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br/sped_7_dicas_importantes SPED :Um Projeto em sua Empresa e seus Impactos sempre importante ressaltar que o Sped deve ser tratado como um projeto na empre sa. Isto por que sua abrangncia vai alm dos limites da contabilidade ou do departa mento fiscal, no podendo ficar a cargo apenas do Contador sua implantao. Tratado como um projeto h que se eleger um responsvel que acompanhado de represent antes de todos os departamentos envolvidos possam avaliar o impacto das mudanas t razidas pelo novo programa e definir que caminhos seguir. Em linhas gerais posso destacar alguns pontos que merecem ateno para as omo um todo lembrando claro que em cada empresa o impacto diferente e tos no abordados aqui podem ser importantes. O que pretendo apenas dar nicial apontando itens que certamente sero impactados para a maioria das . DICA 1 CONHECER A LEI empresas c outros pon um pontap i empresas

Julgo ser este o primeiro passo para entrar no assunto. necessrio saber do que es tamos tratando, o que diz a lei, como o fisco chegou a esta lei, quais os objeti vos, quais os pontos principais, onde o fisco quer chegar, onde sua empresa quer chegar. Essa primeira etapa deve ser cumprida por todos os participantes envolvidos no p rojeto e se possvel, por todos os colaboradores afim de que tenham noo e saibam o p or que das mudanas que devero ocorrer. Este conhecimento pode ser buscado de diver sas formas e em diversas fontes tais como cursos, livros, palestras, matrias, blo g, site da Receita Federal, etc. H que se ter a devida ateno ao fato de que uma, ou algumas pessoas devero ir alm da e tapa de apenas conhecer a legislao mas devero acompanh-la, interpret-la e difundi-la na empresa de modo a que os efeitos das constantes mudanas sejam refletidos na ro tina da empresa mesmo depois de implantado o projeto. A mudana na legislao constant e e cada mudana pode trazer uma srie de efeitos depois de j implantado o projeto na empresa. Acompanhamento da legislao passa a ser uma importante rotina dentro do Sped. DICA 2 FAZER DO LIMO A LIMONADA

A tendncia mais forte em todos ns contadores,empresrios, trabalhadores olhar com de sconfiana para toda iniciativa de mudana vinda do fisco. E isto no de todo sem fund amento j que nossa experincia mostra que cada vez que o governo mexe em algo quase sempre para aumentar a carga tributria ou criar novas tarefas. Minha dica, no entanto, vem no sentido contrrio de buscar nestas mudanas, que no se ro pequenas, a oportunidade de melhorar e aperfeioar os processos internos dentro da empresa. J que ser inevitvel reavaliar, incrementar a maneira como diversas atividades so rea lizadas faamos deste momento a chance de passar a realizar os trabalhos com maio r eficincia, maior profissionalismo, automatizando o que for possvel, eliminando vc ios e aes incompletas, ou seja, aes quebra galho .

possvel vislumbrar no projeto alguns ganhos em relao diminuio da quantidade de pap eferentes s notas e livros fiscais, a diminuio na necessidade de espao para armazena mento de documentos, a automatizao de diversos processos atravs da importao de arquiv os das notas fiscais emitidas e recebidas, incremento no contato com clientes e

fornecedores na medida em que as informaes possam fluir com maior velocidade e mai or confiabilidade atravs dos meios eletrnicos, o chamado comrcio B2B (Business to Business) com a troca eletrnica de arquivos. Acredita-se ainda que haver um aumento da competitividade pela diminuio da sonegao d os impostos. DICA 3 IDENTIFICAR OS ATINGIDOS

Aps o conhecimento da lei devemos identificar na empresa os departamentos que sero impactados pela implantao do projeto Sped. Essa etapa de suma importncia para que se possam definir as aes seguintes. Departamento Fiscal: Para algumas empresas poder haver impacto financeiro significativo na escolha do sistema para gerao do Sped Fiscal, isto por que o fisco no disponibilizou para as e mpresas o programa, mas to somente o lay-out para que os prprios contribuintes des envolvessem o programa. Junto com o faturamento ser o setor que dever sofrer os maiores impactos j que depe nder de dados e aes de diversos outros departamentos para cumprir a obrigao fiscal. F alhas porventura ocorridas nos cadastros de clientes, fornecedores, produtos pod em afetar a entrega do Sped Fiscal. Falta de informaes do contas a pagar ou contas a receber tambm podem prejudicar a entrega do Sped Fiscal.

Departamento de Contabilidade: Muitos dos procedimentos contbeis devero ser automatizados atravs da importao do arqu ivo digital da NF-e. Haver necessidade da adequao das informaes do plano de contas para prestar informaes fisco. Assim como no caso do Sped Fiscal, a gerao do Sped Contbil tambm depende do desenvol vimento de um programa baseado no lay-out definido pelo fisco o que poder gerar g rande impacto financeiro. Departamento de Compras e Departamento de Vendas Nestes dois departamentos encontramos um dos pontos fundamentais tanto para o Sp ed Fiscal e Contbil como tambm para a NF-e, j que destes setores que se originam os cadastros de fornecedores e clientes. Portanto fundamental a colaborao deles na a dequao e manuteno dos cadastros em boa ordem seguindo o modelo legal afim de evitar impedimentos nas operaes da empresa. Departamento de Informtica T.I. pea chave no desenvolvimento e no sucesso do projeto. So os recursos tecnolgicos qu e devero promover o fluxo e a interligao das informaes dos diversos departamentos de forma que os programas Fiscal, Contbil e NF-e possam ser devidamente alimentados. Caber tambm ao setor de informtica a definio dos programas a serem utilizados, bem co mo definir tambm os melhores meios de armazenar os documentos digitais que sero ge rados daqui por diante. E por fim caber tambm a este setor a definio dos procedimentos para garantir a segur ana da informao eletrnica circulando na empresa e fora dela. Departamento de Logstica: Dever sofrer impacto na questo do recebimento das mercadorias onde h a necessidade da conferncia do documento representativo da NF-e, o Danfe, para checagem da sua validade, conferencia esta que deve ser realizada na internet. A sada das mercadorias vendidas tambm devem ser modificadas pelo fato de que haver necessidade de solicitar autorizao do fisco a cada nota fiscal emitida, ou seja, o caminho s sai de pois de autorizada a nota fiscal pelo fisco. As modificaes nestes processos podem ser tambm um diferencial competitivo quando a

empresa puder fazer com que estas informaes eletrnicas sejam envidas aos clientes, ou recebidas dos fornecedores antes mesmo da sada mercadoria o que pode adiantar alguns procedimentos e agilizar os despachos e recebimentos. Departamento de Faturamento: Este departamento ter grande importncia principalmente na emisso da NF-e pois onde se aparecero os efeitos, positivos ou negativos, da adequao do cadastro de cliente s, materiais, classificaes fiscais, tributao, planos de contingncia. Problemas neste departamento podem at impedir a empresa de realizar suas operaes de vendas. Departamento Financeiro: onde dever surgir os efeitos monetrios do projeto Sped. Aquisio ou desenvolvimento dos sistemas (fiscal, contbil, nf-e), a participao dos fun cionrios em cursos, fruns, eventos, desenvolvimento ou terceirizao de estrutura de a rmazenamento digital, adequao da infra-estrutura (hardware, sistemas de integrao, ba nda larga, no break, geradores de energia eltrica,certificao digital, etc). Todos estes pontos causam efeitos financeiros que precisam ser planejados levand o em considerao disponibilidade de caixa e prazo para implantao do projeto. DICA 4 PREPARAR A SADA DE EMERGNCIA

importante a definio de esquemas de emergncia j que por estarmos tratando com a tecn ologia torna-se imperioso prever a ocorrncia de falhas. Na legislao temos algumas previses para emisso de notas fiscais eletrnicas em situao contingncia (scan, dpec,formulrio de segurana) as quais sero vistas logo mais no de correr do livro, no entanto as solues apresentadas pelo fisco no so suficientes para que a empresa possa cruzar os braos para esta questo. Outras aes so requeridas tais com manter um estoque de formulrios de segurana na empresa, dispor de um meio de c onexo em banda larga alternativo, dispor de no-break ou gerador e conhecer o func ionamento do sistema emissor de NF-e fornecido pelo fisco. DICA 5 COMEAR O QUANTO ANTES

Como possvel perceber pelos itens precedentes a implantao do projeto tarefa de md o e longo prazo pelo fato de influir e exigir providncias em diversos setores da empresa. Desse modo h que se ter a ateno na observncia dos prazos obrigatrios para o cumprimento das exigncias legais buscando assim livrar a empresa da exposio a risco s, os quais podem ser traduzidos tanto em riscos fiscais por conta das multas e demais penalidades, como tambm os riscos comerciais representados por uma impossi bilidade na emisso de notas fiscais. A ordem : comear a tratar do assunto o quanto antes ! DICA 6 - COMPROMETER A ALTA ADMINISTRAO COM O PROJETO Como foi possvel percebermos, o alcance dos efeitos do projeto Sped vai muito alm dos departamentos fiscal e contbil como comum acontecer nas diversas alteraes legai s que o fisco promove frequentemente. Neste caso quase toda a empresa ser atingida e aquela pessoa ou aquela equipe que ficou responsvel pela implantao do projeto necessita contar com todo apoio da alt a direo da empresa comprometendo-se tambm com o sucesso da empreitada. Sem este respaldo torna-se muito mais complicado contar com a colaborao de todos o s departamentos na busca do objetivo comum. DICA 7 REVEJA AS DICAS

Neste momento que voc leitor est ainda no incio do livro estas dicas aqui colocada s tem o objetivo de alert-lo e chamar sua ateno para pontos que devem ser levados

em considerao durante a leitura. No entanto minha recomendao para que ao chegar ao final do livro voc volte e repass e cada uma das dicas pois elas faro ainda muito mais sentido e podero ser melhor u tilizadas. Divulgue estas dicas entre os responsveis pelo projeto dentro da sua empresa, ent re os membros de sua equipe e entre os colaboradores da empresa em geral objeti vando informar e alertar a todos sobre a importncia e o alcance destas mudanas. (extrado do livro SPED e NOTA FISCAL ELETRNICA , autor Antonio Srgio de Oliveira, Edit ora Nota Dez )