Diretriz Normativa de Qualificao

Reviso 11 fevereiro/2009

Diretriz Normativa de Qualificao

Sumrio

Sumrio ...........................................................................................................................................2 Apresentao ..................................................................................................................................3 1. Objetivo .......................................................................................................................................3 2. Definies ...................................................................................................................................4 3. Abertura do processo de qualificao do fornecedor ...................................................................6 4. Responsabilidades do solicitante.................................................................................................7 5. Planejamento, programao e visita tcnica ...............................................................................7 6. Parecer tcnico e emisso do ACT .............................................................................................9 7. Diretrizes para empresas com ACT ........................................................................................... 10 8. Auditoria de manuteno ........................................................................................................... 10 9. Renovao de ACT ................................................................................................................... 11 10. Penalidades ............................................................................................................................ 12

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Diretriz Normativa de Qualificao

Apresentao

A Companhia de Saneamento Bsico do Estado de So Paulo SABESP, ao publicar esta DIRETRIZ NORMATIVA DE QUALIFICAO, visa dar total transparncia aos procedimentos utilizados pelo Departamento de Qualificao e Inspeo de Materiais CSQ, na qualificao de fornecedores e respectivos materiais e equipamentos a serem utilizados pela SABESP em seus empreendimentos. O Departamento de Qualificao e Inspeo de Materiais CSQ, subordinado Superintendncia de Suprimentos e Contrataes Estratgicas / Diretoria de Gesto Corporativa, a autoridade funcional na SABESP responsvel pela qualificao de fornecedores de materiais e equipamentos.

Quaisquer sugestes, dvidas ou esclarecimentos podem ser encaminhados para:

Companhia de Saneamento Bsico do Estado de So Paulo SABESP Departamento de Qualificao e Inspeo de Materiais CSQ Avenida do Estado, 561 Unidade II Ponte Pequena CEP: 01107900 Telefone: 55 (11)33886269 So Paulo SP Fax : 55 (11)33299386

csq@sabesp.com.br

1. Objetivo

Esta Diretriz Normativa de Qualificao tem por objetivo orientar, sistematizar e regulamentar os procedimentos para o processo de qualificao de fornecedores e respectivos materiais / equipamentos utilizados pela Sabesp.

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2. Definies

2.1.

Qualificao

Procedimento tcnico atravs do qual o CSQ verifica se o Solicitante est potencialmente capacitado para fornecer materiais/equipamentos que atendam s especificaes, normas tcnicas e no padro de qualidade exigido pela Sabesp.

2.2.

Solicitante

Empresa interessada em submeter-se ao processo de qualificao pelo CSQ e tornar-se potencial fornecedor da Sabesp.

2.3.

Fornecedor

Toda pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, nacional ou estrangeira, que desenvolva atividades de produo, transformao, importao, distribuio, montagem, criao e/ou comercializao de materiais / equipamentos; que possui contrato de fornecimento, direto ou indireto, com a Sabesp. Pode ser denominado:
2.3.1. Fabricante:

fornecedor que desenvolve atividades de criao, produo e montagem; que a

partir de insumos bsicos e/ou semi-elaborados produz um material/equipamento.

2.3.2 Revendedor:

fornecedor devidamente credenciado que comercializa materiais fabricados por

terceiros.

2.4.

Material/equipamento qualificvel classificado como A ou B

Todo aquele de interesse da Sabesp que, por determinao da Superintendncia de Suprimentos e Contrataes Estratgicas CS, fabricado segundo norma elaborada por entidade de reconhecida competncia tcnica; prevalecendo pela ordem: Normas Tcnicas Sabesp - NTS, Normas Tcnicas Brasileiras (ABNT), Normas Tcnicas Nacionais ou Internacionais e/ou outras especificaes tcnicas definidas pela Sabesp.

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2. Definies

2.5.

Classificao dos materiais

Por deliberao da Diretoria, os materiais adquiridos para utilizao pela Sabesp so classificados em: Classe A - Materiais tcnicos normalizados: sujeitos qualificao e inspeo no fabricante. (ex: tubos, conexes, vlvulas etc) Classe B Materiais de Uso especfico: sujeitos qualificao do fabricante. A verificao da conformidade com as especificaes ser realizada durante seu recebimento no local de entrega. So avaliados pelas reas requisitantes. (ex: produtos qumicos,EPI, hidrmetros etc) Classe C Materiais de uso geral: sujeitos simples conferncia no seu recebimento pela unidade requisitante, no sujeito a qualificao (ex: materiais de escritrio, materiais de limpeza etc).

NOTAS: - Materiais de consumo, produzidos em srie, de larga aceitao no mercado, cuja marca seja referncia de qualidade e atenda as exigncias e/ou especificaes da Sabesp, podero ser qualificados na Classe B. - Os materiais Classe B ou C so passveis de inspeo pelo CSQ no fabricante, se solicitado pela Unidade Requisitante, ou caso o CSQ note variao no histrico do atendimento s especificaes. - Todo material poder, a qualquer tempo, ser reclassificado pelo CSQ.

2.6.

Atestado de Conformidade Tcnica (ACT)

Documento pblico emitido pela Sabesp e atribudo ao Fornecedor Qualificado, onde consta a relao dos materiais/equipamentos submetidos qualificao e aprovados pela Sabesp, de acordo com as especificaes e normas tcnicas pertinentes.

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3. Abertura do processo de qualificao do fornecedor

A empresa interessada em submeter seu(s) produto(s) para qualificao pela Sabesp, dever, atravs do site www.sabesp.com.br, efetuar seu cadastro e baixar os arquivos: Diretriz Normativa de Qualificao e o formulrio Solicitao de ACT. Havendo concordncia com os termos desta Diretriz, a empresa dever preencher o formulrio e encaminh-lo juntamente com os documentos listados a seguir:

Solicitantes do tipo:

Devero enviar Carta de solicitao em papel timbrado, endereada Sabesp, aos Fabricante: cuidados do Depto. de Qualificao e Inspeo de Materiais CSQ, contendo as seguintes informaes: Razo social, CNPJ, Inscrio Estadual; Endereo, telefone, fax, correio eletrnico e o nome do contato; Materiais/equipamentos a serem qualificados, citando as Normas de Fabricao; Assinatura da pessoa juridicamente responsvel pela empresa; Anexar cpia do contrato social da empresa quando 1 qualificao

Devero enviar Carta de solicitao em papel timbrado, endereada Sabesp, aos cuidados do Depto. de Qualificao e Inspeo de Materiais CSQ, contendo as seguintes informaes: Razo social, CNPJ, Inscrio Estadual; Endereo, telefone, fax, correio eletrnico e o nome do contato; Assinatura da pessoa juridicamente responsvel pela empresa. Anexar cpia do contrato social da empresa quando 1 qualificao. Anexar Carta do(s) respectivo(s) Fabricante(s) qualificado(s),

Solicitantes do tipo:

Revenda

conforme modelo constante no anexo 1.

NOTA 1: Caso o produto a qualificar necessite ser submetido a testes, o CSQ promover o contato entre a empresa e a unidade da Sabesp onde o mesmo ser realizado, e aguardar o relatrio de avaliao a ser elaborado pela unidade. Uma vez aprovado, o relatrio ser anexado documentao acima, caracterizando a abertura do processo de qualificao. Se reprovado, o produto no ser submetido qualificao e a empresa comunicada formalmente.

NOTA 2: Recomenda-se a empresa interessada agendar reunio com o CSQ (telefone 11 3388-6269), oportunidade em que, entre outras coisas, a empresa ser comunicada da necessidade ou no de qualificao para seu(s) produto(s). -6-

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4. Responsabilidades do solicitante

4.1- Fornecer informaes e documentos tcnicos de carter no-sigilosos que o CSQ julgar necessrios para instruo do processo; 4.2- Manter canais de comunicao permanente com o CSQ durante o processo; 4.3- Disponibilizar o acesso s suas instalaes, mediante prvia programao, para a realizao das avaliaes tcnicas e/ou auditorias de manuteno; 4.4- Custear, independente do resultado, todas as despesas de ensaios, transportes, hospedagem e alimentao, decorrentes do processo de qualificao.

5. Planejamento, programao e visita tcnica

O desenvolvimento dos trabalhos ser planejado considerando sua adequao para cada situao, de modo a culminar na programao de comum acordo, para a realizao da visita tcnica s instalaes da interessada. O solicitante dever elaborar, previamente visita tcnica, para apresentao ao CSQ, um descritivo sucinto do processo de produo, com enfoque nos itens a seguir:
1. Sistema de Controle de Qualidade (instalaes de laboratrio): Critrios na seleo de fornecedores de matria-prima; Recebimento e certificado da matria-prima; Processo de produo Aferio dos instrumentos de medio; Ensaios do produto acabado; Ensaios complementares; 2. Processo produtivo: Certificao Capacidade produtiva (equipamentos e mo-de-obra) Grau de automao Grau de terceirizao Rastreabilidade do produto acabado Planejamento/armazenamento de matria-prima e produto acabado. Transporte e logstica utilizados 3. Planta industrial: Descrio das unidades produtivas Normas de segurana Laboratrio 4. Meio ambiente: Descarte de resduos decorrentes do processo de fabricao Ao de reuso/reciclagem Ao social comunidade local. -7-

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5. Planejamento, programao e visita tcnica

Visita Tcnica: a constatao in loco e avaliao criteriosa realizada por profissional do CSQ, das informaes contidas no descritivo apresentado, acompanhado de documento fotogrfico detalhado das instalaes e ensaios realizados em amostras coletadas aleatoriamente, a partir de lote mnimo, conforme prescrito em Norma do produto.

NOTA: No caso de desenvolvimento de novos produtos, poder ser agendada mais de uma visita, dentro de um prazo mximo estabelecido de comum acordo com o Solicitante, para que haja adequaes s especificaes.

Para realizao dos ensaios pertinentes, a empresa poder utilizar-se de laboratrio prprio, aprovado pela Sabesp ou pertencente Rede Brasileira de Laboratrios Credenciados INMETRO.

NOTA: A Sabesp se reserva o direito de aplicar aos materiais / equipamentos os ensaios e exames que julgar necessrios e convenientes, podendo realizar testes em escala real em suas unidades.

Para Revendedor, alm da necessidade do fabricante estar qualificado, podero ser auditados os seguintes itens:
Controle de documentos; Estocagem e movimentao; Laboratrio de ensaios (caso os materiais / equipamentos no sejam inspecionados na fbrica); Controle e disposio sobre itens no conformes.

Havendo desinteresse pela Empresa em prosseguir com a qualificao, a mesma dever formalizar sua deciso do CSQ, que arquivar o processo.

Durante sua qualificao, a empresa que deixar de atender alguma solicitao do CSQ, por perodo superior a 1(um) ms, ser notificada a manifestar-se em 5(cinco) dias teis sobre seu interesse pela continuidade do processo. No havendo manifestao neste perodo, o CSQ arquivar o processo e comunicar a empresa. Aps seu arquivamento, toda retomada de processo de qualificao, desde que de interesse da Sabesp, poder ocorrer a qualquer tempo, atravs de manifestao, por carta, do interessado ao CSQ. Neste caso, podero ser exigidos novos ensaios, em substituio aos j realizados.

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6. Parecer tcnico e emisso do ACT

O Solicitante que uma vez submetido ao processo de qualificao, obtiver o parecer tcnico favorvel sua qualificao pelo CSQ, ser emitido o ACT.

O Solicitante que obtiver parecer desfavorvel ser notificado pelo CSQ das noconformidades constatadas e ter 30(trinta) dias para manifestao. Havendo interesse pela continuidade do processo, a empresa formalizar sua inteno no prazo acima e, a seu critrio, estipular novo prazo (no superior a dois meses) para nova visita tcnica pelo CSQ, que avaliar as adequaes efetuadas para concluso do processo de qualificao

Caso no haja manifestao da empresa no prazo estipulado acima (trinta dias), o CSQ arquivar o processo de qualificao e comunicar a empresa. O Solicitante no obter o ACT.

O ACT obtido via internet, no site da Sabesp (www.sabesp.com.br/licitacoes). Clique em Fornecedores, Licitaes eletrnicas, no link Situao das empresas e depois Consultar ACT. Ser necessrio digitar o nmero do CNPJ da empresa. Alm de consultar possvel imprimir o atestado.

Prazo de validade do ACT

O prazo de validade do ACT ser estipulado pelo CSQ, de acordo com as necessidades da Sabesp. Os ACTs das empresas do tipo Revendedor tero seu prazo de validade atrelado ao prazo de validade dos ACTs de respectivos outorgantes Fabricantes.

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7. Diretrizes para empresas com ACT

A empresa detentora do ACT dever: 7.1 Submeter seus produtos ao processo de inspeo tcnica efetuado pelo CSQ, disponibilizando lotes com informaes precisas. 7.2 Se fabricante, comunicar atravs de carta ao CSQ autorizao de revenda por terceiros, atentando ao prazo de validade de seu ACT. 7.3 Comunicar por escrito o CSQ, sempre que ocorrer alterao de seu processo produtivo com impacto em produto qualificado. 7.4 Comunicar por escrito o CSQ, quando ocorrer mudana de fornecedor de matria-prima que impacte no produto qualificado. 7.5 Submeter-se a auditoria de manuteno pelo CSQ.

8. Auditoria de manuteno

O CSQ, s suas expensas, pode efetuar auditoria na(s) planta(s) de qualquer de seus fornecedores qualificados, oportunidade em que ser verificada a manuteno das condies originais de qualificao. 8.1 Constatadas irregularidades, que ensejam nova qualificao, a empresa ter seu(s) produto(s) excludo(s) do ACT; sendo notificada pelo CSQ; 8.2 Caso o impacto das irregularidades constatadas seja considerado leve, a empresa ser notificada para efetuar as correes devidas, em prazo pr-fixado; devendo ao final do teste, submeter-se a nova auditoria pelo CSQ, cujos custos correro por conta do fornecedor.

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9. Renovao de ACT

A renovao do ACT dever ser solicitada por escrito, com no mnimo de 15 (quinze) dias de antecedncia ao seu vencimento. Toda revalidao sofrer uma anlise por parte do CSQ e sua aprovao estar condicionada a: 9.1 Apresentar ndice nulo ou aceitvel de no-conformidades em inspees tcnicas realizadas em seus produtos no perodo a vencer. 9.2 Utilizar logstica adequada para apresentao dos lotes de produtos a inspecionar, quando atravs de revenda ou no. 9.3 9.4 Ter participao direta e/ou indireta no fornecimento de produtos a Sabesp no perodo. Bom atendimento dispensado Sabesp no perodo.

NOTA 1: A empresa que no solicitar a renovao de seu ACT no prazo mnimo de 15 (quinze) dias de antecedncia ao seu vencimento estar, a critrio do CSQ, sujeita a novo processo de qualificao.

NOTA 2: A critrio da Sabesp, para efeito de renovao do ACT, poder ser exigido o ensaio de efeito sobre a gua dos produtos qualificados, de acordo com os parmetros da Portaria 518 do Ministrio da Sade.

NOTA 3: Empresas do tipo Revenda devero enviar novas cartas dos respectivos Fabricantes junto ao pedido de renovao, conforme o modelo anexo a este Procedimento.

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10. Penalidades

Durante a validade do ACT, o CSQ, depois de conceder o direito de defesa, reserva-se o direito de, conforme o caso, Advertir a empresa, desqualificar produto(s) do ACT e/ou suspender o ACT do fornecedor que incorrer em uma ou mais das situaes:

10.1

Fornecer materiais / equipamentos classe A sem solicitar inspeo

tcnica ao CSQ, salvo se a unidade adquirente dispensar tal procedimento.

Desqualificao por at 06(seis) meses Reincidncia: Suspenso

10.2

Apresentar ndice inaceitvel de no-conformidades em inspees

tcnicas realizadas em seus produtos na fbrica ou durante sua entrega.

Desqualificao por at 06(seis) meses

10.3

Apresentar recorrncias em falhas de logstica e/ou administrativa, que

Advertncia por escrito Reincidncia: Suspenso por at 3 meses Advertncia por escrito Reincidncia: Suspenso por at 6 meses

prejudiquem a inspeo tcnica pelo CSQ.

10.4

Disponibilizar para inspeo tcnica produtos no qualificados pelo

CSQ.

10.5

Omitir informaes ao CSQ que impactam na qualidade dos produto

qualificado.

Desqualificao por at 06(seis) meses Reincidncia: Suspenso

10.6 Produto

apresentar falha aps sua instalao, mesmo que submetido a

inspeo tcnica pelo CSQ.

Desqualificao por at 06(seis) meses Reincidncia: Suspenso

10.7

No atuar de modo efetivo em processos licitatrios promovidos pela

Sabesp, ou como fornecedor indireto, atravs de contratadas ou obras doadas posteriormente para operao pela Sabesp.

Desqualificao por at 06(seis) meses

NOTA: Toda penalidade ser comunicada por carta endereada ao Fornecedor com a anuncia da CS Superintendncia de Suprimentos e Contrataes Estratgicas. Se advertncia, o Fornecedor dever formalizar plano de ao para as correes necessrias. Se suspenso ou desqualificao, o Fornecedor, ao trmino do perodo de penalidade, poder requerer nova qualificao.

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Diretriz

ANEXO1: Modelo de Carta fornecida pelo fabricante aos distribuidores/revendedores TIMBRE DA EMPRESA FABRICANTE (endereo, telefone) So Paulo, ... de ... de 20...

Cia. de Saneamento Bsico do Estado de So Paulo - SABESP

DEPARTAMENTO DE QUALIFICAO E INSPEO DE MATERIAIS CSQ.

Ref.: Distribuidor autorizado Declaramos que a empresa XxxXxxxxXxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxx, inscrita no CNPJ n .........../.....-...., localizada na Rua...., n ..., CEP n.......-..., Bairro ......., Cidade ......., Estado ....., nosso distribuidor autorizado e/ou revenda perante a Sabesp dos produtos abaixo discriminados, de nossa fabricao: . . . . . Declaramos ainda, que a empresa acima descrita est autorizada em participar de licitaes, sendo que nesta condio nossa empresa se responsabilizar totalmente pelo material ofertado e que, em qualquer tempo, tomar as medidas necessrias reposio do material encontrado em desacordo com a especificao tcnica da Sabesp, respondendo assim pelo perfeito cumprimento das exigncias de entrega dos bens. Informamos tambm, que estamos colocando a disposio da Sabesp nossas instalaes, equipamentos, instrumentos e pessoal, objetivando o cumprimento e atendimento das especificaes tcnicas e testes que venham a ser realizados, conforme necessidades da Sabesp. Observaes: 1. Estamos cientes e de acordo que esta declarao ter sua validade atrelada validade de nosso ACT (atestado de conformidade tcnica) na Sabesp. 2. Estamos cientes e de acordo que a qualquer momento poderemos manifestar nossa vontade de descredenciar/desqualificar a empresa acima descrita. Para isso deveremos manifestar nosso desejo por escrito junto ao Departamento de Qualificao e Inspeo de Materiais CSQ da Sabesp.

Sendo esta a expresso da verdade, firmamos a presente. (A carta dever ser entregue c/ firma reconhecida e procurao ou contrato social do responsvel pela assinatura.)
Caso a empresa j seja qualificada no ser necessrio

.............................................................................. Assinatura do Responsvel da Empresa

Modelo de Carta: Requerimento de qualificao Fabricante TIMBRE DA EMPRESA FABRICANTE (endereo, telefone) So Paulo, ... de ... de 20...

Cia. de Saneamento Bsico do Estado de So Paulo - SABESP

DEPARTAMENTO DE QUALIFICAO E INSPEO DE MATERIAIS CSQ.

Ref.: Requerimento de Qualificao A empresa XxxXxxxxXxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxx, inscrita no CNPJ n .........../.....-...., localizada na Rua...., n ..., CEP n.......-..., Bairro ......., Cidade ......., Estado ....., vem por meio desta, solicitar qualificao de nossa empresa e nossos produtos conforme segue: .______________ ._______________ .__________________ ._________________

Sendo esta a expresso da verdade, firmamos a presente.

.............................................................................. Assinatura do Responsvel da Empresa

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Modelo de Carta: Requerimento de qualificao Distribuidor/Revenda TIMBRE DA EMPRESA Distribuidor/Revenda (endereo, telefone) So Paulo, ... de ... de 20...

Cia. de Saneamento Bsico do Estado de So Paulo - SABESP

DEPARTAMENTO DE QUALIFICAO E INSPEO DE MATERIAIS CSQ.

Ref.: Requerimento de Qualificao A empresa XxxXxxxxXxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxx, inscrita no CNPJ n .........../.....-...., localizada na Rua...., n ..., CEP n.......-..., Bairro ......., Cidade ......., Estado ....., vem por meio desta, solicitar qualificao de nossa empresa e nossos produtos conforme segue: .______________ ._______________ .__________________ ._________________

Anexamos a(s) carta(s) de nosso(s) respectivo(s) Fabricante(s): ._______________ .__________________ ._________________

Sendo esta a expresso da verdade, firmamos a presente.

.............................................................................. Assinatura do Responsvel da Empresa

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Modelo de Carta: Renovao ACT Fabricante TIMBRE DA EMPRESA FABRICANTE (endereo, telefone) So Paulo, ... de ... de 20...

Cia. de Saneamento Bsico do Estado de So Paulo - SABESP

DEPARTAMENTO DE QUALIFICAO E INSPEO DE MATERIAIS CSQ.

Ref.: Renovao do ACT - Fabricante A empresa XxxXxxxxXxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxx, inscrita no CNPJ n .........../.....-...., localizada na Rua...., n ..., CEP n.......-..., Bairro ......., Cidade ......., Estado ....., vem por meio desta, solicitar renovao do nosso Atestado de Conformidade Tcnica (ACT) de nossos produtos conforme segue: .______________ ._______________ .__________________ ._________________

.............................................................................. Assinatura do Responsvel da Empresa

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Modelo de Carta: Renovao ACT Distribuidor/Revenda TIMBRE DA EMPRESA Distribuidor/Revenda (endereo, telefone) So Paulo, ... de ... de 20...

Cia. de Saneamento Bsico do Estado de So Paulo - SABESP

DEPARTAMENTO DE QUALIFICAO E INSPEO DE MATERIAIS CSQ.

Ref.: Renovao do ACT Distribuidor/Revenda A empresa XxxXxxxxXxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxx, inscrita no CNPJ n .........../.....-...., localizada na Rua...., n ..., CEP n.......-..., Bairro ......., Cidade ......., Estado ....., vem por meio desta, solicitar renovao do nosso Atestado de Conformidade Tcnica (ACT) de nossos produtos conforme segue: .______________ ._______________ .__________________ ._________________ Anexamos a(s) carta(s) de nosso(s) respectivo(s) Fabricante(s): ._______________ .__________________ ._________________

.............................................................................. Assinatura do Responsvel da Empresa

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