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Universidade Federal de Santa Catarina Florianpolis SC - Brasil www.producaoonline.ufsc.

.br ISSN 1676 - 1901 / Edio especial/dezembro de 2007 Artigo selecionado dos anais - XXVII Encontro Nacional de Engenharia de Produo

ANLISE DA INTEGRAO ENTRE UM SISTEMA DE GESTO DE DADOS DE DOCUMENTOS E UM SISTEMA DE GESTO DE PROJETOS CONTEXTO DA GESTO DO CICLO DE VIDA DE PRODUTOS (PLM) INTEGRATING WORKFLOW AND PROJECT MANAGEMENT SYSTEMS FOR PLM APPLICATIONS
Fabio Fonseca Pereira de Paula Escola de Engenharia de So Carlos EESC/USP Depto de Engenharia de Produo Grupo de Engenharia Integrada Av. Trabalhador So-Carlense, 400 - Centro CEP: 13566-590 So Carlos/SP Telefone: +55 16 3373 9433 email: fabio.fonseca.paula@usp.br Daniel Capaldo Amaral Professor Doutor Escola de Engenharia de So Carlos EESC/USP Depto de Engenharia de Produo Grupo de Engenharia Integrada Av. Trabalhador So-Carlense, 400 - Centro CEP: 13566-590 So Carlos/SP Telefone: +55 16 3373 8289 email: amaral@sc.usp.br Henrique Rozenfeld Professor Titular Escola de Engenharia de So Carlos EESC/USP Depto de Engenharia de Produo Grupo de Engenharia Integrada Av. Trabalhador So-Carlense, 400 - Centro CEP: 13566-590 So Carlos/SP Telefone: +55 16 3373 9433 email: roz@sc.usp.br

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RESUMO O emprego de sistemas de apoio gesto do ciclo de vida dos produtos, PLM, de suma importncia para melhorar o processo de desenvolvimento de produtos, principalmente para pequenas e mdias empresas. Um dos desafios integrar as funcionalidades de gesto de projetos (GP) com os dados do produto. O trabalho analisa diferentes estratgias para a integrao entre sistemas PDM (SMARTEAM) e de GP (MS Project), comumente utilizados por SMEs. A estratgia considerada mais vivel foi implementada e testada. Ao final, apresentam-se consideraes sobre a pesquisa de aplicativos de GP no contexto de solues PLM. Palavras-chave: integrao, gesto de projetos, workflow, PDM e PLM.

ABSTRACT The adoption of Product Life-cycle Management Systems (PLMs) concept is fundamental to improve the product development, mainly to small and medium enterprises (SMEs). One of the challenges is the integration between project management and product data management functions. The paper presents an analysis of the potential integration strategies for a specifics product data management system (SMARTEAM) and a project management system (Microsoft Project), which are commonly used for SMEs. Finally the article presents some considerations about the study of Project Management solutions in SMBs companies, considering the PLM approach. Key-words: integration, project management (PM), workflow, PDM, PLM. 1. INTRODUO

O emprego de sistemas de apoio gesto do ciclo de vida dos produtos, conhecidos como sistemas PLM (Product Lifecycle Management) de suma importncia para organizar e agilizar o desenvolvimento de novos produtos (ROZENFELD et al, 2006). Mais do que um sistema ou pacote de software, a sigla PLM hoje um conceito cujo foco a gesto integrada de todas as etapas do ciclo de vida do produto, desde o planejamento e definio do projeto at o acompanhamento e retirada do produto do mercado, incluindo a interao entre clientes e fornecedores envolvidos neste processo (CIMDATA, 2002). Uma das caractersticas fundamentais do conceito PLM a integrao entre as funcionalidades de gesto da documentao do produto (Product Data Management ou PDM) e a de gesto de projetos (Project Management ou PM), permitindo que os sistemas informem

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automaticamente a finalizao de uma atividade, assim que um documento concludo e aprovado. Este tipo de recurso permite que se obtenha uma informao precisa do andamento do projeto, de maneira econmica e instantnea (LYON, 2000). Na prtica, as empresas de mdio e pequeno porte, com setores de engenharia contendo dezenas de projetistas, no possuem sistemas de informao capazes de realizar essa funo. Elas fazem uso de auditorias, sistemas de apontamento e levantamentos especficos para verificar a situao das diversas atividades e comparar com o plano de projeto inicialmente estabelecido. Isto eleva o custo do desenvolvimento, com o consumo extra de tempo de projetistas e tcnicos. Outro aspecto que tais sistemas dificilmente provem uma informao gerencial de qualidade, visto o carter perecvel e a quantidade de erros contidos neste tipo de informao. Consultando especialistas e a publicao especializada CAD Design, foram identificados dois sistemas utilizados principalmente por pequenas e mdias empresas de engenharia no Brasil, a saber: o gerenciador de documentos SMARTEAM da empresa Dassault e o MS Project da Microsoft. Estes sistemas foram adquiridos, instalados e analisados quanto sua estrutura e funcionamento. Em seguida, empreendeu-se uma anlise para identificar as estratgias de integrao, fsica e de dados possveis. A estratgia considerada mais vivel ao final da anlise foi implementada e testada em um cenrio, procurando-se identificar aspectos positivos e negativos. O trabalho investiga, portanto, as estratgias de integrao entre sistemas de controle de documentos e sistemas de gesto de projetos a partir de sistemas PDM e PM de fcil acesso s pequenas e mdias empresas. Uma primeira contribuio a descrio detalhada das estratgias possveis no caso das solues comerciais citadas. A estratgia adotada e desenvolvida utiliza um sistema complementar, especialmente desenvolvido e denominado de painel de controle, web-based, cuja funo consolidar os dados sobre o andamento dos projetos gerados pelos dois sistemas e que serve de interface entre eles. Um modelo terico sobre o funcionamento desta estratgia descrito e discute-se, ao final as implicaes, vantagens e desvantagens desta estratgia. O trabalho til aos pesquisadores interessados no desenvolvimento de sistemas integrados aos sistemas PDM, PLM, gesto colaborativa do desenvolvimento de produtos (cPDM Collaborative Product Data Management) ou PM. O modelo descrito pode ainda auxiliar pequenas empresas no desenvolvimento de sistemas integrados para gesto do ciclo de vida do produto empregando ferramentas comerciais ao alcance destas empresas.

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2. GESTO DO CICLO DE VIDA DO PRODUTO (PLM)

A Gesto do Ciclo de Vidade de Produto (Product Lifecycle Management PLM) um termo recente e que ainda recebe diferentes definies. De uma maneira simplificada, possvel identificar duas classes de definies. PLM como uma ferramenta. O primeiro formado por autores que se referem ao PLM como sendo um tipo especfico de aplicaes de software ou tecnologia de informao, capaz de integrar todos os dados do produto durante o seu ciclo de vida (SUDARSAN, 2005). O objetivo desta tecnologia permitir a melhoria do desempenho do processo por meio do controle dos dados do produto. As primeiras ainda com um enfoque muito forte sobre o conceito de Product Data Management (PDM) (STARCK, 2005). H vrios trabalhos nesta linha tais como os de Liu et al (2006), Kim et al (2006), Brown et al (2004),Kritisis et al (2003), Kaiyu et al (2006) e Hayder et al (2005). PLM como uma estratgia. H um segundo conjunto de definies que, em outro extremo, consideram o conceito como uma estratgia, isto , uma forma particular de obter benefcios em desempenho por meio da gesto integrada dos dados do produto, considerando a participao de todos os processos de negcio.

Este segundo tipo so as mais relevantes dentro da perspectiva das questes organizacionais que afetam o PLM. Existem muitos trabalhos que adotam esta perspectiva. Artigos como Guelere filho et al (2007), Hahn, Austing e Strickmann (2007), Sperandio, Robin e Girard (2007), Gunther et al (2007), e Oianfu et al (2007). Faz parte deste grupo definies dos principais vendors de software. Mas, a principal definio que faz parte deste grupo o do CIMDATA(2002), pois ela cita em todos esses trabalhos referenciados, sendo adotada como principal em parte significativa dele. Segundo o CIMDATA(2002): Product Lifecycle Management (PLM) uma estratgia de negcios cujo objetivo a criao, gerncia, disseminao e uso colaborativo da informao da definio de produto atravs da empresa, desde a concepo ao fim de vida integrando pessoas, processos, negcios, sistemas e informao (CIMDATA, 2002, traduo prpria). Este trabalho vai de encontro segunda definio. Define-se PLM como uma abordagem estratgica que visa melhorar o desempenho do processo de desenvolvimento de produto por meio da integrao de todos os componentes (pessoas, sistemas de informao e organizao), internos e externos, de forma colaborativa e visando melhorar continuamente o desempenho do processo de negcio (produtividade, custo, tempo, qualidade e valor para o cliente).

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Os potenciais benefcios da estratgia PLM so: a diminuio do tempo para introduo dos novos modelos do produto, maior capacidade de inovao, diminuio de erros e desperdcios de recursos no projeto e maior manufaturabilidade dos produtos (CIMDATA, 2002; e SUDARSAN, 2005). Tais benefcios originam-se do carter sistmico desta abordagem. A diminuio do tempo de desenvolvimento, por exemplo, advm de diferentes aspectos. Os engenheiros de produto podem encurtar o ciclo de mudanas de engenharia executando e aprovando as atividades apoiadas por controles de fluxo. possvel trabalhar com maior eficincia junto aos fornecedores para reutilizao de peas. Os executivos podem ter acesso a toda informao de produto importante, dos detalhes da linha de produo s taxas de falhas de peas e informaes de garantia coletados no campo (CIMDATA, 2002). Para que o conceito de PLM seja bem sucedido estabelecimento de padres dos dados e o projeto de arquiteturas de integrao necessitam ser administrados de modo que a informao anteriormente fragmentada, em diferentes ilhas de informao, encontrem-se disponvel de maneira integrada e transparente ao usurio (CIMDATA, 2002). Isto , independentemente se h um ou dois sistemas envolvidos, o usurio experimenta a sensao de uma soluo nica A estratgia PLM pode, portanto, ser aplicada em uma empresa por meio de uma soluo nica e integrada (um sistema PLM completo) ou pela integrao de vrios sistemas. Neste segundo caso, o projeto da arquitetura de informao fundamental e uma classe de sistemas exercer o papel central: os sistemas PDM, descritos a seguir. 3. SISTEMAS PARA GESTO DE DADOS DO PRODUTO (PDM)

Product Data Management (PDM) a tecnologia que integra e gerencia as informaes e processos de detalhamento do produto, do projeto do produto, manufatura at o suporte ao usurio final. Pode ser visto como uma ferramenta de integrao que conecta as diferentes reas envolvidas no desenvolvimento de produtos e garante que a informao certa esteja disponvel para a pessoa certa no momento certo (WILLIAM & LIU , 2003). Constitui-se como parte das funcionalidades do conceito PLM, restringindo-se s especificaes de produto e processo em si. As funcionalidades dos sistemas PDM podem ser divididas em gerenciamento do processo de desenvolvimento do produto e gerenciamento das informaes do produto e variam conforme o fabricante. Segundo Omokawa (OMOKAWA, 1999), h um conjunto de funcionalidades essenciais que caracteriza o sistema como um PDM. Elas podem ser divididas em dois grupos: funes principais e funes de apoio conforme o Quadro 1.

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Funes principais

Funes de apoio

Comunicao e Notificao viabiliza Data vault (Cofre de dados) controla a criao e a comunicao e notificao entre os aprovao de documentos e partes do produto, a usurios, e mantm interface com o segurana e o acesso aos dados, o relacionamento entre sistema de e-mail; os dados, o check-in e o check-out; Transferncia de dados mecanismos Workflow automatiza os processos atravs da de troca de dados entre usurios do circulao, roteamento e controle das tarefas; sistema, e entre diferentes aplicativos; Gerenciamento da Estrutura de Servios de Visualizao e Produto/Gerenciamento de Configurao controla a Comentrios (markup) mecanismos lista de materiais (BOM), estrutura de partes e de de visualizao rpida de imagens e documentos, gerenciamento da configurao do produto; redlines (anotaes eletrnicas) sem a Classificao e Recuperao sistema de identificao necessidade de executar o aplicativo de e classificao de componentes e ferramentas de buscas origem; rpidas e recuperao de informaes; Administrao configurao e Gerenciamento de Projetos funes de planejamento customizao, controle de usurios, e controle de projetos, controle de prazos e alocao de administrao do sistema. recursos.

Quadro 1 - Funcionalidades de Sistemas PDM Ao analisar as funcionalidades de um sistema PDM pode-se constatar a abrangncia em termos de impacto na rotina da organizao, sendo de fundamental importncia a adequao entre os processos e prticas da empresa s possibilidades oferecidas pelo sistema computacional. Na prtica, isso significa que a forma de implantao e parametrizao fundamental para o sucesso na adoo destes sistemas. Projetos de implantao caros e que terminam com a utilizao parcial dos recursos do sistema so comuns e culminam na subutilizao do sistema. Esse aspecto crtico principalmente para pequenas e mdias empresas, isto , quelas contendo at duas dezenas de projetistas, aonde a disponibilidade de recursos para teste deste tipo de soluo escassa. o caso de empresas que adotaram solues PLM ou PDM aps a introduo do CAD 3D (Computer Aided Design), estudadas pelo pesquisador durante o levantamento de dados desta pesquisa. Os arquivos 3D de produto apresentam relacionamentos pea-montagem que impossibilitam o controle por meio da rede local, prtica tradicionalmente instituda no mundo do CAD 2D (LIU & WILLIAM, 2001). Os problemas, tais como dificuldades no controle de verses, motivam a aquisio de solues PLM ou PDM. Sem cuidados na implantao, as empresas deixavam de utilizar funes como workflow e adotaram tais sistemas como simples organizadores de arquivos CAD, inutilizando seu potencial quanto o aprimoramento da gesto. Deve-se notar que os sistemas PDM oferecem duas funcionalidades que formam o ncleo central em qualquer estratgia PLM: a estrutura de produto e o armazenamento dos dados do produto. Elas so essenciais em todas as etapas e reas da gesto do ciclo de vida do produto. Uma delas o planejamento e controle do projeto, apresentado a seguir.

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4. SISTEMAS DE GESTO DE PROJETOS (PM)

Projeto um empreendimento de natureza nica, seja pelo produto que gera ou caractersticas do cliente e condies de realizao do projeto tais como a localizao e pessoas envolvidas. Um projeto tem um fim bem definido, ou seja, tem um objetivo claro, uma vez atingido, caracteriza o final do projeto. Isto faz com que o desenvolvimento de um novo negcio, por exemplo, possa no ser considerado um projeto (PMBOK, 2004). Recentemente, diversas iniciativas vm sendo adotadas para estabelecer padres de gerenciamento de projetos, que possam ser adotados nos mais variados segmentos da indstria. O Project Management Institute - PMI vem consolidando as melhores prticas no gerenciamento de projetos e publicando-as em seu PMBOK Project Management Body of Knowledge (MORONI & HANSEN, 2006). Segundo PMBOK (PMBOK, 2004), o ciclo bsico do gerenciamento de projetos pode ser dividido em cinco etapas, que compem diversos processos: (i) processos de iniciao; (ii) processos de planejamento; (iii) processos de controle; (iv) processos de execuo; (v) processos de encerramento. Na fase de iniciao so estabelecidas as apresentaes do projeto, escopo, autorizaes, etc. Na fase de planejamento o projeto refinado, as atividades so definidas, alocam-se os recursos, estimam-se prazos, custos e demais opes para atingirem-se os objetivos. Na fase execuo e controle se estabelecem os princpios para o controle de pessoas e recursos e monitoramento do andamento das etapas do projeto. A ltima etapa diz respeito ao encerramento do projeto, documentos de encerramento so criados e relatrios so produzidos para registrar os pontos positivos e negativos do projeto (MORONI & HANSEN, 2006). Gerenciar projetos tambm uma atividade que depende da tomada constante decises, as quais podem ser baseadas apenas na experincia e bom senso. A qualidade resultado depender do nvel de informao disponvel e poder ser melhor com o uso tcnicas de simulao ou anlise. Da a importncia no uso dos sistemas de apoio gerenciamento de projetos (PIETRO, 2002). de do de ao

H inmeros aplicativos no mercado. As principais funcionalidades, resumidas por ROZENFELD et al. (ROZENFELD et al, 2006)so apresentadas na Quadro 2. As informaes de entrada so oriundas no apenas da equipe de projeto, mas tambm do cliente, o patrocinador, fornecedores, entre outros colaboradores envolvidos. Isso representa outro desafio. Como acontece em qualquer sistema de informao aonde no h dados de entrada confiveis, corre-se o risco denominado de GIGO garbage in, garbage out, em uma traduo livre, se entra lixo, sai lixo (PIETRO, 2002).

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Funcionalidade Gesto de calendrio e agenda Gesto de atividades

Descrio permite a organizao e programao de calendrios para o projeto, recursos ou tarefas permite registrar, visualizar e organizar em nveis as atividades Gerenciamento das pessoas e materiais para o projeto, Gesto de recursos permitindo clculos de disponibilidade, facilitando o acompanhamento do trabalho dos times. Gesto de custos permite um controle financeiro mais apurado do projeto. Ferramentas de auxilia no acompanhamento do projeto, atravs da monitoramento gerao de linhas de acompanhamento permite a anlise do portflio da empresa, gerenciando Gerenciamento de mais de um projeto simultaneamente e compartilhando mltiplos projetos dados entre esses projetos Quadro 2 - Funcionalidades de Sistemas de GP Sabe-se tambm que a comunicao eficiente e contnua sobre o andamento do projeto essencial para a motivao da equipe, coordenao das atividades e rpida identificao e soluo dos problemas que surgem durante o projeto. O gerenciamento da comunicao envolve determinar as informaes necessrias s partes envolvidas no projeto, internas e externas empresa: quem precisa de informao, quando sero necessrias, como devem ser fornecidas e por quem. Embora todos os projetos necessitem transmitir suas informaes, as necessidades de informaes e os mtodos de distribuio variam enormemente. Identificar as necessidades de informaes das partes envolvidas e determinar os meios adequados para o atendimento dessas necessidades um fator importante para o sucesso do projeto (PMBOK, 2004). A integrao entre sistemas de gesto de dados do produto (PDM) e gesto de projetos (PM) assume, portanto, um papel fundamental. Ela permite que informaes sobre documentos, resultados concretos do projeto, possam ser transformadas e trabalhados de forma a gerar indicadores de progresso robustos e orientados para resultados. Pode evitar tambm desperdcios de tempo em apontamentos e levantamentos de dados para a tomada de decises. Recentemente vem sendo empregado o conceito Enterprise Project Management Systems para designar o sistema integrado, dentro da rea de gerenciamento de projetos, o qual iria alm das funcionalidades clssicas apresentadas na tabela 2 (MICROSOFT, 2003). No caso de projetos especficos de desenvolvimento de novos produtos, a integrao natural com o conceito de PLM. Isso porque os dados e informaes de projetos de produto so mais complexos que em outras reas, como projetos de servio e administrativos.

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5. CENRIO DE ENGENHARIA INTEGRADA

Cenrio definido como um conjunto de artefatos que permitem simular ou representar uma empresa real (ROZENFELD et al, 2003). Tal qual um conjunto de objetos em um cenrio de teatro, visa-se obter um instrumento que simule o ambiente e os problemas reais de uma companhia. Na prtica a concepo de uma empresa fictcia baseado em alguns elementos que lhe fazem um ambiente quase inteiramente real, isto , seu nome, segmento, produtos produzidos e itens recebidos, clientes, fornecedores, funes, cargos, estratgia, organograma e modelo de referncia. A abordagem de cenrio desenvolvido por Rozenfeld et al (2003) voltada para ensino e teste de softwares. Neste conceito, um cenrio se inicia pela definio das caractersticas da empresa fictcia, o produto e o modelo da referncia; conforme a aplicao de aprendizagem. Neste caso trata-se de demonstrar a funcionalidade de um PDM no auxlio gesto do desenvolvimento de produto (DP). Define-se ento uma empresa fictcia, similar a uma empresa real, de forma que permita demonstrar situaes mais prximas da realidade possvel. O elemento o modelo de processo de desenvolvimento de produtos. Ele representa as atividades, informaes, recursos e a organizao de tal maneira que fornece a visualizao do auxlio dado pelo PDM ao PDP. Outro elemento bsico a empresa modelo, um jogo das descries das caractersticas da companhia simulada, tais como uma descrio de suas unidades organizacionais, da estrutura das unidades, de seus empregados e de outras informaes sobre a companhia que possam ser julgadas interessantes. O cenrio deve incluir uma descrio das caractersticas e das especificaes do produto desenvolvido, de projetos, de BOM (Bill of Material) e de toda a outra informao pertinente sobre o produto, para que possam ser verificados vrios modos de auxlio dado pelo PDM (Rozenfeld et al, 2003). Baseado nestes elementos fundamentais do cenrio, um script pode ser criado, por exemplo, uma histria de uma mudana de engenharia com o auxlio de um PDM e o conhecimento acumulado. A aplicao principal da abordagem de cenrio o ensino. Segundo ROZENFELD et al. (2003) os principais benefcios desta proposta de aprendizagem, comparados a outros mtodos tradicionais de ensino, so: Os participantes assimilam mais conhecimento porque muitos dos conceitos que os estudantes aprendem pela realizao do trabalho remanescero com o estudante mais tempo do que aqueles aprendidos em uma aula; As pessoas s percebem a complexibilidade de interaes entre os diversos elementos envolvidos, quando enfrentam uma situao real;

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Uma viso holstica e integrada que permite ao estudante compreender a contribuio dada ao processo. Barbalho et al (2003) apresentam uma avaliao da aplicao desta abordagem no ensino de desenvolvimento de produtos. Porm, os elementos desenvolvidos para um cenrio podem ser reaproveitados em novos cenrios e tambm para testes de softwares. No caso deste trabalho empregou-se o conceito de cenrio para testar a integrao desenvolvida. 6. METODOLOGIA

O desenvolvimento deste trabalho baseado na abordagem metodolgica da pesquisaao, ou seja, com a interveno dos pesquisadores/participantes. Segundo Thiollent (THIOLLENT, 1998), a pesquisa-ao recomendada para novas abordagens. Quando o pesquisador precisa explorar novas idias e criar conhecimento em aspectos prticos. Os dados foram coletados a partir de um dirio descrevendo o desenvolvimento e implantao do sistema. As anotaes foram feitas durante todas as etapas do desenvolvimento, a partir de anlises sistemticas. Todas as parametrizaes realizadas, procedimentos de instalao e os cdigos elaborados foram registrados, de forma que esta integrao possa ser reproduzida. 7. RESULTADOS

Instalaes das Ferramentas e Parametrizao dos Sistemas Para desenvolver a integrao foi criado um cenrio (conjunto de artefatos que permitem simular ou representar uma empresa real) de uma empresa de bicicletas, baseado no modelo de PDP (ROZENFELD et al, 2003; e ROZENFELD et al, 2006). Simulou-se o desenvolvimento de uma bicicleta por meio de todas as fases do processo de desenvolvimento de produto, conforme o Modelo Unificado (ROZENFELD et al, 2006). O sistema PDM foi parametrizado conforme as necessidades e requisitos do cenrio. A customizao foi realizada em duas etapas, a saber: parametrizao dos dados bsicos (estrutura de produto, metadados de projeto e organizao e classificao dos documentos) e parametrizao do workflow. Elas so descritas nos itens abaixo. Preparao do cenrio SmartBike O cenrio utilizado o de uma empresa fictcia de bicicletas denominada de SmartBike. Este cenrio foi criado em um projeto paralelo a esta pesquisa. O primeiro passo foi o estudo do setor, por meio de um levantamento de dados, visitas a comrcios de bicicletas e fbricas.

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Em seguida, estudou-se o modelo de referncia unificado (Rozenfeld et al, 2006) e deu-se incio a construo dos elementos que compe um cenrio; segundo os conceitos apresentados na reviso bibliogrfica. Levou-se em considerao a realidade de uma empresa do setor e as melhores prticas de desenvolvimento de produtos identificadas no modelo de referncia. Como resultado, forma gerados os vrios elementos e artefatos. Definiu-se que a SmartBike atua apenas nos segmentos de esporte e lazer, no participando dos segmentos infantil e de transporte. Definiu-se que a empresa possui quatro concorrentes de mercado. Os dois segmentos que ela pertence correspondem a 18% (900.000) do mercado total de bicicletas, sendo que a empresa possui 41% do segmento de esporte e compete apenas com mais uma empresa nesse segmento, e 23% do de lazer, sendo a segunda fornecedora do segmento entre as cinco que pertencem ao segmento. A linha de bicicletas da empresa composta de quatro famlias, que pretende atender do usurio casual at o mais exigente, so elas: Mountain Bike (MTB); Mountain Bike Plus (MTBP), voltada para um nicho com maior poder aquisitivo; Mountain Bike Full Suspension (MTBFS), com componentes de alto desempenho; e Speed Bike (Speed). Para compor o cenrio foram gerados as seguintes informaes: layout do sistema produtivo, histrico de criao da empresa, modelo de referncia de desenvolvimento de produtos, estrutura organizacional (organograma contendo personagens em cada cargo e descrio das responsabilidades de cada cargo) e os vrios artefatos gerados no desenvolvimento do produto bicicleta (exemplos, portfolio de produtos, desenhos das peas e montagem de um dos produtos; dois exemplos de planos de fabricao, roteiro macro, entre outros). Customizou-se tambm um workflow. Configurao dos Dados Bsicos A configurao dos dados bsicos consistiu na definio dos modelos (template) de documentos e da taxonomia e estrutura (rvore) segundo a qual tais documentos seriam organizados. Esta customizao foi realizada atravs da ferramenta chamada SMARTEAM Data Model Designer, que instalada junto com o mdulo do SMARTEAM Editor do software. A ferramenta permite a customizao de toda a estrutura da empresa. O template final possui 5 classes pai (estratgia de produtos, informaes sobre mercado, informaes sobre tecnologia, informaes sobre produtos e modelo de referncia) e suas classes filho. Produto e Projeto do Produto so filhos de informaes sobre produtos. O resultado final foram 18 classes principais, sendo possvel criar relacionamentos entre elas e as 7 classes secundrias (materiais, conhecimentos, padres, contatos, usurios, documentos e itens). Uma vez realizada as parametrizaes, o sistema foi carregado com os dados do cenrio. Foram cadastradas todas as informaes da empresa, como os produtos, colaboradores (personagens fictcios conforme o organograma da empresa), desenhos CAD dos componentes, sistemas e montagem final da bicicleta e demais informaes do desenvolvimento de produtos da empresa tais como formulrios de problemas em campo,

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formulrio de requisitos e usurios com suas devidas permisses de acesso aos dados da empresa. Configurao do Workflow Aps inserir todos os dados da empresa de bicicleta, elabou-se um estudo sobre os fluxos necessrios. O primeiro conjunto de fluxos implementado o relacionado com as atividades de mudana de engenharia. Empregou-se o modelo de Engineering Change Management apresentado no Modelo Unificado (ROZENFELD et al, 2006). Ele fruto de uma sntese de publicaes na rea. Um breve resumo de cada fluxo apresentado no Quadro 3. Utilizou-se, ento, a ferramenta Flowchart Designer, instalada junto como o SMARTEAM Editor, para a criao e testes dos fluxos. Incluiu-se, em seguida, fluxos para atividades gerais do projeto e de homologao. Anlise das Estratgias de Integrao Depois de instalados e parametrizados o SMARTEAM e o MS Project foram identificadas as seguintes estratgias de integrao possveis: Fluxo a) Encaminhar Problema: Descrio Nesse fluxo, qualquer pessoa da empresa que identificar um problema pode iniciar o fluxo. Esse problema ser analisado pelo setor de engenharia que optar por iniciar ou no uma ECR. Iniciado por qualquer pesssoa dentro da empresa e formaliza o pedido de alterao, indicando o possvel problema. Em alguns casos pode conter tambm uma possvel soluo vivel para esse problema. Contm a soluo aprovada pela ECR, assim como as atividades de planejar, executar e implementar mudana.

b) ECR: (Engineering Change Request)

c) ECO: (Engineering Change Order)

d) ECO Relmpago: Verso simplificada da anterior que no apresenta a possui as atividades fase de implementao de mudana. iniciais da ECO Quadro 3 - Fluxos de mudana de engenharia implantados 1) Mdulo web e de Gesto de Projetos do SMARTEAM. O sistema possui uma ferramenta de gesto de projetos e um mdulo web. Essa foi a primeira estratgia analisada. Ela se mostrou invivel devido o fato do sistema (verso V5R16) no gerenciar apropriadamente o pool de recursos, isto , consolidar os dados de utilizao de todos os recursos. Ela permitia analisar graficamente um projeto por vez.

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2) Scripts no prprio sistema SMARTEAM. O sistema permite a incorporao de scripts em telas e botes, preparados em VB. Essa estratgia consistiria de incluir macros em telas do mdulo do workflow que permitissem armazenar em bases de dados as informaes relativas h horas disponveis. No foi possvel identificar mtodos suficientes para implantar esta estratgia. Pelo menos, segundo as informaes disponveis na documentao do sistema entregue aos usurios. Portanto, a estratgia foi descartada. 3) Leitura da base de dados por meio de mdulo especialmente desenvolvido. Empregando-se um sistema especialmente desenvolvido, mais tarde denominado de Painel de Controle, capaz de consultar os dados diretamente da base de dados (SQL 2000) e gerar relatrios. Esta foi a estratgia considerada mais vivel e promissora. No Quadro 4 apresentam-se as vantagens e desvantagens de cada estratgia. Desenvolvimento e Implantao da Integrao A estratgia de integrao escolhida resumida na figura 1. O sistema PDM (SMARTEAM) alimentado com os dados do produto, como desenhos, estrutura de produto e outros (passo 1 na figura 1) e eles so armazenados no banco de dados (passo 2). As tarefas do projeto so controladas por fluxos do workflow, descritos na tabela 3 (passo 3). Ao final de cada fluxo, o sistema PDM armazena a quantidade de horas gastas na tarefa (passo 4). O prximo passo foi criar a ferramenta denominada de Painel de Controle, capaz de ler e sumarizar as informaes contidas na base de dados do sistema. A ferramenta busca esses dados em vrias tabelas do PDM e os sumariza (passo 5 na figura 1). Os dados utilizados foram data de criao, data limite, data de trmino, status do fluxo, projeto ao qual pertence, produto ao qual pertence e o ID do fluxo. O mdulo foi implementado utilizando a tecnologia Java Server Pages (JSP) e armazena os dados sumarizados em um banco de dados (My SQL). Estratg Vantagens A instalao ocorre junto com o mdulo web do software. A autorizao aos acessos a mesma do sistema. Visualizao do cronograma pelo Viewer. Os relatrios so gerados automaticamente aps o termino de cada fluxo. Possibilidade da utilizao dos dados de recursos (horas gastas, funcionrio, etc) Permite o gerenciamento dos recursos. Permite diferentes anlises atravs da criao de diferentes relatrios (projetos, Desvantagens Dificuldade em realizar a instalao do mdulo de integrao. Gerenciamento no apropriado do pool de recursos. Os dados de horas gastas no so alimentados automaticamente no cronograma. Dificuldade em obter os mtodos para criar os scripts. Dificuldade em armazenar e consolidar os dados de todos os relatrios gerados. Os relatrios no so gerados automaticamente A exportao dos dados para o excel

1)

2)

3)

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produtos, global) O relatrio gerado consultando diretamente os dados da base de dados possvel exportar os dados para outras ferramentas de gesto de projetos.

no automtica A importao para o MS Project s poder ser feita aps a exportao dos dados para o Excel

Quadro 4 - Vantagens e Desvantagens das Estratgias Com os dados foi possvel gerar um relatrio web contendo dados sumarizados de cada fluxo criado no workflow. O relatrio contm o ID e o status do fluxo, a quais projeto e produto esse fluxo pertence, datas de criao, limite e trmino do fluxo. As datas permitem calcular as horas previstas para a durao do fluxo e a quantidade de horas atrasadas, no caso das tarefas cujo prazo foi encerrado. Cada fluxo est atrelado a um determinado projeto, permitindo gerar um relatrio web e em Excel contendo os dados sumarizados de cada projeto (passo 6). Um exemplo de relatrio apresentado no canto superior direito da Figura 2. Por fim, empregou-se este relatrio como dados de entrada para o MS Project (passo 7). Aproveitaram-se as funcionalidades existentes de importao de dados do MS Excel. Criou-se um modelo de documento com os campos devidamente mapeados de forma que o usurio no precisa entender tecnicamente como a integrao funciona, basta acessar os menus padro de importao do prprio sistema. Ao fazer isso, os dados so incorporados ao Excel e o usurio poder visualizar a situao do conjunto de projetos que est em andamento (passo 8). Utilizando o MS Project, ele poder ento gerar diversos tipos de relatrio de status e controlar o pool de recursos, utilizando as informaes para a tomada de decises.

Figura 1 - Estratgia de Integrao escolhida

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Figura 2 - Relatrios e Integrao com o MS Project

8. CONSIDERAES FINAIS E CONCLUSO

Os testes realizados a partir de simulaes do uso dos aplicativos, com a integrao, demonstram a viabilidade da estratgia de integrao escolhida. Nos testes foi possvel realizar o ciclo planejamento e acompanhamento de um projeto fictcio, diretamente a partir de fluxos do workflow O produto escolhido para o cenrio, bicicletas, se assemelha bem aos problemas de montagem e de gesto de configuraes, comuns ao encontrados nos setores automotivos. O artigo contribui, portanto, ao descrever como as funcionalidades de workflow, de gesto de projetos e de integrao de dados com o excel e do PDM podem auxiliar durante o acompanhamento e controle dos projetos neste setor. Adicionalmente, o artigo descreve os dados e passos, podendo servir como orientao a profissionais destas empresas. A integrao no complexa e pode apresentar ganhos significativos em relao situao padro, usual em muitas empresas (apontamento via planilhas com dados qualitativos estimados por projetistas e gerentes), com um controle feito no MS Project, utilizando o PDM, o workflow e integrao com dados do excel para fornecer os dados, alm do status, dados das horas gastas oriundos do workflow. Julga-se vivel a adaptao da proposta em

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uma empresa, com o potencial de se obter os benefcios gerados pela gesto dos projetos, sendo esta uma primeira proposta de trabalho futuro. O modelo utilizado pode ser tambm flexibilizado e expandido permitindo o uso, nas etapas finais (passos 6 e 7), de outras ferramentas de Gesto de Projetos, alm do MS Project. Basta a ferramenta ser capaz de ler dados em excel ou arquivo texto. Para validar esta hiptese, uma continuao do trabalho j est em andamento: a integrao do relatrio em JSP com a ferramenta de software livre para gesto de projetos denominada DotProject. Ela possui a vantagem de ser web, permitindo o gerenciamento distncia. O sistema utiliza base de dados (MySQL), possibilitando a insero direta dos dados na base de dados. Outra oportunidade de melhoria para o trabalho seria utilizar o padro PMXML (um padro XML para gerenciamento de projetos), este consiste na padronizao dos dados a serem utilizados para a gesto de projetos. Os sistemas de gesto de projetos baseados em PMXML permitem compartilhar facilmente os dados dentro da organizao e entre diferentes organizaes e seus respectivos sistemas de gerncia (VOLZ, 2007). A utilizao do padro poderia auxiliar no gerenciamento, pois no necessria a utilizao de muitos filtros para realizar a importao/exportao dos dados, ajudando os usurios a transferir os dados para outros sistemas ou compartilhar as informaes entre os usurios mais facilmente. Trata-se de uma soluo que preservaria os investimentos da empresa e permitiria, em tese, a integrao entre sistemas distintos em um mesmo projeto, permitindo que diferentes equipes adotem solues distintas. Considerando a tendncia de desenvolvimento de sistemas orientados a servios, o SOA, esta estratgia de integrao poderia ser adotada como uma etapa de transio. Isto , mantm-se os sistemas atuais e criam-se servios na web, baseados em padres tais como o PMXML, que oferecessem funcionalidades similares ao Painel de Controle proposto neste trabalho. O modelo de integrao apresentado permitiria, ento, integrar os sistemas existentes e aos poucos substitu-los por servios oferecidos na web via componentes e objetos distintos. O trabalho demonstra que pesquisas nesta rea so importantes para criar ferramentas PLM simples e disponveis para a realidade das mdias e pequenas empresas (PMEs). REFERNCIAS BARBALHO, S.; AMARAL, D.C.; ROZENFELD, H. Teaching product development based on the concept of integration scenarios: evaluation and guidelines for application. Product: management & development., v.2,n.1, 2003 BROWN, D.; LEAL, D.; MCMAHON, C.; CROSSLAND, R.; DEVLUKIA, J. A Webenabled virtual repository for supporting distributed automotive component development. International Journal of Advanced Engineering Informatics, v.18, n.2, p.173-190, 2004. CIMDATA, Inc. Product lifecycle management: empowering the future of business. White-paper. 2002.

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