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Aula 4

Planejamento dos Eventos

Prof. Rúbia Sales

PLANEJAR
“Preparar-se para o inevitável, prevenindo o indesejável e
controlando o que for controlável”
(Peter Drucker). 
 PLANEJAMENTO
• Processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de ações
intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um
objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente

(SHMITZ et al.,2013)
 Conceitos básicos

• Intangibilidade – os serviços não são físicos no ato da aquisição.

• Perecibilidade – são para um momento, não podem ser armazenados

ou estocados.

• Variabilidade – qualidade dos serviços e produtos oferecidos.

• Inseparabilidade – integração entre o fornecedor e o cliente.

 Entidades Promotoras de Eventos

• Entidades Promotoras de Eventos (EPE)

• Empresas Organizadoras de Eventos (EOE)

• Empresas Prestadoras de Serviço (EPS)

• Empresas Promotoras e Organizadoras de Eventos (EPOE)

• Para o planejamento eficiente e eficaz, o gestor de eventos precisa
analisar questões como:
 monitorar e avaliar o progresso do processo

 coordenar decisões em todas as áreas

 despertar o interesse, inspirar e motivar os responsáveis pela execução dos vários

elementos do plano
 e também, saber que os planos devem ser adaptados à dinâmica das circunstâncias
 ATENÇÃO!!!

Cuidado com o excesso de planejamento e a preocupação com detalhes, em vez de atentar

ao conjunto de considerações estratégicas. O projeto é um documento que deve ser
consultado e adaptado com frequência. (ALLEN et al. 2003)

Durante todas as fases do planejamento e organização de um evento, são

utilizados alguns instrumentos que auxiliam no controle e desenvolvimento das
atividades. São exemplos desses instrumentos o briefing e o checklist.
 ATORES ENVOLVIDOS

Anfitrião – Aquele que recebe os convidados; dono da casa; em eventos

organizacionais - a autoridade maior da empresa presente ao encontro

Autoridade – Aquele que detém o domínio, o poder. Nas organizações, a

autoridade se encontra nas chefias e na direção superior

Clientes – Pessoas físicas ou jurídicas que, direta ou indiretamente, interferem na

realização do evento
 Comunidade – Conjunto de pessoas que vivem em comum. Em relação às
organizações, é o local físico onde se encontram e o raio de ação em que exercem
e recebem influências

 Empresa/ONG – Unidade econômica de produção. Pode ser pública, privada e de

economia mista

 Organizador / Promotor – Pessoa (física ou jurídica) que presta serviços de

assessoria, planejamento e organização do evento
 Mestre de cerimônias – Pessoa que apresenta e dirige um encontro, mantendo o
assunto dentro da pauta

 Patrocinador – Quando uma organização pública ou privada assume a

responsabilidade total ou parcial dos custos da organização do evento

 Público – Grupo de pessoas ligado, de modo direto ou indireto, aos interesses de

uma organização. Em relação ao centro do poder, pode ser dividido em interno e
externo
 Conceitos complementares

Calendário – Sistema de divisão e emprego do tempo. Em eventos, é um dos

primeiros passos a ser definido

Cerimonial – Conjunto de regras que orientam as cerimônias civis, militares ou

religiosas

Diplomacia – Além de um ramo da administração pública significa, também,

habilidade no trato de questões delicadas; polidez
 Hierarquia – graduação de autoridade

 Protocolo – Em relação ao cerimonial, é o que determina os lugares na

estrutura política e administrativa em um evento

 Temário – Conjunto de assuntos a serem tratados em um encontro

 Trade – Conjunto de pessoas físicas e/ou jurídicas que atuam em

determinado setor
 BRIEFING

Briefing significa resumo. É um conjunto de informações, uma coleta de dados para o

desenvolvimento de um trabalho

É um levantamento de todos os dados referentes ao projeto, a base da sua estrutura

Possui duas funções: a diagnóstica que trata de levantar dados para dimensionar o
projeto, e a de comando, para deliberar as providência
(SILVA, 2008)
Não há regras estabelecidas para elaborar um briefing, sendo o mais
importante tratá-lo como um documento, certificando-se de que cliente e
equipe de projeto estão de acordo com o seu conteúdo

A elaboração do briefing deve ser feito, preferencialmente, em uma reunião

direta entre o contratante e o organizador do evento

Cada tipo de evento pode ter um briefing específico

 CHECKLIST

O Checklist ou “lista de checagem” constitui-se de uma relação das atividades,

providências, materiais e necessidades do evento

É uma relação de tudo que se deve observar antes, durante e depois do

evento, com o objetivo de não deixar escapar nenhum detalhe

Diferencia-se do cronograma por não organizar as atividades num calendário,

mas apenas listá-las
Ainda que existam modelos, cada evento é único e é importante conferir se
você relacionou tudo que é necessário para sua realização

É uma ferramenta de grande valia para os organizadores, pois irá ajudar com
mais precisão nas providências do evento

Além disso, garantirá que o projeto alcance seus objetivos, para isso deve ser
constantemente atualizada
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