UFCD0695 Conteudos (Powerpoint)

21/05/2021
UFCD 0695- GESTÃO INFORMATIZADA DE

DOCUMENTOS
Formador : Rui Fernandes
UFCD 0695- GESTÃO INFORMATIZADA DE

DOCUMENTOS
Objetivos
• Utilizar ferramentas eletrónicas na gestão documental.
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21/05/2021
UFCD 0695- GESTÃO INFORMATIZADA DE DOCUMENTOS
Conteúdos
• Bases de Dados ( Excel e Access)

• PDF
• Digitalização
Excel – Folha de calculo
Acess – gestor de Base de dados
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CONCEITOS E BASE DE DADOS
O que é uma de folha de calculo?
Folha de cálculo é um tipo de

programa de computador que utiliza
tabelas para realização de cálculos e
apresentação de dados.
Aplicações para criar folhas de calculo
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Folha Calculo
TIPOS DE OPERADORES
• Operadores Aritméticos;
• Comparação;
• concatenação de texto;
• Referência.
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Folha Calculo
OPERADORES ARITMÉTICOS
+ Adição
- Subtracção
* Multiplicação
/ Divisão
^ Exponenciação
% Percentagem
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Folha Calculo
OPERADORES DE COMPARAÇÃO
= Igual
< Menor
> Maior
>= Maior ou Igual
<= Menor ou Igual
<> Diferente
Folha Calculo
CONCATENAÇÃO DE TEXTO
& ("E" comercial) ="Vento &"Norte"
• Conecta, ou concatena, dois valores para produzir um

valor de texto contínuo.
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Folha Calculo
REFERÊNCIA
Operador de intervalo, que produz uma referência a todas =Soma (B5:B15)
: (dois as células entre duas referências, incluindo as duas
pontos) referências.
, (vírgula) Operador sindical, que combina múltiplas referências =Soma(B5:B15,D5:D15)

numa única referência.
(espaço) Operador de intersecção, que produz uma referência a =Soma (B7:D7 C6:C8)
células comuns às duas referências.
@ (at) ou Operador de referência, que é usado para indicar =@A1:A10

arroba intersecção implícita numa fórmula.
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Folha Calculo
REFERÊNCIA
• Obtém o erro
#(cardinal) O símbolo # é usado em vários contextos:
#VALOR!
• Usado como parte de um nome de erro. • #####
• =Soma (A2#)
• Usado para indicar espaço insuficiente para
exibir os dados.
Na maioria dos casos, pode alargar a coluna até

que o conteúdo apresente corretamente
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Folha Calculo
SINAIS
1. Ter o sinal ; é o mesmo que

ter o sinal de +
2. O sinal de : significa Até
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Folha Calculo
SINAIS
= Soma(A1;A20;D5) e a mesma
coisa que:
= soma(A1+A20+D5)
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1 • Separadores: Executar tarefas essenciais no Microsoft

Excel
2 • Grupos: Cada separador tem grupos que mostram itens

associados em grupo
3 • Comandos: Um comando é um botão, uma caixa ou um

menu.
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ESTRUTURA GERAL DE UMA FOLHA CALCULO
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Folha Calculo
CÉLULA ATIVA
• A interceção de uma linha com uma

coluna dá origem a uma célula.
Cada célula é identificada por um endereço

que resulta da junção da letra
identificadora da coluna com o número
identificador da linha.
A célula que se encontra seleccionada chama-se célula activa e a

sua identificação surge na caixa de nome.
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CONCEITO DE LIVRO E DE FOLHA DE

TRABALHO
• Um Livro é um documento do Excel
que possui uma ou varias folhas de
trabalho.
• Permite inserir, editar e executar

cálculos com os dados de varias
folhas.
• Permite também incluir Folhas de

Gráficos
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CONCEITO DE LIVRO E DE FOLHA DE TRABALHO
Um Livro é um documento do Excel que possui uma

ou varias folhas de trabalho/calculo. Permite inserir,
editar e executar cálculos com os dados de varias
folhas. Permite também incluir Folhas de Gráficos
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Folha Calculo
REFERÊNCIA RELATIVA
Referência Relativa – é uma referência que se adapta quando é copiada para

outra célula.
=B2:B10
=A3:H3
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Folha Calculo
REFERÊNCIA RELATIVA
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Folha Calculo
REFERÊNCIA ABSOLUTA
Referência Absoluta – é uma referência que se mantém
constante quando é copiada para outras células
=$A$3:$H$3
=$A$3
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Folha Calculo
REFERÊNCIA ABSOLUTA
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Folha Calculo
REFERÊNCIA MISTA
Referência Mista – é uma referência que combina os
dois tipos anteriores. Pode fixar a coluna e deixar a linha
variar ou a coluna variar e fixar a linha
=$A$3:H3
=$A3
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Folha Calculo
REFERÊNCIA MISTA
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Folha Calculo
REFERÊNCIA CIRCULAR
Uma referência circular ocorre basicamente quando uma
fórmula do Excel se refere à sua própria célula, direta ou
indiretamente. Por exemplo, a célula A se refere à célula B, e a
célula B se refere à célula A.
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Folha Calculo
FORMULAS E FUNÇÕES
É muito importante saber a diferença entre Fórmulas x Funções no Excel,
mas é também muito importante saber que ambas começam sempre com
o sinal de “=”, no entanto você também pode substitui-lo pelo “@”
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Folha Calculo
O que são fórmulas para o Excel?
Uma fórmula no Excel acontece quando utilizamos os operadores matemáticos que

temos disponíveis:
+ – soma
– – subtração
* – multiplicação
/ – divisão
% – percentagem
^ – potenciação
Por exemplo:
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Folha Calculo
O que é uma função para o Excel?
A função no Excel, é uma espécie de fórmula, no entanto já vem predefinida com um

objetivo de realizar cálculos específicos.
Com as funções nós economizamos bastante tempo na hora de realizar cálculos no

Excel.
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Folha Calculo
No Excel existem, atualmente, mais de 500 funções, mas que podem variar de acordo
com a versão do Excel que estivermos a usar:
• Financeira;
• Lógica
• Texto
• Data e Hora
• Pesquisa e Referência
• Matemática e Trigonometria
• Entre outras
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Folha Calculo
CURSORES
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Folha Calculo
FUNÇÕES BÁSICAS E ESTATÍSTICA
Desvio
padrão
Média
Soma Soma.se (DESVPAD.P
)
Moda Mediana Máximo

Mínimo
Contar Contar.se Contar val
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Folha Calculo
FUNÇÃO - SOMA
• Calcula o somatório dos números
• Pode adicionar valores individuais, referências de células, intervalos ou
uma combinação dos três.
Ex: =SOMA(A2:A10)
Adiciona os valores nas células A2:10.
=SOMA(A2:A10; C2:C10)
Adiciona os valores nas células A2:10, bem como as células
C2:C10.
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Folha Calculo
FUNÇÃO – SOMA.SE
•é utilizada para somar os valores num intervalo
que correspondem aos critérios que o
utilizador especifica.
Ex: =SOMA.SE(B2:B25;">5")
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Folha Calculo
FUNÇÃO - MEDIA
•Média (núm1;núm2;….) Devolve a média
aritmética dos argumentos.
Ex: =Média(D2:H5)
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Folha Calculo
FUNÇÃO - MÁXIMO
•Máximo(Núm1;Núm2;…)
Devolve o valor máximo de uma lista de
argumentos. Ignora os valores lógicos e texto.
Ex: =Máximo(D2:D5)
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FUNÇÃO - MÁXIMO
•Mínimo(Núm1;Núm2;…)
Ex: =Mínimo(D2:D5)
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Folha Calculo
FUNÇÃO - MÍNIMO
•Mínimo(Núm1;Núm2;…)
Ex: =Mínimo(D2:D5)
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Folha Calculo
FUNÇÃO - CONTAR
•Contar células que contêm números numa

linha ou coluna contígua
Ex: =contar(D2:D5)
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Folha Calculo
FUNÇÃO – CONTAR.SE
•Aplica critérios às células em múltiplos

intervalos e conta o número de vezes que todos
os critérios são correspondidos.
De uma forma resumida, a função CONTAR.SE diz:

=CONTAR.SE(Onde pretende procurar?; O que pretende procurar?)
Ex: =CONTAR.SE(A2:A5;"Londres")
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Folha Calculo
FUNÇÃO – CONTAR.VAL
•Conta o número de células que não estão
vazias num intervalo
Ex: =CONTAR.VAL(A2:A7)
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Folha Calculo
FUNÇÃO – DESVPAD.P
• Calcula o desvio-padrão com base na população total fornecida
como argumentos (ignora valores lógicos e texto).
O desvio-padrão é uma medida do grau de dispersão dos

valores em relação ao valor médio (a média).
DESVPAD.S(número1;[número2];...)
Ex: =DESVPAD.S(A2:A11)
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Folha Calculo
FUNÇÃO – MODA
• Devolve o valor que ocorre ou que se repete com mais frequência
numa matriz ou num intervalo de dados.
MODA(número1;[número2];...)
Ex: =MODA(A2:A7)
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Folha Calculo
FUNÇÃO – MEDIANA
• Devolve a mediana dos números indicados. A mediana é o número no centro de um
conjunto numérico.
Ex: =MED(A2:A6)
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Folha Calculo
FUNÇÕES LÓGICAS
se Se.erro Se.s
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Folha Calculo
FUNÇÃO – SE
• é uma das funções mais populares no Excel e permite-lhe fazer
comparações lógicas entre um valor e o que está à espera.
Ex: =SE(C2="Sim";1;2)
significa SE(C2 = Sim, então devolver um 1, caso

contrário, devolver um 2).
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Folha Calculo
FUNÇÃO – SE.ERRO
• Pode utilizar a função SE.ERRO para prender e lidar com erros
numa fórmula.
• SE.ERRO devolve um valor que especifica se uma fórmula avalia

um erro; caso contrário, devolve o resultado da fórmula.
Ex: =SE.ERRO(A4/B4; "Erro no cálculo")
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Folha Calculo
FUNÇÃO – SE.S
• A função SE.S verifica se uma ou mais condições são cumpridas e
devolve um valor que corresponde à primeira condição VERDADEIRO.
• A função SE.S pode substituir múltiplas instruções SE aninhadas e

permite uma leitura muito mais fácil quando existem múltiplas
condições.
Ex: =SE.S(A2>89;"Muito
Bom";A2>79;"Bom";A2>69;"Satisfaz";A2>59;"Satisfaz
Menos";VERDADEIRO;"Não Satisfaz")
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Folha Calculo
Construa a seguinte tabela e calcule a nota final
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Folha Calculo
EXERCÍCIO 3
Com base na tabela elabore os gráficos.
João Maria Gabriela Bernardo
Cafés 87 45 67 179
Gelados 100 121 201 93
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LISTAS
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O que é uma Base de Dados?
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Uma base de dados é uma ferramenta de recolha e organização de informações.
As bases de dados podem armazenar informações sobre pessoas, produtos, encomendas ou qualquer outro
assunto. Muitas bases de dados começam por ser uma lista num programa de processamento de texto ou
numa folha de cálculo.
À medida que a lista cresce, começam a aparecer inconsistências e repetições nos dados. Os dados tornam-se
difíceis de compreender num formato de lista e as maneiras para efetuar pesquisas ou selecionar subconjuntos
de dados para revisão são limitadas. Assim que estes problemas começam a aparecer, convém transferir os
dados para uma base de dados criada por uma sistema de gestão de bases de dados (DBMS) como o Access.
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Uma base de dados é um simples repositório de informação relacionado com determinado assunto ou
finalidade, ou seja, é uma coleção de dados informação estruturados de determinada maneira que permite a
sua consulta, atualização e outros tipos de operação processados por meios informáticos.
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Noção tabela
A tabelas são objetos integrantes de uma base dados e são utilizadas para guardar informação relativa a um
assunto específico ao qual se dá o nome de entidades
Exemplo: Tabela produtos
Resumo: Uma tabela é uma forma de estruturar e guardar a informação.
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Noção tabela
1 - Registo
2 - Campos
3 - Dados
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Noção tabela
1 - Registo - um registo é também chamado de linha, representa um único item implícito de dados estruturados
numa tabela.
• Cada linha da tabela representa a um registo;
• Cada coluna da tabela representa a um campo ou atributo;
• O conteúdo de cada campo é um dado e pode ser definido como um acontecimento ou um facto.
2 - Dados – não mais que valores ou observações que são armazenáveis, possibilitando a assim o tratamento, para
diversas áreas e finalidades, como por exemplo a estatística.
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Noção de campos
Os campos podem ser considerados:
- Simples
- Composto
- Derivados
- Multi-valor
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Noção de campo
Simples – é um campo de uma entidade formado por um único atributo, ou seja, não pode ser decomposto,
exemplo: Número.
Composto – é um campo formado por dois ou mais campos, por exemplo o Nome de um formando, pode ser
decomposto em pelo no Menos dois campos simples: Nome e Apelido
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Noção de campo
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Noção de campo
Multi-valor - Para cada campo multi-valor cria-se uma nova entidade
Exemplos:
código postal, pode criar -se uma nova entidade códigos postais
(código_postal, Localidade):
assim como: Coordenadas, entidade coordenadas (latitude, longitude, tempo)
Derivado/calculados - Estes campos devem ser identificados na análise, mas não devem fazer parte da entidade,
pois podem ser calculados.
Exemplos: Tempo_actividade, saldo, total
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NOÇÃO DE RELAÇÃO ENTRE TABELAS
As tabelas não estão isoladas, estão relacionadas com outras tabelas => é necessário identificar
relacionamentos para ser possível representar corretamente o mundo real.
Uma relação consiste na associação estabelecida entre campos comuns de duas entidades, garantindo
a consistência da informação.
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NOÇÃO DE RELAÇÃO ENTRE ENTIDADES
• Relacionamento 1:1 (1 para 1)
• Relacionamento 1:N (1 para N)
• Relacionamento N:M (N para M)
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Diagrama entidade relação
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NOÇÃO CHAVE PRIMÁRIA E CHAVE ESTRANGEIRA
Chave Primária
• A Chave Primária é usada quando precisamos dos seguintes objetivos em uma tabela:
• Ter um registo único;
• Que esse registo NÃO seja nulo
• Ou que esse registo possa identificar a tabela
• Portanto, a Chave Primária identifica uma tabela por meio de um registo único e por sua obrigatoriedade
de não ser nulo.
• Contudo, uma tabela só pode ter apenas uma Chave Primária, que geralmente é o ID ou COD ou algo do
género
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NOÇÃO CHAVE PRIMÁRIA E CHAVE ESTRANGEIRA
Chave Estrangeira
A Chave Estrangeira é, sobretudo, sinônimo de relacionamento entre tabelas. Por quê?
Porque uma Chave Estrangeira nada mais é do que a Chave Primária de uma tabela ‘colocada’ noutra tabela.
E por que é feito isso?
Resumidamente, a Chave Estrangeira, além de interligar tabelas, tem estes objetivos:

• Impede que se adicione um valor inválido no ID de uma tabela
• Impede que se exclua/apague um registo caso ele tenha referência em outra tabela
• Uma tabela pode ter mais de uma Chave Estrangeira.
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COMO FAZER A PLANIFICAÇÃO

DE UMA BASE DE DADOS
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COMO FAZER A PLANIFICAÇÃO DE UMA BASE DE DADOS
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COMO FAZER A PLANIFICAÇÃO DE UMA BASE DE DADOS
 Explicitar o objetivo da base de dados a desenvolver;

 Definir as tabelas (entidades) envolvidas;
 Definir os campos de cada tabela, os seus atributos e domínio (valores que pode
assumir);
 Definir o(s) campo(s)-chave;
 Definir os relacionamentos entre os campos das tabelas;
 Especificar as características das associações.
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Normalização de dados
Normalização de uma base de dados é um conjunto de regras que visa, principalmente, a organização de
uma base de dados para reduzir a redundância de dados, aumentar a integridade dos dados e o seu
desempenho.
O desrespeito das regras de normalização de dados pode resultar num design de base de dados menos
do que perfeito, mas não deve afetar a funcionalidade.
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Normalização de dados
A teoria da normalização divide-se em 3 níveis que são :
1.ª Forma normal (1FN)
2.ª Forma Normal (2FN)
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Uma relação esta na 1FN se não tem grupos de campos repetidos
Uma tabela relacional está na primeira forma normal se:

• Tem uma chave primária.
• Cada coluna é única. Ela contém apenas um valor que não pode ser dividida em mais colunas.
• Não existe nenhum grupo repetição de colunas
Então devemos :
• Identificar cada conjunto de dados relacionados com uma chave primária.
• Criar uma tabela separada para cada conjunto de dados relacionados.
• Eliminar grupos repetitivos em tabelas individuais.
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Vejamos a seguinte tabela abaixo com os dados dos alunos e das disciplinas em que eles se encontram
inscritos:
Alunos (N_Aluno, Nome, Morada, CodDiscip, Disciplina)
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Alunos ( N_Aluno, Nome, Morada, CodDiscip, Disciplina).

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Diz-se que uma tabela tem de estar na 1FN e que cada atributo não chave tem de ser funcionalmente
dependente da totalidade da chave primária e não apenas de uma parte dessa chave.
Uma tabela está na segunda forma normal se:

• Está na 1NF.
• Cada coluna não-chave é completamente funcional, mas dependente da chave primária.
Então devemos :
• Criar tabelas separadas para conjuntos de valores que se aplicam a vários registos.
• Relacionar as tabelas com uma chave estrangeira.
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Alunos (N_Aluno, Nome, Morada)
2.ª Forma Normal (2FN) Disciplinas (CodDiscip, Disciplina)
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Diz-se que uma tabela tem de estar na 2FN e que nenhum campo não chave pode depender
funcionalmente de algum outro atributo que não seja a chave primária.
Uma tabela relacional está na terceira forma normal se:

• Está na 2NF.
• Cada campo não-chave é completamente funcional e dependente da chave primária.
• Nenhum campo não-chave é dependente da outro campo não-chave .
• Identificar campos relacionados
Então devemos :
• Se existir alguma dependência funcional entre atributos não chave, então, é necessário retirar esse
conjunto de atributos da tabela e construir com eles uma tabela à parte.
• Definir as relações entre campos
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Alunos ( N_Aluno, Nome, Morada, CodCurso, NomeCurso)
Antes de 3FN
Na 3FN
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Normalização exercícios
Normalize a seguinte estrutura de dados, segundo a 1FN, 2FN, 3 FN
Referentes a livros
Forma não Normal:
Cod_livro, autor, título, assunto, editora, cod_editora, ano_publicacao
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Normalize a seguinte estrutura de dados, segundo a 1FN, 2FN, 3 FN
Referentes aos dados dos contribuintes da AT
Forma não Normal:

NIF
Nome
Morada
Localidade
Cod. Postal
Localidade postal
Telefone
Estado civil
Cod. Repartição finanças
repartição
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1 FN
Tabelas
Contribuintes ( *NIF, Nome, Morada, Localidade, Código postal, Nome_Localidade, Telefone, Estado civil, *Repartição
finanças, Nome repartição)
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2 FN
Tabelas
Contribuintes ( *NIF, Nome, Morada, Localidade, Código postal, Localidade, Telefone, Estado civil, cod_reparticao,
Nome repartição)
Repartições( * cod_reparticao, Nome repartição)
Códigos postais( *Código postal, Nome_Localidade,)
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3 FN
Tabelas
Contribuintes ( *NIF, Nome, Morada, Localidade, **Código postal, Localidade, Telefone, Estado civil, **
cod_reparticao, Nome repartição)
Repartições( *cod_reparticao, Nome repartição)
Códigos postais( *Código postal, Nome_Localidade)
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O que um sistema de Gestão de Base de dados (SGBD)?
È um programa ou conjunto de programas de software que permitem a criação e a manutenção de uma base de
dados bem como o acesso à mesma por parte de todos os seus utilizadores, em resumo é um software utilizado
para gerir base de dados no intuito de:
• Criar base de dados;

• Modificar Base de dados;
• Eliminar bases de dados;
• Inserir dados na Base de Dados;
• Eliminar dados da base de dados
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O que um sistema de Gestão de Base de dados (SGBD)?
Exemplos e SGBD: Microsoft Acess, Microsoft SQL, Oracle, Mysql
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PROGRAMAS DE GESTÃO DE BASE DE DADOS

MICROSOFT OFFICE ACESS
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3 FN
Tabelas
Contribuintes ( *NIF, Nome, Morada, Localidade, **Código postal, Localidade, Telefone, Estado civil, **
cod_reparticao, Nome repartição)
Repartições( *cod_reparticao, Nome repartição)
Códigos postais( *Código postal, Nome_Localidade)
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MICROSOFT OFFICE ACCESS
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ELEMENTOS DO MICROSOFT ACCESS

•Tabelas – Usadas para estruturar e guardar a informação.
•Consultas - São os objetos do Access que permitem ao utilizador visualizar uma parte da informação.
•Pesquisa
•Ordenação
•Multi-tabela
•Com Parâmetros
•Com cálculos
•Formulários - Constituem a interface entre o utilizador e os dados guardados.
•Relatórios - Permitem imprimir, de uma forma personalizada, uma parte da informação.
•Macros - Permitem automatizar determinadas operações.
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OPERADORES
• Operadores aritméticos
• Operadores de comparação
• Operadores lógicos
• Operadores de concatenação
• Operadores especiais
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OPERADORES
• Operadores aritméticos
Operador Objetivo Exemplo

+ Somar dois números. [Subtotal]+[TaxaDeVendas]
- Encontrar a diferença entre dois números ou indicar o valor [Preço]-[Desconto]
negativo de um número.
* Multiplicar dois números. [Quantidade]*[Preço]

/ Dividir o primeiro número pelo segundo número. [Total]/[ItemCount]
\ Arredondar ambos os números para números inteiros, dividir o [Inscrições]\[Salas]

primeiro número pelo segundo número e truncar o resultado para
um número inteiro.
Resto Dividir o primeiro número pelo segundo número e devolver [Inscrições] Resto [Salas]
apenas o restante.
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OPERADORES
• Operadores de comparação

< Devolve Verdadeiro se o primeiro valor for inferior ao segundo valor. Valor1 < Valor2
<= Devolve Verdadeiro se o primeiro valor for inferior ou igual ao segundo valor. Valor1 <= Valor2
> Devolve Verdadeiro se o primeiro valor for superior ao segundo valor. Valor1 > Valor2
>= Devolve Verdadeiro se o primeiro valor for superior ou igual ao segundo valor. Valor1 >= Valor2
= Devolve Verdadeiro se o primeiro valor for igual ao segundo valor. Valor1 = Valor2
<> Devolve Verdadeiro se o primeiro valor não for igual ao segundo valor. Valor1 <> Valor2
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OPERADORES
• Operadores lógicos
E Devolve Verdadeiro quando Expr1 e Expr2 são verdadeiros. Expr1 E Expr2
Ou Devolve Verdadeiro quando Expr1 ou Expr2 é verdadeiro. Expr1 Ou Expr2
Eqv Devolve Verdadeiro quando Expr1 e Expr2 são verdadeiros ou quando Expr1 e Expr2 são falsos. Expr1 Eqv Expr2
Não Devolve Verdadeiro quando Expr não é verdadeiro. Não Expr
Xou Devolve Verdadeiro quando Expr1 é verdadeiro ou Expr2 é verdadeiro, mas não ambos. Expr1 Xou Expr2
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OPERADORES
• Operadores de concatenação
& Combina duas cadeias para formar uma cadeia. cadeia1 e cadeia2
+ Combina duas cadeias para formar uma cadeia e propaga valores cadeia1 + cadeia2
nulos (se um valor for Nulo, toda a expressão é avaliada como Nula).
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OPERADORES
• Operadores especiais
É Nulo ou Não É Determina se um valor é Nulo ou se Não É Nulo. Campo1 Não É Nulo
Nulo
Como "padrão" Corresponde os valores de cadeia utilizando os operadores de caráter Campo1 Como "instrução*"
universal ? e *.
Entre val1 E val2 Determina se um valor numérico ou de data está incluído num Campo1 Entre 1 E 10
intervalo. - OU -
Campo1 Entre #01-07-07 # E
#31-12-07#
No(val1,val2...) Determina se um valor está incluído num conjunto de valores. Campo1 No

("vermelho","verde","azul")
- OU -
Campo1 No (1,5,7,9)
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CONSULTAS/PESQUISA
• O que são consultas?
São os elementos do Access que permitem ao utilizador ver, alterar e analisar dados de
diferentes maneiras.
• Consultas de Seleção
• Multi-tabela
• Por paramentos
• Ordenação
• com Cálculos
• Consultas de atualização, adição, eliminação
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DIGITALIZAÇÃO
Digitalização de documentos: entenda como funciona e para que serve
Diversas empresas já comprovam na prática os benefícios da digitalização, que consiste na prática de

transformar documentações físicas em dados digitais organizados e simples de consultar.
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DIGITALIZAÇÃO
Etapas da digitalização de documentos
1° – Preparação
Especialistas em preparação de documentos analisam cada folha
do documento antes de serem digitalizados.
Esta etapa deve ser feita em detalhes para não existirem danos nos
documentos ou nos Digitalizadores/Scâneres. A preparação de
documentos engloba as seguintes tarefas:
• Retirar grampos ou clipes;

• Higienizar;
• Eliminar qualquer detrito no documento que atrapalha nos
trabalhos do scâner/Digitalizador.
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DIGITALIZAÇÃO
2° – Captura
Na captura os documentos são digitalizados num scanner

com alta resolução para capturar mínimos detalhes das
imagens.
Antes da digitalização ser concluída os documentos

podem ser tratados com recursos digitais para as imagens
terem a máxima qualidade visual possível.
Os documentos digitalizados são convertidos em formatos

de arquivos, por exemplo:
• JPG;
• PDF;
• TIF.
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DIGITALIZAÇÃO
3° – Indexação
A última etapa na digitalização de documentos inclui a organização dos arquivos conforme as
orientações pré-determinadas de acordo com cada assunto ou projeto.
As imagens seguem para um software de gestão, administrado por gestores, acessível a

qualquer pessoa autorizada que possui computador ou dispositivo móvel ligado á internet.
No software de gestão de documentos digitalizados o administrador pode:
• Aceder informações;
• Permitir que pessoas tenham acesso a determinados documentos;
• Modificar ou autorizar a modificação de conteúdo;
• Realizar assinaturas digitais nos documentos;
• Organizar os dados de acordo com a estrutura organizacional/ hierarquica da empresa.
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DIGITALIZAÇÃO
Na prática existem 10 utilidades e vantagens em digitalizar documentos de acordo com a

opinião de especialistas e conforme a leitura especializada sobre o assunto:
• Economia;
• Agilidade;
• Acesso online;
• Segurança;
• Integração;
• Registo;
• Sustentabilidade;
• Controlo;
• Nitidez;
• Limpeza.
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DIGITALIZAÇÃO
Que documentos podem ser digitalizados
• Textos impressos, com e sem ilustração, em preto e branco;

• Textos impressos, com ilustração e cores;
• Textos manuscritos, com ou sem ilustração;
• Fotografias e cartazes;
• Plantas e mapas;
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PDF
O que são PDF
A sigla PDF significa “Portable Document Format”. Esse formato foi criado
pela Adobe em 1993 para atingir dois objetivos:
Permitir que as pessoas pudessem visualizar documentos em qualquer

dispositivo ou sistema operativo sem precisar do programa usado para criá-
lo, bastando apenas ter um leitor de PDF, e mantém o layout do documento
idêntico ao do arquivo original.
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PDF
Formatos de ficheiro PDF
• PDF/X1-A
O PDF/X-1A foi o primeiro formato criado para o padrão de impressão gráfica e
continua a ser o mais aceite no mercado.
A principal função desse formato é manter no ficheiro apenas o que for
essencial para a impressão. Dessa forma, fechar o arquivo em PDF/X-1A faz
com que ele se torne mais leve e ainda facilita o envio, otimizando o tempo de
entrega.
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PDF
• PDF/X-3
Este formato de PDF para impressão é extramente semelhante ao o anterior.
Uma das poucas diferenças é que o PDF/X-3 permite a utilização de modos de
cor variados, como RGB, LAB e ICC.
Além disso, esse formato suporta um número limitado de algoritmos de

compressão e possibilita o gerenciamento de cores e perfis de cores
incorporados para imagens.
109
PDF
• PDF/X-4
O PDF/X-4 é uma versão aprimorada do PDF/X-3. a sua maior diferença é que
permite uso de transparências, o que garante uma impressão bem mais
realista.
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21/05/2021
PDF
Editores e Leitores de PDF
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56

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UFCD 0695- GESTÃO INFORMATIZADA DE

Formador : Rui Fernandes

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• Utilizar ferramentas eletrónicas na gestão documental.

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• Bases de Dados ( Excel e Access)

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Excel – Folha de calculo

Acess – gestor de Base de dados

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CONCEITOS E BASE DE DADOS

O que é uma de folha de calculo?

Folha de cálculo é um tipo de

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Aplicações para criar folhas de calculo

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>= Maior ou Igual

<= Menor ou Igual

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& ("E" comercial) ="Vento &"Norte"

• Conecta, ou concatena, dois valores para produzir um

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, (vírgula) Operador sindical, que combina múltiplas referências =Soma(B5:B15,D5:D15)

@ (at) ou Operador de referência, que é usado para indicar =@A1:A10

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• Usado como parte de um nome de erro. • #####

Na maioria dos casos, pode alargar a coluna até

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1. Ter o sinal ; é o mesmo que

2. O sinal de : significa Até

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1 • Separadores: Executar tarefas essenciais no Microsoft

2 • Grupos: Cada separador tem grupos que mostram itens

3 • Comandos: Um comando é um botão, uma caixa ou um

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• A interceção de uma linha com uma

Cada célula é identificada por um endereço

A célula que se encontra seleccionada chama-se célula activa e a

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CONCEITO DE LIVRO E DE FOLHA DE

• Permite inserir, editar e executar

• Permite também incluir Folhas de

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Um Livro é um documento do Excel que possui uma

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Referência Relativa – é uma referência que se adapta quando é copiada para

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Uma fórmula no Excel acontece quando utilizamos os operadores matemáticos que

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A função no Excel, é uma espécie de fórmula, no entanto já vem predefinida com um