UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS PR-REITORIA DE ADMINISTRAO DEPARTAMENTO DE SERVIOS GERAIS DSG DIMAT Diviso de Materiais

INVENTRIO ANUAL Exerccio 2007 Orientaes e procedimentos para Comisses Inventariantes

Instrutor: Fernando de Souza Guimares : 34994675 : sicpat@dsg.ufmg.br

Belo Horizonte, 2007

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SUMRIO Apresentao..............................................................................................3
A importncia do controle patrimonial 3

Inventrio...................................................................................................4
O que o Inventrio? 4

Agentes do Inventrio................................................................................5
Comisso Inventariante Setor de Patrimnio Gestor Responsvel por Guarda 5 6 5 6

Material necessrio ao inventrio ..............................................................7 Procedimentos de Execuo .....................................................................8

Verificao do Patrimnio 8

Relatrios ................................................................................................. 10
Relao de bens para Inventrio do Exerccio Formulrio Bens Existentes Formulrio Bens de Particulares Modelo do Relatrio de Inventrio do Exerccio 10 12 13 14

Departamento Servios Gerais

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APRESENTAO
Dentre as vrias atribuies administrativas das unidades e rgos que compem a UFMG, est a de efetuar a aquisio, a manuteno e o controle de seu ativo permanente. O Departamento de Servios Gerais DSG, rgo administrativo subordinado Pr-Reitoria de Administrao, responsvel por normatizar, planejar, operacionalizar e controlar a execuo das atividades da rea de logstica (aquisio, controle, guarda e distribuio de materiais) e de infra-estrutura operacional para a Administrao Superior da UFMG, bem como normatizar, orientar e acompanhar a execuo destas atividades nas diversas unidades gestoras componentes da Universidade. A funo controle patrimonial engloba as atividades de controle, utilizao, guarda e conservao dos bens permanentes da Instituio, tanto os bens mveis quanto os imveis. O Inventrio Fsico a ferramenta de controle que permite identificar a correo das operaes que vm sendo realizadas na Unidade atravs da verificao fsica do acervo patrimonial existente. A utilizao desta ferramenta legalmente exigida a todos os rgos da administrao pblica. Esse documento tem por objetivo oferecer s comisses de inventrio informaes acerca dos procedimentos que devero ser adotados para a realizao do inventrio, bem como oferecer instrumentos que permitam a racionalizao das atividades a serem realizadas, de modo a melhorar a execuo de suas tarefas e sistematizar a execuo do Inventrio Geral de Bens Mveis da UFMG, do ano de 2006.

A importncia do controle patrimonial

A importncia do controle patrimonial nas instituies tanto pblicas quanto privadas diz respeito principalmente grande imobilizao financeira decorrente da aquisio do parque instalado e da massa de custos adicionais decorrentes desses bens. O controle patrimonial, composto das atividades de tombamento, baixa, transferncia e movimentao do acervo, envolve tambm a implantao de normas e procedimentos, a reviso da contabilidade relativa ao patrimnio, o emplaquetamento de bens, e o inventrio, que representa uma comparao dos registros da empresa com o levantamento feito anteriormente e um completo saneamento contbil.

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INVENTRIO
O que o Inventrio?
Inventrio fsico o instrumento de controle para a verificao dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no rgo ou entidade, que ir permitir, dentre outros: a. b. c. d. o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentaes dos estoques com saldo fsico real das instalaes; a anlise do desempenho das atividades do encarregado do controle atravs dos resultados obtidos no levantamento fsico; o levantamento da situao dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manuteno e reparos; a constatao de que o bem mvel no necessrio naquela unidade.

Os inventrios fsicos de cunho gerencial, no mbito no SISG Sistema Integrado de Servios Gerais devero ser efetuados por comisso designada pelo Diretor do Departamento de Administrao ou unidade equivalente, ressalvados aqueles de prestao de contas, que devero se subordinar s normas do Sistema de Controle Interno. Os tipos de inventrio fsico so: a. anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora existente em 31 de dezembro de cada exerccio - constitudo do inventrio anterior e das variaes patrimoniais ocorridas durante o exerccio; inicial - realizado quando da criao de uma unidade gestora, para identificao e registro dos bens sob sua responsabilidade; de transferncia de responsabilidade - realizado quando da mudana do dirigente de uma unidade gestora; de extino ou transformao - realizado quando da extino ou transformao da unidade gestora; eventual - realizado em qualquer poca, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do rgo fiscalizador.

b. c. d. e.

O inventrio que ser realizado nesse momento o denominado ANUAL, e seu objetivo comprovar a quantidade dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora componente da UFMG. Ele obrigatrio e deve representar as informaes relativas at o dia 31 de dezembro de cada exerccio. Espera-se que, ao final desse trabalho, os gestores da UFMG possam: a. c. e. ter uma viso da real situao dos bens existentes na Universidade; identificar os bens ociosos e em disponibilidade redistribuindo-os a outras unidades gestoras; identificar os bens particulares presentes nas unidades gestoras. b. identificar os bens no inventariados e tomar as providncias necessrias; d. identificar os bens inservveis tomando as devidas providncias para seu desfazimento;

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AGENTES DO INVENTRIO
Para a realizao do inventrio necessrio a cooperao entre os diversos agentes envolvidos com o patrimnio. Esses agentes so o Gestor, a Comisso Inventariante, o Setor de Patrimnio, e os Responsveis por Guarda de bens. A seguir apresentamos as atribuies de cada agente no processo de inventrio.

Gestor
O Gestor o dirigente mximo da Unidade, a ele compete: a. c. Designar a comisso inventariante, bem como acompanhar o desenvolvimento de seu trabalho; Encaminhar os relatrios financeiros do exerccio para o DCF/PROPLAN; b. Ratificar o relatrio final da comisso de inventrio; d. Instaurar Comisso de Sindicncia para apurao de responsabilidade em relao aos bens no inventariados; e. Ordenar baixa de bens no inventariados conforme apresentado no relatrio da Comisso de Sindicncia.

Comisso Inventariante
Os inventrios fsicos de cunho gerencial, no mbito no SISG devero ser efetuados por comisso designada pelo Diretor do Departamento de Administrao ou unidade equivalente, ressalvados aqueles de prestao de contas, que devero se subordinar s normas do Sistema de Controle Interno. (Inciso 8, alnea 8.4, IN 205/1988) As comisses especiais de que trata esta I.N. devero ser constitudas de, no mnimo, trs servidores do rgo ou entidade, e sero institudas pelo Diretor do Departamento de Administrao ou unidade equivalente e, no caso de impedimento desse, pela Autoridade Administrativa a que ele estiver subordinado. (Inciso 11, IN 205/1988) A Comisso Inventariante a comisso que deve executar o inventrio fsico, deve ser formada por, no mnimo, 3 servidores do quadro permanente e no ter em sua formao servidores e/ou funcionrios lotados no setor de patrimnio. As atribuies da Comisso Inventariante so: a. Receber a Relao de Bens para Inventrio do Exerccio 2007 da Seo de Patrimnio; b. Distribuir ofcio e Relao de Bens para Inventrio do Exerccio 2007, bem como os formulrios de Bens Existentes e Bens de Particulares para cada local de guarda para verificao, solicitando sua devoluo dentro de prazo determinado; c. Conferir se todas as folhas da Relao de Bens para Inventrio do Exerccio 2007 esto assinadas por quem realizou a verificao;

d. Entregar a Relao de Bens para Inventrio do Exerccio 2007 e os formulrios Bens Existentes e Bens de Particulares de cada local de guarda para o Setor de Patrimnio proceder s atualizaes no sistema de controle patrimonial; e. f. Receber do Setor de Patrimnio os relatrios gerados aps as atualizaes de todos os locais de guarda; Elaborar o Relatrio Final de Inventrio do Exerccio, conforme o modelo anexo, contendo informaes quanto aos procedimentos realizados, situao geral do patrimnio da unidade gestora e as recomendaes para corrigir as irregularidades apontadas, assim como eliminar ou reduzir o risco de sua ocorrncia futura, se for o caso;
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g. Entregar o Relatrio Final de Inventrio do Exerccio ao Gestor da Unidade para as providncias necessrias.

Setor de Patrimnio
Na atividade de Inventrio, o Setor de Patrimnio da Unidade tem a funo de apoio e de atualizao das informaes verificadas pela Comisso Inventariante. Dentre as suas atribuies destaca-se: a. c. e. f. Emitir a Relao de Bens para Inventrio do Exerccio 2007 para Comisso Inventariante; Executar a transferncia dos bens com localizao indevida; Atualizar as informaes dos bens no inventariados; Atualizar as informaes dos bens sem plaqueta patrimonial; b. Executar o tombamento de bens no tombados; d. Atualizar as informaes dos bens inventariados conforme sua inservibilidade;

g. Emitir os termos de responsabilidade atualizados aps o inventrio; h. Emitir relatrios de acompanhamento contbil para a Contabilidade da Unidade.

Responsvel por Guarda

Na atividade de Inventrio, o responsvel pela guarda e conservao de bens patrimoniais tem a funo de: a. c. Zelar pelo bom uso e manuteno da conservao dos bens sob sua responsabilidade; Manter constantemente atualizadas as informaes relacionadas aos bens sob sua responsabilidade; b. Prestar ao Setor de Patrimnio informaes acerca dos bens sob sua responsabilidade; d. Verificar se as informaes dos bens constantes da Relao de Bens para Inventrio do Exerccio 2007 correspondem realidade de seu local de guarda; e. f. Preencher o relatrio Bens Existentes quando identificar que algum bem presente no local no est discriminado na Relao de Bens para Inventrio do Exerccio 2007; Preencher o relatrio Bens de Particulares, coletando a assinatura do proprietrio do bem no local apropriado;

g. Entregar imediatamente Comisso de Inventrio a Relao de Bens para Inventrio do Exerccio 2007, bem como os formulrios Bens Existentes e Bens de Particulares relativos ao local de guarda sob sua responsabilidade; h. Receber do Setor de Patrimnio o Termo de Responsabilidade renovado para o exerccio 2008; i. j. Proceder conferncia do Termo de Responsabilidade e manifestar-se por escrito ao Setor de Patrimnio caso existam divergncias quanto aos bens relacionados; Assinar o Termo de Responsabilidade Renovado dos bens sob sua guarda;

k. Entregar uma via do Termo de Responsabilidade Renovado ao Setor de Patrimnio para arquivamento e guardar a outra via do mesmo para eventuais conferncias.

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MATERIAL NECESSRIO AO INVENTRIO

a. c. Relatrio Relao de Bens para Inventrio do Exerccio emitido no Sicpat; Formulrio Bens de particulares modelo em anexo. b. Formulrio Bens existentes modelo em anexo; d. Relatrio de Inventrio do Exerccio modelo em anexo.

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PROCEDIMENTOS DE EXECUO
Abaixo descreveremos a rotina para verificao patrimonial.

Verificao do Patrimnio
PROCEDIMENTOS 1 Passo 2 Passo 3 Passo COMISSO DE INVENTRIO solicita ao Setor de Patrimnio emisso no Sicpat do relatrio Relao de Bens para Inventrio do Exerccio. SETOR DE PATRIMNIO emite Relao de Bens para Inventrio do Exerccio para Comisso de Inventrio. COMISSO DE INVENTRIO distribui para cada local de guarda, a Relao de Bens para Inventrio do Exerccio e cpias dos Formulrios Bens Existentes e Bens de Particulares. Sugerimos entregar esse material com ofcio/memorando, informando o prazo para devoluo da relao verificada e dos formulrios preenchidos. Sugerimos ainda um prazo mximo de 5 dias. RESPONSVEL POR GUARDA recebe o relatrio Relao de Bens para Inventrio do Exerccio e cpia dos formulrios Bens existentes e Bens de Particulares. RESPONSVEL POR GUARDA procede a verificao dos bens constantes do relatrio Relao de Bens para Inventrio do Exerccio do seu local de guarda, da seguinte forma: a. Verifica o nmero patrimonial do bem (no relatrio so apresentados os nmeros patrimoniais dos sistemas Sicpat e ATM); Verifica se o bem se encontra em perfeitas condies;

4 Passo 5 Passo -

b. Verifica a descrio do bem; c. d. Se o bem no estiver em condies de uso, marca a opo Inservvel (IS) direita da relao; e. f. Se o bem no estiver sendo utilizado nesse local, marca a opo Ocioso (OC) direita da relao; Se o bem estiver na relao, mas no for localizado no local, marcar a opo No Inventariado (NI) direita da relao;

g. Se o bem estiver em perfeitas condies e em uso no local de guarda, no marcar nada e proceder verificao do prximo bem; h. Se o bem POSSUIR plaqueta com cdigo de barras, marca o campo Emplaquetado (PL) direita da relao. 6 Passo 7 Passo RESPONSVEL POR GUARDA preenche as informaes do carimbo, colocando a data da verificao, seu nome e assinando no campo existente na pgina verificada. RESPONSVEL POR GUARDA identifica se existem bens no local de guarda que no constam da Relao de Bens para Inventrio do Exerccio e, caso existam, preenche o formulrio Bens Existentes. RESPONSVEL POR GUARDA registra no relatrio Bens de Particulares todos os bens que pertenam aos servidores que prestam servio nesse local e solicita a assinatura dos servidores na declarao.

8 Passo -

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9 Passo -

RESPONSVEL POR GUARDA entrega relatrio Relao de Bens para Inventrio do Exerccio referente ao seu local de guarda e os formulrios Bens Existentes e Bens de particulares devidamente preenchidos para a Comisso de Inventrio. COMISSO DE INVENTRIO recebe os formulrios e o relatrio Relao de Bens para Inventrio do Exerccio de cada local de guarda, COMISSO DE INVENTRIO verifica se as pginas esto devidamente assinadas pelos responsveis por guarda. COMISSO DE INVENTRIO encaminha o relatrio Relao de Bens para Inventrio do Exerccio, e formulrios Bens Existentes e Bens de Particulares de cada Local de Guarda para Seo de Patrimnio para lanamento no Sicpat das informaes prestadas e arquivamento dos mesmos. SETOR DE PATRIMNIO recebe os formulrios e o relatrio Relao de Bens para Inventrio do Exerccio e formulrios Bens Existentes e Bens de Particulares de cada Local de Guarda e procede aos lanamentos das correes no Sicpat. COMISSO DE INVENTRIO, tendo recebido os relatrios e formulrios de todos os Locais de Guarda, solicita Seo de Patrimnio emisso dos relatrios abaixo: a) Relao de bens por tipo de tombamentos e classificao SIAFI no exerccio (para todos os tipos de tombamento) b) Relao de bens baixados por Grupo SIAFI no exerccio c) Relao de bens no inventariados d) Relao de bens por estado de conservao em ordem alfabtica (para todos os tipos). e) Relao de bens por localizao e nmero patrimonial.

10 Passo 11 Passo 12 Passo -

13 Passo -

14 Passo -

15 Passo 16 Passo 17 Passo -

SETOR DE PATRIMNIO emite no Sicpat os relatrios do item acima. COMISSO DE INVENTRIO recebe as relaes e elabora parecer final. COMISSO DE INVENTRIO encaminha para o Gestor da Unidade relatrio final de inventrio (modelo anexo) devidamente preenchido e assinado, juntamente com os relatrios emitidos pelo Setor de Patrimnio.

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RELATRIOS
Relao de bens para Inventrio do Exerccio
Esse relatrio deve ser emitido pelo Setor de Patrimnio da Unidade e entregue Comisso de Inventrio. Nesse relatrio esto listados todos os bens da unidade registrados no Sistema Interno de Controle Patrimonial Sicpat separados conforme sua localizao. O relatrio traz as seguintes informaes: a. c. Nome e cdigo da Unidade, rgo, Setor e Local de guarda dos bens; Os nmeros patrimoniais dos bens tanto do Sicpat, quanto do sistema anterior ATM; b. Nome do responsvel pela guarda dos bens registrado no Sicpat; d. Descrio dos bens com nome do material, marca e nmero de srie, se houver, descrio e valor de tombamento; e. Campos para atualizao dos bens conforme a seguinte situao: Ocioso (OC), Inservvel (IS) e No inventariado (NI) e Emplaquetado (PQ).

Em anexo vai um modelo do relatrio Relao de bens para Inventrio do Exerccio. Para a verificao dos bens relacionados nesse documento, o agente de verificao dever: Verificar se os bens listados na relao encontram-se no respectivo local de guarda. 1 - Se o bem no for localizado, o verificador dever marcar a coluna NI na relao; 2 - Se o bem for localizado: a - Verificar se o bem possui plaqueta patrimonial com cdigo de barras: Se o bem possuir plaqueta, marcar o campo PQ na relao. Se o bem no possuir plaqueta, deixar esse campo em branco. Se o bem estiver em perfeitas condies de uso, verificar se o bem est sendo utilizado no setor: Se o bem no estiver sendo utilizado, o verificador dever marcar o campo OC na relao.

b - Verificar se o bem est em perfeitas condies de uso:

Se o bem no estiver em condies de uso, o verificador dever marcar o campo IS na relao.

Caso haja houver necessidade de alterao da descrio do bem, corrigir na prpria relao.

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Formulrio Bens Existentes

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Formulrio Bens de Particulares

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Modelo do Relatrio de Inventrio do Exerccio

RELATRIO DE INVENTRIO ANUAL DE BENS MVEIS DO EXERCCIO 2007, DA GESTORA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS NOME DA UNIDADE

A Comisso Inventariante nomeada pela Portaria n xxx, de xx de xxxx de 200x da Direo da xxxx (nome da Unidade ou rgo), designada para a realizao do Inventrio Anual de Bens Mveis para o exerccio 200x, apresenta o relatrio de concluso dos trabalhos. 1 OBJETIVO Descrever o objetivo do relatrio. Sugesto: O objetivo desse relatrio apresentar os resultados do Inventrio Anual de Bens Mveis para o exerccio 200x, visando atender determinao legal, bem como identificar os bens no inventariados, ociosos e inservveis, para que sejam tomadas as providncias cabveis para o ajuste do acervo da Unidade. 2 METODOLOGIA DO TRABALHO Apresentar os procedimentos que foram tomados para a execuo do inventrio (como foi feito). A redao poder ser adaptada do item Procedimentos constante desse documento. 3 DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO Detalhar como foi realizado o trabalho. Descrever as fases de sua realizao e os eventos ocorridos, bem como as dificuldades observadas durante a realizao do trabalho. 4 CONCLUSES E RECOMENDAES TABELA RESUMO DO INVENTRIO Total de Bens da Unidade Total de Bens tombados no exerccio Total de Bens baixados no exerccio Total de Bens ociosos Total de Bens inservveis (bens que necessitam de manuteno ou sem recuperao) Total de Bens no inventariados (no encontrados no processo de inventrio) Relacionar os problemas identificados em relao ao acervo patrimonial. Relacionar as dificuldades encontradas para a realizao do inventrio. Apresentar a situao atual do Setor de Patrimnio e os principais problemas enfrentados pelo setor para a boa execuo de suas atividades. Apresentar proposta de aes (recomendaes) que devero ser tomadas pela Unidade Gestora para soluo dos problemas relacionados. QUANTIDADE

Belo Horizonte, ___ de __________ de ____.

Assinaturas

a. Presidente b. 1 Membro c. 2 Membro d. etc...

5 ANEXOS (esses relatrios devero ser solicitados ao Setor de Patrimnio da Unidade) Relao de bens por tipo de tombamentos e classificao SIAFI no exerccio (para todos os tipos de tombamento) Relao de bens baixados por Grupo SIAFI no exerccio Relao de bens no inventariados Relao de bens por estado de conservao em ordem alfabtica (para todos os tipos) Relao de bens por localizao e nmero patrimonial.

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