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Audit Solution
Índice
Manual do Usuário
1. Objetivo 4
8. Supervisão 28
8.1 Solicitação de Reimpressão 30
8.2 Lotes 31
8.3 Cancela Lotes 32
8.4 Reprocessa Lotes 33
9. Gerencial 34
9.1 Máquinas 36 - 39
9.2 Acompanhamento de Lotes 40 - 41
9.4 Relatórios 42 - 45
10. Expedição 46 - 52
1. Objetivo
Este manual tem como objetivo ser um guia de operação dos Módulos do Audit Solution. Didaticamente, ele foi dividido
em duas partes: uma mostrando os conceitos de controle e outra descrevendo cada módulo de sistema.
O Audit tem como abrangência os processos de impressão e acabamento num site de serviços de processamento de
documentos.
Dependendo da forma de customização, ele pode também abranger o processo de expedição. Ver figura abaixo :
Almoxarifado
Sistema de Impressão
Lote p/ Acabamneto
Operador Operador
Audit Audit
Audit
Audit
Database
Audit Server
Supervisor
Created with
Lote é um conjunto de documentos que deverão ser impressos em uma única impressora e acabados preferencialmente em uma
única inserssora.
As possíveis perdas no processo de um lote serão solicitadas uma única vez, isto é, não será possível solicitar a reimpressão se
todo o lote ainda não estiver sido produzido no processo de acabamento.
A formação do lote deve ser estudada de forma criteriosa já que é a base do controle e acompanhamento da produção.
A formação do lote é de responsabilidade do Sistema de Impressão, já que podemos caracterizar um lote como sendo todos os
documentos contidos em um spool.
Assim, o fluxo do processo básico do Audit consiste em receber as informações dos lotes que deverão ser produzidos. A
partir destas informações, a produção real é monitorada nos processos de impressão e acabamento. Depois de
completada a produção de um lote, é feita a solicitação de reimpressão dos documentos faltantes. A partir daí, é erado um
novo lote recomeçando novamente todo o ciclo, até que todo o lote seja completado.
Sistema de
Impressão
Solicitação de
Impressão
Reimpressão
Expedição Acabamento
3. Módulos do Sistema
AS03
Solicitação de
Reimpressão
Impressão AS04
Expedição Acabamento
AS06 AS02
4. Login
Na carga de cada módulo é necessário digitar a identificação do usuário e respectiva senha de forma a validar a entrada do
usuário no módulo. Só é permitido a entrada de usuários cadastrados e com nível de acesso adequado a cada módulo.
O módulo de tabelas básicas tem como objetivo o registro das tabelas consideradas básicas no
Audit, ou seja:
Tabela de Usuários
• Tabela de Clientes
• Tabela de Produtos
• Tabela de Parâmetros de Processo
A utilização deste módulo está limitada aos usuários com nível de administrador de sistema.
Este módulo tem como objetivo o cadastramento dos usuários do sistema. A cada usuário, além da senha, é
necessário o estabelecimento de seu nível de acesso aos módulos do sistema na seguinte hierarquia:
1 Administrador
2 Supervisor
3 Operador
Senha Deve ser informada a password do usuário no caso de inclusão ou alteração da senha.
Este módulo tem como objetivo o cadastramento dos Clientes no Sistema. Os clientes são considerados como as empresas
que utilizarão o site de processamento de documentos. Geralmente, nas empresas que processam sua própria documentação o
cliente é único, porém, as empresas prestadoras de serviços têm vários clientes cadastrados.
Cliente Informe o identificador do cliente no sistema, este deve ter duas posições alfabéticas. Em caso de
cliente já cadastrado, é possível obtê-los através do botão ao lado do campo Cliente.
Nome do Cliente Informe o identificador do cliente no sistema, este deve ter duas posições alfabéticas.
Em caso de cliente já cadastrado, é possível obtê-los através do botão ao lado do campo Cliente.
Cliente Informe o identificador do cliente no sistema, este deve ter duas posições numéricas. Em caso de
cliente já cadastrado é possível obter o Cliente através do botão ao lado do campo identificação.
Código do Produto Informe o código do produto que deseja incluir ou alterar. Em caso de produto já
cadastrado para o cliente é possível obter o Código através do botão ao lado do campo identificação.
Tipo Capa de Lote Informe o código do Tipo de Capa de Lote a ser utilizado para este produto. É possível
obter o tipo de capa de lote através do botão ao lado do campo identificação. O Tipo de Capa de lote é um item de
customização do sistema. Os tipos de capa de lote cadastrados são definidos de acordo com a customização
realizada no cliente.
Área de Interfece Informe o local da área de interface, onde serão gravados os arquivos de interface com o
sistema de impressão .
Diretório de Interface Informe o diretório contido na área de interface onde estarão os arquivos de
interface com o sistema de impressão.
Tamanho do Código Este parâmetro refere-se ao tamanho de Código de Barras que será lido pelo Audit.
Tipo Código de Barras Este parâmetro refere-se ao tipo de Código de Barras que o produto cadastrado irá
utilizar.
Mail Break Informe o código para a quebra de CEP. Este código não será rejeitado pela leitura dos envelopes
no Acabamento.
Consistência do Processo Sempre preencha a coluna 2, esta informação está reservada para futuras
implementações no AUDIT.
Código da Máquina Informe o identificador máquina que está sendo cadastrada ou pesquisada no sistema,
este deve ter duas posições numéricas. Em caso de cliente já cadastrado é possível obtê-los através do botão ao
lado do campo identificação.
Processo Produção Informe qual o tipo de processo de produção a máquina irá ser utilizada.
7. AS02 – Acabamento
Obs.: Essa é a interface inicial ao carregar o AS02, o usuário pode incluir um novo
lote ou pode optar em abandonar o programa
“Este módulo tem como objetivo monitorar o processo de acabamento. Este módulo apoia todos
os processos durante a fase de acabamento, desde a abertura do lote até sua finalização.”
Esta tela tem como objetivo informar qual lote será processado. Os dados deverão ser
obtidos da capa de lote através de leitura dos códigos de barras ou através de digitação.
Este ícone tem como objetivo mostrar ao operador todos os lotes disponíveis para o processamento.
(Informa os lotes do produto como na figura abaixo. Podendo assim, o operador escolher o lote no qual
vai processar e incluí-lo no sistema).
AS02 – Acabamento
AS02 – Acabamento
Inclui registro de lote a ser processado. Quando acionado é mostrado a tela de inclusão de lote onde
deverão ser informados os dados da capa de lote a ser processada. Depois de iniciado o processo não
será mais possível incluir ou excluir lotes.
Exclui um lote já incluso no processo. Os lotes inclusos no processo são mostrados em uma tabela na
tela.
Em caso de necessidade de interromper o processo, pode ser acionado este botão. Para cada
interrupção deverá ser informado o respectivo motivo. A interrupção do processo é necessária sempre
que ocorrer uma pausa grande no processo físico de envelopamento.
A partir do momento que todo lote foi processado e verificado que todos os documentos faltantes não
foram mesmo produzidos no processo de envelopamento é necessário que seja acionando a finalização
do processo.
Este botão acionado faz a leitura dos envelopes serem feitas através da máquina Audit. Ao seu
acionamento será mostrada a tela abaixo, onde é mostrada uma lista de todos os documentos lidos e o
último número lido. Neste processo são realizadas as checagens de documento fora de lote,
documento duplicado, e documento produzido em recuperação anterior.
Este botão acionado faz a leitura dos envelopes serem feitas através do leitor manual. Ao seu
acionamento será mostrada a tela abaixo, onde é mostrada uma lista de todos os documentos lidos e
o último numero lido. Neste processo são realizadas as checagens de documento fora de lote,
documento duplicado, e documento produzido em recuperação anterior.
Durante o processo poderá haver perda de documentos no processo, estas perdas deverão ser
informadas através do acionamento deste botão. Será mostrada uma tela (como fig. a baixo) onde
os documentos perdidos deverão ser informados manualmente ou através do leitor manual.
Para verificar quais os documentos que não foram processados é necessário acionar este
botão. Será mostrada a tela abaixo, onde serão mostrados os documentos faltantes por perda
no processo, ainda não lidos e com perdas registradas no processo de impressão.
8. AS03 – Supervisão
Este módulo tem como objetivo mostrar todos os lotes que já tiveram seu
processamento encerrado e houve ocorrência de documentos faltantes,
aguardando assim que o supervisor solicite a recuperação dos mesmos. Para
incluir um lote no Sistema manualmente, tem a opção de cancelamento do
Job no sistema que dá o direito de poder reprocessa-lo (libera o job para ser
passado novamente) caso ocorra algum problema com o job processado.
AS03 – Supervisão
Acionando este botão no menu vertical, será mostrada uma tela com os dados do lote a ser
solicitado à impressão. Se por acaso este lote foi dividido em duas ou mais inserssoras e em
uma delas ainda não houver terminado o envelopamento, o sistema emitirá uma mensagem de
que este lote ainda não está em condições de ser pedida a reimpressão.
Com este botão, o Supervisor pode cancelar um lote do sistema. (Um lote cancelado fica
totalmente excluído da base do sistema Audit).
Para cada situação (Status) do lote, o botão Reprocessar Job tem uma funcionalidade:
• Ag. Solicitação de Reimpressão: Coloca o lote em espera, podendo assim, o usuário abrir o lote
novamente antes de Solicitar Reimpressão do lote.
• Ag. Processo de Reimpressão: Apaga todas as recuperações solicitadas do sistema e coloca o lote
em espera.
• Lote Pronto: Coloca o lote em espera.
Essa tela de Solicitação de Reprint, aparece ao clicar no Botão Reimpressão na tela inicial do programa
AS03, aqui é possível saber quais os lotes que estão prontos para solicitar o pedido de Reimpressão
Acionando este botão será mostrado uma tela com os dados do lote a ser solicitado à impressão,
bem como os documentos faltantes. A partir daí, o supervisor poderá efetivar a solicitação de
recuperação que é realizada pela geração de um arquivo que irá para a área de interface.
Na opção Incluir, como mostra a tela acima, o Supervisor tem acesso a incluir um novo lote no sistema, no
caso do cliente não trabalhar com POSTNET. ( Opção Inválida para o cliente que utiliza POSTNET ).
9. AS05 – Gerencial
AS05 – Gerencial
O Supervisor poderá selecionar o processo de produção e o equipamento ao qual ele deseja consultar. O
processo de produção e o equipamento estão localizados no canto esquerdo com as seguintes ilustrações:
AS05 – Gerencial
Máquinas
Neste primeiro formulário da tela de consulta, é a opção Ocorrência. Nesta opção o Supervisor poderá visualizar quais
foram os processos e a situação da máquina, podendo assim ser filtrado por Tipo de Ocorrência, Operador, Período.
AS05 – Gerencial
Máquinas
Neste Segundo formulário é designada para o Processo da máquina. O Supervisor poderá consultar quantos lotes foram
abertos em uma determinada data, bem como a quantidade de documentos processados da máquina selecionada em
questão.
“Esta consulta posiciona ainda o percentual de quantos documentos foram envelopado com sucesso”
AS05 – Gerencial
Máquinas
Neste terceiro formulário, Resumo de Produção, o Supervisor poderá acompanhar a estatística de cada processo com a
hora inicial e final com o tempo de processamento, a quantidade de documentos lidos e aprovados, desviado e a
quantidade de documentos lidos por minutos.
Ao selecionar um lote e dar click duplo, o usuário terá acesso a informações como:
√ Documento Inicial
√ Documento Final
√ Unidade de Produção
AS05 – Gerencial
Acompanhamento de Lotes
√ Acompanhamento de Lote
√ Detalhe de produção
√ Lotes Recebidos
√ Solicitação de Recuperação
AS05 – Gerencial
Relatórios
AS05 – Gerencial
Relatórios
AS05 – Gerencial
Relatórios
AS06 – Expedição
AS06 – Expedição
Para o usuário processar uma nova Remessa Cif para o Correio, utiliza-se o botão “Nova” na tela principal
do programa de Expedição. Ao carregar uma nova Remessa Cif, será necessário preencher os dados da
Remessa como mostra a figura abaixo.
AS06 – Expedição
Após o preenchimento do formulário da Remessa, o usuário irá selecionar os lotes que irão fazer parte desta
Remessa no formulário “Lote”. (como mostra a fig. abaixo).
AS06 – Expedição
Para o usuário processar uma nova Remessa Cif para o Correio, utiliza-se o botão “Nova” na tela principal
do programa de Expedição. Ao carregar uma nova Remessa Cif, será necessário preencher os dados da
Remessa como mostra a figura abaixo.
AS06 – Expedição
Durante o processo do CIF, mostra na tela (fig. abaixo) o progresso de cada lote selecionado para o Cif.
AS06 – Expedição
Depois de terminado o processo de Cif dos lotes selecionados, o usuário aciona este botão
para gravar o arquivo da Remessa Cif em um disco flexível (flopydisk).