Gerenciamento pr-ativo de coletas

Por todo o mundo e em todos os setores est-se verificando uma deteriorao progressiva da atitude respeitante a pagamentos. Apesar de ser possvel enviar cartas de advertncia de qualquer soluo ERP standard, o processo de advertncia acaba por resultar somente no atraso em vrias semanas da entrada do pagamento. Por meio do SAP Financial Supply Chain Management Collections Management (SAP FSCM Collections Management), o mySAP ERP 2005 disponibiliza novas funcionalidades que entram em ao ainda antes da advertncia. Naturalmente no faz sentido telefonar para cada cliente logo que haja um atraso no pagamento. S a partir de um determinado volume de coleta se verifica uma relao adequada entre a despesa e a utilidade. Um gerenciamento de coleta a tempo e efetivo exige um processo transparente. Como prrequisito, ele identifica, segmenta e prioriza clientes com base em estratgias de cobrana previamente definidas. Para isso, devem ser reunidas as informaes relevantes relacionadas aos clientes com pagamentos em atraso, como por exemplo lanamentos pendentes, entradas de pagamento, advertncias ou tambm avaliao do risco. S ento que se realiza a chamada. A funo da mesma advertir o cliente para o pagamento em atraso e para estabelecer acordos relativos promessa de pagamento ou a casos por esclarecer. O processo registrado e, no caso de falta de cumprimento, apresentado de novo. Determinar estratgias de cobrana O SAP FSCM Collections Management, no mySAP ERP 2005, identifica, segmenta e prioriza automaticamente montantes em dvida. Para isso, o usurio define regras no mbito de sua estratgia de cobrana, que estabelecem qual o procedimento a seguir com um cliente com pagamentos em atraso. Se um cliente apresentar, por exemplo, montantes em dvida de pelo menos 100.000 Euros, que vencem dentro de dez dias, inicia-se o processo de cobrana. Se o mesmo cliente j se encontrar no segundo nvel de advertncia, o processo passa a ocupar uma posio mais elevada na ordem de prioridades dos casos a serem resolvidos. Se o cliente estiver classificado pelo gerenciamento de crditos do mySAP ERP Financials como caso de risco, esse cliente passar para o quarto superior das prioridades. Na segmentao, os clientes so atribudos a diferentes estratgias de cobrana ou grupos. Informaes abrangentes nas listas de trabalho Nas listas de trabalho dos responsveis pelas coletas constam informaes abrangentes sobre os clientes a serem contatados. Por meio das informaes sobre montantes em dvida, promessas de pagamento efetuadas ou no cumpridas, classes de risco, limites de crdito, casos por esclarecer e o nvel de advertncia atual, o colaborador obtm uma sntese do caso. Alm disso, o SAP FSCM Collections Management prope um montante a ser cobrado. Este no necessariamente idntico aos montantes vencidos pendentes. Ele pode ser inferior devido, por exemplo, existncia de promessas atuais de pagamento, notas de crdito ou partidas em aberto litigiosas. As promessas atuais de pagamento que no foram cumpridas constam da lista de trabalho gerada dinamicamente, assim como entradas de pagamento atuais da contabilidade bancria que deram entrada na contabilidade bancria ou casos por esclarecer resolvidos pelo departamento de reclamaes. A lista de trabalho contm igualmente as entradas resolvidas. Se um cliente deu, por telefone, uma promessa de pagamento, a classificao do mesmo passa automaticamente das entradas pendentes para as entradas resolvidas. A data para um novo contato com o cliente em questo depende da data do ltimo contato. O respectivo intervalo de tempo, por sua vez, est definido no conjunto de regras da estratgia de cobrana. O responsvel pelas coletas pode tambm decidir colocar os casos para serem reapresentados. Se, por exemplo, a pessoa de contato no cliente est de frias no momento do contato ou se ele s pode ser contatado s teras-feiras e quintas-feiras, estas informaes podem ser arquivadas no mestre de dados do cliente. Assim, o SAP FSCM Collections Management retira aos responsveis pela coleta uma parte de suas tarefas organizacionais e administrativas, permitindo-lhes concentrar-se no contato com o cliente. Viso agregada para o contato com o cliente Para contatar o cliente, o gerente de coletas navega da lista de trabalho, que contm vrios clientes que devem ser contatados, para a vista detalhada de um cliente individual. Ao invs da lista de partidas em aberto, que apresenta o estado contabilstico do cliente, a vista detalhada apresenta, de um modo agregado, o montante original da transao e o montante ainda pendente inclusive pagamentos parciais e partidas residuais. Portanto, a vista detalhada contm menos informao do que uma lista clssica de

partidas em aberto, o que dispensa a pesquisa de detalhes, tornando-se, assim, ideal para o contato telefnico com clientes. Ao efetuar o telefonema, o responsvel pela coleta tem, na tela, todas as informaes essenciais sobre o cliente:

Faturas Pagamentos Promessas de pagamento Casos por esclarecer Dados de contato Reapresentao

possvel atribuir simultaneamente promessas de pagamento a vrias faturas. A integrao no FSCM Dispute Management dentro do mySAP ERP tambm existe, uma vez que os casos por esclarecer resultantes da conversa telefnica podem ser diretamente registrados na aplicao. Documentao do contato O responsvel pela coleta tem duas possibilidades para documentar o contato com o cliente. As promessas de pagamento efetuadas para uma ou mais transaes so registradas nas respectivas coletas pendentes. Aps concluso de um telefonema, o responsvel resume todos os processos no campo de notas do SAP FSCM Collections Management. Mais tarde, esta documentao facilita a reconstruo do desenvolvimento e do resultado do processo. As categorias de resultados registradas, na soluo, em relao ao telefonema, tais como "Cliente contatado" ou "Cliente no contatado" determinam se o caso permanece representado na lista de trabalho e fornecem ao responsvel pela coleta a base para estatsticas de seu grupo ou de colaboradores individuais. O SAP FSCM Collections Management um mdulo importante na interao entre a contabilidade de clientes, o gerenciamento de crditos e os casos por esclarecer no Dispute Management. Um princpio pr-ativo para o gerenciamento de coletas reduz os montantes em dvida assim como as perdas de crdito e possibilita um melhor planejamento da liquidez.