Workflow

Jos Palazzo Moreira de Oliveira Mirella Moura Moro

Podemos definir Workflow como: "Qualquer tarefa executada em srie ou em paralelo por dois ou mais membros de um grupo de trabalho (workgroup) visando um objetivo comum". Sendo que:
o

qualquer tarefa: implica que o workflow se refere a um largo campo de atividades

em srie ou paralelo: isso implica que os passos na tarefa podem ser executados um depois do outro ou simultaneamente por diferentes indivduos, ou pela combinao dos dois

dois ou mais menbros: implica que se somente uma pessoa executar uma tarefa isso NO workflow. Como o nome workflow sugere, um tarefa um workflow se "flui" de um indivduo para outro.

objetivo comum: indivdous participando em um workflow DEVEM estar trabalhando em busca de UM objetivo. Trabalhar em projetos independentes NO constitui um workflow.

Simplificando: um workflow definido como uma coleo de tarefas organizadas para realizar um processo, quase sempre de negcio. Essas tarefas podem ser executadas por um ou mais sistemas de computador, por um ou mais agentes humanos, ou ento por uma combinao destes. A ordem de execuo e as condies pelas quais cada tarefa iniciada tambm esto definidas no Workflow, sendo que o mesmo capaz ainda de representar a sincronizao das tarefas e o fluxo de informaes. A seguir, temos outras definies de Workflow:

Segundo o Modelo de Referncia de Workflow da Workflow Management Coalition [COA] "Workflow: a automao de um processo de negcios, por inteiro ou uma parte, durante o qual documentos, informaes e tarefas so passadas de

um participante para outro por ao respeitando um conjunto de regras procedurais."

Lotus Development Corporation O principal objetivo de software de workflow aumentar a eficincia de processos de negcio, tanto os crticos quando os eventuais, e a efetividade das pessoas que trabalham em conjunto para execut-los"

Dr. Bruce Silver, Bruce Silver Associates "WorkFlow o processo pelo qual tarefas individuais convergem para completar uma transao - um processo de negcio bem definido - dentro de uma empresa"

Outro conceito importante o de Sistema de Gerenciamento de Workflow (WfMS Workflow Management System). O WfMS supri a automao procedural de um processo de negcio gerenciando a seqncia de atividades de trabalho e chamando/invocnado os recursos humanos e/ou eletrnicos apropriados associados com os vrios passos da atividades. Por definio, podemos dizer que WfMS um sistema que define, gerencia e executa completamente workflows atravs da execuo de software cuja ordem de atividades dirigida por uma representao da lgica do workflow no computador. As ferramentas de WfMS previnem as pessoas para no esquecerem coisas. Uma vez que um processo definido, um WfMS certifica-se de que as atividades ocorram numa seqncia prpria e que os usurios sejam informados para que possam executar suas tarefas. Por exemplo, em vez de confiar em Joo para contar a Maira e Pedro que sua parte no trabalho est pronta e eles podem comear a executar as suas respoectivas atividades, o WfMS faz uma notificao automtica e imediatamente. Tambm possvel estabelecer uma analogia bastante prxima entre a funo de um WfMS e a de um sistema gerenciador de banco de dados (SGDB): enquanto um exerce controle sobre dados, o outro exerce controle sobre processos. No nvel mais alto, todos sistemas WfMS podem ser caracterizados como suporte em trs reas funcionais:

funes de tempo de construo (build-time functions): preocupam-se com a definio, e possvel modelamento, do processo de workflow e suas atividades constituintes; funes de controle em tempo de execuo (run-time control functions): preocupam-se com gerenciamento de processos de workflow em um ambiente operacional e sequenciamento de vrias atividades para serem manuseadas como parte de cada processo;

interaes em tempo de execuo com usurios e ferramentas para processamento dos vrios passos das atividades.

A figura abaixo ilustra as caractersticas bsicas de WfMS e suas relaes entre essas principais funes.

Figura 1 - Caractersticas de Sistemas de Workflow

VANTAGENS DO USO DE WORKFLOWS [TUR]

Os benefcios de workflow eletrnico so vrios, entre eles:

eliminao do incmodo e do lixo dos produtos de papel; simplificao dos formulrios previstos; acesso remoto; arquivamento e recuperao de informaes simplificados; habilidade de rapidamente trilhar as informaes submetidas; possibilidade de saber os responsveis de cada tarefa do processo; aumento no tempo de linhas de informao.

FUNCIONALIDADES MAIS COMUNS DOS WfMS

Os sistemas de workflow disponveis no mercado possuem um conjunto relativamente comum de funcionalidades. As principais so [KHO][SIL]:

roteamento de trabalho - predefine a seqncia em que as atividades sero executadas, podendo ser baseado em respostas e em regras; invocao automtica de aplicativos - o aplicativo adequado para a realizao da tarefa pode ser invocado automaticamente, atravs do WfMS; distribuio dinmica de trabalho - determinar qual participante ir executar a tarefa; priorizao de trabalho - a maioria dos sistemas de workflow permite que a prioridade de uma instncia seja alterada, em geral por um usurio administrador;

acompanhamento do trabalho - capacidade de acompanhar uma determinada instncia de workflow e descobrir imediatamente seu status atual de processamento, sob a responsabilidade de quem est no momento, e quanto tempo ela est esperando na atividade atual; gerao de dados estratgicos - atravs do armazenamento de certos atributos de cada instncia de workflow executada, pode-se criar uma base de dados que reflete a eficincia e a eficcia dos processos atualmente desempenhados pela organizao.

DISTRIBUIO E WORKFLOW
A habilidade de distribuir tarefas e informao entre os participantes uma caracterstica maior distinguindo da infraestrutura da execuo do workflow. A funo de distribuio pode operar em uma variedade de nveis (grupo de trabalhos a interorganizaes) dependendo do escopo dos workflows podendo usar uma variedade de mecanismos de comunicaes (e-mail, troca de mensagens, tecnologia de objetos distribudos, ...). Uma viso alternativa da arquitetura de workflow enfatisada nesse aspecto de distribuio mostrado na figura 2.

Figura 2 - Distribuio dentro do servio de workflow O servio de workflow mostrado como o corao da funo de infraestrutura com interfaces para usurios e aplicaes distribudas atravs do domnio do workflow. Cada uma dessas interfaces um ponto de integrao entre o servio de workflow e outras infraestruturas ou componentes de aplicaes. O fluxo do trabalho pode involver a tranferncia de tarefas entre diferentes vendedores de produtos de workflow para habilitar partes diferentes do processo de negcio a ser desempenhado em plataformas diferentes ou sub-redes usando produtos particulares para aquele estgio do processo.

CATEGORIAS DE WORKFLOW
Os produtos de workflow podem ser divididos em trs categorias gerais: [ATL]

document routing: estabelece fluxo de informao e faz o roteamento dos mesmos;

ad-hoc: ferramentas de groupware. No existe uma estrutura pr-definida para o processo, ou esta estrutura pode ser modificada em tempo de execuo. Fornece o gerenciamento de workflow atravs de templates ou formulrios baseados em mensagens. O fluxo feito pelo servidor de roteamento de mensagens. Exemplos: criao de documentos, desenvolvimento de software, requisies de viagem, campanha de marketing para lanamento de produto; automao de processo de negcios: sistema para definir processos de negcios e implementao dos mesmos em software.

CRIANDO UM WORKFLOW
Um processo de workflow pode ser criado como segue:

define-se uma atividade ou tarefa que um grupo de trabalho precisa realizar e as regras de servio que gerenciaro a atividade; divide-se a tarefa em sub-tarefas (passos). Cada passo representa um lista bem definida de coisas que so realizadas por um indivduo e que so feitas logicamente juntas. Uma tarefa pode ser quebrada em passos de maneiras diferentes. Nesse ponto, exigido um julgamento do servio para decidir onde dividir uma tarefa; decide-se o conjunto de habilidades para realizar cada passo. Isso ir especificar as funes ou indivduos de trabalho que podem ser chamados para realizar tal passo; decide-se a seqncia em que cada passo deve ser realizado; se algum dos passos realizado em uma base condicional, identifica-se esses passos e define-se as condies; projeta-se um mapa do workflow que identifica os passos e a seqncia, ou "fluxo" em que os passos devem ser realizados. Associa-se funes ou indivduos de trabalho a cada passo; cria-se os formulrios, documentos e instrues que sero usados pelos indivduos em cada passo para execuo da sub-tarefa.

Como pode-se perceber, workflow involve uma seqncia ou passos ou um processo. A tarefa "flui" de um passo para outro baseado em regras e condies pr-definidas.

EXEMPLO DE WORKFLOW
A figura 3 mostra um exemplo de workflow que representa um sistema de suporte on-line para usurios. Este workflow, como pode ser visto, executa acesso a bases de dados, armazenando os dados gerados em uma atividade para o uso nas atividades seguintes.

Figura 3 - Exemplo de Workflow representando um sistema de atendimento on-line Entre outros exemplos:

sistema de recursos humanos que manuseiam empregados ou processos de transferncia de trabalhos internos, coordenando as reclamaes dos empregadores, gerenciando a partida de empregados e assim por diante; gerenciamento de ciclos de vendas e processamento de ordem on-line de compras; reenvio de informaes que tenham sido passadas por fax, gravadas em fitas ou necessitam de interveno manual para ligar dois formatos diferentes; coordenao de agenciamento de viagens que incluem autorizao gerencial.