GUIA

COMPLETO
SOBRE BPO
CONTÁBIL E
TRIBUTÁRIO
INTRODUÇÃO........................................................................................................................3
O QUE É BPO E QUAL SUA FUNÇÃO NAS EMPRESAS?.......................................................7
ENTÃO O BPO É UM SISTEMA DE TERCEIRIZAÇÃO PARA EMPRESAS?........................... 11
NÚMEROS DO BPO NO BRASIL......................................................................................... 14
CUIDADOS QUE VOCÊ DEVE TER ANTES DE ADOTAR O MODELO BPO.......................... 16
QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO CONTÁBIL....................................................................... 19
QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO TRIBUTÁRIO...................................................................25
CONCLUSÃO........................................................................................................................32
INTRODUÇÃO
 T
oda empresa seja de pequeno,
médio ou grande porte tem em seu
íntimo a necessidade de melhorias
– principalmente se é uma empresa
emergente dentro de um determinado
segmento e pretende alcançar os seus
objetivos, que entre outras coisas, incluem
fazê-la chegar ao sucesso.

E o sucesso se alcança com profissionalismo,

principalmente nos primeiros momentos
onde se deve ter atenção a cada um dos
setores fundamentais da sua empresa,
seja às áreas produtivas, comerciais,
administrativas. Enfim, o empresário deve
analisar o todo da empresa, pois uma área
está interligada à outra.

INTRODUÇÃO 4
Por exemplo, se você decide fazer uma
promoção nos seus produtos, é importante
analisar o saldo de estoque, a capacidade de
produção, as estratégias e disponibilidade da
equipe comercial, a capacidade da logística
para realizar a entrega dos produtos, os
relatórios financeiros para saber qual é o valor
mínimo que o produto pode ser vendido para
não gerar prejuízo.

Todas as áreas da empresa estão interligadas

de alguma forma, e você como administrador,
deve ficar atento à sua empresa como um todo.

INTRODUÇÃO 5
Porém, sabemos muito bem que, quanto mais
sua empresa cresce menor é o tempo que você
terá para se dedicar a outras funções que não
administrativas, e como mencionamos, é preciso
estar atento a todos os setores da sua empresa,
principalmente onde se diz respeito às receitas e
lucros, bem como com relação às atribuições de
ordem tributária e fiscal que também fazem parte
dos valores do seu negócio.

Por essa razão é que você deve conhecer quais são

os benefícios de uma empresa que presta serviços
com o modelo BPO nas áreas de contabilidade,
tributário e departamento pessoal. Com esse
e-book você poderá conhecer a utilidade dessa
modalidade de trabalho e qual forma estes serviços
podem ajudar a sua empresa a alcançar o seu lugar
de destaque no mercado.

INTRODUÇÃO 6
O QUE É BPO E QUAL
SUA FUNÇÃO NAS
EMPRESAS?
O
BPO em termos gerais é a contratação
dos serviços de uma empresa voltados
para tarefas específicas dentro do seu
empreendimento, para que assim, você possa
continuar mantendo o nível de qualidade dos
serviços prestados pelo seu negócio. No Brasil,
por força da legislação não é possível terceirizar
departamentos da atividade fim da empresa, dessa
forma o BPO no Brasil trata das áreas secundárias.

A sigla vem de Business Process Outsourcing,

ou, em bom português Terceirização de Processos
de Negócios (também conhecido popularmente
no meio apenas como outsourcing), resume muito
bem quais são as atribuições desse tipo de serviço
para os seus negócios.

O QUE É BPO E QUAL SUA FUNÇÃO NAS EMPRESAS? 8

 Ao contratar os serviços de BPO, de forma
imediata os custos das tarefas secundárias
diminuem sensivelmente. Isso é possível porque
a tecnologia é utilizada como ferramenta de
informação e inserção de dados na obtenção das
informações para apurações fiscais, geração de
obrigações acessórias e relatórios contábeis.

Com isso, você ganha em produtividade, já que

terá mais tempo e foco no negócio da empresa
enquanto que uma empresa especializada fica
responsável civil, penal e tecnicamente pelos
dados informados ao Fisco e aos órgãos regulares.

O QUE É BPO E QUAL SUA FUNÇÃO NAS EMPRESAS? 9

Resumindo, o BPO é um serviço que barateia
o custo de alguns departamentos que não
interferem na produtividade dos setores
principais, garantindo uma boa vantagem
competitiva com relação aos seus concorrentes
uma vez que seus custos fixos com a folha de
pagamento caíram.

Esta vantagem competitiva vem também dos

maiores esforços e no foco da organização que
ficam concentrados em seus processos principais.
Em seu início, o modelo BPO era usado quase que
exclusivamente por empresas de manufatura,
como por exemplo, multinacionais, que
terceirizam a maior parte de suas cadeias de
suprimentos e voltava-se ao marketing quase que
exclusivamente.
O QUE É BPO E QUAL SUA FUNÇÃO NAS EMPRESAS?
Mas, no Brasil isso não é possível já que a
legislação não permite a terceirização de áreas
afins da empresa, porém, com a Reforma
Trabalhista que tramita no congresso, se aprovada
será possível. Isso mudou hoje em dia, já que com
o aumento da importância de setores ligados à
tecnologia da informação fez com que muitas
empresas adotassem esse modelo de negócio.
10
 ENTÃO O BPO É
UM SISTEMA DE
TERCEIRIZAÇÃO PARA
EMPRESAS?
N
ão, pois o BPO é mais específico. Na
verdade, é o fornecimento de soluções
oferecidos após uma longa análise de
processos dos setores e serviços específicos
de sua empresa que vão propor uma reforma
atrelada a inovações e a adoção de tecnologia
para melhoramento do desempenho e da
qualidade dos processos do seu negócio.

Tudo o que não faz parte dos processos iniciais

ou dos fins de produção de uma companhia
é abrangido por serviços de empresas que
fornecem BPO – esse “meio” do processo, ou os
processos secundários é onde elas atuam com
mais frequência.

ENTÃO O BPO É UM SISTEMA DE TERCEIRIZAÇÃO PARA EMPRESAS? 12

 SÃO ATRIBUIÇÕES DESSE MEIO OS
SERVIÇOS:

»» Gestão informacional
»» Gestão da folha de pagamento
»» Assessoria contábil
»» Assessoria tributária
»» Assessoria financeira
»» BackOffice em geral
»» Arquivamentos
»» Digitalização de documentos
»» Gerenciamento de documentos e processos
»» Auditoria de processos e contas
»» Gestão de Logística
»» Gestão de Suprimentos para plataformas de
serviço integradas
»» Infraestrutura
»» Gestão de Softwares

ENTÃO O BPO É UM SISTEMA DE TERCEIRIZAÇÃO PARA EMPRESAS? 13

NÚMEROS DO BPO NO
BRASIL
A
terceirização ainda é pouco utilizada por
empresas brasileiras, sendo contratadas
por apenas 15% delas – mas apesar disso
é uma área que movimenta bastante dinheiro
no país. Apenas em 2010 havia previsão de uma
movimentação de mais de 10 bilhões de reais
por parte deste setor.

O BPO é o meio que mais cresce neste cenário.

Anualmente possui um crescimento de até 8%
em função da difusão do conceito de serviços
compartilhados. Segmentos como atendimento
ao cliente e finanças são algumas das áreas que
estimulam este crescimento, já que é através da
manutenção deles que se dá o serviço, além do
setor de compras que cresceu em 27% e recursos
humanos com 24% pela entrada neste meio

NÚMEROS DO BPO NO BRASIL 15

 CUIDADOS QUE
VOCÊ DEVE TER
ANTES DE ADOTAR
O MODELO BPO
Antes de adquirir esse modelo de serviço,
é preciso que você mapeie a sua empresa
e descubra nela setores que necessitam de
estímulo extra, ou que sua equipe interna não
esteja conseguindo atender a demanda e que
são partes secundárias e que não estejam ligadas
diretamente ao produto final produzido.

Outro passo importante é encontrar parceiros a

serem seguidos e que sejam adequados à política
da empresa e aos seus objetivos, bem como
conquistar o comprometimento da empresa para
garantir que esses serviços façam parte de um
crescimento que vai afetar positivamente em
suas vidas (encontrar meios motivadores para os
setores em questão é um ponto importante).

CUIDADOS QUE VOCÊ DEVE TER ANTES DE ADOTAR O MODELO BPO 17

 Além disso, definir indicadores ideais de negócios
e bônus e penalidades, que representará, neste
último caso, uma mudança positiva na relação entre
clientes, funcionários e fornecedores em geral.

Entre os diversos problemas que você pode

encontrar na hora de aderir a prática do BPO
estão inclusos o não cumprimento dos níveis de
serviços acordados com a sua empresa, assim
como, na hora de fazer o acordo é preciso deixar
claras as intenções deste documento.

Além disso, alterar requisitos pode provocar

despesas que você não estava prevendo e, apesar
dos benefícios do BPO para o desenvolvimento
e crescimento da sua empresa, a dependência
dele pode reduzir a flexibilidade do seu negócio,
o que tornará a sua empresa rígida com relação a
determinação de metas e objetivos.

CUIDADOS QUE VOCÊ DEVE TER ANTES DE ADOTAR O MODELO BPO 18

 QUAIS OS
BENEFÍCIOS DO BPO
CONTÁBIL
A
contabilidade é um processo complexo
dentro de todas as empresas e tem
a necessidade absoluta de ser bem
conduzido para que assim, a sua empresa possa
obter um maior controle dos gastos e do fluxo de
caixa – bem como do pagamento de contas e de
salários de funcionários.
Em geral as empresas entregam este tipo de
serviço nas mãos de uma pessoa de confiança que
tenha um conhecimento no assunto, mas que não
necessariamente esteja dentro dos sistemas da
empresa.
Estar de fora de todo o processo garante a ele
um menor envolvimento com algumas questões
e consequentemente uma visão de longo alcance
para oportunidades de negócio.
QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO CONTÁBIL
A contabilidade da sua empresa não é
responsável apenas por tratar dos assuntos
burocráticos, mas sim, também de garantir
uma melhor percepção de tomadas de decisão
dentro das instituições.
Entretanto, a falta de uma estratégia de
contabilidade pode resultar em riscos para
o seu negócio, por isso se você ainda não
conhece o funcionamento do modelo BPO
Contábil, é interessante que você saiba alguns
dos benefícios que ele pode trazer para a sua
empresa, dentre os quais:
20
 MAIOR FOCO NO NEGÓCIO

Talvez a maior vantagem do modelo BPO

contábil é uma maior atenção redirecionada
para as tarefas que dizem respeito à empresa.

Para as empresas que têm equipes mais

modestas, em que o quadro de funcionários
é mais reduzido (em geral as pequenas e
médias empresas), isso significa que os seus
funcionários não precisarão empreender grande
esforço para conseguir dominar as atividades da
área de contabilidade.

Este “fôlego” oferecido pode ser mais que

bem-vindo para mercados de competitividade
elevada e que exige uma maior atenção dos
administradores que precisam se consolidar no
seu meio de atuação.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO CONTÁBIL 21

MAIOR CONHECIMENTO TÉCNICO
Dentro do setor contábil o menor dos erros
acaba por se tornar uma catástrofe, você deve
saber bem disso, por conta principalmente do
instrumento de trabalho dos responsáveis por
essa função, que é o dinheiro e os ganhos e
gastos da sua empresa.
Além disso, é preciso aproveitar a iniciativa
das empresas atuais que andam investindo
massivamente em cursos e especializações para
apoiar o seu trabalho - além, é claro, do fato de
que elas não veem dificuldades em desprender
recursos para melhorar o seu desempenho frente
a um mercado tão concorrido.

Para evitar maiores despesas tributárias (e

desnecessária) um modelo de serviço BPO
especializado será o suficiente para que sua
empresa conte com profissionais especialistas na
área e pode contar ainda, no caso de encontrar
parceiros que façam um bom serviço de
outsourcing, com profissionais de longa data e
experiência no mercado.

Dessa maneira os erros neste setor podem ser

minimizados e muito.
QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO CONTÁBIL 22
REDUÇÃO DE CUSTOS
É fato que a maioria dos pequenos e médios
empresários preferem ser os responsáveis pelo
setor contábil para que assim não tenham que
assumir despesas com a contratação de serviços
especializados – e para esse tipo de perfil de
empresário a boa notícia é que o BPO contábil
representa vantagens econômicas reais.
Tendo isso em mente é preciso estar ciente,
também, de que um investimento tem retornos
positivos garantidos, e por isso, é necessário
apenas que a empresa pague pelo valor contratado
mensalmente para ter acesso às possibilidades que
o modelo BPO pode oferecer.
QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO CONTÁBIL
Para se ter uma noção: para que uma empresa
tenha o mesmo desempenho possível com
a contratação de um serviço de outsourcing
seriam necessárias duas contratações ou mais de
funcionários especialistas na área de contabilidade,
sendo um contador com CRC ativo e ao menos um
assistente para fazer os trabalhos operacionais.
Some-se a isso todos os encargos trabalhistas e
previdenciários (salário, férias, FGTS, INSS etc.)
que precisariam ser pagos e todo o gasto com
infraestrutura para a realização dessas tarefas em
um escritório.
Pensando dessa forma, pagar por uma
mensalidade acordada entre as empresas não é
assim tão desvantajoso quanto se pode pensar,
não é mesmo?
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AGILIDADE NOS SERVIÇOS
DE CONSULTORIA
Muitas empresas que poderiam ter obtido
sucesso no mercado e em suas áreas de atuação
falharam por não ter recebido um bom serviço
de gestão financeira e de contabilidade.
Tendo acesso a esses tipos de informações a
maioria dos empresários costumam ficar mais
tranquilos e confiantes para tomarem decisões
que irão transformar o rumo do seu negócio
- tudo isso com total ciência das imposições
do mercado e do governo, já que um serviço
eficiente irá cuidar de todas essas atribuições.

Isso pode ser evitado com a contratação de

serviços do modelo BPO da contabilidade, já
que assim ela pode obter de forma simples
e ágil informações e análises extremamente
úteis para tomadas de decisões sobre estoque,
preços, investimentos, custos e informações
em geral que são fundamentais para a
sobrevivência e sucesso do seu negócio.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO CONTÁBIL 24

 QUAIS OS
BENEFÍCIOS DO BPO
TRIBUTÁRIO
Assim como a gestão contábil, a gestão fiscal e tributária
são algumas das áreas administrativas mais difíceis de
serem entendidas por pessoas que não tenham um
conhecimento específico na área.

E são vários os motivos para isso, dentre os quais está:

»» O excesso de burocracia
»» A necessidade de entender os impostos
específicos de cada produto
»» Legislações específicas de cada cidade e
estados
»» Mudanças constantes na legislação regente
»» Os gastos com profissionais
»» As remunerações
Essas são algumas das razões pelas quais se justificam
a terceirização desses setores – e essa opção tem sido a
mais utilizada pela maioria das empresas que possuem
um negócio em expansão, seja pequeno, médio ou
grande porte.
QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO TRIBUTÁRIO
Aliás, é nesses setores das PMEs que as tarefas
acessórias acabam tomando grande parte do tempo
dos administradores que acabam deixando de lado
suas tarefas principais para cuidar destes setores –
em alguns casos isso é culpa do próprio empresário
que não pretende deixar essas responsabilidades
nas mãos de parceiros, justamente por não confiar
no trabalho que será realizado.
26
 Entretanto, com a complexidade dos assuntos
que competem à gestão fiscal e tributária dos
negócios é mais que necessário que se repense na
ideia de contratar uma pessoa ou uma empresa
especializada nesse tipo de atribuição.

Até porque, a função do empresário deve ser

mantida, pois se ele se desdobra em diversos
setores em busca de um melhor controle sobre as
finanças, taxas, tributos e impostos aos quais toda
empresa tem que estar em dias, não sobrará tempo
para que ele possa, por exemplo, pensar estratégias
que vão levar a sua empresa ao sucesso.

Ao contratar-se um serviço de modelo BPO

tributário para a sua empresa você adquirirá
diversos benefícios.

Quer saber quais são eles? Veja a seguir:

QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO TRIBUTÁRIO 27

QUAIS AS OPERAÇÕES POSSÍVEIS DE UM
SERVIÇO DE BPO TRIBUTÁRIO E FISCAL?
O modelo BPO tributário tem como pretensão
facilitar a maior parte dos processos de negócios
das áreas fiscais e tributárias das empresas. Entre
esses processos estão:
»» A escrituração de notas fiscais de entrada e saída.
»» Serviços prestados e tomados.
»» Organização dos recibos de locação.
»» Geração e validação de obrigações acessórias.
»» Apuração de impostos e contribuições anuais e/ou
periódicas.
»» Entrega das obrigações aos órgãos
governamentais.
»» Escrituração dos livros fiscais.
»» Consultoria de impostos e contribuições segundo a
legislação vigente.
QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO TRIBUTÁRIO
Todas essas atribuições precisam contar com
o tempo e conhecimento de pessoas que
possuam experiência nessa área, afinal, são
documentos de ordem jurídica e fiscal e, um
erro mínimo de cálculo, pode acabar com o
potencial da sua empresa.
Por essa razão, que cada vez mais é encorajado
por especialistas em administração de empresas
adquirir um serviço de um especialista para que
os erros neste setor não venham a interferir nos
processos da empresa, pois pequenos erros em
apuração de impostos ou falhas na entrega das
declarações podem gerar grandes problemas com
multas fiscais.
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REDUÇÃO DE CUSTOS E
CONSEQUENTEMENTE
DE RISCOS
Com as mudanças na legislação
que todas as semanas ganham
novas emendas e parágrafos,
cuidar da organização fiscal e
tributária de uma empresa se
tornou um desafio quase hercúleo
para todos os profissionais
envolvidos neste setor.
QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO TRIBUTÁRIO
A Receita Federal fiscaliza cada vez
mais as empresas com relação
aos tributos e impostos que
ela deve aos cofres do estado,
criam-se formas cada vez mais
modernas de fiscalizar a execução
de obrigações com o estado.
Por conta disso, utilizar-se de
serviços de BPO Tributário é
fundamental para adiminuição
dos riscos com erros de
cálculos que podem contribuir
para prejuízos fiscais na sua
empresa – e além de dívidas, sua
empresa corre o risco de perder
a credibilidade de parceiros e
clientes, este tipo de serviço irá
evitar as taxas, multas e sanções
governamentais.
E, falando em redução, os
custos com a implementação
dos serviços de modelo
BPO Contábil e Tributário
apresentam uma ágil
implementação desse tipo de
serviço na sua empresa, pois
os investimentos serão bem
abaixo do esperado, já que
para se obterem os mesmos
resultados desse tipo de
serviço, seriam necessárias,
como foi dito acima, a
contratação de funcionários
e despesas na construção
de ambientes para isso, e o
serviço de outsourcing pode
ser alocados nas instalações da
própria empresa, ou em centros
de serviços compartilhados.
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POTENCIALIZAÇÃO DO
PLANEJAMENTO FISCAL

A escolha do regime tributário da sua empresa

é uma decisão administrativa que gera impacto
nas contas de sua empresa, isso é fato. Um
regime de tributação eficiente irá reduzir os
seus gastos com esse tipo de impostos – e o
mais importante é que isso será absolutamente
legal do ponto de vista jurídico.

Tudo isso é possível com a escolha de um

serviço de modelo BPO contábil e tributário
para a sua empresa que irá ajudá-lo a escolher
o melhor regime tributário possível. Será
possível, com este serviço, contar com uma
equipe especializada em tributos legislativos Com isso, além de redução na hora de contribuir
com o intuito de otimizar a execução do seu com os seus impostos a sua empresa irá estar
planejamento fiscal. atualizada e em dias com os cofres do governo.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO TRIBUTÁRIO 30

CONCENTRAÇÃO DE ATIVIDADES
Ao invés do administrador gastar suas energias
desprendendo esforços se dividindo em vários
para dominar as contas e as obrigações da
empresa, ele irá ter o tempo necessário para
poder se dedicar às atividades principais
que lhe cabem como administrador que é o
direcionamento estratégico e empresarial dos
rumos da empresa.
Com a contratação dos serviços de modelo
BPO Contábil e Tributário, você, administrador
terá tempo suficiente para poder traçar planos
estratégicos que levarão a sua empresa a esses
lugares, por essa razão os serviços de outsourcing,
mais que uma contribuição para os cofres da
empresa é uma garantia de sucesso.

Isto é importante principalmente num mercado

tão competitivo quanto o atual, onde, empresas
que estão abertas à implementação de novas
ideias e tecnologia e investem em capacitação
de funcionários largam na frente na hora de
angariar mais clientes e, assim garantirem os
seus devidos lugares de destaque no mercado.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DO BPO TRIBUTÁRIO 31

CONCLUSÃO
S
e você possui uma empresa, seja de pequeno,
médio ou grande porte e está em ascensão
iminente, os serviços de modelo BPO Contábil
e Tributário são boas opções paraque você alcance
mais rapidamente os seus objetivos e se torne
competitivo no mercado.
CONCLUSÃO
O BPO Contábil vai auxiliar você a traçar planos
baseados nas suas atuais condições financeiras –
além de garantir que você não gaste mais que o
necessário na contratação de mão de obra.
Assim como o BPO Tributário irá cuidar para que
a sua empresa não tenha que se deparar com os
tributos excessivos do governo, realizando cálculos
e oferecendo soluções inovadoras para que você,
além disso tudo, também tenha tempo para se
dedicar ao que realmente interessa.
Não cometa os erros de diversos empresários
que tinham em suas mãos grandes e boas ideias
com potencial de revolucionar o mercado e não
investiram nesse tipo de serviço ou por falta de
conhecimento ou por medo de gastar em despesas
que julgaram desnecessárias.
33
Você leu este e-book, chegou até aqui e viu quais são
os melhore e maiores benefícios de se ter em mãos
um serviço de modelo BPO Contábil e Tributário para
o seu negócio, mas não custa relembrar alguns pontos
que você pode ter esquecido.

O custo é baixo e os resultados são imensos. Isso

porque, a contratação de terceiros não é uma opção
tão boa quanto uma parceria e um acordo fechado
por documentos para se adquirir todos os benefícios
possíveis dos serviços de BPO Contábil e Tributário.

Por isso, não pense duas vezes antes de entrar em

contato com uma empresa especializada nesse
tipo de serviço, quem ganha com isso é você e sua
empresa, que terão chances de competir com as
majors do mercado.

Então repense seus gastos e não tenha medo de

investir hoje para ganhar mais em um futuro próximo.
CONCLUSÃO 34
 A PROCFIT é uma empresa formada por uma equipe
multidisciplinar com experiência em gestão empresarial e
tecnologia da informação, que utiliza plataformas tecnológicas
como meio para atingir os melhores resultados para seus
clientes, garantindo maior produtividade, menor custo e
consequentemente maior desempenho e rentabilidade para a
sua empresa.

PROCFIT – Gestão Orientada a Processos

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INTRODUÇÃO