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DICAS
DE COMO
ESCOLHER O
SISTEMA DE
GESTÃO IDEAL
SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO 03

2 PRONTO PARA TRANSFORMAR A GESTÃO DA SUA EMPRESA 04

2.1 CONHEÇA A SUA NECESSIDADE 05

2.2 DEFINA OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO 07

2.3 NÃO DELEGUE A DECISÃO 09

2.4 CUIDADO COM O DESEMPATE 10

2.5 VEJA ALÉM DA IMPLEMENTAÇÃO 11

3 CONTE COM UM PARCEIRO 12

INTRODUÇÃO

Muitas empresas convivem com mais erros do que acertos na escolha Até hoje, os gestores cometem o erro de não dedicarem tempo e
de um software de gestão. atenção necessários para essa decisão tão importante. Quando
tratamos de um sistema de gestão, envolvemos investimentos,
Normalmente, o responsável pela seleção são os próprios usuários
trabalho, necessidades e expectativas de toda uma empresa. Esta
que são de áreas distintas e não compreendem de maneira
decisão é uma daquelas que farão toda a diferença para o seu negócio
aprofundada o funcionamento do sistema. Nesses casos, as dúvidas e
e, por isso, estamos aqui para ajudá-lo a analisar todos os pontos com
dificuldades são justificáveis. Mas e quanto aos profissionais de TI e
relevância que requerem.
usuários experientes?

5 Dicas de como escolher o Sistema de Gestão ideal 03

Pronto para TRANSFORMAR
a GESTÃO da sua EMPRESA ?
VEJA AS 5 DICAS QUE PREPARAMOS
DE COMO ESCOLHER O SISTEMA DE
GESTÃO IDEAL PARA O SEU NEGÓCIO!

5 Dicas de como escolher o Sistema de Gestão ideal 04

1. CONHEÇA A SUA NECESSIDADE
O primeiro passo é sempre saber onde você precisa chegar para saber se está no caminho certo.
Só é possível determinar qual solução é a ideal, conhecendo bem o que
o seu negócio precisa. O tamanho e o segmento da sua empresa, além
das exigências a quais ela está submetida, são pontos essenciais a
serem analisados na hora de escolher um Sistema de Gestão.
Outro ponto é pensar nos objetivos. Saiba onde você quer chegar para
entender quais ações são necessárias para alcançar suas metas. Depois
de identificar esse caminho, faça um desenho dos processos realizados
pela empresa. O Sistema deve, não só atender suas necessidades
atuais, como também apresentar soluções que atenderão suas
necessidades futuras, acompanhando a sua empresa e o mercado.
5 Dicas de como escolher o Sistema de Gestão ideal
Mesmo que, atualmente, conte com um serviço terceirizado para o
cumprimento de suas obrigações Fiscais e Contábeis, você pode decidir
internalizar o processo no futuro. Neste caso, o ERP deverá garantir os
requisitos exigidos pela legislação brasileira.
A contratação de um Sistema de Gestão é uma oportunidade de
alavancar as vendas e a produtividade, além de aumentar a margem
de lucro, eliminando planilhas, erros e retrabalhos. Por isso, deve
ser analisada com atenção!
Não crie resistência às mudanças ou tenha preguiça de pensar em
como melhorar! Com um ERP é possível realizar os processos e
atividades dentro da sua empresa de forma muito mais eficiente,
integrada e ágil.
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1. CONHEÇA A SUA NECESSIDADE

SAIBA MAIS SOBRE

ESSE ASSUNTO EM
NOSSO ARTIGO:
QUANDO E POR QUE
IMPLANTAR UM
SISTEMA ERP?

5 Dicas de como escolher o Sistema de Gestão ideal 06

2. DEFINA OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO
Toda escolha parte de um critério. A escolha de um ERP deve seguir
esta lógica, a partir de critérios bem desenvolvidos e analisados, que
sejam condizentes com a real importância dessa decisão.
Não estamos falando em escolher Coca-Cola ou Pepsi, mas sim de
um produto que deverá reformular a sua gestão e trazer resultados
reais para o seu negócio. Dessa forma, conheça bem as
necessidades da sua empresa e busque se informar e pesquisar ao
máximo sobre a qualidade e reputação do fabricante e do produto
que deseja contratar.
“MEÇA SEMPRE AQUILO QUE FOI FEITO COM AQUILO QUE
PODERIA SER FEITO.”
LAO TSÉ
5 Dicas de como escolher o Sistema de Gestão ideal
Pode até pensar em economizar na hora de escolher o refrigerante, mas
não neste momento! Conhece a frase “o barato sai caro”? Então, você,
com certeza, não deve achar sensato investir, ter que descartar e logo
desembolsar novamente, não é? Um software barato, provavelmente,
não poderá trazer a solução ideal e te atender bem para sempre.
O Sistema de Gestão ideal precisa ser estável, confiável, integrado e
flexível, adaptando-se a novos conceitos e ferramentas que apareçam
no mercado. A programação deve utilizar linguagem moderna e estar
em um banco de dados com eficiência comprovada.
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2. DEFINA OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

Para que isso seja possível, o software deve apresentar referências
práticas e teóricas, seguir princípios e conceitos e não pode ser criado
visando atender somente uma situação. Todas as funcionalidades como
Contabilidade, Cálculo e Apropriação de Custos, Gestão Financeira,
Contábil e Orçamentária, Simulação de Custos, Lucro, etc. precisam
ser desenvolvidas com um embasamento teórico.
A diferença é evidente em casos de empresas que possuem
desenvolvimentos internos realizados pelo pequeno grupo de
programadores, para atender necessidades pontuais e momentâneas.
Da mesma forma, o oposto também é inviável. Não acredite em
fornecedores que prometam o software que “faz tudo”.
As funcionalidades e os direcionamentos são extensos demais para
serem atendidos de maneira completa por um único produto.
Um ERP deve deter o conhecimento, especialização e
controle entre os núcleos Fiscal, Contábil e Financeiro ou
Industrial. As funcionalidades extras precisam ser fornecidas
por parceiros, de forma integrada, possibilitando uma solução
que atenda verdadeiramente às necessidades dos clientes.
Neste caso, o fornecedor é responsável pela manutenção e
integração entres os dois sistemas.

5 Dicas de como escolher o Sistema de Gestão ideal 08

3. NÃO DELEGUE A DECISÃO

Você pode compartilhar uma responsabilidade, mas não delegá-la!

O primeiro erro é delegar esta responsabilidade a alguém. É comum
que as empresas optem pela votação dos usuários; e claro que é A decisão final deve ser assumida pelos sócios, enquanto que o
essencial a aprovação dos que estarão utilizando o sistema na prática... coordenador dessa implementação atua como mediador, com
mas este não deve ser o único critério levado em consideração. A autoridade para cobrar a participação dos gestores e grande
questão é que, muitas vezes, os usuários buscam pontuar o igual ou responsabilidade com relação a seleção das opções.
parecido e que apenas realize de forma mais eficiente o que já é feito.
Inconscientemente, há uma resistência às mudanças.

Deve sempre haver um coordenador encarregado de separar e alinhar

com a Diretoria quais são as necessidades da empresa, para que a
decisão possa caminhar por eliminação entre os produtos que não
atendam os pontos levantados. Bem como, é papel deste
coordenador pré-selecionar os fornecedores em potencial,
acompanhar todo o processo, realizar workshops e organizar votações
entre os usuários e, principalmente, entre os gestores que possuem
maior qualificação e experiência. A ideia é promover um ambiente
comprometido, que conduza à melhor solução para a empresa.

5 Dicas de como escolher o Sistema de Gestão ideal 09

4. CUIDADO COM O DESEMPATE

Iniciar a seleção com mais de sete fornecedores não é uma atitude

inteligente. Se você prioriza a qualidade, é quase impossível haver Existem fornecedores nacionais muito pequenos, sem estrutura,
tantos concorrentes equivalentes. sem carteira ou clientes e sem tradição no mercado para você
arriscar uma parceria. Busque por referência no mercado, estrutura
Dentro deste princípio, o ideal é começar com, em média, três
organizacional para desenvolvimento, help desk e instalações
pré-selecionados. Além disso, com certeza, existem outras
adequadas. Assim, o risco torna-se muito menor!
características importantes a serem consideradas, já que procura por
um sistema de gestão que atenda às suas necessidades por, pelo Ainda há muitos aventureiros nessa área que, apesar de receberem
menos, muito tempo. uma avaliação negativa, continuam vendendo para novos clientes.
Por isso, atente-se a reputação do produto e do fornecedor.
É necessário ter uma visão de diferentes ângulos sobre o projeto e o
mercado, alinhando as necessidades com a realidade. A política
comercial, custos ocultos, parcerias, ética e transparência, infelizmente,
ainda recebem pouca importância nesse processo, apesar de serem
variáveis essenciais para a tomada de decisão. Portanto, veja além das
telas do sistema!

“NO INSTANTE EM QUE É TOMADA UMA NOVA DECISÃO, ENTRA EM

MOVIMENTO UMA NOVA CAUSA, EFEITO, DIREÇÃO E DESTINAÇÃO.”
ANTHONY ROBBINS

5 Dicas de como escolher o Sistema de Gestão ideal 10

5. VEJA ALÉM DA IMPLEMENTAÇÃO
Não adianta acreditar que o trabalho acabou depois da implantação do
sistema. Sempre será necessário uma consultoria e o treinamento
adequado para todos os usuários, de modo a aproveitar todas as
vantagens das funções do software. O projeto nunca será encerrado
permanentemente. Uma manutenção periódica é essencial para
otimizar as soluções e adaptá-las às novas necessidades do negócio.
Outro ponto é o treinamento de novos integrantes. Muitas empresas
substituem funcionários com frequência e acabam não investindo na
preparação adequada dos novos contratados – o que constitui um
grande erro. Este aspecto deve sempre ser considerado no custo da
admissão. O usuário que deixa a empresa, dificilmente, transmite todas
as informações necessárias para o seu sucessor. Portanto, deve haver
um treinamento competente por um consultor especializado.
Um grande problema que, muitas vezes, dá origem às insatisfações e
reclamações sobre os sistemas de gestão é o vício dos usuários em
“PARA ENXERGAR CLARO, BASTAR MUDAR A DIREÇÃO DO OLHAR.”
-ANTOINE DE SAINT-EXUPÉRY
5 Dicas de como escolher o Sistema de Gestão ideal
introduzir, por conta própria, novas práticas na utilização. Isso apenas
reduz a eficiência do software ao longo do tempo e essa
responsabilidade não é só dos clientes!
Muitos fornecedores de ERP, para viabilizarem o crescimento da
própria empresa, apostam no credenciamento de representantes
em diferentes localidades. Por um lado, isso possibilita a expansão
da cobertura e o aumento do faturamento enquanto, por outro,
não consegue garantir a qualidade das vendas. Esses canais
recebem comissão sobre a venda de licenciamento, implantação
do projeto, etc., porém, ao fim desse processo, o que os “sustenta”
é a consultoria. Neste momento é que encontramos a
customização inadequada do ERP, que acaba ocasionando a
insatisfação de muitos usuários e, consequentemente, a má
reputação dos sistemas de gestão no mercado.
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Conte com um
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5 Dicas de como escolher o Sistema de Gestão ideal 12

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