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TEMA
TIC
MDULO
Folha de Clculo
CURSO
Operador/a de InformticaUFCD
0778
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Formadora: Cristina Fernandes
Objetivos:
Construir, editar e imprimir folhas de clculo.
Utilizar frmulas, funes, grficos e desenhos em folhas de clculo.
MS Excel 2010
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ndice
APRESENTAO ............................................................................................................4
OPERAES COM FOLHAS DE CLCULO .....................................................................5
Criar um documento novo .................................................................................................5
Abrir um documento preexistente ......................................................................................6
Abrir mltiplos documentos ...............................................................................................7
Guardar um documento ....................................................................................................8
Fechar o documento .........................................................................................................8
Visualizao de documento ..............................................................................................9
CONCEITOS BSICOS ..................................................................................................10
Trabalhar com Folhas .....................................................................................................10
Colunas, Linhas e Clulas ..............................................................................................13
Movimentao com o rato ...............................................................................................14
Seleccionar, Cortar, Copiar e Colar .................................................................................15
Inserir e Apagar Linhas e Colunas ...................................................................................18
INTRODUO DE DADOS ............................................................................................21
Tipos de Dados ..............................................................................................................21
Introduo de Dados ......................................................................................................22
Introduo de Dados num conjunto de Clulas .................................................................22
Introduo de srie de dados dados repetidos ...............................................................23
Introduo de srie de dados sequncias numricas .....................................................24
Introduo de series de dados sequncias de datas ......................................................25
Edio de Dados numa clula .........................................................................................25
Formatao de Clulas Dimenses ..............................................................................27
Formatao de Clulas Cores e Limites ........................................................................29
Formatao de Clulas Dados .....................................................................................30
CALCULOS ...................................................................................................................34
Fazer Contas .................................................................................................................34
Formulas com operadores bsicos ..................................................................................34
Formulas com funes ...................................................................................................36
Funes mais usadas .....................................................................................................41
Funo Average/Mdia ...................................................................................................41
Funo Mediana (Med) ...................................................................................................41
Funo Moda .................................................................................................................42
Funo Contar, Contar.Val e Contar.Vazio .......................................................................42
Funo Mximo e Mnimo ...............................................................................................42
Funo Correco de Erros ............................................................................................42
Funo Soma.se ............................................................................................................43
Funo Se .....................................................................................................................45
GRFICOS ....................................................................................................................53
Grficos de Barras .........................................................................................................53
Grficos Circulares .........................................................................................................56
Copiar um Grfico ..........................................................................................................57
Grficos Sparklines ........................................................................................................60
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APRESENTAO
O Excel 2010 faz parte do pacote Microsoft Office 2010 e sucede ao Office 2007.
Relativamente verso Excel 2007, o novo programa introduz inmeras alteraes, a
maioria das quais so ao nvel da facilidade de utilizao.
Este manual serve de apoio matria do curso iniciao do Microsoft Excel, leccionado
na Reditus Business School e pretende servir para auxlio e referncia s matrias
abordadas nesse curso.
Este curso tem como objectivo dotar os participantes com conhecimentos bsicos sobre
as principais funcionalidades desta poderosa folha de clculo. Assim, ao longo deste
manual iremos abordar algumas matrias, das quais destacamos as seguintes:
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Se j tem o Excel aberto e pretende criar um novo documento, quer j tenha aberto um
ou no, clique no friso File e escolha New.
Em seguida abre-se uma janela de dilogo que lhe permite escolher qual o tipo de
documento a criar.
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Caso o documento j tenha sido criado ou aberto por si recentemente, o mais certo que
exista j um atalho para ele na rea central, na lista Recent Workbooks. Nesta verso
possui tambm uma ista Recent Places na qual esto listadas as localizaes mais
recentes de onde abriu ficheiros.
Escolha o que pretende e clique com o boto esquerdo do rato.
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Guardar um documento
Quando criado um documento novo, este fica na memria do seu computador at ser
gravado no disco rgido pela primeira vez. S ento gerado um ficheiro que gravado
no disco para que possa recuper-lo mais tarde.
Para guardar um documento, clique no friso File e escolha Save ou pressione
simultaneamente as teclas Ctrl+G.
O Comando Save limita-se a gravar o seu documento no disco, no formato e com o nome
que j lhe atribuiu. Contudo, se a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o
criou, surgir um dilogo de gravao mais completo, igual ao que surgiria caso
escolhesse a opo Save As e que lhe permite escolher o formato do ficheiro a gravar,
bem como o local no disco onde o pretende colocar.
Escolha o formato (caso no queira guardar no formato predefinido .xlsx). Para finalizar,
clique em OK.
Fechar o documento
Se quiser fechar o documento activo, mas no o Excel, dever clicar no boto do Office e
seleccionar Close.
Caso
no
tenha
realizado
uma
altera-es,
ter
ser
definitivamente
fechado.
Visualizao de documento
Quando pretendemos visualizar um documento, o mais provvel que exista uma grande
quantidade de dados a exibir e que estes no estejam propriamente de acordo com o
formato de uma pgina A4. Isto coloca problemas quer na forma de visualizar os dados
quer no momento de os imprimir.
Uma forma simples de visualizar o que pretendemos passa por seleccionar conjuntos de
clulas e depois escolher a opo Zoom para seleco no friso View. Esta opo pode
ser usada quer para ampliar um pequeno conjunto de clulas como para reduzir um
grande conjunto de clulas.
Comece por seleccionar o conjunto de clulas pretendido com o rato, clicando no vrtice
do quadrado ou rectngulo imaginrio que pretende visualizar e arrastando o rato, sem o
soltar, at ao ponto pretendido.
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CONCEITOS BSICOS
Trabalhar com Books/Folhas
Como j vimos anteriormente, cada ficheiro um Book (Livro) e cada Book tem vrias
Sheets. Estas Sheets so a rea de trabalho do Excel propriamente dita.
Na barra inferior da rea de trabalho do Excel poder verificar quais as sheets que se
encontram no seu livro. A predefinio de trs sheets com os nomes Sheet1, Sheet2 e
Sheet3.
Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a coloc-las em primeiro
plano. Pode igualmente alterar a ordem da sua exibio, bastando para tal clicar num dos
separadores e, sem largar o boto esquerdo do rato, arrast-la para outra posio.
- Alterar o nome
Outras operaes possveis incluem alterar o nome de cada Sheet, de forma a tornar
imediatamente perceptvel o seu contedo.
Para isso basta clicar com o boto direito do rato sobre o separador que quer alterar o
nome e escolher a opo Rename.
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- Inserir Sheet/Folha
Pode tambm inserir uma folha nova
num livro preexistente.
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- Mover ou Copiar
til tambm a possibilidade de mover ou copiar uma sheet/folha. Isto permite, por
exemplo, copiar uma sheet/folha de um dado book/livro para um book/livro novo ou para
um book/ livro preexistente.
Assim, da mesma forma, clique com o boto direito do rato sobre a sheet/folha que
pretende mover ou copiar e escolha a opo Move or Copy
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Se pretender copiar ou mover a sheet/folha para um novo ficheiro (ou seja, um novo
book/livro), dever seleccionar essa opo no menu deslizante e escolher a opo new
book.
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Numa folha com milhares de clulas poder ser difcil encontrar aquela que pretende.
Para isso o Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar directamente a clula
para onde pretende ir (seguido de Enter)
Por exemplo, a clula fruto da intercepo da coluna A com a linha 1 ser chamada A1.
Clique e arraste para cima e para baixo o marcador de posio para fazer deslocar o
texto na janela do ecr de forma directamente proporcional ao seu movimento
Pode clicar tambm no espao imediatamente acima ou abaixo do marcador de posio,
para deslocar o texto para cima ou para baixo uma pgina de cada vez.
Pode escolher o avano directo para outras posies se clicar no marcador com o boto
direito do rato e escolher uma das opes
Depois de se deslocar para o ponto da folha de clculo que pretende, basta clicar sobre
uma clula para que o ponto de insero de dados passe a ser essa clula.
Note como ao introduzir dados numa clula, eles surgem tambm na Caixa de frmulas
(uma rea situada entre o friso do Excel e as colunas)
.
Seleccionar, cortar, copiar e colar
No Excel, as funes de seleco, corte, cpia e colagem de dados so bastante mais
flexveis do que no Word, por exemplo. Quando pretende copiar um determinado valor
que se encontra numa clula, valor esse que foi obtido de forma automtica pelo Excel,
atravs de uma frmula, precisamos saber o que realmente queremos copiar: apenas o
valor ou a frmula? E, como as clulas podem ter comentrios anexados, pretendemos
tambm copi-los? Ou, melhor ainda, pretendemos copiar uma linha inteira, essa linha,
ao ficar numa outra posio da folha, deve empurrar a linha de destino para cima ou
para baixo? Apesar de tudo isto parecer complicado, o Excel inclui opes que nos
permitem fazer as melhores escolhas a cada momento. A primeira coisa que tem de
saber que a cpia de elementos de uma folha de clculo funciona, partida, como a
cpia de quaisquer outros elementos num documento de texto, por exemplo.
Isto , tudo o que aprendeu sobre clicar, arrastar o rato e soltar, para seleccionar uma
rea num texto, aplica-se igualmente numa folha de clculo: clique numa clula e, sem
largar o rato, arraste-o na horizontal e na vertical, de forma a seleccionar a rea que
pretende.
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Ao seleccionar um conjunto de
clulas, e depois de escolher a
opo Copy/Copiar, surge de
imediato um rebordo tracejado
em
movimento
que
indica
Uma vez que as clulas podem conter mais do que apenas dados simples, o comando
Paste Special/Colar Especial permite-nos escolher exactamente o que pretendemos
colar.
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Neste caso, vamos copiar uma clula que contm uma frmula. Isto , o valor que est
exibido no foi colocado manualmente, mas sim atravs de uma frmula (neste caso uma
simples soma dos valores das clulas imediatamente acima).
Clicando com o boto direito do rato na clula de destino, e escolhendo a opo Paste
Special/Colar Especial surge uma caixa de dilogo que nos permite escolher o que
queremos colar.
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O resultado uma linha nova que, contudo, no altera os resultados anteriores, como
pode verificar pelos valores totais. Muito embora estas clulas de totais tenham frmulas
com referncias a determinadas clulas, e estas tenham mudado de posio, o Excel
muda as frmulas automaticamente, evitando assim uma alterao dos resultados.
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INTRODUO DE DADOS
Tipos de dados
Numa folha de Excel, os dados so introduzidos em cada uma das clulas. H quatro
tipos de dados numa folha de Excel:
- Numricos
Valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos directamente pelo
utilizador ou gerados automaticamente, atravs de frmulas.
- Texto
Valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o Excel os
trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel no reconhea e trate
como dados numricos assumido como texto.
- Datas e horas
Dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que so
reconhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma
a serem automaticamente actualizados de acordo com a data real.
- Frmulas
As frmulas so o aspecto mais importante do Excel, pois atravs delas que realizamos
clculos.
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Introduo de dados
Introduzir dados numa clula simples: seleccione a clula pretendida com o rato ou
teclado e tecle os valores pretendidos.
Os valores introduzidos na clula surgem tambm na Barra de frmulas e vice-versa, o
que permite introduzir os valores a partir de qualquer destes pontos.
Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando
noutra clula ou saltar de clula usando as teclas direccionais do seu teclado.
Introduo de dados num conjunto de clulas
Pode tambm repetir a introduo de dados num
conjunto mais alargado de clulas, sem ter de repetir
clula a clula. Para isso basta seleccionar as
clulas pretendidas, introduzir o valor numa delas e
concluir pressionando em Ctrl+Enter.
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Por exemplo, se houver um intervalo de dois valores entre a primeira e a segunda clula,
a sequncia a criar ser de dois em dois.
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As regras descritas para dados normais so vlidos para este caso. Contudo, uma das
vantagens que pode alterar o valor do dia (10, 11), do ms (12) ou do ano (2009), e o
Excel ir fazer variar apenas esse valor na sequncia.
No caso de uma variao do dia ou do ms, esta ir automaticamente alterar tambm o
ms ou o ano, caso necessrio.
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Pode ainda alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha com o
rato. Para isso bastar:
(1) Posicione o rato entre colunas at surgir o smbolo;
(2) Clique e arraste at largura pretendida;
(3) Largue o boto do rato
O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Clique na linha que separa as duas linhas
de Excel e desloque o rato para cima ou para baixo at obter o tamanho desejado.
Se quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numricos exactos.
Nas colunas:
Column
Width/Largura da Coluna
Nas linhas:
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ou colorir algumas clulas para dar melhor aspecto aos seus documentos
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Note como a clula D10 passou a exibir o smbolo do Euro e, ao mesmo tempo, a
apresenta o resultado com separao de milhares.
Dica: Qualquer clula, mesmo que tenha introduzido um nmero ou uma data pode ser
formatado como texto. Pode formatar o contedo da clula como texto recorrendo ao
mtodo anteriormente descrito, mas pode tambm, simplesmente, anteceder qualquer
valor com o apstrofo o sinal que est por baixo do smbolo ? no seu teclado.
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CLCULOS
Fazer contas
Depois de introduzidos os valores necessrios na folha de clculo, podemos realizar todo
o tipo de clculos atravs de operadores aritmticos (soma, subtraco, multiplicao,
diviso) e, sobretudo, de frmulas.
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tambm possvel realizar operaes com clulas que contenham j frmulas. Por
exemplo, neste caso vamos somar os resultados de dois anos, expressos nas clulas
D10 e F10, nas quais contm j operadores aritmticos para obter a soma das clulas
imediatamente acima.
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Dica: Pode criar frmulas com operaes mais complexas, como, por exemplo =(D10F10)*10 um exemplo que significa que haver uma subtraco entre os valores das
clulas D10 e F10, seguido de uma multiplicao do resultado por 10. Note que os
smbolos para a soma (+) e subtraco (-) so evidentes, j os smbolos para a
multiplicao (*) e diviso (/) so menos bvios. Lembre-se que o sinal de : (dois
pontos) no serve para indicar diviso!
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Para introduzir uma funo, o mais prtico, enquanto no se familiariza com esta
funcionalidade, seleccionar o friso Frmulas.
Seleccione a clula onde pretende inserir a frmula e depois escolha o comando Insert
Function/Inserir Funo.
Ao clicar em Insert Function/Inserir Funo, surge uma caixa de dilogo que facilita a
escolha da funo pretendida.
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2. Clique em Go/Ir
3. Surgir de imediato a
lista de funes
disponveis
relativamente ao
critrio de busca
introduzido.
4. Escolha SUM/SOMA.
5. Clique em OK.
O Excel sugere que os valores a somar esto compreendidos entre as clulas F5 e F9.
Neste caso basta editarmos o valor sugerido.
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O mesmo boto AutoSum/Soma Automtica pode ser usado para introduzir, da mesma
forma, outras funes mais usadas, designadamente:
Average/Mdia,
Count Numbers/Contar,
Max/Mximo
Min/Mnimo.
Dica: Quando estiver mais vonta-de com estes procedimentos, pode-r digitar os
valores directamente na clula. Este mtodo atravs do assistente sobretudo til ao
procurarmos uma funo que no conhecemos ainda e no a sabemos usar.
Funo Average/Mdia
Esta funo faz exactamente o que o seu nome sugere, ou seja, uma mdia aritmtica
simples dos valores constantes nas clulas indicadas como argumento (soma dos valores
das clulas dividido pelo nmero de clulas com valores).
Funo Median/Mediana
Nem sempre a mdia o que realmente pretendemos obter de um conjunto de nmeros.
Por vezes, mais til saber a mediana (o nmero do centro de um conjunto numrico). A
funo mediana tem a sintaxe MEDIAN. Tenha em ateno que esta funo poder no
apresentar qualquer valor no caso em que o intervalo de valores seja muito pequeno. Por
outro lado se houver um nmero par de nmeros no conjunto, a funo MEDIAN calcula a
mdia dos dois nmeros do meio.
Funo Mode.Sngl/Moda
A moda o valor que ocorre ou que se repete com mais frequncia numa matriz ou
intervalo de dados. A sua sintaxe no Excel MODE.SNGL. A funo MODE.SNGL mede
a tendncia central, que corresponde localizao do centro de um grupo de nmeros
numa distribuio estatstica. Se o conjunto de dados no contiver pontos de dados
duplicados, MODE.SNGL devolve o valor de erro #N/D. Note que, numa distribuio
simtrica de um grupo de nmeros, a mdia, mediana e moda tm o mesmo valor.
Contudo, numa distribuio assimtrica de um grupo de nmeros, os valores podem ser
diferentes.
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Funo SUMIF/Soma.se
A funo SUMIF/Soma.se utiliza-se para somar todos os valores de um determinado tipo,
natureza ou nome.
Se tivermos registado todas as despesas mensais ao longo do ms (ver tabela de
seguida)
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e pretendermos saber o que se gastou por tipo de despesa, recorremos a esta funo.
Assim a formula a aplicar na celula G6 a SUMIF/Soma.se.
Depois de preenchermos os argumentos da seguinte janela
clicamos em OK.
Aps fazer a primeira frmula, copiamos a mesma para baixo para obter os totais dos
tipos de despesas. Teremos que fixar as linhas do primeiro e terceiros argumentos para
no haver erro, ficando a formula assim:
=SUMIF(C$5:C$27;F6;D$5:D$27)
Teremos como resultado final:
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Funo IF / Se
A funo IF / Se muito utilizada pelos utilizadores no dia-a-dia.
uma funo condicional, pelo que vai permitir a utilizao de argumentos um pouco
diferentes.
Sintaxe da funo:
=Se (condio;valor se condio verdadeira;valor se condio falsa)
Ou
=Se (condio;ento;seno)
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Com o objectivo de fornecermos casos prticos sobre a utilizao da funo IF, vamos
dar alguns exemplos:
Exemplo 1:
Vamos considerar uma tabela com o calculo da comisso e prmios a pagar aos
vendedores de uma empresa que actua na rea das Tecnologias de Informao.
Vamos partir do pressuposto em que o prmio incide nas vendas cujo valor superior a
10.000,00 Euros e ser de 200,00 Euros
e significa:
se o valor da venda (contedo da clula C5) fr superior a 10.000 Eur, ento escrever
nessa clula o valor que est na clula D11 (valor do premio), seno escrever nesta
clula o valor 0 (zero).
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Exemplo 2:
Vamos agora considerar que a Administrao decidiu que o valor do prmio de 1,5% do
valor da venda acima dos 10.000 Euros. Ento teremos:
e significa:
se o valor da venda (contedo da clula C5) fr superior a 10.000 Eur, ento escrever
nessa clula o valor da multiplicao do contedo da clula D11 pelo valor de que est na
clula C5, seno escrever nesta clula o valor 0 (zero).
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e significa:
se o valor da venda (contedo da clula C5) fr inferior a 9.000 Euros, ento escrever
nessa clula Dispensar Vendedor, seno escrever nesta clula Formao em Vendas
e Negociao
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obtemos
seguinte resultado
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A funo IF (Se) tem uma condio e 2 aces consequentes Ento e Seno como
vimos anteriormente. As condies so as seguintes:
Para este efeito teremos que recorrer ao IF (Se) dado que h condies a satisfazer, mas
temos de usar o OR (Ou) tambm, como vimos no enunciado. A sntaxe desta funo
com o OR (Ou) a seguinte:
Se(Ou(Condio1;condio2;...);ento;seno)
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O Valor a Pagar ser calculado, fazendo a seguinte formula em F5: =C5-E5. Depois
efectua-se a cpia por arrastamento para as outras clulas, obtendo-se a seguinte
resultado:
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GRFICOS
Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras verses a
capacidade de gerar grficos a partir de valores introduzidos numa folha de clculo.
Grficos de Barras
Para criar um grfico a partir de valores introduzidos numa folha de clculo, basta
seleccionar as clulas com os valores pretendidos e clicar no cone referente ao tipo de
grfico pretendido.
Comece por seleccionar o friso Insert/Inserir.
Depois, seleccione os valores que pretende exibir num grfico e clique no tipo de grfico
escolhido
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O grfico surge de imediato, dentro da prpria folha de clculo que contm os valores
que lhe deram origem.
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Na rea esquemas de grficos, pode alterar alguns dos elementos do grfico, de forma a
exibir espao para um ttulo, por exemplo, ou at uma pequena tabela com os dados
especficos que deram origem ao grfico.
Aqui seleccionmos um esquema que exibe um ttulo. Depois s clicar no ttulo e editlo vontade. Outros esquemas permitem, por exemplo, exibir os elementos numricos
que deram origem ao grfico e que foram automaticamente retirados da prpria folha de
clculo.
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Grficos Circulares
Os grficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que pretendemos
visualizar.
Por exemplo, se o que temos apenas uma srie de nmeros que contribuem para um
valor total, o grfico mais adequado do tipo circular. O resultado, tal como no grfico de
barras, dado na mesma folha de clculo.
Como todas os elementos grficos so editveis, pode clicar numa das fatias e afast-la
do centro, de forma a soltar cada uma delas e tornar o resultado mais atractivo.
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Copiar um grfico
Uma vez satisfeito com o resultado do seu grfico, pode mov-lo para uma folha de
clculo separada ou at copiar o resultado para a rea de transferncia, o que permite
us-lo em programas de edio de imagem ou no Word, por exemplo.
Para isso, clique no grfico com o boto direito do rato e escolha a opo pretendida.
Neste caso vamos copiar o grfico como imagem para a rea de transferncia
(clipboard) do Windows.
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Isto permite copiar depois a imagem para qualquer aplica-o que possa importar
ficheiros de imagens.
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Dica: Os grficos (excepto no caso em que sejam exportados como uma imagem)
mantm a sua ligao aos dados que os geraram. Isso significa que pode alterar os
dados na folha de Excel e ver o grfico reflectir de imediato essas alteraes.
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Grficos Sparklines
Ao contrrio do tipo de grficos que j conhecemos de verses anteriores 2010, estes
apresentam-se como uma das grandes novidades do Excel 2010.
O resultado o seguinte:
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- De notar que juntamente com o Sparkline ficamos com um friso de contexto designado
Design no qual se encontram todas as opes de formatao do grfico Sparkline.
* Nesta situao demonstrada, e tal como faramos com uma frmula, podemos copiar o
grfico Sparkline para as linhas de baixo.
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IMPRESSO
Imprimir
Imprimir uma folha de clculo um pouco diferente do que imprimir qualquer outro tipo
de documento, especialmente devido s dimenses que um documento de Excel pode vir
a ter.
Todas as opes de impresso encontram-se localizadas a partir do friso File,
designadamente a opo Print.
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Impresso Rpida
A funo de Impresso Rpida/Quick Print do Excel
imprime directamente o seu documento para a
impresso-ra predefinida sem perguntar mais nada. Evite
usar esta opo, excepto para documentos simples.
Pr-visualizar
A opo Print Preview and Print/ Pr-visualizar e
Imprimir a prefervel para um controlo mximo da
impresso.
Antes de clicar nesta opo, tenha a certeza que no
deixou o grfico seleccionado, se assim foi, na prvisualizao apenas ir ver o grfico e no todos os
outros dados da mesma folha.
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Note como h um risco tracejado vertical na sua folha de clculo. este risco que indica
a diviso da pgina e como que ela vai ser impressa. O que significa que esta folha vai
ser impressa em duas pginas, ficando na segunda nada mais do que uma parte do
grfico.
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Isto permite-lhe alterar a posio do grfico mais para a esquerda de forma a caber tudo
na pgina. Ou, atravs do comando Print Area/rea de Impresso, poder definir
exactamente qual a rea que pretende imprimir e depois alterar a orientao da pgina.
1. Comece por seleccionar a rea a imprimir.
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