Que resultados devem ser alcançados?

Planejar atividades e tempos O que deve ser feito e quando?

Planejar recursos Quem fará o quê? Utilizando quais recursos?

Preparar orçamento Quanto custará?

Avaliar riscos Quais condições podem ameaçar as atividades e a realização dos resultados?

Prever meios de controle Como saber se estamos no caminho correto?

Planejamento
Analisar os objetivos
▪ Objetivo é um resultado esperado

Trocar um pneu furado

Planejamento
Planejar atividades e tempos
▪ Um objetivo é dividido em atividades ou tarefas que formam uma cadeia de meios e
fins

Trocar um pneu furado

1 2 3
Tirar parafusos da Colocar parafusos
Baixar o carro
roda da roda

4 5 6

Tirar pneu furado Colocar estepe Levantar o carro

Planejamento
Planejar atividades e tempos
▪ Para realizar atividades é necessário utilizar um tempo estimado. O tempo reflete o
trabalho ou o esforço necessário para executar a tarefa (estimativa de início e de fim)

21 minutos

Trocar um pneu furado

1 2 3
Tirar parafusos da Colocar parafusos
Baixar o carro
roda da roda

03 minutos 03 minutos 03 minutos

4 5 6

Tirar pneu furado Colocar estepe Levantar o carro

02 minutos 05 minutos 05 minutos

Planejamento
Planejar atividades e tempos
▪ As atividades são realizadas em uma sequência lógica, ou seja, algumas antes que
outras

21 minutos

Trocar um pneu furado

2 1 3
Tirar parafusos da
Levantar o carro Tirar pneu furado
roda

03 minutos 05 minutos 02 minutos

4 5 6
Colocar estepe Colocar parafusos
Baixar o carro
da roda
05 minutos 03 minutos 03 minutos
Planejamento
Planejar atividades e tempos
▪ Se um evento é realizado pela primeira vez, pode-se embasar as decisões a partir do
sequenciamento registrado na Tabela de Precedências

21 minutos

Trocar um pneu furado

Planejamento
Planejar atividades e tempos
▪ Finalmente, a materialização da programação (atividades e tempos) é representada
através de um gráfico (cronograma)
▪ O tipo de cronograma mais utilizado é o de barras (gráfico de Gantt)

Atividade 01 minuto 02 minutos 03 minutos 04 minutos 05 minutos

Tirar parafusos da roda

Levantar o carro

Tirar pneu furado

Colocar estepe

Colocar parafusos da roda

Baixar o carro = previsto

0
= realizado

= realizado com atraso

= em andamento
Planejamento
Planejar recursos
▪ Relacionar os passos definidos para cada atividade ou tarefa

Passos

1. Puxe o freio de mão e mantenha o veículo engatado na primeira

marcha. Desta forma não correrá o risco do carro se deslocar no
momento da troca do pneu
2. Afrouxe as porcas em meia-volta antes de levantar seu carro

3. Fixe o macaco no ponto indicado da carroceria de acordo com o

Levantar o carro manual do veículo e bem apoiado num terreno firme. Alguns
carros já tem uma ranhura na lateral que facilita visualizar o local
ideal de fixação do macaco. Caso não fixe no local correto pode
acarretar em danos na lataria e assoalho, além de correr o risco
do carro se desprender do macaco e cair

4. Gire a manivela do macaco e levante o veículo. Não é uma

questão de força, mas de posicionamento correto
Planejamento
Planejar recursos
▪ As atividades ou tarefas consomem recursos. O que se pergunta, neste momento, é
quais serão os recursos necessários para atingir o objetivo definido?
▪ Os recursos estão agrupados em cinco categorias (mão de obra, material
permanente, material de consumo, serviços e outros)

Mão de obra Gerentes, engenheiros, funcionários de secretaria, serviços de 3ºs etc.

Material permanente Equipamentos e instalações

Material de consumo Combustível, material de escritório, peças de reposição, materiais de manutenção etc.

Serviços Viagens, transporte, hospedagem, serviços técnicos especializados etc.

Outros Demais recursos que não foram previstos nas quatro categorias anteriores
Planejamento
Planejar recursos
Planejamento
Planejar recursos
▪ Além de identificar os recursos necessários para realizar atividades ou tarefas, é
necessário responder à pergunta: quem fará qual atividade?
▪ A resposta envolve a definição de responsabilidades e de pessoas pela execução de
atividades (pode-se utilizar o RAM = Responsability Assignment Matrix)

Levantar o carro Quais são os passos necessários para levantar o carro?

Tirar os parafusos da
Quais são os passos necessários para tirar os parafusos da roda?
roda

Tirar o pneu furado Quais são os passos necessários para tirar o pneu furado?

Colocar o estepe Quais são os passos necessários para colocar o estepe?

Colocar os parafusos da
Quais são os passos necessários para colocar os parafusos da roda?
roda

Baixar o carro Quais são os passos necessários para baixar o carro?

Planejamento
Planejar recursos
▪ Utilizar os passos definidos para cada atividade ou tarefa
▪ Definir quantas pessoas você terá disponível para esta atividade ou tarefa (lembre-se
do tempo definido para o projeto) e quem fará o que!

Responsabilidades
Passos
Catarina Luiz Guilherme Marinna

1. Puxe o freio de mão e mantenha o veículo engatado na primeira

marcha. Desta forma não correrá o risco do carro se deslocar no R
momento da troca do pneu
2. Afrouxe as porcas em meia-volta antes de levantar seu carro
R
3. Fixe o macaco no ponto indicado da carroceria de acordo com o
Levantar o carro manual do veículo e bem apoiado num terreno firme. Alguns
carros já tem uma ranhura na lateral que facilita visualizar o local
ideal de fixação do macaco. Caso não fixe no local correto pode R
acarretar em danos na lataria e assoalho, além de correr o risco
do carro se desprender do macaco e cair

4. Gire a manivela do macaco e levante o veículo. Não é uma

questão de força, mas de posicionamento correto R
R = Responsabilidade
Planejamento
Preparar orçamento
▪ Cotar o custo de cada recurso
▪ Ter a duração das atividades (importante para calcular o custo total dos recursos
humanos e outros que variam de acordo com o tempo)
▪ Prever custos indiretos (valores que não são produzidos pelas atividades, mas são
necessários para a realização)
▪ O orçamento é a estimativa dos custos totais das atividades necessárias para realizar
objetivos
Planejamento
Preparar orçamento
Planejamento
Avaliar riscos
▪ Riscos são eventos ou condições que afetam a realização ou o resultado das
atividades, podendo ameaçá-las
▪ No planejamento operacional os riscos devem ser identificados e analisados para
planejar ações que reduzam sua ocorrência ou minimizem suas consequências
▪ Estudar eventos passados ou atividades similares são estratégias para aumentar a
quantidade de informações e, desta forma, reduzir a incerteza
▪ Identificar o Risco (R) em razão dos graus de Probabilidade (P) e de Impacto (I)
(Matriz Simples de Sommervile). A partir deste processo, plotar os graus na Matriz e
priorizar aquelas situações que apresentam maior risco para o projeto (solucionar,
mitigar ou simplesmente reconhecê-lo)
Planejamento
Avaliar riscos

Probabilidade (P) Impacto (I)

A Baixa A Baixo
B Média B Médio
C Alta C Alto
Planejamento
Avaliar riscos

Probabilidade (P)
Risco (R)
A B C
A 1 1 2
Impacto (I)

B 1 2 3
C 2 3 3

Risco (R)
1 Baixo
2 Médio
3 Alto
Planejamento
Avaliar riscos

Atividade, risco e o que será feito para eliminá-lo, mitigá-lo ou se preparar para a sua
Risco (R)
ocorrência

3
Planejamento
Prever meios de controle
▪ A execução de atividades em busca de atingir objetivos pressupõe planejar, organizar
e executar;
▪ O controle permite checar se a organização e execução estão dentro dos parâmetros
definidos e necessários para se atingir o objetivo definido;
▪ Uma forma fácil de controlar um projeto é através da realização do check point do
cronograma definido;
▪ As etapas e os passos definidos no cronograma e no RAM devem ser avaliados e
ajustados, caso necessário.

As etapas e os passos definidos estão

Início sendo realizados dentro da previsão Ok? Manter o cronograma e o RAM
inicial?

Ajustar o cronograma e o RAM Comunicar a todos os envolvidos Fim