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Excel Avanado

Aula 2

04/03/12

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Formatao
Formatao de Planilhas. Formatao de Clulas. AutoFormatao. Formatao Condicional.

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Formatao de Planilhas Antes de passarmos para a formatao das clulas propriamente dita vale ressaltar alguns aspectos sobre as planilhas do Excel. Para inserir uma nova planilha basta clicarmos no menu Inserir e na janela que aparecer escolhermos a opo Planilha. Automaticamente aparecer uma nova planilha em sua Pasta:

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Para alterar o nome de uma planilha voc deve clicar sobre ela com o boto direito do mouse e, na janela que aparecer escolher a opo Renomear, aps isso basta digitar o novo nome da planilha e depois dar um <ENTER> para validar. Num processo anlogo, para alterar a cor da planilha basta clicar com o boto direito do mouse sobre ela e escolher a opo Cor da Guia, na janela que aparecer voc escolhe a nova cor e d um OK logo em seguida para validar. O fato de aparecer somente um trao com a cor que voc escolheu significa que a guia da planilha assumiu aquela cor, mas como est sendo usada naquele momento ela est aberta. Se voc clicar em outra planilha ver que aquela assume a cor escolhida.

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Outro fator interessante das planilhas que para uma melhor visualizao ou por algum outro motivo eu posso excluir as grades que delimitam as clulas. Note que as clulas permanecem, o que modifica que eu somente vou deixar de v-las. Para fazer isso clique no menu Ferramentas e escolha Opes, na janela que aparecer, na guia Exibir desmarque a opo Linhas da Grade como mostrado na prxima figura:

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Automaticamente todas as linhas dessa planilha desaparecero. Mesmo com as linhas da grade se houver necessidade de impresso estas no sero impressas, elas existem somente para facilitar o trabalho e a localizao de um ou mais clulas nas planilhas.
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AutoFormatao O comando AutoFormatao aplica uma combinao interna de formatos, denominada autoformatao, a um intervalo de clulas. Se uma nica clula for selecionada, o Microsoft Excel selecionar automaticamente o intervalo limitado por clulas em branco e aplicar a autoformatao a esse intervalo. Se a seleo for parte de um relatrio de tabela dinmica, a tabela inteira, exceto os campos de pgina, ser selecionada e formatada. Este comando no estar disponvel se a planilha estiver protegida.

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Para ativar esta funo, selecione a faixa de clulas desejada e clique em Autoformatao, no Menu Formatar. Na caixa de dilogo, escolha um dos modelos disponveis e, se desejar, determine que itens das clulas sero formatados pelo modelo, atravs das caixas seletores que voc pode visualizar na parte inferior da caixa ao clicar no boto Opes.

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Reutilizando a formatao personalizada Com a ferramenta Pincel, voc consegue copiar a formatao de uma clula para outra. necessrio, primeiro, que voc selecione a clula ou intervalo de clulas com formatos diferentes e depois aplique a ferramenta pincel.

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Formatao Condicional A formatao condicional reala dados que atendam a condies especificadas. De acordo com condies estabelecidas por voc, o Excel pode formatar as clulas, incluindo nesse a possibilidade de formatar fonte, bordas e sombreamento. Funciona de forma similar a formatao convencional, a diferena que a formatao obedece a um critrio. Os formatos condicionais continuam aplicados clula at que o usurio os remova, mesmo que nenhuma das condies seja atendida e os formatos das clulas especificadas no sejam exibidos.
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Vamos fazer um exemplo utilizando o exerccio de Venda de Produtos.Selecione a faixa de clulas que tero os valores analisados, a fim de obter uma formatao por condies.

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Imagine que, para a planilha anterior, voc quisesse destacar em vermelho os produtos que venderam quantidades abaixo do valor mnimo, que seriam 350 unidades. E ainda destacar de azul os que superaram as metas, ultrapassando 900 unidades. Observe: Selecione a faixa de clulas que tero os valores analisados, a fim de obter uma formatao por condies. No caso, a faixa de clulas com as quantidades vendidas de todos produtos. Depois, no menu Formatar, selecionar a opo Formatao Condicional. Na caixa de dilogo, estabelecer a primeira condio, que seria determinar o critrio para as clulas com valor menor do que 350.
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Aps definir a primeira condio, clique no boto Formatar, e determine na caixa de dilogo como as clulas que obedecerem ao critrio devero ser formatadas. No nosso exemplo, apenas a cor modificada para Vermelho.

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Para inserir mais uma condio de teste na faixa de clulas selecionada, clique no boto Adicionar e determine o prximo critrio. No caso, clulas com valor maior do que 900.

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No esquea de determinar a formatao clicando no boto Formatar da Condio 2. No nosso exemplo, a formatao a ser aplicada s clulas que atendessem o critrio seria cor de fonte Azul. Caso deseje remover alguma condio, clique no boto Excluir da mesma. Aps a confirmao, visualize o resultado na planilha e observe que o Excel executa a anlise dos dados e formata da forma especfica o que atender os critrios estabelecidos. O que no se encaixa em nenhuma condio, permanece inalterado.
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A formatao condicional permite aplicar at 3 condies para uma mesma faixa de clulas destacada.Para remover todos os formatos condicionais, alm de todos os outros formatos de clula para uma seleo, aponte para Limpar no menu Editar, e clique em Formatos.
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Autopreenchimento Permite que voc digite o incio de uma srie contnua e o Excel continuar essa srie. Imagine que voc precisa inserir em sua planilha uma srie de nmeros que vai do valor 1 at o 20, cada valor em sua prpria clula de forma seqencial. Bastaria digitar os dois primeiros valores e o Excel completaria o restante. Veja o exemplo.

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Faa a soma dos dois primeiros valores. Coloque o resultado na clula C3. Em seguida selecione a clula C3. observe que no canto inferior direito da clula selecionada existe um pequeno quadradinho preto.
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Posicionando o mouse sobre este ponto o ponteiro do mouse se transformar em uma cruz preta; Pressione o boto do mouse e arraste at a clula D10 e solte. Veja o resultado.

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Comentrios O recurso inserir comentrio permite que voc insira uma caixa de texto onde poder digitar uma anotao ou lembrete que podero ser impressos na planilha ou visualizados no momento desejado. Inserindo comentrios
Selecione a clula desejada; Clique sobre o menu Inserir > comentrio; Na caixa flutuante que aparece, digite o texto desejado; Agora cada vez que o mouse for posicionado sobre a clula que recebeu o comentrio este ser exibido. Um pequeno ponto vermelho indicar as clulas que possuem comentrios.
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Comentrio inserido na Clula A2

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Ocultando/exibindo comentrios Para que os comentrios fiquem visveis sem a necessidade do mouse, clique sobre o menu Exibir > Comentrios. Para ocult-los, clique novamente em Exibir > Comentrios, desmarcando a opo. Editando comentrios Para editar o comentrio, basta selecionar a clula que o contm e em seguida clicar no menu Inserir > Editar comentrio. Excluindo comentrios Para excluir o comentrio, basta selecionar a clula que o contm e em seguida clicar no menu Editar > Limpar > Comentrios.
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Formatao de Clulas
A formatao das clulas no Excel obedece ao mesmo padro do Word, ou seja, sempre selecione primeiro a rea em que queremos aplicar uma determinada formatao para depois escolher e aplicar tal formatao. A prxima figura mostra a barra de Ferramentas Formatao que ser amplamente usada durante a formatao das nossas planilhas. Essa barra bem semelhante barra de Formatao do Word o que facilita o aprendizado e sua aplicabilidade. Vejamos os seus itens:

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Fonte
Voc pode alterar o estilo de fonte da rea selecionada podendo aplicar vrios estilos numa mesma planilha. Para isso basta selecionar o conjunto de clulas e clicar na setinha ao lado da rea fonte para escolher o tipo a ser usado.

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Tamanho da Fonte
Altere o tamanho em que o texto apresentado em cada clula. Para isso basta selecionar o conjunto de clulas e clicar na setinha ao lado da rea tamanho da fonte para escolher o tamanho a ser usado.

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Negrito
Selecione o texto e clique no N de Negrito para dar um tom forte fonte de um conjunto de clulas.

Itlico
Selecione o texto e clique no I de Itlico para dar um estilo inclinado fonte de um conjunto de clulas.

Sublinhado
Selecione o texto e clique no S de Sublinhado para dar um trao abaixo do texto de um conjunto de clulas.

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Alinhar Esquerda
Selecione o texto e clique no cone devido para que o contedo seja alinhado esquerda.

Centralizar
Selecione o texto e clique no cone devido para que o contedo seja centralizado.

Alinhar Direita
Selecione o texto e clique no cone devido para que o contedo seja alinhado direita.

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Mesclar
A tecla Mesclar serve para fazer exatamente o que seu nome diz: ela mescla clulas, ou seja, selecionando duas ou mais clulas e depois clicando em mesclar essas clulas sero transformadas em somente uma. Por exemplo, se voc selecionar 15 clulas e depois clicar em mesclar, todas elas sero convertidas em uma nica clula.

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Estilo Moeda
Selecionando um conjunto de clulas e clicando no boto Estilo Moeda qualquer valor que for digitado dentro deste conjunto de clulas receber o padro moeda, ou seja, no nosso caso o erre + cifro + valor digitado + centavos de forma automtica. Por exemplo, se quisermos que aparea o valor R$ 15.000,00 basta digitarmos em uma clula 15000 + <ENTER> para validar, depois selecionar novamente essa clula e clicarmos no boto Estilo Moeda.

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Estilo Porcentagem
De forma anloga ao estilo moeda, clicando no boto Estilo Porcentagem qualquer valor que for digitado dentro deste conjunto de clulas receber o padro porcentagem, ou seja, recebe o % de forma automtica. Por exemplo, se quisermos que aparea o valor 15% basta digitarmos em uma clula 0,15 + <ENTER> para validar e depois selecionar novamente essa clula e clicarmos no boto Estilo Porcentagem. Note que, como se trata de porcentagem o valor sempre multiplicado por 100, cuidado ento ao usar esse recurso.

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Preenchimento
Selecione um grupo de clulas e, aps isso, clique na setinha do boto Preenchimento. Aparecer uma pequena janela onde voc poder escolher a cor de fundo dessas clulas.

Cor da Fonte
Selecione um grupo de clulas e, aps isso, clique na setinha do boto Cor da Fonte. Aparecer uma pequena janela onde voc poder escolher a cor da fonte dessas clulas.

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Janela Formatar Clulas


Vale ressaltar mais um recurso que o Excel nos oferece para a formatao das clulas. Sempre que selecionarmos uma ou mais clulas e clicarmos com o boto direito do mouse sobre elas aparecer uma janela que, se escolhermos a opo Formatar Clulas veremos o surgimento de mais uma possibilidade de formatao. Veja a figura abaixo:

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Obs.: Outra opo Menu Formatar

Clula

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Nmero
Essa guia possui em seu interior ferramentas como o estilo moeda e estilo porcentagem j vistos anteriormente, entretanto, aqui podemos alterar algumas de suas caractersticas como escolher um smbolo usado em uma moeda estrangeira diferente de R$ e quantidade de casas decimais. Alm dessas possibilidades possumos vrias outras mas as mais usadas so as categorias de Nmero (converte para valores numricos), Data (formata as clulas no estilo data), Hora (formata as clulas no estilo hora), Texto (converte valores para texto) e Especial (converte valores para caracteres especiais como CEP e Telefone).

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Alinhamento
Na guia Alinhamento voc pode organizar o texto na horizontal (esquerda, centralizado, direita, justificado, etc), vertical (superior, centro, inferior, justificado, etc) e inclinado. Esses recursos so muito utilizados quando estamos trabalhando com clulas mesclas.

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Fonte
Essa guia trs todas as formataes de fonte do Windows, estilo, tamanho, cor e efeitos.

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Borda:
Permite selecionar qualquer efeito de borda para a clula selecionada, incluindo os quatro lados simultaneamente. Pode-se escolher um estilo, cor e espessuras para lados diferentes.

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Para aplicar a borda siga os seguintes passos: 1. Escolha a Cor que a borda ter, o padro preto; 2. Escolha o Estilo (largura) da borda; 3. Escolha o desenho que a borda ter. 4. Clique em OK e pronto.

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Padro
A guia padro nada mais do que o Preenchimento das clulas. Como pode ser visto na figura abaixo, voc pode clicar na setinha ao lado da caixa Padro e, alm da cor, escolher um modelo de preenchimento:

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Proteo
A guia proteo nos traz uma novidade no Excel, a possibilidade de protegermos toda ou parte de uma planilha de, por exemplo, alteraes em seus dados. Vejamos ento como proceder: 1. Selecione um conjunto de clulas; 2. Clique com o boto direito e escolha a opo: Formatar clulas; 3. Na janela que aparecer v na guia Proteo; 4. Desmarque a opo Bloqueadas, assim estas clulas estaro livres do bloqueio que aplicaremos a seguir; 5. Clique em OK; 6. Na barra de menus clique em Ferramentas;
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7. Escolha a opo Proteger e, em seguida, escolha Proteger Planilha; 8. Na janela que aparecer coloque uma Senha (no v esquecla hein) e, logo abaixo, marque ou no as opes que voc deseja liberar para outros usurios. Geralmente deixamos marcadas somente as duas primeiras opes. Veja a prxima figura:

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9. Pronto, clique em OK, redigite sua senha e OK de novo. Beleza! Sua planilha j est protegida. Para desproteg-la clique em Ferramentas, Proteger, Desbloquear planilha e, na janela que aparecer, digite a senha, clique em OK.

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Exerccio Prtico Para esse primeiro exerccio formate a planilha seguinte conforme mostrado na figura. Uma boa atitude digitar toda a planilha para somente depois aplicar as formataes. S uma observao, os retngulos, crculos e nmeros em azul no fazem parte da planilha, so somente para delimitar os vrios tipos de formatos que existem nesta planilha.

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1. O ttulo est Mesclado da clula A1 at F1; com uma Fonte do Tipo Times New Roman;Tamanho 18, em Caixa Alta e em Negrito; est com um Preenchimento em verde claro e com uma Borda verde escuro delimitando toda a clula; 2. Clulas Mescladas da A1 at F1; com uma Fonte do Tipo Times New Roman; Tamanho 14 sendo que somente PLANEJAMENTO DE UMA VIAGEM est em Caixa Alta; ambas as linhas esto em Negrito; 3. Fonte do Tipo Arial; no tamanho 12 e na cor verde oliva; Todos os textos esto Centralizados nas clulas e em Negrito; 4. Seqncia de Jan Jun; na cor verde, Itlico e em Negrito; 5. Fonte do Tipo Arial; no tamanho 10; Todos os textos esto no Estilo moeda com duas casas decimais;

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6. Fonte do Tipo Arial; na cor laranja em Negrito e Itlico no tamanho 10; Todos os textos esto no Estilo moeda com duas casas decimais; Da linha 5 at a linha 10 foi aplicado uma borda na cor preta do estilo mais fino somente nas partes superior e inferior das clulas; 7. Linha na altura de 7 pontos; com uma borda verde escura e um preenchimento verde claro pontilhado; 8. Semelhante ao item 3; 9. Semelhante ao item 4; 10. Semelhante ao item 5;

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Da linha 14 at a linha 17 foi aplicado uma borda na cor preta do estilo mais fino somente nas partes superior e inferior das clulas; 11. Semelhante ao item 3 e 8; 12. Semelhante ao item 6, entretanto, sem o itlico e com a borda no padro mais fino e na cor preta delimitando as clulas; 13. Fonte do tipo Arial na cor marrom; Negrito e Centralizado nas clulas; 14. Borda da mais grossa na cor verde escura delimitando toda a tabela; 15. Planilhas renomeadas como: Viagem (na cor preta), Temporada1 (na cor verde oliva) e Temporada2 (na cor verde claro); 16. Retirar as linhas da grade;
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Comparar Pastas Lado a Lado Com o Excel voc pode comparar pastas de trabalho colocandoas uma ao lado da outra. Abra as pastas de trabalho que deseja comparar lado a lado. No menu Janela, clique em Comparar Lado a Lado com... (o comando estar seguido do nome do arquivo que ser colocado ao lado da pasta de trabalho ativa no momento).

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Voc pode mudar a organizao das Janelas clicando no Menu Janela, escolhendo Organizar Janelas e selecionando na caixa de dilogo como deseja que as pastas sejam dispostas:

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Na Barra de Ferramentas Comparar Lado a Lado, siga um destes procedimentos: Para rolar atravs das pastas ao mesmo tempo, clique em Rolagem Sincronizada . Para redefinir as janelas da planilha para as posies em que se encontravam antes da comparao, clique em Redefinir Posio da Janela . Clique em Fechar Lado a Lado para interromper a comparao das pastas de trabalho.

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Dividindo a planilha na horizontal ou vertical: Muitas vezes, ao trabalhar com planilha muito grandes, no sentido horizontal e/ou vertical, tem-se a necessidade de repartir a tela em duas para poder ver duas partes da mesma planilha ao mesmo tempo. Para repartir a planilha muito simples, seja na horizontal ou vertical.

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Basta posicionar o ponteiro do mouse sobre uma pequena folha visvel na extremidade superior da barra de rolagem vertical ou sobre a extremidade esquerda da barra de rolagem horizontal, quando o mouse estiver posicionando, ele assumir a forma de uma cruz dividida ao meio e com flechas em duas direes. Nesse momento, voc deve pressionar o boto esquerdo do mouse e arrastar a linha que divide a planilha para a posio desejada. Para voltar a planilha ao normal, basta arrastar a diviso de volta ao seu lugar de origem.

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Vinculando Planilhas Ao se trabalhar com mais de uma planilha o usurio tem a opo de ''VINCULAR'' os dados entre estas planilhas. O vnculo de planilhas facilita o trabalho do usurio que normalmente trabalha com diversas planilhas. Uma vez vinculada a outra planilha toda vez que uma sofrer alteraes a outra ser automaticamente atualizada, no necessitando para isto que esteja aberta. Para criar o vnculo entre as planilhas, o usurio deve seguir os seguintes passos:

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1. Escolha a opo "ARQUIVO" na barra de menu 2. Abra a primeira planilha (PROINFO) 3. Crie uma segunda planilha (''PASTA4'', conforme o exemplo abaixo) 4. Escolha a opo "JANELA" na barra de menu 5. Escolha a opo "ORDENAR" 6. Escolha a opo "LADO a LADO"

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Utilizaremos a coluna de Abono 10% da planilha "PROINFO", na planilha "PASTA4". 7. Selecione a planilha "PROINFO" 8. Selecione os dados da coluna "ABONO 10%"

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9. Escolha a opo "EDITAR" na barra de menu 10. Escolha a opo "COPIAR" 11. Selecione a planilha "PASTA4" 12. Selecione a rea para onde os dados sero copiados.

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13. Escolha a opo "EDITAR" na barra de menu 14. Escolha a opo "COLAR ESPECIAL"

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15. Marque a opo "TUDO" 16. D um clique no boto "COLAR VINCULAR"

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17. Observe o contedo da barra de edio da planilha "PASTA4" 18. Salve a planilha "PROINFO" e a planilha "PASTA4" 19. Modifique agora os dados da coluna ''TOTAL'' da planilha "PASTA4" com a seguinte frmula "Salrio - Abono" (=B6C6)

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20. Salve a planilha "PASTA4" 21. Feche a planilha "PASTA4" 22. Modifique o abono do funcionrio "Andr Maurcio" na planilha PROINFO de "300,00" para "400,00" 23. Abra a planilha "PASTA4" e observe a mensagem que o EXCEL enviar.

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24. D um clique no boto "SIM" 25. Observe que o contedo da coluna ''ABONO'' e ''TOTAL'' da planilha "PASTA4" foi automaticamente ajustado.

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26. Feche as planilhas 27. Saia do EXCEL.

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Contato:
wxantre@unicarioca.edu.br

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