1-Quais as etapas para criar um processo de prevenção de perdas?

Precisamos compreender primeiramente o que é Prevenção de Perdas e quais suas dimensões.

Perda é todo resultado não alcançado por erros operacionais ou administrativos

Em se tratando do segmento supermercadista, vemos a Prevenção de Perdas ainda atuando exclusivamente

na gestão de estoques (Mercadorias). O movimento de evolução da Prevenção de Perdas contempla todos os
processos de compliance já incorporados a outros setores econômicos, como Financeiros e Industriais.

Veja o gráfico de evolução da prevenção de perdas :

Perceba que o caminho natural da evolução da Prevenção de Perdas é uma área DE Gestão de Riscos
Corporativas, que tem como objetivo mapear, mitigar e atuar diretamente na redução de riscos corporativos
e avaliar a aderência de normas e procedimentos internos, garantindo assim uma melhoria de performance.

PREMISSAS PARA EVOLUÇÃO DA PREVENÃO DE PERDAS

Quando falamos na implantação de processos de prevenção de perdas, não podemos olhar apenas para a
base da operação, mas sim em toda a cadeia de abastecimento varejista, fazendo com que as soluções
tenham aderência e consistência.

A Prevenção de Perdas inicia na Presidência de uma empresa e é obrigação de todos. Devemos desenvolver
ações que envolvam todos os colaboradores.

A evolução da Prevenção de Perdas está ligada diretamente com a evolução da TI, Gestão de Estoques e
cultora corporativa.

A compra ´para revenda representa 70% a 75% de todos os gastos de uma empresa Supermercadista, logo as
grandes oportunidades e controles iniciam-se por ai.
A custo com pessoas pode variar de 8% a 12%, sendo a segunda conta mais cara do segmento, é
fundamental pensarmos em soluções inteligentes que dependam mais de melhorias de processo do que
crescimento do quadro operacional.

A estruturação de um departamento eficiente de prevenção de perdas requer conhecimentos específicos que

devem ser considerados na estruturação do departamento e busca de profissionais.

O tamanho do departamento de Prevenção de Perdas está ligado diretamente com o tamanho da

oportunidade existem e os riscos operacionais. Ou seja, podemos ser eficientes e aplicar estes conceitos,
tendo apenas uma loja, ou ser o maior grupo varejista do Brasil.

A PREVENÇAO DE PERDAS É NECESSIDADE DE TODOS

Para isto, precisamos compreender todas as etapas do processo:

Comercial / Logística / Operações de loja / RH etc...

Abaixo algumas dicas para estabilizar este processo de forma estratégica:

 Tecnologia da Informação
o Garantir a tecnologia mais adequada para o seu negócio e sua perfeita implantação.
o Seleção - Fundamental selecionar uma tecnologia que esteja alinhada com o seu negócio. Se
não tivermos um ERP seguro e que consiga realizar todas as operações varejistas de forma
simplificada, teremos problemas graves na gestão de estoques. Atenção com comercial,
rendimento, receituário, tributos, financeiro e gestão de estoques. Sempre focado na
simplicidade.
 Devemos selecionar um prestador de serviços que atue no nosso segmento, isto dará
garantia de atualizações focadas no nosso segmento
o Implantação - Além de garantir a tecnologia mais adequada para o nosso negócio é necessário
implantá-la com muito profissionalismo
 Gestão de Estoques
o Garantir que todos os processos de controle de estoques ocorram de forma efetiva
o Avaliar a estrutura Mercadológica
o Cadastro de Produtos
 Entrada e saída de produtos
 Gerenciamento do Mix e Sortimento
 o Relatórios disponíveis e periodicidade de análise de todos os envolvidos
o Movimentações de Mercadorias
 Expedição do CD
 Transferências entre loja
 Transferências entre setores (Uso e consumo, produção, refeitório, rotisseria, etc)
o Gestão de Avarias
 Produtos que perderam parcialmente ou totalmente seu potencial de comercialização
o Gestão de Trocas
 Segregação e gerenciamento dos volumes de trocas no mínimo de forma mensal
o Inventários
 Preparação
 Execução
 Análise
 Prevenção de Perdas – Ações relevantes da prevenção de perdas
o Segmentada por: Não encaremos esta divisão como sendo departamentos, mas sim como
áreas de conhecimento.
 Inteligência
 Indicadores quantitativos – Perdas / Avarias / Trocas / etc
 Indicadores qualitativos- Avaliações de aderência Operacional
 Processos POP
 Desenvolvimento de Rotinas operacionais
 Formalização dos processos
 Criação de manuais e ferramentas de apoio
 Auditoria
 Avaliação aderência de processos
 Instrução in loco de melhores práticas
 Riscos Patrimoniais
 Ações especiais
 Fiscalização
 Prevenção de Fraudes e Furtos

Tendo isto em vista, falaremos sobre os passos para estruturação do departamento.

1. Garanta os processos
2. Avalie operacionalmente o negócio
Avalie os números da empresa e veja se estão alinhados com as melhores práticas do mercado.
Faça um diagnóstico contemplando toda a cadeia de abastecimento varejista:
 Setor de Compra.
o Dias de Estoques da empresa x Melhores práticas
o Ferramentas para apoio na decisão de compra
 Gestão de Estoques
o Avalie se os números de estoques são confiáveis
o Se as rotinas básicas estão em andamento. Avalie qualidade
 Lojas
o Avalie as lojas e identifique todas as oportunidades
o Separe-as por setores
o Avalie os processos de: Pedido / Recebimento / Armazenagem / Produção /
Área de vendas / Dias de Estoque / Transferência de Mercadorias / Inventário /
Avarias / Trocas / Frente de CX/
o Detalhe com bastante eficiência os setores perecíveis, responsáveis por mais
de 70% das perdas.
 Identifique possíveis soluções, neste momento preocupe-se com o que deve ser feito, não como. Veja
o impacto de cada ação desta no resultado existente e projete estimativas de redução.

3. Valorize as oportunidades

Exemplo de mapeamento de oportunidades. Onde estamos (% Perda) e Start-up onde incialmente

podemos chegare Oportunidade Anual (Oport Anual) são os resultados que podemos obter com um
trabalho dedicado.

4. Plano de ação
Com base nas oportunidades existentes, trace um plano de ação contemplando:
 Áreas de atuação: Comercial / CD / Loja /
 Setores foco: FLV / Açougue / Frios / Alto Giro / Padaria / PAR – Produtos de Alto
Risco
 Defina as lojas Foco: Geralmente identificamos lojas mais críticas e devemos atuar
diretamente nelas, assim conseguimos obter melhores resultados e reduzir esforços no
programa de prevenção de perdas.
Lojas Foco Vend Queb Invent Perd Tot % Perda %Meta Revis $Revisada Oport 2014 PARETO
2 10.623.646 547.165 36.994 584.159 5,50% 1,97% 208.804 500.474 12,97%
1 19.625.616 697.740 68.189 765.930 3,90% 2,10% 412.298 471.509 25,20%
5 30.532.736 595.953 319.350 915.302 3,00% 1,86% 568.133 462.892 37,20%
4 30.669.781 750.022 114.869 864.891 2,82% 1,91% 587.013 370.504 46,80%
8 48.022.235 867.302 248.311 1.115.613 2,32% 1,80% 864.867 334.328 55,47%
6 27.352.860 555.812 122.155 677.968 2,48% 1,68% 458.237 292.974 63,06%
10 20.861.962 490.755 122.195 612.950 2,94% 1,97% 411.699 268.334 70,02%
7 21.831.100 477.383 68.912 546.295 2,50% 1,62% 354.267 256.037 76,66%
9 17.748.331 468.033 28.843 496.876 2,80% 1,89% 336.270 214.141 82,21%
23 28.978.248 548.738 201.850 750.588 2,59% 2,18% 631.294 159.059 86,33%
11 35.639.270 684.964 86.085 771.048 2,16% 1,84% 654.771 155.037 90,35%
17 9.828.576 211.324 65.335 276.659 2,81% 1,67% 164.574 149.447 94,22%
18 11.347.004 285.497 -8.621 276.876 2,44% 1,82% 206.838 93.384 96,64%
14 35.617.050 648.239 97.462 745.700 2,09% 1,94% 690.815 73.181 98,54%
13 39.124.238 824.997 95.934 920.931 2,35% 2,23% 874.111 62.427 100,16%
24 12.233.804 222.241 19.778 242.019 1,98% 1,92% 235.378 8.855 100,39%
27 1.936.734 50.800 -2.382 48.418 2,50% 2,43% 47.092 1.768 100,43%
12 59.840.339 984.641 75.833 1.060.475 1,77% 1,79% 1.073.056 -16.775 100,00%
Total Geral 461.813.528 9.911.605 1.761.091 11.672.697 2,53% 1,90% 8.779.517 3.857.574

 Escopo de atuação / Tempo / Custo / Recursos / Envolvidos / Riscos

5. Validação do Projeto

Apresente para todos os envolvidos o projeto e valide com os principais responsáveis operacionais de cada
área de deverá ser tratada.

Com base nestas oportunidades encontradas conseguimos dimensionar a equipe para iniciar o trabalho.

Se focarmos em setores e lojas mais críticas inicialmente, conseguiremos reduzir nossa força tarefa e
garantir resultados imediatos.

6. Inicie o processos de implantação

a. Lembre-se que o primeiro passo é garantir estabilidade dos número, consistência das
informações
b. Faça com que as pessoas participem do processo de
c. Garanta treinamento e informação para todos os envolvidos
 d. Segmente os treinamentos por setores e áreas de atuação
7. Desenvolva um programa de incentivos
a. Crie uma campanha de incentivos levando em consideração:
i. Resultado Geral de cada unidade
ii. Resultado de cada setor
iii. Faturamento
iv. Perdas
v. Margem
vi. Dias de Estoques
vii. E principalmente o resultado de checklist de aderência dos processos implantados.
Isto garantirá a continuidade do que foi implantado, principal risco de insucesso de
um programa de prevenção de perdas
8. Monitore
a. Acompanhe os resultado
b. De feedbacks constantes de evolução do trabalho
c. Reporte a evolução em números para a empresa
d. Avalie outras oportunidades, mensure possíveis soluções e ganhos

2-Como identificar os riscos de cada etapa do processo?

Primeiramente é importante analisarmos os números e identificarmos as causas geradoras de perdas, desta

forma conseguimos ser rápidos para estancar possíveis problemas. Para que isto ocorra com exatidão é
importante avaliarmos as oportunidades sobre dois ângulos diferentes:

1. Oportunidades na cadeia de abastecimento

a. Avaliações operacionais e numéricas envolvendo filiais e sites operacionais
i. Avaliação de lojas e CD´s
1. Aplicação de Checklists focados nos cuidados operacionais de cada setor e
processos existente em cada unidade de negócio
2. Análise de oportunidades em cada unidade de negócio
3. Cruzamento dos resultados qualitativos e quantitativos
ii. Avaliação de Setores Críticos – Estudo da Cadeia de Abastecimento
1. Formação do Comitê de Prevenção de Perdas
a. Comercial / Logística / Operações / Técnicos do setor / Lojas mais
críticas / Prevenção de perdas
b. Estudo de oportunidades na cadeia, com base nas informações de
perdas e oportunidades operacionais mapeadas, desenvolver soluções
focadas em todo o ciclo de vida do produto dentro da empresa.

3-Como criar políticas para dar sustentação ao processo a ser implantado?

Existem dois pilares de sustentação fundamentais que se fundem. Programa de incentivos baseados em
metas factíveis e análise de aderência de processos.

Devemos traçar um programa de incentivos que compreenda a aderência de processos implantados

(Checklists).
Desta forma as práticas implantadas não serão esquecidas pela operação. Costumo dizer que o varejo é
movido a fricção. Precisamos estabelecer indicadores claros de sucesso e colocarmos isto do DNA de nossas
operações. Para tanto precisamos ter números confiáveis, sem eles, dificilmente teremos aderência.

4-Como envolver as pessoas neste processo? Quem são essas pessoas e o que cada uma delas deve fazer?

Os indicadores de perdas e estoques devem estar contidos em cada setor da empresa e cada um deve
colaborar deforma efetiva para que isto ocorra dentro da organização.

Em resumo :

Comercial: Indicadores de sucesso

 Faturamento / CMV/ Dias de Estoque/ Bonificações / Perdas /Metas de Compras

 O comercial deve ser cobrado pela margem final contemplando perdas e bonificações
 Tem como responsabilidade negociar verbas para abater perdas
 Garantir os níveis de estoques saudáveis
 Controlar Rupturas

CD:

 Carga garantida – Expedição

 Controle Efetivo do PVPS
 Controle e indicadores de Nível de Serviço Loja
 Controle de Estoques virtuais

Lojas

 Gerente loja – Controle de Rotinas operacionais e indicadores diários e quinzenais, DDE, DDV,
Rupturas
 Recebimento. Quantidade e Qualidade
 ADM – Garantia de todas as rotinas executadas diariamente.
 Encarregados - Sugestão de Pedidos Perecíveis
 Setores- PVPS, Movimentações de mercadorias, produção, controle de avarias, trocas, garantia
de Layout e planograma, controle de ruptura e dias de estoques
 Frente de CX – Atenção para inversão de códigos, PAR –Produtos de Alto Risco

Prevenção de Perdas

A prevenção de perdas desenvolve um trabalho de :

 Avaliação de riscos em todas as etapas operacionais

 Análise de resultados e oportunidades
 Desenvolvimento de soluções e ferramentas de apoio
 Fiscalização de pontos de alta criticidade
5-O que esses processos devem levar em conta?

6-Como estruturar uma área de prevenção de perdas?

7-Como fazer um monitoramento com o objetivo de avaliar a conformidade dos processos, isto é, se as
normas e procedimentos estão sendo cumpridas?

8-Como controlar se os processos estão sendo realizados de forma correta?

9-Como escolher os equipamentos e tecnologias para dar base à estratégia que foi definida?

Através de análise de resultados, conseguimos avaliar a necessidade e o retorno sobre o investimento

realizado.

Exemplo:

1. Em inúmeros varejistas vimos a prática de vigias noturnos. Logo, se temos 12 lojas, temos no
mínimo 13 colaboradores. E se montássemos uma central de monitoramento que tivesse condições
 de gerenciar e monitorar todas as lojas em um ponto só? Teríamos uma redução de 10 postos de
trabalho, isto pode gerar no mês uma redução de R$30.000,00

10-Quando e como investir? Como escolher os fornecedores?

É necessário analisar a valor da oportunidade e o custo de investimento, nesta conta conseguiremos

identificar se o resultado será de curo, médio ou longo prazo.

Os fatores de seleção para fornecedor devem ser:

 Garantia de entrega (Qualidade/ Prazo / Preço)
 Conhecimento do seu negócio
 Nível de serviço no pós venda
o Treinamento
o Manutenção Preventiva
o Manutenção corretiva
o Velocidade
 Preço e modelo de pagamento
 Efetividade da solução x Riscos de insucesso
