Tutorial para Gestores, Fiscais e Suplentes

SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ........................................................................ 01
2 ENVIO DO DOCUMENTO FISCAL PARA VALIDAÇÃO DO POLO ................ 01
2.1 Envio de documento fiscal que não possui pedido gerado ................. 02
2.1.1 Orientações Gerais............................................................02
2.1.2 Procedimentos no ERP .......................................................03
2.2 Envio de documento fiscal que possui pedido gerado ....................... 05
2.2.2 Procedimentos no ERP ........................................................06
2.3 Inclusão Código de Barras..........................................................08
2.3.1 Documentos Individuais.......................................................09
2.3.2 Documentos Agrupados (em andamento - não disponível) ..............11
2.4 Inclusão das imagens dos documentos fiscais enviados ..................... 12
2.4.2 Procedimentos no ERP........................................................13
3 MONITORAMENTO DO STATUS DO DOCUMENTO FISCAL E VOUCHER ...... 19
3.1 Status do Documento Fiscal.....................................................19
3.2 Status do Voucher Gerado.......................................................22
4 RESPONSABILIDADE GESTOR, FISCAL E SUPLENTE DE CONTRATOS ....... 24
4.1 Recebimento do documento fiscal e envio para pagamento...............24
4.2 Emissão NFe de Devolução......................................................24

ANEXO 1: Plan Entrada de Dados Sem Pedido/ Orientações para
Preenchimento........................................................................25
ANEXO 2: Plan Entrada de Dados Com Pedido/ Orientações para
Preenchimento........................................................................28
Público: Gestores, Fiscais e/ou
Tutorial Polo de Operações Fiscais
Suplentes de Contrato
Nome do Tutorial:
Orientações quanto ao envio dos Documentos fiscais para tratamento
pela equipe do Polo de Operações Fiscais
1– INTRODUÇÃO
A partir de 01/09/2021, com a implantação do Polo de Operações Fiscais, tornam-se

necessárias algumas orientações quanto ao encaminhamento dos Documentos fiscais para
pagamento no ERP.
Neste novo processo de pagamento, após verificadas as condições de aceitação do

documento fiscal, conforme as exigências contratuais, os gestores de contrato registram
as informações deste documento no ERP, para que sejam tratadas e validadas pela equipe
do Polo de Operações Fiscais.
Sendo assim, este tutorial demonstra os novos procedimentos a serem seguidos pelos
Gestores, Fiscais e/ou Suplentes de Contrato quanto ao envio dos Documentos fiscais no
ERP, bem como o acompanhamento de seu tratamento até a concretização do pagamento.
2 – ENVIO DO DOCUMENTO FISCAL PARA VALIDAÇÃO DO POLO
A atividade inicial do gestor de contrato é a inclusão dos dados do documento fiscal no

sistema ERP, para que então a equipe do Polo possa validá-lo e tratá-lo. O prazo para este
envio é:
 Notas Fiscais de Mercadorias (produto, material de consumo e bens do ativo

permanente):
 Documentos fiscais de Serviços e contas de Consumo (água, energia, telefone):
No caso de Documentos fiscais de serviços, com o objetivo de cumprir a estes prazos, o

gestor e os fiscais e/ou suplentes poderão solicitar ao prestador de serviço que emita a Nota
Fiscal após as conferências dos requisitos contratuais.
1
Nome do Tutorial:
Além de observar os prazos informados para os Documentos fiscais de mercadorias, serviços

e consumo, o gestor e os fiscais e/ou suplentes do contrato também deverão atender ao
prazo mínimo de 15 dias corridos antes da data de vencimento do documento fiscal.
Para os casos de concessionárias que emitem documentos com vencimentos inferiores a 15

dias da data de sua emissão, os gestores e os fiscais e/ou suplentes deverão executar os
procedimentos de envio aqui mencionados, imediatamente ao seu recebimento.
O envio dos dados destes documentos ao Polo, poderá ocorrer de duas maneiras:
 Documento fiscal sem pedido gerado (pré-pedido) e,
 Documento fiscal com pedido gerado.
2.1 - Envio de documento fiscal que não possui pedido gerado (pré-pedido)
2.1.1 Orientações Gerais
Para o envio do pré-pedido, será preciso preencher a planilha (modelo) contida no arquivo
“Anexo_1 -Plan_Entrada_de_dados_SEM_pedido” com os dados dos Documentos fiscais que
serão importados para o ERP e enviados para o Polo.
Para o preenchimento desta planilha, seguir as orientações constantes no arquivo “Anexo 1-

Instruções para preenchimento (entrada de dados SEM pedido)”.
A planilha (Anexo 1) também pode ser obtida acessando o ERP: Menu Correios – Fiscal
Tributário – Polo de Operações Fiscais – Enviar Documento Fiscal para validação –
Ferramentas – Exportar Dados de Grade – Continuar.
Para o preenchimento de alguns campos da planilha, faz-se necessário consultar a tela de

cadastro do contrato referente ao documento fiscal que será enviado (ERP – Gestão de
Compras e AGC).
Atentar para grade no ERP, pois os campos da planilha e do ERP devem estar na mesma
ordem.
2
Nome do Tutorial:
2.1.2 Procedimentos no ERP
Finalizado o preenchimento da planilha, seguir com o envio dos dados no sistema ERP:
 Acessar o ERP–JDE;
 Acessar o Menu Correios – Fiscal Tributário – Polo de Operações Fiscais – Enviar Documento
Fiscal para validação:
 Importar a planilha preenchida clicando em “Ferramentas” – “Importar Dados de Grade”

e selecionar “Importar da Área de Transferência”:
 Selecionar todos os dados (colunas/linhas) da planilha que deseja importar (com exceção
do cabeçalho), copiar (CTRL+C) e colar (CTRL+V) na grade no ERP, conforme tela acima.
3
Nome do Tutorial:
 Clicar no ícone “Continuar”:
 Em seguida, clicar em “Enviar p/Validação”:
Se as informações estiverem corretas, as linhas ficarão destacadas em verde:
E o ERP lembrará que o próximo passo deve ser a inserção da imagem do documento fiscal:
 Clicar em “OK”;
Não fechar a tela do ERP.
Se o documento fiscal que está sendo enviado tiver código de barras, seguir para o item 2.3,
onde será apresentado como fazer a inclusão do mesmo.
Se o documento não tiver código de barras, seguir para o tópico 2.4, onde será apresentado
como fazer a inclusão da imagem do documento fiscal no ERP.
4
Nome do Tutorial:
Caso haja alguma informação incorreta ou algum campo de preenchimento obrigatório não
informado, o ERP emitirá mensagem de erro na cor vermelha, sinalizando o campo com erro
e/ou faltando preenchimento, também em vermelho.
Neste caso, caberá ao gestor de contrato analisar o que aconteceu. Caso a correção esteja
ao seu alcance, este deverá realizá-la e em seguida enviar os dados para a validação do Polo.
Mas, caso o erro não seja de seu conhecimento e/ou a correção não esteja ao seu alcance,
deverá registrar um chamado Help Desk – opção 06.45. Em seguida, deverá selecionar a linha
do DF com erro, excluí-la e aguardar o retorno do Help Desk para realizar o seu envio ao
Polo.
2.2 – Envio de documento fiscal que possui pedido gerado
2.2.1 Orientações Gerais
Para o envio dos dados dos documentos fiscais que já possuem pedido gerado, será preciso
preencher a planilha (modelo) contida no arquivo “Anexo_2 -
Plan_Entrada_de_dados_COM_pedido” com os dados dos pedidos e dos documento fiscais
que serão importados para o ERP e enviados para o Polo.
Para o preenchimento desta planilha, seguir as orientações constantes no arquivo “Anexo 2

- Instruções para preenchimento (entrada de dados COM pedido)”.
A planilha (Anexo 2) também pode ser obtida acessando o ERP: Menu Correios – Fiscal
Tributário – Polo de Operações Fiscais – Enviar Documento Fiscal para validação com Pedido
gerado - clicar em “+” - Ferramentas – Exportar Dados de Grade – Continuar.
Atentar para grade no ERP, pois os campos da planilha e do ERP devem estar na mesma
ordem.
5
Nome do Tutorial:
2.2.2 Procedimentos no ERP
Finalizado o preenchimento da planilha, seguir com o envio dos dados no sistema ERP:
 Acessar o ERP–JDE.
 Acessar o Menu Correios – Fiscal Tributário – Polo de Operações Fiscais – Enviar

Documento Fiscal para validação com Pedido gerado:
 Clicar no ícone “+”:
 Informar a SE dos documentos fiscais que serão enviados:
 Importar a planilha preenchida clicando em “Ferramentas” – “Importar Dados de Grade”

e selecionar “Importar da Área de Transferência”:
6
Nome do Tutorial:
 Selecionar todos os dados (colunas/linhas) da planilha que deseja importar (com

exceção do cabeçalho), copiar (CTRL + C) e colar (CTRL + V)na grade no ERP, conforme
tela acima.
 Clicar no ícone “Continuar”:
 Em seguida, clicar em “Enviar p/Validação”:
 Se as informações estiverem corretas, o ERP lembrará que o próximo passo será a

inserção da imagem do documento fiscal:
 Clicar em “OK”;
Não fechar a tela do ERP.
Se o documento fiscal que está sendo enviado tiver código de barras, seguir para o item 2.3,
onde será apresentado como fazer a inclusão do mesmo.
Se o documento não tiver código de barras, seguir para o tópico 2.4, onde será apresentado
como fazer a inclusão da imagem do documento fiscal no ERP.
7
Nome do Tutorial:
Caso haja alguma informação incorreta ou algum campo de preenchimento obrigatório não
informado, o ERP emitirá mensagem de erro na cor vermelha, sinalizando o campo com erro
e/ou faltando preenchimento, também em vermelho.
Neste caso, caberá ao gestor, fiscal e/ou suplente de contrato analisar o que aconteceu.
Caso a correção esteja ao seu alcance, ela pode ser realizada na mesma tela, campo a
campo, no próprio ERP ou corrigir a planilha e retornar o processo de envio do início.
Se o gestor optar por corrigir os itens nos campos no ERP, clicar novamente em “Enviar para
Validação”.
Mas, caso o erro não seja de seu conhecimento e/ou a correção não esteja ao seu alcance,
deverá registrar um chamado Help Desk – opção 06.45. Em seguida, deverá selecionar a linha
do erro, excluí-la e aguardar o retorno do Help Desk para realizar o seu envio ao Polo.
Após o envio dos dados dos Documentos fiscais com sucesso ao Polo (linhas destacadas em
verde), o próximo passo do gestor será incluir a imagem destes documentos no ERP (o que
era feito antes da implantação do Polo, no SISDOC).
2.3 INCLUSÃO DO CÓDIGO DE BARRAS NO ERP
Para os Documentos fiscais que serão pagos com código de barras, é preciso incluir estes
códigos de barras no ERP.
Há dois tipos de inclusão: uma para documentos individuais (quando há um código de barras
para cada documento) e outro para documentos agrupados (quando há um grupo de
Documentos fiscais que serão pagos usando um único código de barras para todos).
A inclusão do código deve ocorrer logo após o envio do documento para validação (documento
fiscal com status 10).
8
Nome do Tutorial:
2.3.1 Documentos Individuais:
 Após ter clicado em “Enviar p/Validação”, ainda na tela “Enviar Documento Fiscal para
validação”, selecionar a linha do documento fiscal e clicar em “ok” para abrir o
documento:
 Selecionar:
o “Título” ou “Convênio”;
o “Manual” para digitar manualmente o código de barras ou “Automática” para incluir o

código por meio do leitor de código de barras.
 Digitar ou realizar a leitura do código nos campos indicados:
 Clicar em “Ok”
 Repetir este procedimento para cada documento fiscal que possua código de barras
individual, selecionando-os um a um.
9
Nome do Tutorial:
A inclusão do código de barras ou qualquer outra alteração neste documento fiscal

só será possível se o mesmo ainda estiver com status 10.
Para as situações em que a tela “Enviar Documento Fiscal para validação” foi fechada (por
queda do ERP, por engano, etc) sem a inclusão do código de barras para o seu respectivo
documento fiscal, há a possibilidade de inclusão do código de barras da forma abaixo:
 Acessar o Menu Correios – Fiscal Tributário – Polo de Operações Fiscais – “Consulta

Documento Fiscal enviado para validação”;
 Informar o número do documento fiscal que deseja incluir o código de barras e clicar na
lupa para procurar;
 Clicar em “ok” para abrir o documento fiscal:
 No campo “Código de barras” clicar em “Alterar”:
10
Nome do Tutorial:
 Selecionar:
o “Título” ou “Convênio”;
o “Manual” para digitar manualmente o código de barras ou “Automática” para incluir o

código por meio do leitor de código de barras.
 Digitar ou realizar a leitura do código nos campos indicados:
 Clicar em “Ok”;
Repetir este procedimento para cada documento fiscal que possua código de barras
individual, pesquisando-os um a um.
2.3.2 Documentos Agrupados (em andamento - não disponível)
Existem duas maneiras de realizar a inclusão do código de barras para documentos agrupados:
o Pela tela “Enviar Documento Fiscal para validação”, imediatamente após ter
enviado os documentos para a validação do Polo (sem ter saído desta tela);
Verificar antes do envio do documento fiscal para validação a inserção de todos os códigos
de barras, visto que não será possível sua inclusão de forma agrupada (status 10).
11
Nome do Tutorial:
A forma mais habitual para a inclusão do código de barras (documentos agrupados) será:
 Após ter clicado em “Enviar p/Validação”, ainda na tela “Enviar Documento Fiscal para
validação”, proceder conforme os procedimentos vistos acima (documento individual)
para a inclusão do código de barras, apenas para o primeiro documento fiscal;
 Após a inserção do código de barras para o primeiro documento fiscal, selecionar o

próximo documento que pertence ao mesmo agrupamento de documentos enviados;
 Clicar em “Tela” – “Bar Code”
 Prosseguir clicando em “Tela” – “Bar Code” para todos os documentos pertencentes ao

mesmo agrupamento do primeiro documento fiscal
Com este procedimento (Tela – Bar Code), o ERP replicará automaticamente o código de
barras do primeiro documento para os demais, sem a necessidade de abrir documento por
documento para a inserção do código de barras individualmente.
2.4 – Inclusão das imagens dos Documentos fiscais enviados para a validação do Polo
2.4.1 - Orientações Gerais
A inclusão da imagem do documento fiscal, no ERP, deve ocorrer imediatamente após o

“Envio p/Validação”.
Esta inclusão abrange:

o Notas Fiscais de Serviços (mesmo eletrônicas);
o Conhecimentos de transporte (não eletrônicos);
o Notas Fiscais de produto (não eletrônicas);
o Boletos, Guias, Títulos, Recibos de Pagamento a Autônomos – RPA;
o Documentos fiscais de concessionárias;
o Documento/registro auxiliar de Nota Fiscal de serviço, tais como RANFS, DANFS, DAP e
outros que forem exigidos pelos municípios onde os serviços foram prestados.
A equipe do Polo irá avaliar os requisitos tributários e validar o documento fiscal, baseada na
imagem anexada.
12
Nome do Tutorial:
Os Documentos fiscais:
o Modelo 55 (Nota Fiscal Eletrônica, representado pelo DANFE);

o Modelo 57 (conhecimento de transporte eletrônico, representado pelo DACTE);
o Modelo 67 (conhecimento de transporte eletrônico para outros serviços, representado
pelo DACTE-OS).
Não necessitam da inclusão da imagem do documento a ser avaliado pelo Polo.
Na hipótese de recebimento de Nota Fiscal de Venda ao Consumidor – (NFVC) na modalidade

eletrônica (modelo 65), a qual não pode ser aceita pelos Correios, o gestor de contrato
deverá solicitar a substituição deste documento fiscal pela Nota Fiscal Eletrônica (modelo
55).
Para os contratos de locação de bens imóveis, é de responsabilidade da equipe do Polo

somente a avaliação dos tributos incidentes sobre os pagamentos aos locadores, a partir do
registro realizado no ERP, não necessitando anexar a imagem da planilha que originou o
registro. Desta maneira, a responsabilidade quanto aos valores informados é de quem gerou
o registro.
2.4.2 - Procedimentos no ERP
 Criar uma pasta em seu computador, onde serão colocados os Documentos fiscais
digitalizados;
 Editar o nome de cada documento fiscal (salvo no formato PDF), colocando como nome o
número do documento (sem colocar .pdf no nome do arquivo);
 Com os arquivos renomeados, cole-os dentro da pasta com sua matrícula, no endereço:
\\sac0424\sistemas\EDI\ERP_DOCFISCAIS \PROD\MOVIMENTACAO\
13
Nome do Tutorial:
No primeiro acesso a este endereço, é preciso criar uma pasta com a sua matrícula (sem
pontos e traço) para que os arquivos sejam disponibilizados dentro dela.
A disponibilização dos arquivos neste servidor é o primeiro passo a ser realizado durante a
inclusão da imagem no ERP, uma vez que o sistema precisa de aproximadamente 15 minutos
para processar essas imagens, deixando-as prontas para a etapa que veremos a seguir.
Após o tempo de processamento (15 minutos), verifique se os arquivos disponibilizados no

servidor (dentro da pasta com sua matrícula) não estão mais lá, caso não estejam significa
que os mesmos já foram processados. Acesse:
 Menu “Correios” – “Fiscal Tributário” – “Polo de Operações Fiscais” – “Consulta

Documento Fiscal enviado para validação”:
 Informar o número de um dos documentos fiscais que teve sua imagem disponibilizada no
servidor e clicar em “Procurar”:
14
Nome do Tutorial:
 Clicar em “Linha” – “Anexar por Processam”
Nesta tela virão todos os Documentos fiscais que foram enviados juntos para a validação.
15
Nome do Tutorial:
 Clicar então, em “Ferramentas” – “Exportar Dados de Grade”:
 Selecionar a opção “Exportar para o Excel”;
 Clicar em “Continuar”;
 Abrir o arquivo Excel para onde os dados foram exportados;
 Ir até a coluna “Nome do Arquivo Original” e preencher o nome do arquivo para cada
linha.
No preenchimento da planilha, o nome do arquivo será o “número do documento fiscal” +

“.pdf”, conforme exemplo abaixo:
 Retornar ao ERP;
16
Nome do Tutorial:
 Clicar em “Tela” – “Processar Importação”:
 Clicar em “Ferramentas” – “Importar Dados de Grade”:
 Selecionar “Importar da Área de Transferência”;
 Copiar os dados da planilha que teve o nome do arquivo informado (com exceção do
cabeçalho);
 Colar (Ctrl+V) na grid do ERP e clicar em “Continuar”:
17
Nome do Tutorial:
 Clicar em “Anexar”:
 Aguardar aproximadamente 10 minutos para que a imagem seja anexada e possa ser aberta
no ERP.
Finalizado o envio dos Documentos fiscais para validação e respectiva inclusão de imagens,
inicia-se a etapa de tratamento pela equipe do Polo Tributário, contudo, é imprescindível e
de responsabilidade do gestor acompanhar os status (etapas de processamento) até a
concretização do seu pagamento.
18
Nome do Tutorial:
3 – MONITORAMENTO DO STATUS DO DOCUMENTO FISCAL E DO VOUCHER
3.1 Status do Documento Fiscal
Para consultar o status do documento fiscal, o gestor de contrato deverá acessar no ERP:
 Menu “Correios” – “Fiscal Tributário” – “Polo de Operações Fiscais” – “Consulta

Documento Fiscal enviado para validação”:
 A pesquisa poderá ser feita por:
o Número do documento fiscal;

o Fornecedor (AN8);
o Status do documento fiscal.
O status do documento fiscal (DF) estará disponível na coluna “Status Processo Polo
Recebimento”. Os possíveis status são:
19
Nome do Tutorial:
Tabela de Status do Processo no Polo Tributário

Códig
Descrição Situação
o
Status em que o documento foi encaminhado pelo fiscal e está pronto para ser
10 DF enviado ao Polo de Operações Fiscais
analisado pelo validador no Polo Tributário.
Status em que o documento está em análise ou foi aberto por um validador do Polo
DF em análise pelo Polo (selecionado para
15 mas não foi validado ou recusado. Somente o validador do Polo que o abriu
tratamento)
inicialmente conseguirá reabrir para continuar a análise.
20 DF validado pelo Polo de Operações Fiscais Status em que o documento já foi analisado e validado pelo Polo Tributário.
Status em que a validação foi cancelada mas o documento fiscal já possui pedido
DF com validação cancelada pelo Polo de
22 gerado. O gestor deverá verificar a msg de orientação enviada pelo Polo e, após
Operações Fiscais
identificado o erro, excluir o DF do ERP e fazer um novo envio com a correção.
Status em que o documento foi analisado e devolvido pelo validador do Polo
Tributário por irregularidades. O gestor deverá verificar a msg de orientação enviada
30 DF não validado pelo Polo de Operações Fiscais
pelo Polo e, após identificado o erro, excluir o DF do ERP e fazer um novo envio com
a correção.
50 Relatório de recebimento sendo processado Status em que o documento está com relatório de recebimento em andamento.
60 Erro no recebimento do DF (integração com SF) Status de erro a ser verificado pela equipe do polo.
Status em que as operações de validação foram concluídas, o gestor já consegue ver o

75 DF com voucher gerado
número do voucher gerado para pagamento.
Enquanto o documento fiscal estiver com status 10, o gestor, fiscal e/ou suplente de contrato
poderá editá-lo ou até mesmo excluí-lo.
Os Documentos fiscais com status 22 e 30, possivelmente irão requerer ação corretiva do
gestor, fiscal e/ou suplente do contrato. Para saber o que ocorreu, verifique a mensagem
de orientação enviada, pela equipe do Polo Tributário:
 Selecionar a linha do documento fiscal que deseja consultar a mensagem;
 Clicar em “Linha” – “Mensagens”:
20
Nome do Tutorial:
Após feita a devida correção, o documento fiscal precisará ser reenviado para nova análise
e validação pela equipe do Polo. Porém, antes de reenviá-lo será preciso excluir o registro
que se encontra errado, conforme abaixo:
 Pesquisar o número do documento fiscal na tela “Consulta Documento Fiscal enviado para
validação”
 Selecionar a linha do documento fiscal que foi corrigido e clicar na lixeira para
excluí-lo;
21
Nome do Tutorial:
 Em seguida, clicar em “ok” confirmando a exclusão.
Com a exclusão concluída, o documento fiscal corrigido poderá ser reenviado ao Polo, para
isto será preciso proceder conforme orientações dos tópicos 2.1 (pré-pedido) ou 2.2 (com
pedido).
3.2 Status do Voucher Gerado
Quando o documento fiscal estiver com status 75, é possível consultar o número do voucher
e o seu status, na mesma tela de “Consulta Documento Fiscal enviado para validação”.
22
Nome do Tutorial:
Para vouchers com status “X”, verifique se a conta do cadastro AN8 está correta, caso tenha
dúvida, entre em contato com a equipe do Contas a Pagar, via Help Desk opção 05.34.
Para vouchers com status “B”, providencie a correção do bloqueio orçamentário junto ao
dono de categoria da conta orçamentária.
Já os vouchers com status 4 e 6, estes serão tratados pela equipe do Polo.
A seguir apresenta-se, resumidamente, quais são as responsabilidades do Gestor, Fiscal e

Suplente dos Contratos quanto aos Documentos fiscais.
23
Nome do Tutorial:
4 – RESPONSABILIDADES: GESTOR, FISCAL E SUPLENTE DE CONTRATOS
É de responsabilidade do gestor, fiscal e suplente dos contratos:
4.1 Recebimento do documento fiscal e envio para pagamento
4.2 Emissão NFe de devolução
24
Nome do Tutorial:
Orientações quanto ao encaminhamento dos documentos fiscais para
validação e tratamento, pela equipe do Polo de Operações Fiscais
Anexo I - Instruções para preenchimento da planilha (entrada de dados sem pedido)

Campos de preenchimento obrigatório para todos os tipos de contratos:
 “Número Contrato/Liquidação”: informar o número do contrato;
 “Ano Contrato”: informar o ano do contrato;
 “DR/AC”: informar a SE do contrato;
 “Tipo do Contrato”: informar o que consta no campo “Tipo Contrato” da tela de cadastro
do contrato;
 “Item do Contrato”: informar o número do item, constante no coluna “Item” da tela de

itens do cadastro do contrato (Tela – Itens), referente ao item do documento fiscal.
 “Código do Item”: informar o código do item referente ao documento fiscal, constante

na coluna “Código Mat/Serv” da tela de itens do cadastro do contrato (Tela – Itens).
Obs.:
Caso seja item de referência cruzada (item RC), o item informado na planilha precisa
ser o item específico.
Para saber o código do item específico: consultar o item RC (Correios – Cadastro de Item
– Item Mestre - Referência Cruzada) e informar na planilha o item específico referente
ao documento fiscal;
 “Data de Entrega”: informar a data de entrega do item contratado;
 “Número NF”: informar o número do documento fiscal.
Obs.1:
Caso o fornecedor seja Pessoa Física e não possua recibo ou nota, registrar um chamado
Help Desk (formulário em andamento - será implementado nos próximos dias),
solicitando a geração do RPA. Aguardar o retorno com o número gerado, para o
preenchimento deste campo;
Obs.2:
Para NFs de serviços (BRNFI-SP) tributadas pelo ISSQN, observar a regra:
25
Nome do Tutorial:
 “Série NF”: informar a série do documento fiscal, caso possua;
 “Tipo NF”: informar o tipo (BRNFI) de documento fiscal que está sendo enviado,
conforme este critério:
26
Nome do Tutorial:
 “Centro de Custos”: informar o MCU do centro de custos onde a despesa será registrada;
 “Data de Recebimento”: informar a data de recebimento do item contratado;
 “Data de Atesto”: informar a data de atesto do documento fiscal;
 “Data de Emissão NF”: informar a data de emissão do documento fiscal;
Campos de preenchimento obrigatório somente para alguns tipos de contrato:
 “Local de Entrega”: informar o MCU constante na coluna “Local de Entrega” da tela

de Distribuição do cadastro do contrato (Linha – Distribuição).
Este campo poderá ficar em branco, dependendo do tipo de contrato;
 “Quantidade a Gerar”: informar a quantidade que foi contratada, conforme o tipo de

contrato;
 “Preço Unitário”: Informar o preço unitário, conforme o tipo de contrato;
 “Valor a Gerar”: Informar o valor bruto, conforme o tipo de contrato;
27
Nome do Tutorial:
 “Fornecedor Forn.Alternativo”: informar o AN8 do Fornecedor Alternativo para os

documentos fiscais de contratos que possuam fornecedores alternativos cadastrados
(Cadastro do Contrato – Tela – Fornec. Alternativo);
 “Valor Líquido”: informar o valor líquido (valor bruto reduzido dos tributos que serão
retidos) para os documentos fiscais dos tipos: BRNFI-EN, BRNFI-AG, BRNFI-GS, BRNFI-TL
e BRNFI-TE;
 “Data de Vencimento”: informar a data de vencimento para os documentos fiscais

referentes a contratos que não possuem o seu vencimento atrelado à data de atesto;
 Os demais campos devem permanecer em branco (nº fatura, beneficiário alternativo,

ordem de serviço, tipo OS)
28
Nome do Tutorial:
Anexo II - Instruções para preenchimento da planilha (entrada de dados com pedido)

Campos de preenchimento obrigatório para todos os tipos de contratos:
 “Nº do Pedido”: informar o número do pedido que já foi gerado para este documento
fiscal;
 “Tp. Pd.”: informar o tipo de pedido que foi gerado para este documento fiscal;
 “Nº da Linha”: informar o número da linha do pedido correlacionada ao item do

documento fiscal que está sendo informado;
 “Número NF”: informar o número do documento fiscal.
Obs.: para NFs de serviços (BRNFI-SP) tributadas pelo ISSQN, observar a regra:
 “Série NF”: informar a série do documento fiscal, caso possua;
 “Tipo NF”: informar o tipo (BRNFI) de documento fiscal que está sendo enviado,
conforme este critério:
28
Nome do Tutorial:
 “Valor Líquido”: informar o valor líquido (valor bruto reduzido dos tributos que serão
retidos) para os documentos fiscais dos tipos: BRNFI-EN, BRNFI-AG, BRNFI-GS, BRNFI-TL
e BRNFI-TE;
 “Centro de Custos”: informar o MCU do centro de custos onde a despesa será registrada;
 “Data de Recebimento”: informar a data de recebimento do item contratado;
 “Data de Atesto”: informar a data de atesto do documento fiscal;
 “Data de Emissão NF”: informar a data de emissão do documento fiscal;
 “Data de Vencimento”: informar a data de vencimento para os documentos fiscais

referentes a contratos que não possuem o seu vencimento atrelado à data de atesto;
 Os demais campos devem permanecer em branco (Quant. Recebida, Valor Total do Item,
Número da Fatura).
29

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SUMÁRIO

2 ENVIO DO DOCUMENTO FISCAL PARA VALIDAÇÃO DO POLO ................ 01

2.3.1 Documentos Individuais.......................................................09

2.3.2 Documentos Agrupados (em andamento - não disponível) ..............11

2.4 Inclusão das imagens dos documentos fiscais enviados ..................... 12

2.4.1 Orientações Gerais............................................................12

2.4.2 Procedimentos no ERP........................................................13

3 MONITORAMENTO DO STATUS DO DOCUMENTO FISCAL E VOUCHER ...... 19

3.1 Status do Documento Fiscal.....................................................19

3.2 Status do Voucher Gerado.......................................................22

4 RESPONSABILIDADE GESTOR, FISCAL E SUPLENTE DE CONTRATOS ....... 24

4.1 Recebimento do documento fiscal e envio para pagamento...............24

4.2 Emissão NFe de Devolução......................................................24

A partir de 01/09/2021, com a implantação do Polo de Operações Fiscais, tornam-se

Neste novo processo de pagamento, após verificadas as condições de aceitação do

2 – ENVIO DO DOCUMENTO FISCAL PARA VALIDAÇÃO DO POLO

A atividade inicial do gestor de contrato é a inclusão dos dados do documento fiscal no

 Notas Fiscais de Mercadorias (produto, material de consumo e bens do ativo

 Documentos fiscais de Serviços e contas de Consumo (água, energia, telefone):

No caso de Documentos fiscais de serviços, com o objetivo de cumprir a estes prazos, o

Além de observar os prazos informados para os Documentos fiscais de mercadorias, serviços

Para os casos de concessionárias que emitem documentos com vencimentos inferiores a 15

2.1.1 Orientações Gerais

Para o preenchimento desta planilha, seguir as orientações constantes no arquivo “Anexo 1-

Para o preenchimento de alguns campos da planilha, faz-se necessário consultar a tela de

2.1.2 Procedimentos no ERP

 Importar a planilha preenchida clicando em “Ferramentas” – “Importar Dados de Grade”

 Clicar no ícone “Continuar”:

 Em seguida, clicar em “Enviar p/Validação”:

Se as informações estiverem corretas, as linhas ficarão destacadas em verde:

Não fechar a tela do ERP.

2.2 – Envio de documento fiscal que possui pedido gerado

2.2.1 Orientações Gerais

Para o preenchimento desta planilha, seguir as orientações constantes no arquivo “Anexo 2

2.2.2 Procedimentos no ERP

 Acessar o Menu Correios – Fiscal Tributário – Polo de Operações Fiscais – Enviar

 Clicar no ícone “+”:

 Informar a SE dos documentos fiscais que serão enviados:

 Importar a planilha preenchida clicando em “Ferramentas” – “Importar Dados de Grade”

 Selecionar todos os dados (colunas/linhas) da planilha que deseja importar (com

 Clicar no ícone “Continuar”:

 Em seguida, clicar em “Enviar p/Validação”:

 Se as informações estiverem corretas, o ERP lembrará que o próximo passo será a

Não fechar a tela do ERP.

2.3 INCLUSÃO DO CÓDIGO DE BARRAS NO ERP

2.3.1 Documentos Individuais:

o “Manual” para digitar manualmente o código de barras ou “Automática” para incluir o

 Digitar ou realizar a leitura do código nos campos indicados:

A inclusão do código de barras ou qualquer outra alteração neste documento fiscal

 Acessar o Menu Correios – Fiscal Tributário – Polo de Operações Fiscais – “Consulta

 Clicar em “ok” para abrir o documento fiscal:

 No campo “Código de barras” clicar em “Alterar”:

o “Manual” para digitar manualmente o código de barras ou “Automática” para incluir o

 Digitar ou realizar a leitura do código nos campos indicados:

2.3.2 Documentos Agrupados (em andamento - não disponível)

 Após a inserção do código de barras para o primeiro documento fiscal, selecionar o

 Clicar em “Tela” – “Bar Code”

 Prosseguir clicando em “Tela” – “Bar Code” para todos os documentos pertencentes ao

2.4.1 - Orientações Gerais

A inclusão da imagem do documento fiscal, no ERP, deve ocorrer imediatamente após o

Esta inclusão abrange:

o Modelo 55 (Nota Fiscal Eletrônica, representado pelo DANFE);

Não necessitam da inclusão da imagem do documento a ser avaliado pelo Polo.

Na hipótese de recebimento de Nota Fiscal de Venda ao Consumidor – (NFVC) na modalidade