LEONARDO CEDARO

E-book

UM EMPREENDEDOR
CHAMADO
JOVEM ADVOGADO
Gestão de Tempo e Produtividade
ProMentoria
Adv

Um Empreendedor
chamado Jovem Advogado

LEONARDO CEDARO
 Sumário

Intodução 03

Parte l Ferramentas de Gestão de Tempo e de Tarefas 04

Agenda 04
Canvas 04
Listas 05
Pomodoro 05

Parte ll Aplicativos e Softwares para Advogados e Escritórios de Advocacia 07

Planilhas no Excel 07
Google Agenda 07
Google Drive 08
Google Keep 08
Trello 08
Be Focused 09
Todoist 09
Camcard 10
ScannerPro 10
Canva 10
Pushbullet 11
DocuSign 11
Pocket 11
DropBox 12
Hours 12
12
Evernote
13
Feedly

Parte lll Dicas 14

Trabalhar com lembretes 14

Centralizar informações para gerir o escritório 14
Delegar atividades 14
Estar atento à duração das atividades 15

Conclusão 16
Introdução

Nos dias atuais, tempo é o maior artigo de luxo que alguém pode
ter!
Não estou falando de pessoas que tenham tempo em razão da
ociosidade, mas daquelas que conseguem realizar suas tarefas e cumprir
com suas obrigações, de forma ágil e organizada, e com isso conseguir
tempo livre, um tempo de qualidade.
Todos temos nossos afazeres e se não pensarmos em organização
incorremos numa grande possibilidade de deixarmos coisas importantes
para trás.
Em se tratando de um advogado ou de um escritório de advocacia,
o não cumprimento de um compromisso pode ter proporções ainda
maiores, como a perda de prazos, de clientes e até mesmo prejuízo
financeiro.
Este e-book é dedicado a você, Jovem Advogado, com a missão de
demonstrar que gerir seu tempo e escritório é tão importante quanto o
exercício da advocacia.
O Jovem Advogado não possui os vícios dos advogados “mais
experientes” e é afeito às novas tecnologias.
Aqui você terá acesso a metodologias e ferramentas de trabalho que
podem facilitar – e muito – o seu dia a dia.
Espero que lhe inspire a gerir seu tempo e aumentar a sua
produtividade.

Boa leitura!

03
 FERRAMENTAS DE GESTÃO
Parte l DE TEMPO E DE TAREFAS

Agenda:

A agenda talvez seja o método mais antigo - e dos mais conhecidos,

de apontar nossas tarefas e compromissos, sejam eles presentes ou
futuros. Podem ser nas modalidades física ou eletrônica.
A agenda física carrega o risco das informações se perderem nas
inúmeras páginas e um inconveniente é que a pessoa deve estar com ela,
para que possa consultá-la.
Já as agendas eletrônicas trazem a facilidade de serem acessadas por
meio de qualquer dispositivo, com a facilidade proporcionada pela
internet.

Canvas:

Canvas é um método de gestão criado nos anos 2000 por Alexander

Osterwalder. É um modelo colaborativo que propõe uma nova forma de
administrar seu negócio ou empresa.
Esta ferramenta pode ajudar a estruturar ou reestruturar sua empresa,
definir metas, mostrar o caminho a ser seguido, sanar problemas e
implementar uma nova ideia.
O método propõe ao gestor utilizar um quadro com as mais diversas
combinações de modelos de negócios e é composta por 9 itens básicos.
Sugestão para uso da ferramenta é imprimir o quadro (canvas) e
completa-lo com post-its, mudando-os de lugar conforme a necessidade.
O modelo é muito útil para gerir o tempo, porque deixa visível quais
são as principais fontes de receitas, de custos, recursos mais importantes
e as atividades-chave relativas ao seu negócio (aquelas que não podem ser
deixadas de lado sob nenhum aspecto).
Com um canvas você poderá elencar prioridades e listar atividades
de forma bastante prática.
04
 FERRAMENTAS DE GESTÃO
Parte l DE TEMPO E DE TAREFAS

Lista:

Simples, mas ainda muito usual, uma lista pode ajudar você a
organizar seu tempo!
Nela você pode destacar prioridades e questões mais urgentes que
precisam ser resolvidas primeiro, o que evita desperdiçar tempo, perder o
foco e também ter que correr para executar tarefas de última hora.
Existem várias formas diferentes de criar uma lista – com visuais
distintos. Uma delas é o bullet journal, cuja proposta é de auxiliar na
organização e produtividade do usuário. Sua principal função é reunir
todos os afazeres do dia a dia num único lugar, em forma de lembretes.
Além de poder ser adequada de acordo com suas necessidades,
contém um sistema de símbolos que facilita a divisão das tarefas
seguindo o grau de importância de cada uma. O daily planner também é
uma outra forma de ajudar na organização.
Existem modelos que permitem a personalização de acordo com a
preferência do usuário.
Esta ferramenta é mais completa que uma agenda, já que permite
uma visualização mais ampla do mês.

Pomodoro:

Método criado pelo italiano Francesco Cirillo, que consiste na divisão

de trabalho em blocos, que podem ajudar na concentração e na
otimização do tempo.
É um método eficaz para aqueles que têm o hábito de procrastinar!
Para aplicar esse método, o usuário tem de elaborar uma lista com
todas as atividades pendentes. Deverá eleger as prioridades e começar a
executar cada uma delas.
05
 FERRAMENTAS DE GESTÃO
Parte l DE TEMPO E DE TAREFAS

A metodologia pomodoro propõe que o usuário trabalhe por 25

minutos (sem interrupções) e faça uma pausa de 5 minutos.
A pausa pode ser usada para descansar, tomar água, comer um
lanchinho rápido ou fazer algo que lhe dê prazer.
A cada quatro pomodoros (ciclos de 25 minutos), o usuário fará uma
pausa longa de 30 minutos, e assim poderá riscar de sua lista cada
atividade concluída.
O tempo de cada ciclo poderá ser ajustado à necessidade do usuário,
ou seja, o tempo de 25 minutos poderá ser aumentado, caso seja
considerado insuficiente para realizar determinadas atividades.
O método pomodoro trabalha com o gatilho mental da recompensa,
pois depois de encerrados os ciclos, o usuário é recompensado com um
tempo livre para fazer algo de seu agrado e que lhe dê prazer!

06
 APLICATIVOS E SOFTWARES
Parte ll PARA ADVOGADOS

Planilhas no Excel:

Uma das formas de se organizar a rotina é utilizar planilhas no Excel.

Muitos advogados e escritórios de advocacia usam planilhas para
gerenciar processos, prazos e demais compromissos.
Embora tenha um baixo custo, a ferramenta não está livre de
apresentar problemas para o escritório, vez que costuma ser um arquivo
salvo num computador, sem que as informações possam ser
compartilhadas em tempo real, além do risco de se perder dados e
informações importantes.
Um ponto gerador de dificuldade aos escritórios, é o fato de que as
planilhas em Excel não podem ser acessadas simultaneamente por outros
computadores ou dispositivos móveis.
Por fim, as planilhas não podem ser automatizadas, dependendo de
trabalho manual para a inserção de dados e informações sobre processos
ou outros assuntos.

Google Agenda:

O Google Agenda é um aplicativo para o usuário anotar seus

compromissos e ter uma organização eficaz de seu tempo.
Gerar lembretes, agendar reuniões, criar várias agendas é o que pode
ser feito pela ferramenta.
O usuário pode se organizar com agendas de cores diferentes, para
atividades e compromissos relacionados a cada assunto, a cada cliente,
por exemplo.

07
 APLICATIVOS E SOFTWARES
Parte ll PARA ADVOGADOS

Google Drive:

O serviço de armazenamento em nuvem da Google é um dos mais

completos do mercado. Além de oferecer um espaço generoso (15 GB
gratuitos), o Drive possui integração com todas as ferramentas Google,
como GMail, Documentos, Planilhas, Apresentações e Fotos.
Do computador ou do celular, o aplicativo permite a criação, o
armazenamento e o compartilhamento de qualquer tipo de mídia,
possibilitando realizar praticamente todas as suas tarefas online e sem a
necessidade de download, como editar documentos, ouvir áudios, assistir
a vídeos, ler arquivos em PDF, etc.

Google Keep:

O Google Keep é um aplicativo para guardar notas e ideias, muito

simples e intuitivo.
Por isso, ele é um dos aplicativos preferidos pelos advogados.
Com ele você pode escrever, gravar um áudio ou organizar listas no
aplicativo, como se fossem post-its.

Trello:

É um aplicativo de gestão de tarefas que “adianta o lado” de muitos

profissionais, incluindo os advogados!
Com este aplicativo é possível organizar inúmeras tarefas, colar
etiquetas, criar prazos, inserir anexos e compartilhar demandas com
outras pessoas.

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 APLICATIVOS E SOFTWARES
Parte ll PARA ADVOGADOS

Be Focused:

Quando pensamos nas diversas atividades que estão inseridas no dia

a dia do advogado, podemos nos assustar!
Por isso é muito importante que o profissional saiba focar e se
concentrar nas suas tarefas diárias.
A ferramenta é um aplicativo que ajuda o usuário a ter melhor
produtividade, o que otimiza seu tempo.
É baseado no método pomodoro (descrito acima) uma vez que
estipula ciclos alternados de trabalho e descanso, capazes de contribuir
com a agilidade mental.

Todoist:

Já vimos que os advogados têm diversas atividades no seu dia a dia.

Nesse contexto, qualquer ajuda é bem-vinda!
O Todoist é um aplicativo pensado justamente na criação de lista de
tarefas, com o intuito de apoiar o usuário a ter mais organização e
melhorar sua produtividade.
Muito claro e fácil de usar, o aplicativo permite ao usuário adicionar
tarefas (recorrentes ou pontuais) e até mesmo novos hábitos que você
gostaria de adquirir e seguir. É possível separar as tarefas por datas ou
por projetos.
Um ponto forte da ferramenta é a exibição de gráficos com o
desempenho do usuário e o envio de notificações por e-mail, caso
constate atraso na realização das tarefas.

09
 APLICATIVOS E SOFTWARES
Parte ll PARA ADVOGADOS

Camcard:

O Camcard é uma ferramenta voltada para o desenvolvimento das

redes de relacionamento e pode ser muito útil aos advogados.
O aplicativo fotografa o cartão de visita, captura os dados e já
organiza as informações das pessoas, diretamente na agenda de seu
telefone móvel.

Scanner Pro:

Como é se de supor, trata-se de um scanner de mão! É um aplicativo

que escaneia documentos físicos com extrema precisão e possibilita o
envio por e-mail ou que sejam salvos em nuvem.
Muito bom para uso em trabalhos à distância.

Canva:

A identidade visual do advogado e do escritório é muito importante.

Este aplicativo permite a criação desta identidade, tanto para a
papelaria do escritório como para a imagem digital que será veiculada
nas redes sociais, onde o advogado deve estar inserido.
De uso fácil e intuitivo, a ferramenta facilita a criação de imagens,
com templates prontos, banco de imagens e outras ferramentas bastante
completas.
Pode ser acessado por aplicativo ou online.

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 APLICATIVOS E SOFTWARES
Parte ll PARA ADVOGADOS

Pushbullet:

Correria...
Esse é um dos problemas enfrentados pelos advogados para que
consigam dar conta de cumprir com suas obrigações do dia a dia!
Qualquer ferramenta que gere praticidade é um importante aliado e
o Pushbullet é um desses aliados!
Com ele o usuário pode conectar todos os seus dispositivos e enviar
arquivos e links entre eles.
Além disso, é possível configurar para receber mensagens do seu
dispositivo móvel no computador.

DocuSign:

É um aplicativo que torna possível ao advogado assinar digitalmente

qualquer documento, de qualquer lugar que esteja.
Basta abrir um documento no formato PDF, assinar e enviar.

Pocket:

Aplicativo simples e de grande utilidade!

Serve para salvar textos, notícias ou páginas da internet pelas quais o
usuário se interessou, mas não pode se dedicar em determinado
momento.
A ferramenta também avalia os links guardados e, com base no seu
conteúdo, envia outras recomendações de leituras ao usuário.

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 APLICATIVOS E SOFTWARES
Parte ll PARA ADVOGADOS

DropBox:

Aplicativo para armazenamento de arquivos na nuvem.

Fundamental nos dias de hoje e no dia a dia dos advogados e
escritórios de advocacia.
Além da ferramenta armazenar, dá a possibilidade de compartilhar
links públicos com outras pessoas, sendo gratuito até 2 GB de uso.

Hours:

Aplicativo que permite registrar cada hora do dia do usuário.

Ideal para advogados que cobram honorários advocatícios por hora
trabalhada, com controle e transparência.
A ferramenta tem funcionamento simples, bastando criar atividades
a serem feitas ao longo do dia, categorizando cada uma delas.
Ao terminar uma atividade, clique para iniciar uma outra.
O aplicativo contabiliza o tempo dedicado à cada atividade e gera
relatórios sobre como o usuário gastou seu tempo.

Evernote:

O Evernote é um aplicativo que ajuda as pessoas a anotarem qualquer

coisa em qualquer lugar!
É um dos mais famosos aplicativos da categoria e permite adicionar
notas, imagens, áudios, capturas de tela e muito mais.
Integrado com a versão desktop, pode ser usado de forma muito fácil,
caso haja a necessidade de acessar as notas em um outro dispositivo.

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 APLICATIVOS E SOFTWARES
Parte ll PARA ADVOGADOS

Feedly:

É uma das melhores ferramentas para advogados que buscam se

manter informados!
Aplicativo para centralizar blogs e portais de notícias, permitindo
criar temas categorizados.

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 Dicas

Trabalhar com lembretes:

Já é sabido que valer-se de

uma agenda ajuda muito na
organização das tarefas e faz
com que se ganhe tempo!
Mais importante do que não
esquecer das tarefas e obrigações é ser lembrado de cada uma delas.
Algumas dicas são colar post-its em local de fácil visualização, anotar
no celular ou mesmo numa lista de afazeres.
Utilize o que melhor couber a você, ao seu escritório e à sua rotina.

Centralizar informações para gerir o escritório:

Agenda, prazos, intimações e publicações, quando num único local,

faz com que o advogado e o escritório economizem tempo.
Visualizar tudo o que precisa em um mesmo sistema, sem que seja
necessário acessar diversos aplicativos e planilhas, maximiza sua
capacidade de produção.
Existem muitos softwares de gestão disponíveis no mercado. Você
pode escolher aquele que melhor atende às suas necessidades.

Delegar atividades:

Tarefas de baixa complexidade e repetidas, como agendamentos de

compromissos e pagamentos de contas, não precisam ser realizadas
necessariamente por um advogado ou sócio do escritório.

14
 Dicas

Essas tarefas podem ser feitas por outras pessoas e isso faz com que o
advogado tenha mais tempo para se dedicar àquilo que realmente
importa no cotidiano de um escritório, que são os processos, os clientes,
os compromissos que dependam de sua presença e os novos negócios.

Estar atento à duração das atividades:

Saber quanto tempo leva para desempenhar cada atividade é um

ponto importante na gestão da organização e na rotina de um advogado.
O profissional que respeitar as prioridades e os prazos estipulados
terá um considerável aumento em sua produtividade.

15
Conclusão

Existem diferentes metodologias para se implementar uma boa

gestão do tempo para advogados e escritórios de advocacia.
Do mesmo modo, existem diversos softwares e aplicativos que são
muito úteis na organização da rotina, das tarefas e obrigações de um
advogado para aumentar a sua produtividade.
Cabe a você definir aquela que melhor te atenda.
O meu desejo é que este e-book tenha despertado o seu olhar para
essas metodologias e ferramentas de gestão, rogando que você possa ter
ainda mais tempo e dedicá-lo ao sucesso de seu negócio!

16
Realização
Leonardo Cedaro
ProMentoria Adv

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