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Ip - Ido1 (Sistema de Medição Do Desempenho Organizacional) PDF
Ip - Ido1 (Sistema de Medição Do Desempenho Organizacional) PDF
MISSÃO DO EXÉRCITO
Exército Brasileiro
Instruções Provisórias Sistema de Medição do Desempenho Organizacial
– IP SMDO - PEG
IP SMDO - PEG
PREFÁCIO
CONTRA-PREFÁCIO
ÍNDICE
CAPÍTULO 1. INTRODUÇÃO....................................................... 1-1
1.1 Generalidades.......................................................................... 1-1
1.2 Finalidade.................................................................................1-3
1.3 Pressupostos Básicos.............................................................. 1-3
CAPÍTULO 2. FUNDAMENTOS DA MEDIÇÃO DO DESEMPENHO
ORGANIZACIONAL...................................................................... 2-1
2.1 Processo ................................................................................. 2-1
2.2 Sistema Organizacional .......................................................... 2-2
2.3 Indicadores ............................................................................. 2-5
2.4 Elementos do Sistema de Indicadores.................................... 2-8
2.5 Alguns exemplos de Indicadores..............................................2-8
2.6 Sistema de Medição do Desempenho Organizacional
(SMDO).......................................................................................... 2-10
2.7 Gerenciamento do Sistema Organizacional ........................... 2-14
2.8 Pontos de Medição no Sistema Organizacional...................... 2-15
CAPÍTULO 3. ETAPAS PARA O DESENVOLVIMENTO DO
SMDO ........................................................................................... 3-1
3.1 Generalidades.......................................................................... 3-1
3.2 Etapas para o desenvolvimento do SMDO.............................. 3-1
CAPÍTULO 4. ANÁLISE CRÍTICA DO DESEMPENHO
ORGANIZACIONAL..................................................................... 4-1
4.1 Gestão das Informações da Organização............................... 4-1
4.2 Gestão das Informações Comparativas da Organização........ 4-2
4.3 Relações Causa Efeito............................................................ 4-6
4.4 Comunicação e acompanhamento.......................................... 4-6
CAPÍTULO 5. CONCLUSÃO........................................................ 5-1
ANEXO A - REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...........................A-1
ANEXO B - ROTEIRO PARA ELABORAÇÃO DE INDICADORES DE
DESEMPENHO..............................................................................B-1
ANEXO C - EXEMPLOS DE INDICADORES................................ C-1
ANEXO D - GLOSSÁRIO............................................................. D-1
IP SMDO - PEG
CAPÍTULO 1
INTRODUÇÃO
1.1 Generalidades
1.2 Finalidade
1-3
IP SMDO - PEG
1-4
IP SMDO - PEG
CAPÍTULO 2
2.1 Processo
2-1
IP SMDO - PEG
2-2
IP SMDO - PEG
2-3
IP SMDO - PEG
2-4
IP SMDO - PEG
2.3 Indicadores
a. Conceituação
b. Componentes do indicador
2-5
IP SMDO - PEG
c. Tipos de indicadores
2-6
IP SMDO - PEG
e. O que medir?
- Capacidade.
- Eficiência ( Produtividade ).
- Efetividade ( Impacto).
2-7
IP SMDO - PEG
(Referencial Comparativo)
2-8
IP SMDO - PEG
indicadores de qualidade.
TOTAL DE DEFICIÊNCIAS / ERROS / DESPERDÍCIOS X 100
TOTAL DE SAÍDAS (PRODUTOS/SERVIÇOS)
ou
2-9
IP SMDO - PEG
c. Indicadores de Capacidade
- medem a capacidade de resposta de um processo por meio da
relação entre as saídas produzidas por unidade de tempo.
- Fórmula do indicador:
2-10
IP SMDO - PEG
2-11
IP SMDO - PEG
2-12
IP SMDO - PEG
Unidade, indicadores no Nível Gerencial (Processos), que por sua vez serão
alimentados pelos indicadores operacionais, conforme exemplo abaixo.
Vejamos o seguinte exemplo:
AÇÕES NO NÍVEL GERENCIAL AÇÕES NO NÍVEL OPERACIONAL
Ø Número de militares
participantes de eventos
de capacitação na área
relativa ao aprovisionamento
– Responsável – Fiscal
Administrativo
Ø Número de militares
participantes de eventos de
capacitação na área relativa ao
Operacional – Responsável
– Chefe da 3ª Seção
Ø Número de militares Ø Número de militares
participantes de eventos de participantes de eventos
capacitação – Responsável de capacitação na área de
– Chefe da 3ª Seção Informática - Responsável
– Seção de Informática
Ø Número de militares
participantes de eventos
de capacitação na área
Manutenção de Viaturas –
Responsável – Comandante
do Pelotão de Manutenção e
Transporte
Ø Número de militares
participantes de eventos de
capacitação na área de Gestão
– Responsável – Chefe
do Escritório Excelência
Gerencial
2-13
IP SMDO - PEG
2-14
IP SMDO - PEG
DIREÇÃO
DESEJADA
DIREÇÃO
$
ORGANIZAÇÃO
ATUAL
AÇÕES
MEDIÇÃO
DECISÕES DADOS
REPRESENTAÇÃO
DAS INFORMAÇÕES
EQUIPE SISTEMA
EQUIPE SMDO
GERENCIAL BALANCEADO
GERENCIAL PERCEPÇÃO DAS DE INDICADORES
INFORMAÇÕES
2-15
IP SMDO - PEG
2-16
IP SMDO - PEG
CAPÍTULO 3
3.1 Generalidades
3-1
IP SMDO - PEG
3-2
IP SMDO - PEG
3-3
IP SMDO - PEG
3-4
IP SMDO - PEG
3-5
IP SMDO - PEG
3-6
IP SMDO - PEG
[R$/militar] etc.
(Nível EB)
Metodologia de Uso: A Seção de Gestão Estratégica da 2a Sch EME desenvolve uma análise
crítica, por meio dos aplicativos do FLEX SI, quanto aos índices obtidos, causas, implicações,
ações necessárias e inclui na agenda da Reunião do ACE para fins de apreciação e tomada
de decisão. Em caso de necessidade de ações gerenciais, as informações são remetidas ao
COTer e ao(s) C Mil A interessados para fins de tomada de decisão.
Responsável:
Público-alvo: ACE, EME, COTer, C Mil A; Bdas
COTer; C Mil A
3-8
IP SMDO - PEG
(Nível OM)
Unidade de Medida: Revisão:
Periodicidade: Mensal e
Abreviatura: CIT [Homens/ dia de
acumulado anualmente 01 Jun 2005
instrução.]
Tipo Chave: Capacidade de Instrução
Arquivo: Planilha de Tiro – S/3
(Tiro)
Título: Índice de Capacidade de Instrução de Tiro da OM.
Fórmula: (Total de exercícios de tiro previstos x efetivo aplicável ao exercício) / (Total de
exercícios realizados x efetivo participante)
Definição: Expressa a capacidade de instrução de tiro da OM com base nos resultados do
quantitativo de homens instruídos nas seções de tiro por dia de instrução..
Origem: Vinculado ao objetivo de “Adequar o processo de instrução de tiro do recruta” do
Plano de Gestão.
Critério para o estabelecimento de metas: Desdobramento da meta para as Companhias
e Pelotões.
Referenciais Comparativos: Índice de Capacidade de Instrução de Tiro do 84o Batalhão
de Infantaria.
Metodologia de Uso: O S/3 desenvolve uma análise crítica, por meio de planilhas específicas,
quanto aos índices obtidos, causas, implicações, ações necessárias e inclui na agenda da
Reunião do Cmt do Btl com o EM da OM, para fins de apreciação e tomada de decisão. Em
caso de necessidade de ações específicas, as informações são remetidas aos Cmt de SU
para fins de providências.
3-9
IP SMDO - PEG
CAPÍTULO 4
ANÁLISE CRÍTICA DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL
4-1
IP SMDO - PEG
4-2
IP SMDO - PEG
4-4
IP SMDO - PEG
4-5
IP SMDO - PEG
4-6
IP SMDO - PEG
CAPÍTULO 5
CONCLUSÃO
5-1
IP SMDO - PEG
ANEXO “A”
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
DAVENPORT, Thomas H. Reengenharia de Processos. Rio de Janeiro:
Campus, 1994.
ENAP, Escola Nacional de Administração Pública. Indicadores de
Desempenho. Brasília - DF, 2003.
FIGUEIREDO, Moacyr D. Metodologia para o Desenvolvimento de
Indicadores Estratégicos e Operacionais. Dissertação de Mestrado,
Departamento de Engenharia de Sistemas, Instituto Militar de Engenharia,
Rio de Janeiro. 1996.
FPNQ, Fundação Nacional da Qualidade. Planejamento do Sistema de
Medição do Desempenho. Brasília – DF, 2002.
PAGLISUSO, Antônio Tadeu. Benchmarking: relatório do comitê temático.
Rio de Janeiro: Qualitymark, 2005.
GALVÃO, Célio Arnulfo Castiglione. Fazendo acontecer na qualidade total
- análise e melhoria de processos. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1996.
GONÇALVES, José Ernesto Lima. As empresas são grandes coleções de
processos. São Paulo: Revista de Administração de Empresas, v. 40 n. 1,
Jan./Mar. 2000.
José Ernesto Lima. Processo, que processo? São Paulo: Revista de
Administração de Empresas, v. 40 n. 4, Out./Dez. 2000.
HAMMER, Michael. Reengenharia: Revolucionando a empresa em função
dos usuários, da concorrência e das grandes mudanças da gerência.
Rio de Jneiro: Campus, 1994.
HARRINGTON, H. James. Aperfeiçoando os Processos Empresariais.
São Paulo: Makron Books do Brasil Editora Ltda. 1993.
KAPLAN, Robert S. & NORTON, David P. Organização orientada para a
estratégia. Rio de Janeiro, Elsevier, 2000.
KAPLAN, Robert S. & NORTON, David P. Balanced Scorecard – A Estratégia
em Ação. Boston, MA. Harvard Business School Press. 1996.
RATTON, Cláudio. Sistemas de Medição de Desempenho. Estado da Arte
em Empresas Líderes no Brasil. Dissertação de Mestrado. Departamento de
Engenharia Industrial, PUC-Rio. 1998.
A-1
IP SMDO - PEG
A-2
IP SMDO - PEG
ANEXO ”B”
a. Missão
A Missão deve possuir três características:
1) concisão;
2) consistência e
3) credibilidade.
b. Visão:
O que é?
Define o que a organização pretende ser no futuro. Ela incorpora
as ambições da organização e descreve o quadro futuro que ela
quer atingir.
Como fazer?
Deve refletir os valores compartilhados pela organização. O
enunciado deve ser claro e objetivo, positivo e desafiador.
B-2
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a. Finalísticos
- Preparo.
- Emprego.
b. de Apoio
- Recursos Humanos e Administração de Pessoal.
- Logística.
- Aquisições, Patrimônio e Administração da OM.
- Relações Públicas e Institucionais.
B-3
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- Processo RH - Pessoal
- Operações
- Processo - Materiais/ -Sociedade
Militares
Logística Eqp Brasileira
- Ações
- Sociedade - Rec. - Emprego - Defesa Civil
subsidiárias
Brasileira Financeiros - Comunidade
- Operações
- EB/Governo - Local
GLO
Brasileiro Combustíveis
- Ações
- Processo RH - Pessoal dissuasórias
- Processo - Materiais/ -Capacidade de - Processo
Logística Eqp combate Emprego
- Sociedade - Rec - Preparo - Capacidade
Brasileira Financeiros GLO -Sociedade
- EB/Governo - - Capacidade Brasileira
Brasileiro Combustíveis Ações
Subsidiárias
B-4
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Processo: PREPARO
FÓRMULA PARA O
INDICADOR META PRAZO DIMENSÃO
CÁLCULO
Percentual de
% CFSD = (Nº de soldados Ao final da FIIB
Militares Aptos 100% Qualidade
Aptos/Nº Total) x 100 (anual)
no CFSD
Percentual de
%FIIB=(Nº de Aptos/Nº Ao final da FIIB
Recrutas Aptos 100% Qualidade
Total Recrutas) x 100 (anual)
ao Final da FIIB
Percentual de
%TAT=(Nº Aptos/Total
Militares Aptos 100% A+1 Qualidade
Militares) x 100
no TAT
Percentual de
Objetivo de
% OA=(Nº OA atingidos/
Adestramento 100% A+1 Qualidade
Objetivos totais) x 100
(OA) atingidos
pelas SU
Percentual de
%TAF=(Nº MB+E no TAF/
“MB” e “E” no 90% A+1 Qualidade
Efetivo TAF) x 100
TAF
B-5
IP SMDO - PEG
• Dimensões da Qualidade
o Qualidade Intrínseca (QI): São as características técnicas
asseguradas ao produto ou serviço, que conferem sua
habilidade de satisfazer às necessidades dos clientes.
o Custo (C): Representa o conjunto de valores que a organização
retira da sociedade (materiais, energia, informação) e aos
quais agrega valor para essa mesma sociedade.
o Atendimento (A): É a garantia de entrega dos produtos ou
serviços (finais ou intermediários) no prazo, local e quantidade
acertados. O mesmo que entrega.
o Segurança (S): Envolve a segurança física dos militares,
servidores e dos usuários do produto/serviço.
o Moral (M): É a dimensão da qualidade que mede o nível
médio de satisfação das pessoas de uma organização.
o Ética (E): Trata-se da dimensão da qualidade relacionada
ao cumprimento de normas, regulamentos, leis e códigos de
conduta na organização.
B-6
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Setor: S/4
Processo: Gestão Orçamentária e Financeira
Serviço/Produto: Planejamento e Execução Orçamentária
Necessidades/
Dimensões Itens de Controle da Qualidade
Clientes Expectativas dos
da qualidade (ICQ)
clientes
Aplicação total do Montante de Recursos Recebidos e
Qualidade
orçamento Aplicados
1.
Rapidez no Qualidade Prazo decorrido no processamento
Superiores
processamento (Agilidade) dos recursos
Hierárquicos
Observância à Qualidade
Índice de Atendimento à Legislação
Legislação Intrínseca
Informações sobre a
Atendimento Índice de Atendimento
Legislação
2. Usuários
Clareza das Qualidade Índice de Erros de Processamento
Informações Intrínseca – Legislação
Satisfação com o
Moral Índice de Satisfação
3. Equipe trabalho
O que é?
Com o objetivo de aprimorar os produtos/serviços, a Unidade deve
estabelecer com relação a cada ICQ: fórmula e prioridade dos ICQ; a situação
atual do processo; metas e prazos propostos.
Como fazer?
1. Estabelecer a fórmula dos ICQ.
2. Definir a prioridade dos ICQ.
3. Identificar a posição atual do processo.
4. Definir metas para os ICQ.
B-7
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Dimensão Índice de
Situação
da controle da Prioridade Fórmula Meta Prazo
Atual
qualidade qualidade
Prazo Médio: é a
média dos prazos
de processamento
(decorrido entre
Prazo o recebimento
Qualidade decorrido no do numerário e a
2 10 dias 5 dias A+1
(Agilidade) processamento liquidação)
dos recursos
Médias dos
prazos=(somatório nos
prazos da NC/Número
de NC)
Índice de
Aproveitamento de
Sugestões
Participação da
Moral 2 30% 70% A+2
Equipe
Índice=(Nº sugestões
implementadas/Nº
Recebidas) x 100
B-8
IP SMDO - PEG
que é?
Os Itens de Verificação da Qualidade (IVQ) são as principais causas que
afetam um determinado item de controle (efeito) de um processo e podem
ser medidas e controladas. Os IVQ tornam possível identificar as causas
fundamentais dos problemas que impedem o gerente de atingir as metas
fixadas para os ICQ.
Processo:
1. Definir o Item de Controle de Qualidade ICQ (efeito)
2. Definir os Itens de Verificação (meios ou causas)
EXEMPLOS:
B-9
IP SMDO - PEG
Processo:
B-10
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Avaliar e Registros de
Tempo de Ao término
garantir a início e do
processa- do processa-
Adjunto do agilidade no encerramento
Qualidade mento dos mento de No S/4
S/4 processa- dos processos
recursos cada NC
mento das (Ficha de
recebidos (liquidação)
NCs Controle)
x x x x x x x
B-11
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ANEXO “C”
EXEMPLOS DE INDICADORES PARA OM OPERACIONAIS VALOR
BATALHÃO
C-1
IP SMDO - PEG
C-2
IP SMDO - PEG
•
de visitas/inspeções do escalão superior
• Índice de satisfação de clientes – Conforme
orientações constantes nas alíneas B) e D)
do item 3.2 deste Adendo
• Índice de insatisfação de clientes – Conforme
orientações constantes na alínea D) do item
3.2 -- 3.2 deste Adendo
Relaciona- • Número de acesso e consultas dos clientes
mento com os pelos canais de comunicação - Conforme
Clientes orientações constantes na alínea A) do item
3.2 deste Adendo
• Número de demandas do Escalão Superior
atendidas/não atendidas no prazo
• Índice de atendimento ao calendário de
obrigações
• Índice de atendimento no prazo ao calendário
de obrigações
• Índice de satisfação da Comunidade em
relação as atividades de cidadania realizadas
pela OM
• Número de sanções recebidas pela OM em
relação aos requisitos legais, regulamentares,
éticos e ambientais
• Quantidade de recursos financeiros e/ou
materiais disponibilizados pela OM para
3.3 -- Interação
apoio à comunidade
com a
• Número de horas em atividades voluntárias
Sociedade
por colaborador
• Número de inserções não contratuais e
espontâneas na mídia, decorrentes de
atividades de responsabilidade pública e
cidadania.
• Número de visitas de autoridades
representativas da sociedade
• Número de ACISO realizados
C-3
IP SMDO - PEG
C-4
IP SMDO - PEG
CRITÉRIO 5 - PESSOAS
“EXEMPLOS” DE INDICADORES E INFORMAÇÕES
ENFOQUE RESULTADO
QUALITATIVAS
• Número de integrantes da força de trabalho
em grupos de melhoria
• Número de equipes multifuncionais
• Índice de colaboradores com acesso aos
sistemas corporativos
• Número dos colaboradores promovidos por
merecimento
• Número de elogios por colaborador
• Número de dispensas por colaborador
• Número de premiações por colaborador
5.1 – Sistemas
• Índice de satisfação da força de trabalho
de trabalho
relativo ao sistema de trabalho e
reconhecimento
• Índice de satisfação da força de trabalho
relativo ao espírito de equipe, comunicação,
recompensa e remuneração
• Índice de metas individuais e por equipe
7.3 – Resultados relativos às pessoas
realizadas
• Pontuação obtida no Critério 5 na auto-
avaliação/validação e premiações que utilizem
o modelo de excelência do Programa
C-5
IP SMDO - PEG
CRITÉRIO 6: PROCESSOS
“EXEMPLOS” DE INDICADORES E INFORMAÇÕES
ENFOQUE RESULTADO
QUALITATIVAS
C-6
IP SMDO - PEG
C-7
IP SMDO - PEG
ANEXO “D”
GLOSSÁRIO
D-1
IP SMDO - PEG
não.
Desempenho global Desempenho da organização como um todo,
explicitado por meio de resultados que refletem as necessidades de todas
as partes interessadas. Está relacionado com os resultados planejados
pela estratégia da organização. Síntese dos resultados relevantes para a
organização como um todo, levando-se em consideração todas as partes
interessadas.
Fatores críticos de sucesso São áreas de atividades nas quais o
alcance de resultados favoráveis é absolutamente necessário para o êxito da
implantação da visão da organização.
Fornecedor Qualquer organização que forneça insumos para os
processos da organização, seja um produto, seja um serviço, seja
informação ou orientação. Assim, fornecedores podem incluir distribuidores,
revendedores, prestadores de serviços terceirizados, transportadores,
contratados e franquias, bem como os que suprem a organização com
materiais e componentes. São também fornecedores os prestadores de
serviços das áreas de saúde, treinamento e educação.
Indicador - Valor quantitativo realizado ao longo do tempo (uma função
estatística) que permite obter informações sobre características, atributos e
resultados de um produto ou serviço, sistema ou processo.
Indicador de capacidade: mede a capacidade de resposta de um
processo por meio da relação entre as saídas produzidas por unidade de
tempo.
Indicador de Efetividade ( impacto ): foca as conseqüências dos
produtos/serviços.
Indicadores Estratégicos – Indicadores usados para avaliar os principais
efeitos da estratégia nas partes interessadas e nas causas desses efeitos,
refletindo os objetivos e as ações que pertencem à organização como um
todo e não a um setor específico. A partir dos objetivos, dos fatores críticos
de sucesso e das estratégias, consolidados no Plano de Gestão, a OM pode
estruturar os indicadores desse nível.
Indicadores Gerenciais – Indicadores de Nível Gerencial (ou Tático)
são usados para verificar a contribuição dos setores ( Departamentos ou
Unidades) e/ou dos macro processos organizacionais à estratégia e para
avaliar se estes setores e/ou macro- processos buscam a melhoria contínua
de forma equilibrada.
Indicadores Operacionais – Os indicadores do Nível Operacional
servem para avaliar se os processos ou rotinas individuais estão sujeitos à
melhoria contínua.
Indicador de Produtividade (eficiência): mede a proporção de recursos
consumidos com relação às saídas dos processos.
Indicador de Qualidade (eficácia) - foca a satisfação dos usuários e as
características do produto/serviço e à busca da excelência.
Informações comparativas pertinentes Informações oriundas de
D-2
IP SMDO - PEG
D-3
IP SMDO - PEG
D-4