TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

Aluno: Thalles Rangel Lopes

 • Objetivo:

Apresentar a tecnologia GED – Gestão Eletrônica de Documentos, descrevendo o que é, suas

funcionalidades, conjunto de seus benefícios e respectivas áreas de implementação e utilização.
Introdução:

• Com a geração de diversos documentos, ocupando demasiadamente os locais de

arquivamento físico, se fez necessário a utilização da tecnologia para
arquivamento. A tecnologia empregada é a GED, que é a Gestão Eletrônica de
documento. Agora, utilizando um scanner, é capturado as informações e em
seguida, são atribuídos índices de pesquisa e do armazenamento no software de
gerenciamento eletrônico de documentos.
• O GED proporciona:
• captura;
• armazenamento;
• indexação;
• gerenciamento;
• distribuição;
• preservação.
 • O que é GED?

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de

Documentos.

A gestão de documentos é uma área da administração geral relacionada com os

princípios de economia e eficácia na produção e uso dos documentos, segundo os quais a
informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e
com o menor custo possível.

A gestão de documentos, em seu sentido mais amplo, significa assegurar acesso pleno
aos documentos e às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia
de deveres e direitos
O que o GED permite fazer?

• Preservar os documentos;
• Organizar os documentos de forma digital;
• Agilizar a busca de qualquer documento;
• Lidar com qualquer tipo de documento;
• Somente as pessoas autorizadas terão acesso ao documento;
• Acompanhar o uso do documento de relatórios
• A gestão de documentos, em seu sentido mais amplo, significa assegurar acesso pleno
aos documentos e às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia
de deveres e direitos.
 Quais são as vantagens de sua utilização

- Permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações;

- Promover a transparência dos atos administrativos;
- Garantir economia, eficiência e eficácia na administração;
- Tornar o processo decisório mais célere;
- Racionalizar a produção documental;
- Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
- Normatizar os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e
eliminação de documentos;
- Contribuir para a preservação do patrimônio documental considerado de guarda permanente;
Quais são as vantagens de sua utilização
Quais são suas áreas de atuação?

GED é usado para gerenciar as informações sem levar em conta a origem ou o uso
necessário. A funcionalidade está disponível como um serviço que pode ser utilizado a
partir de todos os tipos de aplicações. A vantagem de um conceito de serviço é que, para
qualquer funcionalidade dado apenas um serviço geral está disponível, evitando
redundantes, caro e difícil de manter as funções paralelas. Portanto, as normas para
interfaces de ligação dos diferentes serviços irá desempenhar um papel importante na
implementação de GED.

Gestão Eletrônica de Documentos como um repositório uniforme para todos os tipos de

informações.
Quais são seus meios de armazenamento?

• Via Banco de dados:

É um ambiente computacional composto por:
a) dados estruturados em bases relacionadas entre si, de acordo com um modelo de dados;
b) regras que definem as operações válidas sobre os dados e garantem sua integridade.
• E através do Sistema gerenciador de banco de dados (SGBD): software que implementa o
banco de dados e permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão,
alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários,
cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados).

• Via Servidor: É um ambiente onde se direciona os arquivos para um diretório (caminho)

para um disco rígido (HD), tanto local (em uma empresa) ou na núvem (google drive) por
exemplo para que em várias localidades permita acessar via requisição de autenticação.
Quais são os motivos para utilização do GED?

• Encontrar um documento torna-se muito mais fácil, por estar organizado em uma
estrutura de índice;
• O GED dispensa a guarda dos documentos físicos devido o uso de autenticação digital via
cartório;
• Redução de custos com espaço físico e contratação de arquivistas;
• É capaz de substituir armários de arquivos volumosos;
• Seu negócio terá um aumento de produtividade e eficiência perceptível;
• Gerenciamento de fluxo de trabalho;
• Gerenciamento de vida útil do documento;
Como o GED gera segurança para os arquivos digitais?

Por permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações através
de requisição de senhas; promove a transparência dos documentos somente para as
pessoas autorizadas. Assim garantindo segurança, eficiência e eficácia na administração do
fluxo de informação de documentos.
Exemplo de um GED:
Conclusão

• A tecnologia GED - Gestão Eletrônica de Documentos portanto, é tida com uma fonte
crescente de beneficiamento na gestão de documentos, por tornar seguro o acesso e a
transferência de informações em qualquer hora e lugar. Preservando os documentos, a
agilidade na consulta e garantindo economia, eficiência e eficácia na administração.