Arquivologia conceitos

Informao: resultado do processamento, manipulao e organizao de dados de tal

forma que represente um acrscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe
Suporte: o meio no qual a informao registrada
Documento: qualquer informao registrada em um suporte
Arquivos: so conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, constituem elementos de prova ou de informao bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Arquivologia: a cincia que se encarrega do estudo da organizao dos acervos
documentais, desde a produo do documento, seu tramite administrativo e sua posterior
destinao, seja ela a eliminao ou recolhimento permanente por valor histrico.
Seu objetivo a organizao e o acesso informao.

Processo de arquivamento
Importncia dos arquivos: centro vital de informao; veculo de comunicao;
segurana para defesa de direitos; apoio para tomada de decises;
Finalidade: servir administrao. Servindo administrao, est construindo a base do
conhecimento da histria.
Funo: guarda e conservao dos documentos e recuperao da informao.

Classificao
Segundo entidades criadas podem ser:
Pblicos federal, estadual, distrital e municipal
Privados
comerciais firmas e companhias ( com fins lucrativos)
institucionais igreja, sociedades, associaes, instituies educacionais, instituies
filantrpicas (sem fins lucrativos
Familiares ou pessoais

Princpios arquivsticos
Podemos destacar na Arquivologia os princpios a seguir
Princpio da provenincia:
o princpio bsico da organizao de arquivos, segundo o qual deve ser respeitado a
autonomia de cada fundo ou ncleo, no misturando os seus documentos com os de
outros.
Princpio da organicidade:
o princpio segundo o qual os arquivos de uma mesma provenincia devem conservar a
organizao estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relaes entre
os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade.
Princpio da territorialidade:
o princpio segundo o qual os arquivos pblicos, prprios de um territrio, seguem o
destino deste ltimo.

Princpio da unicidade:
Disciplina que os documentos de arquivos devem conservar o seu carter nico, em
funo do seu contexto de produo, independente de sua forma, gnero, tipo ou
suporte.
Princpio da indivisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao,
destruio no autorizada ou adio indevida.

Valor dos documentos

VALOR PRIMRIO (imediato): funcional administrativa; jurdico ou legal; fiscal.
VALOR SECUNDRIO (imediato): histrico probatrio; informativo.

Estgios da evoluo
Ciclo vital dos documentos: a teoria das trs idades
Corresponde s fases pelas quais o documento passa, desde sua criao at sua
destinao, a distncia entre a administrao e a historia numa sequencia temporal.
Fases:

Obs.: no obrigatria passar por todas as fases, pois o que importa o

assunto.

Correntes
Tambm chamado de primeira idade, constitudo de documentos em curso ou de uso
frequentes, conservados nos escritrios ou nas reparties que os recebem e os
produziram ou em dependncias prximas e de fcil acesso.
Protocolo: recebimento, classificao, registro e movimentao
Expedio
Arquivamento
Emprstimo e consulta
Corrente: 1 fase; setorial; administrativo; ativo; vivo; de movimento; em curso; ncleos
de arquivo; 1 fase; 1 ciclo
Finalidade: servir administrao. Servindo administrao, est construindo a base do
conhecimento da histria.
Funo: guarda e conservao dos documentos e recuperao da informao

Intermedirio
Tambm chamado de segunda idade, constituindo documentos que deixaram de ser
frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam ou produziram
podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema
novamente focalizado. No h necessidade de se conservarem e localizarem prximos
aos escritrios. A permanncias nesses arquivos transitria. Por isso, tambm so
chamados de limbo ou purgatrio.
Intermedirio; 2 idade, pr-arquivo, records center, semi-ativo, limbo, purgatrio,
temporrio, transitrio, 2 fase, 2 ciclo.

permanente
Tambm chamado de terceira idade, constitudo de documentos que perderam o valor
de natureza administrativa ou jurdica e que se conservam em virtude de seu valor
histrico ou documental e que constituem os meios para se conhecer o passado e sua
evoluo, estes so os arquivos propriamente ditos.
Permanente: 3 idade, histrico, de custdia, inativo/passivo, morto, esttico, final, 3
fase, 3 ciclo

Ciclo vital dos documentos ou teoria das trs idades:

Intermediri
os

corrent
es

Transfernci
a

Permanente
s

recolhiment
o

movimentos
Obs.: Pode haver recolhimento da fase corrente direto para a permanente

EXTENSO DE SUA ATUAO:

Arquivos gerais ou centrais
Centraliza as atividades de um arquivo corrente
Arquivos setoriais
Descentraliza as atividades do arquivo corrente junto aos rgos operacionais

QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS: CLASSIFICAM-SE EM:

Especial
Aquele que tem sob sua guarda documentos em diversos suportes diferentes, formas
fsicas diversas: fotografias, discos, fitas, clichs, microformas, slaides e que por esta
razo merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento,
como tambm ao registro, condicionamento, controle, conservao, etc.
Especializado
o que tem sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo
espefifico, independente da forma fsica que se apresentam, como por exemplo. Arquivos
mdicos ou hospitalares, arquivos de imprensa, de engenharia, etc. esses arquivos
tambm so chamados impropriamente arquivos tcnicos.

QUANTO AO GNERO CLASSIFICAM-SE EM: Cartogrficos (mapas, plantas e perfis)

Textuais (manuscritos, datilografados ou
impresso)

Iconogrficos (imagens estticas = fotografias

(negativos e ampliaes) desenhos, gravuras,
cartazes
udiovisuais (filmografico = filmes e fitas vdeo magnticas)

Sonoros (discos, fitas magnticas)

Micrograficos (rolos, microfichas, jaquetas, carto-janela)

Informticos
ticos)

(disquetes,

discos

rgidos

QUANTO NATUREZA DO ASSUNTO

Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou
sigilosos.

ostensivo so documentos cuja divulgao no prejudica a instituio,

podendo ser de domnio pblico.
sigilosos so documentos que, pela natureza de seu contedo, devam ser de
conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de
salvaguarda para sua custdia e divulgao. Podem ser:
Ultrassecreto 25 anos
Secreto 15 anos
Reservado 5 anos

QUANTO ESPCIE
Os documentos podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as
espcies documentais so definidas tanto em razo da natureza dos atos que lhes deram
origem, quanto forma de registro de fatos. Tomando por base os atos administrativos
mais comuns em nossas estruturas de governo, temos :
Atos normativos = ditam regras e normais expedidas por autoridades administrativas =
cumprimento obrigatrio (medida provisria, decreto, estatuto, regimento, lei, ordem de
servios)
Atos enunciativos = emitem opinio, esclarece sobre certo assunto(relatrio, voto,
despacho, parecer)
Atos de assentamento = formatos por registro, firmando fatos ou ocorrncia (apostila,
ata, termo, auto de infrao)
Atos comprobatrios = comprovam assentamentos decises, apontamentos (trabalho,
certido, atestado, copia autentica)
Atos de ajuste = acordos firmados entre duas ou mais partes representados por
documentos pactuais (tratado, convenio, contrato, termos)
Atos de correspondncia = criados com propsito de os atos normativos serem
executados (aviso, cartas, memorando, mensagem, edital, intimao, etc)
Funo/atividade/espcie