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Conhecimentos Específicos
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uma caneta, calculadora, bloco para rascunho e outros suprimentos necessários nessa
área. Isso irá contribuir para tornar a sua tarefa mais fácil e eficiente.
•• Use Objetos Organizadores: Cestos, bandejas, organizadores de mesa, pastas e porta-
arquivos. Essas ferramentas podem ajudar a tornar seu trabalho organizado e produtivo.
Mas antes de comprar qualquer uma dessas ferramentas, não se esqueça de se certificar-
se que realmente será útil. Responda as seguintes perguntas:
1. Por que você precisa dessa ferramenta?
2. Essa ferramenta é mesmo a melhor para o seu tipo de trabalho?
Pense na Ergonomia: Se você se sente desconfortável fisicamente no seu trabalho – seus olhos
se sentem cansados, seus músculos precisam constantemente de alongamento, seus punhos
e costas doem, etc. – então é hora de você repensar e reorganizar o seu trabalho. Para o
bem de sua saúde física e conforto. Tenha certeza que você está trabalhando em condições
suficientes de iluminação. Se não for, você pode considerar alguma iluminação adicional. Sua
cadeira é desconfortável? Talvez não seja a cadeira certa para você ou talvez a altura precise
ser regulada. Se o seu pulso dói quando você usa o mouse, você precisa de um mouse pad com
amortecimento. Posicione seu monitor abaixo do nível dos olhos e a uma distância confortável.
•• Devolva os Objetos no Lugar: Quando você estiver usando qualquer objeto no trabalho,
coloque tudo de volta em seu lugar assim que terminar ou no fim do dia. Não deixe seu
espaço se transformar em um caos. Agindo assim, da próxima vez que você retornar à sua
área de trabalho, você terá um espaço convidativo, o que permitirá que você comece a
trabalhar sem demora.
A característica mais importante para organizar o escritório é boa funcionalidade. Mas muitas
vezes os nossos escritórios estão cheios de máquinas de escritório. Tantos equipamentos,
suprimentos e peças de papel que os nossos pequenos escritórios, caseiros ou não, são
completamente disfuncionais. Você tem que mover as coisas para fora do caminho antes que
possa sentar-se e trabalhar? Há muitos papéis em sua mesa caindo no chão? Do que você
precisa para manter contato com uma equipe de busca e salvamento para encontrar tudo o
que você está procurando? Então, definitivamente é hora de arregaçar as mangas e organizar
o escritório. Se existem obstáculos móveis nos escritórios, você precisa movê-los ou tirá-los
completamente. É necessário passagem livre, você precisa de espaço para locomover-se no
do escritório, para bem executar suas tarefas, do mesmo modo, uma mesa e equipamentos
organizados são primordiais para melhorar o desempenho nas atividades desenvolvidas.
Ao saber como usar corretamente o equipamento de escritório, você pode evitar experiências
frustrantes. Educação é essencial para ajudar sua equipe a entender as Noções de uso de
Equipamentos de Escritório e como usar a tecnologia de forma sustentável.
Computadores
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Conhecimentos Específicos – Noções de Uso e Conservação de Equipamentos de Escritório – Prof. Márcio Hunecke
Fotocopiadora
Aparelho de fax
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destino do fax que você está enviando. Organizar os documentos que estão sendo enviados
em ordem.
•• Preencha uma folha de rosto (coversheet) para o fax, o que irá
conter o nome do destinatário e o número do fax, o nome do
seu chefe ou do escritório, uma pequena mensagem para o
destinatário e o número de páginas, incluindo a folha de rosto.
•• Posicione os documentos virados para cima na bandeja de
alimentação. Disque o número do fax do destinatário. Pressione
o botão “Enviar” ou “fax” para enviar o documento, dependendo
da máquina que você está usando.
•• Certifique-se que há tinta suficiente no toner de sua máquina
e que há papel em abundância, assim você pode receber um fax longo, sem problemas.
Para receber um fax, aguarde até que o telefone toque, mas não atenda, isso indica que
um fax está vindo. Se você ouvir o som de “handshake”, significa que a máquina de fax
do remetente e seu aparelho de fax estão se comunicando. Assista a impressão do fax e
aguarde até que todo o documento seja concluído.
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