MICROSOFT ACCESS 2013

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT ACCESS 2013

O Microsoft Access 2013 faz parte do pacote Office 2013 e é um dos aplicativos mais fáceis de trabalha. É um
Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD) relacional em ambiente gráfico (Windows), que possibilita ao utilizador o
armazenamento, organização e gestão dos dados de uma forma simples e direta.

É uma aplicação interativa para o Microsoft Windows, o que significa que tem capacidade para relacionar dados
provenientes de diferentes origens. Nesta qualidade, é uma ferramenta poderosa de organização, localização e
apresentação de grandes quantidades de informação.

Este sistema de gestão de base de dados relacional é constituído por um conjunto de objetos como tabelas,
consultas, formulários, relatórios, macros e módulos, que visam o armazenamento, edição, apresentação ou gestão de um
conjunto de dados.

O Microsoft Access conseguiu introduzir qualquer utilizador num mundo até então fechado, onde só os especialistas
técnicos entravam: o das bases de dados. As capacidades de estruturação, interligação e de consulta ajudam o utilizador
na manipulação e localização de informação, independentemente do formato ou do local onde ela se encontra.

Os programas de gestão de base de dados clássicos apenas consideram como base de dados os ficheiros de dados,
gravando todas as formas de apresentação destes dados em ficheiros separados. A filosofia do Access difere desta
abordagem, na medida em que considera uma base de dados como um conjunto das tabelas de informações, com os
respectivos modos de apresentação. Assim, um ficheiro de base de dados em Access pode conter uma ou várias tabelas
de dados, relatórios, consultas, formulários, macros e módulos de programação possibilitando ao utilizador o
desenvolvimento gradual, incluindo novos elementos e combinando-os com elementos existentes em função das suas
necessidades.

As ferramentas de criação WYSIWYG (What You See Is What You Get) disponíveis, ajudam na produção de
tabelas, consultas, formulários e relatórios sofisticados e eficazes para atender às especificações mais exigentes. De fato,
através dos Assistentes, o Access possibilita a criação dos referidos objetos com imagens, objetos gráficos e sons sem
qualquer necessidade de programação.

Com o Access consegue-se, de uma forma rápida, elaborar representações que ajudarão a acompanhar o rumo da
própria atividade, permitindo, assim, tomar uma decisão de, eventualmente, alterar o rumo delineado. Podem -se também
elaborar relatórios que filtram a nossa informação, apresentando apenas os dados estritamente necessários, inviabilizando

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assim a apresentação de informação excedente que poderia provocar uma dispersão e consequente demora na retirada
de conclusões.

Com uma interface melhorada e recursos de design interativo que não requerem conhecimento profundo da teoria
sobre bases de dados, o Microsoft Access 2013 ajuda a registar e controlar informações de modo rápido e fácil. De fato,
é possível começar a trabalhar facilmente, usando soluções de Bases de Dados pré-formatadas que poderão ser
modificadas e adaptadas de acordo com as necessidades e opções profissionais.

Se pretender definir a estrutura de uma base de dados, o Access ajuda na construção de tabelas eficientes que se
podem relacionar de forma harmoniosa. Com o recurso ao objeto Consultas do Access, é possível colocar um conjunto de
questões para que seja filtrada a informação das tabelas da base de dados, de forma a obter apenas a informação
pretendida.

Adicionalmente, o Access permite a recolha de informações por meio de formulários em e -mail ou a importação de
dados a partir de aplicações externas. Este objeto funciona como uma interface para o utilizador que proporciona uma
visão mais apelativa e amigável do conteúdo da base de dados. Com o Access criam -se, editam -se e imprimem-se
relatórios detalhados que exibem informações variadas, filtradas e agrupadas para facilitar a tomada de decisões
fundamentadas.

O Access 2013 permite compartilhar informações com outros colaboradores, usando as listas da tecnologia do
Microsoft Windows SharePoint Services, onde se podem gerir, auditar, recuperar informações anteriormente apagadas,
definir permissões de acesso aos dados e fazer regularmente cópias de segurança das informações. A estreita integração
entre o Access 2013 e o Microsoft Office System (incluindo o Excel 2013, o Outlook 2013, o InfoPath 2013 e o Word 2013)
proporciona novas maneiras de criar, manter e distribuir informações. Essas ferramentas vão mais além do que nunca, no
derrube das barreiras que impedem o fluxo de informações, ajudando a conseguir a informação necessária, com o formato
desejado, na altura certa e no local pretendido.

NOVIDADES DO ACCESS 2013

Quais são as novidades do Access 2013? Em uma palavra, Aplicativos. Um Access Web App é um novo tipo de
banco de dados que você cria no Access, para depois usar e compartilhar com outras pessoas como um aplicativo do
SharePoint em um navegador da Web. Para criar um aplicativo, basta selecionar o tipo de dados que você quer
acompanhar (contatos, tarefas, projetos etc.). O Access cria a estrutura completa do banco de dados, com modos de
exibição que permitem adicionar e editar dados. A navegação e os comandos básicos são internos, para que você possa
começar a usar seu aplicativo imediatamente.

INTERFACE DO ACCESS 2013

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 O Microsoft Access 2013 utiliza uma interface com o utilizador criada inteiramente para tornar o utilizador mais
produtivo. Na verdade, com esta interface pode -se trabalhar, aprender e localizar mais rapidamente as funcionalidades
desejadas.

O Access 2013 foi atualizado com uma nova aparência que facilita a criação, a alteração e o trabalho nas aplicações
de Bases de Dados. Esta facilidade de utilização decorre do fato dos comandos serem disponibilizados de uma forma clara
e organizada quando necessitamos deles.

Esta nova interface é sensível ao contexto e é optimizada para proporcionar eficiência e capacidade de descoberta.
Apesar de um grande número de comandos estarem disponíveis, a nova interface exibe apenas aqueles que são
relevantes para a tarefa que se está a realizar em cada momento. Além disso, a exibição de janelas com separadores,
uma nova barra de estado, novas barras de deslocamento e a barra de título dão às aplicações do Access 2013 uma
aparência muito moderna e profissional.

Ao iniciar o Access 2013 a área de trabalho é apresentada de forma diferente das versões anteriores.

Inicialmente é exibida a tela que chamamos de “Ponto de Partida” ou “Backstage” para o usuário, contendo
diferente categorias de modelos de banco de dados já pré-definidos, além de que no lado esquerdo desta tela, será
apresentado uma lista dos bancos de dados recentemente utilizados. Na imagem a seguir, você pode notar que já temos
um banco de dados trabalhado anteriormente com o nome de “Gerenciamento de Alunos”, porém ele foi colocado aí
somente para sua observação. Iremos criar um mais adiante com este mesmo nome.

Após a tela “Ponto de Partida” do Access, ao clicar na opção “Banco de dados do desktop em branco”, irá ser
apresentado a caixa de diálogo “Banco de dados do desktop em branco” Veja imagem a seguir.

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 Nesta caixa de diálogo você deverá dar um nome ao seu arquivo e em seguida clicar em “Criar”. Após isso você
verá a tela principal de trabalho do Access 2013 como mostra a imagem a seguir.

Barra de
Guias
Barra de Faixa
Barra de Título de
ferramentas
Opções
Acesso Rápido
Painel de Área de Trabalho
Navegação (Tela em branco do Banco de dados
a ser preenchida.)

Barra de
Status

Vamos conhecer cada uma das partes que compõem a Interface do PowerPoint 2013.

• Barra de ferramentas de acesso rápido: A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é a pequena área na
parte superior direita da Faixa de Opções. Ela contém os itens que você usa com frequência: Salvar,
Desfazer e Repetir. Você pode adicionar seus comandos favoritos a ela para que estejam disponíveis não
importando em que guia você esteja.

• Barra de Título: Aqui é identificado o nome do arquivo e também mostra onde o banco de dados está
armazenado. Nesta barra também se localizam os botões de controle: Minimizar, Maximizar, Restaurar e
Fechar; todos existentes em qualquer programa do pacote Office 2013.

• Barra de Guias: Assim como nos outros programas que fazem parte do Office 2013, a barra de menus se
transformou e é chamada de Guias. Ao abrir o Access 2013 a primeira guia que é exibida é a Guia Arquivo
que, assim com as outras guias, falaremos delas mais adiante.

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• Faixa de Opções: Cada Guia tem sua faixa de Opções com suas ferramentas separadas em grupos. A
Faixa de Opções traz os comandos mais populares para o primeiro plano, para que você não precise
procurar em várias partes do programa por coisas que faz o tempo todo. Tem como finalidade principal de
facilitar e acelerar seu trabalho. A Faixa de Opções, assim como nos outros programas do pacote Office
2013, foi completamente pesquisada e projetada a partir de experiências dos usuários, portanto esses
comandos estão na posição ideal.

• Painel de Navegação (Painel Esquerdo): O Painel de Navegação substitui a janela Banco de dados usada
em versões anteriores do Access. Ele fornece acesso a todos os objetos em seu banco de dados. Você
pode personalizar o conteúdo do Painel de Navegação usando os sub painéis expansíveis / reduzíveis.

Quando você abre um banco de dados ou cria um novo, os nomes de seus objetos de banco de dados são
exibidos no Painel de Navegação. Os objetos do banco de dados incluem suas tabelas, formulários,
relatórios, páginas, macros e módulos.

• Área de Trabalho do Access: Este é o local onde você montará todos os seus projetos de banco de dados
e os alimentará com informações.

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 CONHEÇA AS GUIAS DO ACCESS 2013

As ferramentas contidas nas Guias do Access 2013, assim como em todos os outros programas do Office 2013,
inicialmente estarão desabilitadas, ou seja, na cor cinza, meio apagadas, porém elas irão sendo habilitadas com o
desenvolvimento de seu projeto.

GUIA ARQUIVO

A guia Arquivo abre um modo de exibição com as guias Informações, Novo, Abrir, Salvar, Salvar como,
Imprimir, Fechar, Conta e Opções. Cada guia apresenta informações específicas.

Veja a seguir a definição de cada uma delas.

• Informações: Nela se encontram as opções Compactar e Reparar e Criptografar com Senha, que são
utilizadas respectivamente para corrigir alguma irregularidade no banco de dados e para inserir uma senha
criptografada que restrinja o acesso ao banco de dados. Veja suas opções.

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• Novo: Exibe as opções de documentos que podem ser criados, como na tela “Ponto de Partida” ou
“Backstage” do Access 2013.

Lembrando que aqui você encontra as opções de Modelos Pré-definidos de banco de dados, inclusive
procurando modelos online no Office.com.

• Abrir: Permite abrir arquivos recentes, arquivos no computador, OneDrive ou em outro local.

• Salvar: Salvar o banco de dados atual.

• Salvar como: Permite salvar em outros formatos, até de versões anteriores e fazer backup do banco de
dados atual.

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• Imprimir: Permite realizar uma impressão rápida, configurar uma impressora e visualizar uma impressão
dos dados do banco de dados. Ele somente estará ativo após ter iniciado o projeto de banco de dados e
inserido algumas informações nele.

• Fechar: Fecha o banco de dados atual, deixando apenas o Access aberto.

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 • Conta: Guia inserida nesta versão do software, ela é utilizada para gerenciar as informações de usuário,
mudar o plano de fundo ou do tema, visualizar e adicionar serviços Web disponíveis, exibir informações
sobre produtos Office e gerenciar assinaturas de produto.

• Opções: Abre a janela Opções do Access para que você possa configurar o Access de acordo com sua
necessidade.

GUIA PÁGINA INICIAL

Apresenta as funções mais básicas e oferece recursos para alterar o modo de exibição do banco de dados para o
modo de dados ou designer, copiar, recortar e colar conteúdos, filtrar conteúdos, atualizar os dados, localizar tabelas e
dados e formatar textos.

Grupo Modos de Exibição

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 Com esta ferramenta você pode alterar o modo de exibição do banco de dados para o modo de dados ou designer.
Veja a imagem a seguir.

Grupo Área de Transferência

Como o próprio nome sugere, a área de transferência permite copiar, recortar palavras ou trechos de banco de
dados.

• Colar (Ctrl V): Cola um item copiado ou recortado e que se encontra na área de transferência.

Obs.: A partir da seta, localizada abaixo do respectivo botão, é possível acessar, entre outras opções, a função
Colar Especial, que permite, por exemplo, colar dados que estão na área de transferência, retirando todas as formatações
e Colar Acréscimo, que adiciona dados do Excel a uma tabela existente.

• Recortar (Ctrl X): Remove a seleção e a coloca temporariamente na Área de

Transferência para em seguida ser colado no local desejado.

• Copiar (Ctrl C): Coloca uma cópia da seleção na Área de Transferência para poder
colar em outro lugar.

• Pincel de Formatação: Esse recurso (principalmente o ícone) cai em vários concursos.

Ele permite copiar a formatação de um item e aplicar em outro. Atalho CTRL+SHIFT+C / CTRL+SHIFT+V.

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 Grupo Classificar e Filtrar

A filtragem é uma maneira útil de ver somente os dados que você deseja exibir. É possível usar os filtros para exibir
registros específicos em um formulário, um relatório, uma consulta ou uma planilha de dados, ou para imprimir somente
determinados registros de um relatório, uma tabela ou uma consulta. Com a aplicação de um filtro, você pode limitar os
dados em uma exibição sem alterar o design do objeto subjacente.

• Filtrar: Esta ferramenta permite habilitar a filtragem do campo de dados selecionado.

• Crescente: Classifica de A a Z, onde permite classificar a seleção para que os

valores inferiores fiquem na parte superior ou em primeiro lugar.

• Decrescente: Classifica de A a A, onde permite classificar a seleção para que os

valores inferiores fiquem na parte inferiores ou em último lugar.

• Remover Classificação: Remove, limpa todas as classificações aplicadas no

projeto.

• Seleção: Aplica uma seleção de modo que o dado do campo selecionado seja igual,
diferente, contenha e não contenha o mesmo valor

• Avançado: Apresenta as opções avançadas de filtro. Veja suas opções.

• Alternar Filtro: Utilizado para alternar entre exibições filtradas e não filtradas.

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 GUIA CRIAR

Disponibilizam as ferramentas para criação e configuração dos componentes do banco de dados, como tabelas,
formulários, relatórios, macros e códigos.

Grupo Modelos

Insere ou cria partes de um banco de dados ou todo um aplicativo de banco de dados. Cria tabelas, formulários e
relatórios como parte do banco de dados. Salva combinações e usa-as para formar componentes comuns. Também é
possível salvar o aplicativo inteiro. Veja suas opções ao clicar no botão Componentes de Aplicativo.

Grupo Tabelas

Com o grupo Tabelas você tem várias opções de manipulação e criação de tabelas, tais como criar uma nova tabela
em branco ou no modo design.

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 • Tabela: Cria uma nova tabela em branco. Com isso, você pode definir os campos diretamente na
nova tabela ou abri-la no modo Design.

• Design da Tabela: Cria uma nova tabela em branco no modo Design. Você pode adicionar campos,
definir opções de indexação e executar outras tarefas avançadas de design de tabela.

• Lista do SharePoint: É uma coleção de dados que oferece uma maneira flexível para organizar
itens, criar calendários, listas de tarefas pendentes e linhas do tempo a você e seus colegas de trabalho.
Veja sua opções.

Grupo Consultas

• Assistente de Consulta: Exibe o Assistente de Consulta que ajuda você a criar uma consulta
Simples, uma consulta de Tabela de Referência Cruzada, Localizar Duplicatas ou uma consulta Localizar
Não Coincidente.

• Design da Consulta: Cria uma nova consulta em branco no modo Design e na sequência você
poderá usar a caisa de diálogo Mostrar Tabela para dicionar tabelas ou consultas ao design da consulta.
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Grupo Formulários

• Formulário: Esta ferramenta cria um formulário que permite a inserção de informações para um
registro de cada vez.

• Design de Formulário: Esta ferramenta cria um novo formulário em branco no modo design.
Neste modo, você pode fazer alterações avançadas no design de formulários, como adicionar tipos de
controle persolnalizados e escrever código.

• Formulário em Branco: Cria um formulário sem nenhum controle ou formato.

• Assistente de Formulário: Exibe o Assistente de formulário para ajudá-lo a criar

formulários simples e personalizáveis.

• Navegação: Cria um formulário que permita que as pessoas naveguem em

diferentes formulários e relatórios. Veja suas opções.

• Mais Formulários: Com esta ferramente você pode inserir outros fomulários de
diferentes formatos. Veja suas opções.

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Grupo Relatórios

• Relatório: Com esta ferramente você cria um relatório básico dos dados na consulta ou tabela
atual, ao qual você pode adicionar aspectos como grupos ou totais.

• Design de Relatório: Cria um novo relatório em branco no modo design. Neste modo você pode
fazer alterações avançadas no design de relatórios, como adicionar tipos de controle personalizados e
escrever código.

• Relatório em Branco: Cria um novo relatório em branco que você pode elaborar, inserindo
campos e controles.

• Assistente de Relatório: Exibe o Assistente de Relatório que ajuda você a criar

relatórios simples e personalizados.

• Etiquetas: Esta ferramenta de Etiqueta que ajuda você a criar etiquetas

personalizadas.

Grupo Macros e Código

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 • Macro: Adicina lógica ao seu banco de dados para automatizar tarefas repetitivas e criar mais
interfaces úteis.

• Módulo: Esta ferramenta abre o Visual Basic for Aplication – VBA, para efetuar uma
automação no uso do banco de dados. Essas programações podem ser utilizadas quando as macros não
são suficientes para realizar a automação pretendida.

• Módulo de Classe: Esta opção é utilizada conjuntamente com formulários e relatórios e

possuem alguns procedimentos para ser aplicados.

• Visual Basic: Esta opção abre o Editor do Visual Basic for Aplication.

GUIA DADOS EXTERNOS

Utilizada para realizar trabalhos envolvendo dados externos, como planilhas do Excel, outros bancos de dados do
Access, arquivos de textos e XML. Também é possível exportar e coletar dados.

Grupo Importar e Vincular

• Importações Salvas: Exibe e executa as operações de importações que foram salvas

anteriormente.

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• Gerenciador de Tabelas Vinculadas: Por meio deste gerenciador disponível para
gerenciar tabelas vinculadas, podemos exibir os caminhos de todas as tabelas vinculadas do banco de
dados e também atualizar os vínculos quando a estrutura ou a localização de uma tabela vinculada tiver
sido modificada.

• Excel: Importa dados de um arquivo do Microsoft Excel ou estabelece um vínculo com esses dados.

• Access: Importa dados de outro banco de dados do Access ou estabelece um vínculo com esses
dados.

• Banco de Dados ODBC: Importa um banco de dados ODBC, com o SQL Server, ou estabelece
um vínculo com esses dados.

• Arquivo de Texto: Importa dados de um arquivo de texto delimitado ou de largura fixa,

ou estabelece um vínculo com esses dados.

• Arquivo XML: Esta opção importa um arquivo XML.

O que é um arquivo XML?

O Arquivo XML, do inglês Extensible Markup Language, é uma linguagem de marcação recomendada
pela W3C para a criação de documentos com dados organizados hierarquicamente, tais como textos, banco
de dados ou desenhos vetoriais. A linguagem XML é classificada como extensível porque permite definir os
elementos de marcação. Esse arquivo XML é utilizado pelo SEFAZ para armazenar as informações fiscais
da operação comercial, como a nota fiscal eletrônica.

• Mais: Oferece outras opções para Importar ou Vincular uma lista SharePoint, a um
Serviço de Dados, documento HTML ou a uma pasta do Outlook. Veja suas opções.

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Grupo Exportar

• Exportações Salvas: Exibe e executa as operações de exportações que foram salvas

anteriormente.

• Excel: Exporta o objeto selecionado para uma planilha do Excel em um arquivo do Microsoft Excel.

• Arquivo de Texto: Exporta o objeto selecionado para um arquivo de texto.

• Arquivo XML: Exporta o objeto selecionado para um arquivo XML.

• PDF ou XPS: Exporta o objeto selecionado para um arquivo de documento PDF ou XPS.

• Email: Exporta o objeto selecionado para que ele possa ser enviado por e-mail.

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 • Access: Exporta o objeto selecionado para um banco de dados do Access.

• Mesclagem do Word: Especifica uma tabela ou consulta como a fonte de dados

para o Assistente de Mala Direta no Microsoft Word.

• Mais: Oferece outras opções para Exportar os objetos selecionados para o

SharePoint, para Rich Text, para um banco de dados ODBC ou para um documento HTML. Veja suas
opções.

GUIA FERRAMENTAS DE BANCOS DE DADOS

Após criar o banco de dados, as tabelas, os formulários e outros componentes, é necessário utilizar esta guia para
realizar a manipulação do banco por meio dos recursos de relacionamento entre tabelas, dependência entre objetos,
compactação do banco, análise de desempenho, utilização do Visual Basic, execução de macros, etc.

Grupo Ferramentas

Os arquivos de banco de dados podem aumentar rapidamente a medida que você os utilizar, prejudicando o
desempenho algumas vezes. Ocasionalmente, eles também podem ficar corrompidos ou danificados. Use o
comando Compactar e Reparar Banco de Dados do Access para impedir ou corrigir esses problemas.

Grupo Macro

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 • Visual Basic (Alt + F11): Abre o editor do Visual Basic.

• Executar Macro: Após a Macro estar pronta, clique nesta ferramenta para executá-la.

Grupo Relações

Para armazenar seus dados, você cria uma tabela para cada tipo de informação controlada. Os tipos de informações
podem incluir informações sobre o cliente, produtos e detalhes do pedido. Para reunir os dados de várias tabelas em uma
consulta, formulário ou relatório, defina relações entre as tabelas.

• Relações: Utilize esta ferramenta para definir as relações entre os dados das tabelas; como por
exemplo, campos de identificação ou campos de nome em tabelas diferentes que devem coincidir entre si.

• Dependências entre Objetos: Com esta ferramenta você mostra os objetos do banco de dados
que usam o objeto selecionado; como por exemplo, consultas que se baseiam em tabelas específicas ou
tabelas que se baseiam em outras tabelas.

Grupo Analisar

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• Documentador de Banco de Dados: Utilize esta ferramenta para criar um
relatório que contém informações detalhadas sobre os objetos em um banco de dados. Primeiro, escolha
quais objetos serão apresentados no relatório. Quando você executar o Documentador do Banco de Dados,
o relatório conterá todos os dados sobre os objetos do banco de dados escolhido. Veja sua Caixa de Diálogo.

• Analisar desempenho: Você pode usar o Analisador de Desempenho para

otimizar o desempenho de um banco de dados da área de trabalho do Microsoft Access. Ele analisa a
estrutura do banco de dados, bem como os dados e faz recomendações para ajudá-lo a melhorar o
desempenho e evitar erros de dados confuso.

Você pode analisar objetos de banco de dados individuais, como uma nova tabela em que você está
adicionando um banco de dados já otimizados ou selecione todos os objetos para analisar o banco de dados
inteiro ao mesmo tempo. Veja sua Caixa de diálogo.

• Analisar tabela: Quando você importa dados, às vezes os dados de origem

não são divididos da maneira adequada nas tabelas relacionadas. Para obter o máximo de benefícios com
o Access, os dados devem ser normalizados, isto é, separados em tabelas diferentes (cada uma relativa a
um aspecto), relacionadas por informações essenciais. Veja a seguir sua Caixa de diálogo.

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Grupo Mover dados

• Acessar Banco de Dados: Esta ferramenta divide um banco de dados em dois arquivos: um
contendo as tabelas e outro contendo as consultas e os formulários. Veja imagem a seguir.

• SharePoint: Esta ferramenta é utilizada para mover suas tabelas para uma lista do SharePoint
e criar vínculos para elas no banco de dados.

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 Grupo Suplementos

Esta ferramenta adiciona e remove suplementos no Access.

GUIAS DE COMANDOS CONTEXTUAIS

As guias de comandos contextuais são aquelas que surgem de acordo com o contexto do ambiente de trabalho
atual do Access 2013.

Tais guias podem surgir próximas às guias padrão, dependendo do que estivermos fazendo e do objeto com o qual
estivermos trabalhando. Podemos conferir algumas guias de comandos contextuais na imagem a seguir:

Essas guias agrupam comandos e recursos necessários para um contexto específico de trabalho. Uma guia de
comando contextual pode ser ativada a partir de um simples clique. Uma alternativa é pressionar a tecla ALT e soltar,
fazendo com que as teclas de acesso sejam exibidas próximas ou exatamente na guia de comando contextual. Basta,
então, pressionar a tecla correspondente à guia de comando contextual desejada para acessá-la. Veja como fica quando
você pressiona a tecla ALT.

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 GUIA CAMPOS

Esta guia oferece recursos para configurar opções dos campos da tabela, como tamanho do campo, nome, legenda
entre outros.

Grupo Modos de Exibição

Com esta ferramenta você pode alterar o modo de exibição do banco de dados para o modo de dados ou designer.
Veja a imagem a seguir.

Grupo Adicionar e Excluir

• Texto Curto: Essa ferramenta é utilizada para limitar a quantidade de caractere inserida no campo.
Em arquivos .accdb, o campo Texto Curto funciona da mesma maneira que o campo Texto nas versões
anteriores.

Ele armazena até 255 caracteres. Porém, em aplicativos web do Access a ferramenta Texto Curto, por
padrão, está definida como armazenar 255 caracteres, mas você pode ajustar a propriedade de limite de
caracteres totalmente até 4000 caracteres.

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• Número: Esta ferramenta, ao ser acionada, insere um campo com Tipo de Dados Número na
tabela. Este campo será utilizado para armazenar dados numéricos (valores inteiros ou fracionados) que
podem ser utilizados em cálculos, com exceção de valores monetários, para os quais existe um tipo de
campo específico. Esse tipo de campo possui a propriedade Tamanho do Campo, que controla a sua
capacidade de armazenamento, que pode ser de 1, 2, 4, 8 ou 16 bytes.

• Moeda: Esta ferramenta é utilizada para inserir um campo usado para armazenamento de valores
monetários.

• Data e Hora: Insere um campo para inserção de Data e Hora. Nesse tipo de campo, que
conta com um tamanho de 8 bytes, armazenamos valores de data/hora, sendo que há um componente de
data e um de hora em cada valor.

• Sim/Não: Insere um campo com tamanho de 1 bit, este tipo é usado nos campos que
contêm valores Boolean. Nesses campos, de dois valores possíveis (como Verdadeiro/Falso ou Sim/Não,
por exemplo), podemos encontrar apenas um valor.

• Mais Campos: Utilizado para inserir diversos campos com Tipo de Dados diferentes. Veja
imagem a seguir.

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 • Excluir: Exclui o campo selecionado juntamente com os dados nele contigo.

Grupo Propriedades

• Nome e Legenda: Abre a Caixa de diálogo Inserir Propriedades de Campo

para que você configure as propriedades do campo selecionado. Veja imagem a seguir.

• Valor Padrão: Essa propriedade será utilizada para determinar um valor

que será apresentado no campo quando um novo registro for criado. Os registros existentes não serão
afetados por esse valor. Pode ser inserido um texto, um número, uma data ou mesmo o resultado de uma
expressão. Veja sua caixa de diálogo, a seguir.

• Tamanho do Campo: Esta opção determina a quantidade de caracteres

poderá ser inserida no campo.

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 • Modificar Pesquisas: Modifica um campo de pesquisa e qualquer relação que ele tiver com
registros em outra tabela.

• Modificar Expressão: Cria ou edita um campo Calculado no mobo de exibição Folha de Dados
de Tabela.

• Configurações de Memorando: Permite configurar um campo de texto como memorando

para registrar um comprimento maior que 255 caracteres

Grupo Formatação

• Tipo de Dados: Define o tipo de dados do campo, controlando que espécie

de dados são armazenados em um campo; por exemplo, números inteiros, texto ou unidades monetárias.

• Formato: Especifica o modo como os dados são exibidos e/ou impressos; por
exemplo, o formato das datas ou a quantidade de casas decimais em números.

• Formato de Moeda: Esta ferramenta escolhe um formato alternativo de moeda para o campo
selecionado.

• Percentual: Esta ferramenta aplica formato percentual no campo selecionado.

• Aplicar Formato Decimal: Esta ferramenta exibe o valor da célula com um separador de milhar. Este
comando altera o formato da célula para contábil sem o símbolo de moeda.

• Aumentar Decimais: Aumenta as casas decimais, mostrando valores mais precisos exibindo mais
casa decimais.

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 • Diminuir Decimais: Diminui as casa decimais, mostrando valores menos precisos exibindo menos
casas decimais.

Grupo validação do Campo

• Necessário: Torna o campo selecionado um campo necessário. Todas as suas instâncias

precisam conter um valor.

• Exclusivo: Torna obrigatório que os valores no campo sejam exclusivos para todos os
registros da tabela.

• Indexado: Cria um índice para ajudar a melhorar o desempenho das consultas que
classificam ou filtram por um campo indexado.

• Validação: Esta ferramenta oferece opções para colocar uma Validaçao ao campo selecionado.
Veja suas opções.

GUIA TABELA

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A Guia Tabela oferece opções de configuração da estrutura da tabela e relacionamento entre elas.

Grupo Propriedades

Com esta ferramenta você insere as propriedades de sua Tabela. Veja sua caixa de diálogo.

Grupo Antes de Eventos

• Antes de Alterar: Cria uma lógica que seja executada antes do salvamento de um registro para
validar alterações e depois optar por permitir os novos valores, alterar os valores ou mostrar um erro para
interromper as alterações.

• Antes de Excluir: Cria uma lógica que seja executada antes da exclusão de um registro para
validar essa exclusão e depois optar por permiti-la ou mostrar um erro para interrompê-la.

Grupo Após os Eventos

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 • Após Inserir: Cria uma lógica que seja executada após a adição de um novo registro à tabela.

• Após Atualizar: Cria uma lógica que seja executada após a alteração de um registro existente.

• Após Excluir: Cria uma lógica que seja executada após a exclusão de um registro.

Grupo Macros Nomeadas

Esta ferramenta apresenta opções para criar, Editar, Renomear e Excluir uma Macro Nomeada. Veja suas opções.

Grupo Relações

• Relações: Define as relações entre os dados das tabelas; por exemplo, campos de identificação
ou campos de nome em tabelas diferentes que devem coincidir entre si.

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 • Dependências entre Objetos: Mostra aos objetos do banco de dados que usam o objetivo
selecionado; por exemplo, consultas que se baseiam em tabelas específicas ou tabelas que se baseiam em
outras tabelas.

Ao clicar nas ferramentas Antes de Alterar e Antes de Excluir, do grupo Antes de Evento, e Após Inserir, Após
Atualiza e Após Excluir do grupo Após os Eventos, o Access apresentará a interface mostrada a seguir, onde
poderemos notar a Guia de Comando Contextual FERRAMENTAS DE MACRO com a Guia Design. E na sequência
veremos que cada ferramenta faz.

GUIA DESIGN

Grupo Ferramentas

• Executar: Executa as ações especificadas em uma Macro.

• Passo a Passo: Esta ferramenta executa a próxima ação em uma macro. Você
pode utilizar este comando para executar uma macro uma etapa de cada vez, a fim de poder identificar
problemas.
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 • Converter macros em Visual Basic: Utilize esta ferramenta para converter
sua macro em um Visual Basic.

Grupo Recolher/Expandir

• Expandir Ações: Expande as ações de macro no Designer de Macros para que os argumentos
possam ser editados.

• Recolher Ações: Recolhe as ações de macro no Designer de Macros.

• Expandir Tudo: Expande todas as ações de macro no Designer de Macro para que os argumentos
possam ser editados.

• Recolher Tudo: Recolhe as ações de macro no Designer de Macros.

Grupo Mostrar/Ocultar

• Catálogo de Ações: Mostra e oculta o Catálogo de Ações para adicionar ações de macro ao
Designer de Macros, procurar ações de macro e reutilizar macros existentes.

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 Como padrão vem localizado à direita da janela, mostrando as opções de Ações de macro que você poderá inserir
em sua Tabela.

• Mostrar Todas as Ações: Alterna o conteúdo da llista suspensa na coluna Ação entre todas
as ações e somente as ações que são permitidas em bancos de dados não confiáveis.

Grupo Fechar

O grupo fechar traz, sucessivamente, as opções para Salvar as modificações realizadas em sua macro, Salvar,
nomear e escolher o local onde ela ficara armazenada e Fechar a macro.

BANCO DE DADOS

Um banco de dados ou base de dados consiste em um arquivo que armazena fisicamente as informações em
tabelas. O arquivo de banco de dados é usado para garantir que os dados permaneçam consistentes.

Imaginem que vocês possuem uma empresa, todos os dados dos seus clientes estão armazenados em fichas,
guardadas em fichários num enorme armário empoeirado. Sempre que você precisa consultar o endereço, por exemplo,
de um deles, você não acha a ficha ou não entende o que está escrito. Essa situação pode ser evitada se cadastrarmos
os nossos clientes utilizando um programa específico que trabalhe com banco de dados.

Um banco de dados é simplesmente um conjunto de informações, onde os dados são organizados de forma lógica
e estruturados. Por exemplo, um cadastro de estoque de filmes de uma locadora é um banco de dados. Nele podemos
cadastrar um novo filme, alterar algum existente ou excluir algum indesejado. Tempos atrás, quando a maioria das
empresas ainda não era informatizada, todas essas funções eram feitas manualmente.

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 O Microsoft Access 2013 gerencia todas as informações de um banco de dados a partir de um único arquivo.
Esse único arquivo contém objetos, que são elementos existentes no projeto. Eles são:

• Tabelas
• Consultas
• Formulários
• Relatórios
• Macros
• Módulos

Agora, rapidamente vamos criar um banco de dados. Abra o Microsoft Access 2013 e veja que ao iniciá-lo é
exibido uma tela como “ponto de partida” do usuário ao programa. Esta tela chamamos de BACKSTAGE.

É a partir da visualização Backstage que podemos criar um banco de dados. Para essa criação, devemos realizar
o seguinte procedimento:

Primeiramente clique em Banco de dados do desktop em branco, mostrado na imagem anterior e logo em
seguida, será apresentada a seguinte janela:

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 Veremos os elementos desta janela:

• Nome do Arquivo: É a caixa que permite definir o nome do banco de dados a ser criado;

• Botão Procurar um local: É o botão à direita da caixa Nome do Arquivo. Define o local em que
o banco de dados será salvo;

• Botão Criar: Cria o banco de dados utilizando as informações fornecidas no painel.

Continuando, na caixa Nome do Arquivo, digite o nome desejado para o banco de dados a ser criado ou utilize o
nome fornecido e clique em Criar. Aqui iremos dar o nome de Gerenciamento de Alunos.

Será criado, então, um novo banco de dados. Uma nova tabela, de nome padrão Tabela1, será aberta no modo
Folha de Dados. A tabela é o ponto inicial do processo de criação de um banco de dados. Veja na imagem a seguir como
deverá estar seu Access.

Este banco de dados que acabamos de criar foi apenas um exemplo da criação de um banco de dados utilizando
um Banco de dados em branco.

TABELAS

Uma tabela é uma estrutura composta por linhas e colunas. As tabelas devem conter dados inerentes as suas
especificações, por exemplo, se for uma tabela Gerenciamento de Alunos, os dados devem ser nome, endereço, curso
e matrícula. Um banco de dados pode ter diversas tabelas, por exemplo, a tabela Carros, Fornecedores, Clientes,
Manutenção, etc. As tabelas relacionam-se entre si pela vinculação de um ou mais itens da tabela.
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 É importante definir corretamente o tipo de dado que determinada coluna irá receber. Por exemplo, se for uma
coluna nome, o campo deverá aceitar o dado texto; se for um campo matrícula, ele deverá aceitar, apenas dados de
números.

Dos objetos que podem compor um banco de dados do Access, a tabela é o mais importante, pois é ela que
armazena as informações. O desempenho e a funcionalidade do banco de dados dependem das definições da tabela.

As tabelas são compostas por linhas, consideradas como registros, e colunas, consideradas como campos. Cada
campo contém um tipo de dado, ou seja, no momento da criação da tabela, é importante informar o que cada coluna
poderá armazenar, de forma que teremos uma validação de dados. A imagem a seguir mostra uma tabela e destaca essa
estrutura.

Ao planejarmos uma tabela, é recomendável analisarmos as necessidades dos formulários, das consultas e dos
relatórios do banco de dados e lembrarmos que a tabela deve armazenar apenas informações sobre o mesmo assunto.

Outro ponto importante é evitar a duplicação de dados na mesma tabela ou em tabelas diferentes. Isso contribui
para uma melhor flexibilidade de um banco de dados. Essa duplicação pode ser evitada ao armazenarmos informações
em uma única tabela de bancos de dados relacionais, que veremos mais à frente.

Tipos de Dados em um Campo de uma Tabela

Para cada campo em uma tabela deve ser definido o seu tipo de dado, isto é, o tipo de informação que o campo
receberá. Por exemplo, um campo com tipo de dados número não pode armazenar texto ou vice-versa.

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 Na criação de campos, é necessária e obrigatória a definição da opção Tipo de dados, que nada mais é o que
você irá colocar dentro campo. Veja a seguir os tipos de dados para a configuração dos campos:

• Texto Curto ou Texto Longo: Aceita caracteres normais como letras e número. O campo Texto Curto tem
um limite de 255 caracteres, e o campo Texto Longo não tem limite.
• Número: Aceita números e permite a configuração de contas, casas decimais, entre outras relacionadas a
número.
• Data/Hora: Permite a inserção somente de dados no formato de data e hora.
• Moeda: Recebe número e insere automaticamente o cifrão da respectiva moeda configurada e as casas
decimais.
• Numeração Automática: Campo destinado a ser chave primária da tabela. Cria numeração automática
conforme uma nova linha é inserida na tabela. Não é possível alterar seus números.
• Sim/Não: Permite optar pelas opções Sim ou Não, ou, então, Verdadeiro ou Falso.
• Objeto OLE: Utilizado para exibir dados de arquivos criados em outros programas, por exemplo, o Excel.
• Hiperlink: Utilizado para inserir links de endereços Web.
• Anexo: Possibilita o anexo de arquivos, porém não é possível digitar o texto.
• Calculado: Permite criar expressões de cálculo automático de campos.
• Assistente de pesquisa: Utilizado para criar listas suspensas de valores e de pesquisa. Na lista de valores,
é necessária a inserção dos valores manualmente para que eles estejam presentes na lista suspensa.

Propriedades do campo

Cada campo da tabela tem suas propriedades, que estão relacionadas diretamente com o tipo de dados definido
para o campo. Após inserir os campos e seus respectivos tipos de dados, é possível configurar as propriedades do campo.

A configuração das propriedades não é obrigatória, ainda que contribua na customização e na adequação do campo
de acordo com um determinado objetivo. Não é necessário configurar todas as propriedades. Veja a imagem a seguir.

Chave Primária

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 É a chave que identifica cada registro, fazendo com que ele seja único. Corresponde a um atributo determinante.
Cada tabela deve incluir um campo ou conjunto de campos que identifique de forma exclusiva cada registro armazenado
na tabela. Essas informações são chamadas de chave primária da tabela.

Assim, com a chave primária se cria uma identificação única, o que proporciona segurança para que as aplicações
possam acessar, alterar e excluir dados sem correr o risco de apagar ou alterar mais de um campo na tabela ao mesmo
tempo.

A chave primária é um importante recurso quando se aplicam regras de normalização de dados; muitas das formas
normais são baseadas nas relações dos demais atributos com a chave primária da tabela.

O exemplo de utilização de chave primária é em uma tabela de alunos que não permitirá que o mesmo aluno seja
cadastrado mais de uma vez.

Veja a imagem a seguir.

Relacionamento

Um relacionamento é uma associação entre duas ou mais tabelas, para assim facilitar todas as pesquisas e
assegurar o correto funcionamento do banco de dados. Veja na imagem a seguir um demonstrativo de relacionamento
entre tabelas.

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 Por exemplo, em um banco de dados será estabelecido um relacionamento entre as tabelas Vendas, Pedido e
Clientes. Isso se dá pelo seguinte fato: Toda venda é efetuada em virtude de um pedido que é realizado pelo cliente.
Assim, na tabela Pedidos, será necessário armazenar o código do cliente para sabermos qual cliente realizou a compra
da mercadoria.

È importante lembrar que um cliente pode realizar vários pedidos, mas um pedido é realizado somente por um
cliente.

• Tipos de Relacionamento

✓ Relacionamento Um par Um (1 – 1): Existe quando ambos os campos do relacionamento são Chaves
primárias em suas Tabelas.

✓ Relacionamento Um para Muitos (1 – N): É o tipo de relação mais comum entre duas tabelas. Uma
das tabelas (o lado (1)) possui um campo que é a chave primária dela e a outra tabela (o lado muitos
(N)) se relaciona através de um campo, cujos valores relacionados podem ser repetir várias vezes.

✓ Relacinamento Muitos para Muitos (N – N): Acontece em uma situação onde os valores se repetem
em ambos os lados do relacionamento. Porém na prática, não é possível implementar um
relacionamento deste tipo, devido a uma série de problemas.

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 Então para resolver isso, quebramos o relacionamento Muitos para Muitos (N – N) e criamos dois
relacionamentos Um para Muitos (1 – N). Todo processo é feito através da criação de uma nova tabela.

Banco de Dados Relacional

Um banco de dados relacional é representado por um conjunto de relações. Ele armazena dados relacionados entre
tabelas. As relações se dão por parte dos registros, atributos ou campos. E cada item na tabela corresponde a um campo
de valor único, por exemplo: código (recebe número), descrição (recebe texto), data (recebe, formato, data), entre outros.

Um banco de dados baseado no Modelo Relacional deve ser capaz de disponibilizar várias funcionalidades, dentre
as quais destaco as seguintes:

• Fornecer um acesso seguro aos dados, de tal forma que cada usuário possa acessar os dados necessários
a realização do seu trabalho, com um nível de segurança adequado. Por exemplo deve haver níveis de
acesso somente leitura, leitura e escrita, leitura, escrita e alteração e assim por diante. Por exemplo, um
estagiário do setor de RH deverá ter permissão de somente leitura nos dados sobre salários, para poder
imprimir o contracheque dos funcionários. Já o Gerente de RH deverá ter permissão de leitura e alteração
nestes dados, para poder alterar o salário de um funcionário, quando necessário.

• O Banco de dados deve ser capaz de armazenar as informações de maneira organizada e estruturada,
fornecendo mecanismos que permitam a pesquisa e manutenção das informações.

• Deve haver mecanismos internos e outros configuráveis pelo Administrador, que possam ser utilizados para
acelerar, ao máximo, a busca de informações com base em critérios de pesquisa fornecidos pelo usuário.

• O Banco de dados deve fornecer mecanismos para garantir a integridade dos dados, de tal forma que dados
não sejam corrompidos durante o uso. Também deve garantir a consistência dos dados. Por exemplo, existe
o mecanismo de Integridade Referencial, o qual pode ser utilizado para garantir que não existem registros
órfãos. Um exemplo de registro órfão seria cadastrar um pedido para um cliente que não existe, ou seja, um
cliente que não foi cadastrado na tabela de Clientes. O Banco de Dados não deve permitir a existência de
registros órfãos. Outro exemplo seria cadastrar um produto em uma categoria que não existe.

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 • O Banco de dados deve fornecer ferramentas que facilitem a criação e manutenção de tabelas, consultas e
demais elementos necessários ao funcionamento do banco de dados. O Access 2013 se destaca,
justamente, neste quesito. Através de ferramentas gráficas, de fácil aprendizado, o Access 2013 fornece
recursos para a criação e manutenção de bancos de dados e dos elementos que compõem o banco de
dados: Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Macros, Módulos de Programação VBA,
relacionamentos, etc.

• O Banco de dados deve permitir o acesso simultâneo de vários usuários, os quais poderão consultar e
utilizar diferentes dados e elementos do banco de dados.

• O Banco de Dados deve fornecer ferramentas para manipulação dos dados presentes no banco de dados
(inserir novos registros, excluir registros, editar registros).

Integridade Referencial

É um sistema de regras que é aplicado nos bancos de dados para assegurar que os dados no banco de dados
sejam precisos, ou seja, permitir somente a entrada de dados corretos e não permitir que sejam excluídos dados que
estejam relacionados.

Ao projetarmos um banco de dados, é interessante dividirmos as informações por assunto, em diversas tabelas,
com o intuito de evitar a ocorrência de redundâncias. Desta forma, o Access dispõe de meios para conciliar os dados
estabelecendo campos em comum nas tabelas que se encontram relacionadas.

Um exemplo disso é o relacionamento de um para muitos, em que a chave primária da tabela A é adicionada à
tabela B, conforme vimos anteriormente.

Para conciliar os dados, o Access analisa os valores da tabela B procurando seus correspondentes na tabela A.
Sendo assim, é possível dizer que a tabela B possui referências de valores da tabela A.

A integridade referencial tem como objetivo impedir a existência de registros órfãos, mantendo, portanto, a sincronia
entre as referências estabelecidas. Para impor a integridade referencial, as seguintes condições devem ser estabelecidas:

• Um dos campos do relacionamento deve ser uma chave primária ou um índice de duplicação não autorizada;
• Os campos relacionados devem ser do mesmo tipo de dado. Os campos cujos tipos de dado são Numeração
Automática e Número precisam apenas ter o mesmo tamanho de campo.

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 Após definir a integridade referencial, o usuário deve atentar para as regras descritas adiante:

• Se um valor não existe na tabela que possui a chave primária, ele não poderá ser inserido na tabela que
possui a chave estrangeira;
• Caso um registro da tabela primária possua registros relacionados na tabela relacionada, ele não poderá
ser apagado.

É possível, no entanto, que tenhamos a necessidade de alterar a chave primária para um determinado registro.
Sendo assim, é necessário que o Access atualize automaticamente todas as linhas envolvidas como parte de uma única
operação.

CONSULTAS

Uma consulta no Access é um objetivo que é utilizado principalmente como fonte de dados para formulários,
relatórios e páginas da Web. Além disso, as consultas são utilizadas também para fazermos análises e alterações dos
dados.

As consultas são úteis porque permitem recuperar dados específicos espalhados pelas tabelas e exibi-los em uma
única folha de dados. Essa busca é a função mais comum das consultas. Elas permitem realizar outras ações também,
como a filtragem de dados para obter somente os registros desejados (em vez de todos) e a edição de dados nas tabelas
base. Esta última ação é possível por meio da folha de dados da consulta. As consultas que permitem fazer essa edição
em sua folha de dados são conhecidas como consultas atualizáveis; suas alterações serão refletidas não só na folha de
dados, mas também na tabela.

Tipos de Consultas:

• Consultas de Seleção: Recupera os dados e os disponibiliza para utilização. O resultado da consulta

realizada pode ser simplesmente exibido na tela, impresso ou colocado na área de transferência. Como
fonte de registros para um formulário ou relatório, podemos utilizar a saída da consulta.

• Consultas de Ação: São utilizadas para fazer alterações em um conjunto de registros. Existem quatro tipos
de consulta ação:

✓ Consultas Atualização: São utilizadas para alterar os valores dos campos em um grupo de
registros.
✓ Consultas Exclusão: São usadas para excluir um conjunto de registros selecionados.
✓ Consultas Acréscimo: São utilizadas para adicionar os registros selecionados em uma outra
tabela.
✓ Consultas Criação de Tabelas: São utilizadas para criar novas tabelas a partir dos registros que
forem selecionados.

• Consultas de Parâmetros: Se você desejar executar com frequência variações de uma consulta específica,
considere a possibilidade de usar uma consulta parâmetro. Ao ser executada, uma consulta parâmetro
solicita valores de campos e usa os valores fornecidos para criar critérios para a consulta.

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 • Consulta Tabela de Referência Cruzada: Permite criar um resumo dos dados e o exibe no formato de
planilha, utilizando um critério específico. Teremos dois campos agrupados em forma de linha, um para
coluna e um único valor a ser cruzado.

As consultas de referência cruzada apresentam totais para campos agrupados, como uma soma, média,
contagem, entre outros, por meio das linhas e das colunas. Ou seja, esse tipo de consulta produz uma tabela
que possui nomes nas linhas e nomes nas colunas (assemelhando-se às tabelas do Excel), também
chamadas de tabelas de dupla entrada (localização pela coluna ou pela linha). A consulta de referência
cruzada pode ser criada no modo Estrutura ou através de um assistente.

Se, na consulta de referência cruzada, for necessário utilizar campos calculados, a maneira mais adequada
é criando uma consulta de seleção, que servirá como base de registro no assistente da consulta.

FORMULÁRIOS

Um formulário no Access é um objeto de banco de dados que você pode usar para criar uma interface de usuário
de um aplicativo de banco de dados. Um formulário "associado" é um formulário conectado diretamente a uma fonte de
dados, como uma tabela ou consulta, e pode ser usado para inserir, editar ou exibir dados da fonte de dados. Como
alternativa, você pode criar um formulário "não associado" que não se vincula diretamente a uma fonte de dados, mas que
ainda contém botões de comando, rótulos ou outros controles de que você precisa para operar seu aplicativo.

Um formulário é composto por campos predefinidos, facilitando o preenchimento de informações. Ele é utilizado
para a arrecadação e armazenamento de dados. No contexto de banco de dados, um formulário pode arrecadar dados e
armazená-los em sua base dados. Além disso, é possível inserir controles de ação, como botões, dando maior dinamismo
e facilitando sua utilização.

Os elementos que geralmente compõem os formulários são armazenados em sua estrutura e outros provenientes
de tabelas ou consultas.

➢ Os elementos gráficos como, por exemplo, as linhas e retângulos, estão presentes na estrutura do
formulário.

➢ Os dados são provenientes dos campos na origem do registro base.

➢ Um cálculo tem origem em uma expressão armazenada na estrutura do formulário.

➢ Os textos descritivos são armazenados na estrutura do formulário.

Também se podem criar banco de dados sem formulários, porém, os dados deverão ser inseridos diretamente nas
tabelas.

Outro fator positivo na utilização de formulários é a aparência, pois eles oferecem um layout mais prático e agradável.

Há várias maneiras de se criar um formulário, esses comandos (ferramentas) já foram apresentados neste material
quando apresentamos a Guia Criar, grupo Formulários.

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 A estrutura do formulário

Os elementos visuais dos formulários podem ser modificados. No caso dos formulários na Access, um conjunto de
informações específicas se encontra à disposição para modificações dos tipos e cores de fontes, espessuras e cores das
linhas de grade e das caixas de campos, inserção de figuras e outros.

Cada objeto que compõe o formulário é chamado de controle. Existem três tipos de controles que podem ser
utilizados em um formulário. São eles:

• Controle associado: Um controle cuja fonte de dados é um campo em uma tabela ou consulta é chamado
de controle associado. Use controles associados para exibir valores que venham de campos do banco de
dados. Os valores podem ser texto, datas, números, valores Sim/Não, figuras ou gráficos. Por exemplo,
uma caixa de texto que exibe o sobrenome de um funcionário pode obter essa informação do campo
Sobrenome da tabela Funcionários.

• Controle não associado: Um controle que não possui uma fonte de dados (como um campo ou uma
expressão) é chamado de controle não associado. Use controles não associados para exibir informações,
figuras, linhas ou retângulos. Por exemplo, um rótulo que exiba o título de um formulário é um controle não
associado.

• Controle calculado: Este é o controle que tem, como fonte de dados, uma expressão. Tal controle é
calculado porque podemos definir uma expressão para especificar o valor que desejamos utilizar como a
fonte de dados no controle. Uma expressão utiliza dados das seguintes fontes:

✓ De um campo da tabela subjacente do formulário ou relatório;

✓ De uma consulta subjacente do formulário ou relatório;

✓ De outro controle do formulário ou relatório.

No que diz respeito aos cálculos, vale ressaltar que também podemos executá-los em tabelas ou em
consultas. Quando quisermos executá-los em tabelas, devemos adicionar um campo Calculado; já no caso
das consultas, devemos inserir uma expressão na linha Campo da grade de consulta. Tais métodos
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 vinculam formulários e relatórios a tabelas ou consultas com praticidade, eliminando a necessidade de criar
um controle calculado. Os cálculos serão exibidos nos formulários ou relatórios diretamente.

Subformulários

Grande parte dos formulários que são criados utiliza dados provenientes de somente uma tabela. Porém, é possível
utilizar dados de outras tabelas em um mesmo formulário.

Quando você deseja utilizar dados de tabelas diferentes em um mesmo formulário, deve usar um subformulário,
que nada mais é do que um formulário contido dentro de outro formulário.

Antes de criar um subformulário, é necessário relacionar as origens do registro base, caso o subformulário e o
formulário principal tenham vínculos.

RELATÓRIOS

Os relatórios oferecem uma maneira de exibir, formatar e resumir as informações do seu banco de dados do
Microsoft Access. Por exemplo, é possível criar um relatório simples com números de telefone de todos os seus contatos
ou um relatório resumido sobre o total das vendas em diferentes regiões e períodos.

Os relatórios têm basicamente três seções, que são bastante parecidas com os formulários.

• Cabeçalho: Exibem o título do relatório e o logotipo da empresa, caso seja necessário.

• Detalhe: A seção Detalhe, também chamada de corpo do relatório, é onde todos os dados são exibidos.

• Rodapé: Exibe dados de resumo usando as funções internas de Contar, Média, Mínimo, Máximo e Soma.

Podemos executar um relatório quando quisermos. Os dados atuais de um banco de dados serão demonstrados no
relatório, que pode ser exportado para outro programa, enviado por e-mail ou simplesmente exibido na tela. Geralmente,
o relatório surge no formato de impressão.

MACRO

Uma macro é uma ferramenta que permite automatizar tarefas e adicionar funcionalidade a seus formulários,
relatórios e controles. Por exemplo, se você adicionar um botão de comando em um formulário, você associar o evento do
botão OnClick a uma macro e a macro contém os comandos que você deseja que o botão execute sempre que ele é
clicado.

No Access, é útil pensar em macros como uma linguagem de programação simplificada que você escreve criando
uma lista de ações a serem executadas. Quando você cria uma macro, selecione cada ação de uma lista suspensa e em
seguida, preencha as informações necessárias para cada ação. Macros permitem que você adicionar funcionalidade a
formulários, relatórios e controles sem escrever código em um módulo Visual Basic for Applications (VBA). As macros
oferecem um subconjunto dos comandos que estão disponíveis no VBA e a maioria das pessoas encontrá-lo mais fácil
criar uma macro que to escrever código VBA.

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 Por exemplo, suponha que você deseja iniciar um relatório diretamente em um dos seus formulários de entrada de
dados. Você pode adicionar um botão ao formulário e, em seguida, criar uma macro que inicia o relatório. A macro pode
ser uma macro de autônomo (um objeto separada no banco de dados), que é associada ao evento OnClick do botão ou a
macro pode ser inserida diretamente para o evento OnClick do botão em si. De qualquer forma, quando você clica no
botão, a macro é executada e inicia o relatório.

Uma macro é criada por meio do Construtor de Macros, que é mostrado na ilustração seguinte.

Para exibir o construtor de macros:

Na guia criar, no grupo outros, clique em Macro. Se este comando não estiver disponível, clique na seta sob

o módulo ou o botão de Módulo de classe e, em seguida, clique em Macro.

Dica: O construtor de macros foi reprojetado no Access 2010 para torná-lo ainda mais fácil de criar, modificar e
compartilhar macros do Access.

Visual Basic for Application

(Imagem meramente ilustrativa)

Ao criar um novo banco de dados, normalmente você começa criando vários objetos de banco de dados como
tabelas, formulários e relatórios. Em algum momento, você chega a um ponto em que precisa adicionar programação para

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automatizar certos processos e unir seus objetos de banco de dados. Este artigo ajuda a orientar você pelas ferramentas
de programação no Access.

O que é programação?

No Access, programação é o processo de adição de funcionalidade ao seu banco de dados usando macros do
Access ou código VBA (Visual Basic for Applications). Por exemplo, vamos supor que você tenha criado um formulário
e um relatório e queira adicionar um botão de comando ao formulário, de modo que, ao ser clicado, abra o relatório.
Programação, nesse caso, é o processo de criar uma macro ou um procedimento de VBA e, depois, configurar a
propriedade de evento OnClick do botão de comando para que, ao clicar no botão de comando, a macro ou o
procedimento seja executado. Para uma operação simples, como abrir um relatório, você pode usar o Assistente de Botão
de Comando para realizar todo o trabalho, ou você pode desativar o assistente e fazer a programação por conta própria.

Observação: Muitos programas do Microsoft Office usam o termo "macro" para se referir ao código VBA. Isso pode
ser confuso para usuários do Access, pois nele o termo "macro" refere-se a um conjunto nomeado de ações de macro que
você pode reunir usando o Construtor de Macros. As ações de macro do Access representam apenas um subconjunto dos
comandos disponíveis no VBA. O Construtor de Macros oferece uma interface mais estruturada do que o Editor do Visual
Basic, permitindo que você adicione programação a controles e objetos sem precisar aprender o código VBA. Lembre-se
de que nos artigos da Ajuda do Access, as macros dele são chamadas de macros. Por outro lado, o código VBA é chamado
de VBA, código, uma função ou um procedimento. O código VBA fica dentro de módulos de classe (que fazem parte de
formulários ou relatórios individuais e normalmente contêm código apenas para esses objetos) e de módulos (que não são
associados a objetos específicos e normalmente contêm o código "global", que pode ser usado em todo o banco de dados).

Objetos (como formulários e relatórios) e controles (como botões de comando e caixas de texto) têm várias
propriedades de evento, às quais você pode anexar macros ou procedimentos. Cada propriedade de evento está
associada a um evento específico, como clicar com o mouse, abrir um formulário ou modificar dados em uma caixa de
texto. Os eventos também podem ser disparados por fatores fora do Access, como eventos do sistema, ou por macros ou
procedimentos que estão anexados a outros eventos. O banco de dados pode ficar complexo se você adicionar muitas
macros ou procedimentos a várias propriedades de evento de vários objetos, mas, na maioria dos casos, você pode obter
os resultados desejados usando pouquíssima programação.

Devo usar macros ou código VBA?

A decisão de usar macros, VBA ou os dois, depende principalmente de como você pretende implantar ou distribuir
o banco de dados. Por exemplo, se o banco de dados for armazenado no seu computador e você for o único usuário, e se
você se sentir confortável em usar o código VBA, talvez você decida usar VBA para realizar a maioria das suas tarefas de
programação. No entanto, se você pretende compartilhar seu banco de dados com outras pessoas colocando-o em um
servidor de arquivos, convém evitar o uso de VBA por segurança.

Tome sua decisão de usar macros ou código VBA com base em duas questões: a segurança e funcionalidade
desejada. Segurança é um problema porque VBA pode ser usado para criar o código que compromete a segurança dos
seus dados ou pode danificar arquivos no seu computador. Ao usar um banco de dados criado por alguém que não seja
você, habilite o código VBA somente se você souber que o banco de dados é proveniente de uma fonte confiável. Ao criar
um banco de dados que será usado por outras pessoas, tente evitar a inclusão de ferramentas de programação que exijam
do usuário a concessão específica do status de confiável ao banco de dados. Veja mais adiante nesta seção técnicas
gerais para evitar a necessidade dos usuários confiarem no seu banco de dados.

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 Para ajudar a garantir a segurança do seu banco de dados, tente usar macros quando for possível e use a
programação em VBA apenas para operações que não possam ser realizadas usando ações de macro. Além disso, tente
usar apenas as ações de macro que não exijam a concessão do status de confiável ao banco de dados para executar.
Limitar o uso de ações de macro dessa maneira permite que os usuários tenham a certeza de que o banco de dados não
tem qualquer programação que possa danificar os dados ou outros arquivos nos seus computadores.

Você deverá usar a programação VBA em vez de macros se quiser realizar um destes procedimentos:

• Use funções internas ou crie suas próprias funções: O Access inclui muitas funções internas, como a
função IPmt que calcula o pagamento de juros. Use essas funções internas para executar cálculos sem
precisar criar expressões complicadas. Usando o código VBA, você também pode criar suas próprias
funções para executar cálculos que excedem a capacidade de uma expressão ou para substituir expressões
complexas. Além disso, você pode usar as funções que criou nas expressões para aplicar uma operação
comuns a mais de um objeto.

• Criar ou manipular objetos: Na maioria dos casos, será mais fácil criar e modificar um objeto no modo de
Design desse objeto. No entanto, em algumas situações, convém manipular a definição de um objeto no
código. Com o VBA, você pode manipular todos os objetos em um banco de dados, além do próprio banco
de dados.

• Executar ações no nível do sistema: Você pode executar a ação RunApp em uma macro para executar
outro programa (como o Microsoft Excel) no Access, mas não pode usar uma macro para fazer muito mais
do que isso fora do Access. Com o VBA, você pode verificar se existe um arquivo no computador, usar a
Automação ou DDE (troca dinâmica de dados) para se comunicar com outros programas baseados no
Microsoft Windows, como o Excel, e chamar funções em DLLs (Bibliotecas de vínculo dinâmico) do
Windows.

• Manipular um registro por vez: Use VBA para percorrer um conjunto de registros, um registro por vez, e
executar uma operação em cada registro. Por outro lado, macros trabalham com conjuntos inteiros de
registros de uma só vez.

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