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PROGRAMA 5S 1 - INTRODUO Os nossos sentidos e os nossos valores podem nos confundir, e quando isso ocorre deixamos de ver a baguna, o desperdcio, e todo tipo de comportamento que gera m qualidade de vida. preciso prestar mais ateno para perceber a realidade. Aprimorar a nossa percepo e a capacidade de apreciar o que certo e enxergar o que errado. Devemos ser conscientes da necessidade de estar sempre buscando novos conhecimentos que nos levem por caminhos onde possamos praticar bons hbitos; mudar nossas atitudes e nossa viso sobre as coisas do mundo. O programa 5S pode ser o caminho para se produzir uma verdadeira "revoluo cultural" capaz de modificar humor, a maneira de pensar e os hbitos das pessoas na direo de um melhor comportamento , ambiente de trabalho e qualidade de vida. Este Programa leva a uma mudana de comportamento que esta plenamente incorporada viso sistmica representada pelo gerenciamento da Qualidade Total. No possvel conseguir Qualidade, Produtividade, Lucratividade e comprometimento das pessoas num ambiente sujo, desorganizado e sem respeito ao ser humano. Portanto o Programa 5S possui uma abrangncia muito maior do que somente ao mundo fsico. Ele abrange o comportamento das pessoas quanto a hbitos e atitudes. Ele ocorre em trs dimenses distintas: fsica, intelectual e comportamental. A parte fsica ou mecnica est ligada as coisas materiais, aos objetos que nos cercam. Muitas vezes, o Programa erradamente se restringe somente a esta dimenso por ser a mais fcil de se entender e executar. A parte intelectual ou de processo diz respeito a tecnologia, mtodos e procedimentos utilizados na execuo das tarefas. A parte comportamental est ligada a nossas atitudes, maneira que reagimos quando expostos a diferentes situaes do nosso dia a dia. O programa 5S foi introduzido no Brasil na dcada de 80 e logo ganhou espao nas empresas pela facilidade e aplicabilidade em qualquer ambiente organizacional e pela melhoria facilmente perceptvel no ambiente de trabalho. O programa 5S a base do processo de gesto da qualidade, ele pavimenta o caminho para a implantao das certificaes e programas de qualidade nas organizaes.

2 - PROPOSTA DO PROGRAMA 5S O Programa 5S prope cinco iniciativas, cinco aes que visam transformar o ambiente de trabalho. Ao fazer isto, entretanto, transforma tambm a atitude das pessoas com relao a asse ambiente, aos seus colegas e a si mesmas. O programa 5S mais do que uma ferramenta administrativa. uma proposta de reeducao, de recuperao de prticas e valores freqentemente esquecidos, mas certamente conhecidos e prezados por todos. De fato, as atitudes sugeridas pelo programa parecem bvias. Todos concordam que um ambiente sem entulhos mais agradvel do que um local entupido de tralhas que mal sabemos para que servem. Ningum questiona ser mais fcil trabalhar em um ambiente bem arrumado, do que em meio baguna. claro que um lugar limpo muito melhor do que um outro cheio de lixo e sujeira. Ns sabemos perfeitamente que atitudes como essas tornam a vida mais agradvel, mais saudvel, mais produtiva. Apenas nos esquecemos disso. Ou ento achamos que o local onde trabalhamos no merece o nosso esforo nesse sentido, talvez por pensarmos que esse no trabalho nosso. Por esse motivo, o Programa 5S foi concebido para ser aplicado tambm fora do ambiente de trabalho. Ele prope que faamos uma reflexo sobre nossas vidas, sobre o modo como nos comportamos com relao a ns mesmos, aos parentes, amigos, visinhos, colegas de trabalho. Em relao a nossa casa, nossa rua,nosso bairro, nossa cidade, nosso pas. Em suma, o Programa 5S questiona a nossa situao enquanto cidados, enquanto membros ativos de uma sociedade organizada e democrtica, onde cada indivduo tem direitos e obrigaes e deve esfora-se para cumprir estas e fazer valer aqueles. O programa 5S um conjunto de cinco atividades que se iniciam pela letra S quando pronunciadas em japons, so elas: SEIRI, SEITON, SEISOU, SEIKETSU E SHITSUKE. Esse programa originou-se no Japo na dcada de 50, foi concebido por Kaoru Ishikawa com o objetivo de colocar ordem na grande confuso que se instalou naquele pas aps a 2 Guerra Mundial. A traduo e o entendimento destas atividades so importantes para uma implantao bem sucedida. No quadro abaixo, vemos a correlao entre o significado em japons e portugus.

JAPONS
Seiri Seiton Seisou Seiketsu Shitsuke

PORTUGUS
Senso de Seleo ( utilizao, descarte) Senso de Ordenao (organizao, arrumao) Senso de limpeza (zelo) Senso de Sade ( higiene, bem estar, asseio) Senso de Auto-disciplina ( educao, disciplina)

A seguir a descrio dos cinco passos bsicos que visa a melhoria da qualidade de vida das pessoas nas organizaes e local onde vivem. 3 - OS CINCO SENSOS E SEUS BENEFCIOS 3.1 - SENSO DE SELEO - SEIRI Selecionar separar as coisas necessrias das que so desnecessrias, dando destino quelas que no so teis para um determinado local. Observe que guardar constitui instinto natural das pessoas. Portanto o Senso de Seleo pressupe que alm de identificar os excessos e/ou desperdcios, devemos tambm preocupar em identificar "o porque dos excessos". Esse conceito pode ser aplicado em casa ( cozinha, despensa, na geladeira, no guarda roupas, etc), na escola, no lazer, etc. Como exemplo, basta verificar aquele espao da casa onde colocamos tudo o que no serve, os brinquedos quebrados que no so usados, as garrafas vazias, roupas velhas que guardamos, as revistas e jornais que jamais sero lidos. 3.1.1- Problemas do Senso de Seleo

Tendncia natural das pessoas se apegarem a objetos; Descartar objetos/arquivos/documentos que podem ser necessrios
3.1.2- Importncia da rea de disponibilizao:

Servir

como um filtro (antes de ser descartado definitivamente, o material colocado na rea de descarte.)

Servir como feira (outros rgos podem interessar em aproveit-lo). Servir como catalisador (estimular o descarte de materiais). A rea dever ser muito bem organizada com separao dos materiais
ficaram estocados, recuperados e disponibilizados para outros rgos. 3.1.3- Vantagens do Senso de Seleo

que

Ao manter o ambiente arrumado, voc: Libera espao Elimina materiais desnecessrios Gera economia Ganha tempo

Diminui riscos de acidente

3.1.4- Como praticar o Senso de Seleo

Coloque perto de seu micro, bancada, mesa ou posto

que voc usa toda hora.

de trabalho o material

Coloque Coloque

prximo do seu local de trabalho o material que voc usa poucas vezes ao dia. no armrio, arquivo, depsito ou ferramentaria aquele material que voc usa de vez em quando.

3.2- SENSO DE ORDENAO - SEITON Ordenar significa colocar cada coisa no seu lugar. saber determinar o local para guardar e achar com facilidade os equipamentos, ferramentas, materiais e documentos. Organize seus livros por gnero (romance, fico, tcnico, etc.) e em ordem de relevncia e interesse na leitura. Separe seus documentos pessoais e profissionais em pastas suspensas, uma para cada assunto ( gua, luz, telefone,etc.). Usando tais procedimentos sua vida ser facilitada quando da busca por um objeto ou informao. Dentro de uma viso mais ampla este Senso significa ordenar sua vida; em casa no trabalho. Planejar as suas aes e sua agenda. No fazer vrias coisa de uma s vez. importante que voc estabelea uma ordem que todos entendam.

3.2.1 - Vantagens do Senso de Ordenao

Rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas, equipamentos e outros objetos. na comunicao, pois todos vo saber onde encontrar o que foi guardado.

Facilidade

Diminuio de acidentes, pois estar tudo no lugar certo. Por esta razo, cada material ou equipamento necessita de um local apropriado para ser guardado, de acordo com sua caracterstica.

3.2.2 - Como praticar o Senso de Ordenao

Padronize. Tudo o que for igual deve ser colocado no mesmo lugar: objetos, ferramentas e mquinas.

Identifique.

Com a comunicao visual, voc facilita a localizao. Dessa forma, use cores visveis, smbolos conhecidos, palavras e desenhos em tamanho legvel. Exemplo: no quadro de ferramentas, faa um desenho ou escreva o nome do objeto guardado.

Saiba usar e guardar. No se esquea de que, depois de usados, todos

os documentos, materiais, ferramentas e equipamentos devem ser guardados nos mesmos lugares de onde foram tirados. Assim, voc facilita a localizao do objeto por qualquer um dos colegas.

3.3 - SENSO DE LIMPEZA - SEISOU Limpar dar uma geral, tirar toda a sujeira. Limpar tambm significa evitar que o local de trabalho se suje, eliminando as causas da sujeira. Neste momento deve-se efetuar pequenas mudanas de lay out, alterando a posio de alguns mveis, colocando um quadro na parede, uma planta no ambiente, melhorando a iluminao, etc. Num sentido mais amplo Senso de Limpeza buscar a melhoria no estilo de vida (limpeza exterior e interior, ambiental e pessoal), eliminar todos os tipos de poluio. 3.3.1- O que podemos considerar como sujeira? Quando uma organizao desenvolve o Senso de limpeza no ambiente de trabalho, geralmente, limita-se a preocupar apenas com a sujeira material, tais como: poeira, leo, graxa, restos de materiais, pedaos de papel, materiais descartveis, etc. Este um entendimento limitado do SEISOU. A organizao deve tratar a sujeira como todos os agentes que agridem o meio ambiente ou tudo que reduz gradativamente a capacidade e possibilidade de ao dos cinco sentidos, trazendo como conseqncia uma degradao do homem e das coisas que o cercam. A sujeira tem a caracterstica de esconder o real. 3.3.2 - Vantagens do Senso de Limpeza

Satisfao

dos colaboradores, por que quando voc trabalha em um local limpo, o ambiente torna-se mais agradvel. ferramentas e produtos. O desafio no sujar para no precisar limpar.

Maior controle sobre o estado de conservao das mquinas, equipamentos,

3.3.3 - Como praticar o Senso de Limpeza

Limpe tudo (mquinas, equipamentos, ferramentas, paredes, tetos, arquivos,

mesas, armrios, banheiros, etc.).

Verifique

sempre os locais onde a sujeira mais se acumula. No deixe ferramentas, parafusos, restos de materiais, graxa, leos, copinhos de caf ou papel no cho.

Coloque o lixo na lixeira. Nunca esquea que cada lixo tem seu lugar prprio. Verifique sempre se o ambiente continua limpo. No force mquinas. Elas so suas aliadas no trabalho.

3.4 - SENSO DE SADE - SEIKETSU Sade significa cuidar bem da nossa parte fsica e mental. ter uma viso do homem como um todo, de bem com seu corpo, sua mente e sua existncia. Mente s num corpo so. O Senso de Sade o resultado da atitude das pessoas, enquanto as atividades dos Sensos de Seleo, Ordenao e Limpeza so resultados do seu comportamento. Caso o indivduo faa algo com uma freqncia elevada, h uma tendncia natural das suas aes passarem a ser atitudinais. Logo, as atividades dos trs primeiros sensos so estgios que, quando bem desenvolvidos, funcionam como agentes de mudanas do homem, melhorando seu padro educacional. O comportamento o resultado de uma ao de um indivduo influenciado pelo meio (de fora para dentro), j a atitude o resultado de uma ao de um indivduo provocada pelos seus valores (de dentro para fora). 3.4.1 - Vantagens do Senso de Sade

Equilbrio fsico e mental. Melhoria do ambiente de trabalho e da produtividade. Melhoria das reas comuns da empresa: banheiros, refeitrios, copa, etc. Melhoria das relaes humanas. Melhoria das condies de segurana.
3.4.1 - Como praticar o Senso de Sade

Cuide

de sua higiene pessoal, tomando banho diariamente, usando roupas limpas e bem passadas, mantendo os cabelos bem lavados e as unhas

limpas e aparadas, lavando as mos antes das refeies e tratando sempre dos dentes.

Siga os procedimentos de trabalho e de segurana para garantir a integridade

fsica, bem como a qualidade e produtividade.

Mantenha o ambiente limpo e organizado. No fofoque ou faa brincadeiras de mau gosto. Elas ferem a sensibilidade e
o respeito s pessoas.

Procure

trabalhar bem em grupo, respeitando as opinies dos colegas e colaborando sempre. sempre ao exame peridico, no horrio e data previstos.

Cumpra as recomendaes da medicina do trabalho. Por exemplo: comparea

Use seus EPIs porque voc conhece os riscos do seu trabalho e a necessidade de se proteger.

3.5 - SENSO DE AUTODISCILINA - SHITSUKE A Autodisciplina a base da civilizao o mnimo para que a sociedade funcione em harmonia. o cumprimento da misso, das normas e procedimentos de modo espontneo, sem necessidade de coao por parte da hierarquia ou presso de grupos de pessoas. Autodisciplina colocar sempre em prtica tudo o que foi visto com o Programa 5S, para que voc continue mantendo a qualidade no seu trabalho e na sua vida. 3.5.1- Como medir o nvel de disciplina? Pode ser medido de forma indireta atravs da observao da guarda das coisas. Se no existe local definido para a guarda, j significa que cada pessoa guarda sem critrio. Caso existam locais definidos e as coisas estejam guardadas fora dos locais, constata-se at que ponto as pessoas no cumprem o estabelecido, indicando o baixo padro de disciplina. Por exemplo: Pastas fora da seqncia; Mesas com muitos papis; Resto de papel fora do cesto; Quadro de avisos desatualizados; Materiais fora de posio e/ou mal empilhados; No-utilizao dos equipamentos de proteo individual recomendados. 3.5.2 -Vantagens do Senso de Autodisciplina

Cumprimento dos procedimentos operacionais, visando a produtividade, a qualidade e a segurana no trabalho. Constante desenvolvimento pessoal e profissional. Incentivo capacidade criativa dos empregados.

Estimulo participao de todos os empregados nos resultados da empresa.

3.5.3 - Como praticar o Senso de Autodisciplina

Colabore, aperfeioando cada vez mais para seu trabalho. Transforme o que voc aprendeu num hbito dirio. No critique sem antes fazer uma reflexo. Depois apresente as solues. Pense sempre em uma forma mais eficiente para fazer as coisas Siga os procedimentos operacionais e de segurana de sua rea.
4 - OBJTIVOS DO PROGRAMA 5S Os principais objetivos do Programa 5S so:

Melhoria do ambiente de trabalho e qualidade de vida Preveno de acidentes Aumento de produtividade Incentivo criatividade Reduo de desperdcios e custos Higienizao e limpeza Melhoria nos relacionamentos e desenvolvimento de um padro
comportamental

Melhoria da qualidade de produtos e servios Respeito ao meio ambiente

5 - IMPLANTAO E MANUTENO DO PROGRAMA 5S Abaixo so definidos os passos mais importantes para implantao e manuteno do Programa 5S numa organizao. Cada passo dever ser bem entendido por todos e os benefcios de sua execuo para a empresa e os colaboradores.

Comprometimento da Alta Direo Criao de Grupo de Facilitadores Treinamento de Colaboradores

Cronograma de Implantao para cada Senso Treinamento de Auditores Realizao de Auditorias

6- USO DO PDCA NA IMPLANTAO E MANUTENO DO PROGRAMA 5S

PLANEJAMENTO P
Definir cronograma de

CHECAR C
Avaliar se a implantao ocorreu

implantao Elaborar plano de sensibilizao dos colaboradores Elaborar plano de Auditorias Elaborar listas de verificao Definir padres EXECUTAR D
Trinar o pessoal

conforme planejado Elaborar relatrios Checar se o Pessoal entendeu os conceitos AES A

Revisar os Padres de avaliao

Reciclar alguns colaboradores Revisar Listas de Verificaes

Implantar os 5 sensos Realizar Auditorias Fazer Divulgao

7 - AUDITORIAS DO PROGRAMA 5S A misso de uma auditoria zelar pela atualizao e cumprimento de normas, polticas e diretrizes da empresa, contribuir para o bom gerenciamento das atividades, buscando a melhoria de seus processos administrativos e produtivos, influenciando positivamente nos resultados da organizao. 7.1 - Os principais objetivos da auditoria do programa 5S so:

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Verificar os resultados alcanados com o programa; Detectar desvios entre o que foi previsto na implantao
que foi executado na rea;

do programa e o

Promover

ao corretiva para as situaes no conforme ( desvios ) encontrados em relao ao padro adotado; manuteno e melhoria dos resultados obtidos;

Estimular o desenvolvimento de hbitos e comportamentos que asseguram a Permitir reconhecimento e recompensa por aquilo que foi bem feito.
7.2 - Caractersticas das auditorias do Programa 5S

Deve A

ser realizada por pessoas treinadas e independente da atividade que estiver sendo auditada; Auditoria deve ser realizada utilizando uma folha de verificao especfica para cada rea da organizao; as prticas reais e individuais com as normas e padres estabelecidos; auditorias peridicas. Inicialmente poder ser mensal, depois de implementado o programa, poder ser semestral.

Analisar

Programar

Prvia comunicao s pessoas e aos rgos a serem auditados; Imitir resultado na lista de verificao para que o auditado possa elaborar um
plano de ao para correo das no conformidades apontadas, visando aprimoramento do processo. A folha de verificao deve ser ajustada constantemente para tornar a auditoria o mais objetiva possvel. A subjetividade de uma auditoria leva a inmeras reclamaes do auditado. Portanto para evitar conflitos, deve haver bom senso entre ambas as partes e o auditor deve solicitar a presena de um representante da rea auditada durante o processo de auditoria, onde muitas dvidas sero dirimidas no local.

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7.3 - EXEMPLO DE FOLHA DE VERIFICAO

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N AU ITO D RIA

AUDITORIA 5S
ESCRITRIOS

UNIDADE

NOME DA REA
INTERNA

DATA:

SELEO - SEIRI
01 Os itens esto depositados em local adequado a frequncia de uso. 02 Caixa de entrada/sada est com fluxo lento ou acumulo de documentos 03 As informaes esto desatualizadas (murais, quadro de avisos, notes, etc.).
As passagens esto obstrudas, dificultando a locomoo de pessoas e equipamentos de manuseio. 05 Existem materiais e objetos desnecessrios para o servio no postop de trabalho. 06 Existem documentos, catlogos, revistas tcnicas, arquivos eletrnicos sem utilidade 07 Existem mesas, armrios, arquivos com muitos papis sem utilizao imediata

AV ALIA O 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

04

TOTAL SELEO ( MDIA ) ORDEN O - SEITON A

01 02 03 04 05 06 07 08
Mesas, gavetas, arquivos e armrios esto ordenados e com identificao interna e externa padronizadas Os objetos/documentos esto colocados em local adequado Objetos de uso pessoal esto em local adequado, ordenados e identificados (ex.: capacetes, muchilas, bolsas, EPI's, uniformes, etc.). Existe identificao nas salas, depsitos de materiais, equipamentos e sanitrios. Exite identificao nas tomadas, extintores e etc. Locais de coleta de lixo (domstico/seletivo), postos de caf esto ordenados e identificados Fios e cabos desorganizados, expostos, com canaletas quebradas. Falta de padronizao do mveis.

AV ALIA O 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

TOTAL ORDENAO ( MDIA ) LIM EZ P A - SEISOU

01
Estado de conservao dos mveis (mesas e armrios antigos, gavetas com dificuldade para abrir, cadeiras com estofamentos desgastados) Tetos em bom estado de conservao (forro incompleto, com placas danificadas e desarrumadas) Paredes em bom estado de conservao (marcas de fitas, pregos, papis colados e tias de aranha) Portas, janelas, vidros persianas limpas e em bom estado de conservao. Equipanmentos de informtica em bom estado de conservao. Instalaes eltricas e telefnicas em bom estado de conservao. Lixeiras em bom estado de conservao. Sanitarios com instalaes em bom estado de conservao (pias, falta papel toalha, etc.) Local destinado para objetos pessoais esto em bom estado de conservao Postos de caf, lanche, copa esto em bom estado de conservao

AV ALIA O 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

02 Pisos em bom estado de conservao (placas soltas, desnivelados e mollado) 03 04 05 06 07 08 09 10 11

TOTAL LIMPEZA ( MDIA )

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SADE - SEIKETSU
01 Condio dos uniformes dos funcionrios (limpos e conservados) 02 Pessoal no est usando os EPI's (bsicos) 03 Extintores, mangueiras, e hidrantes em bom estado de conservao 04 05 06 07 08
A rea apresenta condies inseguras de trabalho (piso escorregadio, falta corrimo, flata grades, etc.). Nvel de rudo elevado (orientao da segurana). Iluminao deficiente (orientao da segurana). Higiene nos sanitrios, lavatrios, postos de caf e bebedouros esto satisfatrios. Sistema de ventilao/refrigerao em bom estado de conservao.

AVALIAO 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

TOTAL SADE ( MDIA ) AUTODISCIPLINA - SHITSUKE

01 02 03 04 05 06 07 08
Desempenho da rea nos 4S anteriores (mdia do sensos anteriores). Desempenho da rea na Poltica da Qualidade/Ambiental (ISO 9001 e ISO 14001) Motivao pessoal em relao aos Programas da empresa Pessoal segue as normas da empresa (crach, EPI's, uniformes) Houve empenho / interesse na efetivao do Plano de Ao da Auditoria anterior (ver reinicidncia). Interesse e participao na realizao desta Auditoria. Conhecimento do 5S (amostragem). A rea mantm a sistemtica da auditoria de 1 parte?

AVALIAO 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

TOTAL AUTODISCIPLINA ( MDIA )

Observaes da Auditoria:

TOTAL DE PONTOS:

AUDITOR

AUDITOR

Comentrios / Providncias:

Data:

Responsvel pela rea Rev.Out 2006

7 - BIBLIOGRAFIA www.5s.com.br A Gangue e o 5S - Wagner Matias Programa 5S sem Segredos - ngela Frana Trbalhando com o 5S - Maria Helena Godoy www.indg.com.br Prof. Jair Alves de Oliveira