DOCUMENTO CONFIDENCIA L USO RESTRITO DA UNICAFES-PR

MANUAL DE ORIENTAO E PROCEDIMENTOS OPERACIONAL

Execuo:
Nzio Jos da Silva Gestor de Projetos Agricultura Familiar e Agroindstrias Regional Sudoeste - SEBRAE Joo Csar Defendi Consultor - SEBRAE Ronaldo Veroneze Consultor - SEBRAE Incio Pereira UNICAFES-PR Equipe Interna da UNICAFES-PR

FRANCISCO BELTRO-PR 30 de junho de 2010

SUMRIO

1. INTRODUO...............................................................................................03 2. SETOR COMERCIAL....................................................................................06 2.1. DEPARTAMENTO DE VENDAS.................................................................06 2.2. DEPARTAMENTO DE COMPRAS.............................................................07 2.3. DEPARTAMENTO DE MARKETING..........................................................08 3. SETOR ADMINISTRATIVO / FINANCEIRO..................................................09 3.1. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO......................................................09 3.2. DEPARTAMENTO FINANCEIRO...............................................................11 3.3. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.......................................12 3.4. DEPARTAMENTO CONTBIL...................................................................13 4. SETOR TCNICO.........................................................................................13

1. INTRODUO Em meados do sculo XIX, como decorrncia da revoluo industrial na Europa, eram cada vez maiores as dificuldades nas relaes capital-trabalho. Os trabalhadores estavam fragilizados pelo poder da indstria, de um lado, e dos comerciantes, de outro. Nesse contexto, surgiram pensadores que tentaram criar, na teoria e na prtica um sistema alternativo, que tivesse como centro de referncia a pessoa humana e no o lucro. Durante o ano de 1844, um grupo de vinte e oito teceles se reuniu para analisar as idias cooperativistas, conciliar as diversas expectativas do grupo e refletir sobre os ensinamentos dos pensadores daquela poca. No dia 21/12/1844, depois de definir os objetivos e o funcionamento desse novo empreendimento, abriram as portas de um pequeno armazm cooperativo em Toad Lane (Beco do Sapo), em Rochdale Inglaterra. E assim foi criada a primeira cooperativa do mundo. No Brasil, o movimento cooperativista teve seu incio com o fim da escravido e proclamao da Repblica, embora formas de associativismo possam ser encontradas j nos sculos XVI e XVII, com a instalao das redues jesuticas, que eram baseadas em ajuda mtua entre seus membros. Atualmente, o cooperativismo est presente em todos os pases e em todos os setores da economia, provando que o sistema vivel em qualquer cultura, como resposta para os problemas socioeconmicos. Observa-se ainda que, quanto mais desenvolvido um pas e quanto melhor a distribuio da sua renda, tanto maior a presena do sistema cooperativo Cada vez mais a sociedade reconhece o potencial do cooperativismo como um instrumento de desenvolvimento local e de incluso social. O cooperativismo cria oportunidades, impulsiona projetos, leva adiante sonhos coletivos. O esprito de cooperao praticado desde os primrdios da civilizao, manifestando-se atravs da ajuda mtua, sendo uma necessidade indispensvel evoluo do homem. Esta forma de organizao que nos ltimos anos tem transformado a sociedade brasileira de maneira positiva precisava de uma nova organizao que representasse e articulasse esse modelo de desenvolvimento. Comea assim a histria da Unicafes - Unio Nacional das Cooperativas da Agricultura Familiar e Economia Solidria. A histria da UNICAFES teve incio bem antes da sua fundao oficial. Em 2002, durante o Frum do Cooperativismo e Mobilizao, foram dados os primeiros passos para o nascimento da UNICAFES. A Comisso Provisria foi constituda em 2004, durante o I Encontro Nacional das Cooperativas de Agricultura Familiar e Economia Solidria. No dia 21 de junho de 2005, na Cidade de Luzinia Gois aconteceu a fundao oficial da UNICAFES. A sede funciona em Braslia Distrito Federal e representa nacionalmente as Cooperativas de Agricultura Familiar e Economia Solidria (http://www.unicafes.org.br). A UNICAFES PARAN contribui de forma decisiva na promoo do desenvolvimento local sustentvel, integrando e fortalecendo a agricultura
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familiar do Estado do Paran, sendo este o fator motivador que nos leva a promover o cooperativismo de Produtores e Agricultores Familiares de Economia Solidria. Essa entidade de representao tem por princpios a participao democrtica, ativa e efetiva; a gesto social e a autogesto das cooperativas; a participao ativa de jovens e mulheres; a descentralizao das estruturas, com equilbrio entre crescimento das estruturas e das pessoas; a organizao com base nas pessoas e no no patrimnio financeiro; o desenvolvimento como articulao das dinmicas locais, favorecendo as potencialidades dos espaos de forma ambientalmente equilibrada e a divulgao dos princpios cooperativistas. A UNICAFES procura realizar um cooperativismo feito com solidariedade e incluso social, valorizando o desenvolvimento sem perder de vista a confirmao das pessoas como principais agentes desse processo. O processo institucional desenvolve-se de maneira articulada com os aspectos humano e social, procurando constituir uma sociedade igualitria, justa e socialmente sustentvel.

DIREO

Setor Comercial Relao com Terceiros Pessoas Jurdicas

Setor Administrativo/ Financeiro

Pessoas Fsicas

Setor Tcnico

Departamento de Vendas Envio de documentos para a Contabilidade

Prestao de Servios

Departamento de Compras

Relaes Externas

Encaminhamento Direo da Cooperativa

Alimentao do Siste ma

Age ndas Coope rativistas Relatrios Alimentao de Softwa re Rotinas Administrativas Recursos Humanos
Documentao
Encam inham e nto a Dire o / Ge s to da Coope rativa

Departamento de Marketing

Fluxograma 01 Funcionamento dos Setores

Relatrios
Encam inham e nto a Direo / Ges to da Coope rativa

Controle de Freq ncia

Cargos e Salrios
Arquivamento de Documentao

Controle de Documentao

Atas

Documentao de Associados

Protocolos de Documentao

Documentao de Colaboradores

Controle de Freqncia de Colabora dores

Outros

Contas a pagar e a receber

Controle de Freqncia de Diretores

2. SETOR COMERCIAL O setor comercial cuida dos produtos, das mercadorias e servios oferecidos pela Cooperativa na rea de vendas, de compras e de marketing. Para isso, analisa a concorrncia, faz pesquisas de mercado para conhecer o que realmente pretende o consumidor, verifica a necessidade ou no de publicidade, preocupa-se com a qualidade dos bens ou servios.

2.1. DEPARTAMENTO DE VENDAS O Departamento de Vendas da Cooperativa cuida da comercializao do estabelecimento, desde o atendimento ao cliente at a reposio de estoque e controle da validade dos produtos.
Fluxograma 02 Departamento de Vendas

Vendas

Mercado Interno

Mercado Externo Financeiro

Produo

Faturamento

Contabilidade

Fiscal Estoque

Logstica

Relatrios Fiscais

Devolues Relatrios Gerenciais

2.2. DEPARTAMENTO DE COMPRAS O Departamento de Compras cuida da parte das aquisies de matriaprima, material de consumo, embalagens e mercadorias para revenda, envolvendo desde a negociao com os fornecedores para a melhor compra, o faturamento e a interao com a rea de vendas, cuidando ainda do estoque para saber a hora certa de fazer as aquisies, dispensando especial ateno no prazo de validade dos produtos e mercadorias procurando no deixar faltar mercadorias para o cliente.
Fluxograma 03 Departamento de compras

Compras

Solicitao

Anlise da Solicitao

Cotao

Aprovao da Cotao

Pedido de Compra

Recebimento da Mercadoria Relatrios Gerencias

Relatrios Fiscais

Produo

Financeiro

Faturamento

Almoxarifado

Contabilidade

Estoque

Fiscal

2.3. DEPARTAMENTO DE MARKETING O Departamento de Marketing o responsvel pela divulgao dos produtos, dos servios e tambm da prpria Cooperativa para que a populao tenha conhecimento de sua existncia e, com isso, aumentem as vendas. Tem como principal objetivo satisfazer as necessidades do consumidor atravs de produtos ou servios, ou ainda, de descobrir, conquistar e manter os clientes. Este departamento deve investigar e apontar as necessidades dos clientes e do mercado levando em considerao fatores culturais, sociais, pessoais e at mesmo psicolgicos, passando uma orientao para a administrao dos dados levantados e as sugestes de melhorias ou novos produtos.
Fluxograma 04 Departamento de Marketing

Negcio Concorrncia Anlise Estrutu ral e Organizacional Pesquisas Mercado Satisfao

Mix de Marketing

Produto Preo Promoo Distribuio

3. SETOR ADMINISTRATIVO / FINANCEIRO Este o setor onde se desenvolvem as atividades destinadas a administrao dos recursos financeiros e humanos da Cooperativa, no intuito de que estes sejam utilizados com eficincia e permitam alcanar os objetivos e as metas estabelecidas. Este setor responsvel pela programao financeira e na aplicao dos recursos da Cooperativa. Nesse sentindo, realiza as anlises financeiras de custos, preos e receitas necessrias para a aquisio de bens e servios. Alm disso, tambm responsvel pelo envio da documentao para a contabilidade efetuar os registros contbeis, o registro patrimonial de seus bens de capital e administra as contas da Cooperativa. No que diz respeito aos recursos humanos, este setor ocupa-se das tarefas associadas ao pessoal, mantendo atualizados os cadastros dos colaboradores, realiza as novas contrataes e demisses, efetua os adiantamentos salariais, os pagamentos de salrio e das rescises contratuais, controla a assistncia mdica, entre outros.

3.1. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO O objetivo realizar de forma organizada a movimentao e fluxo das informaes e documentos dos atos realizados pela cooperativa diariamente.

Fluxograma 05 Departamento Administrativo

RELATRIO

Programao de Compras

RELATRIO Despesas Fixas Despesas Variveis

Baixa do Estoque Controles Financeiros

Baixa do Estoque

Depsito Bancrio (opcional)

Caixa

Contas a Receber

Fluxo de Caixa

Compra Vista

Vendas Vista

Vendas Prazo

Entrada no Estoque

Setor de Compras

ALIMENTAO DO SOFTWARE

Setor de Vendas

Sada do Estoque

Compra Prazo RELATRIO Contas a Pagar Controles Financeiros

Programao de Pagamentos

Oramento de Caixa Caixa

Programao de Pagamento

Cobranas / Recebimentos

Banco Outros

Arquivo

Controle Bancrio

RELATRIO

Depsito em Dinheiro

Depsito em Cheque

Transferncias para Associados

Transferncias
para Fornecedores

Outras Transferncias

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3.2. DEPARTAMENTO FINANCEIRO Tem como propsito realizar a movimentao financeira, das entradas de produtos pelos associados e fornecedores, realizando o registro nos controles operacionais: movimento de caixa, controle de vendas/servios, contas a receber, contas a pagar, conciliao bancaria, emisso de pagamentos de fornecedores, associados e despesas de manuteno mensal da cooperativa. O Departamento Financeiro responsvel pelo patrimnio da cooperativa, elaborando e acompanhando os fluxos de caixa, oramentos de investimentos e de despesas correntes, prope e analisa projetos e ainda mantm contato com rgos pblicos para inform-los sobre questes relativas cooperativa.
Fluxograma 06 Departamento Financeiro

Financeiro

Compras

Vendas

Obrigaes

Direitos

Mercado Externo

Fluxo de Caixa

Contrato de Cmbio Mercado Interno Carta de Crdito

Programao de Pagamento: Pagamento Eletrnico; Emisso de Cheque; Caixa.

Antecipao Carteira de Cobrana: Cobrana Eletrnica; Carteira. Quitao

Quitao

Relatrios Gerenciais

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3.4.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

O Departamento de Recursos Humanos que realiza a coordenao, superviso e execuo das aes administrativas relativas aos recursos humanos, alm do gerenciamento e atualizao e qualificao de pessoal.
Fluxograma 07 Departamento de Recursos Humanos

Recursos Humanos

Autnomos Diretores

Colaboradores

Dependentes

Beneficirio

Adiantamento Salarial

Frias

Ticket Alimentao Vale Transporte Folha Mensal Resciso

Movimento Mensal

SEFIP

CAGED

RAIS

DIRF

Relatrios Gerenciais

Financeiro

Contabilidade

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3.4.

DEPARTAMENTO CONTBIL

O objetivo deste departamento a elaborao de Balanos Patrimoniais, Balancetes, Demonstrao de Resultados, Legislao do Imposto de Renda, com sistema moderno de processamento de dados, na qual permite facilidades na sua interpretao. Pode ser realizado internamente na cooperativa ou por profissionais terceirizados.
Fluxograma 08 Departamento de Contabilidade
Contabilidade

Cadastros Bsicos

Rotinas Integradas

Moedas

Histricos

Lanamentos

Integraes

Plano de Contas

Centro de Custos

Atualizaes

Apurao de Resultados

Relatrios

Plano de Contas

Balancete

Balano

Demonstrao do Resultado

4.

SETOR TCNICO

O Setor Tcnico presta servios de assistncia tcnica aos produtores, com o objetivo de melhorar a renda e a qualidade de vida das famlias rurais, por meio do aperfeioamento dos sistemas de produo, de mecanismo de acesso a recursos, servios e renda, de forma sustentvel. Elabora projetos, efetua visitas tcnica nas propriedades e presta auxilio para todos os produtores, com a finalidade de aumentar a produo. Para o desenvolvimento das atividades, utiliza-se de controles, como laudos de visitas, planilhas e fichas de pedidos.

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Fluxograma 09 Setor Tcnico

Setor Tcnico

Atendimento

Associado

No Associado

Visita Tcnica

Projeto

Laudo

Oramento

Faturamento

Financeiro

Contabilidade

Relatrios Gerenciais

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