CENTRO FEDERAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA

CELSO SUCKOW DA FONSECA - (MARACANÃ)

ADMINISTRAÇÃO - BACHARELADO 3° PERÍODO

DHAYANA DUARTE VIEIRA COSTA

ESTRUTURAS E PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

MÓDULO III

RIO DE JANEIRO – RJ
QUESTÃO ÚNICA: PESQUISAR E MOSTRAR UM FLUXOGRAMA BÁSICO DE
UMA ROTINA, COM NO MÍNIMO 3(TRÊS) AGENTES ENVOLVIDOS, E
TRANSCREVER A ROTINA FLUXOGRAMADA PARA UM TEXTO,
TRANSFORMANDO OS SÍMBOLOS EM PALAVRAS, CITANDO OS PASSOS E AS
AÇÕES OBSERVADAS.

O fluxograma a seguir foi elaborado pela Gestão de Documentos do Poder Executivo

do Estado do Rio de Janeiro, visando a necessidade de padronizar e simplificar as
atividades inerentes ao tratamento dos documentos produzidos no exercício das
atividades da administração pública, no âmbito do Poder Executivo Estadual. O
Fluxograma de controle de prazos é utilizado para detalhamento de cada atividade
visando a importância de manter os prazos sob controle.

É possível observar a existência de três agentes, a Comissão de Gestão de

Documentos, o Responsável pelo Setor do documento solicitado e a Superior do
Responsável pelo Setor do Documento. Os processos acima representados são os
seguintes:

Verifica-se o primeiro aviso do prazo de atendimento do Requerimento (1 dias)

expirou:
 
1. Se sim, segue para a atividade, informar prazo de vencimento.
 
2. Se não, verifica se expirou o segundo aviso (5 dias).
2.1. Se sim, seguir para a atividade, informar prazo de vencimento.
2.2. Se não, aguarda outro evento de tempo, controlar prazo.
 
- Informar vencimento do prazo – PROTOCOLO
Comunica que o primeiro prazo para atendimento Requerimento foi expirado.
 
- Informar vencimento do prazo – COMISSÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Informa o vencimento do prazo do segundo aviso para o Superior do Setor
Responsável do Documento.
 
- Verificar necessidade de prorrogação do prazo – SETOR RESPONSÁVEL PELO
DOCUMENTO
Verifica a necessidade de prorrogação do prazo para atendimento do Requerimento.
 
1). Se sim, segue para atividade. Solicitar prorrogação do prazo com justificativa.
 
2). Se não, disponibiliza resposta à Comissão de Gestão de Documentos.
 
- Avaliar situação do prazo – SUPERIOR DO SETOR RESPONSÁVEL PELO
DOCUMENTO
Avalia o prazo e informa à área que está avaliando o atendimento do Requerimento.
 
- Solicitar prorrogação do prazo com justificativa – SETOR RESPONSÁVEL
PELO DOCUMENTO
Justifica a prorrogação do prazo para a Comissão de Gestão de Documentos.
 
- Informar ao solicitante a prorrogação do prazo – COMISSÃO DE GESTÃO DE
DOCUMENTOS
Informa a prorrogação do prazo para o Protocolo comunicar ao Solicitante

1. A Comissão de Gestão de Documentos verifica o prazo de atendimento do

Requerimento, tento as devidas opções citadas acima, desta forma é possível
orientar de maneira correta o responsável pelo Setor do documento solicitado;
2. Adiante isso, obtendo a informação, o responsável pelo Setor do documento
solicitado pode de realizar ajustes como prorrogar ou não o prazo;
3. Desta forma o Superior do Responsável pelo setor do Documento revisar e avalia
o prazo e informa ao setor responsável pelo documento, justifica a prorrogação do
prazo para a Comissão de Gestão de Documentos ou Informa a prorrogação do
prazo para o Protocolo comunicar ao Solicitante

REFERÊNCIAS:

MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, RIO DE JANEIRO, 2012, GOVERNO DO

ESTADO DO RIO DE JANEIRO, ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE
JANEIRO, Paulo Knauss - Divisão de Gestão de Documentos, Arquivo Público do
Estado do Rio de Janeiro, E-mail: pgd@aperj.rj.gov.br disponível em:
http://www.silep.planejamento.rj.gov.br/decreto_44_012_-_02012013_-.htm
Acesso em: 25 de agosto de 2021