Programa de Implantação do UFBAPEN

Comitê Executor
AGENDA

• OBJETIVO

• ESTRUTURA DE RECURSOS HUMANOS

• ESCOPO E STATUS

• CRONOGRAMA ATUALIZADO

• DELIBERAÇÕES

• DESAFIOS
OBJETIVO

Institucionalizar de forma planejada e

controlada a tramitação eletrônica de
processos e documentos em toda UFBA
até outubro de 2018.
ESTRUTURA DE RECURSOS HUMANOS

Revisar, deliberar, aprovar e acompanhar o

Comitê planejamento institucional; garantir
Diretivo provimento de recursos.

Planejar e executar as ações do programa,

Comitê visando a implantação do PEN.
Executor

GT GT GT Gestão
GT PO GT TI
Comunicação Capacitação Documental

Revisar POs, definir Adaptar SIPAC, Planejar/executar Prover Normatizar tipos de

modelos de definir/prover comunicação infraestrutura para documentos e
Documentos. infraestrutura de institucional. capacitar processos, auxiliar
hardware. comunidade UFBA. unidades na gestão
documental.
ESTRUTURA DE RECURSOS HUMANOS

• Seleção de bolsistas (parceria PROPLAN) - 23/08 a 11/9

Curso Vagas Local de atuação
Ciência da Computação; 1 STI
Sistemas de Informação, ou
Licenciatura em Computação.
Ciência da Computação; 1 NUCAP/CDH/PRODEP
Sistemas de Informação, ou
Licenciatura em Computação.
Arquivologia; 4 CAD/PROAD
Secretariado;
BI em Humanidades, Artes e Ciências, ou
Administração.
ESCOPO

• Normatização tipos de documentos e processos

• Redesenho dos procedimentos operacionais
• Adaptação e implantação do módulo de protocolo do SIPAC
• Especificação e provimento da infraestrutura de hardware
• Elaboração do plano de comunicação institucional
• Capacitação da área usuária
• Suporte na gestão de documentos para as unidades/órgãos da UFBA
• Definição das ilhas de digitalização
ESCOPO
Normatização de Tipos de Documentos e Processos

• Adoção da tabela de assuntos CONARQ

• Levantamento dos tipos de processos no SIPAC (350tipos, 1milhão de

processos)

• Classificação dos tipos de processos (administrativo, acadêmico, pessoal)

• Elaboração de tabela DE-PARA (SIPAC X CONARQ) (350X676)

• Validação do conteúdo da tabela CONARQ para inclusão no SIPAC (676)

ESCOPO
Redensenho dos Procedimentos Operacionais

• Classificação (Administrativos, Recursos Humanos e Acadêmicos)

• Priorização dos processos de compras:

• Revisão dos procedimentos operacionais
• Compra por Registro de Preço: Material de Uso Comum
• Compra por Registro de Preço: Material de Uso Específico
• Compra por Dispensa de Licitação
• Compra por Inexigibilidade de Licitação

• Levantamento dos templates (em torno 60)

• Validação dos procedimentos e templates junto à área usuária

• Ajustes dos procedimentos

ESCOPO
Adaptação e implantação do protocolo SIPAC

• Disponibilização da versão do sistema voltado para o PEN

• Carga da tabela CONARQ

• Inclusão do campo assunto CONARQ nos processos

• Carga na tabela DE-PARA (Tipo de Processo X Assunto CONARQ)

• Ajustar sistema para permitir assinatura de servidores EBSERH e

terceirizados em despachos e Documentos?
ESCOPO
Especificação e provimento da infraestrutura de HW

• Melhorias nos procedimentos de segurança (Backup e Recuperação)

• Aquisição de storage (sobrevida de 3 anos)

ESCOPO
Elaboração do plano de comunicação institucional

• Logomarca definida

• Comunicado institucional sobre a implantação do PEN para a comunidade

UFBA
ESCOPO
Capacitação da área Usuária

• Público alvo: toda comunidade UFBA usuária do módulo de protocolo

SIPAC

• Modalidade: semipresencial (24 horas EAD e 4 horas presencial)

• Parceria PRODEP/SEAD/STI/CAD/SUPAD.
ESCOPO
Capacitação da área Usuária

EIXOS Módulos C/H Avaliação Modalidade

Elementos Básicos 4 SIM EAD
Gestão Documental Classificação Documental 4 SIM EAD
Instrução Processual 4 SIM EAD
Legislação Padrões Digitalização de Exercícios EAD
4
Documentos práticos
Distribuição e Controle da EAD
Estrutura Tramitação dos Processos
4 SIM
Organizacional da Conforme a Estrutura
UFBA Organizacional
Funcionalidades do 4 Não EAD
Módulo de Protocolo do Exercícios Presencial
Protocolo do SIPAC 4
SIPAC práticos
ESCOPO
Capacitação da área Usuária

PROPOSTA DE CRONOGRAMA
Atividade Data
Fim da revisão do material 06/09/2018
Entrega à SEAD 10/09/2018
Período de inscrição 15/09 a 25/09/18
Início do treinamento 10/10/2018
Fim do treinamento 09/11/2018
Servidores treinados na 1ª fase 400
ESCOPO
Suporte na Gestão de Documentos p/ unidades UFBA

• Previsto no Plano de Capacitação

• Suporte por telefônico e e-mail

ESCOPO
Definição das Ilhas de digitalização

Programado para 2019

ESCOPO
Resumo do Status Implantação
Convite para Palestra no Worhshop SINFO/UFRN 2018

Artigo publicado no X WTICIFES 2017

Infraestrutura de HW adquirida;

Tabela DE-PARA revisada (classificação CONARQ – tipo processo SIPAC);

Plano de Capacitação elaborado e aprovado;

Procedimentos Operacionais atualizados;

Templates de documentos definidos/mapeados;

ESCOPO
Resumo do Status Implantação

• 80% dos treinamentos EAD elaborados;

• 80% das adaptações feitas no sistema;

• Processo de seleção de bolsistas iniciado;

NÃO ESCOPO

Adaptar o SIPAC para o Analisar os requisitos Criar repositório

Barramento, Protocolo exclusivo para gestão
Integrado e NUP. e-ARQ. documental.

Realizar procedimentos Digitalizar processos Tratar questões relativas

arquivísticos nas criados antes de ao Assentamento
unidades e órgãos. outubro/2018. Funcional Digital.
CRONOGRAMA MACRO

Jan/17 Jan/18 Jan/19

FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ

ESCOLHA DO
SISTEMA

IMPLANTAÇÃO DO PEN
PLANEJAMENTO
CLASSIFICAÇÃO -
PROCESSO E DOCUMENTO

PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

TI - MÓDULO DE PROTOCOLO SIPAC

PILOTO(s)
TI - INFRAESTRUTURA

COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

CAPACITAÇÃO

IMPLANTAÇÃO
DELIBERAÇÕES

• Para implantação do PEN: (URGENTE)

• Deliberar sobre a possibilidade de servidores EBSERH e funcionários
terceirizados assinarem despachos e documentos

• Para continuação do PEN

• Criação de comissão de documentos sigilosos
• Criação de comissão de segurança da informação
DESAFIOS

Ampliar a implantação do PEN para todos

os processos de todas as áreas.
OBRIGADA !!!