Você está na página 1de 60

A folha de clculo ................................................................................................................................... 3 O ambiente de trabalho do Excel ........................................................................................................... 4 Os frisos do Excel ................................................................................................................................... 5 Usar as funcionalidades do friso ............................................................................................................

6 O BOTO DO OFFICE .............................................................................................................................. 8 Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ............................................................................................. 12 OUTROS COMANDOS E OPES .......................................................................................................... 12 Barra de Estado .................................................................................................................................... 13 PERSONALIZAO DO EXCEL ............................................................................................................... 13 OPERAES COM FOLHAS DE CLCULO .............................................................................................. 17 Criar um documento novo ............................................................................................................... 17 Abrir um documento preexistente .................................................................................................. 19 Abrir mltiplos documentos ............................................................................................................ 20 Guardar um documento................................................................................................................... 21 Fechar o documento ........................................................................................................................ 22 Trabalhar com folhas ........................................................................................................................... 22 - Alterar o nome ............................................................................................................................... 23 - Inserir folha .................................................................................................................................... 24 - Mover ou Copiar ............................................................................................................................ 25 Colunas, linhas e clulas....................................................................................................................... 26 Inserir e apagar linhas e colunas .......................................................................................................... 29 INTRODUO DE DADOS ..................................................................................................................... 31 Tipos de dados ................................................................................................................................. 31 Introduo de dados ........................................................................................................................ 31 Introduo de dados num conjunto de clulas................................................................................ 32 Introduo de sries de dados dados repetidos ........................................................................... 33 Introduo de sries de dados sequncias numricas.................................................................. 34 Introduo de sries de dados sequncias de datas..................................................................... 35

Edio de dados numa clula ........................................................................................................... 36 Formatao de clulas Dimenses .................................................................................................... 37 Formatao de clulas Cores e Limites ............................................................................................. 39 Formatao de clulas Dados ........................................................................................................... 40 CLCULOS............................................................................................................................................. 43 Frmulas com operadores bsicos....................................................................................................... 43 Frmulas com funes ..................................................................................................................... 44 O EXCEL COMO BASE DE DADOS ......................................................................................................... 61 GRFICOS ............................................................................................................................................. 63 IMPRESSO .......................................................................................................................................... 67

AMBIENTE DE TRABALHO

A folha de clculo
Devemos ao Excel o facto de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilizao que possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mnimo de conhecimentos informticos. A quadrcula virtual da folha de clculo eletrnica consiste numa srie de clulas que so fruto do cruzamento e linhas horizontais, numeradas de 1 at 1 048 576, e de colunas verticais, com denominaes de A at XFD, num total de 17 179 869 184 clulas, que podem conter nmeros, datas, texto e/ou frmulas e funes. Relativamente ao Excel 2003. Alm da realizao de clculos, as folhas de Excel podem tambm ser usadas como bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades. Um poderoso mdulo de gerao de grficos possibilita a apresentao e anlise de dados de forma visual. Os grficos produzidos pelo Excel podem ser usados na prpria folha de clculo, exportados para outras aplicaes (como o Word) ou at gravados como imagens.

O ambiente de trabalho do Excel


Um documento no Excel chama-se um livro; cada livro pode ter uma ou mais folhas (de clculo). A predefinio do programa a de criar automaticamente trs folhas em branco por cada livro novo.
3 4 1 5

\
2 7 8 19 6

10

17

18

11

14

16

12

13

15

1. Barra de ttulo 2. Friso (agrupa as antigas barras de menus e barra de ferramentas) 3. Boto do Office 4. Barra de ferramentas de acesso rpido 5. Boto de acesso Ajuda 6. Ponto de insero 7. Caixa de nome 8. Barra de frmulas 9. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ) e colunas (A, B, C, ) 10. Barra de deslocao vertical

11. Separadores de folhas 12. Boto de macros 13. Modo de visualizao normal 14. Modo de esquema de pgina 15. Pr-visualizao de quebras de pginas 16. Cursor de ampliao/reduo da pgina visvel 17. Pgina anterior 18. Pgina seguinte 19. Comando de diviso do documento

Os frisos do Excel
Tal como o Word, h sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que pode ser ativado a partir das opes de personalizao e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de instrues complexas) com o Excel. As alteraes, necessrias para as funcionalidades especficas de cada programa, surgem no friso Frmulas (que substitui Referncias no Word) e Dados (Mailings no Word). A exibio de cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre o separador respetivo.

- Separador Base

Este o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatao bsica: tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de nmeros (data, divisa, ), etc.

- Separador Inserir

Separador referente aos comandos de insero de tabelas, imagens, grficos, hiperligaes, etc.

- Separador Esquema de Pgina

Contm comandos relacionados com a formatao do documento, incluindo margens, dimenses da folha, espaamento, etc.

- Separador Frmulas

Este separador agrupa comandos e funes relativos s funes e s frmulas do Excel.

- Separador Dados

H um separador especfico para usar bases de dados no Excel.

- Separador Rever

Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um separador especfico, onde esto tambm agrupados os comandos de correo ortogrfica e gesto de comentrios e alteraes.

- Separador Ver

O ltimo separador predefinido, chama-se Ver e agrupa as funcionalidades relativas visualizao do documento.

- Separador Programador

Um separador adicional, pode ser ativado a partir do menu de configurao, e agrupa funcionalidades relacionadas com a criao e gesto de macros.

Usar as funcionalidades do friso


O friso, qualquer que seja o separador que esteja ativo, est dividido em seces que agrupam funcionalidades semelhantes de forma lgica, para facilitar o seu acesso. Cada uma destas seces tem um nome, inscrito numa barra, na sua base. Nalguns casos, do lado direito dessa barra existe uma pequena rea que pode ser clicada de forma a expandir a funcionalidade.

Se passar o cursor do rato por essa rea (sem clicar), surgir um dilogo que lhe mostra o que ir acontecer ser caso clique. Neste exemplo, se clicar na barra do grupo Tipo de Letra, surgir o dilogo que lhe permite formatar o tipo de letra.

O BOTO DO OFFICE
Do lado esquerdo do friso do Excel, est um boto de forma circular com o smbolo do Office. neste que se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encontravam no menu Ficheiro do Word 2003, tais como Abrir, Guardar, Imprimir, etc. Experimente passar com o cursor do rato sobre o boto, mas em clicar.

Agora, clique no boto para aceder funcionalidade.

As trs primeiras opes (Novo, Abrir e Guardar) e a ltima (Fechar) so diretas; as restantes, que tm uma pequena seta (tringulo) frente, tm subopes.

Comando Guardar Como O dilogo Guardar


Como exibe opes adicionais, do lado direito. Pode clicar diretamente no boto Guardar Como.

Pode tambm escolher logo uma das opes do lado direito, que so as mais usadas.

Comando Imprimir
O comando Imprimir pode ser usado diretamente ou pressionando simultaneamente em Ctrl+P, o que far surgir o dilogo standard de impresso o formato varia ligeiramente consoante a sua impressora.

Pode tambm escolher, do lado direito, uma das opes relacionadas com a impresso, nomeadamente impresso rpida (ou seja, direta para a impressora, sem nenhum dilogo adicional) e pr-visualizao da pgina a imprimir.

Comando Preparar
O comando Preparar rene funcionalidades relacionadas com as propriedades do documento (autor, ttulo, etc.) e possibilidades de proteo, entre outras.

Comando Enviar
O comando Enviar destinase a enviar o seu documento para outra pessoa atravs de correio eletrnico ou fax neste caso, atravs de um servio de fax da internet.

Comando Publicar
Este comando especialmente til para utilizadores empresariais que possuam servidores ou outras reas partilhadas onde os seus documentos possam ser usados por mais do que uma pessoa.

Comando Fechar
O comando Fechar mantm o Excel aberto, mas fecha o documento ativo.

Barra de Ferramentas de Acesso Rpido


Ao lado do boto do Office e por cima do friso, existe uma rea chamada Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, cuja predefinio inclui trs cones mas que pode ser personalizada com mais alguns.

OUTROS COMANDOS E OPES


H mais botes de acesso direto a comandos espalhados pela interface principal.

Comando Zoom

O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da pgina ou pode clicar nos sinais (+) e (-) de cada um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da pgina em incrementos de 10%. Isto pode ser til quando tiver uma folha de clculo muito grande e necessitar de ter uma viso geral do seu contedo.

Barra de Estado
A barra inferior da moldura da janela do Excel conhecida como Barra de Estado, uma vez que exibe algumas informaes sobre o estado do documento e do programa.

No Excel 2007, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Alm disso, agora personalizvel, sendo possvel colocar ou retirar informao e/ou funcionalidades.

Se pretende alterar a Barra de Estado, clique nela com o boto direito do rato.

PERSONALIZAO DO EXCEL
Como no h duas pessoas que utilizem o Excel da mesma forma, dever personalizar o programa de acordo com a sua forma de trabalhar. Neste captulo vamos conhecer as opes de personalizao mais importantes. 1. Clique no Boto do Office 2. Escolha Opes do Excel.

Opes do Excel - Popular

Algumas das opes teis neste grupo incluem a possibilidade de ativar o separador Programador do friso do Excel.

Outra opo proporciona a possibilidade de alterar o esquema de cores do Excel, cuja predefinio azul, mas que poder mudar para prateado ou preto.

Opes do Frmulas

Excel

As opes de Frmulas so especialmente importantes porque afetam toda a forma como o Excel realiza os clculos. Contudo, a menos que saiba exatamente o que est a fazer ou tenha alguma necessidade especfica, dever evitar alterar os valores predefinidos os quais devero ser os mais adequados maioria das situaes. s,

Para aceder s opes deste grupo, escolha Frmulas do lado esquerdo do dilogo

Opes do Excel - Guardar


Outro conjunto de opes importante Guardar. Isto porque o Excel 2007 usa como predefinio um formato de ficheiro novo, com extenso .xlsx. Se pretende que o Excel 2007 continue a usar o formato .xls antigo (usado pelas vrias verses at 2003), dever configurar essa opo neste grupo.

Opes do Excel - Personalizar


Apesar do friso no poder ser personalizado, a barra de ferramentas de acesso rpido pode. Escolha o grupo Personalizar nas opes do Excel.

Para adicionar comandos, basta clicar na opo pretendida do lado esquerdo e clicar em Adicionar.

OPERAES COM FOLHAS DE CLCULO Criar um documento novo


Para criar uma nova folha de clculo no Excel 2007, basta executar o programa, uma vez que o Excel, ao iniciar, cria desde logo um documento novo, vazio.

No Excel, Livros e Folhas de clculo no so a mesma coisa: um livro pode conter uma ou mais folhas de clculo. A predefinio quando se cria um documento novo de um Livro com trs folhas de clculo Folha1, Folha2 e Folha3. Se j tem o Excel aberto e pretende criar um novo documento, quer j tenha aberto um ou no, clique no boto do Office e escolha Novo.

Em seguida abre-se uma janela de dilogo que lhe permite escolher qual o tipo de documento a criar.

A predefinio um documento em branco, mas pode escolher de entre dezenas de modelos alguns foram instalados juntamente com o Excel.

Pode encontrar documentos adicionais online, no site da Microsoft.

Abrir um documento preexistente


Para abrir um documento que j tenha sido criado, clique no boto do Office.

Caso o documento j tenha sido criado ou aberto por si recentemente, o mais certo que exista j um atalho para ele do lado direito, na lista de Documentos Recentes. Escolha o que pretende e clique com o boto esquerdo do rato. Caso o documento que pretende no se encontre na lista, clique em Abrir e procure-o atravs da caixa de dilogo standard.

Procure o documento pretendido e faa duplo clique sobre o cone que o representa.

Abrir mltiplos documentos


Alm de cada livro poder ter vrias folhas, o Excel permite manter abertos mais do que um livro o total teoricamente limitado apenas pela capacidade de memria e de processamento do seu computador. Se quiser ter mais do que um livro aberto, s tem de repetir o processo descrito anteriormente. Para facilitar a visualizao dos documentos abertos, deve selecionar o separador Ver do friso do Excel.

Depois, clique em Mudar de janela e selecione o documento pretendido da lista de documentos abertos. Em vez de comutar o documento aberto, pode visualizar todos os documentos ao mesmo tempo. Para isso clique em Dispor Todas.

Surgir ento uma pequena caixa de dilogo que lhe permite decidir como pretende visualizar os diferentes documentos. Escolha a opo pretendida e clique em OK.

Guardar um documento
Quando criado um documento novo, este fica na memria do seu computador at ser gravado no disco rgido pela primeira vez. S ento gerado um ficheiro que gravado no disco para que possa recuper-lo mais tarde. Para guardar um documento, clique no boto do Office e escolha Guardar ou pressione simultaneamente as teclas Ctrl+G. O Comando Guardar limita-se a gravar o seu documento no disco, no formato e com o nome que j lhe atribuiu. Contudo, se a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgir um dilogo de gravao mais completo, igual ao que surgiria caso escolhesse a opo Guardar Como e que lhe permite escolher o for- mato do ficheiro a gravar, bem como o local no disco onde o pretende colocar.

Escolha a localizao. Escolha o formato, (caso no queira guardar no formato predefinido .xlsx). Para finalizar, clique em OK.

Fechar o documento
Se quiser fechar o documento ativo, mas no o Excel, dever clicar no boto do Office e selecionar Fechar. Caso no tenha realizado uma operao de Guardar, depois das ltimas alteraes, ter a oportunidade de o fazer antes de o documento ser definitivamente fechado.

CONCEITOS BSICOS Trabalhar com folhas


Como j vimos anteriormente, cada ficheiro um Livro e cada Livro tem vrias Folhas. Estas Folhas so a rea de trabalho do Excel propriamente dita.

Na barra inferior da rea de trabalho do Excel poder verificar quais as folhas que se encontram no seu livro. A predefinio de trs folhas com os nomes Folha1, Folha2 e Folha3. Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a coloc-las em primeiro plano. Pode igualmente alterar a ordem da sua exibio, bastando para tal clicar num dos separadores e, sem largar o boto esquerdo do rato, arrast-la para outra posio.

- Alterar o nome
Outras operaes possveis incluem alterar o nome de cada folha, de forma a tornar imediatamente percetvel o seu contedo. Para isso basta clicar com o boto direito do rato sobre o separador que quer alterar o nome e escolher a opo Mudar o nome.

- Inserir folha
Pode tambm inserir uma folha nova num livro preexistente Para isso, clique com o boto direito do rato sobre os separadores das folhas (qualquer separador) e escolha a opo Inserir

Uma caixa de dilogo permite selecionar o que pretende inserir.

Para inserir a nova folha, clique em OK.

- Mover ou Copiar
til tambm a possibilidade de mover ou copiar uma folha. Isto permite, por exemplo, copiar uma folha de um dado livro para um livro novo ou para um livro preexistente. Assim, da mesma forma, clique com o boto direito do rato sobre a folha que pretende mover ou copiar e escolha a opo Mover ou copiar Ir surgir uma caixa de dilogo que lhe permite decidir onde colocar a folha pretendida.

Se pretende copiar em vez de mover, basta selecionar a opo Criar uma cpia.

Se pretender copiar ou mover a folha para um novo ficheiro (ou seja, um novo livro), dever selecionar essa opo no menu deslizante e escolher a opo (novo livro).

Clique em OK para terminar.

Colunas, linhas e clulas


Como j vimos, a rea de trabalho de uma folha de clculo (do Excel ou qualquer outra) uma quadrcula formada pela interceo de linhas com designaes numricas (do lado esquerdo) e de colunas designadas por letras (no topo da folha).

A interceo de uma coluna com uma clula chama-se clula. As clulas so designadas pela conjugao do nome da coluna com o nome da clula. Numa folha com milhares de clulas poder ser difcil encontrar aquela que pretende. Para isso o Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar diretamente a clula para onde pretende ir (seguido de Enter)

Por exemplo, a clula fruto da interceo da coluna B com a linha 3 ser chamada B3.

Depois de se deslocar para o ponto da folha de clculo que pretende, basta clicar sobre uma clula para que o ponto de insero de dados passe a ser essa clula. Note como ao introduzir dados numa clula, eles surgem tambm na Caixa de frmulas (uma rea situada entre o friso do Excel e as colunas.

Copiar
Ao selecionar um conjunto de clulas, e depois de escolher a opo Copiar, surge de imediato um rebordo tracejado em movimento que indica claramente qual a rea a copiar.

Para inserir os dados copiados, clique com o boto direito do rato, na clula de destino e escolha a opo Colar. Uma vez que as clulas podem conter mais do que apenas dados simples, o comando Colar Especial permite-nos escolher exatamente o que pretendemos colar.

Neste caso, vamos copiar uma clula que contm uma frmula. Isto , o valor que est exibido no foi colocado manualmente, mas sim atravs de uma frmula (neste caso uma simples soma dos valores das clulas imediatamente acima. Clicando com o boto direito do rato na clula de destino, e escolhendo a opo Colar Especial surge uma caixa de dilogo que nos permite escolher o que queremos colar.

Inserir e apagar linhas e colunas


Pode ser necessrio acrescentar linhas e colunas numa folha onde j tenhamos introduzido muitos dados e frmulas. Esta necessidade surge sobretudo para a introduo de linhas e/ou colunas suplementares no meio de outras j existentes algo que no fcil num papel quadriculado, mas que muito simples no Excel.

1. Para introduzir uma linha no meio de valores j introduzidos, comece por clicar no nmero da linha, do lado esquerdo da folha. A nova linha ser inserida acima da linha selecionada. Ou seja, a nova linha vai assumir a mesma numerao da linha selecionada e todos os valores descem uma posio

2. Depois, clique com o boto direito do rato, e escolha a opo Inserir. O resultado uma linha nova que, contudo, no altera os resultados anteriores, como pode verificar pelos valores totais. Muito embora estas clulas de totais tenham frmulas com referncias a determinadas clulas, e estas tenham mudado de posio, o Excel muda as frmulas automaticamente, evitando assim uma alterao dos resultados.

O mesmo processo vlido para as colunas: 1. Clique na letra correspondente coluna, selecionando assim toda a coluna. A nova coluna vai aparecer esquerda da coluna selecionada.

2. Clique com o boto direito do rato e escolha a opo Inserir.

Uma vez mais temos a nova coluna entre duas, sem que os valores prexistentes se tenham alterado.

Para apagar linhas ou colunas o processo semelhante, apenas ter de escolher a opo Eliminar.

INTRODUO DE DADOS Tipos de dados


Numa folha de Excel, os dados so introduzidos em cada uma das clulas. H quatro tipos de dados numa folha de Excel:

- Numricos
Valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos diretamente pelo utilizador ou gerados automaticamente, atravs de frmulas.

- Texto
Valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o Excel os trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel no reconhea e trate como dados numricos assumido como texto.

- Datas e horas
Dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que so reconhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a serem automaticamente atualizados de acordo com a data real.

- Frmulas
As frmulas so o aspeto mais importante do Excel, pois atravs delas que realizamos clculos.

Introduo de dados
Introduzir dados numa clula simples: selecione a clula pretendida com o rato ou teclado e tecle os valores pretendidos. Os valores introduzidos na clula surgem tambm na Barra de frmulas e vice-versa, o que permite introduzir os valores a partir de qualquer destes pontos.

Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando noutra clula ou saltar de clula usando as teclas direcionais do seu teclado.

Introduo de dados num conjunto de clulas


Pode tambm repetir a introduo de dados num conjunto mais alargado de clulas, sem ter de repetir clula a clula. Para isso basta selecionar as clulas pretendidas, introduzir o valor numa delas e concluir pressionando em Ctrl+Enter. Comece por selecionar as clulas com o rato, tendo em ateno que a clula onde o valor ir ser introduzido a que fica no canto superior esquerdo da seleo.

Sem clicar em mais lado nenhum (casos contrrio a seleo deixa de estar ativa) introduza os valores numricos pretendidos.

Uma vez introduzidos os valores, carregue simultaneamente nas teclas Ctrl+Enter.

Introduo de sries de dados dados repetidos


Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma clula contgua clula de partida isto , clulas que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos lados da clula selecionada O Excel facilita esta tarefa, evitando ter de repetir a introduo dos dados.

Introduza o valor pretendido numa clula sua escolha.

Posicione o cursor no canto inferior direito da clula, de modo a que o cursor se transforme numa cruz.

Arraste o cursor para os lados, para cima ou para baixo de forma preencher as clulas com o mesmo valor. Note como surge um filete cinzento em torno das clulas afetadas pela sua seleo ou mesmo tempo que uma pequena caixa indica qual o valor que vai ser introduzido.

Introduo de sries de dados sequncias numricas


O mtodo descrito anteriormente pode ser usado para preencher sequncias. Neste caso, basta usar duas clulas de origem, de forma a determinar qual o intervalo numrico entre as duas clulas e aplicar essa sequncia. Introduza dados com a sequncia pretendida em duas clulas contguas (neste caso, 123 e 124). Clique no canto inferior direito do limite das clulas selecionadas e arraste at posio pretendida. Note como a pequena caixa indica automaticamente o valor que vai ser preenchido medida que movimenta o cursor (130 neste caso, visto que arrastou 6 clulas para um valor de origem de 124).

Pode fazer variar o intervalo numrico entre as duas primeiras clulas, deforma a que a sequncia a criar reflita esses valores. Por exemplo, se houver um intervalo de dois valores entre a primeira e a segunda clula, a sequncia a criar ser de dois em dois.

Note como a caixa indica que o valor final a introduzir ser de 137, em resultado de um arrastamento de 6 clulas numa sequncia de dois em dois.

Introduo de sries de dados sequncias de datas


Podemos criar sequncias de preenchimento automtico tambm para outro tipo de dados, como o caso de datas. Comece por introduzir uma data qualquer (10-09-2011, neste exemplo)

As regras descritas para dados normais valem aqui. Contudo, uma das vantagens que pode alterar o valor do dia (10, 11), do ms (09) ou do ano (2011), e o Excel ir fazer variar apenas esse valor na sequncia. No caso de uma variao do dia ou do ms, esta ir automaticamente alterar tambm o ms ou o ano, caso necessrio. Vejamos: Houve uma variao do ms que foi obrigar a uma mudana de ano Aqui s houve uma variao do ano -

Edio de dados numa clula


Depois de introduzir dados numa clula, pode ter a necessidade de os alterar. Para simplesmente limpar os dados e introduzi-los de novo, basta selecionar a clula com o cursor do rato e sobrepor os dados, introduzindo-os como se a clula se encontrasse vazia. Carregar na Barra de espaos, na tecla Backspace ou na tecla Delete tem o mesmo efeito. Antes de introduzir o novo valor, pode carregar na tecla Esc para voltar ao valor anterior.

De qualquer forma, possvel usar os comandos Anular/Refazer para voltar ao ponto de partida.

Se o que pretende apenas alterar um valor j introduzido, mas em apagar o que l se encontra, dever clicar duas vezes sobre a clula que quer alterar ou, em alternativa, pressionar a tecla F2 depois de selecionada a clula,

Formatao de clulas Dimenses


Uma vez introduzidos novos valores nas clulas, estes podero no caber no espao predefinido. Nas verses do Excel anteriores de 2007, e quando se tratava de um valor numrico, o facto era indicado atravs da exibio de sinais de cardinal #. No Excel 2007 isto s acontece quando foramos uma formatao muito estreita de uma coluna, afetando assim a clula correspondente. Ao contrrio, o Excel altera automaticamente a largura da coluna, de forma a poder exibir corretamente os valores.

Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o rato. (1)Posicione o rato entre colunas at surgir o smbolo ; (2) Clique e arraste at largura pretendida; (3) Largue o boto do rato

O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na base da linha 6, estamos a mudar a medida de altura dessa linha. Clique na linha que separa as duas linhas de Excel e desloque o rato para cima ou para baixo at obter o tamanho desejado.

Se quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numricos exatos. Nas colunas: Nas Linhas:

Clique com o boto direito na coluna e escolha a opo Largura da Coluna

Clique com o boto direito na linha e escolha a opo Altura da Linha

Insira os valores pretendidos e clique em OK.

Formatao de clulas Cores e Limites


Para dar nfase a determinados valores numa folha de clculo, poder ser interessante formatar clulas ou conjuntos de clulas.

A forma mais simples de realizar isto recorrer ao grupo de comandos Tipo de Letra do friso Base. A atribuio de formatos sempre feita aps a seleo de clulas ou de grupo de clulas a formatar. Pode fazer vrias formataes bsicas de forma rpida apenas com o rato. Pode atribuir limites a grupos de clulas

ou colorir algumas clulas para dar melhor aspeto aos seus documentos

Formatao de clulas Dados


Um tipo de formatao de clulas muito importante o que determina qual o tipo de dados a exibir. Isto permite, por exemplo, formatar determinadas clulas (ou colunas, ou linhas) para que os resultados exibidos sejam automaticamente assumidos numa determinada divisa, como o caso do Euro. Ao mesmo tempo, podemos formatar clulas para apresentar apenas um determinado nmero de casas decimais, o que poder ser til para fazer arredondamentos automticos (neste caso, apenas a visualizao ser apresentada de forma arredondada, pois os clculos so sempre efetuados com valores reais). A formatao do contedo das clulas feita, como sempre, depois de selecionar as clulas respetivas. Pode selecionar clulas individuais, grupos de clulas, linhas e colunas ou at toda a folha.

Aceda ao comando Formatar clulas a partir do menu de contexto com o boto direito do rato ou atravs do comando respetivo no friso Base.

A caixa de dilogo referente nos vrias possibilidades de definio do contedo. A predefinio do formato do contedo das clulas Geral algarismos se qualquer formatao numrica em especial. H vantagens em escolher a formatao Nmero, pois aqui temos a possibilidade de definir o nmero de casas decimais, a forma de apresentao de nmeros negativos e at a separao dos milhares, para facilitar a leitura.

formatao das clulas d-

Aumentar ou diminuir o nmero de casas decimais (mximo de 30 casas decimais). Utilizar o separador de milhares (.) Interessantes, so tambm as opes Moeda e Contabilidade, pois podem ser usadas para formatar os resultados com smbolos de determinada divisa o Euro, mas tambm qualquer outra que pretenda. A diferena entra ambas que a opo Contabilidade alinha os smbolos monetrios e virgulas decimais numa coluna.

Pode tambm atribuir formatos rapidamente a partir do grupo de cones Nmero no friso Base do Excel.

Neste exemplo, escolhemos formatar uma clula com atributo Moeda.

Note como a clula C9 passou a exibir o smbolo do Euro e, ao mesmo tempo, a apresenta o resultado com separao de milhares.

Dica: Qualquer clula, mesmo que tenha introduzido um nmero ou uma data pode ser formatado como texto. Pode formatar o contedo da clula como texto recorrendo ao mtodo anteriormente descrito, mas pode tambm, simplesmente, anteceder qualquer valor com o apstrofo o sinal que est por baixo do smbolo ? no seu teclado.

CLCULOS Fazer contas


Depois de introduzidos os valores necessrios na folha de clculo, podemos realizar todo o tipo de clculos atravs de operadores aritmticos (soma, subtrao, multiplicao, diviso) e, sobretudo, de frmulas.

Frmulas com operadores bsicos


Para indicarmos que determinada clula vai servir para realizar um clculo, devemos sempre por comear por introduzir o sinal de igual =. No caso de pretendermos apenas realizar clculos simples, com poucas clulas, possvel realizar operaes bsicas indicando simplesmente o nome das clulas e a operao a realizar. Por exemplo, ao introduzir =E5+E6, est efetivamente a somar os valores das clulas E5 e E6; quando alterar os valores nalgumas destas clulas, o resultado altera-se automaticamente.

Pode introduzir o nome das clulas pretendido manualmente, atravs do teclado, ou clicando nelas com o rato. Note como o Excel indica atravs de cores diferentes, quais as clulas selecionadas (aqui apenas duas, a titulo de exemplo, apesar de ser lgico somar todas). Depois de terminar a introduo da operao, basta pressionar Enter para terminar. Nesse momento, o resultado do clculo ser imediatamente exibido.

tambm possvel realizar operaes com clulas que contenham j frmulas. Por exemplo, neste caso vamos somar os resultados de dois anos, expressos nas clulas C9 e E9, nas quais contm j operadores aritmticos para obter a soma das clulas imediatamente acima.

Dica: Pode criar frmulas com operaes mais complexas, como, por exemplo =(E5-E6)*10 um exemplo que significa que haver uma subtrao entre os valores das clulas E5 e E6, seguido de uma multiplicao do resultado por 10. Note que os smbolos para a soma (+) e subtrao (-) so evidentes, j os smbolos para a multiplicao (*) e diviso (/) so menos bvios. Lembre-se que o sinal de : (dois pontos) no serve para indicar diviso!

Frmulas com funes


Alm dos operadores aritmticos simples, o Excel suporta frmulas mais avanadas atravs de funes. O Excel possui centenas de funes, mas iremos apenas usar uma como exemplo, a funo SOMA (se est habituado a usar o Excel em ingls, lembre-se que todos os nomes das funes foram tambm trocados para portugus por exemplo, a funo SUM passa a SOMA em portugus). A funo SOMA permite somar o contedo de duas ou mais clulas e especialmente til para sries de clulas.

Usa-se da seguinte forma: =SOMA() onde podemos colocar entre os parntesis clulas ou series de clulas.

Para introduzir uma funo, o mais prtico, enquanto no se familiariza com esta funcionalidade, selecionar o friso Frmulas.

Selecione a clula onde pretende inserir a frmula e depois escolha o comando Inserir Funo.

Ao clicar em Inserir Funo, surge uma caixa de dilogo que facilita a escolha da funo pretendida. 1. Primeiro introduza o(s) termo(s) que representa o que pretende realizar neste caso, adicionar 2. Clique em Ir 3. Surgir de imediato a lista de funes disponveis relativamente ao critrio de busca introduzido. 4. Escolha SOMA. 5. Clique em OK.

Em seguida, surgir um novo dilogo que ajuda a preencher os restantes atributos, nomeadamente o grupo de clulas que pretende somar.

O Excel sugere que os valores a somar esto compreendidos entre as clulas E4 e E8, mas na verdade pretendemos apenas somar os valores entre E5 e E8, pois a clula E4 tem o nmero que representa o ano. Neste caso basta editarmos o valor sugerido. Clique com o cursor do rato sobre a linha com os valores das clulas e altere para E5. Note que a sintaxe usada pelo Excel para indicar uma srie de clulas contnuas a separao de dois nomes de clulas (primeira e ltima) por : (dois pontos). Assim, para somar todas as clulas entre E5 e E8, inclusive, a sintaxe =SOMA(E5:E8). Dica: Outra forma de introduzir uma funo numa clula consiste em comear a escrever o nome da funo e esperar que o Excel sugira de imediato frmulas comeadas por essa letra o nmero de sugestes ir sendo reduzido medida que introduzimos mais caracteres.

Como a funo SOMA a mais usada no Excel, existem atalhos diretos que permitem automatizar ainda mais o processo de realizao de somatrios. 1. Comece por selecionar o friso Frmulas.

2. Depois selecione o grupo de clulas que pretende somar.

3. Agora clique em Soma Automtica

4. O valor da soma apresentado na clula imediatamente abaixo do grupo selecionado. O mesmo boto Soma Automtica pode ser usado para introduzir, da mesma forma, outras funes mais usadas, designadamente Mdia, Contar, Mximo e Mnimo. Dica: Quando estiver mais vontade com estes procedimentos, poder digitar os valores diretamente na clula. Este mtodo atravs do assistente sobretudo til ao procurarmos uma funo que no conhecemos ainda e no a sabemos usar.

Funes mais usadas


Alm da SOMA, cuja utilizao a mais frequente no Excel, h outras funes muito usadas e que passamos a descrever sucintamente:

Mdia

Note que esta funo escrita com acento no e (e, tal como todas as outras funes, pode ser escrita com caracteres maisculos ou minsculos). Esta funo faz exatamente o que o seu nome sugere, ou seja, uma mdia aritmtica simples dos valores constantes nas clulas indicadas como argumento (soma dos valores das clulas dividido pelo nmero de clulas com valores).

Mediana (Med)
Nem sempre a mdia o que realmente pretendemos obter de um conjunto de nmeros. Por vezes, mais til saber a mediana (o nmero do centro de um conjunto numrico). A funo mediana tem a sintaxe MED. Tenha em ateno que esta funo poder no apresentar qualquer valor no caso em que o intervalo de valores seja muito pequeno. Por outro lado se houver um nmero par de nmeros no conjunto, a funo MED calcula a mdia dos dois nmeros do meio.

Moda
A moda o valor que ocorre ou que se repete com mais frequncia numa matriz ou intervalo de dados. A sua sintaxe no Excel MODA. A funo MODA mede a tendncia central, que corresponde localizao do centro de um grupo de nmeros numa distribuio estatstica. Se o conjunto de dados no contiver pontos de dados duplicados, MODA devolve o valor de erro #N/D. Note que, numa distribuio simtrica de um grupo de nmeros, a mdia, mediana e moda tm o mesmo valor. Contudo, numa distribuio assimtrica de um grupo de nmeros, os valores podem ser diferentes.

Contar, Contar.Val e Contar.Vazio


A funo CONTAR especialmente til quando se usa o Excel para criar listas, pois limita-se a contar o nmero de clulas no intervalo indicado no argumento mas apenas clulas com nmeros. Se pretende contar clulas com quaisquer valores (numricos ou no), dever usar a funo CONTAR.VAL; se pretender contar clulas vazias, dever usar a funo CONTAR.VAZIO.

Mximo e Mnimo
A funo MXIMO (com acento no a) devolve o valor mais alto de um grupo de clulas selecionado; a funo MNIMO (com acento no primeiro i) devolve o valor mais baixo de um grupo de clulas selecionado.

Correo de erros
O Excel possui um sistema de correo de erros que nos avisa quando algo poder estar incorreto. Neste caso, o programa detetou que um valor de uma clula adjacente ao grupo a somar ficou de fora (a clula com o nmero que designa o ano) A chamada de ateno para um problema potencial feita com um pequeno tringulo verde no canto superior esquerdo da clula. Clique no tringulo para fazer aparecer o dilogo de controlo de erros. Depois clique no sinal amarelo e verifique qual o erro. Neste caso no propriamente um erro, mas sim a advertncia para o facto de que a frmula omite clulas adjacentes, o que poder ter sido causado por uma distrao. Mas como vimos anteriormente, no foi, pelo que podemos escolher a opo Ignorar erro, para que o Excel no nos volte a chamar a ateno para este facto.

O EXCEL COMO BASE DE DADOS


O Excel pode ser usado exclusivamente para dados no numricos. Uma das possveis utilizaes para esta capacidade a criao de bases de dados simples, que facilitam a listagem e ordenao dos dados introduzidos e que podem at ser depois usadas para criar mailings atravs da importao de dados do Word. Neste caso crimos o que poderia ser uma listagem de nomes e endereos para realizar um mailing mais tarde.

No necessria qualquer preparao especial para criar uma listagem deste tipo. Limitmo-nos a usar uma linha para colocar os campos pretendidos (Nome, Morada1, Morada2, Cdigo Postal e Localidade, neste exemplo mas podem ser quaisquer outros) e por baixo, os elementos respetivos.

Em seguida escolha o friso Dados. As funcionalidades possveis so imensas, mas h pelo menos uma utilidade imediata e muito fcil de obter apenas com um clique do rato que a ordenao alfabtica.

Selecione o conjunto de clulas e clique no cone da ordenao crescente, de A a Z.

Experimente fazer o mesmo clicando no cone de Z a A, para inverter a ordenao. Note como no s a ordenao dos nomes foi alterada, como os dados correspondentes foram corretamente alterados em funo do campo NOME. Ou seja, a ordenao dos restantes campos acompanhou a do primeiro. Contudo, dependendo do tipo de base de dados a criar, poder pretender alterar mesmo s um campo, deixando os restantes intocados (o que neste caso iria fazer com que os nomes deixassem de corresponder s moradas corretas!). Note como no caso de tentar alterar a ordenao de apenas uma coluna, o Excel adverte para o facto e sugere expandir a seleo de forma ordenar todos os dados em funo da primeira coluna. Se de facto pretender apenas ordenar os dados da primeira coluna, escolha Continuar com a seleo atual. Caso contrrio, pode clicar em Expandir a seleo para que o Excel faa automaticamente aquilo que no fez por lapso. Dica: A ordenao alfabtica tambm funciona no caso de uma das colunas ter nmeros. Neste caso, a ordenao de A a Z significa, em termos numricos, uma ordenao crescente; de Z a A significa uma ordenao decrescente.

GRFICOS
Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras verses a capacidade de gerar grficos a partir de valores introduzidos numa folha de clculo. A versatilidade do programa to grande que o software especfico para criao de grficos uma categoria muito popular at ao incio dos anos 90 do sculo passado simplesmente desapareceu.

Grficos de Barras
Para criar um grfico a partir de valores introduzidos numa folha de clculo, basta selecionar as clulas com os valores pretendidos e clicar no cone referente ao tipo de grfico pretendido. Comece por selecionar o friso Inserir.

Depois, selecione os valores que pretende exibir num grfico e clique no tipo de grfico escolhido.

Escolha a variao pretendida e clique na figura que a representa

O grfico surge de imediato, dentro da prpria folha de clculo que contm os valores que lhe deram origem.

O Excel usou corretamente as colunas relativas aos trimestres (1T, 2T) e aos anos, colocando os trimestres como sries de dados e dando aos anos colunas separadas, cada uma com uma cor diferente. Note que o friso se alterou, mostrando agora ferramentas especficas para a formatao dos grficos.

Na rea esquemas de grficos, pode alterar alguns dos elementos do grfico, de forma a exibir espao para um ttulo, por exemplo, ou at uma pequena tabela com os dados especficos que deram origem ao grfico.

Aqui selecionmos um esquema que exibe um ttulo. Depois s clicar no ttulo e editlo vontade. Outros esquemas permitem, por exemplo, exibir os elementos numricos que deram origem ao grfico e que foram automaticamente retirados da prpria folha de clculo.

Grficos Circulares
Os grficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que pretendemos visualizar. Por exemplo, se o que temos apenas uma srie de nmeros que contribuem para um valor total, o grfico mais adequado do tipo circular.

O resultado, tal como no grfico de barras, dado na mesma folha de clculo.

Como todas os elementos grficos so editveis, pode clicar numa das fatias e afast-la do centro, de forma a soltar cada uma delas e tornar o resultado mais atrativo.

Copiar um grfico
Uma vez satisfeito com o resultado do seu grfico, pode mov-lo para uma folha de clculo separada ou at copiar o resultado para a rea de transferncia, o que permite us-lo em programas de edio de imagem ou no Word, por exemplo. Para isso, clique no grfico co m o boto direito do rato e escolha a opo pretendida. Neste caso vamos copiar o grfico como imagem para a rea de transferncia (clipboard) do Windows.

Isto permite copiar depois a imagem para qualquer aplicao que possa importar ficheiros de imagens. Neste caso, copimos a imagem do grfico para um programa de edio de imagem

Mas podemos tambm transferir o grfico para a folha de clculo separada, que pode ou no estar dentro do mesmo livro que j temos aberto. Escolha a opo Mover Grfico a partir do menu de contexto que obtm clicando com o boto direito do rato sobre o grfico.

Se escolher Nova Folha, o grfico ficar numa folha separada.

Dica: Os grficos (exceto no caso em que sejam exportados como uma imagem) mantm a sua ligao aos dados que os geraram. Isso significa que pode alterar os dados na folha de Excel e ver o grfico refletir de imediato essas alteraes.

IMPRESSO
Imprimir uma folha de clculo um pouco diferente do que imprimir qualquer outro tipo de documento, especialmente devido s dimenses que um documento de Excel pode vir a ter. Todas as opes de impresso encontram-se localizadas a partir do boto do Office, designadamente Imprimir, Impresso Rpida e Pr-visualizar.

Imprimir
A opo Imprimir a predefinida se clicar em Imprimir a partir do Menu do Office. Esta opo faz surgir um segundo dilogo, cujo aspeto depende do tipo de impressora que estiver a usar, e onde pode selecionar quais as pginas a imprimir, o nmero de pginas a imprimir, a ordem de impresso, a qualidade, etc.

Impresso rpida
A funo de Impresso Rpida do Excel imprime diretamente o seu documento para a impressora predefinida sem perguntar mais nada. Evite usar esta opo, exceto para documentos simples.

Pr-visualizar
A opo Pr-visualizar a prefervel para um controlo mximo da impresso. Antes de clicar nesta opo, tenha a certeza que no deixou o grfico selecionado, se assim foi, na pr-visualizao apenas ir ver o grfico e no todos os outros dados da mesma folha.

Definir rea de impresso


Um comando essencial para imprimir no Excel o que permite definir qual a rea a imprimir. Antes de imprimir, dever escolher o friso Esquema de Pgina.

Note como h um risco tracejado vertical na sua folha de clculo.

este risco que indica a diviso da pgina e como que ela vai ser impressa. O que significa que esta folha vai ser impressa em duas pginas, ficando na segunda nada mais do que uma parte do grfico. Pode verificar isso, pr-visualizando o documento.

Isto permite-lhe alterar a posio do grfico mais para a esquerda de forma a caber tudo na pgina. Ou, atravs do comando rea de Impresso, poder definir exatamente qual a rea que pretende imprimir e depois alterar a orientao da pgina. 1. Comece por selecionar a rea a imprimir. 2. Clique no boto rea de Impresso e selecione a opo Definir rea de impresso.

3. Clique no boto Orientao e escolha a opo Horizontal.

4. Verifique novamente antes de imprimir atravs do comando de pr-visualizao.

5.

Imprima clicando no boto de impresso.