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Auditoria às Existências
M.C.I. Existências/Inventários
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Tipos de Existências
 Mercadorias: bens adquiridos para a venda não sendo
sujeitos a qualquer transformação dentro da empresa.
 Produtos acabados: bens produzidos pela empresa,
resultante do seu processo produtivo que se encontram
completamente terminados e portanto prontos a serem
vendidos.
 Produtos em curso: bens produzidos pela empresa,
que se encontram em processo de fabricação e que
portanto não estejam ainda completamente finalizados.
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Tipos de Existências
 Subprodutos: produtos secundários resultantes da
produção de um produto principal, com baixo valor
comercial e não utilizáveis no processo produtivo da
empresa.
 Matérias: bens que concorrem, pelo seu consumo,
de forma indirecta para o processo produtivo.
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 As existências constituem um conjunto de bens activos
representando as mercadorias, matérias-primas e
produtos acabados, propriedade de uma empresa em
determinado momento, que as detêm para as utilizar
para a venda ou produção de outros bens no decurso
normal do seu negócio. Existe uma grande variedade de
situações nesta categoria de bens a que torna ainda mais
importantes as questões com eles relacionadas.
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Tipos de Existências
 Matérias-primas: bens que não se destinam à venda
mas a serem incorporados no processo de fabricação de
um determinado produto.
 Matérias auxiliares: bens destinados a serem
consumidos no processo produtivo mas que não se
incorporam materialmente nos produtos finais.
Normalmente a sua contribuição para o custo final dos
referidos produtos tem uma importância mais reduzida
que as matérias-primas.
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Tipos de Existências
 NB: o mesmo bem pode ser mercadoria para uma
empresa, e para outro produto acabado ou matéria-
prima conforme as situações. As mercadorias
aparecem nas empresas comerciais enquanto que as
restantes categorias aparecem tipicamente nas
empresas industriais.
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Pressupostos fundamentais Pressupostos fundamentais

 Cabe à Direcção de Aprovisionamento, assegurar a
aquisição de bens e serviços nas condições técnicas
económicas mais vantajosas;
 Todas as aquisições de bens e serviços são aprovadas
por funcionários com poderes para tal, segundo a
Delegação de competências para o efeito;
 São estabelecidos contratos de fornecimentos por
forma a aliviar carga administrativa de processo de
consultas ao mercado;
 A Empresa gere um Armazém de Matérias Primas,
Mercadorias e Produtos Acabados e efectua
inventários periódicos das existências;
 Com base no histórico e em previsões de consumo
para o ano, são estabelecidos stocks mínimos e
máximos para todos os armazéns;
 A empresa dispõe de uma aplicação de
Stocks/Controlo de Custos que funciona de forma
autónoma à aplicação de contabilidade;

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Pressupostos fundamentais Pressupostos fundamentais

 Está definido à partida o critério valorimétrico para  O processo de aquisição de materiais inicia-se com a
todos os stocks; emissão do documento REQUISIÇÃO A
 Existe uma contabilidade de custos, bastando COMPRAS (Pedido de Compra) por parte dos
fornecer os elementos de consumo para se apurar os Armazéns, Serviços Administrativos, Direcção de
custos de produção; Manutenção.
 A abertura de novos códigos de Stocks, é da
responsabilidade dos serviços de contabilidade,
bastando para o efeito uma solicitação prévia dos
serviços de gestão de stocks;

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Pressupostos fundamentais Pressupostos fundamentais

A Requisição a Compras deve indicar entre outros:
 As quantidades a adquirirem
 As especificações do bem a adquirir
 A indicação de eventuais fornecedores
 A data da emissão do pedido
 Assinatura do responsável do sector de gestão de stocks.
 O funcionário dos serviços de compras deverá
registar a RC no sistema informático, com vista à
posterior emissão da Nota de Encomenda e arquivar
de imediato a RC na pasta respectiva por ordem
sequencial;
 De imediato, o Comprador inicia o processo de
análise do tipo de produto, consulta a lista de
Fornecedores permanentes e alternativos, avalia os
preços indicativos disponíveis no sistema e em função
dos resultados desta pesquisa, emite ou não a nota de
encomenda;

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Pressupostos fundamentais Pressupostos fundamentais

Na pesquisa do fornecedor mais indicado para
satisfazer as necessidades de empresa, pode-se
recorrer a três vias:
 Consultar os próprios ficheiros: por artigos, que
indica os fornecedores que estão em condições de
fornecer cada artigo, e por fornecedores, que
indica entre outros aspectos, as condições de venda
de cada um deles.
 Efectuar consultas directas aos fornecedores: este
método normalmente é utilizado quando os bens a
adquirir são de venda exclusiva de um número
restrito de fornecedores.
 Lançar o concurso público, que por regra é
publicitado na imprensa e quando a empresa
pretende adjudicar encomendas de grande vulto.

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Pressupostos fundamentais Pressupostos fundamentais

 No concurso público a empresa especifica o tipo de
As propostas devem indicar:
trabalhos e/ou fornecimentos que pretende adquirir
e solicita aos fornecedores interessados o envio de  Breve discrição da empresa fornecedora, referenciando
propostas, catálogos, amostras. os seus principais clientes e bancos com quem trabalha,
para a obtenção de referências profissionais e
 Deve-se indicar também o prazo e o local de entrega
financeiras.
das propostas, a data e hora de abertura do concurso,
o custo dos cadernos de encargo e outras  Preços de materiais e mão-de-obra
informações relevantes  Prazos de entrega após a adjudicação
 Condições de pagamento
 Outros elementos relevantes
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Pressupostos fundamentais Pressupostos fundamentais

 A consulta ao mercado pode ser realizada por telefone,  Independentemente do Órgão requisitante, todos os
fax ou correio electrónico, dependendo dos montantes e materiais requisitados deverão ser recepcionados
o tipo de produto; directamente pelos Armazéns Fabris, quer se tratem
 No caso de uma consulta por escrito, o comprador de materiais para consumo imediato ou para stock;
deverá emitir o documento de consulta de mercado,
numerado sequencialmente, indicando a designação do
produto a adquirir e as quantidades;

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Pressupostos fundamentais
Com base na Guia de Remessa do Fornecedor, o Fiel do
Armazém, deverá:
 Conferir os materiais qualitativa e quantitativamente;
 Cruzar as quantidades recebidas com as mencionadas na
Guia de Remessa;
 Assinar a Guia de Remessa do fornecedor e remeter o
original para os devidos registos no sistema e posterior
emissão da Nota de recepção.
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Procedimentos de contagem física
 Verificar as últimas saídas e entradas dos stocks a data
das demonstrações financeiras para certificar se
houve corte das operações, vulgo cut-off;
 Obter a listagem final das existências para conferir as
somas aritméticas e cruzar o saldo do inventário com
saldo do razão;
 Seleccionar os produtos acabados ou mercadorias de
maior valor comercial e verificar a conformidade da
tabela de preço praticado bem como a composição
dos custos e margem comercial;
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Procedimentos de contagem física
 Data e local da realização do inventário: deve-se indicar
a data, a hora bem e o local onde decorreram as
contagens.
 Forma de realização do inventário: deve se referenciar a
sequência a considerar na realização do inventário e a
forma de assinalar os bens já inventariados.
 Indicar as existências a inventariar: deve-se indicar se se
trata de um inventário completo ou parcial e, neste
último caso, quais os bens a inventariar e porquê.
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Procedimentos de contagem física
 Identificar a natureza dos stocks da Entidade
como sejam, matérias-primas, produtos em curso
ou produtos acabados;
 Certificar se a movimentação física dos stocks
encontra-se paralizado;
 Se as unidades conferidas encontram-se
devidamente sinalizados;
 Identificar os stocks que constituam monos ou
obsoletos;
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Procedimentos de contagem física
 Verificar adequacidade da valorização dos produtos em
curso bem como a sua classificação contabilística;
 Obter a decomposição das importações em curso e
analisar a documentação comprobatória quanto à sua
autenticidade.
 Constituir da equipa de contagem: cada equipa deve
ser constituída no mínimo por duas pessoas de áreas
diferentes, uma ligada aos armazéns e outra ligada à
contabilidade. No caso de existir uma área de auditoria
interna, esta deve indicar uma pessoa para acompanhar
os trabalhos.
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Procedimentos de contagem física
 Procedimentos pós-inventário: após a realização do
inventário deve-se comprar os bens inventariados com
os respectivos registos. As discrepâncias devem ser
imediatamente analisadas, clarificadas e proceder-se às
devidas correcções de modo que os registos coincidam
com a existência real.
 Responsabilização. Todas as pessoas envolvidas na
inventariação devem assinar os documentos finais.
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Análise cut off Análise cut off

 Mediante análise às facturas dos Fornecedores e guias
de entrada dos Stocks nos armazéns, verificar se as
últimas aquisições na data das demonstrações
financeiras foram contabilizados no período
respectivo;
 Os bens recebidos dos fornecedores antes da data
do inventário, incluídos no mesmo mas apenas
contabilizados após aquela data
 Os bens em trânsito à data do inventário, que
podem estar contabilizados mas não incluídos no
inventário.
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 As transferências entre os sectores da empresa se não
forem bem documentados e controlados podem
distorcer os dados finais do inventário (por exemplo
as transferências do armazém das matérias-primas
para sector fabril, as transferências entre as secções
fabris, as transferências de um sector fabril para o
armazém dos produtos acabados).
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Análise cut off

 Mediante análise de contas de Clientes, Vendas de
Mercadorias e Custos de Produtos Vendidos, verificar
se as últimas saídas de mercadorias foram
contabilizados no período respectivo.
 As vendas contabilizadas antes da data do
inventário cujos bens foram incluídos no inventário
e remetidos ao cliente depois daquela data.
 Bens expedidos antes da data do inventário,
incluídos no mesmo e que só foram facturados
após aquela data.

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