Para organizar a papelada

Por Rosa Lpez Com procedimentos simples, voc pode tornar muito mais fcil a localizao e o arquivamento de documentos e contas em sua casa Voc as vezes se incomoda com a quantidade de papis e documentos que acumula em casa ou no trabalho, mas no sabe por onde comear para tentar reduzir e organizar isso tudo? Muitas pessoas e mesmo empresas sentem-se perdidas diante de tantos papis e de tantos prazos legais para mant-los em arquivo. Outro problema comum no conseguir encontrar o documento que se precisa prontamente, em meio a tanta baguna .... Mas nada de desespero, isso tambm contornvel. J existem no mercado empresas especializadas em organizao e informatizao de arquivos, bibliotecas e centros de documentao, que atendem tanto a pessoas jurdicas como fsicas. Tais empresas prestam servios que podem aprimorar o gerenciamento de documentao e informao de acordo com as necessidades de cada cliente. claro que h providncias que voc mesmo pode tomar, no seu dia-a-dia, para tornar menos catico o arquivamento de documentos e contas em casa. O Bibliotecrio, Juan Cacio Peixoto, scio e consultor da Acervo Consultoria S.C Ltda, que desde 1993 atua na rea de organizao de documentos empresariais e pessoais, quem d as dicas. Confira abaixo:

O que guardar e por quanto tempo?

DOCUMENTOS MDICOS

Guarde todos permanente, voc poder a qualquer momento ser solicitado para apresentar ao mdico um exame antigo e o prazo para exigir na Justia a devoluo de eventuais pagamento indevidos, como os originados de aumentos abusivos de 20 anos. Ex. Exame mdico, carteira de vacinao etc. DOCUMENTAO BANCRIA

Guarde por um perodo de 6 anos, o tempo exigido pela Receita Federal, para esclarecer dvidas em Declarao de Imposto de Renda.

Ex. Extrato bancrio, comprovante de investimento CONDOMNIO

Guarde os recibos de pagamento por um perodo de 6 anos, juntamente com os recibos de pagamento de aluguel MENSALIDADE ESCOLAR

Guarde todos os recibos de pagamento por um perodo de 6 anos, para comprovar deduo do imposto de renda. NOTA FISCAL

Guardar durante toda a vida til do produto ou enquanto o servio for prestado, a nota serve para reclamar na empresa fornecedora do produto/servio, juntamente com o Certificado de garantia. PRESTAO DE IMVEIS

Guarde at o final do contrato, elimine depois que estiver com a posse da escritura definitiva do imvel. ESCRITURA DE IMVEL

Guarde por todo o perodo em que houver posse do bem. CONTA DE GUA, LUZ, GS E TELEFONE

Guarde por um ano, em caso de eventual queixa contra a empresa prestadora de servios, o consumidor dever apresentar as 6 ltimas contas, a cada ano, elimine os ltimos 6 meses. CARTO DE CRDITO

Guarde o comprovante de compra at a chegada da fatura mensal com o devido lanamento da compra, depois lixo. CONSRCIO

Guarde por 6 anos, aps o ano do pagamento da ltima cota e liberao d alienao fiduciria sobre o veculo. EMPREGADOS

Guarde toda a documentao de empregados domsticos e caseiros, para evitar problema com ao trabalhista no futuro. IPTU

Guarde o IPTU enquanto houver posse do imvel, juntamente com a escritura. IPVA

Guarde os dos 6 ltimos anos, alm do atual, e anexe o Certificado de Propriedade do Veculo, esses papis podero ser requisitados na hora de fazer o novo licenciamento. DECLARAO DE IMPOSTO DE RENDA

Guarde por 6 anos, juntamente com todos os documentos apresentados para deduo do Imposto de Renda. Como arquivar? Arquive seus documentos por assunto, de preferncia em pastas suspensas, que facilitam a localizao e o acesso aos papis. Em papelarias ou lojas de materiais para escritrio voc pode encontrar a venda um Kit chamado APPS Arquivo para pastas suspensa, composto pelas pastas e por uma caixa onde elas ficam acomodadas. D o ttulo as pastas, de acordo com que est guardando e coloque-as em ordem alfabtica. Dentro das pastas, separe os documentos por ano, utilizando divisrias de cartolina, que podero ser confeccionado por voc. Outra sugesto fazer etiquetas padronizadas em seu microcomputador, que podem ser tambm coloridas, tudo para facilitar a localizao e identificao.
Fonte: Revista Na Poltrona Ano 2 N. 13 Julho de 2000 Pgs. 20-22