MANUAL DE APOIO

EXCEL 2007
PARTE 1

MANUAL DE APOIO PARTE 1 NDICE 1.

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O AMBIENTE DE TRABALHO...................................................................................... 7 1.1. 1.2. 1.3. A folha de clculo ............................................................................................... 7 O ambiente de trabalho do Excel....................................................................... 8 Os frisos do Excel................................................................................................ 9 Separador Base ......................................................................................... 10 Separador Inserir ...................................................................................... 10 Separador Esquema de Pgina ................................................................. 10 Separador Frmulas.................................................................................. 10 Separador Dados....................................................................................... 11 Separador Rever ....................................................................................... 11 Separador Ver ........................................................................................... 11 Separador Programador ........................................................................... 11

1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. 1.3.5. 1.3.6. 1.3.7. 1.3.8. 1.4. 2.

Utilizar as funcionalidades do friso .................................................................. 12

O BOTO DO OFFICE............................................................................................... 13 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. O comando Novo ............................................................................................. 14 O comando Abrir .............................................................................................. 14 O comando Guardar......................................................................................... 15 O comando Guardar Como .............................................................................. 15 O comando Imprimir ........................................................................................ 16 O comando Preparar........................................................................................ 16 O comando Enviar ............................................................................................ 17 O comando Publicar ......................................................................................... 17 O comando Fechar ........................................................................................... 17 A Barra de Ferramentas de Acesso Rpido .................................................. 18 Barras de ferramentas flutuantes ................................................................ 19

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3.

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OUTROS COMANDOS E OPES .............................................................................21 3.1. 3.2. 3.3. Ajuda.................................................................................................................21 O Comando Zoom.............................................................................................22 A Barra de Estado .............................................................................................22

4.

PERSONALIZAO DO EXCEL...................................................................................25 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Opes do Excel - Popular ................................................................................25 Opes do Excel Frmulas .............................................................................26 Opes do Excel Guardar...............................................................................26 Opes do Excel Personalizar ........................................................................26

5.

MODOS DE VISUALIZAO DA FOLHA DE CLCULO...............................................27 5.1. 5.2. 5.3. Vista Normal .....................................................................................................27 Vista de Esquema de Pgina.............................................................................27 Vista de Esquema de Pgina.............................................................................28

6.

OPERAES COM FOLHA DE CLCULO...................................................................29 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. Criar um documento novo................................................................................29 Abrir um documento ........................................................................................30 Abrir mltiplos documentos.............................................................................30 Guardar um documento ...................................................................................31 Fechar o documento.........................................................................................32 Visualizao do documento..............................................................................32

7.

CONCEITOS BSICOS ...............................................................................................35 7.1. Trabalhar com folhas........................................................................................35 Alterar o nome ..........................................................................................35 Inserir folha ...............................................................................................35 Mover ou Copiar........................................................................................36

7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.2.

Colunas, linhas e clulas ...................................................................................36

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MANUAL DE APOIO PARTE 1 7.3. 7.4. 8.

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Seleccionar, cortar, copiar e colar.................................................................... 37 Inserir e apagar linhas e colunas...................................................................... 40

INTRODUO DE DADOS ........................................................................................ 41 8.1. Tipos de dados ................................................................................................. 41 Numricos................................................................................................. 41 Texto ......................................................................................................... 41 Datas e horas ............................................................................................ 41 Frmulas ................................................................................................... 41

8.1.1. 8.1.2. 8.1.3. 8.1.4. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. 8.7. 8.8. 8.9. 8.10. 9.

Introduo de dados ........................................................................................ 41 Introduo de dados num conjunto de clulas ............................................... 42 Introduo de sries de dados dados repetidos........................................... 42 Introduo de sries de dados sequncias numricas ................................. 43 Introduo de sries de dados sequncias de datas .................................... 43 Edio de dados numa clula........................................................................... 44 Formatao de clulas Dimenses................................................................ 45 Formatao de clulas Cores e Limites......................................................... 46 Formatao de clulas Dados.................................................................... 47

CLCULOS ............................................................................................................... 51 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. Fazer contas ..................................................................................................... 51 Frmulas com operadores bsicos .................................................................. 51 Frmulas com funes ..................................................................................... 52 Funes mais utilizadas.................................................................................... 55 Mdia ........................................................................................................ 56 Mediana (Med) ......................................................................................... 56 Moda......................................................................................................... 56 Contar, Contar.Val e Contar.Vazio............................................................ 57

9.4.1. 9.4.2. 9.4.3. 9.4.4.

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9.4.5. 9.5. 10.

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Mximo e Mnimo .....................................................................................57

Correco de erros ...........................................................................................57 GRFICOS .............................................................................................................59 Grficos de Barras.........................................................................................59 Grficos Circulares ........................................................................................62 Copiar um grfico..........................................................................................63

10.1. 10.2. 10.3. 11.

IMPRESSO...........................................................................................................65 Imprimir ........................................................................................................65 Impresso rpida ..........................................................................................65 Pr-visualizar.................................................................................................65 Definir rea de impresso.............................................................................66

11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 12.

O EXCEL COMO BASE DE DADOS..........................................................................70

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1. O AMBIENTE DE TRABALHO
1.1. A folha de clculo
O conceito original da folha de clculo foi popularizado nos anos 80 do sculo XX com programas como o Visicalc (apresentado originalmente em 1979) e, sobretudo, pelo Lotus 1-2-3. Mas devemos ao Excel o facto de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilizao que possibilita a sua democratizao em termos de destinatrios com um mnimo de conhecimentos informticos. A metfora da folha de clculo electrnica do Excel ou de qualquer outro programa do mesmo gnero a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial, pois no s podemos nela introduzir valores como possvel, como veremos mais adiante, realizar automaticamente clculos que, de outra forma, seriam muito difceis ou impraticveis.

A quadrcula virtual da folha de clculo electrnica consiste numa srie de clulas que resultam do cruzamento de linhas horizontais, numeradas de 1 at 1 048 576, e de colunas verticais, com denominaes de A at XFD, num total de 17 179 869 184 clulas, que podem conter nmeros, datas, texto e/ou frmulas e funes.

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Relativamente ao Excel 2003, estes valores representam um aumento de 1500% no nmero de linhas e de 6300% no nmero de colunas. Alm da realizao de clculos, as folhas de Excel podem tambm ser utilizadas como bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades. Um poderoso mdulo de gerao de grficos possibilita a apresentao e anlise de dados de forma visual. Os grficos produzidos pelo Excel podem ser utilizados na prpria folha de clculo, exportados para outras aplicaes (como o Word) ou at gravados como imagens.

1.2. O ambiente de trabalho do Excel

Um documento (ficheiro) no Excel chama-se um livro; cada livro pode ter uma ou mais folhas (de clculo). A predefinio do programa a de criar automaticamente trs folhas em branco por cada livro novo.

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MANUAL DE APOIO PARTE 1 1. Barra de ttulo 2. Friso (agrupa as antigas barras de menus e barra de ferramentas) 3. Boto do Office 4. Barra de ferramentas de acesso rpido 5. Boto de acesso Ajuda 6. Ponto de insero 7. Barra de frmulas 8. Caixa de nome 9. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ) e colunas (A, B, C, ) 10. Barra de deslocao vertical 11. Separadores de folhas 12. Boto de macros 13. Modo de visualizao normal 14. Modo de esquema de pgina 15. Pr-visualizao de quebras de pginas 16. Cursor de ampliao/reduo da pgina visvel 17. Pgina anterior 18. Pgina seguinte 19. Comando de diviso do documento

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1.3. Os frisos do Excel

Nas principais aplicaes do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo paradigma de interface grfica, reunindo numa s ferramenta, designada friso, o que anteriormente estava dividido entre barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar, etc.) e a barra de ferramentas (com cones de acesso rpido a funes). Alm de reunir estas funcionalidades, o friso possui comandos e cones de diferentes tamanhos, de acordo com a sua importncia. O programa detecta automaticamente o que pretendemos fazer num dado momento e passa para primeiro plano o friso respectivo. Tal como o Word, h sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que pode ser activado a partir das opes de personalizao e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de instrues complexas) com o Excel. Sempre que possvel, os frisos usados nas diversas aplicaes do Office retm os mesmos nomes e as mesmas posies relativas. Por exemplo, quer no Word quer no Excel, os frisos Base, Inserir e Esquema de Pgina so os trs primeiros da esquerda para a direita, e os frisos Rever, Ver e Programador so os trs ltimos. As alteraes, necessrias para as funcionalidades especficas de cada programa, surgem no friso Frmulas (que substitui Referncias no Word) e Dados (Mailings no Word). A exibio de cada friso

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pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre o separador respectivo. 1.3.1. Separador Base

Este separador surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatao bsica: tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de nmeros (data, divisa, ), etc. 1.3.2. Separador Inserir

Separador referente aos comandos de insero de tabelas, imagens, grficos, hiperligaes, etc. 1.3.3. Separador Esquema de Pgina

Contm comandos relacionados com a formatao do documento, incluindo margens, dimenses da folha, espaamento, etc. 1.3.4. Separador Frmulas

Este separador agrupa comandos e funes relativos s funes e s frmulas do Excel.

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MANUAL DE APOIO PARTE 1 1.3.5. Separador Dados

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H um separador especfico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante do programa que frequentemente descurada. 1.3.6. Separador Rever

Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um separador especfico, onde esto tambm agrupados os comandos de correco ortogrfica e gesto de comentrios e alteraes. 1.3.7. Separador Ver

O ltimo separador predefinido, chama-se Ver e agrupa as funcionalidades relativas visualizao do documento. 1.3.8. Separador Programador

Um separador adicional, pode ser activado a partir do menu de configurao, e agrupa funcionalidades relacionadas com a criao e gesto de macros.

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1.4. Utilizar as funcionalidades do friso

O friso, qualquer que seja o separador que esteja activo, est dividido em seces que agrupam funcionalidades semelhantes de forma lgica, para facilitar o seu acesso. Cada uma destas seces tem um nome, inscrito numa barra, na sua base. Nalguns casos, do lado direito dessa barra existe uma pequena rea que pode ser clicada de forma a mostra outras funcionalidades. Ao clicar surgir (regra geral) uma caixa de dilogo com todas as funcionalidades dessa seco. (ver imagem seguinte)

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2. O BOTO DO OFFICE
Do lado esquerdo do friso do Excel, est um boto de forma circular com o smbolo do Office.

neste boto que se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encontravam no menu Ficheiro do Excel 2003, tais como Imprimir, Abrir, etc.

Guardar,

Experimente passar com o cursor do rato sobre o boto, mas sem clicar. Clique no boto do Office. Surgir o seguinte menu. As trs primeiras opes (Novo, Abrir e Guardar) e a ltima (Fechar) so directas; as restantes, que tm uma pequena seta (tringulo) frente, tm subopes.

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2.1. O comando Novo

2.2. O comando Abrir

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2.3. O comando Guardar

2.4. O comando Guardar Como

O caixa de dilogo Guardar Como exibe opes adicionais, do lado direito. Pode clicar directamente no boto Guardar Como (ou a tecla F12) para abrir o dilogo standard de gravao.

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2.5. O comando Imprimir

O comando Imprimir pode ser utilizado recorrendo directamente ou

combinao

Ctrl+P, o que far surgir a caixa de dilogo standard de

impresso o formato varia ligeiramente consoante a

impressora instalada. Pode tambm escolher, do lado direito, uma das opes

relacionadas com a impresso, nomeadamente impresso rpida (ou seja, directa para a impressora, sem nenhum dilogo adicional) e pr-visualizao da pgina a imprimir.

2.6. O comando Preparar

O comando Preparar rene

funcionalidades relacionadas com as propriedades do documento (autor, ttulo, etc.) e

possibilidades de proteco, entre outras.

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2.7. O comando Enviar

O comando Enviar destina-se a enviar o seu documento atravs de correio electrnico ou fax neste caso, atravs de um servio de fax da internet.

2.8. O comando Publicar

Este comando especialmente til para utilizadores empresariais que possuam servidores ou outras

reas partilhadas onde os seus documentos possam ser utilizados por vrias pessoas.

2.9. O comando Fechar

O comando Fechar mantm o Excel aberto, mas fecha o documento activo.

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2.10. A Barra de Ferramentas de Acesso Rpido

Ao lado do boto do Office e por cima do friso, existe uma rea chamada Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, cuja predefinio inclui trs cones mas qual podem ser adicionados outros botes. Os cones predefinidos (assinalados com so trs (Guardar, Anular e Refazer). Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra, temos uma lista de outros comandos que podemos colocar nesse espao. Aqui vamos colocar a opo Prvisualizar, que ser visualizada com o cone de um documento com uma lupa.

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2.11. Barras de ferramentas flutuantes

O Excel 2007 inclui um sistema de barras flutuantes, que surgem no texto sempre que necessitamos realizar determinadas funes, nomeadamente no mbito da formatao. Contudo, so pouco teis no Excel, pois esta no uma aplicao vocacionada para texto, mas sim para nmeros. Por exemplo, se fizer um duplo clique sobre uma palavra numa clula, surgir imediatamente uma barra flutuante com comandos bsicos de formatao. Se alm disso, clicar na palavra com o boto direito do rato, surgir um segundo menu flutuante, com opes adicionais em contexto.

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3. OUTROS COMANDOS E OPES

H mais botes de acesso directo a comandos espalhados pela interface principal.

3.1. Ajuda
Clique no boto de ajuda no canto superior direito da janela do Excel (ou na tecla F1) para activar a ajuda. O sistema de ajuda surge atravs de uma caixa de dilogo. Esta caixa surge por cima do documento (em primeiro plano) que est a escrever mas, logo que clique numa rea qualquer do documento, ficar em segundo plano, por baixo da janela do Excel. Se quiser que fique sempre visvel, clique no cone do alfinete verde.

Se possuir acesso Internet, o sistema de ajuda no apenas ir exibir os tpicos de ajuda que fazem parte do programa, como ir procurar informao adicional online, no site da Microsoft.

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O sistema de ajuda est tambm dependente do contexto. Algumas caixas de

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dilogo, como esta, tm mesmo uma hiperligao para ajuda especfica da funo escolhida (SOMA, por exemplo).

3.2. O Comando Zoom

O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da pgina ou pode clicar nos sinais (+) e (-) de cada um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da pgina em incrementos de 10%. Isto pode ser til quando tiver uma folha de clculo muito grande e necessitar de ter uma viso geral do seu contedo.

3.3. A Barra de Estado

A barra inferior da moldura da janela do Excel conhecida como Barra de Estado, uma vez que exibe algumas informaes sobre o estado do documento e do programa.

No Excel 2007, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Alm disso, agora personalizvel, sendo possvel colocar ou retirar informao e/ou funcionalidades. Se pretende alterar a Barra de Estado, clique nela com o boto direito do rato.

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4. PERSONALIZAO DO EXCEL
4.1. Opes do Excel - Popular
Como no h duas pessoas que utilizem o Excel da mesma forma, dever personalizar o programa de acordo com a sua forma de trabalhar. Neste captulo vamos conhecer as opes de personalizao mais importantes. 1. Clique no Boto do Office 2. Escolha Opes do Excel.

O primeiro grupo de opes chama-se Popular e rene as opes de personalizao

mais usadas. Algumas das opes teis neste grupo incluem a

possibilidade de activar o separador Programador do friso do Excel.

Outra opo proporciona a possibilidade de alterar o esquema de cores do Excel, cuja predefinio azul, mas que poder mudar para prateado ou preto.

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4.2. Opes do Excel Frmulas

As opes de Frmulas so especialmente importantes porque afectam toda a forma como o Excel realiza os clculos. Contudo, a menos que saiba exactamente o que est a fazer ou tenha alguma necessidade especfica, dever evitar alterar os valores predefinidos, os quais devero ser os mais adequados maioria das situaes.

4.3. Opes do Excel Guardar

Outro conjunto de opes importante Guardar. Isto porque o Excel 2007 usa como predefinio um formato de ficheiro novo, com extenso .xlsx. Se pretende que o Excel 2007 continue a usar o formato .xls antigo (usado pelas vrias verses at 2003), dever configurar essa opo neste grupo.

4.4. Opes do Excel Personalizar

Apesar do friso no poder ser personalizado, a barra de ferramentas de acesso rpido pode. Escolha o grupo Personalizar nas opes do Excel. Para adicionar comandos, basta clicar na opo pretendida do lado esquerdo e clicar em Adicionar.

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5. MODOS DE VISUALIZAO DA FOLHA DE CLCULO

No Excel 2007 existem trs modos de visualizao da folha de clculo: Normal Esquema de Pgina Pr-visualizao de quebras de pgina

5.1. Vista Normal

Esta vista a mais funcional para a introduo e formatao de dados.

5.2. Vista de Esquema de Pgina

A nova vista de Esquema de Pgina apresenta como componentes: Cabealhos de coluna e linha Rguas de margens

Nesta vista existem margens de pgina na parte superior, lateral e inferior da folha de clculo e uma pequena rea azul entre as folhas de clculo. Atravs desta vista pode:

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Ajustar as margens atravs das rguas nas partes superior e lateral Fazer a pr-visualizao para ajustar a folha de clculo antes da impresso Adicionar cabealhos e rodaps Para activar/desactivar as rguas d um clique no comando Rgua, grupo Mostrar/Ocultar, separador Ver.

5.3. Vista de Esquema de Pgina

Este modo de visualizao permite ajustar as quebras de pgina. De modo a obter uma pr-visualizao exacta do aspecto da folha aps a impresso, possvel pr-visualizar as pginas da folha nesta vista.

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6. OPERAES COM FOLHA DE CLCULO

6.1. Criar um documento novo
Para criar uma nova folha de clculo no Excel 2007, basta executar o programa, uma vez que o Excel, ao iniciar, cria desde logo um documento novo, vazio. No Excel, Livros e Folhas de clculo no so a mesma coisa: um livro pode conter uma ou mais folhas de clculo. A predefinio quando se cria um documento novo de um Livro com trs folhas de clculo Folha1, Folha2 e Folha3. Se j tem o Excel aberto e pretende criar um novo documento, quer j tenha aberto um o no, clique no boto do Office e escolha Novo. Em seguida abre-se uma janela de dilogo que lhe permite escolher qual o tipo de documento a criar. A predefinio um documento em branco, mas pode escolher de entre dezenas de modelos alguns fora instalados juntamente com o Excel.

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6.2. Abrir um documento

Para abrir um documento que j tenha sido criado, clique no boto do Office. Caso o documento j tenha sido criado ou aberto por si recentemente, o mais certo que exista j um atalho para ele do lado direito, na lista de Documentos Recentes. Escolha o que pretende e clique com o boto esquerdo do rato. Caso o documento que pretende no se encontre na lista, clique em Abrir e procure-o atravs da caixa de dilogo standard. Procure o documento pretendido e faa duplo clique sobre o cone que o representa.

6.3. Abrir mltiplos documentos

Alm de cada livro poder ter vrias folhas, o Excel permite manter abertos mais do que um livro o total teoricamente limitado apenas pela capacidade de memria e de processamento do seu computador. Se quiser ter mais do que um livro aberto, s tem de repetir o processo descrito anteriormente. Para facilitar a visualizao dos documentos abertos, deve seleccionar o separador Ver do friso do Excel.

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Depois, clique em Mudar de janela e seleccione o documento pretendido da lista de documentos abertos. Em vez de comutar o documento aberto, pode visualizar todos os documentos ao mesmo tempo. Para isso clique em Dispor Todas. Surgir ento uma pequena caixa de dilogo que lhe permite decidir como pretende visualizar os diferentes documentos. Escolha a opo

pretendida e clique em OK.

6.4. Guardar um documento

Quando criado um documento novo, este fica na memria do seu computador at ser gravado no disco rgido pela primeira vez. S ento gerado um ficheiro que gravado no disco para que possa recuper-lo mais tarde. Para guardar um documento, clique no boto do Office e escolha Guardar ou pressione simultaneamente as teclas Ctrl+G. O Comando Guardar limita-se a gravar o seu documento no disco, no formato e com o nome que j lhe atribuiu. Contudo, se a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgir um dilogo de gravao mais completo, igual ao que surgiria caso escolhesse a opo Guardar Como e que lhe permite escolher o formato do ficheiro a gravar, bem como o local no disco onde o pretende colocar. Escolha a localizao. Escolha o formato, (caso no queira guardar no formato predefinido .xlsx). Para finalizar, clique em OK.

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6.5. Fechar o documento

Se quiser fechar o documento activo, mas no o Excel, dever clicar no boto do Office e seleccionar Fechar. Caso no tenha realizado uma operao de Guardar, depois das ltimas alteraes, ter a oportunidade de o fazer antes de o documento ser definitivamente fechado.

6.6. Visualizao do documento

A forma simples de visualizar um documento de Excel tanto mais importante quanto ao contrrio de um documento de texto, o mais provvel que exista uma grande quantidade de dados a exibir e que estes no estejam propriamente de acordo com o formato de uma pgina A4. Isto coloca problemas quer na forma de visualizar os dados quer no momento de os imprimir, como veremos mais adiante. Uma forma simples de visualizar o que pretendemos passa por seleccionar conjuntos de clulas e depois escolher a opo Zoom para seleco no friso Ver. Esta opo pode ser usada quer para ampliar um pequeno conjunto de clulas como para reduzir um grande conjunto de clulas. Comece por seleccionar o conjunto de clulas pretendido com o rato, clicando no vrtice do quadrado ou rectngulo imaginrio que pretende visualizar e arrastando o rato, sem o soltar, at ao ponto pretendido. As clulas seleccionadas ficam com uma tonalidade diferente. Depois de largar o boto esquerdo do rato, pode aplicar qualquer operao de formatao, ou neste caso em especial o Zoom.

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Depois de largar o boto esquerdo do rato, clique em Zoom para Seleco no separador Ver.

O grupo de clulas seleccionado ser ampliado a toda a largura da rea de trabalho do Excel. Exactamente o mesmo pode ser feito para reduzir um determinado conjunto de clulas, de forma a caberem, em altura ou em largura na nossa rea de trabalho.

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7. CONCEITOS BSICOS
7.1. Trabalhar com folhas
Como j vimos anteriormente, cada ficheiro um Livro e cada Livro tem vrias Folhas. Estas Folhas so a rea de trabalho do Excel propriamente dita. Na barra inferior da rea de trabalho do Excel poder verificar quais as folhas que se encontram no seu livro. A predefinio de trs folhas com os nomes Folha1, Folha2 e Folha3. Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a coloc-las em primeiro plano. Pode igualmente alterar a ordem da sua exibio, bastando para tal clicar num dos separadores e, sem largar o boto esquerdo do rato, arrast-la para outra posio.

7.1.1. Alterar o nome Outras operaes possveis incluem alterar o nome de cada folha, de forma a tornar imediatamente perceptvel o seu contedo. Para isso basta clicar com o boto direito do rato sobre o separador que quer alterar o nome e escolher a opo Mudar o nome.

7.1.2. Inserir folha Pode tambm inserir uma folha nova num livro preexistente Para isso, clique com o boto direito do rato sobre os separadores das folhas (qualquer separador) e escolha a opo Inserir Uma caixa de dilogo permite seleccionar o que pretende inserir.
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7.1.3. Mover ou Copiar

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til tambm a possibilidade de mover ou copiar uma folha. Isto permite, por exemplo, copiar uma folha de um dado livro para um livro novo ou para um livro preexistente. Assim, da mesma forma, clique com o boto direito do rato sobre a folha que pretende mover ou copiar e escolha a opo Mover ou copiar Ir surgir uma caixa de dilogo que lhe permite decidir onde colocar a folha pretendida. Se pretende copiar em vez de mover, basta seleccionar a opo Criar uma cpia. Se pretender copiar ou mover a folha para um novo ficheiro (ou seja, um novo livro), dever seleccionar essa opo no menu deslizante e escolher a opo (novo livro). Clique em OK para terminar.

7.2. Colunas, linhas e clulas

Como j vimos, a rea de trabalho de uma folha de clculo (do Excel ou qualquer outra) uma quadrcula formada pela intercepo de linhas com designaes numricas (do lado esquerdo) e de colunas designadas por letras (no topo da folha).

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A intercepo de uma coluna com uma clula chama-se clula. As clulas so designadas pela conjugao do nome da coluna com o nome da clula. Numa folha com milhares de clulas poder ser difcil encontrar aquela que pretende. Para isso o Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar directamente a clula para onde pretende ir (seguido de Enter) Por exemplo, a clula fruto da intercepo da coluna C com a linha 5 ser chamada C5.

7.3. Seleccionar, cortar, copiar e colar

No Excel, as funes de seleco, corte, cpia e colagem de dados so bastante mais flexveis do que no Word, por exemplo. Quando pretende copiar um determinado valor que se encontra numa clula, valor esse que foi obtido de forma automtica pelo Excel, atravs de uma frmula, precisamos saber o que realmente queremos copiar: apenas o valor ou a frmula? E, como as clulas podem ter comentrios anexados, pretendemos tambm copi-los? Ou, melhor ainda, pretendemos copiar uma linha inteira, essa linha, ao ficar numa outra posio da folha, deve empurrar a linha de destino para cima ou para baixo? Apesar de tudo isto parecer complicado, o Excel inclui opes que nos permitem fazer as melhores escolhas a cada momento. A primeira coisa que tem de saber que a cpia de elementos de uma folha de clculo funciona, partida, como a cpia de quaisquer outros elementos num documento de texto, por exemplo. Isto , tudo o que aprendeu sobre clicar, arrastar o rato e soltar, para seleccionar uma rea num texto, aplica-se igualmente numa folha de clculo: clique numa clula e, sem largar o rato, arraste-o na horizontal e na vertical, de forma a seleccionar a rea que pretende.

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E o mesmo acontece quando pretendemos seleccionar clulas que no so contguas basta, ao realizarmos as seleces com o rato, clicar simultaneamente na tecla Ctrl do teclado. Neste exemplo, seleccionmos apenas as clulas de B2 at D2 e de B5 at D5. Note como nas rguas de designao das linhas e colunas h uma mudana de cor para ajudar a visualizar as clulas seleccionadas. Depois de seleccionadas as clulas pretendidas, podemos copi-las para qualquer outra zona da mesma folha de clculo ou at para outra folha do mesmo livro ou noutro qualquer.

Pode utilizar as teclas convencionais para copiar (Ctrl+C), cortar (Ctrl+X) e colar (Ctrl+V) ou recorrer ao menu de contexto com o boto direito do rato. Este ltimo prefervel no caso de pretender o comando Colar especial Ao seleccionar um conjunto de clulas, e depois de escolher a opo Copiar, surge de imediato um rebordo tracejado em movimento que indica claramente qual a rea a copiar. Para inserir os dados copiados, clique com o boto direito do rato, na clula de destino e escolha a opo Colar.

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Uma vez que as clulas podem conter mais do que dados simples, o comando Colar Especial permite-nos escolher exactamente o que pretendemos colar. Neste caso, vamos copiar uma clula que contm uma frmula. Isto , o valor que est exibido no foi colocado manualmente, mas sim atravs de uma frmula (neste caso uma simples soma dos valores das clulas imediatamente acima. Clicando com o boto direito do rato na clula de destino, e escolhendo a opo Colar Especial surge uma caixa de dilogo que nos permite escolher o que queremos colar.

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7.4. Inserir e apagar linhas e colunas

Pode ser necessrio acrescentar linhas e colunas numa folha onde j tenhamos introduzido muitos dados e frmulas. Esta necessidade surge sobretudo para a introduo de linhas e/ou colunas suplementares no meio de outras j existentes algo que no fcil num papel quadriculado, mas que muito simples no Excel. 1. Para introduzir uma linha no meio de valores j introduzidos, comece por clicar no nmero da linha, do lado esquerdo da folha. A nova linha ser inserida acima da linha seleccionada. Ou seja, a nova linha vai assumir a mesma numerao da linha seleccionada e todos os valores descem uma posio 2. Depois, clique com o boto direito do rato, e escolha a opo Inserir. O resultado uma linha nova que, contudo, no altera os resultados anteriores, como pode verificar pelos valores totais. Muito embora estas clulas de totais tenham a frmulas com

referncias

determinadas

clulas, e estas tenham mudado de posio, o Excel muda as frmulas automaticamente, evitando assim uma alterao dos resultados. O mesmo processo vlido para as colunas: 1. Clique na letra correspondente coluna, seleccionando assim toda a coluna. A nova coluna vai aparecer esquerda da coluna seleccionada. 2. Clique com o boto direito do rato e escolha a opo Inserir. Uma vez mais temos a nova coluna entre duas, sem que os valores pr-existentes se tenham alterado. Para apagar linhas ou colunas o processo semelhante, apenas ter de escolher a opo Eliminar.

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8. INTRODUO DE DADOS
8.1. Tipos de dados
Numa folha de Excel, os dados so introduzidos em cada uma das clulas. H quatro tipos de dados numa folha de Excel: 8.1.1. Numricos Valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos directamente pelo utilizador ou gerados automaticamente, atravs de frmulas. 8.1.2. Texto Valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o Excel os trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel no reconhea e trate como dados numricos assumido como texto. 8.1.3. Datas e horas Dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que so reconhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a serem automaticamente actualizados de acordo com a data real. 8.1.4. Frmulas As frmulas so o aspecto mais importante do Excel, pois atravs delas que realizamos clculos.

8.2. Introduo de dados

Introduzir dados numa clula simples: seleccione a clula pretendida com o rato ou teclado e tecle os valores pretendidos. Os valores introduzidos na clula surgem tambm na Barra de frmulas e vice-versa, o que permite introduzir os valores a partir de qualquer destes pontos. Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando noutra clula ou saltar de clula usando as teclas direccionais do seu teclado.

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8.3. Introduo de dados num conjunto de clulas

Pode tambm repetir a introduo de dados num conjunto mais alargado de clulas, sem ter de repetir clula a clula. Para isso basta seleccionar as clulas pretendidas, introduzir o valor numa delas e concluir pressionando em Ctrl+Enter. Comece por seleccionar as clulas com o rato, tendo em ateno que a clula onde o valor ir ser introduzido a que fica no canto superior esquerdo da seleco. Sem clicar em mais lado nenhum (caso contrrio a seleco deixa de estar activa) introduza os valores. Uma vez introduzidos os valores, carregue simultaneamente nas teclas Ctrl+Enter.

8.4. Introduo de sries de dados dados repetidos

Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma clula contgua clula de partida isto , clulas que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos lados da clula seleccionada O Excel facilita esta tarefa, evitando ter de repetir a introduo dos dados. Introduza o valor pretendido numa clula sua escolha. Posicione o cursor no canto inferior direito da clula, de modo a que o cursor se transforme numa cruz. Arraste o cursor para os lados, para cima ou para baixo de forma preencher as clulas com o mesmo valor.

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Note como surge um filete cinzento em torno das clulas afectadas pela sua seleco ou mesmo tempo que uma pequena caixa indica qual o valor que vai ser introduzido.

8.5. Introduo de sries de dados sequncias numricas

O mtodo descrito anteriormente pode ser usado para preencher sequncias. Neste caso, basta usar duas clulas de origem, de forma a determinar qual o intervalo numrico entre as duas clulas e aplicar essa sequncia. Introduza dados com a sequncia pretendida em duas clulas contguas (neste caso, 1 e 2). Clique no canto inferior direito do limite das clulas seleccionadas e arraste at posio pretendida. Note como a pequena caixa indica automaticamente o valor que vai ser preenchido medida que movimenta o cursor (10 neste caso, visto que arrastou 8 clulas para um valor de origem de 2). Pode fazer variar o intervalo numrico entre as duas primeiras clulas, deforma a que a sequncia a criar reflicta esses valores. Por exemplo, se houver um intervalo de dois valores entre a primeira e a segunda clula, a sequncia a criar ser de dois em dois (srie linear com incremento de 2 unidades). Note como a caixa indica que o valor final a introduzir ser de 20, em resultado de um arrastamento de 8 clulas numa sequncia de dois em dois.

8.6. Introduo de sries de dados sequncias de datas

Podemos criar sequncias de preenchimento automtico tambm para outro tipo de dados, como o caso de datas. Comece por introduzir uma data qualquer (15-04-2009, neste exemplo)

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MANUAL DE APOIO PARTE 1 As regras descritas para dados normais tambm so vlidas nestas circunstncias. Contudo, uma das vantagens que pode alterar o valor do dia (16, 17), do ms (4) ou do ano (2009), e o Excel ir fazer variar apenas esse valor na sequncia. No caso de uma variao do dia ou do ms, esta ir automaticamente alterar tambm o ms ou o ano, caso necessrio. Vejamos:

8.7. Edio de dados numa clula

Depois de introduzir dados numa clula, pode ter a necessidade de os alterar. Para simplesmente limpar os dados e introduzi-los de novo, basta seleccionar a clula com o cursor do rato e sobrepor os dados, introduzindo-os como se a clula se encontrasse vazia. Carregar na Barra de espaos, na tecla Backspace ou na tecla Delete tem o mesmo efeito. Antes de introduzir o novo valor, pode carregar na tecla Esc para voltar ao valor anterior. De qualquer forma, possvel usar os comandos Anular/Refazer para voltar ao ponto de partida. Se o que pretende apenas alterar um valor j introduzido, deve clicar duas vezes sobre a clula ou, em alternativa, pressionar a tecla F2 depois de seleccionada a clula,

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8.8. Formatao de clulas Dimenses

Uma vez introduzidos novos valores nas clulas, estes podero no caber no espao predefinido. Nas verses do Excel anteriores de 2007, e quando se tratava de um valor numrico, o facto era indicado atravs da exibio de sinais de cardinal #. No Excel 2007 isto s acontece quando foramos uma formatao muito estreita de uma coluna, afectando assim a clula correspondente. Ao contrrio, o Excel altera automaticamente a largura da coluna, de forma a poder exibir correctamente os valores. Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o rato. 1. Posicione o rato entre colunas at surgir o smbolo; 2. Clique e arraste at largura

pretendida; 3. Largue o boto do rato O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na base da linha 6, estamos a mudar a medida de altura dessa linha. Clique na linha que separa as duas linhas de Excel e desloque o rato para cima ou para baixo at obter o tamanho desejado.

Em alternativa, pode ajustar automaticamente a altura das linhas e largura das colunas atravs de um duplo clique na linha de fronteiras entre as linhas ou colunas.

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8.9. Formatao de clulas Cores e Limites

Para dar nfase a determinados valores numa folha de clculo, poder ser interessante formatar clulas ou conjuntos de clulas. A forma mais simples de realizar isto recorrer ao grupo de comandos Tipo de Letra do friso Base.

A atribuio de formatos sempre feita aps a seleco de clulas ou de grupo de clulas a formatar. Pode fazer vrias formataes bsicas de forma rpida apenas com o rato. Pode atribuir limites a grupos de clulas ou colorir algumas clulas para dar melhor aspecto aos seus documentos

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8.10. Formatao de clulas Dados

Um tipo de formatao de clulas muito importante o que determina qual o tipo de dados a exibir. Isto permite, por exemplo, formatar determinadas clulas (ou colunas, ou linhas) para que os resultados exibidos sejam automaticamente assumidos numa determinada divisa, como o caso do Euro. Ao mesmo tempo, podemos formatar clulas para apresentar apenas um determinado nmero de casas decimais, o que poder ser til para fazer arredondamentos automticos (neste caso, apenas a visualizao ser apresentada de forma arredondada, pois os clculos so sempre efectuados com valores reais). A formatao do contedo das clulas feita, como sempre, depois de seleccionar as clulas respectivas. Pode seleccionar clulas individuais, grupos de clulas, linhas e colunas ou at toda a folha. Aceda ao comando Formatar clulas a partir do menu de contexto com o boto direito do rato ou atravs do comando respectivo no friso Base.

A caixa de dilogo referente formatao das clulas oferece muitas possibilidades de definio do contedo.

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H vantagens em escolher a formatao Nmero, pois aqui temos a possibilidade de definir o nmero de casas decimais, a forma de apresentao de nmeros negativos e at a separao dos milhares, para facilitar a leitura. Aumentar ou diminuir o nmero de casas decimais (mximo de 30 casas decimais). Utilizar o separador de milhares (.) Interessantes, so tambm as opes Moeda e Contabilidade, pois podem ser usadas para formatar os resultados com smbolos de determinada divisa o Euro, mas tambm qualquer outra que pretenda. A diferena entra ambas que a opo Contabilidade alinha os smbolos monetrios e virgulas decimais numa coluna.

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Pode tambm atribuir formatos rapidamente a partir do grupo de cones Nmero no friso Base do Excel.

Neste exemplo, escolhemos formatar uma clula com atributo Moeda. Note como a clula C9 passou a exibir o smbolo do Euro e, ao mesmo tempo, a apresenta o resultado com separao de milhares. Dica: Qualquer clula, mesmo que tenha introduzido um nmero ou uma data pode ser formatado como texto. Pode formatar o contedo da clula como texto recorrendo ao mtodo anteriormente descrito, mas pode tambm, simplesmente, anteceder

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qualquer valor com o apstrofo o sinal que est por baixo do smbolo ? no seu teclado.

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9. CLCULOS
9.1. Fazer contas
Depois de introduzidos os valores necessrios na folha de clculo, podemos realizar todo o tipo de clculos atravs de operadores aritmticos (soma, subtraco, multiplicao, diviso) e, sobretudo, de frmulas.

9.2. Frmulas com operadores bsicos

Para indicarmos que determinada clula vai servir para realizar um clculo, devemos sempre por comear por introduzir o sinal de igual =. No caso de pretendermos apenas realizar clculos simples, com poucas clulas, possvel realizar operaes bsicas indicando simplesmente o nome das clulas e a operao a realizar. Por exemplo, ao introduzir =E5+E6, est efectivamente a somar os valores das clulas E5 e E6; quando alterar os valores nalgumas destas clulas, o resultado altera-se automaticamente. Pode introduzir o nome das clulas pretendido manualmente, atravs do teclado, ou clicando nelas com o rato. Note como o Excel indica atravs de cores diferentes, quais as clulas seleccionadas.

Depois de terminar a introduo da operao, basta pressionar Enter para terminar. Nesse momento, o resultado do clculo ser imediatamente exibido.

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tambm possvel realizar operaes com clulas que contenham j frmulas. Por exemplo, neste caso vamos multiplicar a taxa do Iva pelo valor obtido anteriormente atravs da frmula.

Dica: Pode criar frmulas com operaes mais complexas, como, por exemplo =(E3(F9*E3))*20% um exemplo que significa que haver a multiplicao de uma subtraco entre o valor da clulas E3 e o resultado da subtraco entre as clulas F9 e E3 por 20%. Note que os smbolos para a soma (+) e subtraco (-) so evidentes, j os smbolos para a multiplicao (*) e diviso (/) so menos bvios. Lembre-se que o sinal de : (dois pontos) no serve para indicar diviso!

9.3. Frmulas com funes

Alm dos operadores aritmticos simples, o Excel suporta frmulas mais avanadas atravs de funes. O Excel possui centenas de funes, mas iremos apenas usar uma como exemplo, a funo SOMA (se est habituado a usar o Excel em ingls, lembre-se que todos os nomes das funes foram tambm trocados para portugus por exemplo, a funo SUM passa a SOMA em portugus). A funo SOMA permite somar o contedo de duas ou mais clulas e especialmente til para sries de clulas. Usa-se da seguinte forma: =SOMA() em que podemos colocar entre os parntesis clulas ou sries de clulas.

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Para introduzir uma funo, o mais prtico, enquanto no se familiariza com esta funcionalidade, seleccionar o friso Frmulas.

Seleccione a clula onde pretende inserir a frmula e depois escolha o comando Inserir Funo. Ao clicar em Inserir Funo, surge uma caixa de dilogo que facilita a escolha da funo pretendida. 1. Primeiro introduza o(s) termo(s) que representa o que pretende realizar neste caso, adicionar 2. Clique em Ir 3. Surgir de imediato a lista de funes disponveis relativamente ao critrio de busca introduzido. 4. Escolha SOMA. 5. Clique em OK. Em seguida, surgir uma nova caixa de dilogo que ajuda a preencher atributos, os restantes o

nomeadamente

grupo de clulas que pretende somar.

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O Excel sugere que os valores a somar esto compreendidos entre as clulas E3 e E6.

Note que a sintaxe usada pelo Excel para indicar uma srie de clulas contnuas a separao de dois nomes de clulas (primeira e ltima ma) por : (dois pontos). Assim, para somar todas as clulas entre E5 e E8, inclusive, a sintaxe =SOMA(E3:E6). Dica: Outra forma de introduzir uma funo numa clula consiste em comear a escrever o nome da funo e esperar que o Excel sugira de imediato frmulas comeadas por essa letra o nmero de sugestes ir sendo reduzido medida que introduzimos mais caracteres. Como a funo SOMA a mais usada no Excel, existem atalhos directos que permitem automatizar ainda mais o processo de realizao de somatrios. 1. Comece por seleccionar o friso Frmulas. 2. Depois seleccione o grupo de clulas que pretende somar. 3. Agora clique em Soma Automtica

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O mesmo boto Soma Automtica pode ser usado para introduzir, da mesma forma, outras funes mais usadas, designadamente Mdia, Contar, Mximo e Mnimo.

Dica: Quando estiver mais vontade com estes procedimentos, poder digitar os valores directamente na clula. Este mtodo atravs do assistente sobretudo til ao pro-curarmos uma funo que no conhecemos ainda e no a sabemos usar.

9.4. Funes mais utilizadas

Alm da SOMA, cuja utilizao muito frequente, h outras funes recorrentes e que passamos a descrever sucintamente:

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9.4.1. Mdia

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Note que esta funo escrita com acento no e (e, tal como todas as outras funes, pode ser escrita com caracteres maisculos ou minsculos). Esta funo faz exactamente o que o seu nome sugere, ou seja, uma mdia aritmtica simples dos valores constantes nas clulas indicadas como argumento (soma dos valores das clulas dividido pelo nmero de clulas com valores). 9.4.2. Mediana (Med) Nem sempre a mdia o que realmente pretendemos obter de um conjunto de nmeros. Por vezes, mais til saber a mediana (o nmero do centro de um conjunto numrico). A funo mediana tem a sintaxe MED. Tenha em ateno que esta funo poder no apresentar qualquer valor no caso em que o intervalo de valores seja muito pequeno. Por outro lado se houver um nmero par de nmeros no conjunto, a funo resulta aritmtica valores da valores considerada MED mdia dos centrais de

srie

9.4.3. Moda A moda o valor que ocorre ou que se repete com mais frequncia numa matriz ou intervalo de dados. A sua sintaxe no Excel MODA. A funo MODA mede a tendncia central, que corresponde localizao do centro de um grupo de nmeros numa distribuio estatstica. Se o conjunto de dados no contiver pontos de dados duplicados, MODA

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devolve o valor de erro #N/D. Note que, numa distribuio simtrica de um grupo de nmeros, a mdia, mediana e moda tm o mesmo valor. Contudo, numa distribuio assimtrica de um grupo de nmeros, os valores podem ser diferentes. 9.4.4. Contar, Contar.Val e Contar.Vazio A funo CONTAR especialmente til quando se usa o Excel para criar listas, pois limita-se a contar o nmero de clulas no intervalo indicado no argumento mas apenas clulas com nmeros. Se pretende contar clulas com quaisquer valores (numricos ou no), dever usar a funo CONTAR.VAL; se pretender contar clulas vazias, dever usar a funo CONTAR.VAZIO.

9.4.5. Mximo e Mnimo A funo MXIMO (com acento no a) devolve o valor mais alto de um grupo de clulas seleccionado; a funo MNIMO (com acento no primeiro i) devolve o valor mais baixo de um grupo de clulas seleccionado.

9.5. Correco de erros

O Excel possui um sistema de correco de erros que nos avisa quando algo poder estar incorrecto. Neste caso, o programa detectou que um valor do intervalo a somar ficou de fora (a clula D3). A chamada de ateno para um problema potencial feita com um pequeno tringulo verde no canto superior esquerdo da clula.

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Clique no tringulo para aparecer a caixa de dilogo de controlo de erros. Depois clique no sinal amarelo e verifique qual o erro. Neste caso trata-se efectivamente de um lapso uma vez que o intervalo a considerar deveria ser D3:D6. Se na realidade no se tratar de um lapso, podemos escolher a opo Ignorar erro, para que o Excel no nos volte a chamar a ateno para este facto.

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10. GRFICOS
Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras verses a capacidade de criar grficos a partir de valores introduzidos numa folha de clculo. A versatilidade do programa to grande que o software especfico para criao de grficos uma categoria muito popular at ao inicio dos anos 90 do sculo passado simplesmente desapareceu.

10.1. Grficos de Barras

Para criar um grfico a partir de valores introduzidos numa folha de clculo, basta seleccionar as clulas com os valores pretendidos e clicar no cone referente ao tipo de grfico pretendido. Comece por seleccionar o friso Inserir.

Depois, seleccione os valores que pretende exibir num grfico e clique no tipo de grfico escolhido.

Escolha a variao pretendida e clique na figura que a representa.

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O grfico surge de imediato, dentro da prpria folha de clculo que contm os valores que lhe deram origem.

Note que o friso se alterou, mostrando agora ferramentas especficas para a formatao dos grficos.

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Na rea esquemas de grficos, pode alterar alguns dos elementos do grfico, de forma a exibir espao para um ttulo, por exemplo, ou at uma pequena tabela com os dados especficos que deram origem ao grfico.

Aqui seleccionmos um esquema que exibe um ttulo. Depois s clicar no ttulo e edit-lo. Outros esquemas permitem, por exemplo, exibir os elementos numricos que deram origem ao grfico e que foram automaticamente retirados da prpria folha de clculo.

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10.2. Grficos Circulares

Os grficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que pretendemos visualizar. Por exemplo, se o que temos apenas uma srie de nmeros que contribuem para um valor total, o grfico mais adequado do tipo circular.

O resultado, tal como no grfico de barras, dado na mesma folha de clculo.

Como

todas

os

elementos

grficos so editveis, pode clicar numa das fatias e afast-la do centro, de forma a soltar cada uma delas e tornar o resultado mais atractivo.

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10.3. Copiar um grfico

Uma vez satisfeito com o resultado do seu grfico, pode mov-lo para uma folha de clculo separada ou at copiar o resultado para a rea de transferncia, o que permite us-lo em programas de edio de imagem ou no Word, por exemplo. Para isso, clique no grfico com o boto direito do rato e escolha a opo pretendida. Neste caso vamos copiar o grfico como imagem para a rea de transferncia (clipboard) do Windows. Isto permite copiar depois a imagem para qualquer aplicao que possa importar ficheiros de imagens. Neste caso, copimos a imagem do grfico para um programa de edio de imagem

Mas podemos tambm transferir o grfico para a folha de clculo separada, que pode ou no estar dentro do mesmo livro que j temos aberto. Escolha a opo Mover Grfico a partir do menu de contexto que obtm clicando com o boto direito do rato sobre o grfico.

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MANUAL DE APOIO PARTE 1 Se escolher Nova Folha, o grfico ficar numa folha separada.

Dica: Os grficos (excepto no caso em que sejam exportados como uma imagem) mantm a sua ligao aos dados que os geraram. Isso significa que pode alterar os dados na folha de Excel e ver o grfico reflectir de imediato essas alteraes.

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11. IMPRESSO
Imprimir uma folha de clculo um pouco diferente do que imprimir qualquer outro tipo de documento, especialmente devido s dimenses que um documento de Excel pode vir a ter. Todas as opes de impresso encontram-se localizadas a partir do boto do Office, designadamente Imprimir, Impresso Rpida e Pr-visualizar.

11.1. Imprimir
A opo Imprimir a predefinida se clicar em Imprimir a partir do Menu do Office.

11.2. Impresso rpida

A funo de Impresso Rpida do Excel imprime directamente o seu documento para a impressora predefinida sem perguntar mais nada. Evite usar esta opo, excepto para documentos simples.

11.3. Pr-visualizar
A opo Pr-visualizar a prefervel para um controlo mximo da impresso.

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Antes de clicar nesta opo, verifique que no deixou o grfico seleccionado, se assim foi, na pr-visualizao apenas ir ver o grfico e no todos os outros dados da mesma folha.

11.4. Definir rea de impresso

Um comando essencial para imprimir no Excel o que permite definir qual a rea a imprimir. Antes de imprimir, dever escolher o friso Esquema de Pgina.

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Note como h um risco tracejado vertical na sua folha de clculo. este risco que indica a diviso da pgina e como que ela vai ser impressa. O que significa que esta folha vai ser impressa em duas pginas, ficando na segunda pgina o resto do quadro. Pode verificar isso, pr-visualizando o documento.

Isto permite-lhe alterar a posio do grfico mais para a esquerda de forma a caber tudo na pgina. Ou, atravs do comando rea de Impresso, poder definir exactamente qual a rea que pretende imprimir e depois alterar a orientao da pgina. 1. Comece por seleccionar a rea a imprimir. 2. Clique no boto rea de Impresso e seleccione a opo Definir rea de impresso. 3. Clique no boto Orientao e escolha a opo Horizontal. 4. Verifique novamente antes de imprimir atravs do comando de pr-visualizao. 5. Imprima clicando no boto de impresso.

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12. O EXCEL COMO BASE DE DADOS

O Excel pode ser utilizado exclusivamente para dados no numricos. Uma das possveis utilizaes desta funcionalidade a criao de bases de dados simples, que facilitam a listagem e ordenao dos dados introduzidos e que podem at ser depois utilizados para criar mailings atravs da importao de dados do Word. Neste caso crimos o que poderia ser uma listagem de nomes e endereos para realizar um mailing mais tarde.

No necessria qualquer preparao especial para criar uma listagem deste tipo. Limitmo-nos a usar uma linha para colocar os campos pretendidos (Cdigo, Nome, Morada, e Localidade, neste exemplo mas podem ser quaisquer outros) e por baixo, os elementos respectivos. Em seguida escolha o friso Dados. As funcionalidades possveis so imensas, mas h pelo menos uma utilidade imediata e muito fcil de obter apenas com um clique do rato que a ordenao alfabtica.

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Seleccione o conjunto de clulas e clique no cone da ordenao crescente, de A a Z. Experimente fazer o mesmo clicando no cone de Z a A, para inverter a ordenao. Note como no s a ordenao dos nomes foi alterada, como os dados correspondentes foram correctamente alterados em funo do campo NOME. Ou seja, a ordenao dos restantes campos acompanhou a do primeiro. Contudo, dependendo do tipo de base de dados a criar, poder pretender alterar mesmo s um campo, deixando os restantes inalterveis (o que neste caso iria fazer com que os nomes deixassem de corresponder s moradas correctas!). Note que no caso de tentar alterar a ordenao de apenas uma coluna, o Excel adverte para o facto e sugere expandir a seleco de forma ordenar todos os dados em funo da primeira coluna. Se de facto pretender apenas ordenar os dados da primeira coluna, escolha Continuar com a seleco actual.

Caso contrrio, pode clicar em Expandir a seleco para que o Excel faa automaticamente aquilo que no fez por lapso. Dica: A ordenao alfabtica tambm funciona no caso de uma das colunas ter nmeros. Neste caso, a ordenao de A a Z significa, em termos numricos, uma ordenao crescente; de Z a A significa uma ordenao decrescente.

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