Introduo

O Access 2007 o programa de banco de dados que faz parte do pacote de escritrio Office 2007, da Microsoft. Com o software, o usurio pode criar diversas aplicaes, como um pequeno controle de stock, lista de livros, cadastro de clientes, registros de aulas, entre outros. Neste tutorial, voc ter instrues bsicas para criar e usar tabelas, relatrios, formulrios e consultas para as suas aplicaes no Access 2007.

A tela inicial do Access 2007

O Access 2007 possui uma interface diferente das verses anteriores do programa. Na primeira tela do software, possvel visualizar facilmente vrios recursos, entre eles, a opo de acessar modelos pr-prontos de aplicaes de contactos, projectos, tarefas, eventos, entre outros. Tambm possvel acessar vrios modelos atravs da conexo on-line do Access 2007 ao site do programa na internet.

Ao olhar o programa pela primeira vez, o usurio poder sentir falta dos tradicionais menus no topo da tela. No Access 2007, o acesso aos principais recursos feito atravs de uma pequena barra no campo superior esquerdo da janela. Clicando no boto com o smbolo do Microsoft Office (chamado de Boto Office), possvel acessar as opes de criar, abrir, salvar, imprimir e fechar projectos.

Para este tutorial, vamos criar um pequeno banco de dados para gerir uma coleco pessoal de livros. Para isso, clique em Banco de Dados em Branco na rea principal do programa ou clique em Novo, no Boto Office. Ao contrrio do que acontece com outros aplicativos, como o Word ou o Excel, ao criar um arquivo novo no Access, necessrio salv-lo primeiro. Em nosso caso, daremos o nome de tutorial_infowester.accbd (a extenso inserida automaticamente pelo programa).

Criando tabelas
O primeiro passo para desenvolvermos o nosso controle de livros no Access 2007 criar uma tabela com os campos necessrios. Para isso, v ao menu Criar e escolha Tabela. Na janela que surgir, v ao menu Incio, clique em Modo de Exibio e escolha a opo Modo Design. O programa pedir um nome para a tabela. Coloque o nome que quiser. Para este tutorial, colocaremos livros.

Aparecer uma interface onde voc dever criar os campos para a tabela. Vamos criar seis campos: Nome do livro, Autor, Editora, Edio, ISBN e Data de aquisio. Note que o programa mostra um campo j criado de nome Cdigo. Deixe-o como est, por enquanto. Abaixo de Cdigo, digite os nomes dos campos j mencionados. Note que, a cada campo criado, aparece ao lado uma coluna chamada Tipo de dados. Nela, voc pode definir que tipo de dados aquele campo aceitar. No caso dos campos Nome do livro, Autor, Editora e ISBN pode-se deixar activada a opo Texto, pois ela aceitar tanto letras como nmeros. No campo Edio, escolha o item Nmero em Tipo de dados. No campo Ano de aquisio, escolha a opo Data/Hora. Como queremos apenas exibir data e no hora, clique uma vez em Data/Hora e, no final da tela, na guia Propriedades do Campo, seleccione a aba Geral e, no campo Formato, escolha a opo Data abreviada (ou Data normal, se preferir). Ao fazer isso, sempre que o usurio digitar uma data, est ser exibida da seguinte forma: 10/6/2007.

J deve ter percebido que, quando criamos uma tabela, podemos inserir vrios tipos de campos. Para cada Tipo de dados de cada campo, possvel fazer modificaes de diversas formas indo em Propriedades do Campo. Se voc quiser, por exemplo, determinar que um campo Texto tenha, no mximo, 300 caracteres, basta seleccionar o campo e, em Propriedades do campo, informar o valor desejado em Tamanho do campo. Escolha diferentes tipos de dados e, para cada um, explore as opes existentes em Propriedades do campo. Voc ver que possvel criar vrias coisas interessantes. Lembra do campo Cdigo, criado automaticamente pelo Access 2007? Note que ele conta com a opo Numerao Automtica em Tipo de dados. Esse recurso nos ser til, pois permitir numerar de maneira ordenada cada livro registrado. Repare que esse campo tem o desenho de uma chave em seu incio. Ela se chama chave primria e serve para garantir a confiabilidade dos registros. O campo de chave primria no pode ter valores repetidos ou ficar sem dados. Se voc tiver uma tabela de clientes, por exemplo, poder usar

esse campo para registrar o CPF/CNPJ de cada um e, assim, garantir que no haja registros duplicados. Para finalizar esse tpico, note que ao lado das colunas Nome do campo e Tipo de dados h uma terceira de nome Descrio. Ela opcional e particularmente til para descrever um campo cujo nome no deixa claro do que se trata. Por exemplo, suponha que voc criou um campo com os dizeres CCC. Uma outra pessoa certamente no entender do que se trata, a no ser que, no campo Descrio, voc insira "Cdigo de Cliente Corporativo".

Criando Formulrios
Ao criarmos uma tabela, definimos a estrutura de nosso banco de dados. Que tal criarmos agora a interface que servir para preenchermos e consultarmos os dados dessa tabela? Para isso, usamos a opo Formulrios. Para ativ-la, feche a tabela livros (h um boto "X" no campo superior direito da tabela para isso) e v em Criar. Nesse menu, voc ver vrios botes em uma seo dedicada a Formulrios:

Pode escolher a opo que quiser. Neste tutorial, usaremos a opo Assistente de Formulrio. Para acess-la, clique em Mais Formulrios e escolha Assistente de Formulrio. A janela que surgir perguntar quais campos da tabela voc quer incluir no formulrio. Clique no boto com os caracteres >> para escolher todos e, em seguida, clique em Avanar. Na janela seguinte, escolha o layout que preferir. Aqui, escolheremos a opo Justificado. Feita a escolha, clique em Avanar. O Access mostrar agora uma janela onde voc poder escolher um estilo (visual) para o seu formulrio. Escolha a sua opo

preferida. Neste tutorial, utilizaremos o estilo Papel. Clique em Avanar e, depois, em Concluir. Ao fazer isso, voc ver como ficou seu formulrio. No gostou do visual ou da posio dos campos? Ento clique no boto Modo de Exibio e escolha a opo Modo Design.

Neste modo, voc poder fazer uma srie de alteraes em seu formulrio. Se voc quiser mudar a posio dos campos, seleccione-os com o mouse e arreste-os. Se quiser alterar o tamanho de cada campo, seleccione-o e clique nas abas laterais para aument-lo ou diminui-lo (as setas da imagem abaixo mostram essas abas):

Se clicar com o boto direito do mouse sobre o fundo ou sobre cada campo ou rtulo, poder fazer uma srie de alteraes. Em nosso caso, por exemplo, seleccionamos todos os itens e aplicamos uma opo do item Efeito Especial. Tambm inserimos um logotipo. Para fazer o mesmo, v ao menu Design e escolha Logotipo. O Access lhe permitir buscar uma figura para servir como smbolo de seu formulrio. Neste, usaremos o logotipo do InfoWester. Explore o Modo Design para fazer a alterao que quiser. Note que h dezenas de recursos, basta explor-los para escolher as melhores opes. Se quiser editar o mximo de detalhes, inclusive alinhamento ou tamanho de campo usando preciso milimtrica, seleccione os campos desejados, clique neles

com o boto direito do mouse e escolha Propriedades. Voc certamente ficar espantado com a quantidade de configuraes possveis. Sempre que quiser ver como est ficando seu formulrio, v em Modo de Exibio e escolha Modo Formulrio.

Quando seu formulrio estiver pronto, insira alguns dados para test-lo. Na parte inferior do formulrio, h uma barra onde voc pode ir para o primeiro, para o ltimo, para o prximo ou para o registro anterior ou, ainda, fazer uma pesquisa em seu banco de dados:

Criando relatrios
Quando seu banco de dados no Access j estiver em uso, certamente voc vai querer obter dados especficos sobre ele. As opes de relatrios podem te ajudar e muito nisso. Para auxili-lo a compreender esse recurso, vamos supor que estamos interessados em obter um relatrio que mostre a relao de livros adquiridos em cada ano. V ao menu Criar e seleccione a opo Assistente de Relatrio. Na janela que surgir, escolha os campos que voc deseja que apaream no relatrio. Aqui usaremos os campos Nome do livro, Autor, Editora, ISBN e, claro, Data de aquisio. Feita as escolhas, clique em Avanar. Na janela seguinte, voc pode definir os nveis de agrupamento. Escolha o campo Data de aquisio e clique no boto Opes de agrupamento. Na caixa que aparecer, escolha a opo Ano em Intervalo de agrupamento e clique em Ok e, em seguida, em Avanar.

Na janela seguinte, deve informar qual o seu critrio de classificao (voc pode escolher mais de um). Como vamos relacionar os livros adquiridos por ano de aquisio, escolha o campo Data de aquisio. Clique no boto Crescente para transform-lo em Decrescente e vice-versa. Para este exemplo, vamos fazer com que a ordem seja crescente. Clique em Avanar quando

finalizar. No prximo passo, voc deve escolher o layout. Optamos pela opo Bloco e pela orientao Paisagem. Clique em Avanar. Resta agora escolher o visual. Fique vontade para escolher aquele que desejar. Aqui escolheremos a opo Origem. Clique em Avanar e, depois, em Concluir. Se voc escolheu as mesmas opes que as deste tutorial, deve ter notado que o relatrio foi gerado, mas sua pgina est cortando dados. Vamos corrigir essa falha indo em Modo de Exibio e escolhendo a opo Modo Design. A primeira alterao a ser feita no rtulo do campo Ano que est como "Data de aquisio por Ano". Deixe apenas como "Ano". Para dar mais destaque, selecione esse rtulo e seu respectivo campo e clique no boto de formatao Negrito (ele est no menu Design). Prximo a esse boto, possvel escolher a cor da fonte. Escolhemos a cor vermelha:

Em seguida, ajuste o tamanho de cada campo pare que todos os dados sejam visveis na pgina de relatrio. Note que voc pode arrastar, aumentar, diminuir, excluir campos, alterar o visual, enfim. Explore as opes para conhecer todas as funcionalidades. Quando terminar, volte ao Modo de Exibio de Relatrios no boto Modo de Exibio. Em nosso caso, veja como ficou o relatrio:

Agora voc pode visualiz-lo, imprimi-lo, envi-lo por e-mail, etc. Sempre que voc adicionar ou alterar alguma informao no banco de dados, o relatrio ser actualizado automaticamente. Como voc deve ter percebido, possvel criar relatrios de vrios tipos (voc pode at mesmo gerar relatrios extraindo dados de outras tabelas) e organiz-los de diversas formas.

Criando consultas
O recurso de consultas do Access uma excelente forma de obter determinados dados rapidamente. V ao menu Criar e escolha a opo Assistente de Consulta. Note que o programa oferece vrias opes de consulta. Por exemplo, o item Assistente de consulta localizar duplicatas permite localizar um livro que, em nosso banco de dados, tenha sido cadastrado duas vezes. Mas, vamos utilizar a opo Assistente de consulta simples. Escolha-a e clique em Ok. Na tela seguinte, seleccione os campos que deseja incluir na consulta. Em nosso caso, sero apenas os campos Nome do livro, Autor e Editora. Clique em Avanar e, posteriormente, em Concluir.

Note que o resultado final se assemelha tabela do nosso tutorial, com a diferena de que apenas os dados que escolhemos so exibidos. Salve tudo. Agora, sempre que voc quiser obter apenas dados desses campos, utilize essa consulta.

Finalizando
O InfoWester espera que esse tutorial tenha sido til para voc se familiarizar com o Access 2007. Note que voc est lidando com um programa rico em opes, tanto que h no mercado livros especficos e cursos s para explorlas. Sempre que quiser obter ajuda sobre determinada funcionalidade, clique no boto de Ajuda localizado no topo direito da janela do Access (o cone com uma interrogao no meio). Na verso 2007, a Microsoft aperfeioou suas pginas de ajuda, fazendo-as melhores que as das verses anteriores. Alm disso, tambm possvel encontra tutoriais, modelos, clip-arts e outros recursos na pgina oficial do Access 2007. Por fim, se voc quiser, pode baixar o arquivo que serviu de base para este tutorial neste link (2,37 MB). Para baixar uma verso compatvel com o Access 2003, clique aqui. Apesar de termos verificado estes arquivos contra vrus e outras pragas digitais, recomendamos que voc os analise com um antivrus antes de utiliz-los.