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Ministério do
Secretaria de Gestão
Planejamento
Conceitos de Planejamento
• “Planejamento é a definição de um futuro
desejado e de meios eficazes de alcança-lo. A
necessidade de planejamento empresarial é tão
obvia e tão grande, que é difícil para qualquer
pessoa se opor a ela.” (Russel Ackoff)
• "Planejamento é algo que fazemos antes de
agir; isto é, tomada antecipada de decisões. É
um processo de decidir o que fazer, e como
fazê-lo, antes que se requeira uma ação“
(Igor Ansoff)
• “ Planejar é decidir antecipadamente aquilo que
deve ser feito, como fazer, quando fazer e quem
deve fazer”. (Koontz, O’Donnell & Heihrich)
Características do Planejamento
• É um processo permanente e contínuo
• É sempre voltado para o futuro
• Se preocupa com a racionalidade das decisões
• É sistêmico
• É flexível
• É uma técnica de coordenação
• É uma técnica de mudança e inovação
• Tem que estar alinhado com os objetivos da
organização (visão)
• Deve considerar os ambientes interno e externo e suas
mudanças dinâmico
Planejamento = Plano
PERCEPÇÃO ESTRATÉGICA
Organização Estratégia Planejamento
Problemas, desafios,
fcs, perspectivas
Missão Visão
Macro Obj
Process. Estr.
Process. Obj.
Sub
Process. Obj.
Plano
Atividades
Ações
O Que Não é Planejamento
• Previsão: verifica os eventos que poderão ocorrer
com base em estatísticas e probabilidades
• Projeção: o futuro tende a ser igual ao passado -
situação ou estado mais provável extrapolação
do passado (o passado explica o futuro)
• Prospectiva: procura antecipar o futuro
responde à pergunta: o que pode acontecer? - o
futuro tende a ser diferente do passado
• Resolução de Problemas: visa a correção de
erros e desajustes no momento atual (de forma
imediata)
• Plano: é um produto do planejamento, um
documento formal que consolida o planejamento
em determinado momento
Propósitos do Planejamento
• Desenvolver e melhorar os processos
organizacionais
• Otimizar os resultados produzidos
• Desenvolver atitudes e técnicas
administrativas
• Desenvolver a capacidade de avaliar as
implicações futuras de decisões presentes,
em função de objetivos estabelecidos
Fatores que interferem no
processo de planejamento
• Resistência às mudanças
• Falta de/ou incorreção na análise dos
ambientes interno e/ou externo
• Falta de informações apropriadas ao
processo decisório
• Falta de capacitação de Recursos
Humanos
Planejamento Estratégico
•Busca maior interação entre a organização e seu meio
ambiente
•Define a direção, os objetivos e as linhas de ação da
instituição
•Coordena e otimiza a alocação de recursos
•Busca modelos organizacionais adequados às
demandas e aos ambientes interno e externo
•Estrutura o processo decisório
•Procura alinhar o planejamento aos propósitos e
objetivos da instituição.
Desenvolvido para alcançar um futuro desejado, que não ocorrerá
a menos que as ações sejam desenvolvidas de modo eficiente,
eficaz e efetivo.
Processo contínuo de pensamento sobre o futuro o ambiente é
mutável e incerto.
Administração Estratégica
•Planejamento deve permear toda a
organização
•Busca do efetivo comprometimento dos
gerentes com a estratégia da empresa
•Facilita a implementação do planejamento
estratégico
•Planejamento estratégico e administração em
um único processo
•Sistemas de apoio: motivação e compensação
Planejamento estratégico principal
instrumento da administração estratégica.
Administração Estratégica
Planejamento
Planejamento
Pensamento Administração
estratégico estratégica
Estratégico
Estratégico
Administração estratégica
É um sistema de decisão superior:
Entradas ou Saídas ou
Insumos Resultados
Organização
Variáveis Variáveis
Econômicas Sociais
Onde quero ir ?
Onde estou ?
O planejamento estabelece:
1. O que será feito;
2. Quando será feito;
3. Quem fará;
4. Por que será feito;
5. Em que locais será feito;
6. Como será feito;
7. Quanto custará;
8. Como será avaliado o que for feito.
1.
1.
Planejamento
Planejamento
1 2 3 4 5 6 7 8
O Quê Quando Quem Por que Onde Como Quanto Como será
avaliado
Mudanças Necessárias para
Planejar
• Comprometimento da alta direção e
envolvimento dos níveis gerenciais e de
execução
• Ênfoque sistêmico da organização
• Criação de um clima favorável
• Busca sistemática de comportamento
proativo
• Processo de comunicação eficiente
Aspectos que Não Devem ser
Esquecidos
• O próprio processo de planejamento
deve ser planejado
• O planejamento deve ser participativo
deve envolver e comprometer as pessoas
• O planejamento deve ser dinâmico
deve ser ajustado ao longo do tempo
Alguns conceitos
Objetivo:
1. Estado positivo ou situação futura que se pretende atingir.
(fonte: Management de Projetos e Processos)
2. Descreve as mudanças que se pretende alcançar através do projeto em relação
aos grupos-alvo. Para assegurar a consecução do objetivo do projeto, é imprescin-
dível que os resultados convencionados no planejamento sejam atingidos.
( fonte: compêndio do vocabulário da GTZ)
3. Expressa o resultado que se quer alcançar, ou seja, a transformação da
realidade concreta à qual o programa se propôs a realizar.
(fonte: Manual de elaboração de programas – 2004)
Meta:
1. Etapa que é realizada para o alcance do desafio. São fragmentos dos desafios
e sua utilização permite melhor distribuição de responsabilidade, como, também,
melhor controle dos resultados concretizados por cada elemento da equipe.
(fonte: Management de Projetos e Processos)
2. Níveis de desempenho pretendidos para um determinado período de tempo.
(fonte:Seminário de planejamento estratégico - FGV)
3. Quantidade de produto a ser ofertado, de forma regionalizada, por ação, num
determinado período. A meta física é instituída para cada ano.
(fonte: Manual de Elaboração de Programas do Plano Plurianual)
4. Objetivos quantificados, expressão dos níveis de desempenho pretendidos
para um determinado período de tempo.
O Planejamento é necessário e fundamental,
mas não resolve tudo implementação – espaço
para decisões
Gestão
Ato de gerir; gerência; administração (Aurélio)
Gestão
Capacidade de fazer o que tem
que ser feito.
Formulação
Formulação Implementação
Implementação
de
deprogramas
programas deprogramas
de programas
Retroalimentação / monitoramento
Formulação
(objetivos / resultados desejados; prazos; recurso disponíveis /
necessários; viabilidade; estratégias; Plano de Ação; sistema
de monitoramento e avaliação)
Implementação
Implementaçãocomo
como
aprendizado
aprendizadoeetomada
tomada Nóscríticos
críticos
de Nós
dedecisão
decisão
Stakeholders
Stakeholders
Processo autônomo;
• Reorienta o planejamento e as políticas;
• Fase de aprendizado;
• Execução em módulos projeto piloto / efeito demonstração.
Avaliação:
1. Comparação do planejado com o alcançado. Para medir o grau e a qualidade
de um objetivo (de um programa, por exemplo) utiliza-se indicadores,
previamente estabelecidos ou posteriormente desenvolvidos. Serve também
para obter subsídios a fim de melhorar sucessiva e sistematicamente o
planejamento e a implementação dos programas.
(fonte: Gerenciamento Estratégico e Administração por Projetos, 2001,
Valeriano)
2. Julgamento de valor, a partir de padrões de comparação, que pode ser
resultado da aplicação de critérios e normas (avaliação normativa) ou de um
procedimento científico (pesquisa avaliativa). Tem por objetivo ajudar na
tomada de decisão. (fonte: CTMA)
Avaliação:
3. Processo utilizado para obtenção e análise de informações destinadas à tomada
de decisão e ao aperfeiçoamento contínuo das ações do Programa, tendo por
referência sua interação com outros programas do PPA, com eventuais parceiros
e como público – alvo. A avaliação tem por base os critérios de eficiência, eficácia
e efetividade e seu processo e periodicidade dependem da natureza de cada
Programa devendo contar com instrumentos adequados.
(fonte: Plano de Gestão do PPA 2004-2007, março de 2004 e Manual de
Elaboração de Programas, abril de 2004)
custos
Indicadores de insumo (inputs): “são indicadores que permitem quantificar os recursos físicos,
humanos e financeiros utilizados na produção de bens e serviços.
Indicadores de processos: quantificam o desempenho de atividades relacionadas à forma de
produção de bens e serviços.
Indicadores de produtos: demonstra quantitativamente os bens e serviços produzidos por um
programa, resultados da combinação de um conjunto de insumos e de determinados processos.
Produto é todo bem ou serviço resultante do processo de produção de uma ação.
Indicadores de resultado: expressam em números (absolutos ou relativos) e/ou em palavras os
resultados das ações.
Resultados são mudanças e benefícios associados à implementação das ações. São mudanças
específicas no comportamento, conhecimento, habilidades, status ou nível de desempenho do
beneficiário da ação, que podem incluir melhoria das condições de vida, aumento da capacidade
e/ou mudanças na arena política. Há dois tipos de resultados: resultados intermediários e
resultado final. Os resultados intermediários são aqueles referentes ao enfrentamento das
causas do problema. O resultado final corresponde ao alcance do objetivo do programa ou da
política pública.
Indicadores:
Indicadores Segundo Dimensões de Avaliação do
Desempenho
economicidade eficácia
eficiência efetividade
Restrições:
Barreiras à implementação eficaz da estratégia, que resultam
de mudanças do meio ambiente complexo ou ainda de
obstáculos internos nas organizações. São, portanto, desafios
que devem ser enfrentados tanto no processo de planejamento
quanto na implementação das estratégias contidas nos planos
(fonte: Administração, 1999, Stoner)
Problema que impede a realização de um resultado e precisa
ser processado pelo gerente da Meta e reportado a unidade de
monitoramento para que seja solucionado prontamente pelas
instituições e pessoas que tenham competência para tanto.
Categorizado como: financeiro-orcamentário; cognitivo-tecnico;
político; organizativo-administrativo(fonte: glossário Casa
Civil)
Indicadores de qualidade
• Quão bem atividades ou processos são
executados ou produtos/serviços são
prestados
• Não é sinônimo de efetividade. É possível
medir a qualidade sem medir a efetividade.
Exemplo:
– É possível medir a qualidade do atendimento
telefônico de uma empresa: rapidez no
atendimento das chamadas, satisfação das
pessoas atendidas, atenciosidade e cordialidade
dos atendentes, capacidade dos atendentes de
responder as perguntas
– Isso, entretanto, é diferente da efetividade do
atendimento (por exemplo: índice de resolutividade
dos problemas apresentados pelos clientes)
Aspectos da Qualidade
• Qualidade de produtos/serviços (“outputs”):
– Correção (por exemplo, índice de erros)
– O produto/serviço atende os padrões e
especificações técnicas?
– Clareza da informação ou orientação
– Reação a erros, reclamações ou falhas
– Índice de satisfação do cliente em relação a
qualidade geral