TREINAMENTO

TCNICO DE COMPRAS
Douglas S Souza Fiscal Year 2008

COMO CRIAR

REQUISIES DE COMPRAS

 Requisio de Compras de Servios

REQUISIO DE COMPRA DE SERVIOS

Acesse a Transao Criar RC Pelo nmero da transao ou pelo caminho via menu.

Para as RCs onde hajam o processo competitivo, preencha sempre com o tipo - Requisio de Compra p/ Bras

Texto do Cabealho Informao direcionada ao aprovador da RC

Preencha este campo com a classificao contbil K - Para Centro de Custo P- Para Projeto

Preencha este campo com a categoria do item D - Para Servio Em seguida pressione ENTER

Coloque a descrio do servio a data da necessidade e a centro de entrega da mercadoria

Preencha o cdigo do comprador, para o qual a sua RC deve ser direcionada; o ID do aprovador no campo requerente e o cdigo do centro de custo no campo N Acompanhamento.

Este campo muito importante !!! Lembre-se dele !!

Campo utilizado somente para RCs Single Source

OrgC - Informao preenchida somente no Pedido de compra. Contrato Informao necessria somente para Contratos registrados no SAP. ENTER !!!

Aps o preenchimento do campo N Acompanhamento, pressione ENTER e preencha o campo da pasta Servios no detalhe do item.

OBS: SOMENTE PARA SERVIOS PLANEJADOS: referem-se a despesas ou gastos que seguem uma regularidade nos valores de pagamento.

Preencha este campo com a descrio do servio

Coloque a quantidade (1), unidade (SV) e Valor Total do Servio (Sempre). PARA SERVIO PLANEJADO, Servios para Parcelas Iguais, Fixas e Consecutivas.

Aps o preenchimento destes campos, pressione ENTER.

RATEIO

Obs: Se no campo Diviso for mencionado um nmero incorreto o prprio SAP corrige para o cdigo correto

Preencha estes campos com o Cdigo do Centro de Custo, nmero da Conta Contbil e com o cdigo da Diviso.

Aps o preenchimento destes campos, pressione ENTER.

Clicar neste boto para voltar tela principal

ESTE PROCESSO FOI REALIZADO PARA SERVIOS PLANEJADOS, LEMBRAM-SE? E PARA SERVIOS NO PLANEJADOS,

COMO FAZEMOS ???

Aps o preenchimento do campo N Acompanhamento, pressione ENTER e preencha o campo da pasta Limites no detalhe do item.

OBS: SOMENTE PARA SERVIOS NO PLANEJADOS: referem-se a despesas

Nos Campos: Limite Global e Valor Previsto: Considerar sempre os mesmos valores.

ou gastos que no seguem uma regularidade nos valores de pagamento.

Obs: Se no campo Diviso for mencionado um nmero incorreto o prprio SAP corrige para o cdigo correto

Preencha estes campos com o Cdigo do Centro de Custo, nmero da Conta Contbil e com o cdigo da Diviso.

Aps o preenchimento destes campos, pressione ENTER.

Se as informaes forem mencionadas na pasta Servios e Limites o Valores sero Duplicados. MUITO CUIDADO!!!

Selecione a Linha na Pasta Servios e Clique no Boto Eliminar Linha e clique em Sim.

Texto do Cabealho: Informao para o Aprovador.

Texto do Item: Informao para o SAP

Texto Detalhe do Item: Informao para Compras.

Finalmente clique no boto Salvare anote o nmero da Requisio de Compra criada, neste caso (10864781).

 Requisio de Compras de Materiais

REQUISIO DE COMPRA DE MATERIAIS

Acesse a Transao Criar RC Pelo nmero da transao ou pelo caminho via menu.

Dica: Se o material for GENERICO, Digite Generico Consumo neste Campo e aparecer a numerao referente a este Material.

ATENO SE A RC EMITIDA NO FOR /BRAS, A RC PRECISAR SER Preencha sempre com o CANCELADA POIS NO TER tipo Req. Compras p/ Bras. ESTRATGIA DE LIBERAO !!! Lembre-se deste campo sempre !!!

Preencha este campo com a classificao contbil K - Para Centro de Custo

Deixar o campo I em branco para a compra de materiais. Preencher o campo Material com o cdigo do material a ser requisitado se for cadastrado ou Genrico de acordo com o item a ser comprado. Em seguida pressione ENTER

Coloque a quantidade do material a data da necessidade e a centro de entrega da mercadoria. Para Material, o Sistema assume automaticamente o Grp Mercadoria.

Aps o preenchimento destes campos, pressione ENTER.

Considerar no Campo GCm o Cdigo do Comprador. Preencha com o cdigo do ID do aprovador o campo Requerente, com o cdigo do centro de custo o campo N Acompanhamento..

Aps o preenchimento destes campos, pressione ENTER.

Se este boto estiver vermelho porque ainda faltam informaes ou h algo de errado. Aps o preenchimento do campo N Acompanhamento, pressione ENTER e preencha o campo da pasta Classificao Contbil no detalhe do item.

Rateio

Preencha os Campos Local descarga e Recebedor e valores do cdigo do Centro de Custo, nmero da Conta do Razo e do Cdigo da Diviso.

Aps o preenchimento destes campos, pressione ENTER.

Rateio

Tipos de Classificao

Campo para preenchimento do Rateio

Atualizar o Campo Texto Breve com o Descrito Simplificado do material.

Preencher com o Valor Unitrio do Material. O Campo UN sempre ser 1.

Texto do Cabealho: Informao para o Aprovador.

Texto do Item: Informao para o SAP

Texto Detalhe do Item: Informao para Compras.

Finalmente clique no boto Salvare anote o nmero da Requisio de Compra criada, que aparecer no rodap da tela. (10864831).

10864831

 Requisio de Compras de Ativos

Elemento PEP !!!

REQUISIO DE COMPRA DE ATIVOS

Acesse a Transao Criar RC Pelo nmero da transao ou pelo caminho via menu.

Preencha sempre com o tipo Req. Compras p/ Bras

Atualizar Texto

Preencha este campo com a classificao contbil P - Para Projetos e Ativos diretos.

Deixar o campo I em branco para a compra de materiais. Preencher o campo Material com o cdigo do material se for cadastrado ou Genrico Ativo de acordo com o item a ser comprado.

Coloque a quantidade do material a data da necessidade, o Grp Mercadoria (o sistema assume automtico) e o centro de entrega da mercadoria (Ex: 3566)

Preencher o Grupo de Compras (Ex: N35), Requerente (User ID do Aprovador) e N Acomp. (Centro de Custo)

Aps o preenchimento destes campos, pressione ENTER.

Aps o preenchimento do campo N Acomp. pressione ENTER e preencha o campo da pasta Classificao Contbil no detalhe do item. No se preenche mais o campo
Aps esta operao Salvar e anotar o nmero da RC.
Organizao de Compras

Dvidas referente Conta Contbil, verificar com Controladoria

Preencha os Campos Local descarga e Recebedor e valores do cdigo do Centro de Custo, nmero da Conta do Razo, Cdigo da Diviso e ELEMENTO PEP !!!

Quais so as dvidas mais frequentes sobre emisso de Requisies de Compras ???

 Como localizar o fornecedor na tela da RC (Single Source)

A Requisio de Compras no muda nada em relao ao preenchimento, mas o tipo alterado para Requisio S. Source e obrigatrio a informao do cdigo do fornecedor:

Cdigo do Fornecedor?

 Como incluir o cdigo do fornecedor pretendido na RC SS? Tenha sempre em mos o nmero do CNPJ ou a Razo Social da empresa, segue fluxo abaixo:

Informar no Campo Pas a Sigla BR

Informar no Campo Nome a Razo Social do Fornecedor e *

Aps incluso das informaes ENTER e se o fornecedor for cadastrado o sistema assumir o cdigo (Ex: 503752)
Informar no Campo CNPJ o N do CNPJ do Fornecedor sem . e /

CHECK REQUEST

Processo de Aquisio Materiais e Servios Compras Brasil

Compras Integradas Fiscal Year 2008 Douglas S Souza

Programa
Objetivo do treinamento;
Fluxograma do processo de aquisio; Responsabilidades do Requisitante e de Compras; Procedimentos Corporativos; Gerenciamento de Budget (Aceite de Servios);

Comentrios Finais;

Objetivo
Apresentar o fluxo de aquisio e o papel de cada rea visando agilidade, integridade e aderncia aos procedimentos corporativos no processo de Compras.

Fluxograma do Processo de Aquisio

Identificao Necessidade
Periodicidade Definio detalhada Resp.:Requisitante/usurio

Incluso / Aprovao RC SAP

Centro de Custo Conta Contabil Cadastro SAP Resp.:Requisitante

Analise Compras

Ok

Negociao e definio fornecedor

Resp.:Compras .:Contractor & Guest

Conferncia RC Seleo fornecedores Conferncia necessidades gerais Resp.:Compras

FCPA /DOA / SOX

Receb. Fsico e Fiscal
Alimenta estoque
Gera autorizao pgto Realizado nas unidades

Aceite (Servio)

Fornecedor Autorizado
Resp.:Compras

Aprovao
DOA

Pedido Compra
Resp.:Compras

?
DOA SOX

Pagamento fornecedor Pagamento fornecedor

Resp.:Contas a Pagar

FCPA

Elaborao Contrato

Assinatura

Assinatura Fornecedor

diretoria

Assinatura do gerente requisitante

Retorno contrato revisado

Envolvimento Jurdico

Responsabilidades Bsicas do Requisitante

Emitir RC com descrio/escopo completo do material ou servio a ser adquirido. Obter aprovao da RC.

Analisar os aspectos tcnicos dos processos de aquisio.

Planejar as necessidades de aquisio, emitindo as RCs com a necessria antecedncia em funo de prazos de entrega do mercado. Gerenciar as necessidades da rea, de modo a evitar a quebra do DOA, e a possibilitar a implementao de acordos de fornecimento pela rea de Compras.

Descrio do escopo completo

RC's - FY2008

Mobras
Transportadora: CNPJ Cdigo fornecedor Centro de Custo Conta Razo Diviso RCs Single, para servio Localidade Valor Servios SJC R$ 150.000,00 Cahoreirinha R$ 175.000,00 Londrina R$ 215.000,00 Contrratao de empresa especializada para Transporte rodovirio de carga internacional da Argentina para o Brasil (SJDC, Cachoerina e Trajetos: De Zrate para Cachoerinha; Londrina). Escolhemos a SJDC e Londrina. transportadora Ryder por possuir estrutura para atender as necessidades da Monsanto referente a estes transportes. Total RCs 3 Ryder 59109017006599 511920 SJC92815 40005955 9115

Frete Importao

Informao que ir no texto da RC

Transportadoras, Despachantes, Armadores e Average

Obter aprovao da RC

Analisar aspectos tcnicos

IMPORTAO: Importao de amostras - Elaborao,emisso e acompanhamento da D.I. - Pagamento de Impostos ( II, IPI, ICMS) - Fornecimento de tabela follow-up dirio dos processos.

EXPORTAO : Martima / Rodoviria / Area - Anlise dos pedidos de exportao. - Confeco de toda documentao necessria para o processo de Exportao: ( Fatura , Packing-List, Saque, Border,Certificado de Origem,outros).

Antes

S LA Service Level Agreement

Depois

Durante

Planejar as necessidades de aquisio

RC's - FY2008

Mobras
Easy CNPJ Cdigo fornecedor Centro de Custo Conta Razo Diviso Localidade So Paulo So Paulo 56098742000156 512933 SJC92815 40800300 9115 Valor Servios 5.520,00 4.480,00 Linha 1 PC Manuteno Mensal Customizao/cursos extras AVERAGE (PLANEJAMENTO ANUAL)

R$ R$

1 RC com 2 linha

Contratao de empresa especiailzaeda para a realizao do servio de Manuteno Mensal do sistema easy para rea de Comrcio Exterior. O Fornecedor Average desenvolveu o sistema easy atendendo as necessidades da rea.

RC Single.

Transportadoras, Despachantes, Armadores e Average

Gerenciar as necessidades evitando quebra DOA

RC's - FY2008

Mobras
Despachante: CNPJ Cdigo fornecedor Centro de Custo Conta Razo Diviso Localidade/Faturamento SJC Uberlandia Santa Helena Ipu 60869385000311 508594 SJC92815 40005955 9280 Valor Servios R$ 175.000,00 R$ 172.858,45 R$ 246.875,80 R$ 39.464,72 Linha 1 Prestao de servios de Exportao, como despachante aduaneiro. Fornecedor devidamente aprovado pelo FCPA. Despesa Processo R$ 87.500,00 R$ 86.429,23 R$ 123.437,90 R$ 19.732,36 Linha 2 Despesas de exportao no relacionadas na solicitao de numerrio, porm pagas pelo despachante R$ R$ R$ R$ Despesa Extra 17.500,00 17.285,85 24.687,58 3.946,47 Linha 3 Conta de exportao Pedido de importao pago pelo easy Barci

4 RCs com 3 linhas cada

Prestao de servios extras no inclusos e utilizadas em caso de emergncia na demanda

Transportadoras, Despachantes, Armadores e Average

Responsabilidades de Compras
Adquirir os materiais e servios destinados a atender s necessidades da Monsanto. Desenvolver novas fontes de fornecimento. Conduzir o processo de negociao tcnica e comercial. Formalizar a aquisio junto ao fornecedor. Gerenciar o atendimento das RCs e diligenciar a entrega de materiais adquiridos. Definir, juntamente com a rea de Controles Internos, os parmetros de utilizao do SAP/R3 para o mdulo de compras.

Responsabilidades Chaves do Requisitante

Gerenciamento de Budget para SOX / Aceites

Renovao de Contratos / Ordens de Compras

Alterao de escopo do servio contratado

Gerenciamento do Budget - SOX

Os aceites devem ser realizados com base na tabela de preos prviamente negociada por Compras e no nicamente pela Nota Fiscal.

Os gestores no devem receber faturas enviadas pelo fornecedor sem a existncia do pedido de Compras.
Os aceites seguem a validade do pedido de compras (12 meses).

Para melhor gesto, sugerimos que para servios que possuem despesas variveis (passagem, hotel, alimentao), sejam abertas duas linhas na RC considerando o valor fixo mensal do servio e outra para as despesas extras.
de responsabilidade do gestor o controle e gerenciamento dos gastos das RCs, impossibilitando assim que os valores dos aceites sejam maiores que os valores mencionados no pedido de compras (SOX).

FLUXO - ACEITES

FLUXO ACEITE DE SERVIOS

Pedido de Compras

Servio OK? No

Sim

Aceite do Servio no SAP

Recebimento Fiscal

Contatar Depto de Compras/Fornecedores e negociar a reviso do servio

Pagamento fornecedor

No se faz necessrio o aceite em Pedido de Compra para Material

Responsabilidades do Gestor

Renovao de Contratos/Ordens de Compras

Primeiro Passo: Solicitar proposta tcnica/comercial dois meses antes do vencimento de 1 ano de validade do pedido: (DOA)

Segundo Passo: Alinhar com o Departamento de Compras a elaborao da Requisio e respectivo pedido. Caso o servio prestado sem esta atualizao o processo passar a ser CR.

Terceiro Passo: Atentar para a realizao dos aceites, pois os valores aprovados devem estar de acordo com a Tabela de Preos aprovada e no NF.

Responsabilidades do Gestor

Alterao do escopo do servio contratado

Primeiro Passo: Solicitar proposta tcnica/comercial ao fornecedor considerando o item adicional. Segundo Passo: Alinhar com o Departamento de Compras a elaborao da Requisio e respectivo pedido. Terceiro Passo: Atentar para a realizao dos aceites, pois os valores aprovados devem estar de acordo com a Tabela de Preos aprovada e no NF. Caso o servio prestado sem esta atualizao o processo passar a ser CR.

Sugesto: Para despesas extras, seja criada uma nova requisio de compras (RC complementar) para melhor gerenciamento dos custos (DOA).

Responsabilidades do Gestor

PCOM 0203
AQUISIO DE MATERIAIS E SERVIOS

Cotaes (Oramento Competitivo)

De acordo com o PCOM 02-03, as Cotaes devero ser realizadas utilizando o seguinte critrio :

At US$ 800,00 => cotao informal

At US$ 5000,00 => 1 cotao de US$ 5000,00 a US$ 25000,00 => 2 cotaes acima de US$ 25000,00 => 3 cotaes Carta Convite (envelope lacrado) => para processos crticos e sempre que Compras julgar necessrio, porm obrigatria para valores acima de US$ 25.000,00.

Obs: Hoje os compradores so responsveis por aprovaes de pedido at USD5000.

Base dlar - PTAX

Cotaes (Oramento Competitivo)

De acordo com PCOM 02-03, as excees sero tratadas da seguinte maneira:

No sendo fabricante, a concorrncia obrigatria.

A dispensa da concorrncia somente poder ser feita atravs dos seguintes documentos de exceo :

Single Source
Fornecedor nico ou estratgico Compras emergnciais Check Request

Single Source
Conceito Trata-se de um processo de aquisio direcionado a um fornecedor especfico, devido a exigncia do usurio/ requisitante, por conta de capacitao tcnica do fornecedor ou criticidade do fornecimento, conforme procedimento em Lotus Notes PCOM-0203. A Justificativa importante? a) Descrever o motivo pelo qual foi escolhido aquele fornecedor obrigatrio, fator importante e decisivo para que se tenha um processo com qualidade e transparente perantes as auditorias. b) A justificativa no importante, pois a requisio single source por si s direcionamento da aquisio um fornecedor especfico. c) As auditorias internacionais de SOX no focalizam as requisies single source pois no apresentam risco financeiro.

CASO SO PAULO !!!

Single Source
Caso So Paulo

O usurio solicitou que contratssemos os Servios da empresa "Environ Cientfica Ltda" para a Avaliao Ambiental das unidades Regionais e CENU???

Segue abaixo a justificativa do Single:

A Environ Laboratrio Credenciado junto a ISO/IEC 17025 e o Fundamental Requeriment preconiza laboratrio credenciado a AIHA. Consultando outros Laboratrios: Waterloo, ERM, Linus e constatado que nenhum possui a qualificao da AIHA. Pesquisado em site (<www.aiha.com>) e confirmado que atual no Brasil o nico laboratrio credenciado pela AIHA a Environ.

EST CORRETO?

Single Source
Vejam que juntamente com este Single o usurio informou onde est a Fonte de informao que comprova que tal empresa a nica qualificada para atender tal solicitao. Estas informaes no deveriam ter sido coletadas por compras? a) No, pois o procedimento afirma que no processo single, a aquisio direcionado um fornecedor especfico, devido a exigncia do usurio/requisitante, sendo assim a justificativa deve ser obrigatriamente informada pelo requisitante. b) Sim, pois o Departamento de Compras, independente da situao, o responsvel pela aquisio. c) Depende, para as aquisies cujo o valor superior USD 5k a responsabilidade sempre ser do Departamento de Compras. Obs: O usurio foi atrs destas informaes pois era de necessidade dele que esta empresa realiza-se o servio e ainda checou com outros fornecedores se os mesmos Eram qualificados ou no a realizar tal servio, mostrando assim transparncia neste processo de aquisio.

Single Source

Ateno!

O usurio tem autonomia de realizar pr-cotaes de todo item a ser adquirido, porm contraria o procedimento quando o mesmo autoriza o fornecedor mesmo que seja de uma forma implcita a realizao do servio ou fornecimento do material sem a participao de Compras, assim caracterizamos um Check

Request:

CHECK REQUEST

(Regularizao de Processos)
Ato de regularizar uma compra que no teve o

CHECK REQUEST

envolvimento dos Departamentos de Compras,

Jurdico e/ou Controles Internos, de forma a minimizar o prejuizo jurdico e comercial da Monsanto e de seu fornecedor.

Compra Emergencial
Conceito:

Aquisio com dispensa de processo competitivo onde ocorram as seguintes situaes:

- Iminncia de prejuzo ou cessao de lucros, como interrupo do processo produtivo;

- Risco imediato quanto segurana/sade de pessoal, s instalaes da Monsanto e ao meio ambiente.

CASO SJDC !!!

Compra Emergencial
Caso SJDC

Em 2004, durante o expediente administrativo, as prateleiras do armazm de lquidos de SJDC caram fazendo um efeito domin e destruindo parte do galpo. Graas a Deus, no tivemos nenhuma vtima, mas houve um vazamento muito grande de produtos qumicos e parada imediata das operaes que aconteciam naquele momento.
Se voc fosse o usurio/requisitante do Warehouse, o que voc faria para contratar as empresas para a remoo dos destroos e limpeza do local? a) Obrigatoriamente, comunicaria Gerncia da rea e Superviso/Gerncia de Compras a situao emergencial e, simultaneamente, emitir uma RC com a justificativa. b) Nessa situao no h a necessidade de comunicar a rea de Compras pois no houve vtimas e a poltica de compra emergencial permite o usurio contatar diretamente o fornecedor. c) necessrio somente a emisso da requisio de compras sem formalizar por e-mail o ocorrido Superviso/Gerncia local e de Compras.

Compra Emergencial
Caso SJDC

E se essa cena ocorresse fora do expediente administrativo?

Voc, como usurio/requisitante do Warehouse, o que voc faria para contratar as empresas para remoo dos destroos e limpeza do local?

a) Voc entraria em contato com os fornecedores, preferencialmente cadastrados na Monsanto, para resoluo da situao emergencial. b) Nenhuma ao poderia ser tomada sem que houvesse a presena de um integrante de compras dentro das dependncias da Monsanto. c) A requisio de compras deveria ser criada imediatamente e s aps a emisso e aprovao do pedido de compras os fornecedores comeariam a prestar os servios.

Fornecedor Estratgico
Conceito:

Trata-se de um processo de aquisio direcionado, pela rea de Compras, a um fornecedor especfico, devido uma constatao de limitao de mercado ou importncia estratgica do fornecimento, devendo ser devidamente registrado na nota de cabealho do pedido de compras, e dessa forma aprovado segundo DOA de aprovao de PO.

CASO CAMAARI !!!

Questionrio Final

Caso Camaari

A Braskem o nico fornecedor com capacidade de atender todo o Plo Petroqumico para fornecimento das utilidades industriais. Seguindo os procedimentos corporativos, como o requisitante deveria abrir esta RC?

a) Requisio Normal, pois trata-se de Fornecedor Estratgico

b) Requisio Single Source, pois o fornecedor nico c) Fabricante, porque s ele produz a utilidade

d) Compra Emergencial, pois s ele pode atender as urgncias

OBRIGADO !!!
Em caso de dvidas acione os seguintes Departamentos:
Emisso/ Modificao (atualizao, deleo) de Requisio de Compras / Procedimento de Compras: Depto. Compras Local. Dvidas referente Integridade em quaisquer processos: Controles Internos. Controle de Contratos: Deptos. Jurdico e Compras.