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Pressupostos básicos de organização
Operações com Clientes
Vendas e Valores a Receber
1 Venâncio Chirrime 24/11/2021 2 Venâncio Chirrime
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Pressupostos básicos de organização
interna da área de vendas
 As alterações dos preços e condições de venda
no sistema informático, são efectuadas através
de chave de acesso própria, após o que é
emitida uma listagem de suporte das alterações
que é conferida e aprovada pelo Director
Comercial;
 Todas as demais condições não previstas no
preçário base, são expressas na respectiva Nota
de Encomenda, e evidencia-se o responsável
pela sua aprovação;
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Aceitação de novos Clientes
 São estabelecidas tabelas de preços e condições
meramente indicativas e são indicadas por cada zona
de mercado e expressos na moeda de cada país;
 Dadas as condições e características diferenciadas
de cada mercado, os preçários são fixados caso a
caso, conforme o cliente e o volume das exportações;
 Todos os clientes estão pré-definidos à partida,
constando do respectivo ficheiro de clientes e não é
permitido a venda à crédito às entidades que não
tenham fichas abertas;
5 Venâncio Chirrime 24/11/2021 6 Venâncio Chirrime
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interna da área de vendas
 A empresa vende os seus produtos no mercado
nacional, externo e às empresas do grupo;
 Todas as condições de venda são definidas pela alta
Administração em conjugação com o Director
Comercial;
 Os preços de venda são definidos a partir da tabela
geral de preços e de acordo com os descontos a
conceder aos diferentes Clientes e essa tabela é
assinada pela alta Administração;
 Sempre que há qualquer alteração das condições de
venda, a alta Administração evidencia assinando as
respectivas tabelas;
24/11/2021
Pressupostos básicos de organização
interna da área de vendas
A empresa pratica os seguintes descontos:
 Descontos financeiros – indexados ao prazo de
pagamento de Clientes
 Desconto de Quantidade – variável de acordo
com o produto e com cargas;
 Desconto de Encomenda – é concedido para
clientes que encomendam os seus produtos com
um determinado prazo mínimo.
24/11/2021
Aceitação de novos Clientes
Quando há novos Clientes angariados, os serviços
comerciais elaboram uma Proposta de Abertura
de Conta Corrente, numa única via com seguintes
elementos:
 Código da zona de mercado;
 Nome e morada do Cliente;
 Número do Contribuinte;
 Tipos de descontos a conceder;
 Número da conta corrente;
 Rubrica da pessoa responsável pela elaboração
da proposta;
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Aceitação de novos Clientes -

Aceitação de novos Clientes Estrangeiros
 A proposta é enviada ao Director Comercial para No caso de um Cliente estrangeiro, os serviços de
exportação emitem também uma proposta de Abertura
emissão de um parecer e sobre a mesma é de C/C na qual constam no mínimo os seguintes
enviada para Direcção Financeira; elementos:
 Cabe à secção de crédito e cobrança da  Código do país;
 Nome e morada de Cliente;
Direcção Financeira, obter informações
 Forma de pagamento pretendido;
comerciais acerca do eventual cliente através de
 Nome do Agente;
Bancos e Fornecedores e nesta base os
 Forma de pagamento proposta;
Directores Financeiro e Comercial estabelecem o  Rubrica do responsável pela sua emissão;
plafond de crédito a atribuir;  Caso a forma de pagamento não seja Licença de
Crédito, a proposta requer aprovação especial do
Director Comercial;

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Controlos internos das encomendas

Atribuição de plafonds de crédito
 A Direcção Comercial, após a obtenção da
informação necessária, propõe à Direcção
Financeira o plafond de crédito a atribuir que
geralmente é completado pelas informações
obtidas pela secção de cobrança;
 Após a atribuição do plafond de crédito, a
Direcção Financeira envia uma comunicação
interna à secção de cobranças e Contas
Correntes, para esta proceder à introdução no
sistema informático desses plafonds.
de Clientes
Recepção de encomendas
A recepção das encomendas é centralizada pela
secção de Assistência a Clientes e não é permitida
a recepção de encomendas por parte dos diversos
Armazéns comerciais;
A recepção de encomendas pode ocorrer de três
formas:
Telefonicamente, fax ou email;
Notas de encomendas emitidas pelos vendedores;
Notas de encomendas enviadas pelos Clientes.

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Controlos internos das encomendas Controlos internos das encomendas

de Clientes de Clientes
No caso de vendas realizadas pelos vendedores, As notas de encomenda emitidas pelos Vendedores devem
incluir no mínimo os seguintes elementos:
estes emitem no acto da recepção da encomenda  Descrição dos Clientes
uma Nota de Encomenda, pré-numerada, em  Local de entrega
quadruplicado, com a seguinte distribuição:  Data
 Quantidade
 Original para secção de Assistência a Clientes;
 Referência
 Duplicado fica no Cliente;  Espécie
 Triplicado vai para a Secção de Controlo de  Características técnicas
Facturação;  Tipo
 Preço unitário e descontos
 Quadruplicado fica arquivado no livro de  Rubrica do Cliente
encomendas do vendedor.  Rubrica do vendedor

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Aprovação de Encomendas Aprovação de Encomendas

O processo de aprovação de encomendas envolve dois níveis de
autorização: Após a aprovação da Nota de Encomenda, a sua
 Autorização para descontos e preços praticados por parte da distribuição segue:
Direcção Comercial;
 Autorização para a efectivação da venda ao cliente por parte do
 Original para secção de Apoio a Clientes, para
controlo de crédito; registo e processamento da encomenda;
 A aprovação de encomendas pode ser efectuada através do
registo no sistema informático, dispondo para tal o sistema de Duplicado para o Cliente;
preços e condições de venda para cada Cliente;
Triplicado para secção de Controlo e Facturação,
 No caso de encomendas em condições muito especiais, de
preços ou condições de vendas pontuais diferentes das para conferência e facturação;
habituais, esta nota deve ser obrigatoriamente autorizada pela
Direcção Comercial, sendo a Administração da empresa Quadruplicado fica arquivado no livro.
informada das consultas em curso de forma a emitir parecer;

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Registo das Encomendas Registo das Encomendas

Como produto deste registo de encomendas, são
emitidos automaticamente os seguintes documentos:
Após a aprovação das encomendas, os serviços de
Apoio a Clientes introduz no sistema informático os  Na secção de apoio a Clientes, a Nota de
seguintes elementos: Encomendas do sistema, numa via, que é arquivada,
por ordem numérica, conjuntamente com o original da
 Data da encomenda Nota de Encomenda manual recepcionada;
 Código do Cliente
 No armazém comercial a Proposta de Carga, em
 Código do produto duas vias, uma via para efectuar a carga, após o que
 Quantidades deverá ser assinada pelo conferente e devolvida ao
 Data provável de expedição responsável do armazém para servir de base à
 Preços e descontos a conceder, nos casos emissão da guia de remessa, e outra via para o arquivo
especiais do Armazém;

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Registo das Encomendas Controlo de Crédito

 Cabe aos serviços de controlo de crédito, efectuar o controlo de crédito
A proposta de carga pré-numerada, deverá conter concedido aos clientes e a respectiva aprovação das encomendas;
no mínimo a seguinte informação:
 A aprovação das encomendas, em termos de controlo de crédito, é
 Descrição do Cliente efectuada via sistema informático que controla automaticamente os
plafonds de crédito ultrapassados não permitindo de imediato a
 Código do produto emissão das requisições aos Armazém e das respectivas guias de
remessa;
 Descrição do produto
 Quantidade do produto  Caso cliente incorra em algum incidente, tais como, devolução de
cheques, devolução de letras, saldos em abertos não regularizados, os
 Rubrica do funcionário que realizou serviços de controlo de crédito devem alterar os sistemas informáticos,
 Rubrica do conferente de forma a impedir a emissão de guias de remessa para esse Cliente;

 Nestas situações os serviços de cobrança emitem uma ordem de

serviço em duas vias, que é rubricada pelo Director Financeiro que
envia para o Director Comercial para se tomar as providências devidas
junto do cliente.

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Emissão de Guias de Remessa
 Cabe aos diferentes armazéns comerciais a responsabilidade de
emissão das Guias de Remessa relativas a produtos expedidos;
 Após a Secção de Planeamento de Cargas e Transporte
organizar os transportes a realizar e determinar as encomendas
a entregar, deverá comunicar ao respectivo armazém comercial
o seu planeamento, de modo que o armazém realize os
procedimentos relativos à preparação e expedição de carga;
 Com base nas informações fornecidas pela Secção de
Planeamento de Cargas e Transportes, o Chefe do Armazém
encarrega o funcionário de preparar e ou efectuar o
carregamento das viaturas de transporte fornecendo-lhe uma via
da Proposta de Carga;
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Guias de Remessa
A Guia de Remessa, numerada sequencialmente
pelo sistema, deverá ser emitida em três vias, com
a seguinte distribuição:
 Três vias para acompanhar a mercadoria para o
Cliente;
 Uma via para entregar à saída na portaria da
Empresa que mais tarde é enviada à secção de
facturação;
 Uma via para secção de facturação.
21 Venâncio Chirrime 24/11/2021
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Emissão de Facturação a Clientes
 Cabe à Secção de Facturação a responsabilidade de
emissão de toda a facturação da empresa;
 Ao recepcionar as Guias de Remessa enviadas pelos
Armazéns Comerciais e pela Portaria da Empresa, a
Secção de Facturação deverá assegurar-se que não há
discrepâncias entre as mesmas, controlando a sua
sequência numérica;
 Após verificar a não existência de anomalias por
confrontação entre as Guias de Remessa, e a respectiva
Nota de Encomenda, deverá proceder à emissão da
respectiva Factura, mediante a confirmação no sistema
informático sobre as Guias de Remessa que originam a
respectiva facturação;
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Guias de Remessa
 Após a execução desta tarefa, o funcionário responsável, deve devolver
a via da Proposta de Carga devidamente assinada e datada,
confirmando o carregamento ou relatar as causas de carregamento
parcial;
 Com base na Proposta de Carga, devidamente assinada como prova
de efectivação do carregamento, os diversos armazéns Comerciais
deverão proceder à emissão da respectiva guia de remessa;
Para emitir a Guia de Remessa, deverão ser introduzidos no sistema
informático os seguintes elementos:
 Número da Nota de Encomenda
 Descrição do cliente
 Código dos produtos expedidos
 Quantidade de produtos expedidos
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Guias de Remessa
 As Guias de Remessa emitidas não deverão conter
alusão a preços e/ou descontos efectuados, bem como
os armazéns comerciais não deverão ter acesso nem a
tabelas de preços praticados nem aos descontos
concedidos a clientes;
 Tendo por base a Guia de Remessa, e de uma forma
aleatória o funcionário da portaria deverá conferir as
quantidades dos produtos expedidos com a respectiva
Guia de Remessa, rubricando a mesma;
 No caso de avaria do sistema informático, recorre-se à
emissão manual de guias provisórias, obedecendo o
mesmo procedimento, devendo-se emitir as guias
definitivas logo que o sistema funcione;
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Emissão de Facturação a Clientes
A Factura numerada sequencialmente, deverá ser
emitida em quatro vias com a seguinte
distribuição:
 Original para o Cliente;
 Duplicado para secção de controlo de crédito;
 Triplicado arquivado na secção de facturação por
ordem numérica;
 Quadruplicado para a Contabilidade.
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Conferência de Facturas Devoluções de Clientes

 Os funcionários da Secção de Facturação devem conferir
todas as Facturas emitidas no que respeita a quantidade,
preços e descontos praticados, inclusive as somas
aritméticas, devendo o funcionário responsável rubricar
como prova de ter conferido;
 Mensalmente a Secção de Facturação deve emitir uma
listagem para certificar se todas as Guias de Remessa
terão sido facturadas e caso não, investigar as razões;
 As Guias de Remessa manuais ficam arquivadas na
Secção de Facturação por ordem numérica juntamente
com as guias emitidas pelo sistema informático.
 A devolução só pode ocorrer após um contacto
entre o cliente e a Direcção Comercial e
mediante a autorização desta última;
 Se o pedido de devolução é motivado por razões
de qualidade dos produtos, a Direcção Comercial
solicita a intervenção dos Serviços Técnicos da
Produção, para efectuar uma peritagem com
vista à emissão de uma opinião sobre a
qualidade dos produtos, após o que a Direcção
Comercial autoriza ou não, a devolução.

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Devoluções de Clientes Devoluções de Clientes

 Após a autorização da devolução, e aquando da Com base na Nota de Entrada – Devolução

chegada da mercadoria à Fábrica, os Serviços de
Armazéns deverão conferir e emitir uma Nota de
Entrada - Devolução, pré-numerada e em duas
vias com a seguinte distribuição:
 Original para secção de facturação;
 Duplicado fica arquivado por ordem numérica no
respectivo Armazém Comercial;
devidamente autorizada, a secção de facturação
deverá proceder à emissão, da respectiva Nota de
Crédito em quatro vias com a seguinte
distribuição:
 Uma via para o Cliente;
 Uma via para contabilidade;
 Uma via para secção de cobranças de C/C;
 Uma via para arquivo da secção por ordem
numérica.

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Notas de Débito
Notas de Crédito
 A emissão das Notas de Crédito deve ser sempre  As notas de Débito deverão ser emitidas em comunicações
aprovadas pela Direcção Comercial;
autorizada pela pessoa que tem esta
Cabe à Secção de Facturação a emissão, via sistema informático,
responsabilidade na empresa. das Notas de Débito, numeradas sequencialmente, em quatro vias,
 Os factores que levam a emissão das Notas de com a seguinte distribuição:
Crédito são: Uma via para o cliente;
 Devolução de mercadorias;  Uma via para contabilidade

 Descontos especiais, bónus;  Uma via para Cobranças e C/C

 Uma via fica arquivada por ordem numérica
 Correcções de erros cometidos nas Facturas já
emitidas;
 Todas as Notas de Débitos são assinadas pela Direcção
 Anulação parcial ou total de saldos, entre outros. Comercial e as Notas de Débito de juros por atraso nos
pagamentos, são emitidas pela Direcção Financeira.

29 Venâncio Chirrime 24/11/2021 30 Venâncio Chirrime 24/11/2021

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