Ver. 1.

2011

OS 5 SENSOS DA QUALIDADE

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ADMINISTRAO MDULO II

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Sumrio
INTRODUO ............................................................................................................... 2 CONCEITO .................................................................................................................... 3 OBJETIVOS DO PROGRAMA 5S .................................................................................... 4 PLANEJAMENTO E PRTICA DOS CONCEITOS ............................................................ 4 DICAS PARA A PRTICA DO MTODO 5S ..................................................................... 9 ROTEIRO SUGESTIVO PARA IMPLANTAR O 5S .......................................................... 12 CUSTO DE IMPLANTAO ......................................................................................... 14 IDIAS PRINCIPAIS DO MTODO 5S .......................................................................... 15

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INTRODUO
A gesto da Qualidade primordial para o estabelecimento e sobrevivncia de uma instituio e para viabilizar o controle de atividades, informaes e documentos. A meta a boa prestao de servios, de forma eficiente e dinmica para que o solicitante fique satisfeito. Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas pra implantar o Sistema da Qualidade Total numa empresa ou instituio o Programa 5S. Este o ponto de partida e um requisito bsico para o controle da qualidade, uma vez que proporciona vrios benefcios ao setor. A ordem, a limpeza, o asseio e a autodisciplina so essenciais para a produtividade. Porm, este programa implantado sozinho, somente ele, no assegura o Sistema da Qualidade eficiente. necessrio haver melhorias contnuas, treinamentos e conscientizao do pessoal quanto filosofia da qualidade. O Programa 5S tem aplicabilidade em diversos tipos de empresas e rgos, inclusive em residncias, pois traz benefcios a todos que convivem no local, melhora o ambiente, as condies de trabalho, sade, higiene e traz eficincia e qualidade. De acordo com experincias de empresas que j implantaram o programa, a chave no somente a aplicao dos conceitos, mas a mudana cultural de todas as pessoas envolvidas e a aceitao de que cada um deles importante para melhorar o ambiente de trabalho, a sade fsica e mental dos trabalhadores e o sistema da qualidade. O conceito do Mtodo 5S e as palavras surgiram no Japo, onde cada um destes conceitos comea com a letra S, por isso o mtodo ser chamado 5S. Apesar disto, houve adaptao dos conceitos para a lngua portuguesa, assim como adaptao em outros pases que desenvolveram programas semelhantes para aprimorar a qualidade. Mas importante lembrar que implantar o programa no apenas traduzir os termos e estudar sua teoria e seus conceitos. Sua essncia mudar atitudes, pensamento e comportamento do pessoal.

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CONCEITO
O Mtodo "5S" foi base da implantao do Sistema de Qualidade Total nas empresas. Surgiu no Japo, nas dcadas de 50 e 60, aps a Segunda Guerra Mundial, quando o pas vivia a chamada crise de competitividade. Alm disso, havia muita sujeira nas fbricas japonesas, sendo necessria uma reestruturao e uma limpeza. O pas precisava reestrutura-se, organizar as indstrias e melhorar a produo para ser compatvel com o mercado mundial O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco conceitos bsicos e simples, porm essenciais e que fazem a diferena no Sistema da Qualidade. possvel eliminar o desperdcio (tudo o que gera custo extra) em cinco fases, com base no mtodo "5S". Foi um dos fatores para a recuperao de empresas japonesas e a base para a implantao da Qualidade Total naquele pas.

Os 5 conceitos so:
1. SEIRI Senso de Utilizao CONCEITO: "separar o til do intil, eliminando o desnecessrio".

2. SEITON Senso de Arrumao CONCEITO: "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente".

3. SEISO Senso de Limpeza CONCEITO: "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a no sujar".

4. SEIKETSU Senso de Sade e Higiene CONCEITO: "manter um ambiente de trabalho sempre favorvel a sade e higiene".

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5. SHITSUKE Senso de Autodisciplina CONCEITO: "fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hbito, transformando os 5s's num modo de vida".

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OBJETIVOS DO PROGRAMA 5S

Baseado em sua prpria elaborao, o Mtodo 5S visa a combater eventuais perdas e desperdcios nas empresas e indstrias, educar a populao e o pessoal envolvido diretamente com o mtodo para aprimorar e manter o Sistema de Qualidade na produo. importante a alterao no comportamento e atitudes do pessoal. A conscientizao dos integrantes, da importncia dos conceitos e de como eles devem ser usados, facilita a implantao do programa. A abordagem do programa deve ser aplicada como hbito e filosofia, no apenas no house keeping (cuidar da casa). Deste modo, o 5S auxiliar na reorganizao da empresa, facilitar a identificao de materiais, descarte de itens obsoletos e melhoria na qualidade de vida e ambiente de trabalho para os membros da equipe. Cada fase intimamente ligada outra, sendo tambm um pr-requisito para a consolidao da fase seguinte. Uma vez iniciado o processo, fica mais fcil dar continuidade implantao do mtodo. Consequentemente haver consolidao do Sistema da Qualidade e melhoria do desempenho geral no setor.

PLANEJAMENTO E PRTICA DOS CONCEITOS

De acordo com o conceito japons, pode-se eliminar o desperdcio, e consequentemente o custo extra tambm, nestas cinco fases que ajudaro tambm a implantar o Sistema da Qualidade.

1. SEIRI Senso de Utilizao CONCEITO: "separar o til do intil, eliminando o desnecessrio".

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Tambm pode ser interpretado como Senso de Utilizao, Arrumao, Organizao, Seleo.

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Nesta fase, o trabalho comea a ser colocado em ordem, para que s se utilize o que for realmente necessrio e aplicvel. Por isso, importante ter o necessrio, na quantidade adequada e controlada para facilitar as operaes. essencial saber separar e classificar os objetos e dados teis dos inteis da seguinte forma: O que usado sempre: colocar prximo ao local de trabalho. O que usado quase sempre: colocar prximo ao local de trabalho. O que usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local d trabalho. O que usado raramente, mas necessrio: colocar separado, em local determinado. O que for desnecessrio: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espao necessrio e atrapalha o trabalho.

VANTAGENS: Reduz a necessidade e gastos com espao, estoque, armazenamento, transporte; Facilita o transporte interno, o arranjo fsico, o controle; Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e tambm os danos a materiais armazenados; Aumenta a produtividade das mquinas e pessoas envolvidas; Traz maior senso de humanizao, organizao, economia, menor cansao fsico e maior facilidade de operao; Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal.

Todos da equipe devem saber diferenciar o til do intil, o que realmente necessrio e o que no . Na terminologia da Qualidade, denomina-se bloqueio de causas ou ao preventiva.

2. SEITON Senso de Arrumao

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CONCEITO: "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente". Tambm pode ser definido como Senso de Ordenao, Sistematizao, Classificao, Limpeza.

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O objetivo identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualizao seja facilitada. Nesta fase importante: Padronizar as nomenclaturas; Usar rtulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padro; Guardar objetos diferentes em locais diferentes; Expor visualmente os pontos crticos, tais como extintores de incndio, locais de alta voltagem, etc; Onde for possvel, eliminar as portas; No deixar objetos ou mveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoo no local.

VANTAGENS: Menor tempo de busca do que preciso para operar, ler, enviar, etc. Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, alm de facilitar a execuo do trabalho no prazo. Evita a compra de materiais e componentes desnecessrios ou repetidos ou danos a materiais armazenados. Maior racionalizao do trabalho, menor cansao fsico e mental, melhor ambiente. Melhor disposio dos mveis e equipamentos. Facilitao da limpeza do local de trabalho.

A ordenao eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques, etc e com a indicao correta do local de estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessrio e todos devem seguir as regras. importante fazer uma anlise da situao atual da instituio, como as coisas esto organizadas e onde. Sempre que possvel, deve-se trabalhar para reduzir os estoques e qual o melhor local para guardar cada coisa.

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A idia principal nesta fase : Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.

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3. SEISO Senso de Limpeza CONCEITO: "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a no sujar". Tambm pode ser definido como Senso de Zelo. Cada pessoa deve saber a importncia de estar em um ambiente limpo e dos benefcios de ambiente com a mxima limpeza possvel. O ambiente limpo traduz qualidade e segurana. O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona: Maior produtividade das pessoas, mquinas e materiais, evitando o retrabalho; Evita perdas e danos de materiais;

Para isto, importante que o pessoal tenha conscincia e habitue-se a: Procurar limpar os equipamentos aps o seu uso, para que o prximo a usar encontre-o limpo; Aprender a no sujar e eliminar as causas da sujeira; Definir responsveis por cada rea e sua respectiva funo; Manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condio de uso possvel; Aps usar um aparelho, deix-lo limpo e organizado para o prximo utilitrio; Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando ateno para os cantos e para cima, pois ali se acumula muita sujeira; No jogar lixo ou papel no cho; Dar destino adequado ao lixo, quando houver;

Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo, manter dados e informaes atualizadas, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom relacionamento com os colegas. Tudo isto fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.

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4. SEIKETSU Senso de Sade e Higiene CONCEITO: "manter um ambiente de trabalho sempre favorvel a sade e higiene". Tambm pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade.

Higiene manuteno de limpeza, e ordem. Quem exige qualidade cuida tambm da aparncia. Em um ambiente limpo, a segurana maior. O pessoal deve ter conscincia da importncia desta fase, tomando um conjunto de medidas: Ter os trs 5S previamente implantados; Capacitar o pessoal para avaliar se os conceitos esto sendo aplicados realmente e corretamente; Eliminar as condies inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos; Humanizar o local de trabalho numa convivncia harmnica; Difundir material educativo sobre a sade e higiene; Respeitar os colegas como pessoas e como profissionais; Colaborar, sempre que possvel, com o trabalho do colega; Cumprir horrios; Entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hbil; No fumar em locais imprprios, etc.

Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e matrias de limpeza. Requer manuteno da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cada membro da equipe deve ter conscincia da importncia de se trabalhar num local limpo e organizado.

VANTAGENS: Melhor segurana e desempenho do pessoal; Preveno de danos sade dos que convivem no ambiente; Melhor imagem da empresa internamente e externamente; Elevao do nvel de satisfao e motivao do pessoal para com o trabalho.

Algumas medidas importantes e teis nesta fase tambm podem ser colocadas com avisos ou instrues para evitar erros nas operaes de trabalho, bem como designaes,

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avisos e identificao dos equipamentos (recursos visuais). Quando importantes, os avisos devem ser vistos distncia, bem destacados e acessveis a todos do setor. importante nesta fase conferir se o programa est sendo realmente implantado, verificando cada etapa, se o pessoal est preparado e motivado a cumprir o programa.

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5. SHITSUKE Senso de Autodisciplina CONCEITO: "fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hbito, transformando os 5s's num modo de vida".

Atitudes importantes: Usar a criatividade no trabalho, nas atividades; Melhorar a comunicao entre o pessoal no trabalho; Compartilhar viso e valores, harmonizando as metas; Treinar o pessoal com pacincia e persistncia, conscientizando-os para os 5s; De tempos em tempos aplicar os 5s para avaliar os avanos.

importante cumprir os procedimentos operacionais e os padres ticos da instituio, sempre buscando a melhoria. A autodisciplina requer a conscincia e um constante aperfeioamento de todos no ambiente de trabalho. A conscincia da qualidade essencial.

VANTAGENS: Reduz a necessidade constante de controle; Facilita a execuo de toda e qualquer tarefa; Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utenslios, etc; Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operao; Os servios ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles, etc.

DICAS PARA A PRTICA DO MTODO 5S

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Cada pessoa deve saber diferenciar o til do intil. S o que tem utilidade certa deve estar disponvel. Eliminando-se o que no til, voc pode se concentrar apenas no que til. D ateno a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (mquinas, ferramentas,

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estoques, mveis, papis, etc.) e defina o que necessrio atravs de instrues claras para que todos possam separar o til do intil. Algumas perguntas podem ser elaboradas para direcionar o processo: O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado? O que pode ser til para outro setor? possvel trabalhar de forma mais econmica, racionalizando o tempo?

Aps colocar em um local determinado aquilo que ser descartado, convide as pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponveis, o que de fato lhes interessar. Analisar como as coisas esto guardadas, onde e por qu. Arrumao importante para agilizar o acesso aos documentos e outras coisas em seus devidos lugares. Administrar bem o patrimnio da instituio essencial, principalmente no que se refere organizao e identificao de: Laudos; Relatrios; Atas; Documentos em geral; Pareceres; Dados estatsticos; Arquivos e pastas de documentos.

Sempre que possvel, eliminar ou diminuir o processo burocrtico de aes ou documentos, procurando aproveitar o tempo e economizar trabalho desnecessrio. Cada um deve ficar responsvel pelo seu espao, sem prejudicar o espao do outro. Sempre deve-se questionar se algo est bom o suficiente ou se possvel ser melhorado.

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Estoques e utenslios de trabalho: Para haver corretas armazenagem, organizao e identificao, devem ser feitas algumas perguntas: possvel reduzir os estoques? O que est mo precisa mesmo estar ali? Os nomes esto padronizados? Qual o melhor local para e por qu? O que necessrio est mo?

Levante sugestes para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque se possvel, o dia da limpeza definido, para que todos se organizem. importante que todos participem, fazendo a limpeza em conjunto, jogando papis fora, fazendo pequenos consertos, etc. Compartilhe idias com os colegas, discuta as alternativas propostas e valorize o trabalho de cada um.

O que deve ser verificado e avaliado para elaborao de um ambiente organizado e propcio, com a metodologia 5S implantada: 1. Os funcionrios devem se apresentar com boa aparncia usando trajes limpos, no rasgados. 2. Piso e rea externa ao setor (corredores) devem estar limpos, secos e organizados, sem acmulo de materiais e sucatas, devem possuir linhas demarcando as reas de circulao. 3. Higiene: O ambiente deve estar limpo, sem acmulo de materiais orgnicos ou inorgnicos. Devem estar livre tambm de materiais/ equipamentos que provoquem contaminao. 4. O pessoal deve cuidar da higiene pessoal e usar os devidos equipamentos de segurana (onde aplicveis), para garantir a integridade fsica.

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5. importante tambm o cuidado com as mquinas, aparelhos, equipamentos e utenslios. As dicas de prtica do mtodo 5S devem tornar-se hbitos na instituio, entre os funcionrios, em todos os setores para que o programa seja mantido e o controle fique mais fcil.

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Em cada etapa, essencial que o mtodo seja verificado, a implantao tem de estar em constante verificao, isto tambm importante para a prxima fase, pois so todas interligadas. A ltima etapa de uma srie o ponto de partida para a primeira etapa da prxima. A fase de autodisciplina, uma das mais importantes e cruciais do programa, pois a fase em cada um dos envolvidos ter que desenvolver seu prprio senso de ordenao e assumir o compromisso com a metodologia e com suas atividades. Cada um fazendo a sua parte contribui para o desenvolvimento de todo o programa e a manuteno da qualidade. Cada um deve estar ciente de suas responsabilidades, terem suas funes definidas e serem treinados para que haja eficincia na prestao dos servios, segurana no local de trabalho e incentivo capacidade criativa.

ROTEIRO SUGESTIVO PARA IMPLANTAR O 5S

1. Etapa: Equipe de Implantao Formada por 3 pessoas, no mnimo, de diferentes setores da instituio e 1 pessoa da alta administrao. A equipe tem que ter disponibilidade para conduzir o processo, orientar, esclarecer dvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento.

2. Etapa: Planejamento Equipe de implantao pode elaborar um cronograma, um plano de orientao, determinar as ferramentas que sero utilizadas e dividir as atividades. As tarefas e as responsabilidades devem ser distribudas e todos devem se comprometer com os prazos de cumprimento.

3. Etapa: Fotos e Registros

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importante registrar a situao atual da organizao, em todas as reas, especialmente onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, a equipe deve se reunir e discutir as falhas, as aes corretivas, dar sugestes de melhoria baseadas nas fotos. importante a opinio de cada um, principalmente por que pertencem a reas diferentes na empresa.

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4. Etapa: Reunio A equipe pode convidar o pessoal da instituio para uma reunio, compartilhar os dados e mostrar o compromisso e a disposio para implantar o mtodo. Nesta reunio, a equipe pode iniciar o trabalho de conscientizao do pessoal, da importncia do programa 5S para a melhoria do trabalho. A equipe tambm pode explicar os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefcios.

5. Etapa: Implantao Aps esta reunio de sensibilizao do pessoal com a equipe responsvel, o programa comea a ser efetivamente implantado. As responsabilidades so divididas de acordo com as reas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do trabalho. Em cada fase, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades, esclarecer as dvidas, citar exemplos, etc. A interao da equipe com o pessoal envolvido importante, para que no fiquem dvidas a respeito do programa e para que tudo corra bem na fase seguinte.

6. Etapa: Acompanhamento A equipe organizadora planeja e se organiza para fazer visitas nas reas de implantao com pelo menos um membro da equipe organizadora supervisionando a visita. Nas visitas, os quesitos necessrios para a implantao do programa devem ser acordados, conforme a orientao do colaborador. Os pontos positivos, como os negativos devem ser apontados, pois o pessoal deve ser motivado a seguir as orientaes. O ideal que a equipe faa um mapa de acompanhamento mensal para verificar os benefcios, os resultados, as mudanas. essencial que todos sigam o programa, desde os gerentes e diretores aos tcnicos de apoio. Com o tempo, cada integrante vai diagnosticar a importncia dos conceitos e de sua aplicao, tornando a metodologia um hbito no trabalho. Dessa forma, o sistema vai se consolidando, junto com o Sistema da Qualidade.

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Os tcnicos e funcionrios novos, que forem se incorporando empresa, tambm se habituaro a aplicar os conceitos, uma vez que entrarem num sistema j implantado.

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A gerncia, setor ou empresa deve tambm se responsabilizar por planejar reunies peridicas com os membros da equipe para verificar como est sendo seguida cada fase do programa e as melhorias que podem ser feitas. Isso garante a motivao em sempre manter o hbito da metodologia e a manuteno do programa sempre implantado. Os treinamentos dos membros da equipe, tcnicos e funcionrios, deve ser peridico e o acompanhamento deve ser constante. Com os novos treinamentos, a equipe pode verificar os resultados, avaliaes do pessoal, as melhoras e o que ainda pode ser feito. Tambm uma oportunidade de reciclagem dos conhecimentos de cada um e harmonizao da equipe.

CUSTO DE IMPLANTAO
O custo para a implantao do programa no alto e os recursos podem ser alocados do oramento da empresa ou do setor. De acordo depoimentos de instituies em que com o mtodo j foi implantado ou est em implantao, no houve dificuldades para o custeio ou necessidades de compra excessiva de itens. Algumas fases podem ter o custo mais elevado que outras, o que depender tambm do nmero de pessoas envolvidas no processo, do nvel de compromisso da equipe, da estrutura fsica e da situao atual da empresa. Quanto mais rpido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se dedicar, menores sero tempo e gastos para implantar.

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IDIAS PRINCIPAIS DO MTODO 5S

Se voc sabe e no faz, como se voc no soubesse. Ordenar identificar. O ambiente mais limpo no o que mais se limpa, e sim o que menos se suja. Organizao do pessoal reflete organizao do ambiente. Todo o trabalho tem de ser feito em equipe. A tolerncia tambm uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida certa. Os trs primeiros S, ou seja, as 3 primeiras fases so a base para o sucesso da implantao do programa.

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