MÓDULO I – NOÇÕES E

GERENCIAMENTO DE
DOCUMENTOS OFICIAIS
 PAE - Processo Administrativo Eletrônico
O PAE é uma ferramenta para criação, gerenciamento e
tramitação de documentos eletrônicos que atende os
órgãos do Estado do Pará. Este sistema foi totalmente
pensado em consonância com o futuro, sem a necessidade
de utilização de papel ou outros insumos, todos seus
processos funcionam de forma digital, segura, rápida e
eficiente.
NOÇÕES DE DOCUMENTOS OFICIAIS.
 PROCESSOS
É um conjunto de documentos com a mesma finalidade;
é o tratamento formal dado ao assunto assim julgado;
documento gerador de processos podendo ser de qualquer
espécie.

Ex: Memorando, ofício, requerimento, etc...

 REQUERIMENTO
É o instrumento utilizado para os mais diferentes tipos
de solicitações às autoridades ou órgãos públicos.
Estrutura:
-Nome e qualificação do requerente,
-Exposição e solicitação.
-Pedido de deferimento.
-Local e data.
-Assinatura.
 CERTIDÃO
Trata-se de documento revestido de formalidades legais, fornecido por autoridade

competente a pedido do interessado, solicitado ou requisitado por autoridade administrativa ou

judicial e destinado a fazer certa existência de registro em livro, processo ou documento

qualquer em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou dar forma à

inexistência de tal registro.

ESTRUTURA: - Título

- Preâmbulo

- Texto

- Local e Data

- Visto
 ATESTADO
É o documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando a verdade

a respeito de determinado fato.

ESTRUTURA:

- Título, ou seja, a palavra atestado em maiúsculas.

- Nome e identificação da pessoa que emite (que pode ser escrito no final,

após a assinatura) e o nome de identificação da pessoa que a solicitou.

 DECLARAÇÃO
É um documento que se assemelha ao atestado, mas que não deve ser expedido

por órgãos públicos. É um documento em que se manifesta uma opinião,

conceito, resolução ou observação.

ESTRUTURA: - Título

- Texto

- Local e Data

- Assinatura
 ATA
É o resumo escrito dos fatos e decisões de uma assembléia, sessão ou reunião

para um determinado fim.

ESTRUTURA: - Termo de abertura

- Conteúdo

- Termo de encerramento

- Assinaturas (deverão fazê-lo todas as pessoas presentes ou,quando

deliberado, apenas o presidente e o secretário.)

 OFÍCIO
É um documento expedido por e para autoridades com a finalidade do tratamento

de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com

particulares.

No ofício, além das partes constitutivas do padrão ofício, há também, em sua

composição, o cabeçalho – ou rodapé, a depender de sua posição, se na parte

superior ou na parte inferior da folha. Devem constar do cabeçalho as seguintes

informações do remetente: nome do órgão ou setor; endereço postal; telefone e

endereço de correio eletrônico.

 MEMORANDO
Segundo o Manual de redação da Presidência da República (2002), “é a

modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão,

que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou não”.

Estrutura: Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício,

com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que

ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração, Ao Sr.

Subchefe para Assuntos Jurídicos

Tela após efetuar o login
Tela Inicial do PAE
 PAE - MENU

IMPORTANTE
Caso alguns dos itens do menu não estejam disponíveis ao seu perfil, entre em contato com o responsável do PAE no seu órgão ou com a SEAD
Gerenciar Documentos
 Gerenciar Documentos

Rascunho: Normalmente usado em documentos que repetidamente são utilizados com

poucas alterações.
Exemplo: Autorização de pagamento da mensalidade de um contrato.
Ofícios e memorandos: Documentos com maior frequência de utilização por isso um
menu específico.

Outros Documentos: Enumera as outras espécies de documentos em uma lista , caso

não encontre a espécie deseja , favor, solicitar o cadastro junto a SEAD.
Exemplos: Ata, Auto de Multa, Recibo de Viagem, Termo de Referência, Atestado
Médico e etc.

Protocolar Documento Eletrônico: Gerar um documento eletrônico por meio de anexo

em pdf.
Gerenciar Documentos - Rascunho
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Descrição: Nome do Rascunho, a identificação. Exemplo: Memorando Padrão

Espécie: Lista com os tipos disponíveis.

Compartilhado com: Setor que se deseja compartilhar o seu rascunho.

Ativo: Caso ainda não esteja finalizado ou não utilize mais esse rascunho ,
existe a possibilidade de desativar sem apagar o rascunho .

Novo: Cadastro de um novo rascunho.

Pesquisar: Pesquisa os rascunhos já cadastrados conforme os filtros acima
configurados.
Gerenciar Documentos - Rascunho
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DICA: Copie e cole somente o conteúdo

do Word (esqueça cabeçalho e rodapé)
que você usa normalmente e
compartilhe com o seu setor.
Gerenciar Documentos - Rascunho
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Visualizar: Abrirá uma janela para visualizar o rascunho

Editar: Possibilita a edição do rascunho
 Gerenciar Documentos - Rascunho

Vantagem

Com a função “Compartilhar com” existe a padronização

dos documentos do setor e agilidade na elaboração dos
documentos.
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MEMORANDO: Modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação
eminentemente interna.
MEMORANDO-CIRCULAR: Comunicação interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um mesmo
órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.

OFÍCIO: O tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares.

OFÍCIO-CIRCULAR: Comunicação expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como finalidade o
tratamento de assuntos oficiais entre órgãos da Administração Pública ou a particulares.
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Memorando
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Memorando
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Prioridade: Urgente ou Normal

Assunto: Lista de possibilidade de assunto , para cadastrar um novo item na lista, favor, entre em contato com a SEAD
Subassunto: Caso o assunto selecionado tenha subassuntos, não é obrigatório. Exemplo: RECURSOS HUMANOS
Município: Município de origem do documento
Complemento: Informação adicional que constará em futuras buscas.
Usar Editor: Conteúdo do memorando deverá ser digitado no campo abaixo podendo ser formatado
Anexar Arquivo: Conteúdo do memorando será o arquivo anexado em pdf, no máximo de 5 MB
Rascunho: Caso tenha sido cadastrado um rascunho da espécie memorando , a lista dará a opção de selecioná-lo
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Pessoa Física: Busca realizada por cpf ou o nome da pessoa cadastrada. Exemplo: Carlos
Pessoa Jurídica: Busca realizada por cnpj ou a razão social cadastrada.
Inscrição Genérica: Busca realizada por nome ou a razão social cadastrada.
Órgão: Busca realizada por cnpj ou a razão social cadastrada.
Unidade Administrativa: Busca realizada dentro dos setores do seu órgão que estão cadastrados.
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Protocolo: Número do protocolo criado.

Assinar Documento: Abrirá uma janela para informar usuário e senha.
Arquivar: Esse memorando será arquivado (anulado, descartado)
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NÃO FORNEÇA SUA SENHA PARA NINGUÉM

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NÃO FORNEÇA SUA SENHA PARA NINGUÉM

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Memorando Circular
Cadastro idêntico ao memorando ?
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Ofício
Cadastro idêntico ao memorando
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Ofício Circular
Cadastro idêntico ao memorando circular
Gerenciar Documentos – Outros Documentos
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Cadastro idêntico ao memorando

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Cadastro idêntico ao memorando

Gerenciar Documentos – Outros Documentos
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Gerenciar Documentos – Protocolar Documento Eletrônico
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Cadastro idêntico ao memorando

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Cadastro idêntico ao memorando

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