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No SAP, um contrato bsico (outline agreement) um acordo de compra de longo termo com um fornecedor com relao ao fornecimento de materiais ou execuo de servios de acordo com condies predeterminadas. So validas para um certo perodo de tempo e cobre uma quantidade total predefinida em termos de quantidade ou valor. Um contrato bsico (outline agreement) pode ser um contrato (contract) ou um programa de remessa (scheduling agreement). Datas especificas ou quantidades para entregas individuais no so informadas no contrato bsico. Estas informaes so fornecidas posteriormente quando coloca-se um pedido com referncia ao contrato bsico.
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Programa de Remessa um contrato onde j esto programadas as entregas. Dessa forma, no se faz necessria a colocao de pedidos de compra para o recebimento Semelhante ao contrato por quantidade s que as datas de entregas so programadas.
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Contratos
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Contratos
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Exerccios
Contrato criao Contrato com referencia a requisio Contrato com material desconhecido Pedido de compras com referencia ao contrato Exibir Lista por n de contrato
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Programa de Remessas Requisi Progr. o fornec. Sol. refernci progr. fornec. cot. a Histrico Progr. fornec. Requisi o de Programa de compra entregas s
pode deve
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Exerccios
Criar Programa de Remessas Modificar programa de remessas Criar diviso de remessas Modificar programao de remessas
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Mestre de material
Info record
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Fornecedor X Pedido
Mestre de forneced or
Dessa forma, poderemos para cada material ter vrios registro info de compras.
Nesta registro estaro armazenados dados que sero utilizados para o cadastramento das requisies de compra, pedidos de compra, contratos de fornecimento e programas de remessa
O Registro info pode ser criado manual ou automaticamente pelo sistema, quando do cadastramento de uma requisio ou pedido
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Dados de controle
Prazo de fornecimento Quantidade mnima Tolerncias
Estatstica
Histrico de preos Estatstica de pedido Histrico de modific.
Preos e condies
Preo bruto(tempo) Deduo Frete Direitos alfand. etc.
Textos
Texto do pedido Nota de reg.info int.
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Condies
Condies so clusulas acordadas com os fornecedores com relao a preos, descontos, sobretaxas, etc. O preo lquido efetivo nos Pedidos de compras determinado com base nestas condies.
Condies em Info-Record, contratos e Condies Estendidas so chamadas de condies mestres (master conditions). Condies em Pedidos de compras so condies de documento (document conditions). Condies podem ser especificadas no cabealho ou a nvel de item. Condies de item aplicam exclusivamente no item, enquanto condies de cabealho aplicam-se a todos os itens do documento
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Condies
Cotao Pedido
Condies Chave Texto breve Montante PB00 FRA1 5,0% RA00 8,0% ZOB1 Preo bruto UNI 10,00 Frete Deduo do lquido Abs. direitos alf. UNI 3,00
Reg. info
Contrato bsico
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Condies
Condies Preo s
Contrato bsico
Dedues/suplemento s
Condies gerais
Unidade
%
Condies
USD
Registro info
Preo 2 12.3 1
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A lista de Opes de Fornecimento uma ferramenta que objetiva facilitar o trabalho do comprador, com relao escolha do fornecedor
possvel especificar os fornecedores de um determinado material, o contrato de fornecimento, a data de validade, se o fornecedor deve ser levado em considerao pelo MRP, etc.
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LOF
01/01/07 - 31/01/07
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Manual
Contrato bsico
LO F
Registro info
Automtico
LOF
Material M1 Centro 3000
Para a gerao e escolha dos fornecedores que faro parte da LOF, o sistema se utilizar dos Registros Info existentes
Quando do cadastramento da Requisio de Compra, Copyright 2000-2006. All rights reserved. Valores Corporativos Softtek, S.A. de C.V.
especiais, contratos
Quotas de Fornecimento
A quotizao um mecanismo para determinar a fonte de suprimento qual uma necessidade de material atribuda. Ela permite que se determine qual a fonte de suprimento vlida para o suprimento do material includo em uma requisio de compra a qualquer momento. A definio de quotas permite ratear-se a requisio total de material em um perodo entre vrias fontes de suprimento.
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As possveis fontes so determinadas e sugeridas pelo sistema de acordo com as seguintes prioridades:
O sistema primeiro verifica se existe um arranjo de quotas com um perodo de validade que cubra a data de entrega da requisio de compra do material. Se a quota existe, o sistema calcula para cada fornecedor do material a quota a ser fornecida por cada um Se nenhum arranjo de quota existe, o sistema tenta determinar uma fonte conveniente com base na LOF (source list). Se a LOF no contem nem fornecedor nem um item de contrato, o sistema tenta encontrar um contrato ou um programa de remessa para o material. Se o contrato bsico existe para o material, este ser sugerido como uma fonte possvel. O sistema tambm pesquisa um registro Info conveniente e sugere este para o material.
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. Item contrato
. Fornecedor fixo
Info record
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Exerccios
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tro d egis R
rvio e Se
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Contrato Fornec. A
Pedido Fornecedor A
Servio 1.1.1
. . .
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Cotao Fornec. A
Fluxo inicial
Pedido de servio
Aprova o
Manual
Aprova o
Fornecedor
Requisio de Compras
Servio 1.1.1
. . .
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Pedido Fornecedor A
Servio 1 Contrato Servio 1.1 Fornecedor A 1.1.1 Servio
Fluxo Final
Pedido de servio
Execuo do Servio
Pagamen to
Pedido de servio
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Pedido de servio
Dados mestre de servio
Manuten o
PM
PS
Compras
MM
Aplicaes
Re qui s.
Pedid o
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Pedido de servio
Aceitao do servio Registro Aceitao
Folha de Registro de Servio Valor total R$10.000 Pedido 450000010 Servio Ref. 11/2004 Descrio do servio Quantidade
Atualizao de FI e CO
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Pedido de servio
A Administrao de servios MM fornece um processo bsico para o suprimento de servios externos. Este processo compreende as seguintes funcionalidades:
Registros mestre de servios, nos quais podem ser gravadas as descries de todos os servios que possam ser necessrios para suprimento.
possvel analisar dados j disponveis no sistema de modo a procurar fontes de suprimento adequadas para certos servios. Tambm possvel executar um RFQ e avaliar as propostas usando a funo comparao de preos. Em seguida possvel gerar um contrato ou Pedido ao fornecedor desejado.
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Exerccios
Criao do dados mestre de servio Requisio, contrato e pedido de servio Criao e aceitao da folha de servio
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Estratgia de liberao
Componente usado para definir procedimentos de aprovao para requisies ou para algum outro documento de compra. A estratgia especifica os codes de liberao necessrios e a seqncia em que as liberaes devem ser efetuadas. possvel definir no mximo oito codes de liberao. A atribuio da estratgia de liberao a uma requisio ou a um documento de compra tem como base as condies de liberao. Segundo este procedimento, caso uma requisio ou documento de compra preencha certas condies (por exemplo: o valor total excede a 10 mil dlares), ele deve ser aprovado (pelo responsvel do centro de custo, por exemplo) antes de ser processado.
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Estratgia de liberao
Este processo de autorizao (compensao ou "sinal verde") de um item de despesa proposto duplicado no sistema SAP pelo "procedimento de liberao". Convm definir procedimentos de liberao separados para os diversos grupos de materiais, tipos de documentos, etc, pelos quais diferentes departamentos so responsveis, e tambm para bens de investimento e de consumo. Para as requisies de compras podemos estabelecer a liberao item a item, j para os documentos de compras somente poderemos fazer a liberao a nvel de cabealho, ou seja, aprovao total do documento.
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Estratgia de Liberao
Material 1 Material 2 Material 3
Diretor
Com Classificao Sistemas de Classe Caractersticas: Categ oria de item Classi f. Cont bil Valor Tipo de docum ento Copyright 2000-2006. All rights reserved. Valores Corporativos Softtek, S.A. de C.V. Centro
Material Fornecedor A1 Material 2 Contrato Material 1 Material 3 Material 2 Fornecedor A 3 Material Programa de Remessa 1 Material Material 2 Fornecedor A 3 Material
Pedido Fornecedor A
Estratgia de Liberao
Solicitao de Cotao
Depto. de Suprimentos
Estratgia de Liberao
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MM IM
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Viso Geral
Entrega Entrada
Depsito
Fornecedor
?? ? Outros
Transferncia
Produo
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Fornecedor A
Fornecedor A Pedido
Fornecedor A Contrato
Produo
Viso Geral
Depsito
Entrada
Documento material
Sada
Movimentao
Documento Contbil
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Viso Geral
Administrando estoques Todas as operaes que provocam uma modificao no estoque so feitas em tempo real, possvel obter uma viso geral da situao do estoque de qualquer material especificado, a qualquer hora. Isto se aplica aos estoques que: Se encontram no depsito Pedidos abertos Reservados para a produo ou para um cliente Em analise no controle de qualidade Com recurso adicional e possvel controlar o material por lote, que passam a ser administrados individualmente no estoque.
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Viso Geral
Estoques especiais A Administrao de estoques pode administrar diversos tipos de estoques especiais internos da empresa e estoques especiais de terceiros separadamente do estoque standard. Como administrar estoques por valor Os estoques so administrados no somente por quantidade, mas tambm por valor. O sistema atualiza automaticamente os seguintes dados cada vez que ocorre um movimento de mercadorias:
Quantidade e valor para a Administrao de estoques Classificao contbil para a contabilidade de custos
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O material fornecido externa ou internamente, este fornecimento informado na Administrao de estoques como uma entrada de mercadorias. O material armazenado e administrado em MM at ser entregue aos clientes ou usado para fins internos como por exemplo produo ou consumo, o que configura uma sada de mercadorias. Durante todas as operaes, a Administrao de estoques acessa os dados mestre e os dados de movimento compartilhados por todos os componentes de Logstica.
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possvel retirar partes para ordens de manuteno. Quando a administrao de nmeros de srie est ativa, os nmeros de srie individuais so entrados, no caso de cada movimento de mercadorias. Os nmeros de srie so administrados no sistema de Manuteno.
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Movimento de Mercadorias
Entrada de mercadorias (EM) Sada de mercadorias (SM) Transferncia de estoque Recebimento (VL31N)
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Entrada de Mercadorias
Recebimento em Bloqueado
Livre Utilizao
Entrega Estoque
Co ns um o
Qualidade Bloqueado
Associao a objeto de custo Estoques especiais: Consignao - Emb.retornvel - Subcontratao - De clientes, etc.
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Entrada de Mercadorias
Efeitos da EM com referncia a Pedido
Entrega
Entrada
Notificao de entrega
Ativa WM Copyright 2000-2006. All rights reserved. Valores Corporativos Softtek, S.A. de C.V.
Entrada de Mercadorias
Entrada de mercadorias (EM) o movimento de mercadorias com o qual registrada a entrada de mercadorias como por exemplo do fornecedor ou da produo. Uma entrada de mercadorias resulta em um aumento do estoque em depsito. Pode-se processar entradas de mercadorias planejadas e no planejadas. Na criao do pedido pode-se indicar o depsito de destino do material, que, no momento de registro da EM poder ser modificado. Quando EM for para o depsito pode ser registrada em trs tipos de estoques diferentes: livre utilizao, controle de qualidade e bloqueado.
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Entrada de Mercadorias
Quando um material resultante de uma ordem de produo entregue, o lanamento da entrada da mercadorias no sistema deve fazer referncia a essa ordem, pois:
EM pode verificar se o fornecimento corresponde ao que foi planejado. O sistema pode propor dados provenientes da ordem durante a entrada de mercadorias A quantidade remetida e a data da remessa so atualizadas na ordem.
Tambm possvel fazer um entrada sem nenhuma referncia a documentos no SAP, como por exemplo, registro inicial de estoques,etc.
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Entrada de mercadorias
Notificao da entrada de mercadorias (opcional) Cpia impressa (opcional) Nota entrada merc.
QM AD
Contas de estoque e de consumo atualizadas
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Sada de mercadoria para um centro de custo Liberao proveniente do estoque em controle de qualidade
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Exerccios
Entrada de Mercadoria com Referncia a Pedido Entrada de Servios Outras Entradas Recebimento de mercadoria Estorno de entrada de mercadoria
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Sada de Mercadorias
Administrao de lote LIFO, FIFO, FEFO, etc Sadas
Consumo
Sada
Sada de Mercadorias
v
Sem referncia
Sada
Com referncia
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Sada de Mercadorias
Sada de mercadorias (SM) o movimento de mercadorias com o qual registrada uma retirada, como uma sada para consumo ou a expedio de mercadorias para um cliente. Esta sada de mercadorias resulta em uma reduo do estoque em depsito. As sadas podem ser planejadas ou no:
Retirada de material para ordens de produo Sucata e retirada de material para amostra Devolues aos fornecedores Outros tipos de preparao interna de material Remessas para fornecedores
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Sada de Mercadorias
I M W M
Determina o de Estoque
S D Ordens de PP Produ o
repetitiv a
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Sada de Mercadorias
Determinao de estoque A determinao de estoque permite implementar diversas estratgias na sadas de mercadorias e transferncias de estoque. Com base nas necessidades de materiais informadas, o sistema R/3 determina como e quando o material deve ser retirado, bem como de quais depsitos e estoques. possvel usar a determinao de estoque para os seguintes estoques: estoque de livre utilizao estoque em consignao (K) material pipeline (P) estoque para ordem do cliente (E) estoque para projeto (Q)
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Centro/ Depsito
Planejamento da entrada
Planejamento da sada
Planejamento de Transferncia
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Sada de Mercadorias
Classifica o Contbil Material
Reserva
Data da Necessidad e Tipo de movimento
......
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Sada de Mercadorias
Reserva
Com a reserva de materiais possvel fazer uma solicitao ao depsito para preparar materiais para retirada em uma data posterior. Uma reserva para sada de mercadorias pode ser solicitada por diversos departamentos para vrios objetos de classificaes contbeis (como centro de custo, ordem, imobilizado, etc.). Outro aspecto importante que as reservas so levadas em considerao pelo MRP, o que significa que os materiais necessrios sero supridos a tempo, se faltarem no estoque. As reservas podem ser efetuadas ao nvel do centro, depsito, ou lote. O sistema possibilita a visualizao dos estoques reservados e disponveis
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Condio de aceite
(recebimento c / estoque bloqueado)
o u
Retorna ao fornecedor
Fornece dor
Movimento 122
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Um estorno (reversal) pode originar-se de uma informao digitada errada e objetiva desfazer o movimento no sistema para reiter-lo corretamente. Normalmente no se imprime NF de sada. A devoluo (return) origina-se quando o material entregue no condiz com o que foi encomendado, pr exemplo material danificado, neste caso emite-se uma NF de devoluo.
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Exerccios
Sada de Mercadoria sem Referencia Sada de Mercadoria com Referencia Devoluo ao Fornecedor Estorno de Sada de mercadoria
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Transferncia de Estoque
Transfer ncias
Entre depsitos
Entre centros
Transferncia de Estoque
Transferncia de estoque uma sada de material de um depsito e a respectiva transferncia para outro depsito. As transferncias de estoque podem ocorrer dentro do mesmo centro ou entre dois centros. Registro de transferncia Termo genrico para transferncias de estoque, modificaes no tipo de estoque ou na qualificao do estoque de um material, como por exemplo liberao do estoque do controle de qualidade, transferncia de material em consignao para o estoque prprio, registros de transferncia de material para material. irrelevante que o registro ocorra em conjunto com um movimento fsico ou no.
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EM para pedid o
Estoque em trnsito
B B A B C
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Fornecedor A
Centro A
Centro B
Pedido
B B A B C B A
B B C
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Transferncia de Estoque
Registros de Transferncia Alterao de Status
Estoque em livre utilizao
B B A B C B A
Estoque Bloqueado
B B A B C
Estoque em consignao
B B A B C
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Transferncia de Estoque
Registros de Transferncia Material para Material
19 98 19 9619 9620 02
Vin ho
Vinag re
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Exerccios
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Processo de Inventrio
No Sistema R/3, possvel executar o inventrio fsico de um estoque prprio e de estoque especial. No entanto, o inventrio de estoque da sociedade e de estoques especiais devem ser processados separadamente, em documentos de inventrio diferentes. O Sistema R/3 suporta os seguintes procedimentos de inventrio fsico:
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Processo de Inventrio
Data Fixada: os estoques da empresa so fisicamente contados na data fixada do balano. Durante a contagem todo o depsito deve ser bloqueado aos movimentos de materiais.
Permanente: os estoques so contados continuamente durante todo o exerccio. Neste caso importante assegurar que todos os estoques sejam contados pelo menos uma vez no ano.
Rotativo: o estoque contado em intervalos regulares, dentro de um exerccio. Estes intervalos dependem do cdigo de inventrio rotativo definido para os materiais.
Amostra: os estoques, marcados aleatoriamente, so fisicamente contados na data fixada de encerramento do balano. Se os desvios forem insignificantes, entende-se que os valores de estoques contbeis dos outros estoques esto corretos.
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Processo de Inventrio
Independentemente do mtodo de inventrio, o processo pode ser dividido em 3 fases:
Prepar ao Contag em
Preparao de Inventrio Fsico Criao de documento de inventrio Bloqueio de movimentao dos materiais Impresso e distribuio de listagem
Contagem de Inventrio Fsico Contagem de estoques Entrada do resultado da contagem na listagem impressa
Anlise
Anlise de Inventrio Fsico Entrada do resultado da contagem no sistema Recontagem Lanamento de diferenas
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O inventrio rotativo um mtodo em que o estoque contado em intervalos regulares, conforme cdigo de inventrio cclico definido para os materiais A marcao dos materiais para o inventrio rotativo pode ser feita como segue: Manualmente, no registro mestre de material Automaticamente, atravs da anlise ABC
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Amostra Contagem
Extrapolao
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Processo de Inventrio
Criar documento1 inventrio fsico Setar indicador 2 de bloqueio 3 Impr. doc. inventrio fsico Contagem do 4 inventrio fsico 5 Lista de diferenas Entrada Batch
Entrada Batch
Registrar diferenas
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Exerccios
Inventrio Fsico
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Processamento de Lotes
Material A
Mestre de Materiais
Material A Lote 0001
Depsito
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Processamento de Lotes
Identifica com exclusividade os lotes de produo individuais do mesmo material e possibilita sua administrao separadamente em inventrio. Os materiais que necessitam dessa identificao exata, como por exemplo os produtos farmacuticos, so identificados e administrados em estoque no somente de acordo com o nmero de material, como tambm em funo do nmero do lote. Com o processamento de lotes, possvel administrar no apenas lotes de produo provenientes da produo interna, mas tambm lotes de produo provenientes de fornecedores como entidades separadas. possvel complementar a administrao de lotes standard com a administrao do status do lote. Ao se entrar em movimentos de mercadorias para materiais processados em lotes, deve-se entrar o nmero do lote, alm do nmero de material. Se no souber o nmero do lote, pode pesquisar o lote usando as caractersticas necessrias.
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MM IV
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Processamento de Faturas
Viso Geral
Depsito
Fornecedor
Recebimento
Lanamento Contbil
Bloqueia?
Fatura
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Processamento de Faturas
Viso Geral A Reviso de faturas (Logstica), situa-se no final da cadeia logstica. nela que as faturas recebidas so revistas em termos de contedo, preos e impostos. Quando a fatura lanada, seus dados so gravados no sistema, que atualiza os dados gravados nos documentos de faturamento, em MM, FI e CO, fornecendo informaes relevantes sobre pagamentos ou anlises de faturas para esses componentes. Reviso de faturas tem as seguintes funes: Conclui o processo de suprimento de material. Permite o processamento de faturas que no se originam do suprimento de materiais (tais como servios, despesas, custos de cursos). Permite o processamento de notas de crdito, como estornos de fatura ou devolues.
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Processamento de Faturas
Viso Geral
On Line Reavalia o
EDI
Plano de faturament o
Liquidao automtica
Estoque em Consigna o
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Revis o de fatur a
Pr edio
Backgroun d
Processamento de Faturas
Viso Geral O processamento das faturas podem ser: On-line Faturas com referncia ao pedido Faturas com referncia entrada de mercadorias Faturas sem referncia ao pedido Pr edio Possibilidade de pr-editar o documento antes de grav-lo. Background
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Processamento de Faturas
Viso Geral Estoque em consignao e pipeline No h uma fatura de fornecedor; em vez disso, liquida-se as retiradas lanadas pelo prprio usurio e envia ao fornecedor um comprovante da liquidao. Plano de faturamento Criar faturas com base nas datas programadas no pedido, sem o prvio envio pelo fornecedor, e estas acionaro o pagamento ao fornecedor. Reavaliao Determinar os valores de diferena com base nas modificaes retroativas de preos vlidos e criar os documentos de liquidao respectivos. Faturas recebidas por EDI
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Fatura Recebida
Registros Fiscais
Fatura
Dados Mestres
Atualiza Preo mdio mvel Atualiza Histrico do Pedido
Reviso de fatura
Contas a pagar
Documento de Material ____________ ________
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Fornecedor A Pedido
Processamento de Faturas
Reviso de Faturas OnLine
Entrada de Mercadorias
Material 1 Material 2 Material 3
ou
ou
Nota de Entrega
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Fornecedor A Pedido
Reviso de Fatura
Processamento de Faturas
Reviso de Faturas OnLine
Material 1 Material 2 Material 3
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Fornecedor A Pedido
Contas do razo Entrada de Mercadorias Mestre de Materiais Mestre de Fornecedores Condies Ativos Reviso de Faturas Centro de Custos Projetos
Fatura
Ordens
Processamento de Faturas
Lanamento Contbil
Recebim ento
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Custos Complementares Custos complementares de aquisio so custos faturados para um fornecimento acima do valor do prprio fornecimento. Eles incluem frete, direitos alfandegrios ou outros custos e podem ser planejados ou no planejados. Os custos complementares de aquisio planejados so informados no pedido com base no item. So definidas provises para estes em EM . Estes custos s so referenciados quando a fatura lanada, ento, as provises so compensadas. Os custos complementares de aquisio no planejados s so informados no momento do IV, por isso, nenhuma proviso feita em EM.
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Dbitos / Crditos Posteriores Um dbito/crdito posterior existe quando uma fatura adicional ou nota de crdito recebida para uma transao que j foi faturada. Ao lanar uma fatura ou nota de crdito como um dbito/crdito posterior, observar o seguinte:
O sistema registra cada dbito/crdito posterior no histrico do pedido. O sistema atualiza a operao de pedido com base no valor do pedido, mas no na quantidade. Portanto, a quantidade faturada no se modifica, mas o valor total faturado, sim.
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Nota de Crdito
Nota de crdito refere-se sempre nota de crdito do fornecedor. Portanto, o lanamento de uma nota de crdito sempre leva a um lanamento de dbito na conta de fornecedor. Como no caso das faturas, as notas de crdito referem-se a pedidos ou entradas de mercadorias. Elas so usadas para corrigir o histrico do pedido se, por exemplo, parte da quantidade foi devolvida ao fornecedor.
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Efeitos da Reviso
Fatura (do pedido)
Lanar
A X X B X X
Variao de preo!
No lanamento de uma fatura, criado um documento contbil. Os itens individuais so lanados nas contas correspondentes.
Mestre de material
Preo mdio mvel Valor
Histrico do pedido
Entrada mercadorias Adiantamentos
Documento 51000123
Fornecedor EM/EF 100 100 +
As provises da conta de compensaoFaturasefetuadas durante a entrada de EM/EF, mercadorias so compensadas O documento de fatura atualiza o histrico do Pedido de Compra Se o preo da fatura for diferente do preo do pedido, o valor de estoque e o preo mdio mvel atual so recalculados e atualizados no mestre de material
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Exerccios
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