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ASPECTOS GERAIS
IMPESSOALIDADE
FORMALIDADE
PADRONIZAO
CONCISO
CLAREZA
PRONOMES DE
TRATAMENTO
Vossa Excelncia:
PRONOMES DE
TRATAMENTO
Vossa Senhoria:
empregado para as demais autoridades e
para particulares.
PRONOMES DE
TRATAMENTO
Vossa Excelncia...
Excelncia...
ao falar com
Sua
ao falar sobre
PADRO OFCIO
H trs tipos de
expedientes que se
diferenciam apenas pela
finalidade:
OFCIO,
AVISO e
MEMORANDO.
Deve-se uniformiz-los,
adotando-se diagramao
nica: o padro ofcio.
Mem. 123/2007-MF
Aviso 123/2010-TCU
Of. 123/2013-TRT
PO: DESTINATRIO
Nome e cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao.
No caso do ofcio, deve ser includo tambm o endereo.
PO: ASSUNTO
Resumo do teor do documento:
Assunto: Produtividade do rgo em
2012.
Assunto: Necessidade de aquisio de
novos computadores.
VOCATIVO
Chefes de poder:
Excelentssimo Senhor,
Senhor
seguido do cargo respectivo:
Excelentssimo Senhor
Presidente da
Repblica,
Excelentssimo Senhor
Presidente do
Congresso Nacional,
Excelentssimo Senhor
Presidente do Supremo
Tribunal Federal.
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Governador,
Senhor Diretor,
Senhor Superintendente
Senhora Ministra
Senhor Chefe de
Gabinete.
PO: TEXTO
Quando NO for mero encaminhamento de docs.:
PO: TEXTO
Quando for mero encaminhamento de documentos:
introduo: referncia ao expediente, indicando os
dados completos do documento encaminhado (tipo,
data, origem ou signatrio, e assunto de que trata), e a
razo pela qual est sendo encaminhado:
Em resposta ao Aviso n 12, de 1 de fevereiro de 2013,
PO: FECHOS
para autoridades superiores, inclusive o
Presidente da Repblica:
Respeitosamente,
para autoridades de mesma hierarquia ou de
hierarquia inferior:
Atenciosamente,
OBS.: Ficam excludas dessa frmula as comunicaes
dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito
e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual
de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores.
PO: identificao do
signatrio
As comunicaes oficiais devem trazer o nome e
o cargo da autoridade que as expede, abaixo
do local de sua assinatura. A forma da
identificao deve ser a seguinte:
(espao para assinatura)
NOME,
Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica.
(espao para assinatura)
NOME,
Ministro de Estado da Justia.
OBS.: Recomenda-se no deixar a assinatura em
pgina isolada do expediente.
FORMA DE DIAGRAMAO
Fonte: Times New Roman
12 no texto em geral,
11 nas citaes, e
10 nas notas de rodap;
Nmero da pgina: obrigatrio a partir da segunda;
Margem esquerda: mnimo de 3 cm;
Margem direita: mnimo de 1,5 cm;
Incio de pargrafo: 2,5 cm de distncia da margem
esquerda;
Impresses frente e verso: usar distncias invertidas
(margem espelho);
FORMA DE DIAGRAMAO
Entre as linhas: espaamento simples
Aps cada pargrafo: 6 pontos ou uma linha em
branco;
No abuse: negrito, itlico, sublinhado, LETRAS
MAISCULAS, sombreado,
sombreado RELEVO,
RELEVO bordas ou
qualquer outra forma de formatao pode afetar a
elegncia e a sobriedade do documento;
Cor: tinta preta em papel branco. A impresso
colorida deve ser usada apenas para grficos e
ilustraes;
Papel: A-4.
Timbre
3 cm ndice e nmero
Local,
data.1,5cm
3 espaos duplos
Destinatrio
Endereo
Assunto:
3 espaos duplos
Vocativo,
3 espaos duplos
Fecho
3 espaos duplos
ASSINATURA,
Cargo ou funo.
ENVELOPE
O endereamento das comunicaes
dirigidas s autoridades tratadas por
Vossa Excelncia, ter a seguinte forma:
A Sua Excelncia o Senhor
Fulano de Tal
Ministro de Estado da Justia
70064-900 Braslia. DF
ENVELOPE
O endereamento das comunicaes
dirigidas s autoridades tratadas por
Vossa Senhoria, ter a seguinte forma:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua ABC, n. 123
92345-000 Porto Alegre / RS
ALVAR
INSTRUMENTO DE LICENA OU AUTORIZAO:
Ttulo, centralizado, seguido do no de ordem e
data;
Texto em pargrafos:
introduo (mencionando o cargo de quem assina),
fundamentao e
exposio do assunto;
Assinatura nome da autoridade competente
sem indicao do cargo;
Local e data dispensveis se aparecerem no
ttulo.
ATA
REGISTRO DE REUNIES:
Ttulo;
Dia, ms, ano e hora por extenso;
Local;
Pessoas presentes qualificadas ;
Presidente e secretrio;
Ordem do dia discusses,
deliberaes;
Fecho.
ATESTADO
DOCUMENTO PARA COMPROVAR
(fatos transitrios):
Ttulo;
Texto;
Local e data;
Assinatura nome e cargo ou
funo da autoridade que atesta.
CERTIDO
DOCUMENTO PARA COMPROVAR
(fatos permanentes):
Ttulo s vezes j vem impresso;
Prembulo aluso ao ato que determinou
a expedio (... em cumprimento ao despacho... / ...a
pedido da parte interessada...), mencionando
documento ou livro de onde foi extrada;
Texto transcrio ou descrio;
Fecho termo de encerramento e
assinatura de quem lavrou e quem conferiu;
Local e data;
Visto da autoridade.
DECLARAO
Assemelha-se ao atestado.
S pode ser expedido por particulares.
NORMALMENTE GANHA OUTRAS
DENOMINAES, COMO
Declarao de falncia,
Declarao de guerra,
Declarao de renda,
etc.
CIRCULAR
DIVULGAR MATRIA DE INTERESSE
GERAL:
Numerao nmero e data;
Ementa resumo no obrigatria;
Vocativo tratamento e cargo do
destinatrio no obrigatrio;
Texto pode ser dividido em pargrafos;
Fecho no obrigatrio;
Assinatura nome e cargo ou funo.
DESPACHO
DECISO:
Indefiro.
Porto Alegre, 8 de julho de 2013.
FULANO DE TAL,
Juiz do Trabalho.
De acordo.
Porto Alegre, 6 de setembro de 2013.
FULANO DE TAL,
Diretor de Secretaria.
EDITAL
AVISO, DETERMINAO OU
CITAO:
Licitaes;
Abertura de concursos;
Intimaes;
Notificaes;
Convocaes;
Avisos que devam ter ampla
divulgao.
EDITAL
Ttulo tipo e nmero de ordem;
Ementa resumo (no
obrigatrio);
Texto podem-se numerar os
pargrafos, exceto o primeiro;
Local e data por extenso;
Assinatura nome da autoridade e
cargo ou funo.
MEMORANDO
Correspondncia interna;
Assuntos rotineiros;
Usa-se o padro ofcio
OFCIO
Timbre cabealho;
ndice e nmero iniciais do rgo + nmero;
Local e data por extenso;
Assunto resumo (no obrigatrio);
Vocativo nome da autoridade e cargo ou
funo;
Texto podem ser numerados, exceto o
primeiro;
Fecho alinhado pelos , mas no numerado;
Assinatura nome e cargo ou funo,
separados por vrgula, com iniciais maisculas;
Endereo tratamento, cargo ou funo do
destinatrio mais a localidade o nome civil
(desde que conhecido) facultativo;
PORTARIA
DETERMINAO, INSTRUO:
Numerao nmero do ato e data;
Ttulo denominao completa (em
maisculas) da autoridade que expede;
Fundamentao citao da
legislao seguida da palavra
resolve;
Texto desenvolvimento do assunto;
Assinatura nome ( dispensvel
colocar cargo ou funo).
REQUERIMENTO
INSTRUMENTO PARA SOLICITAR
Vocativo tratamento (+ cargo ou funo);
Prembulo nome e qualificao (sempre
em 3 pessoa);
Texto exposio do pedido e
fundamentao;
Local e data sempre aps o texto.
Fecho Nesses Termos
NT
Pede Deferimento
PD
Assinatura e nome do requerente
rgo Pblico
Particulares
rgo Pblico
CARACTERSTICAS DA REDAO
OFICIAL
Impessoalidade
Linguagem culta
Clareza e Conciso
Padronizao
Correto uso dos pronomes
Correto uso dos fechos
Impessoalidade
A redao oficial deve ser isenta da
interferncia da individualidade de
quem a elabora, de quem a recebe e
do assunto.
Emissor
Receptor
Assunto
Questo
Exemplo
Linguagem culta
Nas
comunicaes
empregar o uso do
linguagem,
em
entendimento geral
avesso a vocbulos de
como grias, jarges,
populares.
oficiais,
deve-se
padro culto de
princpio,
de
e por definio
circulao restrita,
modismos e ditos
Questo
norma-padro
rebuscada
Clareza e Conciso
Qualquer texto produzido pela
administrao pblica deve ser capaz de
transmitir uma informao clara e
objetiva com um mnimo de palavras.
Questo
Padronizao
A
padronizao
diz
respeito
diagramao adequada e ao uso
papis uniformes.
Padro ofcio
Ofcio
Aviso
Memorando
Papel
Branco: A-4
Tinta: Preta
de
Observaes
Ofcios e memorandos podero ser
impressos em ambas as faces do papel.
Negrito,
itlico,
sublinhado,
maisculas, sombreamento e
podem ser usados sem abusos.
letras
relevo
Arquivo Preservado
Recomenda-se que sejam preservados os
arquivos enviados para qualquer assunto
que envolva a administrao pblica.
Forma de Preservao
Tipo de documento+n do
documento+palavra-chave+ano
Mem. 034; Remanejamento; 2013
Req. 567; Pedido de Frias; 2013
Of. 123; Relatrio Produtividade; 2013
2 pessoa
3 pessoa
Questo
ER
R
A
D
O
ER
R
A
D
O
CE
R
TO
apenas
recomendada pelo Manual, no sendo,
portanto, obrigatria. Entretanto, caso o
documento seja preservado, haver a
necessidade de seguir um padro.
Observao
Em expedientes destinados a autoridades
que recebem o tratamento de Vossa
Excelncia, o uso do vocativo deve
obedecer a algumas regras:
I. Senhor Senador
II. Senhor Governador
III. Senhor Prefeito
Observao
Outro
pronome
de
tratamento
consagrado Vossa Senhoria, empregado
para as demais autoridades e para
particulares como: empresrios, diretores
(de repartio pblica), lderes, chefes de
seo (de repartio pblica).
O vocativo adequado s autoridades
tratadas por Vossa Senhoria Senhor,
seguido de nome e vrgula.
Ao Senhor
Jos da Silva
Rua X, 123
02550-040 So Paulo - SP
Observaes finais
Por determinao do Manual de Redao
Oficial da Presidncia da Repblica,
ficam abolidos :
I. O uso do tratamento Dignssimo (DD)
II. O uso do superlativo ilustrssimo
Ainda, o termo Doutor no tratamento e
sim ttulo acadmico.
USO
CORRETOS
DOS FECHOS
Dois tipos
Para autoridades
superiores
Inclusive para o
Presidente da
Repblica
1. Respeitosamente
Para autoridades de
menor ou igual
hierarquia
2. Atenciosamente
Questo
CE
R
TO
C
ER
TO
CE
R
TO
empregado
para
as
autoridades que no so tratadas por
Vossa Excelncia e para particulares
como empresrios, por exemplo.
Expedientes Oficiais
1. OFCIO
Tipo de documento oficial utilizado para a
comunicao entre os rgos pblicos e
entre os particulares.
Observao
Cada ofcio dever conter somente um
assunto e, sua agilidade e conciso, so
caractersticas fundamentais.
De rgo pblico
para rgo pblico
De rgo pblico
para particular
OFCIO
Externo
Administraes
diferentes
Exemplo
Em resposta ao ofcio de nmero 18,
de 14 de maro de 2013, encaminho,
anexa, cpia do ofcio n 56, de 4 de
fevereiro de 2013, do Departamento de
Logstica, que trata da requisio do
servidor fulano de tal.
Atenciosamente
Assinatura, nome e cardo do emissor
2. MEMORANDO
Tipo de documento pblico usado para a
comunicao
entre
unidades
administrativas de um mesmo rgo,
podendo estar hierarquicamente em um
mesmo nvel ou ainda em nvel diferente.
Interna
Comunicao
Dentro da
mesma
administrao
Observao
3. CIRCULAR
Tipo de documento por meio do qual uma
autoridade dirige-se a vrias pessoas ou
a departamentos ou ainda a um rgo,
simultaneamente.
Observao
Dependendo do assunto, a circular pode
apresentar o carter de aviso, de ofcio
ou de comunicao interna.
Questo
CE
RT
O
CE
RT
O
II.
Correspondncia
autoridades da mesma
inferiores a superiores
ainda, de autoridades
particulares.
Essas
pertencem ao OFCIO.
externa,
entre
categoria, ou de
hierrquicos, ou
e secretarias a
informaes
CE
R
TO
III.
O
MEMORANDO
uma
correspondncia eminentemente interna,
entre unidades administrativas de um
rgo, hierarquicamente em mesmo
nvel, ou ainda, em nveis diferentes.
4. AVISO
O Aviso um documento muito parecido
com o Ofcio. Segue praticamente a
mesma estrutura. A diferena primordial
que, o Aviso somente poder ser
expedido por determinadas autoridades.
Ministro de Estado
Ministro de Estado
Padro Ofcio
Mesma Diagramao
OFCIO
AVISO
MEMORANDO
Padro Ofcio
Trata-se da padronizao de alguns
expedientes oficiais
H trs tipos de expedientes oficiais que
so distintos quanto s suas finalidades,
porm idnticos nas suas formas: Ofcio,
Aviso e Memorando. Para uniformiz-los,
pode-se adotar uma diagramao nica.
Questo
CE
R
TO
CE
R
TO
CE
RT
O
CE
R
TO
5. EXPOSIO DE MOTIVOS
A exposio de motivos, em regra, um
expediente oficial escrito por um Ministro
de Estado ou por um Secretrio da
Presidncia da Repblica e dirigido ao
Presidente da Repblica ou ao VicePresidente.
Segue a mesma estrutura
Ofcio, Aviso e Memorando
Questo
8. Marque Certo ou Errado
ER
CE
R
R
AD
TO
O
Exposio de
Motivos
ER
R
AD
O
III.
Dependendo
do
contedo
do
documento, o Ministro de Estado poder
usar um Aviso ou uma Exposio de
Motivos para se comunicar com o
Presidente da Repblica ou com o VicePresidente.
Comunicao entre Ministros de
Estado e Presidente da Repblica
Exposio de Motivos
6. MENSAGEM
Tipo de expediente oficial utilizado para a
comunicao entre os Chefes dos Poderes
da Unio.
PODERES
DA
UNIO
EXECUTIVO
LEGISLATIVO
JUDICIRIO
CHEFES DOS
PODERES PBLICOS
(DA UNIO)
EXECUTIVO
Presidente da
Repblica
Administra o Pas
LEGISLATIVO
Cmara dos
Deputados
Deputados
Federais
Senado
Federal
Senadores
Congresso Nacional
JUDICIRIO
SUPREMO
TRIBUNAL
FEDERAL
(STF)
SUPERIOR
TRIBUNAL
DE JUSTIA
(STJ)
Presidente do STF
Chefe do Poder Judicirio Federal
Observao
As mensagens mais usuais do chefe do
Poder Executivo ao Congresso Nacional
tm as seguintes finalidades:
Encaminhamento de projeto de lei
ordinria, complementar ou financeira;
Encaminhamento de medida provisria;
Indicao de autoridades; Pedido de
autorizao para o Presidente ou VicePresidente da Repblica se ausentarem
do pas por mais de 15 dias;
Questo
CE
R
TO
CE
R
TO
ER
R
A
DO
7. ATA
Tipo de documento pblico em que o
responsvel pela sua confeco narra,
cronologicamente, os assuntos tratados
em uma reunio.
Exemplo de Ata
ATA NMERO 223 DA REUNIO DO MISTRIO
DO PLANEJAMENTO EM BRASLIA
Aos quinze dias do ms de novembro de dois
mil e treze, s nove horas, no gabinete II,
reuniram-se o 1 secretrio do ministrio o
senhor fulano de tal e os coordenadores,
senhores..., a fim de examinar as propostas
para a ampliao do quadro de assessores...
Assinatura de todos os presentes
Questo
CE
RT
O
I.
Caso
seja
constatado
alguma
irregularidade em uma ata, o responsvel
pelo
documento
dever
fazer
as
observaes pertinentes, sem inutiliz-la.
CE
RT
O
CE
R
TO
8. REQUERIMENTO
Trata-se
de
um
documento
com
caractersticas de petio, feito por
pessoa fsica ou jurdica, em que se
requer a uma autoridade um direito de
concesso de algo que esteja amparado
por lei. O texto deve ser breve e
recomenda-se no ultrapassar dez linhas.
Exemplo
Jos da Silva, Analista de Benefcios,
lotado neste unidade de atendimento,
matrcula n 4356, vem requerer uma
licena de dois dias, para a realizao de
exames mdicos em virtude de futura
cirurgia.
Nestes termos, pede deferimento.
So Paulo, 06 de janeiro de 2014.
Assinatura
QUESTO
ER
RA
D
O
C
ER
TO
9. RELATRIO
Tipo de documento em que se faz uma
narrao ou uma descrio de algo que viu,
ouviu ou obsevou.
O relatrio tem por objetivo expor
autoridade superior a execuo de trabalhos
relacionados
a
determinados
servios
inerentes ao exerccio do cargo em um
perodo.
Observao
Questo
CE
RT
O
ER
RA
D
O
ER
RA
D
O
10. PARECER
Trata-se de um expediente oficial em que
um especialista emite uma opinio
fundamentada
e
tcnica
sobre
determinado assunto.
O parecer pode ser emitido em nome
pessoal ou de rgo administrativo, sobre
tema que lhe ser submetido para anlise
e competente pronunciamento. Visa
fornecer subsdios para tomada de
deciso.
Exemplo
O Sr. Jos da Silva, candidato vaga
de Auditor Fiscal da Receita Federal,
inscrito no concurso realizado em 10 de
janeiro de 2012, sob n 087.956, afirma
que a questo doze da prova azul
apresenta problema no gabarito (opo
A, oficialmente)
Questo
CE
R
TO
11. TELEGRAMA
Com o objetivo de uniformizar a
terminologia
e
simplificar
os
procedimentos burocrticos, passa a
receber o ttulo de TELEGRAMA toda
comunicao oficial expedida por meio de
telegrafia, telex, etc.
Observao
Por se tratar de uma forma de
comunicao dispendiosa aos cofres
pblicos e superada, deve restringir-se o
uso do telegrama apenas quelas
situaes que no seja possvel o uso de
correio eletrnico ou fax e que a urgncia
justifique sua utilizao e, tambm, em
razo de seu custo elevado, esta forma
de comunicao deve pautar-se pela
conciso.
Questo
uma
forma
de
O
comunicao econmica
D para os cofres
A
pblicos, por isso Rpode ser usado no
R
lugar do correio eletrnico.
E
12. FAX
utilizado para a transmisso de
mensagens urgentes e para o envio
antecipado de documentos, de cujo
conhecimento h premncia, quando no
h condies de envio do documento por
meio eletrnico.
Observao
Os documentos enviados por fax mantm
a forma e a estrutura que lhes so
inerentes.
uma
espcie
de
comunicao que est sendo menos
usada devido ao desenvolvimento da
Internet. Se houver a necessidade do seu
arquivamento, deve-se faz-lo com cpia
do fax e no com o prprio fax, cujo
papel, em certos modelos, se deteriora
rapidamente.
Destinatrio: ________________________
N do fax de destino: _____ data __/__/__
Remetente: _________________________
Tel p/ contato: ____ Fax/E-mail: ________
N de pginas: esta + _____ n do doc: ___
Observaes: ________________________
Questo
E
RR
AD
O
Questo
CE
R
TO
ER
R
A
D
O
14. ATESTADO
Documento assinado por uma pessoa a
favor de outra, declarando a veracidade
de um fato do qual tenha conhecimento
ou quando requerido.
Documento firmado por servidor em
razo do cargo que ocupa, ou funo que
exerce, declarando um fato existente, do
qual tem conhecimento, a favor de uma
particular ou servidor.
Questo
C
ER
TO