Diretrizes para Gestor do Departamento Administrativo

Procedimentos de conta a pagar: Contas a pagar encaminha contas que sero pagas no dia para reviso do gestor do ADM que revisa juntamente a Gerncia Geral e encaminha para Assessor de Diretoria proceder ao pagamento. (nada pode ser pago sem assinatura do gestor do ADM e GG) . Todo dia antes das 10hrs so conferidas com GG as despesas do dia, o que vier depois desse horrio fica para o dia seguinte. Gestor ADM Gerncia Geral Assessor de

Fluxo: Contas a Pagar Diretoria

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Tudo que passar pelo setor de compras, aps cotao, necessrio visto do Gestor do ADM, visto do GG e encaminhado para Assessor de Diretoria. Qualquer solicitao de compras de algum Gestor vai para GG autorizar juntamente com Gestor do ADM, depois Compra s faz oramento e encaminha para visto do GG e Gestor do ADM, quando o produto chega a nota conferida pelo GG validar mediante a cotao, aps visto p rocede ao pagamento com Assessor da Diretoria. Controle de horrio: Gestor do ADM exerce controle sobre colaboradores do ADM, Recepcionista e terceirizados (faxineira e porteiros). Referente a horrio de entrada, sada e almoo (distribuir horrio de almo o para que sempre tenha metade efetivo no salo). Em caso de atraso ou falta comunicar ao RH por e-mail. Tesouraria: Conferncia de contratos passados pela tesouraria . Conferir valor do pedgio no verso da folha do contrato com os recibos (LAMSA) anexados no contrato e com a planilha de Registro de Controle de Fluxo de Caixa (DI-RL-255). Tambm deve ser conferida a data do recibo (LAMSA) com a data do contrato (quando no estiver escrito o valor do pedgio no verso da folha de contrato, mas tiver o recibo, o verso dever ser preenchido) . Outras despesas (DI-RL-344) no verso da folha do contrato (pernoite, janta etc.) que no estiverem com visto do Coordenador do Operacional no so aceitos e voltam para serem conferidos pelo mesmo. necessrio que o s contratos estejam dentro do ms vigente. O contrato deve conter as seguintes vias: 1, 2, 4, 5 e 6, ficando com o cliente a 3 via e a 1 dever ser enviada posteriormente. Aps conferncia os contratos so encaminhados ao faturamento. O Gestor do ADM dever apresentar essas informaes ao Presidente/Diretor (uma vez na semana). Carto Vale-Pedgio: Aps conferncia de contrato, conferir os valores de pedgio com a planilha Registro e Controle Consumo Carto Vale Pedgio (DIRL-342). Arquivo: Contratos (excluindo 1 e 3 vias) so alocados no arquivo do ADM, quando esse ltimo estiver com sua capacidade limite, os contratos devem ser alocados em caixas Box e seguiro para arquivo morto. Conhecimento Rodovirio: Lanar os dados obtidos no Conhecimento Rodovirio (ICMS) na planilha Relatrio de Controle de Conhecimento Rodovirio e ao final do ms passar a Contabilidade o valor total. Portaria e Limpeza: Toda ltima semana do ms passar e-mail para empresa que terceiriza servios de portaria e limpeza , referente folga do porteiro (Sr. Valdecir, que folga na ltima sexta -feira do ms). Qualquer problema com horrio passar para o RH da empresa responsvel pela terceirizao .

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Frias dos Colaboradores: No incio do ano o gestor deve ela borar as frias dos colaboradores do ADM, conversando com cada um para promover a alocao tima e encaminhar ao RH. Veculos Novos: - Resumo de Procedimento Para Veculos Novos: O Gestor do ADM dever receber os seguintes documentos desse veculo novo: Nota Fiscal, Recibo de Compra e Venda IPVA, Chave Reserva, Nota Fiscal da Carroceria, Certificado do INMETRO, Nota Fiscal do Ba Frigorfico, quando aplicvel) Despachante do DETRAN: Envia e-mail com documentos referentes aos veculos novos para ADM onde Contas a Pagar encaminhar ao pagamento do IPVA passando pela aprovao do GG. Depois de pago o original fica no veculo e cpia no ADM e Operacional , para arquivamento. (os valores so padro do DETRAN, o que poder sofrer reajuste anual o honorrio) Gestor do ADM dever pegar nmero da frota com GG assim que receber documentos. O ADM receber um e-mail do Operacional requerendo a instalao do CTF. O ADM receber um e-mail do Operacional requerendo a instalao do rastreamento. Relatrio Despesa X Receita: Elaborar a Planilha Despesa X Receita consultando os valores com Contas a Pagar e Faturamento, respectivamente. No comeo de todo ms passar ao GG (referente ao ms anterior). Relatrio de Faturas em Aberto: Gestor do ADM recebe todo ms de Contas a Pagar relatrio (Relatrio de Faturas em Aberto) sobre devedores. (Nessa planilha h uma aba de faturas que j que foram pagas, do ms anterior ao vigente, e serve para comparao) Remunerao dos colaboradores: Confere com planilha do ms anterio r para verificar se houve alguma alterao. Bonificaes so conferidas com o RH. E-mail: Todos os e-mails do setor passam pelo gestor do ADM. Compras na Rua ( vista): Em relao a compras feitas na rua, o setor de Compras pega autorizao com GG e com gestor do ADM para que Assessor de Diretoria encaminhe ao motoboy. Quando chega a compra passa pela conferncia do gestor do ADM lanada por Compras na planilha da Tesouraria. Que ser levada pelo gestor do ADM para conferncia juntamente ao Diretor/Presidente. (Sem perodo determinado) Despesas de Baixo Valor: Despesa de at R$ 50,00 no se faz necessrio cotao, apanha -se dinheiro no caixa e motoboy ir comprar, mas necessrio conhecimento do gestor do ADM. Radio Nextel: Quando apresenta algum problema, passa pelo conhecimento do gestor do setor, que encaminha ao Gestor ADM. Esse contata a Nextel e pega o nmero de protocolo para enviar o aparelho para troca. Quando for efetuada a troca ou solucionado o problema arquiva-se o documento da Nextel referente a esse procedimento. Multa: associada ao motorista na Recepo, passa para conferncia do gestor do ADM que junto ao GG valida o pagamento, volta para Contas a Pagar que elabora um memorando junto s contas a serem pagas e so conferidas pelo Gestor do ADM antes de encaminhar para Assessor de Diretoria. Depois de paga encaminhada ao RH. Material de Limpeza e Escritrio: requisitado uma vez ao ms a partir da requisio de Compras, o gestor do ADM avalia essa solicitao consultando o Almoxarifado do ADM e passa a GG. Quando a mercadoria chega lana na planilha Entrada de Mercadorias e estoca no Almoxarifado do ADM.

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Contratos da Escolta: Os contratos so fechados quinzenalmente (1 -15; 16-30) e aps conferncia do valor por Contas a Pagar, gestor do ADM tambm confere e passa a GG. (Empresa de Escolta tem dois dias teis, at dia 17, para entregar os contratos) Autorizao de Pagamento: A empresa tem despesas que ocorrem todo ms, e so vistas na Planilha de Autorizao de Pagamento, quando chega o boleto referente despesa tem de ser conferido com a planilha . (o valor repte -se ao longo dos meses, sofrendo reajuste anual.) Venda de Caminhes: Os carros (caminhes) que esto para ser vendidos estaro em uma tabela fornecida pela GG. Informaes sobre os carros devero ser fornecidas a partir da consulta a tabela , quando for solicitado por algum comprador. (ano, modelo, valores) A Recepcionista dever consultar todos os ramais da empresa assim que chegar e o aparelho de som do salo do ADM. Licenas que ficam na Recepo e so de responsabilidade do ADM de vem ser conferidas de modo que a solicitao de renovao seja feita antes de seu vencimento. Expediente Sbado: Quando qualquer funcionrio for escalado para trabalhar sbado necessrio emitir um Informativo de Trabalho (documento) com o nome dos funcionrios e encaminhar a portaria.