MANUAIS ADMINISTRATIVOS

INTRODUO Manual todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funes, atividades, poltic as, objetivos, instrues e orientaes que devem ser obedecidos e cumpridos pelos execu tivos e funcionrios da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em 2 conjunto.

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS Vantagens: Correspondem a uma importante e constante fonte de informaes sobre os trabalhos da empresa; Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funes administr ativas; Ajudam a fixar critrios e padres, bem como uniformizar a terminologia tcnic a bsica do processo administrativo. Com isso, possibilitam a normatizao das ativida des administrativas; Possibilitam adequao, coerncia e continuidade nas normas e nos procedimentos 3 pelas vrias unidades organizacionais da empresa;

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS Vantagens: Evitam discusses e equvocos, muito freqentes, nas empresas em que no se estabeleceu a verso oficial sobre os temas suscetveis de pontos de vista conflitantes; Possibi litam treinamento aos novos e antigos funcionrios da empresa; Possibilitam efetiv o crescimento na eficincia e eficcia dos trabalhos realizados; Representam um inst rumento efetivo de consulta, orientao e treinamento na empresa; 4

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS Vantagens: Representam uma restrio para a improvisao inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas; Aprimoram o sistema de autoridade da empresa, pois possibilita m melhor delegao mediante instrues escritas, proporcionando ao superior controlar ap enas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o controle por exceo; Representa m um instrumento que pode elevar o moral do funcionrio, pois possibilita que o me smo tenha melhor viso de sua 5 representatividade na empresa;

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS Vantagens: Aumentam a predisposio do pessoal para assumir responsabilidades, uma vez que aqui lo que tem de ser feito est claramente estabelecido por escrito; e Representam um legado histrico da evoluo administrativa da empresa. 6

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS Desvantagens: Constituem um ponto de partida, porm no a soluo para todos os problemas administrati vos que possam ocorrer na empresa; Sua preparao, quando malfeita, traz, paralelame nte, srios inconvenientes ao desenvolvimento normal das operaes pelas vrias unidades organizacionais da empresa; O custo de preparao e de atualizao pode ser elevado, de ntro de uma relao de custo versus benefcios identificada pela empresa; 7 So, em gera l, pouco flexveis;

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS Desvantagens: Quando no so utilizados adequada e permanen-temente, perdem rapidamente seu valor; Incluem somente os aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos in formais, cujas vigncia e importncia para o dia-a-dia da empresa so muito grande; Qu ando muito sintticos, tornam-se pouco teis e, por outro lado, quando muito detalha dos, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanas pequenas ; Diminuem a incidncia do julgamento pessoal, tornando-se, muitas vezes, um freio para a 8 iniciativa e criatividade individual; e

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS Desvantagens: Seu uso pode ficar muito prejudicado e difcil devido a uma redao pouco clara, proli xa, deficiente e inadequada. Requisitos bsicos de utilizao de manuais administrativos: Necessidade real e efetiva da empresa; Diagramao estruturada e adequada para suas finalidades; Instrues autnticas, necessrias e suficientes; Adequada flexibilidade; 9

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS Requisitos bsicos de utilizao de manuais administrativos: Redao simples, curta, eficiente, clara e inteligvel, bem como bom ndice ou sumrio; Di stribuio a todos os funcionrios que dele necessitem; Racional, adequada e aprimorad a utilizao pelos usurios dos sistemas abordados no manual; e Um processo contnuo de reviso, atualizao e distribuio. 10

ROTEIRO PARA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO Quando o analista de sistemas elaborar um manual administrativo, poder utilizar u m roteiro de trabalho correspondente a uma anlise preliminar que considere, ente outros, os seguintes aspectos: Identificao dos sistemas a serem considerados; Seleo dos sistemas e subsistemas; Sel eo dos tpicos, assuntos ou matrias; Estudo dos campos dos problemas; Pesquisa e clas sificao das fontes de informaes; 11 Reconhecimento e definio dos problemas;

ROTEIRO PARA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO Anlises esquemticas dos problemas identificados; Avaliao dos critrios e padres de ava iao dos problemas; Apreciao e avaliao dos fatores dos problemas; Avaliao dos dados hidos; Reunio, ordenao e anlise de registros, fatos e informaes recolhidos; Ensaios d possveis solues; Ordenao e sistematizao da exposio dos processos, dados e informa Escolha do estilo, forma de apresentao e

TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS Existem alguns tipos de manuais administrativos que atendem a diferentes tipos d e necessidade da empresa, a saber: Manual de organizao; Manual de normas e procedimentos; Manual de polticas e diretri zes; Manual do empregado; e Manual de finalidade mltipla. 13

MANUAL DE ORGANIZAO Esse manual tambm denominado de manual e funes. Tem por finalidade enfatizar e cara cterizar os aspectos formais das relaes entre os diferentes departamentos da empre sa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades relacionado s a cada uma das unidades organizacionais da empresa. Pode-se afirmar que toda e mpresa, independente de seu tamanho, deve 14 ter o manual de organizao.

MANUAL DE ORGANIZAO A. Finalidades: Estabelecer as vrias unidades organizacionais da empresa; Identificar o plano org anizacional da empresa, incluindo sua filosofia de gesto e de atuao; Identificar, d e maneira formal e clara, como a empresa est organizada; Estabelecer os nveis de a utoridade e as responsabilidades inerentes a cada unidade organizacional da empr esa; Fazer com que as informaes referentes empresa sejam elaboradas em conformidad e com as polticas e os objetivos gerais da empresa; e Servir como base para a ava liao do plano organizacional estabelecido para a empresa. 15

MANUAL DE ORGANIZAO B. Contedo: Estabelecimento dos objetivos gerais e dos objetivos setoriais da empresa; Organ ograma geral e organogramas parciais, por grande rea ou diviso da empresa; Relao das funes principais a serem executadas pelas unidades organizacionais; Relao de linha e de assessoria; Nveis hierrquicos e amplitude de controle; Grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar; Aspectos de centralizao e descentralizao; Interao com o sistema de comunicaes; e 16 Interao com o sistema de informaes e de

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS Normalmente, esses manuais so mais numerosos, bem como de utilizao mais acentuada n a empresa. Tm como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unid ades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolv idas. Correspondem ao manual da parte dos mtodos, dentro da atividade de 17 organ izao e mtodos (O&M).

MANUAL DE ORGANIZAO A. Finalidades: Veicular informaes corretas aos preparadores das informaes para serem processadas po r um centro de servios; Proporcionar, por intermdio de uma ou mais unidades organi zacionais, mtodos que possibilitam a execuo uniforme dos servios; Atribuir s unidades organizacionais competncia para definio das informaes que so includas no manual; e rdenar as atividades das unidades organizacionais, permitindo a consecuo dos propsi tos da empresa. 18

MANUAL DE ORGANIZAO B. Contedo: a) Normas: a indicao de quem executa ou pode executar os diversos trabalhos do pro cesso administrativo; b) Procedimentos: a indicao de como so executados os trabalho s dentro do processo administrativo; c) Formulrios: a indicao dos documentos que ci rculam no processo administrativo, bem como da forma de manipulao; d) Fluxogramas: a indicao dos grficos representativos dos diversos procedimentos descritos; e) Ane xos. 19

MANUAL DE POLTICAS E DIRETRIZES Uma poltica ou diretriz pode ser definida como um parmetro para toda a tomada de d eciso. Portanto, esse manual deve conter a descrio detalhada e completa das polticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionrios da empresa no processo de tomada de decises que levam aos objetivos estabelecidos. As polticas ou diretrizes devem ser bem fundamentadas e consistentes, 20 bem como baseadas em uma

MANUAL DE POLTICAS E DIRETRIZES A. Finalidades: Padronizar, em nvel desejvel, os procedimentos das atividades da empresa; Criar co ndies para um adequado nvel de delegao na empresa; Dar condies para que os executivo astem tempo apenas com as decises que fujam dos padres normais da empresa; Facilit ar a concentrao de esforos, visando aos objetivos gerais da empresa; e Criar condies para melhor avaliao do plano organizacional da empresa. 21

MANUAL DE POLTICAS E DIRETRIZES B. Contedo: Polticas de marketing; Polticas de tecnologia; Polticas de logstica; Polticas de recu rsos humanos; Polticas de produo; e Polticas de finanas. 22

MANUAL DE INTRUES ESPECIALIZADAS aquele que agrupa normas e instrues de aplicao especfica a determinado tipo de ativi ade ou tarefa, como, por exemplo, Manual do vendedor ou Manual da secretria. A aprese ntao desse tipo de manual pela empresa recomendvel quando o nmero de funcionrios que podem utiliz-lo suficientemente grande para justificar sua preparao. 23

MANUAL DE INTRUES ESPECIALIZADAS A. Finalidades: Possibilita maior e melhor treinamento e capacitao a determinado grupo profissiona l de funcionrios; e Proporcionar um guia de trabalho e consulta para o grupo prof issional. 24

MANUAL DE INTRUES ESPECIALIZADAS B. Contedo: Objetivos bsicos; Informaes bsicas sobre cargo e funo; Relao das tarefas bsicas; I ssas tarefas bsicas com as tarefas de outros cargos e funes da empresa; Instrues bsic s para execuo das tarefas; e Instrues bsicas para avaliao das tarefas. 25

MANUAL DO EMPREGADO So, particularmente, importantes em empresas mdias e grandes e sua utilizao aumenta muito nos nveis intermedirios e inferiores da empresa. Normalmente, o empregado re cebe o manual em seu primeiro dia de trabalho na empresa. Para propiciar maior m otivao no uso, deve ter boa diagramao e redao, bem como ser impresso. 26

MANUAL DO EMPREGADO A. Finalidades: Proporcionar ao novo funcionrio seu rpido entendimento da empresa; Propiciar bom c lima e interao entre o empregado e a empresa; Explicitar deveres e direitos do emp regado perante a empresa; e Facilitar o posterior treinamento do novo empregado. 27

MANUAL DO EMPREGADO B. Contedo: Atividades desenvolvidas pela empresa; Breve resumo histrico da empresa; Objetivo s gerais perseguidos pela alta administrao; Explicao do sistema de autoridades; Regi me de incentivos; Direitos e obrigaes do empregado, de forma geral; Regime de sanes; Formas de recorrer administrao da empresa diante de eventuais conflitos; Normas d e comportamento bsico e de cumprimento obrigatrio para todo o pessoal; e28

MANUAL DE FINALIDADE MLTIPLA Em algumas situaes, pode ser interessante fazer um nico manual, que atenda aos vrios aspectos considerados pelos tipos apresentados anteriormente. Geralmente isso o corre devido a: Volume de atividades; Nmero de empregados; e Simplicidade da estrutura organizaci onal. 29

MANUAL DE FINALIDADE MLTIPLA A. Finalidades: Os benefcios bsicos do manual de finalidade mltipla so: Informar os empregados sobre os mais variados aspectos da empresa; e Servir como base de treinamento e avaliao do plano organizacional da empresa. 30

MANUAL DE FINALIDADE MLTIPLA B. Contedo: Ttulo ndice; Prefcio de apresentao do manual; Histrico da empresa; Polticas gerais d mpresa; Aspectos bsicos da organizao e do funcionamento da empresa; Unidades organi zacionais da empresa, funes, autoridades e responsabilidades Regulamento interno; Equipamentos disponveis e sua manuteno; e Observaes sobre o pessoal, tais como 31 con tratao, promoes, rescises, faltas e

ESTRUTURA DE UM MANUAL Normalmente, um manual contm as seguintes partes bsicas: ndice numrico ou sumrio; Apresentao; Instrues para uso; Contedo bsico; Apndice ou lossrio; ndice temtico; e bibliografia. 32

ESTRUTURA DE UM MANUAL A. ndice numrico ou sumrio: o ndice bsico com a indicao do assunto e do nmero da pgina. Deve ser suficientement etalhado para permitir a rpida localizao da informao necessria. B. Apresentao: Nessa parte do manual, enfocado seu objetivo. Geralmente, essa parte corresponde a uma carta de apresentao assinada pelo Presidente da empresa, que deve redigi-la de forma que seja comunicada a todos os funcionrios a obrigatoriedade de respeit o ao 33 contedo do manual.

ESTRUTURA DE UM MANUAL C. Instrues para uso: Essa parte dever ser, suficientemente, clara e objetiva para facilitar seu uso pe los vrios funcionrios envolvidos no processo. Algumas das instrues bsicas devem ser s obre: a disposio do contedo bsico; os princpios em que se baseiam os captulos; o sistema de codificao utilizado; a utilizao dos apndices; a utilizao do glossrio; a utilizao emtico; a forma de atualizaes e modificaes efetuadas; e 34 a consulta de pontos no considerados ou que no estejam suficientemente explicad os.

ESTRUTURA DE UM MANUAL D. Contedo bsico: Corresponde parte do manual que, realmente, possui todo o contedo principal, ou s eja, a razo de ser do manual. Como conseqncia, a parte mais extensa do manual. E. Apndice ou anexo: Nessa parte so colocados formulrios, fluxogramas, organogramas, grficos, exemplos, etc. O apndice, quando utilizado, representado por instrumentos auxiliares para m elhor entendimento do manual. 35

ESTRUTURA DE UM MANUAL F. Glossrio: O glossrio uma espcie de dicionrio de termos tcnicos que serve para homogeneizar a c onceituao dos termos bsicos utilizados no manual. Os termos so colocados em ordem al fabtica. G. ndice temtico: o conjunto de temas relativos ao assunto do manual e sua localizao ao longo do man ual. Portanto, cada assunto pode ser localizado em todos os momentos em que abor dado no manual. H. Bibliografia: uma lista das referncias bibliogrficas 36

FASES DA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO Para a elaborao de um manual administrativo, devem ser seguidas algumas fases, podem representar um procedimento basicamente padro. A seguir apresentado um elo de fases definio do objetivo do manual; escolha do responsvel pela preparao; anlise da empresa; planejamento das atividades; levantamento de informaes; elaborao mente dita; distribuio; Instruo aos usurios; e acompanhamento do uso. 37

que mod

preliminar propria

FASES DA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO A. Definio dos objetivos do manual administrativo: a definio da razo de ser do manual. Essa a primeira e bsica das fases de elaborao s do estabelecimento dos objetivos a serem alcanados depende todo o trabalho a se r desenvolvido posteriormente. importante que os objetivos sejam estabelecidos d a melhor maneira possvel. necessrio compreender e transmitir aos usurios que um man ual no a soluo mgica de todos os problemas, mas que a soluo de muitos problemas pod er encaminhada por meio de um manual 38 adequado.

FASES DA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO B. Escolha dos responsveis pela preparao do manual administrativo: Nessa fase, importante determinar o nmero de pessoas, bem como o perfil tcnicocomp ortamental das pessoas que vo trabalhar na elaborao do manual administrativo. Outro aspecto que deve ser decidido entre a atuao de analistas internos da empresa e/ou de consultores externos. Outro aspecto inerente ao uso de comits ou comisses de t rabalho. 39

FASES DA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO C. Anlise preliminar da empresa: Essa a fase inicial de contato dos analistas da empresa com os futuros usurios do manual. Os responsveis pela tarefa devem realizar entrevistas com o pessoal de nv el superior, visitas s instalaes da empresa, estudos de documentao, tais como organog ramas, manuais preexistentes, balanos, demonstrativos de custos, etc., e, em gera l, todo tipo de atividades que lhes permita um conhecimento global da organizao na qual tm de desenvolver sua atividade. 40

FASES DA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO D. Planejamento das atividades: Nessa etapa, o analista dever projetar seu trabalho no tempo, devendo para isso d efinir, claramente, a qualidade de informao a ser levantada, as fontes da mesma, o s colaboradores de que vai necessitar e outros recursos materiais. Essa fase ser ve de base de sustentao para todo o desenvolvimento posterior dos trabalhos. 41

FASES DA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO E. Levantamento de informaes: Como o analista, nesse ponto, j tem conhecimento do tipo, da quantidade, da quali dade e da fonte de informaes, nessa fase ele utiliza determinadas tcnicas para leva ntamento das mesmas. As principais tcnicas de levantamento de informaes so: Entrevis tas Observao direta Questionrio Anlise de documentao. 42 c) d) e) f)

FASES DA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO E. Levantamento de informaes: muito importante que, ao final da fase de levantamento, o analista estabelea dois aspectos: b) Relevncia da informao obtida, por meio da anlise mais adequada possvel; e c) Veracidade da informao obtida, por intermdio de algum processo de verificao. So mente com base nos resultados dessas anlises que a informao obtida deve ser passada para as fases seguintes como vlida e definitiva. 43

FASES DA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO F. Elaborao: Na fase de preparao definitiva do manual, alguns fatores devem ser considerados pe los analistas: Redao; Diagramao; Formato; Codificao; Impresso; Encadernao; e Teste-piloto. 44

FASES DA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO G. Distribuio: O analista deve estabelecer, da maneira mais completa, a relao dos destinatrios do manual. Uma distribuio reduzida pode levar a: Falta de conhecimento de determinados usurios; e Falhas de operao de sistema. Uma distribuio excessiva e indiscriminada pode levar a: Gastos inteis; e Interferncias desnecessrias de quem no est envolvido no assunto. 45

FASES DA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO H. Instruo aos usurios: Essa tarefa responsabilidade dos analistas e dos chefes das unidades organizacio nais envolvidas no processo. Em alguns casos, pode ser envolvida a rea de treinam ento da empresa. Uma forma prtica de cumprir essa tarefa criar situaes cujas solues ependam da utilizao do manual e mostrar, ento, aos usurios como recorrer a ele. 46

FASES DA ELABORAO DO MANUAL ADMINISTRATIVO I. Acompanhamento do uso: Essa fase de suma importncia para verificar a eficincia do manual. O analista deve utilizar vrias tcnicas para verificao, tais como entrevistas, observaes, elaborao gistros estatsticos, etc. O processo de acompanhamento, para ter maior validade, deve ser feito de forma sistemtica e contnua. 47

PROCESSO DE ATUALIZAO DO MANUAL Nessa etapa, o analista de deve estabelecer as necessrias para manter a dos manua is. sistemas medidas validade No obstante o carter permanente dos sistemas sobre os quais dispe o manual administ rativo, a dinmica da empresa pode impor alteraes em seu contexto. Assim, as alteraes devem ocorrer por meio de: reviso; reemisso; e 48

PROCESSO DE ATUALIZAO DO MANUAL A. Reviso: Sempre que houver alteraes que afetem parte do manual administrativo, devem ser em itidas revises para substituir as partes emendadas. A reviso uma nova impresso das folhas corrigidas. Nesse caso, as folhas revistas substituem a de nmero correspon dente nas publicaes existentes. A reviso do manual deve ser realizada com a antecedn cia necessria em relao data de entrada em vigor, com o objetivo de que as pessoas e nvolvidas tomem conhecimento da 49 mudana ocorrida.

PROCESSO DE ATUALIZAO DO MANUAL B. Reemisso: A reemisso uma nova edio completa do corpo do manual administrativo e/ou dos elemen tos adicionais, que substitui a publicao original e inclui todas as revises. A reem isso de uma norma administrativa deve ocorrer sempre que as revises afetarem mais de 2/3 da publicao anterior. C. Cancelamento: O cancelamento de um manual administrativo ou parte dele pode ocorrer com a publ icao da folha de cancelamento. 50

AVALIAO DOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS Geralmente, as empresas no adotam uma poltica de avaliar, periodicamente, seus man uais. Objetivando facilitar a avaliao de um manual existente, apresentada a seguir uma lista de controle que ajudar a cumprir essa tarefa: O que pensam os usurios sobre o manual? O ttulo do manual adequado e claro para su as finalidades? de fcil leitura? A encadernao adequada? 51 Em que casos consultado

AVALIAO DOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS Com que freqncia consultado? Contm instrues para sua utilizao? Permite localizar, mente, a informao necessria? O sistema de codificao o mais adequado? Existem ilustra exemplos, modelos que facilitam a compreenso? Est sempre atualizado? A diagramao bo a? Desde que o manual entrou em vigncia, foram observadas mudanas positivas na for ma de execuo das atividades? O contedo do manual fornece as solues de todas as situa que se apresentam? 52

ALGUNS FORMULRIOS PARA MANUAIS ADMINISTRATIVOS A. Formulrio organizao: para o manual de O manual dividido em trs partes: Na primeira parte, so descritas as atribuies gerais das chefias, em funo dos nveis hierrquicos que ocupam na estrutura organizacional. Na segunda parte, esto descritas as atribuies especficas de cada uma das chefias, co mpreendendo: ligaes hierrquicas imediatas; responsabilidade bsica; atividades relativas a: planej amento, organizao, direo, pessoal e controle 7. Na terceira parte, apresentado 53 o

ALGUNS FORMULRIOS PARA MANUAIS ADMINISTRATIVOS A. Formulrio para o manual de organizao: Exemplo de Folha de Atribuies Gerais: Planos Manual de Organizao Atribuies Gerais Unidade: Gerncia Relativas a Planejamento , Direo e Controle 01. Procurar aperfeioar, continuamente, sua capacidade de lidera na, iniciativa, julgamento, deciso, convico, entusiasmo e integridade pessoal 02. Ma nter-se atualizado com as modernas tcnicas relativas s atividades que desenvolve n a empresa, transmitindo a seus subordinados os conhecimentos necessrios boa execuo dos trabalhos. 03. Promover e manter esprito de colaborao entre seus subordinados 0 4. Transmitir a seus subordinados diretos as diretrizes bsicas para elaborao dos pl anos de trabalho de suas unidades 05. Analisar os planos de trabalho das unidade s que lhe so diretamente subordinadas, procedendo s alteraes, incluses e excluses jul adas necessrias 06.Colocar apreciao de seu superior imediato o plano de trabalho el aborado para a gerncia e providenciar as alteraes que lhe forem transmitidas Pgina: Data: __ / __ / __ Pg. Substituta 54

ALGUNS FORMULRIOS PARA MANUAIS ADMINISTRATIVOS A. Formulrio para o manual de organizao: Exemplo de Folha de Atribuies Especficas: 55

ALGUNS FORMULRIOS PARA MANUAIS ADMINISTRATIVOS B. Formulrio para o manual normas e procedimentos: de O manual dividido em sistemas, os sistemas em subsistemas e estes em rotinas; Ca da rotina objeto de uma norma, cuja estrutura a seguinte: Texto compreendendo: o bjetivo, campo de aplicao, conceitos bsicos e procedimentos gerais. Anexos, incluin do: fluxogramas, formulrios, tabelas e figuras. 56

ALGUNS FORMULRIOS PARA MANUAIS ADMINISTRATIVOS B. Formulrio para o manual de normas e procedimentos: Exemplo de Folha Procedimentos: de Manual de Normas e 57