Manual de Procedimentos Totvs

MANUAL DE PROCEDIMENTOS TOTVS
GUIA BÁSICO/ TREINAMENTO

IMPLEMENTAÇÃO NOVO MODELO DE SUPRIMENTOS
MANUAL
GUIA BÁSICO DE PASSO A PASSO DOS
PROCEDIMENTOS VIA TOTVS
© 2016 KPMG Consultoria Ltda., uma sociedade brasileira e firma-membro da rede KPMG de firmas-membro independentes e afiliadas à KPMG
International Cooperative (“KPMG International”), uma entidade suíça. Todos os direitos reservados. A KPMG Internacional não realiza serviços
para clientes. Impresso no Brasil.
O presente documento tem como finalidade auxiliar a equipe do

Grupo Balbo no passo a passo dos procedimentos a serem
executados no sistema Totvs.
Os procedimentos a serem descritos a seguir são os seguintes:
Página
01. Pré-Nota 03
02. Baixar XML 07
03. Nota de Retorno 11
04. Entrada Normal da Nota 14
05. Conhecimento de Transporte 17
06. Remessa 20
07. Rejeição 23
08. Urgência 26
09. Contagem Cega pelo Almoxarifado 28
10. Abertura de Não Conformidade 31
11. Inspeção de Entrada 38
12. Controle XML 44
13. Guia Prático de Procedimento 46
1. Pré-nota
No momento em que o responsável pelo Recebimento Integrado (RI) receber a NF, deve-se
iniciar o procedimento de criação de pré-nota, que gerará então a conferência cega para os
responsáveis pelo recebimento nos almoxarifados.
Passo 01_ Entrar no ambiente “Compras” (02)
Sempre deve-se verificar se a data, grupo e filial estão corretos.
Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “Pré-Nota”
Passo 03_ Clicar em Incluir
Passo 04_ Preencher os campos indicados
01 – Número da NF
02 – Número de Série da NF
03 – Data de Emissão da NF
04 – Selecionar o campo, “Fornecedor” e apertar “F3”, alterar o campo de busca por “CNPJ” e finalizar
processo após achar o fornecedor
05 – Espécie do documento: Preencher como SPED ou NF
Após preenchido o campo 05, com ele ainda selecionado, dar um “enter”. Caso o XML não esteja
baixado, aparecerá uma notificação na tela (ver passo a passo de como baixar no procedimento “2.
XML” a seguir) e caso esteja ok, não haverá notificações.
Ainda na mesma tela verificar se o item, valor e quantidade batem com a NF recebida e estando tudo
de acordo, clicar em “Confirmar”.
*Notificação caso o XML não esteja baixado*
Passo 05_ Fechar a tela que abre após a confirmação
Passo 06_ Imprimir duas vias da “Conferência Cega”
2. Baixar XML
Caso a nota não possua o XML baixado, deve-se seguir os seguintes passos:
Passo 02_ Entrar em “Manifestação do Destinatário”
Passo 03_ Não é necessário preencher nada na tela que aparece em seguida, apenas clicar
em OK.
Passo 04_ Clicar no campo indicado e colocar o leitor no código de barras da NF, selecionar
a nota e clicar em “Manifestar”
Passo 05_ Selecionar a chave e clicar em “Manifestar”
Passo 06_ Selecionar a chave, clicar em “Ações Relacionadas” e em seguida “Reportar”
Passo 07_ Preencher os campos selecionados e depois clicar em “Ok”
01 – Série da NF: O campo deve ser preenchido exatamente como consta na tela de Manifestação do
Destinatário, ou seja, caso na NF esteja Série 1 e na tela da manifestação 001, deve-se preencher
como 001.
02 – Número da Nota Fiscal Inicial
03 – Número Nota Fiscal Final: Repete-se o mesmo número
04 – Clicar em Ok
Passo 08_ Confirmação do XML, apenas clicar em “Ok” e voltar para a tela do processo que
está parada esperando o XML ser baixado para finalizar processo
10
3. Nota de Retorno
As notas de retorno devem seguir os seguintes passos:
Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “Documento Entrada”
11
Passo 03_ Clicar em “Ações Relacionadas” – “Retornar”
Passo 04_ Preencher os campos indicados abaixo
01 – Fornecedor: Selecionar o campo “Fornecedor” e clicar “F3”, trocar o modo de pesquisa para CNPJ
e confirmar após finalizada ação
02 – Loja: Sempre preencher como 01
03 – Data de saída de: Preencher com intervalo grande de 1 ano (1/01/2016)
04 – Data de saída até: Preencher com intervalo grande de 1 ano (1/01/2017)
05 – Selecionar o campo “Cliente/Fornecedor”, o qual cancelará o flag do “Documento”
automaticamente
06 – Clicar em Ok
12
Passo 05_ Preencher os Campos conforme indicado abaixo
’w
01 – Formulário Próprio: Sempre alterar para a opção “Não”
02 – Número da Nota Fiscal
03 – Número de Série da Nota
04 – Data de Emissão da Nota
05 – Espécie do Documento: Preencher como “SPED” ou “NF” (dar o “enter” após inclusão da espécie
do documento para ver se há necessidade ou não de baixar o XML. Caso seja necessário parar este
processo e iniciar processo do XML – passo 07-, caso não seja necessário baixar, apenas clicar em
“Confirmar”)
06 – Clicar em “Confirmar”
Passo 07_ Caso seja necessário baixar o XML, após seguir todos os passos do processo
confirme descrito anteriormente, essa será a notificação quando voltar à tela do “Documento
de Entrada” e der continuidade ao processo
13
4. Entrada Normal da Nota
As entradas das notas devem seguir os seguintes passos:
Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “Documento de Entrada”
14
Passo 03_ Digitar manualmente o número da Nota no campo indicado
Passo 04_ Selecionar sempre a nota com marcação verde (verde significa que possui pré-
nota) e clicar em “Classificar”
15
Passo 05_ Preencher os campos conforme indicado
01 – Tipo de Entrada: Preencher o código do tipo de entrada correto (TE’s)

02 – Clicar na aba “Duplicatas”
03 – Natureza: Preencher o código correto em relação aos produtos da NF
04 – Vencimento: Arrumar a data de vencimento conforme NF
05 – Impostos: Abrir a aba “Impostos” para verificar se está tudo correto conforme NF
16
5. Conhecimento de Transporte
As entradas de conhecimento de transporte devem seguir os seguintes passos:
Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “Nota de Conhecimento de Frete”
17
Passo 03_ Preencher campos conforme indicado abaixo
01 – Fornecedor: Selecionar o campo, apertar F3, alterar para CNPJ e preencher com o CNPJ do
Fornecedor da MERCADORIA.
02 – Número do Conhecimento: Número do conhecimento do Frete
03 – Série: Série do número do conhecimento do Frete
Fornecedor do FRETE.
05 – Código TES: Classificar informando o código
06 – Valor: Informar valor do frete
07 – Clicar em “Confirma”
Passo 04_ Selecionar a nota que foi lançada e ir em “Gerar Conhecimento”
18
Passo 05_ Preencher campos conforme indicado abaixo
01 – Numero: Informar número da NF

02 – Série: Número de série da NF
03 – Data da Emissão: Data da emissão da NF
Fornecedor
05 – Selecionar a aba “Duplicatas”
06 – Natureza: Classificar com o código correto
07 – Vencimento: Informar a data de vencimento correta
08 – Selecionar a aba “Informações DANFE” (ver continuação na imagem abaixo)
09 – Chave NFE: Selecionar o campo e preencher com o leitor de código de barras

10 – Tipo CT-e: Sempre selecionar o CT-e “Normal”
19
6. Remessa
Passo 02_ Entrar em “Movimentos” - “Documento de Entrada”
20
Passo 03_ Confirmar
Passo 04_ Clicar em Incluir
21
Passo 05_ Preencher os campos conforme abaixo
01 – Numero: Informar número da NF

02 – Série: Número de série da NF
03 – DT Emissão: Data de emissão da NF
04 – Fornecedor: Selecionar o campo, “Fornecedor” e apertar “F3”, alterar o campo de busca por
“CNPJ” e finalizar processo após achar o fornecedor
05 – Espec. Documento: Informar se é SPED ou NF
06 – Incluir o código do produto
07 – Quantidade: Informar a quantidade
08 – Valor Unitário: Informar o valor unitário do item
09 – TP Entrada: Classificar o tipo de entrada do item
22
7. Rejeição
Passo 02_ Entrar em “Movimentos” - “Manifestação do Destinatário”
23
Passo 03_ Confirmar
Passo 04_ Não é necessário preencher nada, apenas clicar em “Ok”
24
Passo 05_ Seguir a sequência abaixo:
01 – Clicar no campo e ler a chave com o leitor

02 – Selecionar a nota
03 – Clicar em “Manifestar”
Passo 06_ Selecionar “Desconhecimento da Operação” ou “Operação Não Realizada” e

clicar em “Manifestar”
25
8. Urgência
As entradas das notas de urgência devem seguir os seguintes passos:
Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “Documento de Entrada”
26
Passo 03_ Clicar na opção “Incluir”
Passo 04_ Preencher os campos conforme indicado
01 – Número: Preencher o número da NF

02 – Serie: Preencher o número de série da NF
03 – Data de Emissão: Preencher a data de emissão da NF
Fornecedor
05 – Espécie do Documento: Preencher como “SPED” ou “NF” (dar o “enter” após inclusão da espécie
do documento para ver se há necessidade ou não de baixar o XML. Caso seja necessário parar este
processo e iniciar processo do XML – passo 07-, caso não seja necessário baixar, apenas clicar em
“Confirmar”)
06 – Tipo de Entrada: Classificar com o código correto
07 – Clicar na aba “Duplicatas”
08 – Natureza: Preencher o código correto em relação aos produtos da NF
09 – Vencimento: Arrumar a data de vencimento conforme NF
10 – Impostos: Abrir a aba “Impostos” para verificar se está tudo correto conforme NF
27
9. Contagem Cega pelo Almoxarifado
Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “U_Conferência Cega”
28
Passo 03_ Selecionar nota para início da conferência
01 – Para facilitar a busca da NF, alterar para “Id+Item Nf”

02 – Digitar número da NF para auxiliar na busca
Passo 04_ Digitar conferência cega
Após a contagem física, o responsável pelo recebimento deve preencher o campo indicado com as
respectivas quantidades.
Caso a quantidade bata, o sistema voltará para a tela anterior, caso não bata aparecerá uma
notificação e o responsável pelo recebimento deve verificar quais os itens que não foram liberados e
estão aguardando contagem 2 (conforme abaixo) para fazer a segunda contagem física do item.
29
Se a segunda contagem ainda der divergência, o recebedor deve solicitar ao supervisor que faça a
terceira contagem.
Caso nenhuma das três contagens sejam liberadas no sistema, o supervisor deve ligar ao RI para
verificar qual é a divergência para que este entre em contato com o comprador responsável para
verificar como deve proceder no caso.
30
10. Abertura de Não Conformidade
Passo 01_ Entrar no ambiente “Controle de Não-Conformidades” (36)
Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “Ficha Ocor./N. conf”
31
Passo 03_Conferir data e confirmar
Passo 04_Selecionar nota e clicar em “Incluir”
32
Passo 05_Preencher os campos abaixo
Continuação da tela:
33
Aba “Outros”, conforme passo 11 acima:
16 – Documento de Entrada: Número da NF
34
Passo 06_ Clicar em “Ações relacionadas” – “Pl Ação”
01 – Data de Abertura
02 – Data de Encerramento preenche automaticamente 1 mês à frente
03 – Descrição Detalhada: Explicar qual foi a divergência que ocorreu e informar número da nota,
descrição do item e todas as informações relevantes que tiverem disponíveis na conferência cega
04 – Local Ocorrência: Em qual recebimento/ almoxarifado ocorreu a divergência
05 – Resolução Esperada: Informar a resolução esperada como entrar em contato com o fornecedor,
fazer a devolução dos itens, etc
35
06 – Status da Ação: Sempre preencher como “Procede”

07 – Tipo Ação: Informa qual o tipo da ação
08 – Código do Modelo: Informar qual o código do plano de ação a qual a divergência pertence
09 – Sigilo: Sempre preencher como “Não”
10 – Clicar em Ações Relacionadas e em seguida em Plano de Ação
Passo 08_ Clicar em “Ações relacionadas” – “Pl Ação”
36
01 – Mat Usr Responsável: Pesquisar o comprador responsável

02 – Prazo Execuc: Sempre colocar o prazo de 1 dia para execução
03 – Mat Usr Responsável: Neste segundo campo sempre deverá ser preenchido com o nome do
responsável pela gestão de fornecedores que é representado pela Elaine
05, 06 e 07 – Após finalizado o processo de preenchimento o usuário deverá confirmar conforme passo
5, a tela irá fechar automaticamente, para que então seja confirmada a tela que aparece abaixo como 6
para que então apareça a última tela para confirmação.
37
11. Inspeção de Entrada
Passo 01_ Entrar no ambiente “Inspeção de Entradas” (21)
Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “Inspeção” – “Resultados”
38
Passo 03_ Clicar em “Confirmar”
Passo 04_ Buscar a NF correta, selecionar e clicar em “Resultados”
39
Passo 05_ Preencher os campos conforme indicado abaixo
01 – Selecionar a primeira linha referente ao prazo de validade

02 – Texto: Preencher como “Conforme” caso esteja correto ou “Não conforme”
03 – Aprov./ Reprov. : Indicar se está Aprovado ou Reprovado
Após preencher estes campos para a primeira linha, passar para a segunda de “Condição da
Embalagem”, preencher os mesmos campos identificados anteriormente, depois passar para a terceira
linha e repetir todo o processo até acabarem os critérios
Quando finalizadas todas as linhas, seguir para o passo 4:
04 – Clicar na aba “Laudo do Laboratório”
05 – Laudo: Preencher conforme necessário, sendo que “A” significa Aprovado sem restrições
Após finalizado todo este processo, deve-se anexar os documentos base no sistema conforme passo a
passo abaixo
Passo 06_ Clicar em “Ações Relacionadas” – “Anex. Doc.”
40
Passo 07_ Clicar em “Ações Relacionadas” – “Doc. Anex”
Passo 08_ Procurar os arquivos e clicar em “Abrir”
Os documentos que devem constar anexos são:

 Autorização de Compra (AC)
 Nota Fiscal
 Laudo
 Certificado de Pesagem
Após completo este processo, clicar em “Confirmar”
Quando finalizado o processo pelo responsável de recebimento do almoxarifado, é enviado um e-mail

ao responsável por fazer a conferência da especificação técnica do item.
41
O item aparece como pendente no sistema para o responsável pela especificação técnica. Este por sua
vez deve selecionar o produto em questão e clicar em “Resultados” para que possa preencher os
campos indicados abaixo.
Passo 08_ Preencher os campos conforme abaixo
01 – Preencher com as medições presentes no laudo do laboratório e ao lado aparecerá se está

aprovado ou reprovado automaticamente
02 – Clicar em “Laudo do Laboratório”
03 – Laudo: Preencher se foi aprovado sem restrições

04 – Clicar em “Laudo Geral”
42
05 – Laudo: Preencher se foi aprovado sem restrições

06 – Clicar em “Baixa da CQ”
07 – Estorno: Informar código “1” para liberado

08 - Quantidade: Informar quantidade
43
12. Controle XML
Passo 01_ Entrar no ambiente “Faturamento” (05)
Passo 02_ Entrar em “Faturamento” – “Manifestação do Destinatário”
44
Passo 03_ Não é necessário preencher nada, apenas clicar em “Ok”
Passo 04_ Nesta tela é possível ver a relação nas NFs que estão escrituradas ou não
45
13. Guia Prático de Procedimento
Caso Tratativa
Mercadoria sem NF Nenhuma mercadoria sem NF pode passar

pelo Recebimento Integrado (RI)
NF valor menor que AC RI deve alterar para o menor valor no

momento da criação da pré-nota
NF valor maior que AC RI deve fazer a devolução total da nota
Itens diferentes na NF e na AC RI deve informar comprador responsável

para que este informe a urgência no
recebimento dos itens, ou seja, se faz
recebimento parcial dos itens ou devolução
total
Devolução Total RI deve fazer uma notificação de recusa no

verso da nota e formalizar a recusa no
sistema conforme passo a passo mostrado
anteriormente
Devolução Parcial Expedição é o responsável por emitir a nota

de devolução
Contagem (Almoxarifado) O responsável pelo recebimento é o

encarregado de fazer a primeira e segunda
contagem quando necessário e colocar no
sistema e caso não bata nenhuma das duas
contagens, o supervisor é o responsável por
fazer a terceira contagem
Contagem não bate no sistema Caso após a terceira contagem feita pelo
supervisor ainda não bata no sistema, o
supervisor deve ligar ao responsável do RI
para que este informe qual é o erro que
está ocorrendo. Após informado, o
supervisor deve informar ao comprador
responsável, para que este informe as
medidas a serem tomadas para o caso em
questão
Itens a mais na contagem física Caso na conferência seja detectado que há

itens a mais do que na AC e na NF,
devolver no momento da contagem ao
transportador e informar ao comprador
responsável, para que este notifique o
fornecedor que está ocorrendo a devolução
do excedente
46
Itens faltando na contagem física Caso na conferência seja detectado que há

itens a mais do que na AC e na NF,
devolver no momento da contagem ao
transportador e informar ao comprador
responsável, para que este notifique o
fornecedor que está ocorrendo a devolução
do excedente
Brindes O grupo pode receber brindes, porém este

deve vir acompanhado de nota fiscal
Aço e Ferro Neste caso em específico, o responsável

pelo recebimento no almoxarifado deve
identificar na conferência cega qual foi o
peso (unidade de medida informada na
conferência) e identificar o peso da balança.
A probabilidade que o peso não bata

completamente é alta, por isso o
responsável pelo recebimento irá fazer o
cálculo enviará para o RI. (Verificar como se
faz o cálculo no final deste documento *1)
O RI por sua vez irá calcular a tolerância da

seguinte forma:
Peso da Conferência Cega/ Peso da NF x

100. Para que seja aceitável, a tolerância
deve dar abaixo de 5%.
Produtos Químicos Quando o peso da balança não bater, fazer

a mesma verificação, ou seja, pegar o Peso
da Balança / Peso NF x 100. Verificar se a
diferença é referente ao peso do recipiente
que transportou o produto.
Nota de Serviço Enviar para o almoxarifado, onde será

assinada e enviada ao CRD. Essas notas
não devem voltar ao RI
47
*1 Cálculo do Aço e Ferro:
Como calcular o peso da chapa de ferro.

Para calcular o peso da chapa de aço, é necessário analisar a o catálogo da Gerdau
disponível em PDF.
Item 1 – 1 chapa de aço carbono 6m x 1500mm ¼”
Item 2 – 1 chapa de aço carbono 6m x 1200mm 3/8”
Dados do catálogo:
Chapa aço carbono ¼” – 44kg/m²
Chapa aço carbono 3/8” – 37kg/m²
Conversão: 1m = 100cm = 1000mm
M² = comprimento X largura
Cálculo do peso:
Item 1 – m² = 6 X 1,5 = 9m²
Peso item 1 = 9 X 44 = 396 kg
Item 2 - m² = 6 X 1,2 = 7,2m²
Peso item 2 = 7,2 X 37 = 266,4 kg
Como calcular o peso de Barras/Tubos

Para calcular o peso das barras e tubos, é necessário analisar a o catálogo da Gerdau
disponível em PDF.
Item 3 – Tubo de aço comprimento 8000mm, 1000mm (diâmetro), espessura ¼”
Item 4 – Barra de aço maciço comprimento 10000mm, 500mm (diâmetro)
Dados do catálogo:
Tubo de aço 8m, 1000mm (diâmetro), espessura ¼”– 28kg/m
Barra de aço maciço 10m, 500mm (diâmetro) - 59kg/m
Conversão: 1m = 100cm = 1000mm
Cálculo do peso:
Item 3 – m = 8000mm = 8m
Peso item 3 = 8 X 28 = 224 kg
Item 4 - m = 10000mm = 10m
Peso item 4 = 10 X 59 = 590 kg
48

Manual de Procedimentos Totvs - 28.11.16 - vf2

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GUIA BÁSICO/ TREINAMENTO

O presente documento tem como finalidade auxiliar a equipe do

Os procedimentos a serem descritos a seguir são os seguintes:

Passo 01_ Entrar no ambiente “Compras” (02)

Sempre deve-se verificar se a data, grupo e filial estão corretos.

Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “Pré-Nota”

Passo 03_ Clicar em Incluir

Passo 04_ Preencher os campos indicados

*Notificação caso o XML não esteja baixado*

Passo 05_ Fechar a tela que abre após a confirmação

Passo 06_ Imprimir duas vias da “Conferência Cega”

Passo 01_ Entrar no ambiente “Compras” (02)

Passo 02_ Entrar em “Manifestação do Destinatário”

Passo 05_ Selecionar a chave e clicar em “Manifestar”

Passo 06_ Selecionar a chave, clicar em “Ações Relacionadas” e em seguida “Reportar”

Passo 07_ Preencher os campos selecionados e depois clicar em “Ok”

As notas de retorno devem seguir os seguintes passos:

Passo 01_ Entrar no ambiente “Compras” (02)

Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “Documento Entrada”

Passo 03_ Clicar em “Ações Relacionadas” – “Retornar”

Passo 04_ Preencher os campos indicados abaixo

Passo 05_ Preencher os Campos conforme indicado abaixo

4. Entrada Normal da Nota

As entradas das notas devem seguir os seguintes passos:

Passo 01_ Entrar no ambiente “Compras” (02)

Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “Documento de Entrada”

Passo 03_ Digitar manualmente o número da Nota no campo indicado

Passo 05_ Preencher os campos conforme indicado

01 – Tipo de Entrada: Preencher o código do tipo de entrada correto (TE’s)

As entradas de conhecimento de transporte devem seguir os seguintes passos:

Passo 01_ Entrar no ambiente “Compras” (02)

Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “Nota de Conhecimento de Frete”

Passo 03_ Preencher campos conforme indicado abaixo

Passo 04_ Selecionar a nota que foi lançada e ir em “Gerar Conhecimento”

Passo 05_ Preencher campos conforme indicado abaixo

01 – Numero: Informar número da NF

09 – Chave NFE: Selecionar o campo e preencher com o leitor de código de barras

Passo 02_ Entrar em “Movimentos” - “Documento de Entrada”

Passo 03_ Confirmar

Passo 04_ Clicar em Incluir

Passo 05_ Preencher os campos conforme abaixo

01 – Numero: Informar número da NF

Passo 01_ Entrar no ambiente “Compras” (02)

Passo 02_ Entrar em “Movimentos” - “Manifestação do Destinatário”

Passo 03_ Confirmar

Passo 04_ Não é necessário preencher nada, apenas clicar em “Ok”

Passo 05_ Seguir a sequência abaixo:

01 – Clicar no campo e ler a chave com o leitor

Passo 06_ Selecionar “Desconhecimento da Operação” ou “Operação Não Realizada” e

Passo 01_ Entrar no ambiente “Compras” (02)

Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “Documento de Entrada”

Passo 03_ Clicar na opção “Incluir”

Passo 04_ Preencher os campos conforme indicado

01 – Número: Preencher o número da NF

9. Contagem Cega pelo Almoxarifado

Passo 01_ Entrar no ambiente “Compras” (02)

Sempre deve-se verificar se a data, grupo e filial estão corretos.

Passo 02_ Entrar em “Movimentos” – “U_Conferência Cega”

Passo 03_ Selecionar nota para início da conferência

01 – Para facilitar a busca da NF, alterar para “Id+Item Nf”

Passo 04_ Digitar conferência cega

10. Abertura de Não Conformidade

Notificação caso o XML não esteja baixado