ARQUIVOLOGIA EM EXERCCIOS P/ ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR: RENATO FENILI

Ol, amigo (a) concursando (a),

com muita satisfao que inicio este curso de Arquivologia para o cargo de Escrivo da Polcia Federal. Reforando o j exposto na aula demonstrativa, nosso curso ser baseado em exerccios comentados (100% do CESPE), enfatizandose que todo o contedo terico necessrio ser didaticamente exposto. Ainda, aviso desde j que estarei atento ao frum no decorrer do curso. Peo que fique atento ao que postado l, j que as discusses l registradas servem de complemento s aulas. Espero que esteja bem e muito disposto a tirar o mximo proveito desta primeira aula do curso. Eis o contedo que abordaremos nesta aula:

AULA

DATA

CONTEDO 1. Conceitos fundamentais de Arquivologia Princpios, Classificao de Documentos, Classificao de Arquivos. Sigilo e proteo da documentao

21.03

Por fim, na aula demonstrativa foram trabalhados conceitos que sero abordados de forma mais completa nesta aula. Prefiro repetir o contedo, considerandose, assim, esta aula como marco zero de nosso curso. Vamos ao trabalho!

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ARQUIVOL A LOGIA EM EXERCC M CIOS P/ ES SCRIVO DA POLC FEDERAL CIA SOR: REN PROFESS NATO FEN NILI

A CO ONCEITOS FUNDAME ENTAIS DE ARQUIVO OLOGIA A Arquiv vologia uma cincia inserida no mbito das cincias da informao, u o que estuda as informa s es ligadas aos pr rocessos de trabalho registra o, ados em documento os. conjuntos de d conjuntos de docum Estes c mentos s assim, o objet de est o, , to tudo da . Arqu uivologia so os den nominados arquivos. s Dentre as defini es do co e onceito de arquivo, duas so mereced o doras de estaque. A primeira ap presentada pelo artigo 2 da L n 8.15 a Lei 59/91 no ormativo que dispe sobre a polt nacion de arquivos pblicos e priv tica nal vados e d outras prov vidncias:
Art. 2 C Consideram-s arquivos para os fins desta le os conju se s, ei, untos de documentos f produ uzidos e recebidos por rgos pblicos, institui ter pblico e entidades privadas, es de car es a em decorrncia d exerccio de atividade especfica bem como por pessoa fsica, qua do as, alquer que za mentos. seja o suporte da informao ou a naturez dos docum a

A A outra definio d arquivo oferecid pelo Co de o da onselho Nacional de Arquivos a o CONARQ rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da v o de d Presidncia da Repblica, cuja finalidad a finio da poltica nacional de arquiv vos e o def ntal e proteo rccio da orientao normativ visando gesto documen o exer o va p ecial aos do s espe ocumentos de arquivo (art. 1 do Decreto n 4.073/2002) o

Arquivo a design rica de um conjunto de docum m o nao gen o oduzidos mentos pro ca e recebidos po uma pe or essoa fsica ou jurdica, pblic ou priva a ada, caracterizado sas pela natureza orgnica de sua acumulao e conservad por ess pessoas ou por d do s mao. seus sucessore para fins de prova ou inform s es,

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Vale ainda o registro da principal finalidade de um arquivo, sendo este um contedo cobrado de forma recorrente nas provas do CESPE. A primeira finalidade do arquivo servir s atividades administrativas, tomada de deciso e garantia de direitos e deveres. H caractersticas bsicas de um arquivo, ressaltadas nas definies acima:

ARQUIVO Caracterstica Descrio

Documento toda informao registrada em um meio fsico. Este meio fsico chamado de Arquivos so conjuntos de suporte. Assim, temos que: documentos DOCUMENTO = INFORMAO + SUPORTE O suporte de um documento pode ser desde uma folha de papel, at fitas magnticas, meios audiovisuais entre outros.

Arquivos podem ser Arquivos podem ser referentes a pessoas fsicas produzidos e recebidos ou jurdicas, pblicas ou privadas. Os arquivos de por diferentes pessoas, de um certo rgo so compostos por documentos naturezas distintas criados ou recebidos por este rgo, guardando, pois, relao direta com suas atividades.

A finalidade primria dos documentos de um arquivo administrativa, funcional ou legal/fiscal

Tratase do chamado valor primrio dos documentos de um arquivo, sendo relacionado s razes de criao destes documentos, sejam elas de fundo administrativo, funcional ou legal/fiscal.

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A finalidade secundria dos documentos de um arquivo prova e informao

Os documentos de um arquivo, geralmente sendo relativos s atividades de uma instituio, podem servir de simples informao ou de prova de aes tomadas em seu curso histrico.Este valor, denominado secundrio, no inerente a todos os documentos.

O arquivo possui uma natureza orgnica

A natureza orgnica de um arquivo (tambm conhecida como interrelacionamento) referese ao fato de um documento estar logicamente relacionado a outros documentos de um acervo (=conjunto de documentos). Assim, um conjunto de documentos que no guardam relao entre si no um arquivo.

A ltima caracterstica da tabela acima a natureza orgnica dos documentos de um arquivo cobrada pelo CESPE de modo recorrente. Devemos ter em mente que um arquivo tem por objetivo a preservao de documentos originados na atividade de determinada instituio ou pessoa. Assim, estes documentos contam a histria de determinada ao, ou ato administrativo, se for o caso. O valor de um documento, dessa maneira, diretamente relacionado sua interligao com outros documentos que contam o restante da histria. Assim, um documento referente homologao de um procedimento licitatrio, por exemplo, caso seja destacado do restante de documentos que contm todos os dados do certame (especificao, edital, atas de prego etc), no apresentar o mesmo valor do que a integralidade do processo.

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Uma metfora simples, mas bem aplicvel, a seguinte: o documento destacado apenas o tijolo, o arquivo o muro completo. Vejamos como o CESPE cobra estes conceitos fundamentais de Arquivologia em suas provas. * o seguinte texto vlido para as questes 1 e 2 * Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como umcapital informacional importante para as organizaes pblicas eprivadas. Eles esto situados em um contexto administrativo eorganizacional em que a informao deve ser considerada,organizada e tratada como um recurso to importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.
JeanYves Rousseau e Carol Couture.Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptaes).

Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue os itens aseguir, relativos aos arquivos. 1. (CESPE / ANVISA / 2007) O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. 2. (CESPE / TRE MA / 2009) A significao do acervo documental arquivstico independe da relao que os documentos estabelecem entre si. Ambas as questes tratam da natureza orgnica que inerente aos arquivos. Como vimos, em um arquivo, os documentos esto logicamente relacionados uns aos outros. Sem esta condio o interrelacionamento no h de se falar em arquivos. Desta maneira, temos que as questes 1 e 2 esto CERTA / ERRADA, respectivamente.

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3. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os objetivos de produo dos arquivos esto relacionados s questes artsticas, tcnicas e educativas. Como vimos, a finalidade principal do arquivo servir de simples informao ou de prova de aes tomadas no curso de uma organizao. Neste aspecto, cabe falarmos sobre os valores de documentos constantes de um arquivo: Valor primrio: um valor temporrio que todo o documento apresenta, concernente aos aspectos administrativos, funcionais e legais da organizao. Todo documento nasce com esse valor, mas o perde com o decorrer do tempo. Valor secundrio: um valor definitivo que o documento apresenta para sua organizao, estando intimamente relacionado com sua importncia histrica. Obviamente, nem todo documento

apresentar valor secundrio.

Uma vez que o valor secundrio no apresentado por todos os documentos, podemos afirmar que o propsito da criao de arquivos possui estreita relao to somente com o valor secundrio. Dessa maneira, os objetivos de produo de arquivos esto relacionados s questes administrativas, funcionais e legais de sua organizao. A questo, portanto, est ERRADA. 4. (CESPE / DPU / 2010) O valor primrio de um documento de arquivo: a) o valor do documento para referncia e informao. b) proporciona provas das origens, das funes, dosprocedimentos e das transaes importantes de umaorganizao. c) o valor que o documento possui em virtude de seu assunto.
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d) a qualidade do documento embasada nas utilizaes noimediatas ou cientficas. e) a qualidade de um documento embasada nas utilizaesimediatas e administrativas fornecidas pelos seus criadores. Esta questo traz uma transcrio de Rousseau e Couture (1998, p. 117118)1, que fazem a seguinte definio de valor primrio dos documentos:
Valor primrio = qualidade de um documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razes para as quais o documento foi criado. A noo de valor primrio est diretamente ligada razo de ser de documentos e recobre exatamente a utilizao dos documentos para fins administrativos.

Ante o trecho sublinhado acima, vemos que a alternativa E est correta.

A fim de esgotar este tema, recorremos ainda ao preconizado pela Resoluo n 14/2001 do CONARQ, que traz as seguintes definies de valor primrio e secundrio:
O valor primrio referese ao uso administrativo para o rgo, razo primeira da criao do documento (...) Relacionase, portanto, ao perodo de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais. O valor secundrio referese ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) Probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio; b) Informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa.

5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundrio, assinale a opo correta:
1

COUTURE, C; ROUSSEAU, J. Y. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica, Lisboa: Dom Quixote, 1998. 7

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a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que so usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento. b) o valor que um documento possui para a atividade cultural que representa. c) o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor informativo e valor probatrio. e) A existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo intermedirio. Conforme a definio registrada na Resoluo n 14/2001 do CONARQ, exposta na questo anterior, vemos que as outras funcionalidades que garantem a um documento o valor secundrio so sua finalidade probatrio e/ou informativa (e no a eventual relevncia para a atividade cultural que representa). Desta maneira, a alternativa D est correta. Com relao s outras alternativas, vale o comentrio de que o uso de um documento de acordo com os motivos que permitiram seu aparecimento est relacionado a seu valor primrio. Da mesma forma relacionada com o valor primrio est a capacidade de um documento constituir um direito. Por fim, a existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo permanente, como veremos no decorrer de nosso curso.

6. (CESPE / ANAC / 2009) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um segundo momento, considerase o valor para a histria e a cultura de uma sociedade. O enunciado apenas refora o que abordamos nas ltimas questes. Tratase do valor primrio inerente a todo e qualquer documento de um arquivo, justificado a partir da razo de sua existncia: ser um instrumento da

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administrao; e do valor secundrio, que nem todos os documentos iro apresentar. A questo est CERTA.

7. (CESPE / DPU / 2010) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo colegiado do Arquivo Nacional, tem por finalidade: a) propor medidas preventivas e diretrizes para a classificao e avaliao dos documentos arquivsticos. b) elaborar as instrues normativas para a classificao, avaliao e destinao dos documentos. c) planejar as diretrizes para a transferncia e o recolhimento dos acervos arquivsticos pblicos. d) exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial dos documentos de arquivo. e) orientar os rgos pblicos quanto ao estabelecimento de prazos para a guarda do acervo arquivstico. Conforme exposto anteriormente, a questo aborda a finalidade do CONARQ, rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Vejamos o contedo do artigo 1 do Decreto n 4.073/2002:
Art. 1oO Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

Veja que o CESPE cobra a letra da lei neste caso, sendo que a alternativa D apresenta a transcrio do trecho sublinhado acima.

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8. (CESPE / ABIN / 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. A natureza orgnica de um arquivo garante que um documento dele constante guarde relao lgica com outros documentos do acervo. Dessa maneira, caso seja separado do conjunto, a perda do significado do documento pode ser significativa, j que estar retratando apenas parte da histria. A questo est CERTA Tendo visto as caractersticas gerais dos arquivos, bem como os valores atribudos a seus documentos, hora de nos aprofundarmos no estudo das caractersticas e dos princpios que regem a formao e a administrao dos documentos arquivsticos. o que trataremos na prxima seo da aula.

B CARACTERSTICAS E PRINCPIOS APLICADOS AO DOCUMENTO ARQUIVSTICO

9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo fonte de prova e esse potencial probatrio advm das seguintes caractersticas desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, inter relacionamento e unicidade. Os documentos arquivsticos necessitam permitir a reconstruo ou o registro de aes levadas a cabo, seja com propsito administrativo ou cultural (histrico), com valores respectivamente primrio ou secundrio. Um documento falso ou em duplicidade com outro no agrega valor: ao contrrio, pode constituir uma barreira na sua finalidade probatria de uma determinada transao. Assim, as caractersticas e os princpios inerentes aos documentos arquivstico e sua administrao esto relacionadas abaixo:

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DOCUMENTO ARQUIVSTICO CARACTERSTICA DESCRIO

o atributo que confere a confiabilidade ao registro. Um documento autntico quando o produto das aes regulares e legais (e, portanto, passveis de comprovao) de uma organizao.

Autenticidade

Naturalidade

No se coletam os documentos de um arquivo de modo artificial (por exemplo, negociando, como seria o caso de um museu). Os documentos arquivsticos so acumulados ao longo do tempo, naturalmente, de acordo com os atos e aes na busca dos objetivos organizacionais.

Imparcialidade

Sem este atributo, um documento arquivsticos perderia por completo a capacidade de servir de prova a transaes efetuadas. A imparcialidade diz respeito ao pressuposto de que os registros so livres de preconceitos, sendo um retrato fiel da realidade.

Interrelacionamento

O interrelacionamento de um documento arquivsticos referese justamente ao seu carter orgnico, discutido anteriormente. O significado de um documento, dessa maneira, passa a depender do restante dos documentos do arquivo. o chamado valor de conjunto: quando destacado do todo, corre o risco de perder sua relevncia.

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Unicidade

A unicidade de um documento arquivsticos relacionase com o fato de assumir um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence. Visto que o arquivo visa a guardar informaes acerca de um determinado processo de trabalho, com aes cronolgicas, de se esperar que um determinado registro no caiba em diferentes ocasies dentro deste processo. A unicidade est intimamente relacionada ao princpio do Respeito Ordem Original.

PRINCPIO

DESCRIO
Na administrao do conjunto de documentos, devese respeitar, para fins de guarda e registro, o fluxo natural com que ocorreu a produo. Por exemplo, as folhas de qualquer processo administrativo devem ser numeradas e jamais substitudas, visando a retratar a ordem racional em que as aes foram tomadas. Este princpio tambm conhecido como Organicidade.

Respeito ordem original

Provenincia

A Provenincia tambm conhecida por Princpio da Procedncia ou Princpio de Respeito aos Fundos. Segundo este princpio, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora (entidade, rgo ou pessoa fsica) devem ser mantidos em um mesmo fundo (= conjunto documental).

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Territorialidade

Os arquivos devem ser conservados o mais prximo possvel do local de sua criao. A aplicao do Princpio da Territorialidade significa que os arquivos devem ser guardados pela instituio que os criou (COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p. 84). Este princpio tambm conhecido como Princpio da Provenincia Territorial, sendo uma derivao do Princpio da Provenincia. Em acepo muito prxima ao do pargrafo anterior, podemos dizer que a Territorialidade implica que osarquivos devem ser conservados em servios de arquivo do territrio em que foram produzidos (a exceo a esta regra composta pelos arquivos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares).

O enunciado da questo contempla todas as caractersticas de um documento arquivstico, listadas na tabela acima. A questo, portanto est CERTA.

10. (CESPE / DFTRANS/ 2008) Os documentos so meios naturais, imparciais, interdependentes, nicos resduos e prova das atividades do seu criador/acumulador. A assertiva acima se refere s caractersticas do documento arquivstico. possvel fazermos as relaes dos termos empregados no enunciado com as caractersticas trabalhadas na questo anterior: naturais Naturalidade; imparciais Imparcialidade; interdependentes Interrelacionamento;

nicos resduos Unicidade

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Em decorrncia desses atributos (somados autenticidade do registro), o documento passa a prestar finalidade de servir como prova das atividades do agente. Portanto, a questo est CERTA.

11. (CESPE / ABIN / 2010) De acordo com o princpio da provenincia, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurdicas devem ser mantidos separados, pois no podem ser misturados. Como vimos, o atendimento ao Princpio da Provenincia (ou de Respeito aos Fundos) implica que a organizao dos arquivos deve se ater estritamente fonte que o produz. Isso significa que um arquivo originrio de determinada fonte (pessoa fsica ou jurdica) deve manter sua individualidade, no sendo mesclado a outros de origens distintas. A questo est, portanto, CERTA. 12. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne ao princpio da territorialidade, assinale a opo correta. a) Segundo esse princpio, os arquivos devem ser entregues ao servio de arquivo com jurisdio arquivstica sobre o territrio. b) Esse princpio estipula que os arquivos devem ser conservados nos servios de arquivo do territrio em que foram produzidos. c) A aplicao desse princpio feita somente nos planos nacional e regional. d) H uma estreita vinculao desse princpio com o princpio da provenincia. e) Esse princpio foi elaborado na mesma poca do princpio do respeito aos fundos. O Princpio da Territorialidade, ou da Provenincia Territorial, prega que os arquivos devem ser conservados nos servios de arquivo do territrio em que

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foram produzidos, com a exceo dos documentos resultantes de operaes militares ou elaborados por representaes diplomticas. O atendimento a este princpio permite uma melhor compreenso do significado guardado pelo arquivo, dado que o ambiente seguramente influencia a gerao dos documentos dele constante. Frisase, ainda, que a aplicao deste princpio feita nos planos nacional, regional e institucional, bem como a banca no entende haver uma estreita relao entre este princpio com o da provenincia. Desta maneira, inferese que a alternativa B est correta.

13. (CESPE / ANTAQ / 2009) A instituio como sujeito produtor de documentos , o documento de arquivo como produto da atividade da instituio e o arquivo so elementos que possibilitam o enunciado terico do princpio da provenincia. Vimos que, segundo o Princpio da Provenincia, os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora devem ser mantidos em um mesmo fundo. Poderamos enunciar este princpio da seguinte forma: o documento de arquivo originrio de uma certainstituio no deve ser misturado com proveniente de outra, mantendose, desta maneira, a segregao dos arquivos. O enunciado est CERTO.

14. (CESPE / DPU / 2010) O princpio de respeito ordem original referese ao respeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que os documentos foram produzidos.

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Conforme o Princpio do Respeito Ordem Original, tambm conhecido como Princpio da Organicidade, a manuteno da ordem de criao dos documentos, no arquivo, essencial para a compreenso total de seu significado. Uma vez que os arquivos nada mais so do que registros de uma srie de aes que ocorrem no fluxo temporal (processos), respeitar a ordem original de criao dos documentos possibilita a leitura dos fatos medida que foram ocorrendo. A assertiva, assim, est CERTA. Os documentos arquivsticos podem ser classificados de distintas maneiras. Esse o assunto a ser tratado na prxima seo.

C CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

15. (CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico. Os documentos arquivsticos podem ser classificados de acordo com dois critrios principais: segundo o gnero e segundo a natureza do assunto. A classificao de acordo com a natureza do assunto (documentos ostensivos e sigilosos) ser vista ainda nesta aula. Vejamos agora com maior detalhe os gneros de documentos. Classificao segundo o gnero A classificao de um documento segundo o gnero diz respeito ao suporte no qual registrada ou veiculada a informao. So 7 categorias:

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M CIOS P/ ES SCRIVO DA POLC FEDERAL CIA ARQUIVO OGIA EM EXERCC SOR: REN PROFESS NATO FEN NILI

Esc critos ou textua u ais

S docume o entos que c contm tex xtos, sejam eles impr m ressos ou manuscritos m s Ex editais, certides, atas, contr x: ratos, desp pachos, car c rtas

Inf formtic ou digitais cos

S docume o entos trata ados e armazenados e meio digital em putador, pe drives, C Ex arquivos em comp en CRROM x: s

Ico onogrficos
S docume o entos que c contm reg gistros de i imagens es stticas Ex fotografias, desenh gravur slides ( x: hos, ras, (=diapositivos)

Filmogrficos
S docume o entos que c contm reg gistros de i imagem em movimento m m (c com ou sem som) Ex: filmes, v E vdeos

So onoros
S docume o entos que c contm reg gistros fonogrficos Ex discos, g gravaes e fitas cassete x: em

Ca artogrficos
S represe o entaes de engenharia, arquite e etnicas ou geogrfic u cas Ex Mapas, plantas, pr rojetos vari x: iados.

Mi icrogrfi icos
S docume o entos em c cujo suport possibilita a micror te rreprodu o de imagens cha, filmes E microfic microf Ex:
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Somente para esclarecer, sempre que um documento necessitar de um equipamento de informtica usualmente um computador para ser lido, ele ser classificado como digital. Assim, um arquivo de extenso .MP3 digital, bem como um vdeo .MPEG. Bom... acho que aps essa longa exposio, nem lembramos mais da questo. Vamos voltar a ela:
(CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico.

Conforme vimos na relao de categorias relativas classificao dos documentos segundo o gnero, os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo so documentos filmogrficos, uma vez que contm imagens em movimento. Os documentos iconogrficos retratam apenas imagens estticas. A questo est, assim, ERRADA. 16. (CESPE / Polcia Federal / 2009) Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. O enunciado faz referncia aos documentos do gnero cartogrfico. Como vimos, os documentos iconogrficos contm imagens estticas desenhos, fotografias, slides, gravuras etc. A assertiva est ERRADA. 17. (CESPE / TRE AL / 2009) Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupamse do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro. Os documentos do gnero escrito ou textual so apenas os mais comuns de serem encontrados em arquivos. Contudo, os gneros informticos ou digitais,

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iconogrficos, filmogrficos, sonoros, cartogrficos e microgrficos so, da mesma forma encontrados em arquivos, merecendo o devido gerenciamento. A assertiva est, assim, CERTA. 18. (CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte do gnero documental conhecido como cartogrfico. Mapas, projetos e plantas so exemplos de documentos classificados no gnero cartogrfico. A questo est CERTA. D CLASSIFICAO DE ARQUIVOS

Analogamente ao visto com documentos, h mais de uma maneira de se classificar arquivos. Os principais critrios so listados a seguir:

SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

ARQUIVO Especial

Especializado

DESCRIO Necessitam de condies peculiares para o armazenamento dos documentos Destinamse a guardar documentos cujos contedos so atinentes a um assunto ou rea especfica do conhecimento.

EXEMPLO Arquivos de fotografias

Arquivos sobre ditadura militar

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SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS

ARQUIVO

DESCRIO
So os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias (artigo 7 da Lei n 8.159/1991). So privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades (artigo 11 da Lei n 8.159/1991).Arquivos privados podem ser de interesse pblico e social, desde que considerados pelo Poder Pblico como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.

Pblico

Privado

Cabe a observao de que entidades privadas encarregadas de servios pblicos no exerccio de suas atividades podem gerenciar arquivos pblicos, conforme preconizado pelo 1 do artigo 7 da Lei n 8.159/1991.

SEGUNDO OS ESTGIOS DE SUA EVOLUO

De acordo com o estgio de sua evoluo, um arquivo pode ser classificado como corrente, intermedirio ou permanente, conforme esquematizado abaixo:

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Arquivo Corre ente

Document em tos ou uso o consulta ados frequentemente

Transferncia

Arquivo interm medirio

o "limbo". Documentos no con nsultados frequentem mente, mas odem ser ainda po solici itados

Recolhim mento

Arquivo A Perm manent te

Docu umentos sem m vo, valor adminitrativ mas conservados or principalmente po co v seu valor histric

SEGU UNDO A EX XTENSO D SUA ATUAO DE

ARQ QUIVO Set torial Ger ou ral Central

DESCRIO O D
Estabelecid dos juntam mente aos rgos op peracionais, servindo de fonte de consulta fre equente. Usualmente, , so os arqu uivos corren ntes. Centralizam os documentos correntes, ou so m , o aplicados a arquivos intermedir e perma rios anentes.

19. 1 (CESPE / DPU / 2010) O a acervo arq quivstico a acumulado pelas em o mpresas derado, de acordo pblicas e pelas sociedades de econo s s s omia mista consid e egislao, arquivo: com a le l. a) gover rnamental b) priva ado. c) partic cular. eresse social. d) priva de inte ado e) pblico. Sociedades de e economia mista e empresa pblica so en as as ntidades ois, pertencentes Administ trao Pb blica Indire constituindo, po institui eta, ies de carter pblico o.

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Nessa condio, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por essas instituies so considerados arquivos pblicos, em consonncia com o 1 do artigo 7 da Lei n 8.159/1991. Dessa maneira, a alternativa E est correta.

20. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os arquivos correntes devem ser mantidos prximos dos usurios diretos em razo da frequncia com que so consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade tm. exatamente isso. Tendo em vista a grande frequncia / possibilidade de uso dos documentos constantes dos arquivos correntes, no seria eficiente o uso de um arquivo central para este fim, em especial em grandes organizaes. A questo est, portanto, CERTA.

21. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada. Uma vez que os documentos constantes dos arquivos correntes so utilizados com frequncia, recomendvel o uso de um arquivo setorial para este fim. A assertiva est ERRADA.

E SIGILO E PROTEO DA DOCUMENTAO

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22. 2 (CESPE / SGAPRO / 2004) Em razo do seu teor e dos seus ele OC ) o ementos intrnse nformaes sigilosas so class secretas, ecos, as in s sificadas e ultras em s vados os secretas confiden s, nciais e reservadas. So classif ficados como reserv noa autorizada possa c comprome eter os o docume entos cuja revela a os revistos. objetivo neles pr Vimos na seo de Classificao de Documentos que os docu V umentos a uivsticos podem ser classifica p arqu ados de acordo com a natu a ureza do assunto. alhe: Vejamos com m maior deta

cao segu tureza do assunto undo a nat Classific

espeito o eza unto diz re m nto A classifica de um documen segundo a nature do assu de o . rias: sibilidade d divulga de seu contedo. So duas as categor poss

Ostens O sivo
So doc cumento passive de div os eis vulgao ou o cuja div plique pre vulgao no imp ejuzos Admini istrao.

Sigiloso S o
So doc cumento que, em virtude de seu os em eciais de contedo, exige medidas espe to g prote quant sua guarda e quanto ao a o acesso ao pblico.

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Mostrase relevante transcrever aquilo que a Lei n 8.159/91, no 1 do artigo 23, v como documentos originalmente sigilosos:

1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.

Dentro da categoria documento sigiloso, h ainda classificaes atinentes ao grau de sigilo, definida pelo Decreto n 4.553/2002. So 4 os graus de sigilo, listados em ordem crescente:

Classificao de documentos sigilosos

Grau de Sigilo Descrio
Dados ou informaes cuja revelao noautorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos

Reservado

Confidencial

Dados ou informaes cuja revelao noautorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade ou do Estado.

Secreto

Dados ou informaes cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade ou do Estado.

Ultrassecreto

Dados ou informaes cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade ou do Estado.

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Por fim, cabe esclarecer que, quando classificados como sigilosos, os documentos no carregam eternamente esse rtulo. Veja o contedo do artigo 7 do Decreto n 4.553/2002:
Art. 7o Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes: I - ultra-secreto: mximo de trinta anos; II - secreto: mximo de vinte anos; III - confidencial: mximo de dez anos; e IV - reservado: mximo de cinco anos. Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria.

Com relao questo, apesar de seu contedo estar contemplado na tabela acima, nunca demais nos reportarmos letra da lei. Assim, eis o que nos apresenta o artigo 5 do Decreto n 4.553/2002:
Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. 4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos.

Podemos ver que o enunciado est em conformidade com o Decreto. A questo est CERTA.

23. (CESPE / SGAPROC / 2004) possvel atribuir graus diferentes de sigilo a partes de um mesmo documento, mas, no seu todo, ele receber o grau de sigilo mais elevado aplicado s suas partes. Vejamos o que nos traz o artigo 13 do Decreto n 4.553/2002:

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Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.

Assim, se um determinado relatrio, classificado como sigiloso, tiver 15 captulos, mas apenas um deles receber o grau de sigilo ultrassecreto, o relatrio todo ser classificado nesta categoria. A questo est CERTA.

24. (CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia de carter ostensivo da de carter sigiloso. Esta questo engloba conhecimentos tanto sobre protocolo quanto sobre a classificao de documentos quanto natureza do assunto. Os documentos ostensivos e os oficiais que ingressam no protocolo atravs dos Correios, ao serem recebidos, devero ser abertos, registrados, analisados, classificados e depois distribudos a seus destinatrios. De forma distinta, os documentos sigilosos e os particulares (um extrato de carto de crdito de um funcionrio, que chegou pelo correio, por exemplo) no so abertos, mas apenas distribudos a seus destinatrios. A assertiva est CERTA. 25. (CESPE / TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. O acondicionamento de documentos sigilosos realmente deve ser feito em envelopes duplos quando forem expedidos ou tramitados, mas o grau de sigilo no indicado no envelope externo, e sim no interno. Vejamos o contedo do artigo 24 do Decreto n 4.553/2002:
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Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries: I - sero acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento; V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

A questo est, portanto, ERRADA.

26. (CESPE / STJ / 2004) indicada a guarda armada para os documentos ultra secretos, em caso de impedimento do uso de cofre forte. So necessrias condies especiais de segurana para a proteo e guarda de documentos sigilosos, sendo que tais condies so mais rgidas quanto maior o grau de sigilo conferido. Vejamos o contedo do artigo 30 do Decreto n 4.553/2002:
Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em condies especiais de segurana, conforme regulamento. 1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana equivalente ou superior. 2Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1, os documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda armada.

O enunciado da questo est em conformidade com o 2, destacado acima. A questo est CERTA.

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Bom, ficaremos por aqui nesta primeira aula. Na prxima semana veremos com maior ateno os arquivos correntes e intermedirios, em especial os procedimentos administrativos que so neles efetuados. Quaisquer dvidas, ficarei atento ao frum. Bons estudos!!

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QUESTES APRESENTADAS NESTA AULA * o seguinte texto vlido para as questes 1 e 2 * Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como umcapital informacional importante para as organizaes pblicas eprivadas. Eles esto situados em um contexto administrativo eorganizacional em que a informao deve ser considerada,organizada e tratada como um recurso to importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.
JeanYves Rousseau e Carol Couture.Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptaes).

Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue os itens aseguir, relativos aos arquivos. 1. (CESPE / ANVISA / 2007) O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. 2. (CESPE / TRE MA / 2009) A significao do acervo documental arquivstico independe da relao que os documentos estabelecem entre si. 3. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os objetivos de produo dos arquivos esto relacionados s questes artsticas, tcnicas e educativas. 4. (CESPE / DPU / 2010) O valor primrio de um documento de arquivo: a) o valor do documento para referncia e informao. b) proporciona provas das origens, das funes, dos procedimentos e das transaes importantes de uma organizao. c) o valor que o documento possui em virtude de seu assunto. d) a qualidade do documento embasada nas utilizaes no imediatas ou cientficas. e) a qualidade de um documento embasada nas utilizaes imediatas e administrativas fornecidas pelos seus criadores.

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5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundrio, assinale a opo correta: a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que so usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento. b) o valor que um documento possui para a atividade cultural que representa. c) o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor informativo e valor probatrio. e) A existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo intermedirio. 6. (CESPE / ANAC / 2009) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um segundo momento, considerase o valor para a histria e a cultura de uma sociedade. 7. (CESPE / DPU / 2010) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo colegiado do Arquivo Nacional, tem por finalidade: a) propor medidas preventivas e diretrizes para a classificao e avaliao dos documentos arquivsticos. b) elaborar as instrues normativas para a classificao, avaliao e destinao dos documentos. c) planejar as diretrizes para a transferncia e o recolhimento dos acervos arquivsticos pblicos. d) exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial dos documentos de arquivo. e) orientar os rgos pblicos quanto ao estabelecimento de prazos para a guarda do acervo arquivstico. 8. (CESPE / ABIN / 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. 9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo fonte de prova e esse potencial probatrio advm das seguintes caractersticas desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, inter relacionamento e unicidade.

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10. (CESPE / DFTRANS/ 2008) Os documentos so meios naturais, imparciais, interdependentes, nicos resduos e prova das atividades do seu criador/acumulador. 11. (CESPE / ABIN / 2010) De acordo com o princpio da provenincia, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurdicas devem ser mantidos separados, pois no podem ser misturados. 12. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne ao princpio da territorialidade, assinale a opo correta. a) Segundo esse princpio, os arquivos devem ser entregues ao servio de arquivo com jurisdio arquivstica sobre o territrio. b) Esse princpio estipula que os arquivos devem ser conservados nos servios de arquivo do territrio em que foram produzidos. c) A aplicao desse princpio feita somente nos planos nacional e regional. d) H uma estreita vinculao desse princpio com o princpio da provenincia. e) Esse princpio foi elaborado na mesma poca do princpio do respeito aos fundos. 13. (CESPE / ANTAQ / 2009) A instituio como sujeito produtor de documentos , o documento de arquivo como produto da atividade da instituio e o arquivo so elementos que possibilitam o enunciado terico do princpio da provenincia. 14. (CESPE / DPU / 2010) O princpio de respeito ordem original referese ao respeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que os documentos foram produzidos. 15. (CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico. 16. (CESPE / Polcia Federal / 2009) Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. 17. (CESPE / TRE AL / 2009) Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupamse do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro.
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18. (CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte do gnero documental conhecido como cartogrfico. 19. (CESPE / DPU / 2010) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo: a) governamental. b) privado. c) particular. d) privado de interesse social. e) pblico. 20. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os arquivos correntesdevem ser mantidos prximos dos usurios diretos em razo da frequncia com que so consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade tm. 21. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada. 22. (CESPE / SGAPROC / 2004) Em razo do seu teor e dos seus elementos intrnsecos, as informaes sigilosas so classificadas em ultrasecretas, secretas, confidenciais e reservadas. So classificados como reservados os documentos cuja revelao noautorizada possa comprometer osobjetivos neles previstos. 23. (CESPE / SGAPROC / 2004) possvel atribuir graus diferentes de sigilo a partes de um mesmo documento, mas, no seu todo, ele receber o grau de sigilo mais elevado aplicado s suas partes. 24. (CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia de carter ostensivo da de carter sigiloso. 25. (CESPE / TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses

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documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 26. (CESPE / STJ / 2004) indicada a guarda armada para os documentos ultra secretos, em caso de impedimento do uso de cofre forte.

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GABARITO 1 C 3 E 5 D 7 D 9 C 11 C 13 C 15 E 17 C 19 E 21 E 23 C 25 E Sucesso! 2 E 4 E 6 C 8 C 10 C 12 B 14 C 16 E 18 C 20 C 22 C 24 C 26 C

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