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INTRODUCAO O presente trabalho debruar sobre a ACTA; abordar-se- sobre a sua caracterstica e estrutura e no menos importante a sua importncia no dia-a-dia da organizao.

O tema no esgota simplesmente mente neste trabalho requer ainda muito estudo pois as ACTAS variam.

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CONCEITO
Acta um documento de registo no qual se resumem reunies e assembleias de entidades pblicas ou particulares dele constando, portanto, factos, ocorrncias, decises, resolues, debates, votaes, disposies, normas etc. A acta a vida da empresa, reunindo todos os actos fundamentais da sua existncia e trajectria no mundo empresarial e institucional. O essencial lembrar que a acta no uma transcrio de tudo o que foi falado, mas sim um documento que regista de forma resumida e clara as deliberaes, resolues e demais ocorrncias de uma reunio ou outro evento. Alis, no se redige uma acta: lavra-se, que o verbo empregado neste tipo de redaco comercial ou oficial. Aps assinada pelo secretrio e por todos os presentes, a acta constitui prova de que houve a reunio, das decises nela tomadas e das manifestaes de todos os participantes. Em razo de seu valor jurdico, a acta deve ser lavrada de modo a evitar futuras modificaes, razo pela qual no se admite rasuras ou emendas. 2

SECRETRIA X ACTA
Secretariar uma reunio muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a acta. O secretrio ou a secretria designada precisa exercitar a sua voz activa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registar quem est presente, controlar o horrio de incio e trmino, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunio, acompanhar as questes no concludas ao longo da reunio, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papis de grande importncia operacional para a reunio. Mas saber fazer uma boa acta essencial para que o tiro no saia pela culatra. E no difcil: embora o grau de formalidade necessria varie em cada organizao e categoria de reunio, o formato de uma ata comum bastante simples.

ELABORAO
Geralmente, as actas so transcritas pelo secretrio, em livro prprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade mxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegao de poderes para tanto; esta tambm dever numerar e rubricar todas as folhas do livro.

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Quando o Livro de Acta estiver completo, ou seja, quando no houver mais folhas para escrever as actas, dever ser feito o Termo de Encerramento e aberto um novo Livro Acta.

Permite-se tambm a transcrio da acta em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitando fraude.

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Devido a ter como requisito no permitir que haja qualquer modificao posterior, o seu formato renuncia as quebras de linhas electivas, espaamentos verticais e paragrafao, ocupando virtualmente todo o espao disponvel na pgina; Ao final da acta o espao restante na linha deve ser completado com um trao; Nmeros, valores, datas e outras expresses sempre representados por extenso; Sem emprego de abreviaturas ou siglas; Sem emendas, rasuras ou uso de correctivo; Todos os verbos descritivos de aces da reunio usados no pretrito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu);

PRINCIPAIS CARACTERSTICAS
Devido a ter como requisito no permitir que haja qualquer modificao posterior, o seu formato renuncia as quebras de linhas electivas, espaamentos verticais e paragrafao, ocupando virtualmente todo o espao disponvel na pgina; Ao final da ata o espao restante na linha deve ser completado com um trao; Nmeros, valores, datas e outras expresses sempre representados por extenso; Sem emprego de abreviaturas ou siglas; Sem emendas, rasuras ou uso de correctivo; Todos os verbos descritivos de aces da reunio usados no pretrito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu);

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Caso a acta esteja sendo registada directamente em livro de actas manuscrito, os confortos da edio do texto no estaro disponveis. Neste caso, se houver erro do Secretrio, o mesmo dever ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o digo, como no exemplo: () O director props adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matria-prima (). Caso perceba-se o erro apenas ao final da composio da acta, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se rectificar no trmino do texto, como no exemplo: Em tempo: onde consta vinte mil unidades de matria-prima, leiase trinta mil unidades de matria-prima; Se a reunio no teve qurum, o secretrio deve lavrar a acta assim mesmo, para que o facto fique registado, sendo que o nico fato a registar a prpria falta de qurum. Exemplo de acta para falta de qurum: Por falta de qurum no houve hoje, cinco de Fevereiro de dois mil e nove, reunio de(o) -. Eu, (nome do secretrio), lavro a presente ata que aps lida e aprovada, ser assinada. So Paulo, 10 de Fevereiro de 2009. Quanto assinatura, devero faz-lo todas as pessoas presentes ou, quando deliberado, apenas o presidente e o secretrio.

PARTES DE UMA ACTA

As partes de uma acta variam segundo a natureza das reunies cujos eventos se registaram. Entretanto, as mais importantes e que mais frequentemente aparecem, alm do ttulo e das assinaturas, so as seguintes: Abertura A abertura feita com a indicao por extenso do dia, ms, ano e hora da reunio, alm do local em que est sendo realizada. Exemplo: Aos vinte e sete dias do ms de Maro de dois mil e doze, com incio s quinze horas e trinta minutos, na sala de reunies da Empresa XYZ, na Avenida Samora Machel, n 2214, Beira, Sofala. Reuniram-se

Relao e identificao das pessoas presentes Exemplo: Reuniram-se, sob a presidncia do Sr. Fulano de Tal e secretariada por Beltrana, os membros da Directoria Financeira e os Gerentes Comerciais infra-assinados.

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Ordem do dia o relato da reunio propriamente dita. A secretria deve narrar, em ordem cronolgica, todos os assuntos tratados e suas decises. Exemplo: Os senhores accionistas, por unanimidade de votos, deliberaram: Ratificar a aprovao do Balano Patrimonial, Demonstraes Financeiras e Relatrio da Administrao relativos ao Ano Civil encerrado em 31 de Dezembro de 2012 e, em seguida, pela extino das actividades da Filial localizada na Avenida Julius Nyerere, cidade de Tete, uma vez que a medida atendia aos interesses da sociedade. Fecho O Fecho da acta no muda e ocorre quando todos os assuntos tiverem sidos narrados. Exemplo de Fecho: Nada mais havendo a tratar, o Sr. Presidente encerrou a sesso e convocou outra sesso para o dia, s horas, quando sero julgados os recursos em pauta. E, para constar, lavrei a presente ata que subscrevo e vai assinada pelo Senhor Presidente depois de lida. So Paulo, de de 2009. (seguem as assinaturas)

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EXEMPLO DE UMA ACTA PANDORA Consultores

Assembleia Geral da PANDORA Consultores

ACTA N. 01/2012 7 Aos vinte e quatro dias do ms de Abril de dois mil e doze, pelas nove horas e vinte e cinco minutos, realizou-se, no Escritrios da PANDORA Consultores, a Assembleia Geral da Pandora Consultores, em sesso ordinria, presidida por Joao Cossa (Presidente da Mesa da Assembleia Geral) e secretariada por Ilda Maria dos Anjos (Secretria da Mesa da Assembleia Geral), com a seguinte Ordem de Trabalhos:

1. - Aprovao do Estatuto da sociedade 2. - Constituio do corpo directivo; 3. - Diversos

O presidente da Assembleia Geral iniciou os trabalhos, aps meia hora da primeira convocatria, ao abrigo dos estatutos, estando 9 pessoas presentes, como consta da folha de presenas, seguida passou-se ao primeiro ponto. Foram dadas algumas informaes pelo scio Carlos Dezembro: no que concerne a localizao dos escritrios, que sita no largo da vale em Moatize; pelo presidente da Mesa da Assembleia Geral, foi dita que a o mesmo escritrio sero da propriedade de um cliente que oferecera as instalaes em troca de prestaes de servios sem pagamentos. Chegados ao primeiro ponto: "Aprovar o Estatuto da Sociedade", o presidente da Assembleia deu a palavra ao plenrio, que por sua vez foi aprovada o estatuto da sociedade por unanimidade. A seguir, o presidente da Mesa da Assembleia Geral passou ao segundo ponto: - "Constituicao do corpo directivo". Para o efeito apresentou-se uma lista, tendo a mesma sido votada de acordo com os estatutos.

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Os rgos Sociais, para o ano de dois mil e doze, ficaram constitudos como se segue:

Cargo

Nome

Mesa da Assembleia Geral Presidente 1. Secretrio 2. Secretrio Joao Cossa Ilda dos Anjos Ginoca Castigo 8

Direco (ou Conselho Executivo) Presidente Vice-Presidente Secretrio Tesoureiro Vogal Vogal Vogal Carlos Dezembro Lace Nkwemba Constantino Andre Timoteo Andre Jussubo Leonor Mario Claudia Brito Castigo Malacane

Conselho Fiscal Presidente Vogal Vogal Ginoca Castigo Constantino Andre Claudia Brito

Ficou referido, conforme consta nos estatutos, que a conta bancria s pode ser movimentada por duas assinaturas de entre o presidente e o vice da

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Direco (ou do Conselho Executivo) e o tesoureiro, sendo a deste ltimo obrigatria. Foi decidido por unanimidade que, no final da Assembleia Geral, se iria proceder tomada de posse dos novos rgos Sociais em livro prprio. Depois de realizada a eleio entrou-se no ltimo ponto: - "Outros assuntos de interesse". Seguiu-se um perodo de discusso alargada sobre diversas preocupaes referentes escola. E nada mais havendo a tratar, o presidente da Mesa da Assembleia Geral deu por finalizada a Assembleia Geral pelas doze horas e trinta e cinco minutos, da qual se lavrou esta acta, que vai ser assinada, nos termos da lei: 9

O Presidente da Mesa da __________________________________________ O Secretrio da Mesa da __________________________________________

Assembleia

Geral:

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CONCLUSAO
Com o presente trabalho, chegou-se a conclusa que a acta um documento comercial indispensvel para todas as organizaes, nela que fica gravada as grandes decises da mesma que serve de suporte para vrias actividades subsequentes depois da mesma ser aprovada. No s interessa a organizao como tambm as entidades (particulares e/ou colectiva) que lhe do com elas no quotidiano (clientes, parceiros, doadores, investidores, fornecedores, auditores e outros) que se interessa pelo andamento da mesma. De salientar que o tema no esgota com o presente trabalho, ainda existem muito por se dizer, pois existem muitas e varias formas de se abordar uma acta dependendo de sociedade e tipo de organizao (Lucrativa ou no).

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BIBLIOGRAFIA:
Almeida, Antnio Luiz Mendes de. Atenciosamente: manual prtico de redao comercial e oficial. 5. ed. Garamond. Campos, Augusto. Modelo de acta Como secretariar reunies com efetividade. Disponvel em: Medeiros, Joo Bosco. Redao Empresarial. So Paulo, Atlas, 1989.

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