LEVANTAMENTO DE CARGOS

Título do Cargo: SECRETARIA / AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Função Subordinada à (o): Coordenação Executiva
Pertence ao Setor: Administrativo, Gestão de Pessoas e Patrimonial

COMPETÊNCIAS

TÉCNICAS:

Formação Desejável (Escolaridade); Superior completo ou cursando, Administração ou áreas afins

Experiência Profissional: Rotinas administrativas / Atendimento e Recepção
Capacitação Profissional / Técnica e Idiomas: Secretariado / Informática/ Departamento Pessoal / Sólidos
conhecimentos em Redação Empresarial

COMPORTAMENTAIS:

Habilidade Funcional / Apresentação Pessoal / Relacionamento Interpessoal / Trabalho em equipe / Capacidade

de Análise e Soluções de Problemas

ATIVIDADES PRINCIPAIS:

 Recepcionar e atender usuários, fornecendo e recebendo informações;

 Tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos;
 Preparar relatórios e planilhas;
 Assessorar direções, gerenciando informações, auxiliando na execução de tarefas administrativas e em
reuniões, marcando e cancelando compromissos;
 Coordenar e controlar equipes e atividades; controlar documentos e correspondências; atender usuários
externos e internos;
 Dar suporte administrativo e técnico nas áreas de Gestão de Pessoas, Administração e Patrimonial;
 Atender usuários, fornecendo e recebendo informações;
 Tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos;
 Preparar relatórios e planilhas;
 Executar serviços operacionais na área administrativa, exercendo atividades multifuncionais, de
assimilação e domínio técnico profissional. Assessorar nas atividades do “CINE EDUCA + AM”;
 Auxiliar o Assistente Administrativo nos serviços de maiores complexidades, efetuando cálculos,
lançamentos, operações de sistema informatizado, arquivamentos de documentos e correspondências,
conferencia e outras tarefas de expediente de escritório;
 Executar serviços áreas de escritório. Assessorar nas atividades do projeto

ATIVIDADES ESPECÍFICAS:

 Recepcionar e atender usuários, fornecendo e recebendo informações:

Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar
ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas; prestar atendimento especial a
autoridades e usuários diferenciados.

 Assessorar direções:
Marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar pendências; definir

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 encaminhamento de documentos; assistir à direção em reuniões; secretariar reuniões.

 Elaborar documentos:
Redigir textos, inclusive em idioma estrangeiro; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e
formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações;
transcrever textos; Redigir documentos utilizando redação oficial;

 Gerenciar informações:
Ler documentos; levantar informações; consultar outros departamentos; criar e manter atualizado banco
de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações;
acompanhar processos; reproduzir documentos;

 Controlar correspondência:
Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-
mail).
 Dar suporte administrativo e técnico na área de Gestão de Pessoas:
Executar procedimentos de recrutamento e seleção; dar suporte administrativo à área de treinamento e
desenvolvimento; orientar servidores sobre direitos e deveres; controlar frequência e deslocamentos dos
servidores; atuar na elaboração da folha de pagamento; atualizar dados dos colaboradores.

 Acompanhar processos administrativos:

Verificar prazos estabelecidos; localizar processos; encaminhar protocolos internos; atualizar cadastro;
convalidar publicação de atos; expedir ofícios e memorandos.

 Tratar documentos:
Registrar a entrada e saída de documentos; triar, conferir e distribuir documentos; verificar documentos
conforme normas; conferir notas fiscais e faturas de pagamentos; identificar irregularidades nos
documentos; conferir cálculos; submeter pareceres para apreciação da chefia; classificar documentos,
segundo critérios pré-estabelecidos; arquivar documentos conforme procedimentos.

 Acompanhar processos administrativos:

Verificar prazos estabelecidos; localizar processos; encaminhar protocolos internos; atualizar cadastro;
convalidar publicação de atos; expedir ofícios e memorandos.

 Atender usuários no local ou à distância:

Fornecer informações; identificar natureza das solicitações dos usuários; atender fornecedores.

 Dar suporte administrativo e técnico na área de materiais, patrimônio e financeiro:

Controlar material de expediente; levantar a necessidade de material; requisitar materiais; solicitar compra
de material; conferir material solicitado; providenciar devolução de material fora de especificação; distribuir
material de expediente; controlar expedição de malotes e recebimentos; controlar execução de serviços
gerais (limpeza, transporte, vigilância); pesquisar preços

 Dar suporte administrativo na área de finanças:

Efetuar controle das contas correntes; Analisar fluxo de caixa e demais relatórios financeiros, analisando
contas a pagar e contas a receber; Preparar folha de pagamento; Controle de entrada e saídas; agendar
pagamentos, emitir recibos e/ou Nota fiscais e colher assinaturas.

 Preparar relatórios, formulários e planilhas:

Coletar dados; elaborar planilhas de cálculos; confeccionar organogramas, fluxogramas e cronogramas;
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 efetuar cálculos; elaborar correspondência; dar apoio operacional para elaboração de manuais técnicos.

 Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente

organizacional;

AMPLITUDE ESTRUTURAL:

Superior Imediato: Assistente Administrativo

Próximo nível de supervisão: Sub Coordenadora Executiva
Título de cargos subordinados diretos / indiretos: -

INFORMAÇÕES ADICIONAIS:

APROVAÇÕES:

___________________________ ___________________________
Assistente Administrativo Coordenador Executivo

Descrito por: Data:

Revisado por: N. Revisão: Data:

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