Mudanas no ISISS/NFS-e Verso 2009

A partir de 13/08/2009 grandes mudanas aparecero no ISISS/NFS-e. Este documento tem por finalidade deixar os usurios deste sistema a par das modificaes. Elas esto sendo estudadas e preparadas h mais de ano e foram baseadas no retorno dos prprios usurios em palestras, apresentaes, congressos e em mensagens enviadas pela Ajuda Online disponibilizada pela PMV para atend-los. Vamos a elas!

A grande mudana: o layout De imediato voc perceber a mudana mais visvel no sistema: o layout! Todo o sistema foi redesenhado e reescrito para suportar a carga de usurios e de dados que cresce exponencialmente e aumentar o nvel de navegabilidade do sistema. Diminuiu-se a quantidade de cliques necessrios para executar algumas aes, foi retirado mais da metade das imagens que compunham o desenho, reescreveu-se as funes utilizando tecnologia da web 2.0 que minimiza o tempo de visualizaes de respostas a aes, tudo isso para que usar o ISISS/NFS-e seja uma tarefa mais rpida e prtica. Botes de ao, fontes mais legveis e cores definidas compem o novo layout do sistema.

Acesso a Nota Fiscal Eletrnica Desde a sua adoo o acesso a Nota Fiscal Eletrnica (NFS-e) desvinculado do ISISS. At ento os contadores, que so considerados os usurios do ISISS, quem davam as permisses de acesso a NFS-e, cadastrando usurios com email e senha. Este conceito foi alterado na nova verso! O foco da NFS-e deixou de ser o contador/responsvel contbil e passa a ser os responsveis pela empresa, os scios. Percebeu-se que dar/retirar autorizaes para emitir notas fiscais era uma tarefa mais prxima da empresa em si do que do escritrio de contabilidade. A rotatividade de funcionrios inerente a algumas empresas, bem como o que cada um pode fazer e, por isso, nesta nova verso, os scios da empresa devidamente cadastrados (ou pessoas as quais estes daro acesso para tal) quem sero os responsveis por incluir/retirar acessos a Nota Fiscal de Servios Eletrnica. Como a Prefeitura Municipal de Vitria (PMV) aderiu ao Cadastro Sincronizado Nacional (CSN) com a Receita Federal, as alteraes referentes aos dados das empresas localizadas neste municpio devem ser feitos diretamente, e somente, na Receita Federal, inclusive incluso/excluso de scios. A medida que as incluses/alteraes forem processadas pelo CSN automaticamente os scios tero acesso a NFS-e e, dentro dela, podero incluir/retirar acessos de outras pessoas a NFS-e da suas empresa. Outra mudana deve ser ressaltada: o acesso a NFS-e no mais ser por email, e sim por CPF. Com essa mudana os scios e a PMV tem maior controle sobre quem est fazendo o que 1 Mudanas do ISISS/NFS-e: verso 2009 PMV Semfa/Subti Agosto 2009

dentro do sistema, aumentando o nvel de segurana e confiabilidade das informaes prestadas. Durante um perodo de tempo - a ser definido - os usurios que hoje tem acesso a NFS-e com email e senha podero se autocadastrar. Durante e aps esse perodo os scios j tero acesso a esse mesmo cadastro para incluir autorizados na sua empresa.

Controle de funes do usurio na Nota Fiscal Eletrnica Alm das mudanas citadas no item anterior sobre o Acesso a NFS-e, um controle das funes que cada usurio poder fazer dentro da NFS-e foi implementado. O(s) scio(s) - ou pessoa autorizada por este(s) definiro, para cada usurio, o que ele poder fazer dentro do sistema. Como exemplo, algumas funes que cada usurio poder ter, ou no, so: alterar logomarca, baixar arquivos de retorno, cancelar nota, consultar notas de todos os usurios, criar nota, encerrar nota, enviar nota por email, gerar relatrios, fazer remessa, criar usurios. Esta ltima deve ser usada com cuidado, pois dando esta funo a um usurio no-scio, ele ter permisso de criar outros usurios para a empresa, alm de poder alterar permisses dos outros (exceto os scios que sempre tero todas as funes, sem poder retir-las). Saiba mais sobre essa funo consultando o Manual do Usurio.

Portal do Tomador de Servios A PMV recebeu uma srie de sugestes para interao entre a NFS-e e o tomador de servios. Sabe-se que a utilizao de email para envio de informaes cada vez mais combatida em funo da possibilidade de fraudes em nome de instituies. Por essa e outras razes foi criado o Portal do Tomador. Acessando esse portal o Tomador de Servios poder ter acesso a toda e qualquer NFS-e emitida para o documento dele, no necessitando mais solicitar o prestador ou solicitar que este envie ou imprima sua NFS-e. Para ter acesso a ele basta usar o documento, CPF ou CNPJ e a senha de acesso que, no primeiro acesso, so os 6 (seis) primeiros dgitos do mesmo documento. Tambm ser solicitada digitao de alguns dados e troca de senha.

Errou a NFS-e? Crie uma substitutiva A nova verso acrescenta a NFS-e a Nota Substitutiva. Na verso anterior no era possvel cancelar uma NFS-e se o imposto j tivesse sido recolhido. Agora, na nova verso, ao cancelar uma nota o sistema perguntar o porqu do cancelamento e, se for para substituir a NFS-e o cancelamento permitido. Uma cpia da Nota original, para o mesmo perodo ser criada em aberto para que o usurio possa fazer a substituio. No possvel cancelar esta nota substitutiva!

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Confirmao de cancelamento de NFS-e: mais transparncia entre prestador e tomador Na verso anterior do sistema, quando o prestador efetuava o cancelamento da nota o sistema enviava um email informando o tomador do fato. Nesta nova verso esse email ainda continua, porm, dentro do Portal do Tomador possvel que este (tomador) informe se confirma ou no o cancelamento desta NFS-e e ainda faa uma breve descrio do (no) cancelamento. No mdulo de emisso da NFS-e, o prestador tambm ganhou um campo para descrever brevemente o motivo do cancelamento da nota. Essas descries podero ser acompanhadas pelo prestador na aba de Informaes Gerais.

Gerador de relatrios NFS-e Na verso anterior o sistema dispunha de alguns relatrios predefinidos que eram utilizados para gesto das notas fiscais emitidas. A PMV recebeu vrios pedidos de novos relatrios e viu-se que no era vivel pensar em todos os cruzamentos possveis. Pensando nisso foi desenvolvida uma ferramenta de gerao de relatrios. Nela o usurio pode escolher quais notas quer ver e em qual formato (HTML ou planilha) e quais dados sero mostrados dessas notas. Um desses relatrios, chamado de faturamento anual, que muito acessado, permaneceu na nova verso e pode ser emitido com um simples clique. As funes de gerao de relatrio, bem como outras funes alternativas a NFS-e encontram-se no sub-menu (Outras Opes Canto superior direito na NFS-e) e faz parte da lista de funes que os usurios administradores podem incluir ou retirar permisso dos usurios.

Abas na NFS-e A fim de organizar a digitao dos dados para incluso de uma Nota Fiscal Eletrnica, a pgina foi separada em abas: 1. TOMADOR Onde se digita as informaes do tomador de servio; 2. REFERNCIA Onde se escolhe o ms e ano de referncia da nota, e, se houver, o RPS associado. Por padro, ao criar uma nova nota, o ms e ano correntes so prselecionados; 3. ITENS DE SERVIO Onde se digita as informaes do servio prestado. Diferente da verso anterior pode-se digitar o servio (descrio, quantidade, unidade e valor unitrio) no mesmo momento da criao da nota; 4. VALORES Onde se digita os valores, se houverem de impostos retidos, dedues e onde se visualiza os somatrios da nota at o momento; 5. INFORMAES ADICIONAIS Onde se digita, opcionalmente, informaes livres e onde se visualiza histricos (se no houverem nada mostrado).

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Nova funo: duplicar NFS-e Foi adicionada a essa verso uma nova funo: duplicar NFS-e. Ela consiste em criar uma nova nota cujos dados so iguais ao de uma nota escolhida. A nica diferena que a nota ficar em aberto, independente se a nota original estava aberta, concluda ou cancelada e a referncia ser o ms e o ano correntes. Esta funo foi solicitada por usurios que prestam o mesmo servio, com mesmo valor, para o mesmo tomador todos os meses e tinham que redigitar todas as informaes.

Operaes em lote NFS-e Copiando a idia que j existia na verso anterior de processamento em lote, adicionamentos outras operaes. Antes s se podia encerrar em lote e foi adicionado: cancelamento, envio por email e impresso em lote. Um detalhe diferencia estas operaes na nova verso e na anterior: antes era necessrio escolher quais notas sero processadas, agora se escolhe a operao, o ms e ano de referncia e a operao efetuada com todos os registros passveis da operao no perodo. Por esse motivo essa funo deve ser usada com muito cuidado!

Remessa de RPS com funes novas A remessa de arquivos de RPS, um recurso muito utilizado pelas empresas que emitem muitas notas no perodo ganhou duas novas funes que vo facilitar (e muito!) a vida dos usurios. Uma delas a possibilidade do usurio somente testar o arquivo. Sabe-se que ao enviar um arquivo o ISISS faz duas verificaes, uma fsica e uma lgica. Se as duas estiverem corretas, cada registro de RPS do arquivo convertido em NFS-e. Mas no era possvel saber se o formato do arquivo que estava sendo enviado estava correto sem fazer a remessa, por isso que, agora, possvel fazer um envio e, marcar a opo de teste de arquivo. Assim no sero criadas as notas, o sistema s verificar se o arquivo est vlido. A outra funo e talvez uma das mais solicitadas neste mdulo a opo de ao fazer o envio que as notas sejam criadas e encerradas. Na verso anterior esta opo no existia e toda remessa validada, ou seja, com validao fsica e lgica ok, criava NFS-e mas, em aberto, tendo o usurio que entrar no sistema e encerrar cada uma dessas notas. Com esta opo o usurio j diz ao sistema que, ao validar o arquivo enviado as notas criadas j sejam encerradas. Mas e se eu enviar um arquivo de remessa com referncia posterior (maior que o ms e ano atuais) e solicitar encerramento automtico, a numerao vai sair da ordem? No, por causa dessa funcionalidade um procedimento foi adotado na PMV. Caso o usurio envie um arquivo com referncia posterior e solicite o encerramento automtico, no primeiro dia do ms, a noite, o sistema far o encerramento desse arquivo. Por exemplo: foi enviado um arquivo no dia 12 de agosto, com referncia para outubro. Esse arquivo ser validado e ficar arquivado. 4 Mudanas do ISISS/NFS-e: verso 2009 PMV Semfa/Subti Agosto 2009

No dia 1 de outubro, a noite, todos os RPS enviados nesse arquivo sero convertidos em NFS-e concludas. Com isso a numerao seqencial das suas NFS-e ficam garantidas.

ISISS Contador sem NFS-e Como explicado nos primeiros itens do documento o contador perde qualquer acesso ao mdulo de emisso de NFS-e. Caso o contador queira continuar com acesso ao mdulo deve solicitar ao scio da empresa para criar sua autorizao no sistema. Sabendo ser necessrio que o contador verifique mensalmente as notas que seus clientes emitiram para poder gerar a Declarao de Servios Prestados (DSP), a nova verso disponibiliza um relatrio onde o contador escolhe ms e ano inicial e final (podendo ser iguais) e o sistema retorna por perodo quantas NFS-e foram emitidas, quantas canceladas, o valor total, o valor da base de clculo e o valor do imposto retido, com somatrio.

2 via de Documentos de Arrecadao mais intuitiva Na nova verso do ISISS, o mdulo de 2 via dos documentos de arrecadao traz as opes de separao das guias ainda em aberto em tipo de guias. O usurio pode escolher se deseja ver as guias de Movimento Econmico, Estimativa ou de Servios Tomados, ou todas juntas (esta ltima opo iguala o mdulo a verso anterior). A lista de guias mostra alm dos campos j conhecidos uma coluna informando a quantidade de dias vencidos daquela guia, alm de um cone, que j informa sem necessidade de clique se a guia, naquele momento: ser reemitida; ser gerada e emitida com uma data de vencimento a ser escolhida pelo usurio; ser gerada e emitida com a data de vencimento igual a data atual; no ser emitida porque o contribuinte est/estava em fiscalizao.

Menos cliques e mais informao nas declaraes Nas declaraes (Servios Prestados e Servios Tomados) algumas alteraes forma feitas no intuito de diminuir a quantidade de cliques necessrios e respostas em tempo real. Alguns exemplos: em DSP e em DST ao digitar o terno nmero do documento, nmero da AIDF e ano da AIDF o sistema avisa imediatamente se o conjunto se refere a uma nota vlida ou no e, assim como hoje, no caso de no vlido, no impede a gravao da nota; em DSP e em DST ao digitar o documento do tomador/prestador o sistema verificar o nome/razo social deste na base de dados e exibe se for encontrado; 5 Mudanas do ISISS/NFS-e: verso 2009 PMV Semfa/Subti Agosto 2009

em DST no mais necessrio escolher se o documento se refere a um documento do municpio ou fora deste pois escolhendo o tipo de documento, nmero, AIDF, e ano da AIDF (dois ltimos opcionais) o sistema j sabe se autorizado em Vitria ou no e, em caso positivo j traz o documento do prestador.

Comprovante de reteno liberado Na nova verso pode-se emitir o comprovante de reteno da DST a qualquer tempo... e qual a novidade? Se o usurio notar que precisa consertar o item ou criar declaraes retificadoras no era possvel. Isso acabou! Mesmo com recibos emitidos o usurio pode retificar itens e declaraes e reemitir o comprovante a qualquer tempo, via sistema, sem necessidade de abrir processos na PMV.

Revalidao de AIDF Aps a liberao para impresso de documentos fiscais na prefeitura.o contribuinte tem um prazo de validade determinado para confirmar esta impresso. Foi acrescentada na nova verso a funo de revalidao de AIDF, na qual, automaticamente o contribuinte ganha mais 30 (trinta) dias no prazo de validade para confirmar a impresso. Esta revalidao, portanto, deve ser pedida em at 10 (dez) dias corridos aps a data de validade original e no acumulativa.

Essas so as principais mudanas no sistema. A equipe tcnica da PMV est constantemente estudando formas de facilitar a navegabilidade e utilizao do ISISS baseado em estudos, incremento de tecnologia e principalmente retorno dos usurios. No deixe de ler o manual do usurio! Ele traz as informaes completas sobre todo o sistema, alm de ilustraes e recortes das telas. Confira!

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