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MBA em Gerenciamento de Projetos

Ferramentas de Software para Gesto de Projetos


PLANILHA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Este documento fornece as planilhas que permitem planejar cada fase de um
projeto. Voc pode fazer cpias dessas pginas e preench-las quando trabalhar no
projeto para ter certeza de que abordou todos os pontos.
Fase I: Pesquisa
Nesta fase, voc coleta as informaes sobre o escopo e os objetivos do projeto
determinam os parmetros, tais como as datas, os recursos e o dinheiro disponvel
para o projeto e, finalmente, especifica os itens do projeto.
1. Pea s pessoas ou grupos de pessoas a seguir para definir o objetivo desse
projeto. Anote todas as discrepncias em suas declaraes de objetivo e as
solucione antes de comear a planejar o projeto:
O gerente.
A equipe.
O gerente financeiro.
A pessoa que gerencia o produto ou servio que pertence ao projeto.
Por exemplo, se voc est montando uma nova unidade de manufatura, entre em
contato com o supervisor da linha de produo. Se voc est organizando a
mudana para uma nova instalao, entre em contato com o escritrio ou com o
gerente da instalao.
Escreva as respostas aqui:
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2. No espao fornecido, faa um rascunho do quadro organizacional com aquelas
pessoas que implementaro o projeto. Indique quem se reporta a quem dentro da
empresa em geral e, em seguida, especificamente para este projeto (essas duas
hierarquias podem ser ligeiramente diferentes).
Quem espera receber os relatrios, as comunicaes e os itens a serem entregues?
3. Para ajudar a comear a criao de uma equipe de projeto, relacione os recursos
que tem disponveis para o projeto na tabela a seguir, anotando o departamento de
cada recurso, a especializao e a disponibilidade.
Tabela de recursos do projeto
Recurso Departamento Especializao Disponibilidade
4. Pesquise o tempo deste projeto e responda a estas perguntas:
Quanto tempo foi preciso para projetos semelhantes em sua empresa ou em sua
experincia?
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Alguma data est relacionada ao projeto e no pode ser alterada, tal como uma
inspeo anual feita por uma empresa externa ou no final do ano fiscal? Relacione
essas datas aqui. Anote tambm os feriados e as frias.
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Classifique a prioridade das trs principais reas que geralmente afetam um


projeto: tempo, qualidade e custo. Em resumo, os critrios com classificao mais
alta tm precedncia.
___ Tempo
___ Qualidade
___ Custo
Fase II: Planejamento
Nesta fase, voc toma algumas das informaes que reuniu na Fase I e comea a
ver como esses detalhes se juntaro para formar um plano de projeto que pode ser
a base da programao de projeto.
1. Escreva uma declarao de objetivo. Ela descreve em uma sentena o resultado
desejado para todos os esforos do projeto. Uma declarao de objetivo de
exemplo seria: O nosso objetivo lanar com sucesso um novo produto de
software no mercado.
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2. Escreva uma declarao de escopo. Essa declarao deve fazer um resumo
amplo dos parmetros do projeto. Uma declarao de escopo de exemplo seria:
Ns finalizaremos o software de acordo com os nossos padres internos de
qualidade e o lanaremos nos trs principais mercados at o final deste ano fiscal
com um custo que no exceda US$1,2 milho.
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3. Relacione as trs principais fases do projeto:
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4. Relacione todos os marcos do projeto. Os marcos so as tarefas que marcam um
momento ou uma realizao no projeto.
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5. Crie uma lista de contatos para o projeto incluindo o nome, cargo e


departamento de cada recurso. O gerente de cada recurso, as informaes de
contato, a taxa ou tarifa horria e todas as outras informaes que considerar
teis. Voc pode criar essa lista em um programa processador de texto, tal como o
Word for Windows, ou pode comear a inserir essas informaes sobre o recurso no
Microsoft Project. Use esta entrada como modelo:
Nome do recurso: John Smith
Cargo/Departamento: Departamento de engenharia e manufatura
Gerente: Sally Jones, gerente de manufatura
Telefone: (444) 555-1111
E-mail: jsmith@org.com
Taxa: $35 por hora
Comentrios: No disponvel em dezembro devido a compromissos da associao
profissional. O assistente Bob James, ramal 5567
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6. Destaque os padres que usar para inserir as informaes no Microsoft
Project incluindo estas:
Como voc chamar os recursos (pelo nome ou pelo cargo)?
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Quem controlar o progresso e com que freqncia?
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Qual o horrio comercial padro e o ano fiscal padro da sua empresa?
Essas informaes permitem criar um calendrio preciso no Project.
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Quais so os relatrios regulares que sero gerados e para quem sero
enviados?
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Como as horas extras sero controladas e contabilizadas?
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Fase III: Criando a programao do projeto
Nesta fase, voc insere as informaes para comear a criar o projeto. Use este
checklist para ter certeza de que est criando uma programao abrangente e
precisa.
Checklist para criar uma programao de projeto

Insira as informaes gerais do projeto, tais como o nome do projeto e as


datas iniciais e finais.

Faa todas as alteraes de calendrio no projeto com base no dia til,


semana ou ano da empresa.

Insira os nomes das principais fases do projeto.

Insira o primeiro nvel das tarefas individuais de cada fase incluindo o nome
e o tempo da tarefa. Se esse nvel de tarefa ter subtarefas, no se importe
em inserir o tempo porque o tempo da tarefa ser derivado das subtarefas.

Insira todas as subtarefas e inclua as informaes de tempo.

Insira todas as tarefas que so repetidas regularmente, tais como as


reunies mensais de projeto.

Inclua as informaes de recurso nas tarefas individuais incluindo os custos


e a disponibilidade.

Estabelea as dependncias entre as tarefas.

Estude e solucione os conflitos de recurso usando o nivelamento de recursos


e as ferramentas de contorno do Project.

Determine se o Project est fornecendo uma data final aceitvel. Caso


contrrio, voc pode usar estas aes:

Incluir recursos para reduzir o tempo. (Entretanto, essa ao pode aumentar


os custos.)

Solicitar tempo adicional para concluir o projeto.

Utilizar o tempo paralisado do recurso com mais eficincia.

Ajustar as dependncias.

Iniciar o projeto mais cedo.

Se possvel inclua alguma folga nas tarefas para prever os atrasos.

Defina todos os recursos de grupo de trabalho com quem usar os recursos

Quando o projeto estiver aceitvel, defina a linha de base e salve o arquivo.

Fase IV: Controlando o projeto


O controle do projeto envolve a insero do tempo real gasto nas tarefas. Use esta
checklist para ajudar no controle dos projetos. No se esquea de definir uma linha
de base antes de comear a controlar a atividade do projeto.

Checklist de procedimentos de controle


Insira a data inicial e final das tarefas que foram concludas.
Insira o esforo do recurso gasto nas tarefas.
Insira as taxas reais ou tarifas incorridas pelas tarefas.
Defina as duraes restantes e a porcentagem concluda das tarefas
individuais.
Use diversas visualizaes de controle do Project, as informaes sobre o
valor ganho, o uso do recurso e os filtros, tais como os caminhos crticos,
para analisar o status do projeto. Preste muita ateno quantidade de
tempo e dinheiro que perde comparando as estimativas originais com a
atividade real do projeto.
Faa todos os ajustes necessrios para manter o projeto controlado, tal com
a incluso ou redesignao dos recursos, a extenso do prazo final ou a
reavaliao do oramento restante disponvel para o restante do projeto
com base no excedente do custo.
Envie mensagens para manter a equipe informada sobre o progresso do
projeto.

Fase V: Preparando o prximo projeto


Aps ter concludo um projeto, no se esquea de analisar as atividades do projeto
para melhorar as estimativas e controlar a capacidade do prximo projeto.
Use esta planilha para analisar o projeto concludo.
1. Relacione a data inicial e final de linha de base e a data inicial e final reais de
todo o projeto:
Incio da linha de base:_________________________________
Final da linha de base:__________________________________
Incio real:___________________________________________
Final real:____________________________________________
2. Escreva uma declarao sobre o principal fator que afetou o tempo e uma
concluso sobre se voc poderia ter previsto ou evitado esse fator. Seja honesto
sobre as suas prprias falhas. Essa a melhor maneira de ficar melhor
naquilo que faz.
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3. Insira os custos totais de linha de base e os custos totais reais do projeto:
Custos de linha de base:_____________________________________
Custos reais:__________________________________________
4. Escreva uma declarao sobre o principal fator ou fatores que influenciam
os custos finais, incluindo aquilo que voc pode fazer para evitar os
excedentes de custo em um projeto futuro (ou, se tiver sorte, o que voc
pode fazer para ter economia de custo semelhante nos projetos futuros).
O que voc fez ou no para manter os custos alinhados?
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5. Analise o desempenho dos recursos no projeto. Existem pessoas ou fabricantes
que voc no recomendaria para serem usados em projetos futuros?
Existem pessoas ou fabricantes cujo desempenho voc achou excepcional?
Faa um registro deles para que voc e as outras pessoas da
empresa possam planejar os recursos apropriadamente para os projetos
futuros.
Questes de fornecedores do projeto atual:
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Recursos recomendados para os projetos futuros:
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6. Relacione trs coisas que voc pode fazer com mais eficincia como gerente
de projeto no seu prprio projeto para melhorar o desempenho e a eficincia:
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7. Relacione trs coisas que o seu gerente ou empresa podem fornecer para que
voc crie o prximo projeto com mais sucesso:
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8. Relacione trs maneiras pelas quais voc pode melhorar os seus procedimentos
de controle em projetos futuros:
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9. Escreva declaraes sobre o que funcionou e o que no funcionou no
gerenciamento dos recursos nestas reas:
Comunicao:
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Preciso das estimativas de tempo para os recursos conclurem as tarefas:
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Gerenciamento de recursos:
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Fonte: FIGUEIREDO, Helio Carlos Maciel; FIGUEIREDO, Francisco Constant.


Dominando Gerenciamento de Projetos com MS Project 2003. So Paulo,
Cincia Moderna, 2005.