Relatorio MP

Relatrio de Auditoria ao Ministrio das Pescas Exerccio Econmico de 2010
NDICE
ABREVIATURAS............................................................................................................ 2 1. INTRODUO.......................................................................................................... 3 1.1 Fundamento e mbito da auditoria....................................................................3 1.2 Objectivos da auditoria.......................................................................................3 1.2.1 Objectivo geral.............................................................................................3 1.2.2 Objectivos especficos.................................................................................3 1.3 Metodologia e condicionantes............................................................................4 1.3.1 Metodologia................................................................................................. 4 1.3.2 Condicionantes............................................................................................5 1.4 Caracterizao da entidade auditada.................................................................6 1.4.1 Enquadramento institucional........................................................................6 1.4.2 Estrutura orgnica........................................................................................7 2. RESULTADO DAS VERIFICAES..............................................................................8 Gesto por resultados..............................................................................................8 2.1.1. Constataes..............................................................................................8 Concluses..........................................................................................................11 Recomendaes..................................................................................................11 2.2. Contabilidade..................................................................................................12 2.2.1. Constataes............................................................................................12 Concluses..........................................................................................................15 2.2.3 Recomendaes.........................................................................................16 2.3 Aquisies de Bens e Servios..........................................................................17 2.3.1. Constataes............................................................................................17 2.3.2. Concluses................................................................................................18 2.3.3. Recomendaes........................................................................................19 2.4. Vencimentos e Recursos Humanos..................................................................20 2.4.1. Constataes............................................................................................20 2.4.2. Concluses................................................................................................21 2.4.3 Recomendaes.........................................................................................21 2.5 Patrimnio ......................................................................................................21 2.5.1 Constataes.............................................................................................21 2.5.2. Concluses................................................................................................23 2.5.3 Recomendaes.........................................................................................24 2.6. Receitas.......................................................................................................... 25 2.6.1. Constataes ...........................................................................................25 2.6.2. Concluses................................................................................................27 2.6.3. Recomendaes........................................................................................27 3. ACOMPANHAMENTO DAS RECOMENDAES..........................................................28
Ministrio das Finanas
Inspeco-Geral de Finanas
ABREVIATURAS
ADNAP Administrao Nacional de Pescas DAF Departamento de Administrao e Finanas DM Diploma Ministerial DNAP Direco Nacional de Administrao Pesqueira DNEP Direco Nacional de Economia e Polticas Pesqueiras DNFP Direco Nacional de Fiscalizao da Pesca DNPE Direco Nacional do Patrimnio do Estado DRH Direco de Recursos Humanos EGFE Estatuto Geral dos Funcionrios do Estado e-SISTAFE Sistema electrnico da Administrao Financeira do Estado FFP Fundo de Fomento Pesqueiro FR Fonte de Recurso GM Gabinete do Ministro IG Inspeco Geral IIP Instituto de Investigao Pesqueira IRPS Imposto sobre Rendimento de Pessoas Singulares MF Ministrio das Finanas OF Oramento de Funcionamento OI Oramento de Investimento OP Ordem de Pagamento PES Plano Econmico Social REGFAE Regulamento do Estatuto Geral dos Funcionrios e agentes do Estado SISTAFE Sistema de Administrao Financeira do Estado TA Tribunal Administrativo UGEA Unidade Gestora Executora das Aquisies VD Venda a Dinheiro Ministrio das Finanas Inspeco-Geral de Finanas
1. INTRODUO
1.1 Fundamento e mbito da auditoria
Em cumprimento do Plano de Actividades da Inspeco-Geral de Finanas aprovado por despacho de 04/01/2011, de S.Excia o Ministro das Finanas e na posse da Guia n 08/SCIGAB/11, de 11/05/2011, que constitui anexo 1, a equipa constituda por Ldia Eugnio Moiane, Maria Gabriela Massugueja Sitoe, Helena Elsa Pedro, Cu Nora Narciso de Matos, Guilherme Carlos Tembe e Santos Moiana, Tcnicos da Inspeco-Geral de Finanas, concluiu recentemente a Auditoria ordinria ao Ministrio das Pescas, referente ao exerccio econmico de 2010. A auditoria decorreu entre os dias 16 de Maio e 28 de Junho do corrente ano, vide anexo 2, acta da reunio de apresentao, e prosseguiu os objectivos a seguir.
1.2 Objectivos da auditoria

1.2.1 Objectivo geral
Efectuar uma auditoria financeira sobre a execuo dos recursos postos disposio da entidade, fundos do oramento de funcionamento, de investimento e das receitas, tendo em conta o cumprimento da legalidade dos actos administrativos e financeiros ocorridos durante o exerccio econmico em anlise, visando emitir uma opinio sobre a sua gesto.
1.2.2 Objectivos especficos

a) Verificar o cumprimento das Leis, Regulamentos e Instrues para o funcionamento da instituio em relao s diversas reas; b) Avaliar o sistema de controlo interno institudo para a gesto; Ministrio das Finanas Inspeco-Geral de Finanas
c) Analisar a fiabilidade da informao financeira e operacional;

d) Verificar a execuo oramental;
e) Avaliar a salvaguarda dos activos; f) Analisar a eficincia, eficcia e a economicidade do desempenho dos diversos rgos; g) Verificar o grau de cumprimento dos procedimentos para a realizao de despesa no mbito do e-SISTAFE; h) Avaliar o sistema de controlo existente sobre os bens patrimoniais, critrios de afectao de imveis e viaturas, normas de sua utilizao e abates; i) Identificar os constrangimentos e lacunas existentes que influenciam na gesto eficiente e eficaz dos recursos e propor medidas para a sua melhoria; j) Avaliar o sistema de controlo institudo sobre o consumo de combustveis, e k) Verificar o grau de cumprimento do Decreto n. 54/2005, de 13 de Dezembro, Regulamento de Contratao de Empreitada de Obras Pblicas, fornecimento de Bens e Prestao de Servio ao Estado.
1.3 Metodologia e condicionantes

1.3.1 Metodologia
a) Entrevistas semi-estruturadas com os responsveis das principais reas; b) Verificao e concluso sobre a eficcia da execuo oramental dos fundos da instituio;
c) Anlise amostral de processos de despesas de investimento interno e
externo e de despesas de funcionamento, referentes ao perodo acima indicado com valor igual ou superior a 10,000.00MT; d) Anlise da observncia da legislao aplicvel;
e) Anlise aleatria de 60% dos processos individuais, cruzando-os com as listas do pessoal e preenchimento do quadro comum e privativo do MP;
f) Verificao fsica aleatria de alguns funcionrios no total de 12, que
representam 11% do universo da instituio; g) Verificao sobre se as propostas de reforo ou redistribuio de verbas esto devidamente anotadas e sancionadas; h) Verificao fsica dos bens patrimoniais identificados na anlise da execuo dos fundos da instituio, tomando como critrio da escolha o perodo da aquisio sobre a e a aleatoriedade do processo na de seleco abastecimento dos de compartimentos; i) Verificao eficcia combustvel s viaturas da instituio e a legitimidade dos beneficirios. Foi tomado como referncia um vasto leque da legislao aplicvel, entre outras: i.
ii.
Lei n. 9/2002, de 12 de Fevereiro, que cria o Sistema de Administrao Financeira do Estado (SISTAFE); Diploma Ministerial n. 169/2007, de 31 de Dezembro, que aprova o Manual de Administrao Financeira e Procedimentos Contabilsticos. (Vide anexo 3), Legislao aplicvel.
1.3.2 Condicionantes
a) Falta de informao clara ao MP sobre a data de incio da realizao da Auditoria da IGF, ou seja a data inicial tinha sido programada para dia 9 de Maio de 2011 mas efectivamente s chegamos ao local ao 16 de Maio; b) Falta de material de trabalho para a efectivao da Auditoria ( Lap-tops, papel)
1.4 Caracterizao da entidade auditada

1.4.1 Enquadramento institucional
O Ministrio das Pescas (MP) uma instituio relativamente nova, e resulta da desagregao do ento Ministrio da Agricultura e Pescas. Este facto criou um vazio do pessoal posto que grande parte dos funcionrios ficou no ento Ministrio da Agricultura e Desenvolvimento Rural. O MP foi criado pelo Decreto Presidencial nr. 01/2000, de 17 de Janeiro, ao abrigo do disposto no nr.1 do artigo 117 e da alnea C do artigo 121 da Constituio da Repblica. um rgo Central do Aparelho do Estado tendo como principais atribuies e competncias definidas pelo Decreto Presidencial nr.6/2000, de 4 de Abril , que se seguem: Propor as polticas e estratgias de desenvolvimento das pescas e assegurar a sua implementao; Apoiar e promover aces de valorizao dos produtos de pesca nacionais; Regulamentar, pesqueiros; Conceder gesto de servio e da explorao de equipamento pesqueiro; Fiscalizar a actividade de pesca; Inspeccionar e certificar a qualidade dos produtos de pesca; Coordenar a execuo da poltica das pescas com outros rgos, instituies e demais entidades, quer pblicas ou privadas, na perspectiva da horizontalidade dos domnios comuns e afins; Realizar estudos que se revelem necessrios com vista ao estabelecimento de um ambiente social, econmico, fiscal e tcnico favorvel ao desenvolvimento das pescas; Promover e apoiar formas institucionais de envolvimento dos diversos licenciar e monitorar a explorao de recursos
agentes
econmicos
da
sociedade
civil
na
gesto de
recursos
pesqueiros; Promover o treinamento e formao tcnico-profissional especfica do sector das pescas; Promover e regulamentar a criao de formas e mecanismos de cogesto; Promover e apoiar as associaes de pescadores; Realizar a monitoria e investigao dos recursos pesqueiros; e Investigar e promover o desenvolvimento das bases cientficas e tecnolgicas de suporte do sector e disseminar a informao assim obtida. O MP regido pelo regulamento interno, aprovado pelo Diploma Ministerial n. 75/2001, de 9 de Maio.
1.4.2 Estrutura orgnica

De acordo com o Diploma Ministerial n 75/2001, de 09 de Maio, o MP apresenta a seguinte estrutura orgnica: a) Estrutura Central; b) Estrutura local; c) Instituies Tuteladas. A estrutura central compreende: a) Direco Nacional de Administrao Pesqueira; b) Direco Nacional de Economia Pesqueira; c) Direco de Recursos Humanos; d) Departamento de Inspeco de Pescado; e) Departamento do Aquacultura; f) Departamento de Cooperao Internacional;
g) Departamento de Administrao e Finanas; h) Gabinete do Ministro; i) Inspeco Geral.
2. RESULTADO DAS VERIFICAES

Gesto por resultados
2.1.1. Constataes
2.1.1.1 Planos e Relatrios

a) A DNEP responsvel pela programao, acompanhamento e relato das
actividades desenvolvidas pelo sector pesqueiro; Assegura a elaborao dos planos, oramentos e relatrios peridicos com base nos elementos fornecidos pelas diversas direces; Possui uma matriz onde consta de forma detalhada o ciclo de planificao das suas actividades; A matriz orienta o envio de cartas aos diversos sectores e unidades orgnicas para que faa chegar a informao do seu desempenho DNEP que por sua vez a compila; A proposta do relatrio sujeita anlise por parte dos sectores e das unidades orgnicas sob coordenao da DNEP, para posterior aprovao pelo Colectivo de Direco, rgo deliberativo do MP; O relatrio geral de actividades de 2010 integra uma descrio das actividades realizadas (PES) pelos vrios sectores, avaliao do grau de realizao das mesmas, bem como a anlise dos desvios verificados;
b) No existe um plano de actividades do sector que inclua uma definio
clara dos objectivos e metas; c) A execuo oramental apresenta algumas divergncias entre os dados
apresentados no relatrio e as dotaes comunicadas pela contabilidade pblica;

d) O relatrio do balano geral de actividades no apresenta de forma
descriminada as dotaes e execues do oramento de funcionamento, isto , apresenta-as de forma aglutinada impossibilitando a anlise da informao por instituio; e) Foi apresentado pela DNEP verses diferentes e no assinadas do relatrio do ano 2010, alegando-se a espera da realizao do Conselho Coordenador para a devida aprovao.
2.1.1.2 Execuo oramental

a) Em 2010 foi aprovada uma dotao de 226.238.240,00 MT sendo
72,6 % de origem externa (Fundo Comum) e 27,4% de origem interna (22,2 % para funcionamento e 5,2 % para investimento);
b) O
oramento
de
Funcionamento
disponibilizado
em
2010
foi
50,159,500.00MT, nos quais foram acrescidos 8,518,490.00MT do saldo das receitas consignadas de 2009 e a execuo situou-se em cerca de 47,631,046.00MT, dos quais 14,128,393.00MT foram usados para financiar a aquisio de bens e servios;
c) O oramento de Investimento Interno disponibilizado em 2010 foi de
11,247,700.00MT nomeadamente
que
foram do
alocados Ministrio
dois das
projectos Pescas e
Implantao
Desenvolvimento de Infra-estruturas. A execuo do investimento interno situou-se em cerca de 11,556,249.00MT, verifica-se aqui uma diferena entre o oramentado e o realizado devido a actualizao da dotao conforme o mapa demonstrativo consolidado extrado do esistafe;
Relatrio de Auditoria ao Ministrio das Pescas Exerccio Econmico de 2010 d) O oramento de Investimento externo (fundo comum) disponibilizados
em 2010 foi de 164,251,040.00MT, alocados para cinco projectos, nomeadamente: Implantao do Ministrio das Pescas, Gesto e Controle Financeiro das Despesas Pblicas, Fiscalizao Martima Via Satlite, Implementao do Plano Director de Estatstica e Desenvolvimento e Gesto dos Recursos Humanos;
e) A execuo do investimento externo fixou-se em 227,590,401.00MT e
334,440.15USD e 34,327.3 ZAR e 3,885 EUR.
2.1.1.3 Sistemas de controlo interno

a) A contabilizao das despesas do MP feita em conformidade com a
execuo descentralizada do oramento, isto e, o oramento do funcionamento encontra-se centralizado no DAF e o oramento do investimento na DNEP;
b) A
funo
de
ordenador
de
despesa
no
MP
desempenhada
alternativamente por trs responsveis, nomeadamente, o Sr. Secretrio Permanente, o chefe do DAF e o Director da DNEP, sem que no entanto nos tenha sido apresentado algum despacho de delegao de competncias para os ordenadores chefe da DAF e Director da DNEP;
c) Da anlise dos procedimentos do perodo auditado constatou-se que
cada unidade orgnica emite uma requisio interna com parecer do responsvel da unidade e encaminha ao DAF ou DNEP conforme o oramento (interno ou externo) onde so autorizadas pelo ordenador de despesas de funcionamento ou investimento conforme os casos;
d) Aps a autorizao so seguidos os procedimentos emanados no MAF e
as conformidades processual e documental so dadas pela chefe do DAF ou pela chefe de repartio de finanas e oramento conforme os casos;
e) A gesto oramental em funo dos limites oramentais atribudos da
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responsabilidade do DAF e da DNEP.
Concluses
a) A DNEP no dispe de um plano anual de actividades do sector, onde
estejam reflectidos os objectivos operacionais e opes estratgicas de cada unidade orgnica. Contudo, a DNEP est a desenvolver e a implementar o Plano Director do sector; Vide 2.1.1.1 alneas a) e b)
b) O relatrio financeiro do sector tem lacunas na informao relativa s
dotaes e execues oramentais, o que reduz a fiabilidade do mesmo; Vide 2.1.1.1 alnea c)
c) A apresentao aglutinada das dotaes e execues do oramento de
funcionamento no relatrio do balano geral de actividades do MP, impossibilita a anlise da informao por instituio; Vide 2.1.1.1 alnea d)
Recomendaes
a) Que seja elaborado um plano anual de actividades do MP, harmonizado;
b) Que seja conciliada a informao financeira que consta do relatrio de balano e a fornecida pelo MF e pelas unidades orgnicas;
c) Que seja apresentada discriminadamente as dotaes e execues
oramentais do prprio MP, das instituio e das Provncias de modo a permitir que se faa uma avaliao coerente da execuo anual.
d) No que se refere aos ordenadores de despesa, recomenda-se o
cumprimento do n 2 do artigo 36, coadjuvado com o n 2 do artigo 38 do MAF; e) No que se refere a autorizao da despesa pelo ordenador, que seja
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cumprido o preceituado no n 4 do artigo 24, do MAF, aprovado pelo DM n 169/2007, de 31 de Dezembro;
2.2. Contabilidade
2.2.1. Constataes
2.2.1.1 Oramento de funcionamento

A avaliao efectuada aos processos de prestao de contas no valor de 15,570,174.00MT correspondente a 86,8% constatou-se o seguinte: a) No existe um documento legal que estabelece os limites de autorizao de despesas por competncias; b) O ordenador de despesa de funcionamento, agente de controlo interno e chefe do DAF;
c) As requisies internas, na sua maioria, para alm de no indicarem o
saldo inicial e final no apresentam evidncias da verificao do enquadramento oramental da despesa (cabimentao); d) Alguns relatrios do trabalho realizado nas deslocaes em misso de servio, no constam dos processos de abonos de ajudas de custo dos funcionrios;
e) Foram realizadas despesas sem factura, no valor de 10,474,473.00MT
(Vide anexo 4);

f) Foram realizadas despesas sem autorizao do ordenador de despesa,
no valor de 1,619,798.00MT (Vide anexo 5);

g) Foi pago a Pamodzi Servios o valor de 91.000,00Mt atravs da verba de
ajudas de custo, pela ordem de pagamento n 817;

h) Foram adquiridos
bens no Supermercado July, Lda no valor de
81,584.50MT com base num contrato fora do prazo.
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Oramento de Investimento Interno

Da avaliao efectuada aos processos de prestao de contas no mbito das verificaes documentais realizadas no valor de 6,965,411.00 MT correspondente a 61.9%, constatamos:
a) Com recurso ao oramento sob gesto da DNEP, foram autorizadas
despesas de investimento nos valores de 1,354,436.00 MT e de 231,517.00 MT pela chefe do DAF e pelo Chefe da ADNAP, respectivamente, sem que tenha sido presente o despacho que sustenta esse procedimento; (Vide anexo 6);
b) Foram pagas despesas de funcionamento com recurso ao oramento de
investimento no valor de 685,319.89 MT (Vide anexo 7);

c) Por regra, as requisies internas, para alm de no indicar o saldo
inicial
final
no
apresentam
evidncias
da
verificao
do
enquadramento oramental;
d) Foram pagas despesas sem factura, no valor de 3,612,380.68MT. (Vide
anexo 8);
e) O campo referente a inscrio do documento externo, nas ordens de
pagamento, tem sido preenchido com o nmero da requisio interna ao invs do nmero da factura, o que indicia a possibilidade de pagamento de despesas antes do seu fornecimento, o que contraria o preceituado no regulamento das contrataes pblicas em vigor;
f) Foram pagos abonos de ajudas de custo sem guia de marcha, no valor
de 78.900,00 MT (Vide anexo 9);

g) Foram pagas ajudas de custo com a verba de bens e servios atravs da
OP 201000264 no valor de 8,445.00MT.
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2.2.1.3 Oramento de Investimento Externo (Fundo comum)

Da avaliao efectuada aos processos de prestao de contas no mbito das verificaes documentais realizadas no valor de 152,588,368.03MT correspondente a 93,9 %, constatou-se o seguinte:
a) Foram autorizadas despesas de investimento externo no valor de
994,165.00 MT pela chefe do DAF, oramento que estava sob gesto da DNEP, porm no foi entregue o despacho que sustente este procedimento (Vide anexo 10);
b) Foram realizadas despesas sem factura, no valor de 2,344,889.00 MT
(Vide anexo 11);

c) Foram
realizadas
despesas
sem
autorizao,
no
valor
de
10,803,367.00 MT e USD 4,610.00 (cerca de 128.080,00 MT ao cbio de 28MT/USD); (Vide anexo 12); d) O campo referente ao documento externo, nas ordens de pagamento, tem sido preenchido com o nmero da requisio interna ao invs do nmero da factura;
e) Foram pagos abonos de ajudas de custo sem guia de marcha, no valor
de 503,178.96 MT;
f) Foram pagas ajudas de custo cujos processos de realizao de despesa
no constam do arquivo, no valor de 3.150,00 e 1.752,00 em USD, pelas Ordens de pagamento n 201000871 e 201000645, respectivamente.
g) Foram feitos pagamentos sem autorizao, isto , a assinatura do
coordenador feita aps o pagamento, para formalizao, segundo o auditado, este procedimento deveu-se ausncia do coordenador.
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Concluses
a) Incumprimento das instrues da DNCP relativas a execuo do
oramento do Estado, quanto a obrigatoriedade da autorizao competente a anteceder a realizao da despesa; Vide 2.2.1.1 alnea f) e 2.2.1.3 alnea c) e g)
b) As funes de ordenador de despesa so exercidas, ilegalmente, pela
chefe do DAF e pelo Director da DNEP; Vide 2.2.1.2 alnea a) e 2.2.1.3 alnea a)
c) A inexistncia do dispositivo legal que estabelea os limites de
competncia
de
autorizao
de
despesas,
leva
que
independentemente do montante, a despesa seja autorizada a qualquer nvel; Vide 2.2.1.1 alnea a)
d) A acumulao de tarefas de Chefe do DAF, ordenadora de despesa e
agente de controlo interno no permite transparncia na realizao das despesas; Vide 2.2.1.1 alnea b)
e) A falta de cabimentao de despesas pode induzir a autorizao da
despesa sem disponibilidade financeira; Vide 2.2.1.1 alnea c)

f) A falta de relatrios do trabalho realizado nos processos de abonos de
ajudas de custo no permite aferir a realizao da actividade; Vide 2.2.1.1 alnea d)

g) A falta de factura nos processos de realizao de despesas no permite
aferir se o valor desembolsado foi aplicado na aquisio dos bens ou servios requisitados; Vide 2.2.1.1 alnea e), 2.2.1.2 alnea d) e 2.2.1.3 alnea b)
h) A falta da autorizao da despesa pelo ordenador viola as normas
estabelecidas no MAF, podendo induzir a desvios de fundos; Vide 2.2.1.1
15
alnea f)
i) Houve desvio de aplicao no valor de 99,445.00 MT, no pagamento
de despesas Pamodzi pela OP 201000264, referente a prestao de servios atravs da verba de ajudas de custo; Vide 2.2.1.1 alnea g)
j) Existem processos de prestao de contas que incluem todos os
documentos necessrios para suportar as despesas (ex. processos do fundo comum), o que revela conhecimento das normas e um certo rigor na anlise e conferncia dos mesmos.
2.2.3 Recomendaes
a) Observar as instrues da DNCP relativas a execuo do oramento do Estado, quanto a obrigatoriedade da autorizao competente a anteceder a realizao da despesa; b) Criar um despacho que estabelea os limites de competncia de autorizao de realizao de despesas no MP; c) Que haja segregao de funes entre a funo de Chefe do DAF e do ordenador de despesa; d) Preencher devidamente o campo de cabimentao de despesa em todas as requisies internas, em observao as instrues da DNCP. e) Anexar o relatrio de trabalho realizado nos processos de abonos de ajudas de custo; f) Em relao a factura obrigatria a sua apresentao em cumprimento do artigo 92 do DM n 169/2007, de 31 de Dezembro; g) Em relao aos desvios de aplicao de fundos, que se sejam feitos pagamentos em funo do CED (classificador econmico de despesa);
h) Que sejam envidados esforos para que os erros nos processos de
investimento interno e de funcionamento se tornem mnimos.
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2.3 Aquisies de Bens e Servios

2.3.1. Constataes
a) A Unidade Gestora e Executora das Aquisies (UGEA) foram legalmente criadas, com trs elementos, por despacho do Exmo. Sr. Secretrio Permanente de 11/12/07.
b) A UGEA funcionou em 2010 com um elemento, pois o chefe da Unidade
no tem sido efectivo por exercer a funo de Director Nacional Adjunto da ADNAP e o terceiro membro nomeado no se encontra em exerccio por motivo de transferncia. c) A Instituio no possui plano anual das aquisies de bens e servios; d) O Ministrio no tem nomeado comisses de recepo de bens e servios; e) Falta de comunicao dos processos n 16/ MP-DAF/ UGEA/10, n 34/MPADNAP/UGEA/10 e n 35/MP-ADNAP/UGEA/10, UFSA pela aquisio de bens e servios por ajuste directo;
f) Falta de submisso dos processos n 34/MP-ADNAP/UGEA/10 e n 18/MP-
DAF/UGEA/10, ao TA para efeitos de visto sucessivo. Os mesmos referem-se a aquisio de bens e servios por ajuste directo; g) Solicitao de emisso de passagens areas agentes no
credenciados;
h) Foram adquiridos bens e servios no valor de 7,142,520.26 MT, sem
Procurement. (vide anexo XIII); i) Nem sempre so observadas as normas legais relativas ao processo de procurement, verificando-se aquisies sem recurso a concurso pblico ou levantamento de trs cotaes (ajuste directo);
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Relatrio de Auditoria ao Ministrio das Pescas Exerccio Econmico de 2010 j) Foram adquiridos bens e servios no valor de 10,596.26 MT, no
Supermercado July, Lda., com base num contrato fora do prazo.
2.3.2. Concluses
a) A insuficincia de pessoal para responder s exigncias da UGEA, torna-
a susceptvel ocorrncia de fraudes; Vide 2.3.1 alnea b)

b) A instituio no tem um controle efectivo das reais necessidades por
falta de planificao anual de aquisies de bens e servios, o que leva a falta de observao da economicidade, razoabilidade bem como da realizao de concursos; Vide 2.3.1 alnea c)
c) H Fragilidade no sistema de controlo das aquisies de bens e servios,
devido a falta de nomeao da comisso de recepo dos mesmos, o que induz tanto a inobservncia dos requisitos pr-definidos para a aquisio de bens e servios, bem como ao desvio no encaminhamento final; Vide 2.3.1 alnea d)
d) A falta de comunicao das aquisies de bens e servios por ajuste
directo UFSA, leva a que os mesmos no sejam cadastrados; Vide 2.3.1 alnea e)
e) As aquisies de bens e servios por ajuste directo sem visto de
fiscalizao sucessiva, so passveis de irregularidades no detectadas; Vide 2.3.1 alnea f)

f) A
solicitao de emisso de passagens areas a agentes no
credenciados, pode induzir ao cometimento de fraude; Vide 2.3.1 alnea g)

g) A inobservncia das normas do procurement, contribui para a falta de
aplicao do princpio de transparncia no processo de aquisio de bens e servios; Vide 2.3.1 alnea h) Ministrio das Finanas Inspeco-Geral de Finanas
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Relatrio de Auditoria ao Ministrio das Pescas Exerccio Econmico de 2010 h) Inobservncia da clusula primeira do contrato de fornecimento de
gneros alimentcios, electrodomsticos e artigos de higiene firmado com o supermercado July, Lda.(Vide anexo 14); Vide 2.3.1 alnea j)
2.3.3. Recomendaes
a) Que seja nomeada uma nova comisso da UGEA; b) Que seja feita atempadamente a recolha das necessidades para aquisio de bens e servios em todas as unidades orgnicas, com vista a compilao e elaborao da planificao geral e submisso a entidade superior do MP; c) Que seja nomeada a comisso de recepo de bens sempre que se achar pertinente, em observncia do artigo 52 do Decreto 15/2010, de 24 de Maio; d) A contratao em ajuste directo deve ser notificada UFSA nos termos do nr.1 do artigo 118, do Regulamento de Contratao de Empreitada de Obras Pblicas, Fornecimento de Bens e Prestao de Servios ao Estado; aprovado pelo decreto n 15/2010, de 24 de Maio; e) Que sejam submetidos todos os concursos passveis de fiscalizao sucessiva ao TA, conforme o estabelecido no artigo 80 da Lei 26/2009, de 29 de Setembro;
f) Que sejam respeitados os contratos pr-estabelecidos na emisso de
passagens areas ou recorrer ao lanamento de concurso para contratao de novo agente em respeito ao decreto n 15/2010, de 24 de Maio; g) Que seja observado o disposto no nr.4 do artigo 45, do Decreto 15/2010, de 24 de Maio, para a contratao de fornecimento de bens e prestao de servios de consumo corrente.
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2.4. Vencimentos e Recursos Humanos

2.4.1. Constataes
a) A instituio possui um efectivo de cerca de 110 funcionrios, dos quais 10 so funcionrios com nomeao provisria, o equivalente a 9%; b) A instituio dispe de um sistema fivel de controlo da assiduidade; c) As faltas so marcadas pontualmente no livro de ponto;
d) So elaborados os mapas de efectividade e as faltas tem reflexo no
salrio, como exigido nos artigos 95 e 96 do REGFAE; e) H uma indicao clara dos funcionrios que se encontram em gozo de licena disciplinar, dispensa ou outras situaes anlogas; f) Existe um quadro de pessoal aprovado e em vigor, estes instrumentos esto desfasados da realidade actual de funcionamento da instituio; g) Os processos individuais no esto enumerados e rubricados, os ndices de documentos apresentados no coincidem com a arrumao dos mesmos e faltam fotografias; h) Em geral h falta de documentos importantes tais como, a contagem do tempo e o comprovativo de registo no e-CAF, que no constam dos processos individuais; i) Os processos de progresso e promoo dos funcionrios so feitos em devido tempo; j) No existe um plano de formao na instituio e os critrios para atribuio de bolsas de estudo no so claros; k) A stima clusula dos Contratos de Funcionrio-Estudante no est clara (vide anexo XV);
20
2.4.2. Concluses
a) A instituio possui um sistema efectivo de controlo de assiduidade dos
funcionrios; Vide 2.4.1 alnea b)

b) A falta da estrutura orgnica, do regulamento interno e do quadro do
pessoal do MP no permite conhecer a hierarquizao, as competncias dos diversos sectores de actividade da instituio e o respectivo efectivo, o que consequentemente limita o bom desempenho do sector; Vide 2.4.1 alnea f)
c) A instituio possui um sistema efectivo de controlo de promoes e
progresses dos funcionrios; Vide 2.4.1 alnea i)

d) A falta de organizao dos processos individuais dificulta o
acompanhamento do historial do funcionrio; Vide 2.4.1 alnea g)

e) A falta de um plano de formao induz atribuio arbitrria de bolsas
de estudo na instituio; Vide 2.4.1 alnea j)
2.4.3 Recomendaes
a) Que sejam observadas as normas previstas no REGFAE;
b) Que seja actualizada a estrutura orgnica, o regulamento interno e o
quadro do pessoal do MP; c) Que sejam actualizadas e organizadas permanentemente todos os processos individuais, em cumprimento do estabelecido no artigo 93 do Decreto 30/2001, de 15 de Outubro;
d) Que seja formulada a estratgia de formao dos funcionrios na
instituio.
2.5 Patrimnio
2.5.1 Constataes
a) O sector de Patrimnio e Transportes o responsvel pela recepo, Ministrio das Finanas Inspeco-Geral de Finanas
21
registo, distribuio, armazenamento e inventariao dos bens mveis e imveis da instituio; b) A Repartio de Patrimnio e Transporte tem apenas trs funcionrios, que respondem pela rea de transporte, de economato e de recepo, registo e inventrio dos bens; c) No h um registo eficiente dos bens adquiridos; d) O registo dos bens feito aps a recolha semestral das cpias das facturas de aquisio dos bens pelo patrimnio nas diversas unidades orgnicas; e) No existe uma clara definio das responsabilidades a nvel do patrimnio, no tocante s diversas aces por desenvolver nesta rea; f) No est claramente definido o circuito de fluxo de informao entre a UGEA e o Patrimnio e Transportes; g) No existe um arquivo fivel em relao aos ttulos de propriedade, livretes e outros documentos referentes s viaturas; h) A viatura mini-bus de marca Kia, chapa de matricula MLV-03-51, est ainda registada a favor do doador; i) As viaturas JAC, Mazda e duas Hyundai com chapas de matricula AAX 616-MP, AAF 514-MC, AAA 568-MP e AAC 026-MP, respectivamente, possuem os registos de propriedade a favor dos fornecedores; j) Os mapas de afectao dos bens no esto afixados nos respectivos compartimentos; k) Existe uma movimentao descontrolada dos bens nos diversos sectores; l) Os bens afectos ao centro de informtica no constam do inventrio actualizado do patrimnio;
22
m) Os documentos justificativos do consumo dos combustveis possuem a indicao da matrcula, nome do funcionrio beneficirio e as quantidades fornecidas; n) Os cdigos atribudos aos bens no inventrio do patrimnio, na maioria dos casos, no esto afixados nos respectivos bens.
2.5.2. Concluses
a) A falta de competncias definidas determina o fraco desempenho da
Repartio do Patrimnio e Transportes; Vide 2.5.1 alnea e)

b) O dfice de funcionrios pode possibilitar a viciao dos relatrios,
imperfeies e inobservncia da imparcialidade, dada acumulao de funes num s funcionrio afecto ao economato; Vide 2.5.1 alnea b)
c) A falta de comunicao eficiente entre a UGEA e o Patrimnio e
Transportes leva ao no preenchimento das fichas de levantamento prvio dos bens adquiridos e consequentemente a um inventrio deficitrio e no fivel; Vide 2.5.1 alnea c)
d) A falta de preenchimento regular das fichas de levantamento prvio dos
bens da instituio bem como a ausncia de alguns bens no inventrio actualizado geral, conduz a um desconhecimento e descontrolo dos bens por parte dos responsveis da instituio; Vide 2.5.1 alnea d)
e) A permanncia dos registos de propriedade das viaturas a favor dos
fornecedores no confere garantia ao Estado em relao sua titularidade, admitindo a possibilidade de desvio e adulterao de propriedade dos veculos e imveis; Vide 2.5.1 alnea h) e i)
f) A movimentao descontrolada e a falta de elaborao dos mapas de
afectao dos bens nos diversos sectores, pode originar a danificao, desvios e dificuldade no apuramento de responsabilidades pelos actos, Ministrio das Finanas Inspeco-Geral de Finanas
23
ou dificultar a localizao dos mesmos; Vide 2.5.1 alnea k)

g) O controlo do consumo dos combustveis na instituio aceitvel; Vide
2.5.1 alnea m)
h) A falta de afixao dos cdigos aos respectivos bens dificulta a
identificao exacta dos mesmos; Vide 2.5.1 alnea n)
2.5.3 Recomendaes
a) Que seja reformulado o regulamento interno da instituio; b) Que sejam afectos mais funcionrios na repartio para fazer face a segregao de funes; c) Melhorar a coordenao das actividades entre o patrimnio e a UGEA de modo que o patrimnio faa parte da comisso de recepo; d) Maior acuidade e tempestividade no preenchimento das fichas de levantamento prvio dos bens e na realizao do inventrio geral; e) Que sejam regularizados os ttulos de propriedade das viaturas em nome do Estado; f) Os bens afectos aos diferentes compartimentos devem ser alistados e a lista afixada em local visvel;
g) A movimentao dos bens dentro da instituio deve ser previamente
planificada e abertas fichas de registo das movimentaes;

h) Melhoramento da qualidade dos resumos mensais de consumo de
combustveis e lubrificantes, bem como do relatrio mensal. i) Que sejam afixados os cdigos que constam do inventrio nos respectivos bens.
24
2.6. Receitas
2.6.1. Constataes
a) O MP tem receitas prprias provenientes da actividade pesqueira
(licenciamento, inspeco e multas). Estas receitas so reguladas pelo despacho do MF e Secretaria de Estado das Pescas, publicado no BR n.2, I serie, de 13 de Janeiro de 1993. (Vide anexo 16) Segundo este despacho: 40% das receitas para o Estado; 50% das receitas para o FFP 10% das receitas para a entidade emissora (MP) b) Um outro despacho posterior de 2 de Outubro de 2000, actualiza a distribuio efectiva dos 10 % recados sobe a entidade emissora, da seguinte forma: 20% para o organismo emissor da licena 70% para distribuio pelos intervenientes 10% para a constituio do fundo social dos trabalhadores
c) Foi consignado ao MP, em 2010, o valor de 10,984,748.29MT,
acrescido de 8,518,489.86MT referentes ao saldo das receitas consignadas de 2009, perfazendo um total de 19,503,238.15MT, valor englobado no oramento de funcionamento;
d) Segundo os relatrios detalhados de despesa liquidada, do total das
receitas
consignadas em
foram
pagas
despesas
no
valor
de
10,601,821.75MT em bens e servios, 443,036.03MT em salrios e 1,045,256.3MT outras despesas com pessoal. Deste total, 7,413,124.07 MT no se encontram reflectidos nos relatrios de
25
despesa liquidada; As receitas cobradas no MP so em Meticais e em Dlares. 2.6.1.1 Receita em Dlares

a) Esta receita proveniente de cobranas aos armadores industriais
estrangeiros (do Atum) e directamente depositada por estes na conta nr. 000701601013 no Banco de Moambique, referente ao licenciamento de armadores estrangeiros; b) O armador faz o depsito na conta do MP no BM, e depois comunica ao MP atravs de um fax, o DAF por sua vez faz a confirmao junto ao BM para posterior canalizao as finanas e consignao conforme a distribuio acima referida; c) Os contratos com os armadores estrangeiros esto sob controlo da ADNAP, instituio que emite as licenas aprovadas pelo MP;
d) Durante o exerccio em anlise, foram arrecadadas receitas no valor de
75,609,931.78MT do qual 16,778,262.27MT foi canalizado s Finanas para devida consignao e o remanescente no valor de 58,831,669.51 MT (at 31 de Dezembro de 2010 no BM), corresponde receita de 2011, antecipadamente, paga pelos armadores estrangeiros;
e) Atravs da anlise documental foi possvel apurar que em 2010, foram
canalizados
finanas
33,190,661.09MT
dos
quais,
16,778,262.27MT e 16,412,398.82 MT so referentes 2010 e antecipada de 2010 paga em 2009, respectivamente. Deste valor foram consignados ao MP 3,319,066.11MT;
f) Foi transferido o valor de 1.626,66 USD, sem borderaux que confirme a
sua comunicao s finanas, por este alegadamente ter-se perdido;

g) O saldo da conta do MP no BM, supracitada, no foi transferido para
26
conta de terceiros porque a comunicao as finanas s foi feita no ano de 2011;
2.6.1.2 Receita em Meticais a) Esta receita proveniente de cobranas aos armadores industriais nacionais e a ADNAP quem tem o controlo das mesmas; b) A ADNAP emite as licenas com base nas quotas aprovadas pelo MP e os valores so depositados pelos armadores numa conta sob gesto da ADNAP; c) A ADNAP canaliza as receitas s Finanas para a respectiva distribuio, nas propores anteriormente referidas atravs do e-SISTAFE;
d) Foram arrecadados receitas, em 2010, no valor de 76,656,821.75MT
do qual 7,665,682.18MT foi consignado ao MP.
2.6.2. Concluses
As receitas so devidamente controladas e canalizadas s Finanas para a respectiva consignao e as despesas so pagas atravs do e-sistafe consoante a disponibilidade da mesma.
2.6.3. Recomendaes
a) Que seja solicitada uma cpia do borderaux em falta ao banco; b) Que sejam canalizadas as Finanas todas as receitas arrecadadas anualmente para a posterior transferncia do saldo conta de terceiros.
27
3. ACOMPANHAMENTO DAS RECOMENDAES A equipe de auditoria obteve e analisou o relatrio da auditoria anterior, elaborado pela Inspeco Geral de Pescas (IGP) em 2009, referente ao perodo de 2007 2009. Enquanto decorria a auditoria da IGF, o Ministrio das Pescas recebeu um relatrio do Tribunal Administrativo relativo a Inspeco por estes realizada sobre o exerccio de 2010, cujas constataes so similares as arroladas do presente relatrio. Os principais aspectos focalizados no relatrio de auditoria da Inspeco Geral de Pescas, referem-se a: a) b) c) d) sistafe; e) f) g) h) Preenchimento indevido das requisies internas; Falta de procurement para aquisio de passagens; Impossibilidades dos registos contabilsticos permitirem imediato No existncia de um manual de descrio das funes e Incongruncias ao nvel dos salrios e sem nenhuma justificao; No inventariao dos bens patrimoniais; Guarda de bens no cofre sem nenhuma guia de entrega e Falta de segregao de funes na execuo de despesas no e-
recepo;
acesso documentao de suporte dos mesmos; responsabilidades; i)Inexistncia de ndice nos processos individuais dos funcionrios; j)Requisies internas que no estavam devidamente preenchidas, faltando em algumas a devida autorizao, o visto de julgo de autorizar. k) As recomendaes deixadas para mitigar ou corrigir as anomalias constatadas ainda no foram totalmente postas em cumprimento,
28
conforme se depreende das constataes apresentadas no presente relatrio.
29
Maputo, 11 de Julho de 2011 A Equipa Ldia Eugnio Moiane ______________________ (Chefe) Santos Moiana ________________________ Maria Gabriela Massugueja Sitoe _________________________ Cu Nora Narciso de Matos ___________________________ Guilherme Carlos Tembe _____________________________
30

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1.2 Objectivos da auditoria

1.2.2 Objectivos especficos

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c) Analisar a fiabilidade da informao financeira e operacional;

1.3 Metodologia e condicionantes

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1.4 Caracterizao da entidade auditada

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1.4.2 Estrutura orgnica

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g) Departamento de Administrao e Finanas; h) Gabinete do Ministro; i) Inspeco Geral.

2. RESULTADO DAS VERIFICAES

2.1.1.1 Planos e Relatrios

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apresentados no relatrio e as dotaes comunicadas pela contabilidade pblica;

2.1.1.2 Execuo oramental

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334,440.15USD e 34,327.3 ZAR e 3,885 EUR.

2.1.1.3 Sistemas de controlo interno

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responsabilidade do DAF e da DNEP.

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cumprido o preceituado no n 4 do artigo 24, do MAF, aprovado pelo DM n 169/2007, de 31 de Dezembro;

2.2.1.1 Oramento de funcionamento

(Vide anexo 4);

no valor de 1,619,798.00MT (Vide anexo 5);

ajudas de custo, pela ordem de pagamento n 817;

bens no Supermercado July, Lda no valor de

81,584.50MT com base num contrato fora do prazo.

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Oramento de Investimento Interno

investimento no valor de 685,319.89 MT (Vide anexo 7);

de 78.900,00 MT (Vide anexo 9);

OP 201000264 no valor de 8,445.00MT.

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2.2.1.3 Oramento de Investimento Externo (Fundo comum)

(Vide anexo 11);

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despesa sem disponibilidade financeira; Vide 2.2.1.1 alnea c)

ajudas de custo no permite aferir a realizao da actividade; Vide 2.2.1.1 alnea d)

estabelecidas no MAF, podendo induzir a desvios de fundos; Vide 2.2.1.1

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investimento interno e de funcionamento se tornem mnimos.

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2.3 Aquisies de Bens e Servios

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