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UNIFICAO DO BANCO DE DADOS EXPERINCIA

BIBLIOGRFICO DA REDE DE

BIBLIOTECAS DA UNESP POR MEIO DO SOFTWARE ALEPH: RELATO DE

Resumo: Processo de unificao das 30 Bases de Dados bibliogrficos em um nico Banco de dados bibliogrficos da Unesp, e migrao para a verso 16.2.0 do software ALEPH. Relata os procedimentos adotados para a conferncia dos registros bibliogrficos, os problemas e erros encontrados e as medidas adotadas para sua correo. Palavras-chave: Unificao de acervos.

UNITY OF THE BIBLIOGRAPHIC DATA BASES OF UNESP LIBRARIES NETWORK BY MEANS OF ALEPH SOFTWARE: EXPERIENCE REPORT Abstract: Unify process of the thirty Bibliographic Databases in only one Unesp Bibliographic Database, and migration to version 16.2.0 of Aleph software. Reports the procedures to check the bibliographic records, what were the problems and the solutions to correct them. Keywords: Collections unity.

1 INTRODUO A Universidade Estadual Paulista Julio de Mesquita Filho (UNESP), uma das maiores e mais importantes universidades brasileiras, com destacada atuao no ensino, na pesquisa e na extenso de servios comunidade. Mantida pelo governo do Estado de So Paulo, uma das trs universidades pblicas, de ensino gratuito, ao lado da Universidade de So Paulo (USP) e da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). H uma peculiaridade que a distingue das demais: a nica

universidade presente em praticamente todo o territrio paulista. Seus campi universitrios esto instalados em 23 cidades, sendo 21 no Interior; um na Capital do Estado, So Paulo; e um em So Vicente, no litoral. Inserida neste contexto encontra-se a Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB), responsvel pelo funcionamento sistmico da Rede de Bibliotecas da Unesp, com a misso de propiciar uma efetiva interao entre a Rede de Bibliotecas, o meio acadmico e Instituies congneres Nacionais e Internacionais, atravs de aes conjuntas, facilitando a comunicao entre os vrios segmentos da Universidade, visando democratizao da informao em benefcio da Sociedade. A automao da Rede de Bibliotecas da UNESP vem se desenvolvendo com o intuito de aumentar sua eficincia, informatizando funes e rotinas de modo a maximizar o uso de seu acervo, otimizar seus recursos para seus usurios. De acordo com Caf,L. et al (2001, p.73) considera-se a aquisio de um sistema de automao um grande investimento para uma instituio, dessa maneira, o software adquirido deve satisfazer s necessidades da instituio no perodo de pelo menos cinco a oito anos, com as devidas atualizaes. O sistema Aleph, utilizado pela Rede de Bibliotecas da Unesp, foi adquirido no ano de 1997. Naquele momento, a equipe responsvel pelo sistema estudou uma forma de implant-lo de maneira que viesse atender as necessidades da UNESP diante de sua peculiaridade: 22 bibliotecas distribudas entre 16 cidades do Estado de So Paulo, para que pudessem efetuar seu funcionamento sistmico em rede. Optou-se por uma estrutura nica do sistema na qual foi criado um Catlogo Coletivo de Registros Bibliogrficos denominado UEP01, 22 Bases Locais de Registros Bibliogrficos e 22 Bases Locais de Registros Administrativos (itens). A princpio, esta estrutura era perfeita e atendia exatamente aos anseios da UNESP.

No decorrer dos ltimos 10 anos, aps a implantao do sistema e pleno funcionamento dos mdulos, vrios problemas ligados atualizao de itens e registros bibliogrficos surgiram em funo da estrutura do banco central x local; aps este perodo, essa verso do software ALEPH tambm j estava obsoleta e, portanto no oferecia possibilidade de implementao. Desta forma, muitos dos problemas identificados foram tratados de maneira paliativa at a mudana da verso. A UNESP at incio de 2006 possua aproximadamente 50% de seu acervo, especialmente da rea de Cincias Humanas, em outros sistemas, tais como MicrosIsis, ... etc. Neste momento era importante a converso destes acervos para o Aleph antes de fazermos a unificao das bases. Foi necessrio efetuar um Projeto que foi chamado Converso Humanas. Somente aps a incluso destes registros que foi possvel iniciar o processo de unificao dos acervos para, a seguir, fazer a mudana de verso. Para este cenrio, Crte (1999, p.242) expe que se as bibliotecas e centros de documentao quiserem oferecer melhores servios aos usurios com intuito de cumprirem sua misso, torna-se necessrio acompanhar e planejar o desenvolvimento de suas atividades, bem como o entendimento do fluxo de informaes que permeia o ambiente acadmico dos usurios, alm das constantes atualizaes dos recursos tecnolgicos envolvidos, evitando que os mesmos se tornem obsoletos a mdio e longo prazo. Assim sendo, a UNESP decidiu mudar para a verso 16.2.0, e como j houvera tantos problemas com a estrutura da verso 11.5.5, unificou suas bases, mantendo um nico Catlogo Coletivo de Registros Bibliogrficos (UEP01) e 30 Bases de Registros Administrativos (Itens).

PROCESSO

DE

CONFERNCIA

DA

CONVERSO

DOS

REGISTROS

BIBLIOGRFICOS

A conferncia dos dados bibliogrficos foi realizada pelo Banco de Dados Bibliiogrficos- UEP01, utilizando a base na verso 11.5.5 e na verso 16.2.0, com enfoque nos dados bibliogrficos, funcionalidade das teclas do sistema e pesquisa OPAC com indicao das ocorrncias dos erros, adicionando crticas e/ou comentrios. Foram analisados registros bibliogrficos de diversos tipos de materiais: livros, teses, trabalhos acadmicos, peridicos, material cartogrfico, diapositivo, partitura, CD. Aps o trmino da conferncia dos dados dos registros bibliogrficos, iniciou-se a checagem da funcionalidade das teclas de ajuda, de insero de dados por meio de tabelas de controle de entradas de autoridades. A conferncia foi realizada utilizando-se em torno de 5000 nmeros de sys (nmero de registro atribudo pelo sistema) de uma listagem gerada, por amostragem, que a cada 100 nmeros de sistema, utilizava-se um registro para conferncia, totalizando 1% dos registros existentes na Base.

3 METODOLOGIA

A conferncia dos registros bibliogrficos foi realizada por meio da base UEP01, verso 11.5.5 e UEP01 verso 16.2.0, foi realizada com duas duplas, utilizando 4 computadores. A sistemtica adotada para a conferncia foi a de confrontao de um mesmo registro, da amostragem de registros bibliogrficos, da verso 11.5.5 e da verso 16.2.2, verificando-se diacrticos, acentuao, campos do MARC, subcampos e indicadores. Aps o trmino da conferncia dos dados dos registros bibliogrficos, iniciou-se a checagem da funcionalidade das teclas F2, F3, F7, F8 e ctrl+F. A conferncia dos itens foi realizada com 6 funcionrios, utilizando 5 computadores. A sistemtica adotada para a conferncia foi a de confrontao, de um mesmo registro de itens, utilizando o mdulo de itens, de todos os dados em todos os

campos dos registros de itens selecionados da verso 11.5.5 e da verso 16.2.0, observando-se cdigo de barras; coleo; tipo de material; localizao; descrio; status do item e nmero de tombo.

4 RESULTADOS Os problemas encontrados no preenchimento dos campos, na verso 11.5.5, foram carregados da mesma maneira na verso 16.2.2. O programa de converso no teve como identificar problemas de preenchimento e corrigi-los. Por tratar-se de programa, no trabalha com situaes imprevistas, tais como preenchimento de dados em campos errados, alterao de CPD etc. No registro bibliogrfico do ALEPH, o nico campo que pde ser utilizado como identificador de determinado registro bibliogrfico, que serve para fazer a vinculao do registro bibliogrfico com as informaes administrativas (itens, circulao), o campo 001 que corresponde ao numero de CPD. Este campo NUNCA deveria ter sido alterado quando o registro era copiado da UEP para a base local, ou seja, um mesmo registro deveria ter o mesmo nmero de CPD na UEP e na Base local. Por isto, este foi o campo que o programa utilizou para vincular as informaes da UEP com as bases locais. Este foi um processo fundamental para a unificao das bases. J nas primeiras conferncias foi verificado um nmero grande de registros de itens que no foram carregados para a nova verso. Ao comparar e analisar na verso 11.5, nos registros de itens no convertidos para a verso 16.2, identificou-se que apesar de se tratar do mesmo registro, na UEP e base local, os nmeros de CPDs eram diferentes. Este um problema que no pde ser corrigido por programa. Os registros foram corrigidos um a um para que a vinculao UEP/base local pudesse ser efetivada e o registro do item carregado na verso 16.2.

Analisando o nmero de itens no convertidos de cada base, notou-se que, em mdia, este nmero est por volta 1,5%. Detectado o problema, houve necessidade de anlise para definio da soluo a ser adotada. Foi realizada uma reunio, atravs de videoconferncia, com as equipes da CGB So Paulo e Marlia e tambm com a participao da Ex-Libris, para esclarecimento de dvidas relativas ao sistema e viabilidade de implementao das sugestes expostas. A possibilidade de uma correo dos erros antes da segunda rodada foi descartada, considerando que: - para as listagens da primeira rodada utilizou-se um retrato da Base de julho de 2007, havendo alteraes e incluses posteriores, o que possivelmente geraria mais erros e conseqentemente mais itens no convertidos; - necessidade de extrema ateno e conhecimento do sistema para a identificao do erro na verso 11.5 (UEP e local) e sua correo, sob pena de se criarem novos erros; - no solucionaria o total dos problemas e, portanto, foi descartada. As etapas que foram desenvolvidas: 1 correo dos registros bibliogrficos de peridicos, com CPDs diferentes, pela equipe das Unidades, realizada at 30 de janeiro. Para as Unidades que j tinham desmembrado os fascculos (itens), um nico registro bibliogrfico corrigido, permitiu a converso de todos os itens para a verso 16.2, caso contrrio, os Itens teriam que ser novamente informados. 2 insero dos itens dos registros no convertidos aps a abertura da base na verso 16.2.

Esta insero foi realizada, pelas bibliotecas, a partir de listagens fornecidas pela ExLibris e utilizando-se uma cpia da Base Local, na verso 11.5, liberada para pesquisa. As informaes referentes aos emprstimos dos itens no convertidos, no foram carregadas. Para que no houvesse perda de controle dos itens emprestados e no convertidos, foram geradas as listagens itens no convertidos por Unidade, e itens no convertidos, por Unidade, que estavam emprestados (contendo as seguintes informaes: nmero de inventrio, ttulo, cdigo de barras do item e o cdigo de barras dos usurios), logo aps o fechamento da base para a converso final: Durante o perodo em que a base esteve fechada para a converso final, a consulta WEB verso 11.5 de todas as bases locais estiveram habilitadas (estavam desabilitadas as funes reserva e renovao em todas as bases). Desta forma, foi possvel tambm obter a localizao das obras na estante. As bibliotecas foram instrudas para que todos os itens de registros no convertidos fossem inseridos novamente aps a abertura da base na verso 16.2. Neste momento existiam as seguintes possibilidades: 1 o registro existe, porm, o CPD no confere foi necessrio inserir os itens e o emprstimo dos mesmos; 2 registro existe somente na base local no foram convertidos de forma alguma e foi necessrio criar os registros bibliogrficos, inserir os itens e registrar os emprstimos manualmente. Os registros e os emprstimos que foram realizados na opo de catalogao rpida foram carregados ao final da converso, porm, mudando-se a orientao inicial, os emprstimos efetuados no perodo em que a base esteve fechada (emprstimo off-

line) foram carregados pela prpria Unidade, aps a abertura da base, seguindo-se as orientaes dos Padres de registros bibliogrficos da UNESP.

5 CONCLUSO Baseados nos resultados obtidos na conferncia dos registros bibliogrficos e itens, verificamos a importncia de seguir o padro de registro da instituio (a UNESP possui publicao especfica e encaminha regularmente os novos padres desenvolvidos para materiais especiais que tambm ficam disponveis na intranet do Portal Bibliotecas). Certamente teramos um nmero bastante baixo de registros no convertidos, caso o padro tivesse sido seguido. O nmero de itens no convertidos e os erros de converso dos registros bibliogrficos, por falhas do programa, so insignificantes se considerarmos o tamanho do acervo. Pode-se considerar este um processo de sucesso, pois apesar de termos nos deparado com alguns problemas, estes no impediram o funcionamento da Rede de Bibliotecas, desde o primeiro dia aps a abertura da base convertida e unificada. Ainda h correes sendo efetuadas, porm, no tm causado impacto ao usurio.

6 REFERNCIAS CAF, L. et al . Proposta de um mtodo para escolha de software de automao de bibliotecas. Ci. Inf., Braslia, v. 30, n. 2, p. 70-79, maio/ago. 2001 CRTE, A. e R. de et al. Automao de bibliotecas e centros de documentao: o processo de avaliao e seleo de softwares Ci. Inf., Braslia, v. 28, n. 3, p. 241256, set./dez. 1999 FERREIRA, M. M. ; MARTINELLI, A. T. Formao da base de dados Athena. In : SIMPSIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA, 3, 1999, Marlia. Anais... Marlia : Faculdade de Filosofia e Cincias da Unesp, 1999.

rea temtica: Empreendedorismo em Bibliotecas Universitrias - Qualidade dos servios e foco no usurio Ttulo : UNIFICAO DO BANCO DE DADOS BIBLIOGRFICO DA REDE DE BIBLIOTECAS DA UNESP POR MEIO DO SOFTWARE ALEPH: RELATO DE EXPERINCIA

Autores : Antunes , M. A.1 Bastos, F.M.2 Buttarello, M.J.S.3 Ferreira, M.M.4 Fogolin, D.F.5 Gatti, C.A.S.6 Instituio: Universidade Estadual Paulista UNESP Endereos eletrnicos: 1 eti@reitoria.unesp.br
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flavinha@reitoria.unesp.br zeza@marilia.unesp.br margot@reitoria.unesp.br cgatti@marilia.unesp.br dilnei@marlia.unesp.br

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