Gerenciamento da Comunicação

e Stakeholders em Projetos

Bem-Vindos!!
4ª Reunião On line – Plano de Gestão de
Stakeholders para Mudança Organizacional
Agenda:

• Apresentação do caso ......................................– 10min

• Trabalho em equipes “Plano de Gestão de Stakeholder”
.............................................................................. – 30min
• Plenária – Relatores .........................................– 20min
• Dúvidas AI e Geral ........................................... – 20min
• Fechamento ..................................................... – 10min
O Caso
• Natura adquire Avon – Maio/19: Expectativa de
faturamento anual superior a US$ 10 bilhões e mais de
40 mil colaboradores em todo o mundo
– Nova empresa: 76% da Natura e 24% pelos acionistas da Avon
– A Natura espera concluir o negócio no início de 2020
– Avon avaliada em US$ 3,7 bilhões e o novo grupo em US$ 11
bilhões.
– Quarta maior empresa do setor de beleza pessoal do mundo, com
presença em 100 países
– Avon, Natura e Body Shop passam a ser um só grupo

Como lidar com toda essa transformação organizacional?

Que mudanças devem ser gerenciadas?

Estratégia e Governança
Estrutura Organizacional
• Quais unidades
organizacionais serão
impactadas (Natura e Avon)?
• Que mudanças serão
necessárias?
• Como os novos processos
mudarão o atual quadro de
perfis e responsabilidades?
• Como os novos processos
afetarão a forma como as
decisões são tomadas
(compras, autorizações,
pagamentos, etc)?
• Haverá eliminação de
posições?
• E outros...
Processos
• Quais são os macro-
processos e processos de
negócio da companhia?
• Esses processos de negócio
estão formalmente
definidos?
• Há narrativas, fluxogramas,
identificação de riscos,
controles etc. para cada
processo?
• Quais tarefas serão
eliminadas, transferidas,
alteradas ou criadas em
cada processo após fusão?
• E outros...
Pessoas/Cultura
• Quais conhecimentos serão
necessários para o novo
ambiente?
• O que mudará na forma como
as pessoas trabalham, se
relacionam e se comunicam?
• Como está o moral dos
funcionários com relação à
fusão: animados com a
perspectiva ou preocupados?
• Quais veículos de
comunicação? Os
profissionais são
informatizados (emails) ou
preferem “papel”?
• O que deve ser comunicado?
Quais mensagens a
comunicar?
• Quem influencia a motivação
das pessoas que atuam no
projeto?
• E outros...
Tecnologia
Processos Tecnológicos
• Que metodologias
existentes?
• Quais mecanismos de
suporte ao usuário?
• Quais contratos existentes?
Quais devem ser
renovados? Quais devem
ser absorvidos por contratos
Natura? Quanto de multa
rescisória?
• Qual investimento planejado
para o ano? Que projetos em
andamento? Que iniciativas
planejadas?
• Que políticas, metodologias
e regras existem hoje em TI?
• E outros...
Tecnologia da
Automação
• Qual o nível de automação
existente na companhia?
• Rede de automação é
separada de TI?
• Automação está sob gestão
da TI ou departamento
separado?
• Quais principais
fornecedores de PLC,
Supervisório, PIMS e MES?
Qual grau de padronização
na companhia?
• E outros...
 Tecnologia da Informação

Sistemas Aplicativos
Geral ERP Legado Infraestrutura
Usuários
• Quais sistemas serão • Há um ERP implementado? • Quais são os sistemas • Que tecnologias instaladas?
descontinuados? • Qual é o ERP e qual a legados existentes Qual parque tecnológico
• Haverá necessidade de versão atual? atualmente? Quais instalado? O que existe de
procedimentos temporários • Quais módulos ele possui? processos eles suportam? infra-estrutura e rede?
para utilização dos • Para cada aplicativo, existe • Inventário de equipamentos
sistemas? • O nível de customização é
alto, médio ou baixo? interface ou integrações com e tecnologia? (ativo fixo,
• Algum software que tenham o ERP ou funciona de forma processos e procedimentos)
que haver transferência de • Quantas licenças estão independente?
contratadas? • Qual escalabilidade?
propriedade para uso de • A administração de cada um
licença? • Quantos usuários existem • Para cada sistema (ERP ou
dos sistemas é centralizada legados), especificar:
• Quais riscos com relação a atualmente? em TI ou descentralizada?
descontinuidade de • As manutenções são feitas • Qual o banco de dados
• Para cada sistema e sistema operacional
sistemas? Como mitigar? com pessoal interno ou são especificar se são pacotes que o suporta?
• Como é o suporte a desktop feitas por terceiros? ou não e se são mantidos • Qual a quantidade de
e sistema? SLA pactuados? • E outros... pelo fornecedor ou
Algum processo sob servidores por
internamente. aplicativo?
outsourcing?
• • E outros...
E outros... • Qual a topologia da rede?
• E outros...
Tecnologia da Informação
Operação e Segurança Estrutura e Governança
• Há uma área de segurança
da informação formalmente
definida?
• Como a área de segurança
está estruturada e a quem se
reporta?
• Há um help-desk? Como
está estruturado? Qual a
quantidade média de
atendimentos diários?
• O que existe hoje de
instalação, serviços, help
desk, operação centralizada,
centro de digitalização?
• E outros...
• Como é a estrutura de TI
(organograma), incluindo o
help desk?
• Quantas pessoas existem,
para cada área (especificar a
quantidade de funcionários e
terceiros)?
• Existe um plano estratégico
de TI alinhado com a
estratégia da companhia?
Qual a periodicidade da
atualização?
• Existe um comitê de TI
integrado pelas áreas de
negócio? Qual a
periodicidade das reuniões
desse comitê e qual a sua
formação?
Usuário
• A administração de usuários
(criação, alteração e
exclusão) é centralizada ou
descentralizada?
• Existe procedimento formal
de manutenção de usuários?
• Qual a quantidade média de
usuários por sistema (ERP e
legados)?
• Existe um processo de
revisão periódica de
usuários e perfis de acesso
pelos gestores das áreas
usuárias?
Break out sessions

• A turma será dividida em 5 equipe de projetos:

– (1)Produtos,
– (2)RH,
– (3)MKT,
– (4)Estratégico e
– (5)Infra.
• Grupos diferentes prepararão o plano de Gerenciamento
dos Stakeholders para os diferentes projetos.
Break out sessions

Escolha 1 stakeholder e avalie:

– Participação e papel no projeto
– Expectativa com o projeto
– Motivação/ Barreiras
– Poder, Legitimidade e Urgência
– Estado atual de Apoio e Receptividade
– Estado atual de Grau de Interesse e Grau de Influência
– Estados desejados
– Estratégia de Engajamento
Break out sessions

Prepare 3 min de apresentação para o PMO.

Atenção:
• O foco da apresentação é como foi feito o plano.
• Narre/apresente como foi o processo de
mapeamento dos stakeholders e a escolha do
stakeholder base do trabalho
Break out sessions

Apresentação pelos
relatores
Atividade Individual

Esclarecimentos
Gerais
 Atividade Individual
• A empresa W, em que você atua como gerente de projetos, tem como
projeto atual a implantação de um Parque de Ciências no Estado do
Pará.
• O projeto foi, enfim, estruturado por meio de uma parceria entre
Unest, a Prefeitura da cidade e o Departamento de Desenvolvimento
Econômico, Científico e de Tecnologia do Estado (DECTE), com o
apoio do Fundo de Estudos e Projetos (FEP) e do MCT (Ministério da
Ciência e Tecnologia).
• O gerenciamento do projeto foi então designado à empresa W, que,
contratada pelo DECTE, deve utilizar uma equipe com cerca de 10
pessoas para realizá-lo. O cronograma definitivo do projeto somente
poderá ser considerado como iniciado após a definição da força-tarefa
para a sua execução. Prazo estimado de três anos para a
inauguração e o início do funcionamento do parque de ciências
 Atividade Individual
Articule um conjunto de ações específicas de gestão, direcionadas ao
gerenciamento de stakeholders. Para tanto, a sua análise deve contemplar:
• a identificação de seis stakeholders-chave para o projeto e dos seus
principais interesses, considerando o contexto e os objetivos do projeto;
• a identificação de, no máximo, três papéis exercidos pelos stakeholders
informados, considerando os seguintes papéis possíveis:
o autoridade sobre recursos;
o consultados e envolvidos sob demanda;
o consultados e envolvidos durante todo o projeto;
o responsabilidade pela implementação global do projeto;
o beneficiários da implementação bem-sucedida do projeto;
o revisão e auditoria da qualidade dos processos e resultados;
o impactados (negativamente) pela implementação do projeto e
o envolvidos na entrega dos resultados e na sua implementação;
 Atividade Individual

• a avaliação do grau de poder e interesse dos stakeholders, conforme

uma escala que varie de 0 (baixo) a 10 (alto);
• a definição da estratégia de engajamento mais indicada para os
stakeholders, conforme as seguintes opções de estratégia:
o negociar;
o satisfazer;
o monitorar;
o comprometer;
o formar parcerias;
o manter informado e
o formar base de poder;
 Atividade Individual

• a avaliação dos stakeholders, de modo a determinar se são atuais (A) ou

desejados (D) e a projetar os seus níveis de envolvimento, considerando
as seguintes opções:
o neutro;
o apoiador;
o favorável;
o resistente e
o inconsciente;
• a definição de um plano de gerenciamento para todos os stakeholders,
por meio de, no mínimo, duas ações de comunicação para cada um
deles, de modo a alcançar o nível desejado de envolvimento.
Atividade Individual
• Matriz de Análise

grau
grau
papéis de estratégia de informação periodicidade
stakeholder de justificativa
exercidos intere engajamento necessária ou evento
poder
sse

consultado e
divulgar
A envolvido manter relatório
9 8 ações do mensal
apoiador durante todo informado de status
projeto
o projeto

levantamento
autoridade final do
B das planejamento
sobre 10 9 satisfazer primeiro
apoiador necessidades de recursos
recursos semestre
tecnológicas
 Atividade Individual

• Estratégias para gestão dos Stakeholders

Parte Interessada Possíveis Reações Estratégia para ganhar mais Data Comentários
suporte ou reduzir resistências

UNEST – Universidade -O reitor pode cobrar algum eventual 1) Realização de reuniões para atualização 1) Quinzenal -Player
Reitor desencontro de informações, trazendo sobre o andamento do projeto. fundamental para
transtornos para o projeto. 2) Envolvimento do Reitor nas tomadas de sucesso do projeto.
-Dúvidas sobre eventuais atrasos nas decisões críticas.
2) Tempestivo
entregas das fases do projeto. 3) Envio de um comunicado semanal por
-Pressão para cumprimento do e-mail gerando registro das atividades
cronograma. desempenhadas pela equipe. 3) Semanal
-Apoiar em situações onde houver
necessidade de força política.
-Monitoramento das entregas.
Atividade Individual

• Matriz de Poder x Interesse

B
A

I
Atividade Individual

• Matriz de Poder x Interesse

7
E

7
Atividade Individual
• Para realizar o seu trabalho, você deve utilizar o seguinte modelo de
plano de ações de gerenciamento de stakeholders:
 Prova – exemplo de possível questão

A empresa Alfa S/A, líder na oferta de Cuidadoras para Idosos, está modernizando
seus processos e quer se tornar mais competitiva no mercado em que atua. Para
tanto, vai implantar um ERP para melhorar a gestão da empresa, automatizando os
processos e integrando as atividades de Vendas, Finanças, Contabilidade, Fiscal,
Compras/Contratação, Recursos Humanos e Logística.
Como principais objetivos do projeto temos:
• Racionalização, padronização, flexibilidade e agilidade das operações e nas
formas de trabalhar;
• A gestão integrada da empresa e a utilização de um banco de dados único;
• Eliminação diversos sistemas menores, integrando-os num mesmo banco de
dados e melhorando assim a comunicação;
• Permitir aos clientes e fornecedores recebam mais rapidamente informações;
• Maior disponibilidade e rapidez nas informações, eliminando praticamente o uso
de planilhas;
 Prova – exemplo de possível questão

Você foi designado como gerente de projetos para essa oportunidade na empresa
por saberem que você está participando do MBA em Gerenciamento de Projetos da
FGV. Estão apostando em seu trabalho!
Com base em todo o conhecimento adquirido nas disciplinas de Gerenciamento de
Comunicações e Stakeholders em projetos, elabore um texto dissertativo no qual
você apresentará como o seu conhecimento irá suportar a empresa nesse projeto,
considerando as seguintes informações:
1) Explicar como o Processo “13.2 Planejar o engajamento das partes interessadas”
será importante para o resultado desse projeto
2) Desenvolver o mapeamento de stakeholders, contemplando ao menos 5
stakeholders, seu grau de poder e interesse, a estratégia de engajamento
3) Desenhar uma matriz que represente o grau de poder/interesse desse projeto,
com as estratégias corretas (em cada quadrante) para cada stakeholder definido
4) Explicar como o “Registro das Partes Interessadas” é importante para o
Processo “Planejar o gerenciamento das comunicações”
Perguntas?
Obrigado